Приложенные скан копии льгот не являются файлами изображений

Обновлено: 06.07.2024

Минфин выпустил письмо, в котором разрешил обмениваться скан-копиями первички вместо бумажных оригиналов. Директор по развитию онлайн-бухгалтерии Genplace Алексей Иванов рассказывает детали и объясняет, почему это первый шаг к обязательному электронному документообороту.

В марте 2019 года в Госдуму был внесен законопроект «О внесении изменений в Федеральный закон „О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма“ и иные законодательные акты Российской Федерации (в части использования и хранения электронных документов)». В нем предлагалось ввести «переходник» между бумажным и электронным документами — электронный дубликат.

Это обычная скан-копия бумажного документа, которую предлагали приравнять к оригиналу. В таком случае обмен сканами юридически будет равнозначен передаче бумажной «первички». А значит, для любой проверки аутсорсер сможет предоставлять эти сканы без необходимости дергать клиента и сортировать кучи макулатуры. Это сэкономит уйму времени обоим. Да и штатным бухгалтериям будет проще обмениваться документами.

Я регулярно проверяю состояние работы над этим законопроектом. К сожалению, в июле 2019 года его рассмотрение в Думе было перенесено на неопределенный срок. Перед этим на законопроект был получен официальный отзыв Правительства, в котором проект в целом поддерживался, но после доработки.

Помимо юридических нюансов, в отзыве разработчикам рекомендовалось предусмотреть положения, направленные на обеспечение возможности выявлять и пресекать случаи создания электронных дубликатов документов, не соответствующих исходным бумажным документам.

Режим самоизоляции вернул в повестку дня тему с юридически значимым обменом сканами. Два месяца назад у Минфина спросили как обмениваться первичкой, если все сидят дома. Чиновники подумали и выдали письмо Минфина РФ от 22.04.2020 № 03-01-10/32570. П. 13 этого письма посвящен использованию скан-копий.

Если убрать преамбулу и оставить только суть, то Минфин считает принятие к бухучету скан-копий не противоречащим законодательству. Правда, только в исключительных случаях. Что такое исключительные случаи в письме не раскрывается. Да и письма Минфина — это беллетристика, юридической силы они не имеют. Но думаю, что пандемия, которую даже Верховный суд признает форс-мажором, — это как раз исключительный случай.

Завтра: бесплатная КЭП. Послезавтра: обязательный ЭДО

Надеюсь, что мнение Минфина даст новый толчок работе над законопроектом. Ведь пока у большей части юридических и физических лиц нет юридически значимого ЭДО, даже безбумажный обмен бумажными документами лучше, чем никакого. Но думаю, что это будет лишь временной мерой. Есть ощущение, что страна стремительно движется в сторону обязательного ЭДО. В этой области происходят тектонические сдвиги, которые СМИ пока не замечают.

Предлагаю почитать письмо ФНС России от 21 апреля 2020 года № АБ-3-19/3205@. В нем говорится, что с 1 января 2021 года налоговики смогут выдавать юрлицам, ИП и нотариусам квалифицированные электронные подписи на безвозмездной основе. В моменте такое решение убьет рынок удостоверяющих центров, но это просто побочный эффект. Главный же вектор очевиден.

Бесплатные КЭП — это не пряник от ФНС, а первый шаг к обязательному ЭДО. Возможно, даже бесплатному. Государство очень хочет контролировать все транзакции — выгоды для бюджета от этого будет больше, чем себестоимость такого «подарка».

Стремительное развитие и широкое использование информационных технологий ставит перед учеными-юристами задачу по пересмотру основных положений гражданского процессуального права, т.к. неизбежно влечет за собой необходимость адаптации гражданского процесса к новым коммуникационным технологиям.

В настоящее время законодательно закреплено применение электронных документов в качестве доказательств в гражданском процессе: так статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи" определяет соответствующие условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, а статья 55 ГПК РФ относит такие документы к доказательствам по делу.

Но, как и часто это бывает при введении качественно новых технологий в судебную сферу, в этой области возникают определенные правовые препятствия. А, как известно, оформление и использование документов в правовых отношениях всегда вызывает много проблем.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 "сканирование документа" - получение электронного образа документа (абзац введен Постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 N 751). Таким образом, отсканированный документ – это электронный образ документа. Замечу здесь, что больше никаким другим нормативно-правовым актом в настоящее время не дано определение интересующего нас понятия. Из этого следует, что суд не имеет права рассматривать «электронные образы» в качестве доказательств по гражданским делам, т.к. абзац 2 статьи 55 ГПК представляет их в закрытом перечне: «Эти сведения могут быть получены из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов». К письменным доказательствам «сканированные документы» статья 71 ГПК не относит, кроме того не устанавливает, что допущение в качестве письменных доказательств документов, полученных указанными в статье способами, осуществляется не только в случаях и в порядке предусмотренных нормами ГПК, других нормативных правовых актов, но и договором. (Надо признать, что отсутствие такого дополнения позволяет иметь место противоречию между ст. 160 ГК и ст. 71 ГПК, что было успешно устранено в АПК). А статья 60 ГПК гласит, что обстоятельства дела, которые в соответствии с законом должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами. Стало быть, отсканированный документ, в его понятийном виде, не проходит через фильтр данных статей и, следовательно, не может служить средством доказывания в гражданском процессе.

Однако все же обратимся к пункту 2 статьи 160 ГК РФ, определяющую письменную форму сделок: «Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон». Повторюсь, законы и иные правовые акты не регулируют такой порядок применения сканированного документа в гражданском процессе. Следовательно, только соглашение сторон в договоре может определять юридическую силу и порядок использования «сканированного» или по закону «электронного образа» документа. Возможность использования средства доказывания из соглашения сторон – это уже иная проблема, вызвавшая немало дискуссий. Тем не менее, раз закон предусматривает такой способ – он, несмотря на указанное выше противоречие статей ГК и ГПК, все же используется. Но, как и отмечается в законе, этот способ включения «сканированного документа» в круг средств доказывания и закрепления за ним юридической силы возможен только при условии заверки данного документа с помощью факсимильной, электронной или иного аналога собственноручной подписи. На практике способы и методы закрепления за сканированными документами юридической силы при помощи нотариальной фиксацией сводятся к заверки распечатки соответствующего файла, что в принципе приравнивает сканированный документ к копии, при этом теряется весь первоначальный смысл сканирования. Полезными в юридической практике сканированные документы являются в том случае, если это договор, стороны которого проживают вдали друг от друга. Тогда одна сторона, подписав, может отсканировать его и, заверив ЭЦП, переслать другой стороне. Такой механизм считается надежным и довольно часто применяется.

Приведу примеры из судейской практики – как решаются дела с интересующим нас понятием.

1) В постановление Выборского городского суда от 16 августа 2010 года о возвращении иска Л. к ООО «К.» указывается, что отсканированный и отправленный с электронного почтового ящика Л. договор, который был лично подписан Л. и в котором была предусмотрена возможность приравнивания сканированного документа к оригиналу, не может рассматриваться как доказательство исполнения договора, т.к. не позволяет установить, подан ли он надлежащим лицом. Как мы видим, в данном случае суд мотивирует отказ не столько невозможностью использования отсканированного документа в виду его ненадлежащего заверения, сколько способом его передачи.

2) В решении Василеостровского районного суда от 18 декабря 2011 года по делу о признании наследства М. в оценке доказательств указывается, что суд не может принять во внимание отсканированный документ (в котором так же указывалось о его полноценной юридической силе), т.к. этого не позволяют положения ст. 71 ГПК. Здесь же мы видим прямую ссылку на противоречие статей, указанное выше.

Как отмечают некоторые юристы, «новизна проблем доказывания возникает из новизны средств информации - таким образом, эти проблемы по существу являются фактическими и могут быть решены относительно прямым применением существующих принципов способом сходным тому, когда они применяются к другим генерируемым компьютером доказательствам и к более традиционным вещественным доказательствам».[1]

Так, рассмотренный нами казус со сканированным документом может решаться несколькими способами:

1) дать законную характеристику «сканированному документу» как виду электронных документов, что будет означать приравнивание его к письменным доказательствам, тогда будет использоваться ст. 71 ГПК, при этом необходимо будет определить все параметры сканирования как информационно-технологического процесса;

2) приравнять отсканированные документы к копиям письменных доказательств, что было бы в полнее логично, т.к. сам механизм сканирования по техническим характеристикам не сильно отличается от механизма копирования;

3) включить термин «электронный образ» в статью 55 ГПК (что представляется менее рациональным, т.к. с развитием технологий в дальнейшем также придется расширять этот круг, что может привести к расклассификации доказательств в понятия неопределенного порядка);

4) определить сканированный документ не как «образ документа», а как просто «документ» и дополнить ст. 71 ГПК следующим содержанием: «Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором. Тогда приведенный нами второй пример из практики суда решался бы совсем иначе.

5) добавить в компетенцию нотариусов возможность заверки отсканированных документов при помощи ЭЦП.

Также существует мнение ученых о необходимости принятия нового закона, непосредственно регулирующего исследуемый нами сканированный документ. Но такая точка зрения не близка мне, так как я считаю, что, благодаря дальнейшему развитию информационных технологий, необходимо будет при каждом подобном изобретении принимать новый закон. Это может привести к нагромождению правовой базы и, что представляется более важным, такая тенденция может привести к разрозненности источников гражданского праворегулирования, а это рушит все стремление законодателя кодифицировать право.

Так как информационные технологии развиваются и совершенствуются с каждым днем, то у рассмотренного примера в скором будущем появятся аналоги, и нужно будет так же решать казусы связанные и с ними. Применение электронных документов сегодня порождает многочисленные вопросы. От решения их техническими и правовыми средствами будет зависеть эффективность использования электронных документов в гражданском обороте. Главное, чтобы определяющими оставались принципы законности и справедливости.

Все заявления детей на получение места в детском саду организуются в очереди. Внутри очередей заявления располагаются относительно друг друга согласно даты подачи заявления. То есть чем раньше подано заявление, тем оно имеет более приоритетную позицию.

Льгота – это право ребенка на более приоритетное положение в очереди, чем это позволяет сортировка по дате подаче заявления. В связи с особыми обстоятельствами и жизненной ситуацией.

Согласно действующего законодательства льготы делятся на внеочередные и первоочередные.

Внеочередные льготы имеют безусловный приоритет и всегда находятся в начале очереди и положены следующим категориям лиц:

дети военнослужащих, в том числе тех, которые погибли, умерли или пропали без вести во время прохождения службы;
дети сотрудников специальных государственных органов, в том числе тех, которые погибли, умерли или пропали без вести во время прохождения службы;

Первоочередные льготы предназначены для следующих категорий детей:

дети с особыми образовательными потребностями;
дети, законные представители которых являются инвалидами;
дети, оставшиеся без попечения родителей;
дети-сироты;
дети из многодетных семей;
дети из семей, имеющих ребенка-инвалида;
дети, законные представители которых являются педагогами.

Заявления детей, имеющих право первоочередной льготы располагаются в очереди сразу после внеочередных льгот. Однако размещаются в очереди в соотношении 1 к 3 по отношению к обычным заявлениям. То есть одно заявление первоочередника, затем три обычных заявления, затем снова заявление первоочередника.

Льготы не дают право приоритетного получения места в детском саду. Они дают только право на приоритетное положение в очереди. Это, конечно, косвенно позволяет получить место в детском саду раньше других. Однако для этого родителю нужно понимать, как работают очереди, распределяются места и прилагать к этому определенные усилия.

Льготы по своей природе имеют временный характер. Они могут как появляться со временем, так и исчезать. Так, например, на момент подачи заявления ребенок может не обладать льготой «многодетная семья», но со временем она может появиться.

Во всех случаях, когда Indigo может самостоятельно определить факт наличия льготы – система будет автоматически актуализировать статусы заявлений и поднимать их в очереди в соответствии с положенным приоритетом. То же самое будет происходить, если льгота исчезает, например, родитель перестал быть военнослужащим.

В тех случаях, когда Indigo не может определить наличие или отсутствие льготы и для этого требуется прикладывать подтверждающие документы, скан-копии. Данные манипуляции заявитель может проделать в момент подачи заявления на постановку в очередь, либо обновляя документы уже поданного заявления в личном кабинете Indigo или с помощью сотрудников отдела образования. title) ?>-->

Ранее мы писали, что Минфин разрешил использовать сканы, если нет оригинала. Об этом говорилось в Письмах Минфина РФ от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 и от 13.05.2020 № 03-03-07/38785.

Практика показала, что все не так однозначно – как мы и ожидали.

Что было в весенних письмах Минфина

Согласно письму Минфина от 22.04.2020 № 03-01-10/32570 организации могут использовать в бухучете скан-копии первичных учетных документов. Норма их использования устанавливается п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете».

В данном документе сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Такой документ составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом первичные документы следует хранить не менее пяти лет после соответствующего учетного года.

Далее в письме идет ссылка на ст. 7 Закона № 402-ФЗ. Здесь говорится, что по общему правилу ведение бухучета и хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель компании. А компания сама формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами.

Из этого можно было бы сделать вывод, что скан-копии для целей бухучета применять можно, если так указано в учетной политике.

Однако в ст. 7 Закона № 402-ФЗ сказано: использовать скан-копии можно только в исключительных случаях.

Что относится к исключительным случаям, не расшифровано ни в статье закона, ни в письме Минфина. Однако в нашем случае это ясно из даты письма: 22 апреля. Это разгар пандемии коронавируса и сложившаяся в связи с этим неблагоприятная ситуация в хозяйственной жизни. В этот период, как вы помните, объявлялись нерабочие периоды, многим фирмам запрещали работать, некоторым – разрешали. В результате случился коллапс с документами. Потому и разрешили скан-копии.

О чем Минфина написал в октябре 2020 года

В письме Минфина от 2.10.2020 № 03-03-06/1/86376 описана иная позиция чиновников о применении скан-копий первички в бухучете:

Скан-копии первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя.

Документ ссылается на ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом, который составляется на бумаге и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

То есть разрешены только два варианта первичных документов – или бумажный оригинал, или электронный документ, который, подписанный ЭЦП, равносилен бумажному документу с собственноручной подписью.

Об электронных образах первичных учетных документов ничего не сказано. Также умалчивается об «исключительных случаях», когда они разрешены.

То есть все однозначно: скан-образы первичных учетных документов в бухгалтерском учете использовать нельзя, только оригиналы (письмо Минфина от 2 октября 2020 г. № 03-03-06/1/86376).

Что писать в учетной политике на 2021 год относительно документов

Итак, скан-копии первичных документов в бухучете компании могут быть либо запрещены, либо разрешены, но в исключительных случаях.

В учетной политике можно написать так: основываясь на нормах статьи 7 Закона о бухучете, в исключительных случаях, на основании нормативных актов, издаваемых правительством, в бухгалтерском учете компании можно использовать скан-копии первичных учетных документов.

Но не забудьте прописать и такое условие: после прекращения действия неблагоприятных обстоятельств должно быть обеспечено обязательное предоставление оригиналов.

Без оригиналов документов все скан-копии будут недействительными.

Не забывайте, что отсутствие первичных документов считается грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и правил учета доходов и расходов. За это налоговики штрафуют на сумму до 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП, ст. 120 НК).

Отказываться ли от сканов

Конечно, нет. Оригиналы первичных документов необходимы только в случаях выездной проверки или судебного разбирательства. Если налоговая запрашивает у вас документы для камеральной или встречной проверки, то отправленного скана с бумажного оригинала будет достаточно. Требования к такого рода документам описаны в Письме ФНС РФ № ЕД-4-2/1984@ от 09.02.2016.

Требования к сканам там установлены следующие:

Как хранить сканы первичных документов

Для того, чтобы собирать скан-копии документов в единый упорядоченный архив, а также отслеживать, получены ли к ним оригиналы, разработана программа «Скан-Архив». «Скан-Архив» упрощает работу со скан-копиями документами (они прикрепляются к базе «1С», при этом не утяжеляя саму базу) и контроль возврата документов от контрагентов.

Читайте также: