Равнозначен ли электронный документ подписанный электронной подписью документу на бумажном носителе

Обновлено: 04.07.2024

Понятие электронного документа введено в законодательство Российской Федерации Федеральным Законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, согласно которому электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

С 1 июля 2014 года законодатель добавил в перечень нотариальных действий новое нотариальное действие – удостоверение равнозначности:

– электронного документа документу на бумажном носителе;

– документа на бумажном носителе электронному документу.

С данного момента роль нотариата в электронном документообороте нельзя недооценивать. Только нотариусы на территории Российской Федерации имеют право преобразовать документы из одного формата в другой.

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

При удостоверении равнозначности электронной версии документа его бумажному варианту нотариус изготавливает электронный образ и подписывает его своей квалифицированной электронной подписью. Перечень требований к электронному формату документа закреплен в Приказе Министерства юстиции РФ № 155 от 29.06.2015 «Об утверждении требований к формату изготовленного нотариусом электронного документа».

Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. В этом случае на бумажном носителе проставляется печать и подпись нотариуса.

При этом, созданные таким образом документы имеют одинаковую юридическую силу подлинника и не являются его копией.

Для того чтобы проверить, что предъявленный документ действительно является электронным документом (то есть соответствует всем требованиям законодательства, имеет все необходимые реквизиты и подписан электронной подписью), получатель должен иметь специальное программное обеспечение.

Поэтому чаще всего действие по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе и действие по удостоверению равнозначности в обратную сторону производятся в совокупности у нотариуса.

Одной из наиболее востребованных сфер применения вышеуказанной услуги является быстрая передача документов на расстояния. В настоящее время эта услуга является отличным способом быстрого обмена документами без риска их порчи или утраты, без временных и денежных затрат на их пересылку.

Существуют ограничения для преобразования из одного формата в другой. Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме (то есть не удостоверенных нотариально), а также документов, удостоверяющих личность (например: паспорта, водительского удостоверения и другого).

Услуга предоставляется примерно в следующем порядке:

Необходимо обратиться к ближайшему нотариусу, который составит и удостоверит необходимый документ (доверенность, заявление, согласие, копию и др.);

Нотариус сканирует бумажный документ и подписывает его квалифицированной электронной подписью. Изготовленный документ и подпись к нему сохраняются в разных файлах;

Нотариус распечатывает на бумаге электронный документ, проставляет соответствующую удостоверительную надпись, подтверждающую действительность электронного документа, печать, подпись и выдает лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Для совершения вышеуказанного нотариального действия нотариусу необходимо предоставить следующие документы:

Для удостоверения равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе: документ, удостоверяющий личность заявителя и документ на бумажном носителе;

Для удостоверения равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу: документ, удостоверяющий личность и электронный документ, подписанный ЭЦП.

К нотариусу может обратиться любой дееспособный гражданин, у которого на руках находится документ, который нужно преобразовать в электронный формат или в формат бумажного документа.

При удостоверении равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу нотариус обязан проверить действительность электронной подписи, которой подписан документ, распечатать электронную версию на бумаге. Действительность и принадлежность электронной подписи проверяются согласно положениям Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи».

На сегодняшний день нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа, с учетом услуг правового и технического характера на территории Хабаровского края составляет 200 рублей за каждую страницу документа.

Таким образом, можно сказать, что с помощью данной услуги, учитывая просторы нашей страны и наличие нескольких часовых поясов, можно получить юридически применимую в любых инстанциях версию документа в самые сжатые сроки. Многие граждане уже успели оценить удобство появления данного нотариального действия.

ЮЛИЯ САХОВА, ПОМОЩНИК НОТАРИУСА НОТАРИАЛЬНОГО ОКРУГА ГОРОДА ХАБАРОВСКА САМОХИНОЙ О.А.

Источник публикации: информационный ежемесячник «Верное решение» выпуск № 07 (201) дата выхода от 22.07.2019.

Электронные документы могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая делает их равнозначными бумажным, пoдписанным собственноручной пoдписью, закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Такие документы могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.

Все электронные документы, переданные через систему ЭДО Диадок и подписанные действующей КЭП, по умолчанию равнозначны бумажным, поэтому нет необходимости дублировать их.

Однако некоторые документы могут быть созданы исключительно на бумажном носителе. Кроме того, бывают случаи, когда готовый бумажный документ необходимо перевести в электронный вид. При этих обстоятельствах потребуется удостоверить равнозначность документа у нотариуса.

Что означает удостоверение равнозначности

Нотариальное удостоверение равнозначности документа бывает двух видов:

удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе;
удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу.

Суть данной процедуры — это подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Процедура удостоверения равнозначности бумажного документа электронному означает, что нотариус подтверждает тождественность созданного цифрового экземпляра его физической версии. То есть цифровая копия становится юридически равнозначна бумажной.

Удостоверение равнозначности в России появилось в 2013 году. Законное обоснование — статьи 103.8–103.9-1 «Основ законодательства РФ о нотариате». Практика позволяет любому гражданину или организации быстро передавать заверенные электронные документы в любую точку России.

Как заверить равнозначность документов

Разберем конкретный пример. Нужно продать недвижимость в Екатеринбурге. Продавец живет в Новосибирске и не может быстро приехать на завершение сделки. Он обращается к нотариусу в своем городе и оформляет доверенность на родственника из Екатеринбурга.

Далее нотариус продавца в Новосибирске подготовит нотариально удостоверенную доверенность и ее электронный образ. После документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса продавца. Теперь цифровая версия равна бумажной.

Доверенность в электронном виде отправляется нотариусу родственника в Екатеринбурге. Специалист переводит ее обратно из электронной формы на бумажный носитель, удостоверяет и выдает доверенному лицу.

То же касается и других документов физических лиц: согласие на совершение супругом сделки с недвижимостью, разрешение на выезд детей за границу и т. д.

Применительно к юридическим лицам таким способом допускается удостоверить лист записи ЕГРЮЛ, полученный от ФНС в цифровом формате. Нотариус распечатает документы и удостоверит их равнозначность электронному листу записи.

Основные этапы процедуры

Клиент обращается к нотариусу. С собой приносит документы (список будет ниже).
Специалист создает цифровой экземпляр и подписывает его своей КЭП.
Заверенную версию записывают на проверенный съемный носитель или передают онлайн (через электронную почту, облачные сервисы).

Если дополнительно необходимо перевести документ из электронного вида в бумажный, далее происходит следующее:

Удостоверенный экземпляр передается другому нотариусу.
Специалист переводит документ из электронного в бумажный и удостоверяет их равнозначность.
Удостоверенный документ передается второй стороне.

Какие документы нужны для удостоверения

Список зависит от того, кто обращается за нотариальными услугами.

Для физического лица

Паспорт.
Гражданам из другой страны: нотариально заверенный перевод паспорта и подтверждение права пребывания в РФ (виза, вид на жительство, разрешение на временное проживание).

Копия устава.
Документы, подтверждающие полномочия руководителя (протокол собрания, приказ и т. д.).
Лист записи ЕГРЮЛ, свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН).
Свидетельство о присвоении идентификационного номера налогоплательщика.
Документ, подтверждающий личность руководителя.

Если от организации выступает сотрудник по доверенности, потребуется его паспорт и оригинал доверенности. Доверенность может быть выдана юридическим лицом или заверена нотариусом.

Список документов для иностранной организации

Устав.
Документы, подтверждающие полномочия руководителя.
Выписка из реестра государства, где производилась регистрация организации.
Документ, подтверждающий личность лица, обратившегося за услугой.

Кроме того, документы для иностранной компании подают вместе с нотариально заверенным переводом на русский язык.

Исчерпывающий перечень уточняйте у нотариуса.

В каких случаях может понадобиться удостоверение

Обменивайтесь документами по сделке. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы в Диадоке.

Исключения

Нельзя удостоверить равнозначность:

паспорта, свидетельства о рождении или другого документа такого же типа;
сделок, совершаемых в простой письменной форме, то есть не удостоверенных нотариально.

Документы из списка подаются только в оригинале.

Вопрос-ответ

Кто подписывает электронную версию документа?

Как сказано выше, нотариус подписывает своей КЭП электронный образ документа. Однако если его содержание и форма предполагают подпись заявителя, последний также использует электронную подпись.

Что такое тождественность документа?

Это удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Созданный специалистом электронный документ по закону обладает той же силой, что и бумажный оригинал, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Как перевести цифровой документ в бумажный формат?

Обратная процедура — удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Процесс аналогичный: специалист подтверждает тождественность документов.

Если документ подписан КЭП клиента, нотариус сначала проверит подпись на достоверность, а после проведет процедуру.

Проверяет ли нотариус содержание и подлинность документов?

Нет, специалист, к которому обратились за указанной услугой, не занимается проверкой. Специалист исключительно свидетельствует о тождественности электронной и бумажной версий.

Какой формат?

Когда клиент планирует перевести электронную версию в бумажную, лучше заранее уточнить требования к документу: формат, способ отправки, вес и т. д. Чаще это файлы с расширением PDF или TIFF.

Сколько стоит?

Расценки на услугу зависят от региона и конкретного специалиста, но в среднем колеблются от 50 до 70 рублей за страницу.

Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно. При этом обязательным является наличие соответствующего соглашения между участниками электронного взаимодействия. Об этом говорится в п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Если электронный документ составлен и подписан должным образом, он является оригиналом документа, а усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

Электронная подпись выглядит как набор символов. Ее принадлежность владельцу легко проверить специальными программами. Согласно законодательству РФ, ЭЦП — это эквивалент подписи, проставляемой от руки, обладающий полной юридической силой.

Наличие электронной подписи для физического лица позволяет подавать и пересылать документы через интернет. После получения сертификата электронной подписи его необходимо установить на компьютер, Также нужно скачать и установить специальную программу. Для передачи документа необходимо его отсканировать, запустить программу, добавить в окно подписания нужный документ и после этого нажать «Подписать». После этого документ с ЭЦП можно направлять, например, на портал госуслуг. Подписывая заявления и отправляя документы, на портале вы можете дистанционно подать заявление на загранпаспорт или водительское удостоверение, обратиться в суд, зарегистрировать брак или оформить развод, подписать трудовой договор, оформить перечисление пенсии на банковскую карту или счет и т. д.

Когда документ с ЭЦП перестает быть оригиналом?

Документ, подписанный электронной цифровой подписью, является оригиналом до тех пор, пока он представлен в электронной форме, т. е. содержится на электронном носителе и включает в себя «присоединенную информацию в электронной форме» (саму ЭЦП). Такой документ содержит ключ электронной подписи, и если его распечатать, то бумажный экземпляр будет уже копией, которую нужно дополнительно заверить.

Как выглядит документ с электронной подписью при распечатке?

При распечатке электронная подпись будет либо отсутствовать, либо выглядеть как штамп с данными подписанта и датой постановки. Но наличие такого штампа не будет говорить о подлинности документа.

Как предоставить документ с ЭЦП, чтобы он имел юридическую силу?

Чтобы распечатанный документ с ЭЦП был юридически значимым, его следует подписать вручную и поставить на него печать компании и штамп «Копия верна». Легитимность такого документа будет признана, если между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором прописана возможность применения электронного документооборота с использованием электронной подписи.

Можно ли бумажный документ перевести в электронный формат?

Оформить необходимые юридически значимые документы в электронной форме можно через нотариуса. Для этого достаточно подписать документ простой электронной подписью в присутствии нотариуса, который удостоверит его своей усиленной квалифицированной электронной подписью. Нотариус может перевести в электронный вид паспорт транспортного средства, доверенности, согласие супруга на сделку, договоры и другие юридически значимые документы. По закону нельзя переводить в электронный вид документы, удостоверяющие личность. Например, паспорт.

Документ в «цифре» имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Его можно передавать на любые расстояния и при этом не зависеть от сроков доставки почты или транспортной компании. Кроме того, с таким документом нет необходимости делать нотариально удостоверенную копию, если возникнет необходимость представить договор или доверенность сразу нескольким заинтересованным лицам в электронном виде.

Документы, подписанные электронной подписью, допускаются в качестве письменных доказательств в арбитражных спорах, также их можно использовать при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Нотариусы совершают нотариальные действия по удостоверению равнозначности:

— электронного документа документу на бумажном носителе;

— документа на бумажном носителе электронному документу;

— электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу.

Совершение названных нотариальных действий регламентировано статьями 103.8, 103.9 и 103.9.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате.

Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.

Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.

Изготовление электронного документа для удостоверения его равнозначности документу на бумажном носителе осуществляется нотариусом путем изготовления электронного образа документа на бумажном носителе и подписания его квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, предусмотренного статьей 103.8 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется документ на бумажном носителе.

Нотариус на бумажном носителе изготавливает электронный образ документа, представленного лицом, обратившимся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе.

Электронный образ документа на бумажном носителе формируется в виде одного файла изображения в формате PDF.

В формируемый файл электронного документа, являющийся электронным образом документа, включается удостоверительная надпись, совершенная нотариусом в электронном виде.

Электронный образ документа, содержащий удостоверительную надпись, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью и передается лицу, обратившемуся за удостоверением равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе, способом, согласованным с данным лицом (например, по электронной почте, на отчуждаемых машинных носителях, таких как CD/DVD-ROM, флэш-карты или иные устройства, используемые для хранения информации).

Однако, если электронный документ требуется для представления в орган государственной власти, орган местного самоуправления или во внебюджетные фонды и нормативным правовым актом установлены требования к формату такого документа, нотариус изготавливает электронный документ с учетом таких требований в соответствующем формате.

Для совершения нотариального действия по удостоверению равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу, предусмотренного 9 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, нотариусу лицом, обратившимся за совершением данного нотариального действия, представляется электронный документ.

Представленный нотариусу электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Квалифицированная электронная подпись лица, от которого исходит документ, проверяется, подтверждается ее принадлежность в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Нотариусом изготавливает документ на бумажном носителе, на котором проставляется удостоверительная надпись, после чего документ передается лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия.

Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.

Нотариус может конвертировать электронный документ, предоставленный заявителем, из одного формата в другой, например, из jpg в PDF, и удостоверить их равнозначность. Изготовленный электронный документ в новом формате должен быть подписан квалифицированной электронной подписью нотариуса, и имеет ту же юридическую силу, что и документ, представленный заявителем.

Для конвертации документа из одного формата в другой нотариус использует необходимые программно-технические средства единой информационной системы нотариата.

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе составляет 50 рублей за каждую страницу документа на бумажном носителе (статья 22.1 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

Нотариальный тариф за удостоверение равнозначности электронного документа, изготовленного нотариусом в ином формате, электронному документу, представленному нотариусу, составляет 60 рублей за 1 мегабайт.

Помимо нотариального тарифа при совершении рассматриваемых нотариальных действий нотариусом может взиматься плата за оказание услуг правового и технического характера.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). юридически значимое действие, совершаемое нотариусом или уполномоченным должностным лицом в соответствии с Основами законодательства РФ о нотариате.

Читайте также: