Sharepoint как файловое хранилище

Обновлено: 08.07.2024

В настоящее время я расширяю некоторые функции нашей корпоративной sharepoint, и одно из пожеланий моего клиента следующее:

Ферма Sharepoint имеет небольшое пространство, около 2 Gb на отдел. В отделе, в котором я работаю, хранятся сотни документов среднего размера (4-10 Мб в среднем, pptx, doc, pdf. ) в месяц для постоянного хранения. В настоящее время они делают это в общей папке NAS. Тем не менее, они хотят сохранить их в Sharepoint для обеспечения доступности, но избегая ограничения 2Gb. Есть ли способ интегрировать внешнее хранилище файлов в Sharepoint?

В качестве альтернативы, можно ли хранить данные файла в базе данных (iE Access или MS SQL), но избегая установки на уровне фермы, таких как RBS?

Вы можете использовать Remote BLOB Storage (RBS) как часть вашего решения для хранения данных.

Прежде чем переносить свои BLOB файлы из базы данных, вам нужно выбрать вариант. Вот несколько типичных вариантов:

1. Файловая система: вы можете использовать обычную файловую систему (возможно, большой раздел диска на файловом сервере) для хранения ваших BLOB.

2. Хранение SAN/NAS: сеть хранения данных (SAN) и сетевое хранилище (NAS) обычно представляют собой высокопроизводительные варианты хранения. Theyre дорого, но хорошо подходит, если стоимость бизнеса ваших документов и их размер могут оправдать стоимость. И SAN, и NAS обеспечивают репликацию и зеркалирование данных и плавный рост в терабайтах данных.

3. Облачное хранилище: это полезно, по крайней мере, в двух ситуациях. Во-первых, когда вы запускаете SharePoint в облаке, но все же хотите экпортировать BLOB файлы, ваш естественный выбор - хранить их в ближайшем облачном хранилище, предоставляемом поставщиком. Во-вторых, когда вы запускаете SharePoint в своем собственном центре данных, но хотите хранить или архивировать все BLOB файлы в облаке из-за ограничений пространства или проблем надежности в вашем центре данных. Архивирование - самая распространенная причина в этой ситуации. Убедитесь, что если пользователь создает или изменяет документ для облачного хранилища, который ваш EBS или RBS-провайдер делает в фоновом режиме, это может ухудшить производительность. Вы также хотите убедиться, что сторонний поставщик EBS или RBS поддерживает хранение BLOB в облачном хранилище.

Про хранилище на SharePoint корпоративной информации в виде файлов, мы уже не раз писали в статьях и материалах нашего сайта. Считаем, что использование такого хранилища является одним из полезнейших применений портала в компании/организации. В этой статье мы приводим подходы и методики, по которым организуется хранение файлов в SharePoint, основанные на многолетнем опыте работы.

В свою очередь, как мы отмечали в анонсе «СДЦ – участник круглого стола cNews «Рынок СЭД 2015: новые тренды», портал на SharePoint вполне способен выступать как хранилище всех (то есть вообще всех) файлов, попадающих или создающихся в компании или организации. Выполнять такую «глобальную» функцию ему помогают, с одной стороны, лёгкость помещения документов в это хранилище, сравнимая с лёгкостью размещения на сетевом файловом ресурсе или рабочей станции. А с другой стороны – из SharePoint также легко и извлечь документ или файл, воспользовавшись быстрым и гибким поиском по содержимому — по обрывку фразы, по части ФИО, по неполной дате и т.п.

Создание и хранение информации на сайтах подразделений.
Структура папок библиотеки подразделения.
Значащие имена файлов.

Опишем эти методики более подробно

1. Создание и хранение информации на сайтах подразделений

Рис. 1 Общее хранилище документов

2. Структура папок библиотеки подразделения

Рис. 2 Направления работы Департамента продаж и маркетинга в 2015 г.

Что характерно, при таком методе построения структуры хранилища, одни и те же файлы могут быть помещены в разные папки. Например, маркетинговые материалы, подготовленные специально для выставки, могут попасть в папку выставки, и в папку маркетинговых материалов. И мы говорим, что это естественно, в этом нет ничего страшного! Поиск SharePoint найдёт эти материалы, где бы они ни были, и даст воспользоваться ими повторно.

В заключение отметим, что перед начальным заведением таксономии хранилища на SharePoint, для каждого подразделения нужно сесть, подумать, и набросать вариант структуры, опираясь на существующее файловое хранилище. При этом следует применять принципы построения дерева папок, описанные в этой статье.

3. Структура имени файла

Мы предлагаем использовать файлы с именами определённой структуры. Нотацию этой структуры можно представить в следующем виде:

Рис. 4 Файлы, относящиеся к договору №1504-131 на реализацию АИСВ Астрахань

Заключение

Таким образом, ключевыми свойствами описанных выше методик являются: использование значащих имен файлов, их хранение в библиотеках подразделений компании на SharePoint с простой структурой, и репликация в общедоступный раздел. Применяя эти методики, мы получаем хранилище файлов с лёгким расширением структуры, с быстрым размещением, и мгновенным извлечением файлов. А это как раз те функции, которыми обладает идеальное хранилище.

Документы обычно хранятся на файловых серверах, а в последние годы было представлено много усовершенствований в области хранения и доступа к файлам. Microsoft SharePoint – это один из новых способов сотрудничества, а возможности управления документами привлекают многие организации. Но может ли это стать полной заменой файловых серверов? Эта статья посвящена выбору правильного местоположения ваших файлов и тому, как SharePoint может помочь вам в защите определенной информации.

Обзор файловых служб Windows

Рисунок 1: Пользователь заходит в файловый ресурс общего доступа через приложение или Windows Explorer с сетевого диска

Мы все используем файлы, которые имеют общий доступ в сети. Они используются для общего доступа к документам и файлам в одном месте. Безопасность устанавливается на общих файловых ресурсах, папках и файлах, а пользователей учат тому, как использовать букву сетевого диска для поиска, открывания и сохранения документов. Это работает довольно хорошо, и многие системы запрограммированы на поддержку этого распространенного способа хранения данных.

У администраторов есть много опций для файловых ресурсов общего пользования, позволяющих сделать эти ресурсы доступными для пользователей и позволяющих управлять доступом к ним, а также постоянно выполнять резервное копирование данных. Вот некоторые примеры параметров файловых служб Windows:

Доступность (Availability) обеспечивается кластерами файловых серверов и распределенной файловой системой (Distributed File Systems - DFS/DFSR) с репликацией
Управление квотами (Quota management) используется для ограничения максимального места, которое может использовать пользователь
Теневые копии (Shadow copies) можно активировать, чтобы сделать более старые версии файлов доступными для пользователей
Списки контроля доступа (Access Control Lists) (ACL) определяют доступ к общим файловым ресурсам, папкам и отдельным файлам
Автономное использование (Offline use) файлов осуществляется автоматической репликацией
Шифрование (Encryption) осуществляется путем настройки IPSEC на сервере и клиенте

Все же, система совместного использования файлов имеет свои недостатки. Администраторы и пользователи должны учиться тому, как работать с файлами и обеспечивать соответствующие разрешения доступа. Объединение документов, добавление пользовательских атрибутов и определение того, как документы будут отображаться для ряда пользователей, является непростой задачей. Поиск по всем файловым ресурсам документов, содержащих определенные слова, или созданных определенным пользователем, тоже может вызывать определенные трудности.

Хранение документов в SharePoint

Рисунок 2: Пользователь заходит в библиотеку документов через приложение или Internet Explorer с веб-сайта

В SharePoint компания Microsoft представила еще одно место для хранения файлов в вашей сети и сделала их видимыми для пользователей через веб интерфейс. SharePoint является отличным продуктом для сотрудничества, и компании по всему миру применяют его как часть своей сетевой и серверной инфраструктуры.

Именно в области сотрудничества SharePoint обеспечивает дополнительные функции по сравнению с типичными файловыми ресурсами общего доступа Windows. У нас есть возможность добавлять атрибуты под названием графа, которые могут быть уникальными или ссылаться на другой источник, а эти атрибуты можно изменять через веб интерфейс или через клиентское приложение Office 2007. Мы можем сортировать, фильтровать или связывать эти атрибуты вместе и обеспечивать более удобный способ работы для пользователей. Другие функции, о которых я хочу упомянуть, перечислены ниже:

Рабочие задачи (Workflows), такие как процедура одобрения, помогают автоматизировать простые или сложные задачи с или без пользовательского интерфейса
Управление версиями (Versioning) обеспечивает возможность просмотра более старых версий документов и управлять тем, какие пользователи могут просматривать самые последние опубликованные версии документов, и кто может редактировать черновики для следующей публичной версии файла или документа
Видимость элементов (Item visibility) - пользователи не имеют возможности просматривать информацию, на просмотр которой у них нет разрешений. Это одна из моих любимых функций в SharePoint, безопасность в штатной комплектации. Она также включает файлы, хранящиеся в SharePoint, и ее можно использовать даже в функции поиска. Автономное использование данных осуществляется через приложение Microsoft Outlook
Списки контроля доступа (Access Control Lists) (ACL) определяют доступ к области или элементам (файлам). Эта функция управляется администратором или командой владельца сайта через веб интерфейс
Шифрование (Encryption) осуществляется путем включения SSL на веб сайтах SharePoint
Экстрасеть (Extranet) функции, в которых можно использовать политики ‘ например, обеспечивает разрешение только чтения содержимого, если пользователь открывает файл из определенной зоны (к примеру, из интернета)
Корзина (Recycle bin) (две стадии) для библиотек документов, списков и элементов
Управление жизненным циклом (Lifecycle management) которое можно активировать для архивирования старого содержимого
Служба управления правами (Rights Management Services) (RMS) поддерживает расширенное управление документами Microsoft Office

Возможности безграничны, а благодаря всем этим функциям SharePoint поддерживает сотрудничество более чем стандартным способом работы с отдельными файлами и документами.

SharePoint использует сервер Microsoft SQL Server для хранения всех данных и это применимо к библиотекам документов. Вот почему так важно, чтобы сервер Microsoft SQL Server работал быстро и имел достаточно места для хранения данных. Еще одним моментом здесь является то, что если вы нуждаетесь в постоянной доступности, вам необходимо сделать серверы SharePoint и SQL избыточными. Также необходимо помнить, что вашим пользователям потребуются лицензии для серверов SharePoint и SQL.

Выбор места для хранения файлов

Некоторые, возможно, спросят себя, нужно ли им перемещать все свои файловые ресурсы общего доступа в SharePoint, чтобы воспользоваться его функциями. Когда мне задают такой вопрос, я отвечаю: «все зависит от того, какой тип данных у вас есть, и как вы хотите его представлять».

Учитывая всю вышеуказанную информацию, я рекомендую размещать данные нижеследующим способом, если они имеют некоторые из тех свойств, о которых я говорил.

Файловый ресурс Windows

Типичными файлами для размещения в файловом ресурсе Windows являются старые архивы, резервные копии и файлы установки операционных систем.

В повседневной работе часто возникает необходимость поделиться информацией с пользователем, который находится за пределами брандмауэра компании. Теперь Майкрософт представляет улучшенный пользовательский опыт обмена данными с внешними пользователями. Дать доступ к файлу на SharePoint Online или SkyDrive Pro для пользователя вне организации может не только администратор, но и пользователь.

«Расшариваем» файлы в SharePoint Online

Доступ к контенту сайта для внешних пользователей: теперь участники сайтов могут давать доступ к файлам внешним пользователям. Для этого не надо быть администратором семейства сайтов — это может сделать любой пользователь с доступом. Но всё же администратору прежде всего придется активировать такую возможность для участников сайта.

Получить ссылку: теперь можно создать ссылку для анонимного гостя за один клик в привычном пользовательском интерфейсе Office 365.

Можно отправлять email-приглашение сразу нескольким внешним пользователям.

Пользователи могут сами предоставлять доступ внешним посетителям

Администраторы семейств сайтов могут делегировать управление доступом другим участникам сайта: сотрудник организации может давать доступ как коллегам, так и внешним пользователям, без одобрения администратора.

Администратору сайта предварительно необходимо изменить некоторые настройки семейства сайтов: HowTo

«Получить ссылку»

Теперь в SkyDrive Pro и в SharePoint Online можно получить ссылку для внешнего пользователя: по этой ссылке файл будет доступен для любого внешнего посетителя.

Варианты доступа: Только просмотр, Может вносить изменения.

Персональные Email-приглашения для нескольких внешних пользователей из одной формы

Читайте также: