В экселе таблица отображается не полностью

Обновлено: 02.07.2024

Сразу оговорюсь, что материал статьи предназначается для начинающих пользователей Excel. Опытные пользователи уже зажигательно станцевали на этих граблях не раз, поэтому моя задача уберечь от этого молодых и неискушённых «танцоров».

Вы не даёте заголовки столбцам таблиц

Многие инструменты Excel, например: сортировка, фильтрация, умные таблицы, сводные таблицы, — подразумевают, что ваши данные содержат заголовки столбцов. В противном случае вы либо вообще не сможете ими воспользоваться, либо они отработают не совсем корректно. Всегда заботьтесь, чтобы ваши таблицы содержали заголовки столбцов.

Пустые столбцы и строки внутри ваших таблиц

Это сбивает с толку Excel. Встретив пустую строку или столбец внутри вашей таблицы, он начинает думать, что у вас 2 таблицы, а не одна. Вам придётся постоянно его поправлять. Также не стоит скрывать ненужные вам строки/столбцы внутри таблицы, лучше удалите их.

На одном листе располагается несколько таблиц

Если это не крошечные таблицы, содержащие справочники значений, то так делать не стоит.

Вам будет неудобно полноценно работать больше чем с одной таблицей на листе. Например, если одна таблица располагается слева, а вторая справа, то фильтрация одной таблицы будет влиять и на другую. Если таблицы расположены одна под другой, то невозможно воспользоваться закреплением областей, а также одну из таблиц придётся постоянно искать и производить лишние манипуляции, чтобы встать на неё табличным курсором. Оно вам надо?

Данные одного типа искусственно располагаются в разных столбцах

Очень часто пользователи, которые знают Excel достаточно поверхностно, отдают предпочтение такому формату таблицы:

Казалось бы, перед нами безобидный формат для накопления информации по продажам агентов и их штрафах. Подобная компоновка таблицы хорошо воспринимается человеком визуально, так как она компактна. Однако, поверьте, что это сущий кошмар — пытаться извлекать из таких таблиц данные и получать промежуточные итоги (агрегировать информацию).

Дело в том, что данный формат содержит 2 измерения: чтобы найти что-то в таблице, вы должны определиться со строкой, перебирая филиал, группу и агента. Когда вы найдёте нужную стоку, то потом придётся искать уже нужный столбец, так как их тут много. И эта «двухмерность» сильно усложняет работу с такой таблицей и для стандартных инструментов Excel — формул и сводных таблиц.

Если вы построите сводную таблицу, то обнаружите, что нет возможности легко получить данные по году или кварталу, так как показатели разнесены по разным полям. У вас нет одного поля по объёму продаж, которым можно удобно манипулировать, а есть 12 отдельных полей. Придётся создавать руками отдельные вычисляемые поля для кварталов и года, хотя, будь это всё в одном столбце, сводная таблица сделала бы это за вас.

Если вы захотите применить стандартные формулы суммирования типа СУММЕСЛИ (SUMIF), СУММЕСЛИМН (SUMIFS), СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT), то также обнаружите, что они не смогут эффективно работать с такой компоновкой таблицы.

Рекомендуемый формат таблицы выглядит так:

Разнесение информации по разным листам книги «для удобства»

Ещё одна распространенная ошибка — это, имея какой-то стандартный формат таблицы и нуждаясь в аналитике на основе этих данных, разносить её по отдельным листам книги Excel. Например, часто создают отдельные листы на каждый месяц или год. В результате объём работы по анализу данных фактически умножается на число созданных листов. Не надо так делать. Накапливайте информацию на ОДНОМ листе.

Информация в комментариях

Часто пользователи добавляют важную информацию, которая может им понадобиться, в комментарий к ячейке. Имейте в виду, то, что находится в комментариях, вы можете только посмотреть (если найдёте). Вытащить это в ячейку затруднительно. Рекомендую лучше выделить отдельный столбец для комментариев.

Бардак с форматированием

Определённо не добавит вашей таблице ничего хорошего. Это выглядит отталкивающе для людей, которые пользуются вашими таблицами. В лучшем случае этому не придадут значения, в худшем — подумают, что вы не организованы и неряшливы в делах. Стремитесь к следующему:

Каждая таблица должна иметь однородное форматирование. Пользуйтесь форматированием умных таблиц. Для сброса старого форматирования используйте стиль ячеек «Обычный».
Не выделяйте цветом строку или столбец целиком. Выделите стилем конкретную ячейку или диапазон. Предусмотрите «легенду» вашего выделения. Если вы выделяете ячейки, чтобы в дальнейшем произвести с ними какие-то операции, то цвет не лучшее решение. Хоть сортировка по цвету и появилась в Excel 2007, а в 2010-м — фильтрация по цвету, но наличие отдельного столбца с чётким значением для последующей фильтрации/сортировки всё равно предпочтительнее. Цвет — вещь небезусловная. В сводную таблицу, например, вы его не затащите.
Заведите привычку добавлять в ваши таблицы автоматические фильтры (Ctrl+Shift+L), закрепление областей. Таблицу желательно сортировать. Лично меня всегда приводило в бешенство, когда я получал каждую неделю от человека, ответственного за проект, таблицу, где не было фильтров и закрепления областей. Помните, что подобные «мелочи» запоминаются очень надолго.

Объединение ячеек

Используйте объединение ячеек только тогда, когда без него никак. Объединенные ячейки сильно затрудняют манипулирование диапазонами, в которые они входят. Возникают проблемы при перемещении ячеек, при вставке ячеек и т.д.

Объединение текста и чисел в одной ячейке

Тягостное впечатление производит ячейка, содержащая число, дополненное сзади текстовой константой « РУБ.» или » USD», введенной вручную. Особенно, если это не печатная форма, а обычная таблица. Арифметические операции с такими ячейками естественно невозможны.

Числа в виде текста в ячейке

Избегайте хранить числовые данные в ячейке в формате текста. Со временем часть ячеек в таком столбце у вас будут иметь текстовый формат, а часть в обычном. Из-за этого будут проблемы с формулами.

Если ваша таблица будет презентоваться через LCD проектор

Выбирайте максимально контрастные комбинации цвета и фона. Хорошо выглядит на проекторе тёмный фон и светлые буквы. Самое ужасное впечатление производит красный на чёрном и наоборот. Это сочетание крайне неконтрастно выглядит на проекторе — избегайте его.

Страничный режим листа в Excel

Это тот самый режим, при котором Excel показывает, как лист будет разбит на страницы при печати. Границы страниц выделяются голубым цветом. Не рекомендую постоянно работать в этом режиме, что многие делают, так как в процессе вывода данных на экран участвует драйвер принтера, а это в зависимости от многих причин (например, принтер сетевой и в данный момент недоступен) чревато подвисаниями процесса визуализации и пересчёта формул. Работайте в обычном режиме.

Чтобы весь текст поместился в ячейке, можно настроить его перенос по словам, изменить выравнивание, уменьшить размер шрифта или повернуть текст.

Перенос текста в ячейке

Ячейку можно отформатировать таким образом, чтобы текст в ней автоматически переносился на другую строку.

На вкладке Главная выберите Перенос по словам.

Текст в выделенной ячейке будет перенесен в соответствии с шириной столбца. При изменении ширины столбца перенос текста настраивается автоматически.

Примечание: Перенесенный текст может быть не виден из-за заданной высоты строки. Чтобы настроить автоматическое изменение высоты строки в соответствии с размером текста, в меню Формат наведите указатель на пункт Строка и выберите пункт Автоподбор.

Переход на новую строку в ячейке

Чтобы сделать текст в ячейке удобочитаемым, можно вставить разрыв строки.

Дважды щелкните в ячейке.

Щелкните то место, куда нужно вставить разрыв строки, и нажмите клавиши CONTROL+OPTION+RETURN.

Уменьшение размера шрифта по размеру ячейки

В Excel можно уменьшить шрифт таким образом, чтобы в ячейке отображались все содержащиеся в ней данные. Если после этого ввести в ячейку дополнительные данные, Excel продолжит уменьшать размер шрифта.

Выделите нужные ячейки.

Щелкните их правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек.

В диалоговом окне Форматирование ячеек установите флажок Автоподбор ширины.

Данные в ячейке уменьшаются в соответствии с шириной столбца. При изменении ширины столбца или вводе дополнительных данных размер шрифта настраивается автоматически.

Изменение положения содержимого ячейки путем изменения выравнивания или поворота текста

Чтобы улучшить отображение данных на листе, можно изменить положение текста в ячейке. Можно изменить выравнивание содержимого ячейки, использовать отступы или повернуть данные под другим углом.

Выделите ячейку или диапазон ячеек с данными, положение которых требуется изменить.

В меню Формат выберите пункт Ячейки.

В диалоговом окне Форматирование ячеек, на вкладке Выравнивание выполните одно из следующих действий:

Необходимые действия

Изменение горизонтального выравнивания содержимого ячейки

Во всплывающем меню По горизонтали выберите нужный способ выравнивания.

Если выбрать вариант с заполнением или по центру выделения, повернуть текст в этих ячейках будет невозможно.

Изменение вертикального выравнивания содержимого ячейки

Во всплывающем меню По вертикали выберите нужный способ выравнивания.

Изменение отступа содержимого ячейки

Во всплывающем меню По горизонтали выберите команду по левому краю (отступ), по правому краю или по ширине и введите нужную величину отступа (в знаках) в поле Отступ.

Отображение содержимого ячейки по вертикали сверху вниз

В разделе Ориентация щелкните поле, содержащее вертикальный текст.

Поворот текста в ячейке

В разделе Ориентация щелкните или перетащите индикатор, установив с его помощью нужный угол, или введите величину угла в поле градусов.

Восстановление выравнивания по умолчанию для выделенных ячеек

Во всплывающем меню По горизонтали выберите вариант обычное.

Примечание: При сохранении книги в другом формате текст, который был повернут, может не отображаться под правильным углом. В большинстве форматов повернуть текст на любой угол в диапазоне 180 градусов (от +90 до –90) нельзя — в отличие от последних версий Excel. Например, в более ранних версиях Excel текст можно повернуть только на +90, 0 (ноль) или –90 градусов.

Изменение размера шрифта

На вкладке Главная в поле Размер шрифта введите другое число или щелкните, чтобы уменьшить размер шрифта.

Заметили, что фильтр в Excel не захватывает все данные в таблице? Не переживайте, проблема легко решаема. Для начала перечислим вероятные причины:

Пустые строки в табличке;
Некорректная таблица;
Документ создан в Excel более ранней версии;
Неправильный формат записи дат;
Разовый глюк программы;
Кривая версия Excel.

Если фильтр в Эксель не видит и не захватывает всю информацию полностью, с документом точно приключилось что-то из списка выше. Ниже читайте алгоритмы устранения проблем.

Пустые строки

Удалите пустые строки;
Если вам нужны все строки, но Эксель не захватывает пустые, создайте столбец, который охватит всю табличку сверху донизу, и заполните его любой информацией. Как вариант, вставьте нумерацию.
Если менять внешний вид структуры нельзя, в том числе, удалять пустые строки, захватите выделением весь рабочий диапазон и наложите фильтр заново. Старую сортировку предварительно удалите.

Некорректная таблица

Почему еще фильтр в Эксель не видит и не захватывает строки, как думаете? Эксель – программа, которая требует четкости. Неудивительно, что «кривую» табличку она фильтрует неправильно. Попробуйте навести «марафет»:

Проверьте, у каждого ли столбца есть заголовок. Избегайте одинаковых названий у разных колонок;
Ограничьте количество объединенных ячеек. Или включайте фильтр до слияния. В противном случае алгоритм может сбиваться и фильтр не будет захватывать всю информацию;
Добейтесь максимально четкой и логичной структуры данных;
Не размещайте несколько таблиц на одном листе. Особенно это актуально для больших баз данных, их лучше выносить на отдельную вкладку;
Старайтесь избегать большого количества ячеек с одинаковыми данными.

Несовместимость версий проги

Старые версии Эксель не видят значений новых фильтров. Все просто, Excel, выпущенный до 2007 года, насчитывал всего 3 варианта фильтрации данных. Следующие версии, вплоть до последней, включают свыше 60 сортеров.

Если документ был создан в новой версии программы, и позже открыт в старой, последняя не захватит большинство фильтров. Но не переживайте, данные никуда не делись. Просто откройте таблицу в актуальной версии, и фильтрация вернется. Желательно, при закрытии файла с неполной сортировкой, ничего не сохранять.

Неправильный формат записи дат

Если фильтр в Экселе не фильтрует все строки или сортировка искажает данные (или не захватывает их часть), проверьте, в нужном ли формате прописаны даты. Если в текстовом, значение нужно изменить на «Дата».

Выделите столбец с датами;
Вызовите контекстное меню (правая кнопка мыши);
Щелкните по пункту «Формат ячеек»;

Разовый глюк программы

Иногда такое случается со всеми программами. Если фильтр в Эксель не фильтрует все строки в таблице с данными, первым делом рекомендуем закрыть документ, и снова открыть. Еще лучше – перезагрузить комп.

Или проверните такую фишку: выделите данные и скопируйте их в другую книгу (как вариант, на другой лист в этой книге). Сохраните новый файл, закройте и откройте. Проверьте, захватывает ли сортировка все содержимое таблицы. Нередко проблема решается.

Кривая версия Excel

Почему еще Эксель фильтрует не все строки в таблице с данными? Возможно, вы пользуетесь нелицензионным продуктом, часть компонентов которого работает некорректно. В этом случае ищите в сети более качественный пакет.

Если у вас оригинальный Office, но ни один из приведенных выше советов не помог решить проблему, отправьте данные на другой комп. Пусть коллега или друг проверят, захватывает ли фильтр данные у них. Если на другом устройстве сортировка будет работать, проблема точно у вас.

В самом крайнем случае рекомендуем переустановить Mıcrosot Offıce, предварительно выполнив полную очистку реестров.

Как оказалось, ситуация, когда листы в Excel не отображаются, далеко не редкость. Речь идет о маленьких ярлыках в нижней части книги, клик по которым инициирует переход по вкладкам. Мы не поленились и составили полный перечень причин:

Теперь вы знаете, почему листы в Эксель не отображаются на привычном месте (внизу над строкой состояния). Далее, рассмотрим, как решить каждую из проблем.

Включаем отображение через настройки

Если у вас в документе Эксель программа не показывает листы (внизу, в левом углу), проверьте настройки. Возможно, ярлыки не отображаются, потому что данный пункт параметров отключен.

Откройте книгу Excel;
Щелкните по разделу «Файл» и перейдите к пункту «Параметры»;
Далее зайдите в блок «Дополнительно»;
Промотайте до «Параметры отображения книги»;
Поставьте галку в поле «Показывать ярлычки листов».
Не забудьте нажать «ОК»;
Готово, проверьте отображаются ли ярлычки теперь.

По частоте встречаемости, когда в книге Excel не видно листов, данное объяснение – самое популярное.

Убираем полосу прокрутки

Иногда вкладки листов в Экселе отображаются, но их, просто-напросто, не видно. Их заслонила горизонтальная полоса прокрутки. Это специальный инструмент, предназначенный для навигации по документу слева направо, и наоборот.

Полоса прокрутки находится над строкой стояния, в одной плоскости с ярлычками;
Слева от ее начала расположены 3 вертикальные точки;
Нажмите на них и потяните вправо;
Полоса прокрутки сократится, а странички покажутся;
Готово. Выставьте удобный размер и продолжайте работу.

Возвращаем скрытые ярлычки

Если вы получили Эксель файл, в котором не видно листов книги, возможно, пользователь их скрыл. Причины разбирать не будем, вы и сами могли это сделать совершенно случайно. Вот как можно скрывать или показывать вкладки:

Щелкните правой кнопкой мыши на выбранном листе и выберите команду «Скрыть».
Чтобы увидеть перечень скрытых страниц, щелкните на любой из доступных правой кнопкой мыши и выберите значение «Показать».
Отобразится список. Вам нужно определить нужную страничку и нажать «ОК»;
Готово. Ярлычок страницы снова отображается в книге.

Восстанавливаем удаленные страницы

Вариант, что листы в Экселе не открываются и не отображаются, потому что вы их удалили, самый печальный. Полной гарантии возврата данных нет, но попытаться однозначно стоит.

Если вкладки пропали только что, можно попробовать закрыть документ, не сохраняя изменения. В этом случае вы потеряете все данные, внесенные после последнего сохранения. Зато удаленные листочки отобразятся;
Если вы уже успели сохраниться или у вас включено автосохранение с частым интервалом, откатите к предпоследней версии файла:

Щелкните по вкладке «Файл»;
Перейдите в «Сведения» и найдите раздел «Управление книгой»;
Выберите из списка автосохранений подходящий по времени (примерный, в котором ярлычки отображались). Все изменения, внесенные в документ после данного сэйва, увы, потеряются. Как вариант, перед откатом сохраните копию текущего файла. Потом, когда вернете вкладки, перенесете потерянные материалы банальным копипастом.
Когда найдете версию Эксель, которая видит листы, не забудьте ее сохранить, сделав последней в списке автосэйвов.

На всякий случай, чтобы снова случайно не удалить вкладки, ознакомьтесь, как это делается:

нужную страницу выделяют;
щелкают по ней правой кнопкой;
выбирают команду «Удалить»;
подтверждают задачу клавишей «ОК».

Подгоняем оптимальный размер окна

Первым ответом на вопрос «почему в Экселе внизу не видно листов», техподдержка Microsoft Office выдает «неправильные размеры окна». Или окон, если пользователь работает в нескольких одновременно. Возможно, края одного рабочего поля закрывают часть другого. Как раз ту, где находятся ярлыки.

Захватите верхнюю часть окошка и попробуйте ее немного сдвинуть. Проверьте, отображаются ли листы на нижнем поле. Если появились, дело, действительно, в перекрытии. Можете самостоятельно разместить окна так, как вам угодно. Или упорядочить их, воспользовавшись специальным инструментом Excel:

Зайдите в любую из открытых книг, в раздел «Вид»;
Выберите «Упорядочить все»;

Все открытые окошки красиво упорядочатся по экрану ровными прямоугольниками.

«Достаем из плена» супер скрытые листы

Не все знают, что некоторые вкладки в Excel можно помещать категорию «супер скрытых». Понятное дело, Excel такие листы не отображает. Однако, через режим разработчика и редактор макросов, спрятанные странички можно вытащить наружу.

Итак, если вкладки в Excel не видны, несмотря на все попытки их отобразить, сделайте следующее:

«Файл» - «Параметры» - «Настроить ленту»;
В поле с перечнем основных вкладок найдите пункт «Разработчик» и поставьте на нем галку;
«ОК»;
Раздел «Разработчик» отобразится справа от раздела «Вид»;
Снова откройте параметры, перейдите в «Центр управления безопасностью»;
Зайдите во внутренние параметры данного блока;
В пункте «Настройки макросов» поставьте маркер в строке «Включить все» и ниже галку в «Доверять доступ к модели проектов VBA»;
«ОК»;
Находясь в книге, щелкните комбинацию кнопок Alt+F11;
Откроется Visual basic редактор;
Слева найдите поле с перечнем открытых книг. Под каждой будет приведен перечень листов;
Выберите тот, который не отображается, выделите его;
В поле ниже (настройки этого листа) найдите пункт «Visible» (обычно, самый последний);
Смените значение с «Hidden» или «Veryhidden» на «Visible»

Сохраняться не нужно, VBA все действия запоминает автоматом. Закрывайте редактор макросов и проверяйте, отображает ли программа странички книги теперь.

Ну что же, вы убедились, если ваш Excel не показывает листы, переживать не стоит. Проблема решаема, чаще всего, в 5 кликов. Надеемся, мы смогли вам помочь.

Пусть имеется таблица с ячейками заполненными текстовыми значениями.

Автоподбор ширины столбца

Как видно из рисунка выше, текстовые значения в ячейках А2 и А3 отображаются не полностью, т.к. мешает текст в столбце B . Нам необходимо, чтобы содержимое всех ячеек в столбце A отображалось полностью. Для этого необходимо сделать ширину столбца A достаточной для отображения самого длинного текста в столбце. Делается это элементарно: подводим указатель мыши к разделу столбцов А и B (на сером заголовке столбцов), курсор примет следующий вид:

Делаем двойной клик мышкой и, Voila, ширина столбца стала достаточной для отображения значений во всех ячейках столбца (с учетом скрытых строк).

Если нужно выровнять ширину по содержимому у сразу нескольких столбцов, то делаем следующее:

выделяем необходимые столбцы (за их серые заголовки);
подводим курсор к любому разделу выделенных столбцов и дважды кликаем.

Выберите столбец или столбцы, ширину которых нужно изменить;
На вкладке Главная в группе Ячейки выберите команду Формат ;
В группе Размер ячейки выберите пункт Автоподбор ширины столбца .

Автоподбор высоты строки

Если ячейки содержат значения с очень большой длиной строки (например, если длина текстовой строки без переносов сравнима с шириной видимой части листа), то ширина столбца может стать слишком большой, работать с данными будет не удобно. В этом случае нужно выделить ячейки и включить опцию Переносить по словам через Формат ячеек (или через меню Главная/ Выравнивание/ Перенос текста ).

Ширина столбца останется прежней, зато высота строки автоматически увеличится, чтобы полностью отобразить значение ячейки.

Иногда, не смотря на установленную опцию Переносить по словам , высоты строки не хватает, чтобы отобразить текстовую строку полностью (это могло произойти, если высота строки была уменьшена вручную). В этом случае нужно поступить также, как мы поступали в случае подбора ширины строки - дважды кликнуть на границе раздела, но теперь не столбцов, а строк:

После этого текстовое значение будет отображено в ячейке полностью:

Реальный пример

Теперь применим рассмотренный метод в реальной ситуации – отредактируем таблицу, созданную путем копирования данных из MS ACCESS. Скопируем через Буфер обмена какую-нибудь таблицу из MS ACCESS на лист EXCEL.

Обратите внимание, что у ячеек, в которые мы вставили значения из Буфера обмена , включена опция Переносить по словам, хотя, по умолчанию, она отключена (EXCEL сам включил ее при вставке). Кроме того, EXCEL не стал изменять ширину столбцов, установленную по умолчанию, а была изменена только высота строк, чтобы полностью отобразить все значения. Такое форматирование таблицы не всегда устраивает пользователя. Используя вставленную таблицу, решим 2 задачи.

Задача1. Предположим, нам нужно, чтобы все значения отображались в таблице в одну строку.

выделите вставленные значения (для этого выделите любую ячейку таблицы и нажмите CTRL+A (выделится текущая область ), если таблица не содержит пустых строк и столбцов, то будут выделены все вставленные значения);
выключите опцию Переносить по словам (через меню Главная/ Выравнивание/ Перенос текста );
высота ячеек будет уменьшена так, чтобы отображать только одну строку, как следствие часть значений станет невидна;

Задача решена: содержимое всех ячеек полностью отображается.

Задача2. Теперь предположим, что нам нужно, чтобы все столбцы имели определенную, заданную пользователем, ширину, а значения полностью бы отображались в ячейке. При этом высота строки должна быть минимальной.

выделите все строки, содержащие вставленные значения, или все ячейки листа (все ячейки листа можно выделить нажав кнопку Выделить все в левом верхнем углу листа или дважды нажав CTRL+A );
подведите указатель мыши к разделу любых двух заполненных строк (на сером заголовке столбцов) и дважды кликните.

Задача решена: содержимое всех ячеек полностью отображается.

Случай с объединенными ячейками

В случае, если две или несколько ячеек объединены в одну, то рассмотренный подход не сработает. Можно ли осуществить автоподбор высоты строки в случае объединенных ячеек? Об этом читайте в одноименной статье Автоподбор высоты строки по содержимому при объединении ячеек .

Читайте также: