В виде каких файлов должны формироваться электронные документы при подготовке отчета
Обновлено: 03.07.2024
1.1. Настоящие Рекомендации подготовлены во исполнение пункта 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 8, ст. 1151).
1.2. Рекомендации определяют единые подходы в работе по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с учетом современного этапа перехода на безбумажный документооборот.
1.3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038);
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 46, ст. 6026);
2. Определение состава документов,
включаемых в перечни документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных
органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов
2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов (далее – Перечни ЭД), осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.
Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов исполнительной власти при участии специалистов структурных подразделений.
2.2. При подготовке Перечней ЭД используются: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень типовых документов), и перечни документов, образующиеся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти.
2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях (п. 1.4. Общих положений Перечня типовых документов).
2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:
2.4.1. документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др. (приложение);
2.4.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.
2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:
2.5.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;
2.5.2. документы, срок хранения которых не установлен.
2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.
2.7. При подготовке разделов Перечней ЭД федеральные органы исполнительной власти могут использовать следующие статьи Перечня типовых документов: 7, 18, 19, 20, 24, 26, 29, 30, 31, 42, 58, 59, 65, 66, 67, 72, 73, 82, 84, 87, 88, 89, 91, 93, 109, 175, 176, 177, 178, 194, 196, 202, 203, 204, 205, 206, 212, 213, 214, 216, 217, 218, 220, 222, 225, 238, 249, 256, 257, 258, 259, 260, 263, 264, 266, 269, 283, 284, 285, 286, 288, 289, 290, 291, 292, 293, 295, 296, 298, 303, 304, 315, 319, 323, 331, 332, 359, 367, 414, 461, 463, 464, 470, 475, 476, 477, 479, 483, 487, 497, 498, 511, 512, 514, 521, 522, 523, 524, 525, 527, 529, 535, 538, 540, 547, 555, 556, 557, 561, 564, 578, 580, 585, 586, 595, 596, 600, 608, 649, 650, 651, 652, 673, 674, 675, 685, 686, 687, 693, 694, 695, 702, 705, 707, 742, 779, 781, 783, 785, 811, 818, 819, 824, 825, 845, 846, 852, 853, 903, 913, 917, 918, 919, 957, 960, 963.
В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, отражающие специфику его деятельности, с учетом положений пунктов 2.4 и 2.5 настоящих Рекомендаций.
3. Оформление перечней документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных
органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов
3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению Перечня типовых документов.
3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 – номер по порядку; графа 2 – вид документа; графа 3 – сроки хранения документов; графа 4 – примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии – нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).
3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых документов.
3.4. Перечень ЭД федерального органа исполнительной власти утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом.
После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел федеральных органов исполнительной власти в графе «примечания» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД».
3.5. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.
Приложение
к Рекомендациям по подготовке
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов при организации
внутренней деятельности
Рекомендуемый перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых
в федеральных органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
Проекты документов
1.1. Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов.
1.2. Документы к ним (к проектам).
1.3. Документы по их разработке (по разработке проектов).
Плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению
2.1.1. текущего планирования;
2.1.2. оперативные планы работы федерального органа исполнительной власти;
2.1.3. планы работы структурных подразделений;
2.1.4. индивидуальные планы работников;
2.1.5. планы проведения различных мероприятий;
2.1.6. графики учета рабочего времени;
2.1.7. графики проведения различных мероприятий;
2.1.8. графики проведения аттестации, повышения квалификации.
2.2.1. о выполнении планов работы федерального органа исполнительной власти (квартальные, месячные);
2.2.2. о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные);
2.2.3. о выполнении индивидуальных планов работников;
2.2.4. о документообороте организации.
2.3. Документы к планам, графикам, схемам, отчетам.
2.4. Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.
Информационные документы
3.1. Доклады, обзоры информационного характера.
3.2. Информационные, тематические, библиографические подборки информации.
Справочные документы
4.1. Списки адресов, телефонов.
4.2. Списки рассылки документов.
4.3. Списки (перечни) оборудования.
Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам
5.1. Поручения руководителя федерального органа исполнительной власти структурным подразделениям.
5.2. Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера.
5.3. Документы структурных подразделений, представляемые руководству федерального органа исполнительной власти.
5.4. Документы по информационной деятельности.
5.5. Документы по трудовым отношениям и кадровому обеспечению.
5.6. Документы по документационному обеспечению управления.
5.7. Документы по административно-хозяйственной деятельности.
5.8. Документы по бытовым вопросам.
5.9. Документы по организации досуга.
Внутренняя переписка
6.1. Внутренняя переписка:
6.1.1. о реализации принятых решений;
6.1.2. о применении нормативных документов;
6.1.3. по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;
6.1.4. по оперативным правовым вопросам;
6.1.5. по вопросам обеспечения оборудованием;
6.1.6. по вопросам делопроизводства и архивного дела;
6.1.7. по хозяйственным и административным вопросам;
6.1.8. по обеспечению транспортом, связью;
6.1.9. по кадровому обеспечению;
6.1.10. по экономическим, научным, культурным и иным связям.
В ряде случаев переписка входит в состав группы документов, объединенных в одну статью «документы».
Согласно п. 11 Инструкции № 157н регистры бухгалтерского учета составляются по унифицированным формам, установленным в рамках бюджетного законодательства. Напомним, что в настоящее время необходимые формы регистров утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Если формы каких-либо регистров не унифицированы, учреждение вправе установить их в рамках формирования своей учетной политики. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержать такие документы, приведен в п. 11 Инструкции № 157н и Приказе № 52н.
Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе (п. 32 СГС «Концептуальные основы», п. 11, 19 Инструкции № 157н).
При этом реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов) формируется в соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (операционный день, месяц, квартал) и подшивается в отдельную папку (дело) (п. 11 Инструкции № 157н).
Исправления отражаются в электронном регистре бухгалтерского учета лицами, ответственными за ведение регистра, в порядке, предусмотренном для бумажных регистров, и записями, подтвержденными справками (п. 18 Инструкции № 157н).
К сведению: при наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 СГС «Концептуальные основы»).
В приложении 5 к Приказу № 52н установлено несколько особенностей формирования и составления документов в электронном виде.
Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи оформляются в бухгалтерской справке (ф. 0504833).
Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном учреждением в рамках формирования своей учетной политики.
Из всех форм, представленных в Приказе № 52н, отдельно сказано только о заполнении инвентарной карточки (ф. 0504031) в электронном виде.
В частности, указано, что при ведении инвентарных карточек (ф. 0504031) в виде электронных документов (регистров) отражается дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.
Кроме того, при ведении инвентарной карточки в виде электронного документа (регистра) копии таких документов формируются на бумажных носителях: в обязательном порядке при закрытии инвентарной карточки (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры, в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учета в рамках формирования им учетной политики.
Учреждение обязано обеспечить сохранность инвентарных карточек, созданных в виде электронных документов (регистров), до момента их передачи в архив. Порядок хранения электронных регистров определяется в рамках формирования учетной политики.
Как видим, особенных требований к заполнению бухгалтерских учетных документов в электронном виде СГС «Концептуальные основы», Инструкция № 157н и Приказ № 52н не содержат. Следовательно, их нужно заполнять так же, как и на бумаге.
1.1. Настоящие Рекомендации подготовлены во исполнение пункта 5 «Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», утвержденного распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 8, ст. 1151).
1.2. Рекомендации определяют единые подходы в работе по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, с учетом современного этапа перехода на безбумажный документооборот.
1.3. При разработке Рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038);
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011–2020 годы)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 46, ст. 6026);
2. Определение состава документов,
включаемых в перечни документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных
органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов
2.1. Работа по подготовке перечней документов, создание, хранение, использование которых в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в форме электронных документов (далее – Перечни ЭД), осуществляется в рамках ведомственных планов по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности.
Разработка Перечней ЭД в федеральных органах исполнительной власти осуществляется службами делопроизводства и архивами федеральных органов исполнительной власти при участии специалистов структурных подразделений.
2.2. При подготовке Перечней ЭД используются: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень типовых документов), и перечни документов, образующиеся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, а также номенклатуры дел федеральных органов исполнительной власти.
2.3. Сроки хранения документов, установленные перечнями и указанные в номенклатурах дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях (п. 1.4. Общих положений Перечня типовых документов).
2.4. В Перечни ЭД рекомендуется включать:
2.4.1. документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения: проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др. (приложение);
2.4.2. документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.
2.5. В Перечни ЭД не рекомендуется включать:
2.5.1. документы постоянного срока хранения, за исключением указанных в пункте 2.4.2 настоящих Рекомендаций;
2.5.2. документы, срок хранения которых не установлен.
2.6. Электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни ЭД не включаются.
2.7. При подготовке разделов Перечней ЭД федеральные органы исполнительной власти могут использовать следующие статьи Перечня типовых документов: 7, 18, 19, 20, 24, 26, 29, 30, 31, 42, 58, 59, 65, 66, 67, 72, 73, 82, 84, 87, 88, 89, 91, 93, 109, 175, 176, 177, 178, 194, 196, 202, 203, 204, 205, 206, 212, 213, 214, 216, 217, 218, 220, 222, 225, 238, 249, 256, 257, 258, 259, 260, 263, 264, 266, 269, 283, 284, 285, 286, 288, 289, 290, 291, 292, 293, 295, 296, 298, 303, 304, 315, 319, 323, 331, 332, 359, 367, 414, 461, 463, 464, 470, 475, 476, 477, 479, 483, 487, 497, 498, 511, 512, 514, 521, 522, 523, 524, 525, 527, 529, 535, 538, 540, 547, 555, 556, 557, 561, 564, 578, 580, 585, 586, 595, 596, 600, 608, 649, 650, 651, 652, 673, 674, 675, 685, 686, 687, 693, 694, 695, 702, 705, 707, 742, 779, 781, 783, 785, 811, 818, 819, 824, 825, 845, 846, 852, 853, 903, 913, 917, 918, 919, 957, 960, 963.
В Перечень ЭД могут быть включены и другие документы, образующиеся в деятельности федерального органа исполнительной власти, отражающие специфику его деятельности, с учетом положений пунктов 2.4 и 2.5 настоящих Рекомендаций.
3. Оформление перечней документов, создание, хранение,
использование которых в федеральных
органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов
3.1. Оформление Перечней ЭД федеральных органов исполнительной власти соответствует оформлению Перечня типовых документов.
3.2. Перечень ЭД имеет четыре графы: графа 1 – номер по порядку; графа 2 – вид документа; графа 3 – сроки хранения документов; графа 4 – примечания (указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии – нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов).
3.3. Перечень ЭД состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых документов.
3.4. Перечень ЭД федерального органа исполнительной власти утверждается руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с Росархивом.
После утверждения Перечней ЭД в номенклатурах дел федеральных органов исполнительной власти в графе «примечания» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД».
3.5. Перечни ЭД ведутся на бумажном носителе и в электронной форме.
Приложение
к Рекомендациям по подготовке
федеральными органами исполнительной власти
перечней документов, создание, хранение
и использование которых должно осуществляться
в форме электронных документов при организации
внутренней деятельности
Рекомендуемый перечень
видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых
в федеральных органах исполнительной власти осуществляется
в форме электронных документов при организации внутренней деятельности
Проекты документов
1.1. Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов.
1.2. Документы к ним (к проектам).
1.3. Документы по их разработке (по разработке проектов).
Плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению
2.1.1. текущего планирования;
2.1.2. оперативные планы работы федерального органа исполнительной власти;
2.1.3. планы работы структурных подразделений;
2.1.4. индивидуальные планы работников;
2.1.5. планы проведения различных мероприятий;
2.1.6. графики учета рабочего времени;
2.1.7. графики проведения различных мероприятий;
2.1.8. графики проведения аттестации, повышения квалификации.
2.2.1. о выполнении планов работы федерального органа исполнительной власти (квартальные, месячные);
2.2.2. о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные);
2.2.3. о выполнении индивидуальных планов работников;
2.2.4. о документообороте организации.
2.3. Документы к планам, графикам, схемам, отчетам.
2.4. Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов.
Информационные документы
3.1. Доклады, обзоры информационного характера.
3.2. Информационные, тематические, библиографические подборки информации.
Справочные документы
4.1. Списки адресов, телефонов.
4.2. Списки рассылки документов.
4.3. Списки (перечни) оборудования.
Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам
5.1. Поручения руководителя федерального органа исполнительной власти структурным подразделениям.
5.2. Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера.
5.3. Документы структурных подразделений, представляемые руководству федерального органа исполнительной власти.
5.4. Документы по информационной деятельности.
5.5. Документы по трудовым отношениям и кадровому обеспечению.
5.6. Документы по документационному обеспечению управления.
5.7. Документы по административно-хозяйственной деятельности.
5.8. Документы по бытовым вопросам.
5.9. Документы по организации досуга.
Внутренняя переписка
6.1. Внутренняя переписка:
6.1.1. о реализации принятых решений;
6.1.2. о применении нормативных документов;
6.1.3. по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий;
6.1.4. по оперативным правовым вопросам;
6.1.5. по вопросам обеспечения оборудованием;
6.1.6. по вопросам делопроизводства и архивного дела;
6.1.7. по хозяйственным и административным вопросам;
6.1.8. по обеспечению транспортом, связью;
6.1.9. по кадровому обеспечению;
6.1.10. по экономическим, научным, культурным и иным связям.
В ряде случаев переписка входит в состав группы документов, объединенных в одну статью «документы».
Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.
ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?
Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.
В последние годы теория и практика делопроизводства стремятся «подружить» электронные и бумажные документы, чтобы успеть за стремительно уходящим в онлайн-пространство документооборотом и при этом сохранить его юридическую значимость. Например, существуют несколько вариантов электронного письма, из которых настоящим электронным документом является только одно:
ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?
Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.
Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.
Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.
Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.
ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?
Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.
ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?
Главный реквизит сопроводительного письма – реквизит 19 «Отметка о приложении».
Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).
ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?
Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).
Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.
Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.
Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).
Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.
Читайте также: