Выполнить очистку прикрепленных файлов или перенести их из информационной базы во внешнее хранилище

Обновлено: 04.07.2024

При работе с сервисами 1С-Отчетность и 1С-ЭДО входящая и исходящая корреспонденция (письма, документы и пр.) при отправке и получении сохраняется в информационной базе. Также в базе хранятся документы произвольного формата, прикреплённые пользователями к различным справочникам и документам (например, к актам, договорам). Со временем происходит значительное увеличение объёма базы. Это мешает комфортной работе с ней, а также может привести к потере работоспособности вышеуказанных сервисов.

Для решения этой проблемы в программах "1С:Предприятие" реализованы следующие возможности:

1. Настройка, позволяющая сразу сохранять файлы 1С-Отчетности, 1С-ЭДО и пр. в отдельную папку на диске (или на сервере). Файлы не будут сохраняться в информационной базе изначально, но будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе.

2. Выгрузка уже сохраненной в информационной базе корреспонденции 1С-Отчетностис помощью специальной обработки в архив на диске. Файлы архива будут удалены из информационной базы (с возможностью восстановления, если это потребуется) и станут недоступны из программы.

Хранение файлов в томах на диске

Для настройки первой возможности в разделе "Администрирование"перейдите по гиперссылке "Настройки работы с файлами".

В открывшейся форме установите флажок "Хранить файлы в томах на диске".

При появлении предупреждения, что нужно настроить тома (папки), нажмите"ОК". Перейдите по гиперссылке "Тома хранения файлов".

В появившейся форме настройки томов нажмите кнопку "Создать" для создания нового тома. Укажите наименование тома и путь для хранения файлов.

Для этого перейдите из раздела "Администрирование" по гиперссылке "Обслуживание". Затем перейдите по гиперссылке "Регламентные и фоновые задания".

После переноса файлов в тома необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы для уменьшения ее физического размера. Для этого откройте программу в режиме "Конфигуратор", выберите пункт меню "Администрирование" - "Тестирование и исправление". При работе с файловой базой установите флажок "Сжатие таблиц информационной базы".

При работе с клиент-серверным вариантом базы – флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы".

Дата публикации 29.09.2017

В программах "1С:Предприятие" реализованы возможности, позволяющие решать проблему накапливающейся электронной корреспонденции в 1С-Отчетности.

Дело в том, что входящая и исходящая корреспонденция (письма, технологические документы и др.) при их отправке и получении сохраняются в информационной базе, тем самым увеличивая ее объем.

Если проблема увеличившегося объема информационной базы мешает вашей работе, то возможны следующие варианты ее решения:

1. Можно выполнить настройку, позволяющую сразу сохранять файлы 1С-Отчетности в отдельную папку на диске (или на сервере). В этом случае файлы не будут сохраняться в информационной базе изначально, но в последующем будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе.

2. Можно выгрузить сохраненную в информационной базе корреспонденцию 1С-Отчетности с помощью специальной обработки в архив на диске. При этом файлы архива будут удалены из информационной базы (с возможностью восстановления, если это потребуется) и станут недоступны из программы.

Рассмотрим эти оба варианта в нашей статье.

Хранение данных в томах на диске

Рассмотрим вариант 1: можно выполнить настройку, позволяющую сразу сохранять файлы корреспонденции 1С-Отчетности в отдельную папку на диске (или на сервере). В этом случае корреспонденция 1С-Отчетности не будет загружаться в информационную базу изначально, но в последующем будут доступны из программы так же, как если бы они хранились в базе, то есть изменение не повлияет на работу пользователя.

Важная особенность этого варианта заключается в том, что данная настройка может быть задана только для информационной базы в целом. Это означает, что в заданных томах на диске будут храниться не только файлы 1С-Отчетности, но и файлы других механизмов.

Для перехода к настройке перейдите по гиперссылке "Настройки работы с файлами" в разделе "Администрирование" (рис. 1).

В форме "Настройка работы с файлами" установите флажок "Хранить файлы в томах на диске" (рис. 2). При этом появится предупреждение, что нужно настроить тома (папки), нажмите "ОК".

Щелкните по гиперссылке "Тома хранения файлов" (рис. 3).

Укажите наименование тома и путь для хранения файлов (рис. 5).

Для запуска регламентного задания перейдите из раздела "Администрирования" по гиперссылке "Обслуживание".

Затем перейдите по гиперссылке "Регламентные и фоновые задания" (рис. 7).

За один запуск задание переносит только 10 файлов. Вы можете настроить удобное для себя расписание запусков регламентного задания.

После переноса файлов в тома необходимо выполнить реструктуризацию (сжатие) таблиц информационной базы для уменьшения ее физического размера.

Для этого откройте программу в режиме режиме "Конфигуратор" выберите пункт меню "Администрирование" - "Тестирование и исправление".

При работе с клиент-серверным вариантом базы установите флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы" (рис. 9).

При работе с файловой базой - флажок "Сжатие таблиц информационной базы" (рис. 10).

Архивация данных

Второй вариант решения проблемы предполагает разовую выгрузку файлов 1С-Отчетности в архив на диске с помощью специальной обработки.

Перед выполнением архивирования настоятельно рекомендуется выполнить резервное копирование данных информационной базы. Также убедитесь, что на диске достаточно места для размещения архива.

В поле "Каталог архива" укажите путь для хранения архива (рис. 11).

Чтобы установить отбор (по организации, по периоду, по видам объектов и контролирующим органам) воспользуйтесь соответствующими вариантами отбора (рис. 12).

Если снять флажок "Не удалять файлы из базы", то после окончания архивации файлы 1С-Отчетности будут удалены из информационной базы и после проведения реструктуризации таблиц (см. ниже) объем базы будет уменьшен.

Для архивации нажмите кнопку "Архивировать".

При работе с клиент-серверным вариантом базы установите флажок "Реструктуризация таблиц информационной базы" (рис. 14).

При работе с файловой базой - флажок "Сжатие таблиц информационной базы" (рис. 15).

Восстановление данных из архива

Если при архивации данных файлы 1С-Отчетности были удалены (был снят флажок "Не удалять файлы из базы"), а затем понадобилось их снова загрузить в информационную базу, то можно выполнить восстановление.

Восстановление выполняется с помощью той же обработки, что и архивация.

Восстановить данные можно только в ту информационную базу, из которой была выполнена архивация.

Укажите каталог архива, в котором хранятся заархивированные файлы 1С-Отчетности и нажмите кнопку "Восстановить".

В окне "Настройка восстановления объектов" укажите какие данные за какой период необходимо восстановить (рис. 17) и нажмите "ОК".

Максимальный размер файловой информационной базы системы 1С:Предприятие

В настоящее время программные продукты системы "1С:Предприятие" успешно используются более чем в 1 500 000 организаций для автоматизации различных аспектов учета и документооборота. Благодаря своей универсальности и масштабируемости программы системы "1С:Предприятие" применяются как в небольших предприятиях и ИП с одним рабочим местом, так в огромных холдингах и корпорациях с тысячами рабочих мест.

Большинство организаций малого бизнеса с небольшим количеством пользователей и при работе с мелкими базами данных используют программы "1С:Предприятие" в файловом режиме, но оказывается данный режим работы имеет ограничение на физический размер информационных баз.

Полезные статьи:

В этом случае при запуске информационной базы, размер которой превысил максимально допустимый, будет выдана ошибка: Превышен максимально допустимый размер внутреннего файла 1Cv8.1CD.

Причиной является то, что в файловой базе все данные хранятся в одном файле 1Cv8.1CD,
Данный файл базы данных 1Cv8.1CD содержит внутри своего рода файловую систему, включающую в себя так называемые внутренние файлы, которые предназначены для хранения базы данных. База данных представляет собой совокупность нескольких таблиц. Каждой таблице может соответствовать от двух до четырех внутренних файлов:

файл описания таблицы (файл содержит описание таблицы);
файл записей данных (файл содержит данные всех записей таблицы, за исключением данных, содержащихся в полях неограниченной длины);
файл индексов (в файле размещены все индексы, определенные для таблицы);
файл значений неограниченной длины (в файле хранятся значения неограниченной длины, содержащиеся в полях таблицы).

корневая страница,
индексные страницы,
страницы данных.

Корневая страница содержит служебную информацию внутреннего файла, такую как длина файла, номер версии данных файла и т. п. Кроме того, на корневой странице содержится до 1018 номеров индексных страниц.

Индексные страницы образуют промежуточный уровень дерева. Индексная страница содержит число страниц данных, адресуемых данной индексной страницей, и до 1023 номеров страниц данных.

Таким образом внутренний файл может включать не более чем 1 041 414 (1018 * 1023) страниц данных. Следовательно, максимальный размер любого внутреннего файла не может превышать 4 265 631 744 (1018 * 1023 * 4096) байта

Естественно, что размеры внутренних файлов растут неравномерно и проблемы с запуском информационной базы могут начаться уже когда размер файла информационной базы 1Cv8.1CD немногим превысит 4Gb, но вполне возможно, что база распухла до 10Gb и продолжает запускаться в файловом режиме.

Варианты решения проблемы

Если при запуске информационной базы у ваш вышла ошибка: Превышен максимально допустимый размер внутреннего файла 1Cv8.1CD, то оптимальным вариантом решения проблемы будет переход на клиент-серверный вариант работы под управлением какой-либо СУБД из поддерживаемых системой 1С:Предприятие (Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database). Для работы в клиент-серверном режиме потребуется приобрести лицензию на сервер 1С:Предприятия, которых в официальном прайсе 1С есть несколько вариантов поставки.

Наименование	Аппаратная лицензия USB-ключ	Электронная лицензия PIN-код
1С:Предприятие 8.3. Сервер МИНИ на 5 подключений *
1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер
1С:Предприятие 8.3 ПРОФ. Лицензия на сервер (x86-64)

* Программный продукт "1С:Предприятие 8.3. Сервер МИНИ на 5 подключений" существует только с программной системой защиты. Сервер МИНИ представляет собой сервер "1С:Предприятия 8.3" уровня ПРОФ, который обеспечивает запуск не более пяти сеансов пользователей в режиме "1С:Предприятие" и еще одного сеанса в режиме "Конфигуратор" (всего шесть подключений, каждое из которых требует наличия клиентской лицензии). Если в качестве СУБД будет использоваться MS SQL Server Standard, то мы также можем предложить специальные льготные лицензии на Microsoft SQL Server со значительной скидкой для пользователей системы программ 1С:Предприятие 8. Обратите внимание, что льготные лицензии дают право использования Microsoft SQL Server только для обслуживания информационных баз системы 1С:Предприятие 8.

Наименование	Электронная лицензия PIN-код
Сервер MS SQL Server Standard 2016 Runtime для пользователей 1С:Предприятие 8
Клиентский доступ на 1 рабочее место к MS SQL Server 2016 Runtime для 1С:Предприятие 8

Тарифный план	1 месяц*	3 месяца	6 месяцев	12 месяцев
Тариф "Базовый" Доступ до 2-ух одновременных пользователей к 2 информационным базам (1 рабочая + 1 тестовая/учебная/архивная)	600.00 руб. в месяц за 1 пользователя	583.00 руб. в месяц за 1 пользователя	567.33 руб. в месяц за 1 пользователя	543.88 руб. в месяц за 1 пользователя
Тариф "ПРОФ" Доступ до 5-ти одновременных пользователей и до 10-ти информационных баз	616.00 руб. в месяц за 1 пользователя	610.40 руб. в месяц за 1 пользователя	589.00 руб. в месяц за 1 пользователя	563.60 руб. в месяц за 1 пользователя

* Вариант с помесячной оплатой возможен только при заключении договора на срок от 6-ти месяцев и при условии его непрерывности.
3. Изменение размера внутренней станицы файла данных с помощью утилиты CNVDBFL.EXE
Только для специалистов!

Важно!
Данный вариант решения предназначен только для подготовленных специалистов! Все изменения размера внутренних страниц информационной базы вы выполняете на свой страх и риск. Мы не несем никакой ответственности за любые возможные последствия!

Начиная с версии платформы "1С:Предприятие" 8.3.8 появилась поддержка нового формата файловых баз данных, который позволяет настраивать размер внутренней страницы файла данных. Это размер порции данных, в которых хранится информация и которыми обменивается программа с файловой системой. Предыдущий формат файловой базы данных поддерживал единственный размер внутренней страницы файла – 4Кб. Новый формат по умолчанию использует размер страницы 8192 байта (8Кб), но позволяет его менять в диапазоне от 4Кб до 64Кб (размер страницы может принимать одно из значений: 4096, 8192, 16384, 32768, или 65536 байт).
Обратите внимание, что данная утилита позволяет увеличить или уменьшить размер страницы файла данных, но не снимает ограничение на размер самого внутреннего файла. Теоретически размер внутреннего файла может уменьшится за счет увеличения или уменьшения размера страниц и конвертации данных в новый формат, но результат не гарантирован и может вызвать обратный эффект. В платформе 1С:Предприятие начиная с версии 8.3.8 увеличение размера страниц до 8192, 16384, 32768 и 65536 байт позволяет увеличить максимальный размер внутреннего файла до 6Гб. При использовании размера страниц 4096 байт максимальный размер внутреннего файла по прежнему не может превышать 4 Гбайта для любой версии платформы.

Важно!
Чтобы избежать риска потери данных, перед выполнением операции конвертации файлов обязательно сделайте резервную копию базы данных!

Для преобразования формата файловой базы данных в поставку платформы "1С:Предприятие" входит утилита CNVDBFL.EXE, которая должна находиться в каталоге "\bin" платформы "1С:Предприятие". Например, полный путь к папке, где находится утилита, может быть "C:\Program Files (x86)\1cv8\8.3.XX.YYYY\bin", где "8.3.XX.YYYY" – номер версии установленной платформы "1С:Предприятие".

Подробно про использование утилиты CNVDBFL.EXE можно почитать в документации по администрированию "1С:Предприятие", или на сайте ИТС: " Утилита преобразования cnvdbfl ".

Для конвертации файловой базы данных Вы можете использовать следующую команду:

C:> CNVDBFL.EXE -с -f 8.3.8 -p 16k С:\<путь к файлу>\1Cv8.1CD
где 16k можно заменить на нужный размер страницы файла (4k, 8k, 16k, 32k, или 64k) и указать правильный путь к базе данных.