Заведите тетрадь или специальную папку в своем персональном компьютере

Обновлено: 01.07.2024

Сначала нужно провести генеральную уборку: разобраться со всеми файлами, документами и закладками, организовать их и упорядочить.

Документы

Просмотрите файлы, удалите ненужные.
Каждый важный документ переименуйте так, чтобы его можно было найти по ключевому слову, дате, теме.
Рассортируйте документы по папкам.
Общую папку с важными документами необходимо сохранить где-нибудь ещё. Например, на отдельной флешке, но лучше — в облачном хранилище.
Убедитесь в том, что дубликаты ваших документов:
- упорядочены не хуже оригиналов;
- надёжно защищены.

Фотографии и картинки

Просмотрите все фотографии и обязательно удалите повторяющиеся, неудавшиеся и случайные снимки. Избавьтесь от тех, которые не хочется пересматривать.
Рассортируйте фото по датам. Я также предпочитаю после даты вписывать локацию или название события в название папки. Например, «02.09.2015. Львов». Это помогает не только организовать папки, но и найти потом нужную по ключевому слову.
Как раз сейчас самое время достать флешку. Когда разбираешь фотографии, всегда найдутся те, которые нравятся особенно сильно. Так как мы наводим порядок раз и навсегда, вы вряд ли будете перебирать все снимки снова. Так что это идеальный момент для того, чтобы скопировать любимые фото на флешку и распечатать их позже. Если хочется, конечно.
Как и в случае с важными документами, папки с самыми дорогими сердцу фотографиями дополнительно скопируйте в облачное хранилище. Следите за тем, чтобы и в облаке все снимки были упорядочены.
Для изображений из интернета, рисунков, иллюстраций создайте отдельную папку. Систематизируйте файлы внутри так же, как и фотографии, только распределяйте по папкам с названием-тегом.

Другое

Наибольшее количество мусора обычно скапливается в папках загрузок — там, куда автоматически отправляются файлы после скачивания. Найдите такие папки и хорошенько их разберите.
Не забывайте о рабочем столе. Сюда мы часто сохраняем файлы, которые понадобятся в ближайшее время, а удалить забываем. Разберите то, что накопилось, и избавьтесь от ненужного.

Электронная почта

В ящиках скапливается столько писем, что сложно найти нужное. Вам понадобится время и терпение, чтобы разобраться с почтой, но это того стоит.

Упростить разбор почты поможет Gmail offline. Все изменения, которые вы сделаете, вступят в силу после подключения к интернету. Письма уйдут к адресатам, ненужная корреспонденция удалится. Пользуйтесь, когда выдастся минутка без интернета.

Закладки

Пересмотрите все страницы, сохранённые как закладки.
Сайты, на которые возвращаетесь ежедневно, сохраните на стартовой странице или на панели закладок.
Статьи, которые вы собираетесь прочитать позже, скачайте в виде документа или перенесите в отдельную папку.
Остальные закладки группируйте по тематическим папкам.

Пользуйтесь сервисами для закладок: с ними будет удобнее и сортировать сохранённые страницы, и добавлять новые. Вот несколько интересных решений:

Что делать, чтобы избежать генеральных уборок в будущем

Вам придётся обзавестись несколькими полезными привычками:

Важные файлы переименовывайте сразу, причём так, чтобы вы могли с лёгкостью отыскать документ или изображение по названию.
Старайтесь как можно реже сохранять файлы там, где им не место. Точно так же, как одежда, сложенная кое-как на стуле, эти файлы будут создавать беспорядок вокруг себя.
Используйте сервисы для хранения файлов и ведения записей.

Для фотографий

Фотографии можно хранить и сортировать при помощи онлайн-сервисов. У каждого из них есть свои преимущества и недостатки, поэтому стоит выбрать именно тот, который лучше всего отвечает вашим потребностям.

Доброго времени суток!

Сегодня решил рассмотреть достаточно обычную офисную (и не только. ) задачу: допустим, есть несколько документов, к которым нужно открыть доступ всем пользователям, у кого есть заветная ссылка на них (т.е. чтобы они могли зайти со своего ПК/смартфона и подредактировать их).

Кстати, заранее предупрежу, что, выкладывая документы для общего редактирования — всегда есть риск, что кто-то по ошибке сделает что-то не то. Делайте копии!

Варианты решения

Способ 1

Общий доступ для всех!

Разумеется, это не всегда удобно, т.к. доступ к файлам нельзя получить по интернету (к тому же компьютер, на котором открыта папка, должен быть всегда включен. ) Поэтому, на этом варианте я подробно останавливаться не буду.

Наверное, многие слышали о таком сервисе, как Google Drive. (Google-диск). Так вот, в его арсенале опций есть возможность любую из папок сделать общей — т.е. доступной для просмотра и редактирования документов в ней!

Как это делается:

Создать папку - Google Drive

После, щелкаем ПКМ по папке и выбираем в меню "Открыть доступ" .

Затем в настройках безопасности переводим в режим "Доступна пользователям, у кого есть ссылка" , тип доступа "Редактор" .

Доступна всем, у кого есть ссылка (права: редактор)

Заходим по ссылке и редактируем

Кстати, если вдруг так получиться, что документ одновременно откроют 2-3 чел. и начнут редактировать его — Google покажет вам это: кто и что редактирует, см. скрин ниже (синхронизация идет прямо в режиме онлайн).

Пользователи видят, кто и что редактирует.

Не забывайте о резервных копиях. Когда мы открываем к папке общий доступ для всех по ссылке (даже если для 2-х чел.) — есть риск, что кто-то по ошибке (или по злому умыслу) может удалить (испортить).

Ну и, разумеется, не все документы следует размещать в открытом доступе.

По опыту : обычно, никому нет дела до обычных офисных документов (и многим даже по нужде скучно туда заходить. ).

Способ 3

Уже давно приметили, что правильная организация работы позволяет значительно сэкономить время, которое приходится затрачивать на поиск файлов. Ко всему компьютер можно избавить от данных, которые уже не нужны.

Каждому из нас наверняка приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда на компьютере нет возможности найти что-либо важное. Есть папки, в которых все файлы представляют собой огромную кучу. То есть все файлы разбросаны в беспорядке. На компьютере много дубликатов файлов. И потому на диске они занимают много места.

В том случае, когда у вас появились проблемы с тем, чтобы отыскать необходимые вам файлы, на диске все меньше свободного места, а его все больше стали занимать папки и файлы, рекомендуем вам навести порядок на своем компьютере.

Отметим, что на это уйдет довольно много времени. Особенно в тех случаях, когда для того, чтобы правильно организовать хранение файлов, придется пройти несколько этапов. Однако, как показывает практика, все эти затраты времени оправданы. Они окупятся сторицей.

ВАЖНО! Потом, когда вы наведете порядок на компьютере, вам нужно будет только распределять новые файлы по соответствующим местам. Будь то папки, диски, разделы и прочее. У вас появится возможность быстро найти необходимую вам папку, файл или документ. И тому есть простое объяснение: вам будет понятно, где нужно вести поиск.

Итак, вы настроены выполнить работы, чтобы правильно организовать хранение и навести порядок на домашнем компьютере. При этом не нужно забывать о том, что делать это необходимо в определенной последовательности.

Основные принципы хранения информации

Вы полны решимости навести порядок на компьютере. Однако не спешите. Поначалу вы должны определить для себя базовые принципы, позволяющие упорядочить хранение данных.

Вы должны все объекты распределить на категории. И далее все новые объекты нужно будет распределять по категориям, которые были ранее созданы. Структура хранения данных должна соответствовать таким требованиям:

- структура, которую создаешь, должна быть удобной и максимально понятной
- изменения не должны быть хаотичными
- всегда поддерживать порядок в той структуре хранения данных, которую выбрал

ВАЖНО! Как итог, на компьютере не будет ненужных и лишних файлов (поскольку файлы нередко дублируются), на дисках освободится место, продуктивность работы станет выше.

Определение порядка хранения данных

Если правильно распределять информацию на жестком диске, то надежность компьютера станет выше.

Как правило, дисковое пространство распределяется следующим образом: на системном локальном диске «С» стоит операционная система Windows, программы и прочие важные данные, которые требуются для того, чтобы работала система, а второй локальный диск становится хранилищем пользовательских данных.

Почему два раздела? Для чего они необходимы? В этом случае работа будет более надежной и безопасной. Вот почему систему и данные нужно разделить.

Если вдруг система потерпит крах, то о потере данных, которые хранятся на другом локальном диске (диск «D»), не может быть и речи. Ведь после того, как будет переустановлена система, потеряются лишь данные на системном диске «С». Все остальное будет в целостности и сохранности.

Вот почему на компьютере должна быть, как минимум, пара дисков. Но лучше, когда их и того больше. Например, диски «C», «D» и «E». Есть резон на диске «D» хранить личную информацию. Это могут быть, например, фотографии, учебные материалы, дистрибутивы программ, музыка, фильмы и прочее.

ВАЖНО! Перед тем, как заняться распределением данных, нужно обратить внимание на следующее. На системном диске должно быть достаточно места для того, чтобы без проблем работали операционная система и программы, которые установили на компьютере.

Не забывайте о будущем. Вдруг вы установите такие приложения, которые будут занимать много места на диске. Не забывайте и о том, чтобы на системном диске хватало свободного места. Оно необходимо для того, чтобы операционная система Windows работала оптимально. А это минимум 15-20%. Если пренебречь этим, то после того, как будет заполнено свободное пространство на диске, работа компьютера будет серьезно замедляться.

Папки «Документы» (Мои документы), «Рабочий стол», «Загрузки» размещены на системном диске «С». Бывает и так, что изредка в них сосредоточен огромный объем информации. Не забывайте о том, что такие каталоги можно перетащить на другой раздел жесткого диска.

Когда вы установите на компьютер приложения для облачного хранилища, папка хранилища по умолчанию будет находиться на диске «С». В том случае, когда вы применяете синхронизацию, все сведения «облака» окажутся на системном диске.

Когда объем облачного хранилища большой, то лучше всего перенести папку облачного хранилища. Для этого можно использовать другой локальный диск компьютера. Тогда вашим «облачным» данным не понадобится место на системном диске.

Локальные диски можно применять так:

- диск «С» (системный диск),
- диск «D» (хранилище файлов),
- диск «E» (хранилище файлов).

Как только определился с дисками компьютера, можешь удалять дубликаты файлов. Когда дубликаты удалены, можно будет отсеять копии файлов, в которых уже нет надобности. Лишние данные будут удалены с компьютера.

ВАЖНО! Отметим, что есть немало таких программ, в которых для того, чтобы производить очистку компьютера, предусмотрены модули для поиска и удаления дубликатов. Если нужно удалить дубликаты файлов, действительно есть смысл применить специализированные программы. Таковыми являются, в частности, Auslogics Duplicate File Finder.

Как навести порядок на Рабочем столе

Когда на рабочем столе много ненужных данных, то работа компьютера замедляется. Пользователю удобно производить запуск программ и документов с Рабочего стола. Но тогда ему не нужно удивляться тому, что работа тормозится. У многих нет большого желания перемещать файлы на другой диск или загружать данные в облачное хранилище.

Рабочий стол — место работы. Отсюда и его название. Чтобы ни на что не отвлекаться, нет смысла на Рабочем столе размещать лишние элементы. Им можно найти другое место. Здесь должен быть минимум объектов. То есть таких, которые действительно необходимы. Если все так и сделать, то вы заметите, что эффективность работы ПК стала выше.

Когда работаешь на Рабочем столе, не накапливай разные временные данные: документы, папки, файлы. И запомни такое простое правило: как только работа подошла к концу, убери все объекты, перемести их в места постоянного хранения. Например, закончил работу над документом Word – сразу же переместите его туда, где хранятся документы этого типа.

И регулярно устраивайте чистку стола. Для этого, кстати, тоже есть специальные программы.

Как распределить файлы и папки

Вы определили места хранения файлов на компьютере. Теперь вам нужно заняться распределением файлов и папок по дискам. Начните с перемещения и сортировки понятных для вас данных. Непонятное оставьте для распределения в самый конец.

Создайте на диске папки для хранения файлов. Дайте им понятное название. Допустим, Архив. В них появятся другие папки для того, чтобы отсортировать файлы внутри по каким-то критериям.

У папок должна быть жесткая иерархия. Тогда можно будет понять, где и что находится. Представим, что у вас на ПК много фото, видео, музыки. Тогда перенесите все мультмедийные файлы на диск, который вы отвели для хранения.

В папку «Фото» сбросьте отдельные снимки и папки с фотографиями. Объедините фото по каким-то критериям. Скажем, по тому, когда или где сделаны снимки. Потом поместите фото в папки с определенным названием. Скажем, в папку «Командировка в Москву». К папкам с фотографиями можно добавить даты. Они облегчат вам поиск.

Точно так же разберите музыкальные файлы, фильмы, документы и пр. В итоге у вас появятся ненужные файлы, которые хранить не нужно.

ВАЖНО! Папки и файлы должны иметь понятные имена. Желательно это сделать сразу. Но можно и после завершения работы. Понятное имя экономит много времени при поиске нужного файла или папки.

Как навести порядок в программах

Нужно уделить внимание программному обеспечению компьютера – избавьтесь от ненужных игр и программ. Если надо, то произведите чистку ящиков электронной почты.

Порядок необходим и в браузерах. Ненужные расширения следует удалить. Надо разобраться с закладками. Значит, необходимо проверить их. Иногда сайты сворачивают свою работу, а закладка остается.

ВАЖНО! Визуальные закладки надо группировать и распределять так, чтобы было удобно. Если закладок в браузере много, то их можно сгруппировать в отдельные папки, у которых будет короткие и понятные названия.

Очистка и дефрагментация компьютера

Когда порядок наведен, займитесь чисткой компьютера от «мусорных» файлов. Когда перемещаешь большие объемы данных, появляется много временных файлов. Их нужно удалить, используя средства Windows. Можно также задействовать специализированную программу. В частности, CCleaner.

ВАЖНО! Последующая дефрагментация компьютера предполагает, что вы соберете фрагменты файлов на диске в одном месте. Выполнение дефрагментации ведет к упорядочению распределения файлов на компьютере, увеличивает скорость работы системы.

Как сохранить данные, используя резервное копирование

О надежном сохранении информации можно говорить тогда, когда сделаешь резервное копирование системы или важных сведений. Резервное копирование системы на другой диск позволяет зафиксировать ее состояние на момент архивации.

Если нагрянет крах операционной системы, то можно будет восстановить Windows из резервной копии. Если же откажет жесткий диск, система или прочие данные из резервной копии легко восстанавливаются на новый диск.

Собственное средство операционной системы Windows подойдет для резервного копирования. Можно также использовать специализированные программы: Acronis True Image (есть бесплатная версия — Acronis True Image WD), AOMEI Backupper и прочие.

Когда файлы распределены, остается только поддерживать порядок на компьютере. Новые файлы нужно помещать в ранее созданные категории. Можно создавать и новые папки. Когда повседневная работа выполнена, нужно распределять файлы и папки туда, где они постоянно находятся. На это много времени не потребуется.

Правильно организация хранения данных на компьютере существенно повышает эффективность работы. Когда файлы и папки распределены по дискам компьютера так, что образуется определенная структура, для пользователя не представляет большого труда найти необходимые данные.

Давайте теперь подробно разберем, как настроить рабочие папки на сервере, рабочем компьютере пользователя и на его личном устройстве. Для этого я использую три машины – сервер и два клиентских хоста. Сервер и один из хостов включены в домен, второй хост является личным устройством пользователя. Характеристики сервера и хостов представлены ниже:

Настройка сервера
1. Установка роли Рабочие Папки (Work Folders)
2. Создание общего ресурса синхронизации (Sync Share)
3. Включение доступа по SMB (дополнительно)
- KB2883200
- KB2894179
- KB2894029
1. Настройка сервера

1.1. Установка роли Рабочие Папки (Work Folders)

Прежде всего, нужно установить роль Рабочие Папки (Work Folders) на сервер. Сделать это можно с помощью мастера добавления ролей и компонентов:

Данную операцию также можно выполнить с помощью команды PowerShell:

1.2. Создание общего ресурса синхронизации (Sync Share)

После того, как Рабочие папки установлены на сервер, их необходимо настроить для пользователей. Для этого в Диспетчере серверов (Server Manager) переходим во вкладку Файловые службы и службы хранилища (File and Storage Services) и оттуда к Рабочим папкам (Work Folders). Далее необходимо создать новый общий ресурс синхронизации (Sync Share). Общий ресурс синхронизации (Sync Share) сопоставляет локальный путь к месту размещения папок пользователей и группы пользователей, которые имеют доступ к общему ресурсу синхронизации. В мастере создания ресурса нужно выбрать сервер (у нас это WFServer) и указать локальный пусть к месту на диске, где и будут храниться пользовательские папки (C:\SalesShare).

Далее укажем имя для общего ресурса синхронизации:

На следующем этапе, необходимо указать группу пользователей, которой будет предоставлен доступ к создаваемому ресурсу. В нашем случае, это ранее созданная группа Sales. По умолчанию, администратор не имеет прав на доступ к данным пользователя на сервере.

Если вы хотите сделать эту возможность доступной, необходимо сделать неактивным пункт «Disable inherited permission and grant users exclusive access to their files».

Далее определяем нужные нам правила безопасности для устройств, на которых будут использоваться Рабочие Папки.

Проверим еще раз информацию.

И перейдем к установке.

Создать общий ресурс синхронизации возможно также с помощью команды PowerShell:

В итоге, мы должны получить вот такой результат:

1.3. Включение доступа по SMB (дополнительно)

Если вы хотите включить доступ к папке по SMB, вы должны через Проводник зайти в место расположение папки SalesShare, и с помощью правой кнопки мышки выбрать пункт «Share with» -> «Specific people». Добавьте группу MVA\Sales и измените права доступа на «Read/Write»:

Кстати, после того, как вы включили доступ к папке по SMB, время синхронизации было установлено по умолчанию на каждые 5 минут. Чтобы это изменить, можно использовать следующую команду PowerShell:

2. Настройка клиента, включенного в домен

Теперь перейдем к настройке Рабочих папок на клиентских машинах. Установить Рабочие папки можно с помощью: Панель управления (Control Panel) -> Система и безопасность (System and Security) -> Рабочие папки (Work Folders).

Введите E-mail адрес пользователя.

Укажите, где на устройстве должны быть расположены рабочие папки.

Подтвердите согласие с требуемыми правилами безопасности. Кстати, здесь хочу добавить, что файлы буду шифроваться и в случае, если операционной системой устройства является Windows RT 8.1.

Теперь рабочие папки установлены на устройство.

Администратор при этом контролирует сколько место доступно на сервере пользователю, и, следовательно, сколько информации может быть синхронизировано.

Теперь мы можем создать файл в Рабочей папке, чтобы потом посмотреть, как будет проводится синхронизация.

3. Настройка Рабочих Папок (Work Folders) на личном устройстве

Настройка рабочих папок на личных устройствах отличается только на одном шаге. На этапе добавления пользователя на личном устройстве будут запрошены доменные логин и пароль пользователя.

После завершения установки, открыв Рабочую папку мы увидим синхронизированный файл, созданный нами на доменном клиенте:

4. Синхронизация файлов в Рабочих Папках (Work Folders)

Теперь посмотрим, как же синхронизируются файлы в Рабочих Папках, если одновременно, на двух машинах редактируется один и тот же файл.
В этом случае, оба файла будут сохранены и синхронизированы с указанием имени компьютера, на котором производились изменения. Далее пользователь уже самостоятельно должен решить объединить ли эти файлы, или какой из них необходимо удалить.

Читайте также: