При достаточно несложной реализации способа создания файлового архива выделяют свойства

Обновлено: 06.07.2024

Термин "архивация" не совсем точен. Главное назначение программ-архиваторов - сжатие файлов с целью экономии памяти. Поскольку со сжатыми файлами часто невозможно работать по их прямому назначению, их используют для хранения копий файлов, т.е. для их архивации . Сжатию (уплотнению) могут быть подвергнуты: файлы, папки, диски. Сжатие файлов и папок необходимо либо для их транспортировки, либо для резервного копирования, либо для обмена информацией по сети Интернет. Уплотнение дисков применяют для повышения эффективности использования их рабочего пространства (обычно для дисков недостаточной емкости).

Существует много программ-архиваторов, имеющих различные показатели по степени и времени сжатия, эти показатели могут быть разными для различных файлов (текстовых, графических, исполняемых и т.д.), то есть один архиватор хорошо сжимает текстовый файл, а другой - исполняемый.

Архиватором (упаковщиком) называется программа, позволяющая за счет применения специальных методов сжатия информации создавать копии файлов меньшего размера, а также объединять копии нескольких файлов в один архивный файл , из которого можно при необходимости извлечь файлы в их первоначальном виде.

Весь спектр существующих сегодня архиваторов можно разделить на три группы, которые мы условно назовем файловыми , программными и дисковыми .

Файловые архиваторы позволяют упаковывать один или несколько файлов (например, все содержимое данного подкаталога вместе с вложенными в него подкаталогами) в единый архивный файл. Размер последнего, как правило, меньше, чем суммарный размер исходных файлов, но воспользоваться запакованными программами или данными, пока они находятся в архиве, нельзя, пока они не будут распакованы. Для распаковки архивного файла обычно используется тот же самый архиватор.

Программные архиваторы действуют иначе. Они позволяют упаковать за один прием один единственный файл - исполняемую программу ЕХЕ-типа, но зато так, что заархивированная программа будет сразу после ее запуска на исполнение самораспаковываться в оперативной памяти и тут же начинать работу.

Дисковые архиваторы позволяют программным способом увеличить доступное пространство на жестком диске. Типичный дисковый архиватор представляет собой резидентный драйвер, который незаметно для пользователя архивирует любую записываемую на диск информацию и распаковывает ее обратно при чтении. Однако операции чтения/записи файлов несколько замедляются, поскольку процессору требуется время для упаковки и распаковки.

Для архивирования используются специальные программы - архиваторы или диспетчеры архивов. Наиболее известные архиваторы: WinZip; WinRar; WinArj. Эти программы обеспечивают возможность использования и других архиваторов, поэтому, если на компьютере, куда перенесены сжатые в них файлы, отсутствуют указанные программы, архивы можно распаковать с помощью другого архиватора. До сих пор широко используются и соответствующие программы, созданные в MS DOS, но способные работать и в Windows.

Почти все архиваторы позволяют создавать удобные самораспаковывающиеся архивы (SFX – Self-extracting-архивы) – файлы с расширением .ехе. Для распаковки такого архива не требуется программы-архиватора, достаточно запустить архив *.ехе как программу. Многие архиваторы позволяют создавать многотомные (распределенные) архивы, которые могут размещаться на нескольких дискетах.
Основными характеристиками программ-архиваторов являются:

скорость работы;
сервис (набор функций архиватора);
степень сжатия – отношение размера исходного файла к размеру упакованного файла.

Основными функциями архиваторов являются:

создание архивных файлов из отдельных (или всех) файлов текущего каталога и его подкаталогов, загружая в один архив до 32 000 файлов;
добавление файлов в архив;
извлечение и удаление файлов из архива;
просмотр содержимого архива;
просмотр содержимого архивированных файлов и поиск строк в архивированных файлах;
ввод в архив комментарии к файлам;
создание многотомных архивов;
создание самораспаковывающихся архивов, как в одном томе, так и в виде нескольких томов;
обеспечение защиты информации в в архиве и доступ к файлам, помещенным в архив, защиту каждого из помещенных в архив файлов циклическим кодом;
тестирование архива, проверка сохранности в нем информации;
восстановление файлов (частично или полностью) из поврежденных архивов;
поддержки типов архивов, созданных другими архиваторами и др.

Программа WinZip не входит в комплект поставки Windows. Для использования этого архиватора его необходимо предварительно установить на компьютер.
Создать новый архив или добавить файлы в уже существующий архив с помощью программы WinZip можно двумя способами.

I способ создания архива – с использованием контекстных меню (без предварительного запуска архиватора):

Выделить файл (файлы) или папку для архивирования.
Вызвать контекстное меню и выбрать команду Add to Zip, после чего откроется окно WinZip, а поверх него диалоговое окно Add (Добавить). Но при архивировании одного файла или папки удобнее воспользоваться командой Add to *.zip, содержащую имя архива (по умолчанию). Эта команда позволяет выполнить операцию без открытия окна программы WinZip и диалогового окна Add.
В диалоговом окне Add ввести путь и имя архива.
Щелкнуть по кнопке Add.

II способ – с предварительным запуском архиватора:

Запустить программу WinZip.
Ввести команду меню File / New Archive (Файл / Новый архив) или щелкнуть по кнопке New на панели инструментов.
В диалоговом окне New Archive в поле create in: (Поместить в:) указать диск и папку, куда должен быть помещен создаваемый архив.
В поле Имя файла: ввести имя создаваемого архива и щелкнуть OK.
В окне WinZip ввести команду ACTIONS / Add (ДЕЙСТВИЯ/ добавить) либо щелкнуть по кнопке Add на панели инструментов.
В диалоговом окне Add выделить файлы для архивирования, ввести необходимые параметры и щелкнуть по кнопке Add. Выделенные файлы будут помещены в архив, а в окне программы WinZip появится информация об архиве.
Для завершения операции следует выполнить команду FILE / Close Archive (Файл / Закрыть архив).

Разархивировать файлы (извлечь из архива) также можно двумя способами.

I способ – без предварительного запуска архиватора:

Открыть окно необходимой папки и выделить файл архива для распаковки.
Вызвать контекстное меню и выбрать команду Extract to. (Извлечь в. ). Откроется диалоговое окно Extract (Извлечь).
В поле Extract to: указать диск и папку, куда должны быть помещены распакованные файлы.
Щелкнуть по кнопке Extract.

II способ – с предварительным запуском архиватора:

Запустить WinZip.
Ввести команду File/Open Archive (Файл/ Открыть архив) либо щелкнуть по кнопке Open на панели инструментов.
Открыть папку, содержащую файл архива, и выбрать имя файла, который необходимо распаковать.
Щелкнуть по кнопке Открыть. Имена файлов, содержащихся в этом архиве, появятся в окне программы.
Выделить файлы для разархивирования.
Ввести команду ACTIONS / Extract (ДЕЙСТВИЯ / Извлечь) либо щелкнуть по кнопке Extract на панели инструментов.
В открывшемся диалоговом окне Extract указать диск и папку, куда должны быть помещены распакованные файлы. При распаковке всех файлов активизировать переключатель All Files (Все файлы).
Щелкнуть по кнопке Extract.

Программа WinZip позволяет получать информацию о файлах, находящихся внутри архива, без распаковки архива, а также просматривать содержимое сжатых файлов без их извлечения из архива. Это важно, так как далеко не все архивы стоит распаковывать.
Для просмотра архивного файла необходимо выполнить следующие действия:

Запустить WinZip.
Ввести команду File / Open Archive (Файл / Открыть архив).
В диалоговом окне Open Archive найти и выделить нужный архивный файл.
Щелкнуть по кнопке Открыть. Имена файлов, содержащихся в этом архиве, появятся в окне программы.
Дважды щелкнуть по имени файла, который необходимо просмотреть. Файл откроется в окне программы, с которой он ассоциирован.
Щелкнуть по кнопке View.

Типы архивов

Для сжатия используются различные алгоритмы, которые можно разделить на обратимые и методы сжатия с частичной потерей информации . Последние более эффективны, но применяются для тех файлов, для которых частичная потеря информации не приводит к значительному снижению потребительских свойств. Характерными форматами сжатия с потерей информации являются:

.jpg - для графических данных;
.mpg - для видеоданных;
.mp3 - для звуковых данных.

Характерные форматы сжатия без потери информации:

.tif, .pcx и другие - для графических файлов;
.avi - для видеоклипов;
.zip, .arj, .rar, .lzh, .cab и др. - для любых типов файлов.

Основные алгоритмы сжатия

Говоря об алгоритмах сжатия, будем иметь в виду обратимые алгоритмы.

Алгоритм RLE (Run-Length Encoding) использует принцип выявления повторяющихся последовательностей. При сжатии записывается последовательность из двух повторяющихся величин: повторяемого значения и количества его повторений.

Исходная последовательность: 3, 3, 12, 12, 12, 0, 0, 0, 0.
Сжатая информация: 3, 2, 12, 3, 0, 4.
Коэффициент сжатия: 6/9*100% = 67%.

Алгоритм KWE (Keyword Encoding) предполагает использование словаря, в котором каждому слову соответствует двухбайтовый код. Эффективность сжатия увеличивается с ростом объема кодируемого текста.

Алгоритм Хафмана предполагает кодирование не байтами, а битовыми группами. В нем можно выделить три основные этапа.

В настоящее время электронный архив внедряется в большинстве крупных организаций. Электронный архив представляет собой базу данных, которая создаётся из виртуальных копий бумажного архива. Данный способ хранения документации является дополнением к традиционному, когда все документы хранятся только на бумажных носителях. В оцифрованном виде их гораздо легче находить при помощи внутренней системы поиска, к тому же, при таких условиях хранения, они не занимают места в офисе. Такая система документооборота не может полностью заменить обычную, но её можно использовать в качестве эффективного дополнения.

Зачем нужен электронный архив

Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:

Возможность организовать управление системой документооборота с присвоением сотрудникам уровней права допуска к данным.
Удобная классификация.
Быстрый поиск и печать и выгрузка документов.
Автоматизированная система расширенного поиска материалов по реквизитам.
Возможность работать с документами не выходя из дома.

Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

Этапы создания электронного архива

Сканирование и индексирование документации – сложный процесс, особенно если заказчиком является крупная организация. Работа с документами ведется в несколько этапов:

Подготовка первичных материалов. Оригиналы бумаг требуется предварительно расшивать, освободить от скрепок и других посторонних предметов и систематизировать.
Сканирование. Процесс имеет множество нюансов, зависящих от качества бумаги, состояния материалов, их специфики. Оцифровку лучше доверить специалистам.
Классификация – анализ материалов и формирование каталога по определенному набору собственных параметров, облегчающих поиск.
Создание центра управления архивом и поиска документации. Сложность каталога зависит от пожеланий заказчика и объема оцифрованных документов. При формировании электронного реестра нужно учитывать также формат материалов. Некоторые клиенты предпочитают иметь отсканированную документацию в PDF и TIFF одновременно.

Обзор электронного архива

Электронный архив — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:

1. Структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов. Интерфейс главного окна электронного архива. Любой помещенный в каталог документ всегда можно открыть и посмотреть.

Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен индивидуальный список атрибутов.

Карточка атрибутов электронного документа

Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен свой набор атрибутов.

2. Атрибутивный поиск на основе значений и совокупности атрибутов в карточках документов.

Возможность поиска документа по атрибутам

Кроме того, поиск помогут осуществить специальные инструменты «Полнотекстовый поиск» и «Быстрые фильтры».

Результаты полнотекстового поиска

3. Многовариантное представление информации. Для конкретных подразделений можно настроить индивидуальные фильтры и необходимые правила группировки документов (включая классификацию по периодам, видам, исполнителям и т. д.). Это обеспечивает разграничение сферы деятельности специалистов разных подразделений. Пример представления документов с группировкой по видам:

4. Формирование выборки и выгрузка документов на локальный диск. Предусмотрена и возможность отправки документа или целого массива по электронной почте.

Также электронный архив поддерживает такие базовые функции:

доступ к документам в соответствии с полномочиями пользователей (например, определенные разделы будут доступны только ограниченному кругу лиц). Функция позволяет создать защищённую общую базу данных, управление которой становится доступно только уполномоченным лицам;
автоматическое резервное копирование документов. Функция поможет предотвратить случайную утерю информации после краха оборудования или программного обеспечения;
доступ к содержимому для удаленных пользователей через Интернет с использованием технологий, гарантирующих комплексную защиту передаваемой информации. Функция упростит построение системы удалённой работы сотрудников и обеспечит возможность получения информации с внешних ПК при наличии доступа;
автоматизация рабочих процессов, подобных согласованию договоров, встроенными средствами workflow.

Электронный архив должен быть разработан на серьезной программной платформе. Только в этом случае решение будет функциональным, надежным и удобным.

Специалисты компании АРХИВАРИУСЪ работают с разными видами документов, в том числе юридическими, финансовыми, техническими и кадровыми. Стоимость услуг по созданию и поддержке корпоративной ит-инфраструктуры в каждом отдельном случае определяется индивидуально. Она зависит от требований заказчика и объема материалов, а также учитывает особенности сферы деятельности предприятия.

Электронный архив – относительно новая и актуальная форма ведения и обработки документации на предприятиях. Бумажный архив имеет комплекс недостатков, хоть сейчас его и нельзя полностью исключить в организациях. Основные преимущества внедрения электронной базы данных в дополнение к имеющемуся:

плавный переход, не требующий дополнительных затрат времени на обучение.
потеря части информации при переводе с физических носителей на электронные практически исключается.

Для большинства компаний, перевод бумажного архива в электронный вид может представлять серьезную проблему, ведь этот процесс трудоемкий и затратный по времени. Необходимо в относительно короткий срок подготовить, оцифровать и систематизировать все данные за несколько лет. Именно поэтому для настройки и организации электронного архива обращаются за помощью к сторонним специалистам.

Использование электронных систем может существенно упростить работу, а также организацию отчетности. Электронные архивы в отличие от бумажных можно максимально быстро классифицировать, упорядочить, по необходимости может быть настроена автоматизация некоторых процессов. Внедрение цифрового архива в соответствии с нормами законодательства РФ облегчает хранение, управление, учет на предприятии.

Внедрение, постоянное сопровождение и четкое поэтапное планирование по организации архива не в бумажном, а в электронном формате в процессе работы помогает формировать описание потребностей, которые могут выявиться не только к самому архиву, но и к электронным системам в целом. За счёт внедрения цифрового архива решается сразу несколько задач: упрощение работы вашего бизнеса с помощью электронных файлов; учет и ведение дел без необходимости отрываться от рабочего места и посещать архивное отделение; оперативно обрабатывать поступающие документы и передавать готовые решения из одного подразделения в другое, возможность оперативно получить доступ к нужной документации по уровням доступа, возможность организации быстрого ответа на встречные требования из ИФНС.

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

1. Цель работы: изучение принципов архивации файлов, функций и режимов работы наиболее распространенных архиваторов, приобретение практических навыков работы по созданию архивных файлов и извлечению файлов из архивов, приобретение навыков записи компакт-дисков.

2. Оборудование, приборы, аппаратура, материалы: персональный компьютер, OC Windows, архиваторы WinRar, WinZip.

3. Краткие теоретические сведения.

Архивы данных. Архивация.

Архивация (упаковка) — помещение (загрузка) исходных файлов в архивный файл в сжатом или несжатом виде.

Архивация предназначена для создания резервных копий используемых файлов, на случай потери или порчи по каким-либо причинам основной копии (невнимательность пользователя, повреждение магнитного диска, заражение вирусом и т.д.).

Для архивации используются специальные программы, архиваторы, осуществляющие упаковку и позволяющие уменьшать размер архива, по сравнению с оригиналом, примерно в два и более раз.

Архиваторы позволяют защищать созданные ими архивы паролем, сохранять и восстанавливать структуру подкаталогов, записывать большой архивный файл на несколько дисков (многотомный архив).

Сжиматься могут как один, так и несколько файлов, которые в сжатом виде помещаются в так называемый архивный файл или архив. Программы большого объема, распространяемые на дискетах, также находятся на них в виде архивов.

Архивный файл — это специальным образом организованный файл, содержащий в себе один или несколько файлов в сжатом или несжатом виде и служебную информацию об именах файлов, дате и времени их создания или модификации.

Выигрыш в размере архива достигается за счет замены часто встречающихся в файле последовательностей кодов на ссылки к первой обнаруженной последовательности и использования алгоритмов сжатия информации.

Степень сжатия зависит от используемой программы, метода сжатия и типа исходного файла. Наиболее хорошо сжимаются файлы графических образов, текстовые файлы и файлы данных, для которых степень сжатия может достигать 5 - 40%, меньше сжимаются файлы исполняемых программ и загрузочных модулей — 60 - 90%. Почти не сжимаются архивные файлы. Программы для архивации отличаются используемыми методами сжатия, что соответственно влияет на степень сжатия.

Для того чтобы воспользоваться информацией, запакованной в архив, необходимо архив раскрыть или распаковать. Это делается либо той же программой-архиватором, либо парной к ней программой-разархиватором.

Разархивация (распаковка) — процесс восстановления файлов из архива в первоначальном виде. При распаковке файлы извлекаются из архива и помещаются на диск или в оперативную память.

Самораспаковывающийся архивный файл — это загрузочный, исполняемый модуль, который способен к самостоятельной разархивации находящихся в нем файлов без использования программы-архиватора.

Самораспаковывающийся архив получил название SFX-архив (SelF-eXtracting). Архивы такого типа в обычно создаются в форме .ЕХЕ-файла.

Архиваторы, служащие для сжатия и хранения информации, обеспечивают представление в едином архивном файле одного или нескольких файлов, каждый из которых может быть при необходимости извлечен в первоначальном виде. В оглавлении архивного файла для каждого содержащегося в нем файла хранится следующая информация:

сведения о каталоге, в котором содержится файл;

дата и время последней модификации файла;

размер файла на диске и в архиве;

код циклического контроля для каждого файла, используемый для проверки целостности архива.

Архиваторы имеют следующие функциональные возможности:

Уменьшение требуемого объема памяти для хранения файлов от 20% до 90% первоначального объема.

Обновление в архиве только тех файлов, которые изменялись со времени их последнего занесения в архив, т.е. программа-упаковщик сама следит за изменениями, внесенными пользователем в архивируемые файлы, и помещает в архив только новые и измененные файлы.

Объединение группы файлов с сохранением в архиве имен директорий с именами файлов, что позволяет при разархивации восстанавливать полную структуру директорий и файлов.

Написания комментариев к архиву и файлам в архиве.

Создание саморазархивируемых архивов, которые для извлечения файлов не требуют наличия самого архиватора.

Создание многотомных архивов– последовательности архивных файлов. Многотомные архивы предназначены для архивации больших комплексов файлов на дискеты.

Запись файлов на компакт-диск

Открыть окно Мой компьютер двойным щелчком мыши на соответствующем значке, расположенном на Рабочем столе Windows;

Щелкнуть правой клавишей мыши на значке устройства для записи компакт-дисков, выберите в контекстном меню пункт Свойства, и в открывшемся окне перейдите на вкладку Запись (см. рис.).

Установить флажок Разрешить запись CD на этом устройстве;

В расположенном ниже меню выбрать один из дисковых разделов для временного хранения образа записываемого компакт-диска. Данный дисковый раздел должен содержать не менее 1 Гбайт свободного пространства;

В меню Выберете скорость записи указать скорость, с которой данные будут записываться на компакт-диск. Следует учитывать, что в данном случае за единицу скорости записи данных принято значение 150 Кбайт/с. Иными словами, в случае, если, например, запись будет осуществляться со скоростью 32x, это означает, что максимально возможная скорость записи информации на этом устройстве будет составлять 150*32=4800 Кбайт/с;

Если нужно, чтобы по окончании записи компакт-диск автоматически извлекался из устройства, устанавливается флажок Автоматически извлекать CD после записи;

Щелкнуть мышью на кнопке ОК, чтобы закрыть окно свойств устройства для записи компакт-дисков.

Непосредственно перед записью на компакт-диск выбранные пользователем файлы помещаются во временную папку, в которой создается образ будущего компакт-диска. До момента записи содержимое этого образа можно редактировать, добавляя или удаляя файлы и папки во временной директории. Создавая образ диска помните, что общий объем копируемых на компакт-диск данных не должен превышать максимальной допустимый объем компакт-диска, составляющий 680, а в некоторых случаях - 700 Мбайт.

Необходимо помнить, что в процессе записи компакт-диска записывающее устройство должно получать непрерывный поток данных с жесткого диска вашего компьютера. Если передача потока информации по каким-либо причинам прервется, записывающая головка устройства будет по-прежнему направлять лазерный луч на поверхность вращающегося компакт-диска, но записи данных при этом не состоится. Такая ситуация неизбежно приведет к сбою в процессе записи, а сам компакт-диск окажется при этом запорченным. Чтобы избежать подобных неприятностей, рекомендуется придерживаться следующих несложных правил:

перед началом записи нужно убедиться в том, что поверхность компакт-диска не содержит пыли и царапин;

закрыть окна всех ненужных в данный момент приложений: обращение какой-либо программы к жесткому диску (например, автоматическое сохранение текстового документа) может привести к сбою в записи компакт-диска;

отключить экранные заставки, которые могут автоматически запуститься во время сеанса записи;

в процессе записи компакт-диска не запускать никаких приложений, не выполнять операций копирования, перемещения, удаления файлов и папок;

по возможности осуществляйте запись компакт-диска на низкой скорости.

Нужно помнить, что для создания временной папки, в которой хранится образ записываемого компакт-диска, операционная система использует свободное место на жестком диске компьютера. Если дискового пространства окажется недостаточно, запись может не состояться. В подобной ситуации потребуется освободить недостающее дисковое пространство: это можно сделать, очистив содержимое Корзины, удалив ненужные файлы и папки, деинсталлировав малоиспользуемые приложения или выполнив дефрагментацию диска.

Если используется компакт-диск с возможностью многократной записи (CD-RW), и после завершения записи на нем осталось свободное пространство, впоследствии можно добавить файлы к уже записанному компакт-диску, используя Мастер записи компакт-дисков.

4. Задание

В операционной системе Windows создайте на рабочем столе создайте папку Archives, в которой создайте папки Pictures и Documents.

Найдите и скопируйте в папку Pictures по два рисунка с расширением *.jpg и *.bmp.

Сравните размеры файлов *.bmp и *.jpg. и запишите данные в таблицу 1.

В папку Documents поместите файлы *.doc (не менее 3) и запишите их исходные размеры в таблицу_1.

Задание 2. Архивация файлов WinZip

Запустите WinZip 7. (Пуск >Все программы > 7-Zip>7 Zip File Manager ).

В появившемся диалоговом окне выберите папку, в которой будет создан архив: . \Рабочий стол\Archives\Pictures. Установите курсор на имя графического файла Зима. jpg . Выполните команду Добавить (+).

Введите имя архива в поле Архив – Зима. zip и убедитесь, что в поле Формат архива установлен тип Zip.

Установите в поле Режим изменения: добавить и заменить.

В раскрывающемся списке Уровень сжатия: выберите пункт Нормальный. Запустите процесс архивации кнопкой ОК.

Сравните размер исходного файла с размером архивного файла. Данные запишите в таблицу_1.

Создайте архив Зима1. zip , защищенный паролем. Для ввода пароля в диалоговом окне Добавит к архиву в поле Введите пароль: ведите пароль, в поле Повторите пароль: подтвердите пароль. Обратите внимание на флажок Показать пароль. Если он не установлен, пароль при вводе не будет отображаться на экране, а его символы будут заменены подстановочным символом "*". Это мера защиты пароля от посторонних. Однако в данном случае пользователь не может быть уверен в том, что он набрал пароль правильно. Поэтому при не установленном флажке система запрашивает повторный (контрольный) ввод пароля. Щелкните на кнопке ОК - начнется процесс создания защищенного архива.

Выделите архив Зима1. zip , выполните команду Извлечь. В появившемся диалоговом окне Извлечь в поле Распаковать в: выберите папку-приемник - …Рабочий стол\Archives\Pictures\Зима1\.

Щелкните на кнопке ОК. Процесс извлечения данных из архива не запустится, а вместо него откроется диалоговое окно для ввода пароля.

Убедитесь в том, что ввод неправильного пароля не позволяет извлечь файлы из архива.

Убедитесь в том, что ввод правильного пароля действительно запускает процесс.

Удалите созданный вами защищенный архив и извлеченные файлы.

Создайте самораспаковывающийся ZIP-архив. Для этого установите курсор на имя архива Зима. zip , выполните команду Добавить (+).

Введите имя архива в поле Архив – Зима.7 z и убедитесь, что в поле Формат архива установлен тип 7 z .

Установите в поле Режим изменения: добавить и заменить.

Установите флажок Создать SFX -архив.

Запустите процесс архивации кнопкой ОК.

Аналогичным образом создайте архивы для файлов Рябина. bmp , Документ1. doc , Документ2. doc , Документ3. doc . Сравнительные характеристики исходных файлов и их архивов занести в таблицу_1.

Задание 3. Архивация файлов WinRar

Запустите WinRar (Пуск >Все программы > WinRar ).

В появившемся диалоговом окне выберите папку, в которой будет создан архив: Рабочий стол\Archives\Pictures.

Установите курсор на имя графического файла Зима. jpg .

Выполните команду Добавить. В появившемся диалоговом окне введите имя архива Зима.rar. Выберите формат нового архива - RAR, метод сжатия - Обычный. Убедитесь, что в группе Параметры архивации ни в одном из окошечек нет флажков. Щелкните на кнопке ОК для создания архива. Во время архивации отображается окно со статистикой. По окончании архивации окно статистики исчезнет, а созданный архив станет текущим выделенным файлом.

Создайте самораспаковывающийся RAR – архив, включающий в себя текстовые и графические файлы.

Определите процент сжатия файлов и заполните таблицу_1. Процент сжатия определяется по формуле P=S/S ₀ , где S – размер архивных файлов, So – размер исходных файлов.

В этой статье мы расскажем, как создать электронный архив документов.

Зачем нужен электронный архив?

Практически в каждой организации в результате деятельности формируется архив бумажных документов. Как правило основу его составляют бухгалтерские, договорные и внутренние документы. Эти документы собираются в папки и хранятся в соответствующих отделах или в специально выделенном помещении архива.

Основная проблема бумажных архивов — это поиск нужных документов, а также контроль их наличия. Не имеет значения, какое количество электронных документов при работе с деловыми партнёрами вы принимаете или отправляете. Их в любом случае придётся где-то хранить, поскольку того требует закон.

Счета и накладные могут стать предметом изучения контролирующих органов, которые имеют право запрашивать их для проверки, например, подтвердить факт поставки, оплаты, сверить данные книг покупок и продаж для обоснования вычета по НДС.

Чем больше документов и работающих с ними сотрудников, тем больше времени тратится на поиск нужных документов, тем больше потери организации от неэффективного использования времени сотрудников.

В дополнение к этому сейчас очень активно начинает развиваться электронный безбумажный документооборот и нужно обеспечить хранение электронных документов в архиве.

В архиве могут находится как бумажные, так и электронные документы по одной и той же тематике. Эта гибридность также добавляет проблем при поиске и доступности документов.

Что делать?

Единственным решением данной проблемы является перевод бумажных документов в электронный вид и создание электронного архива документов организации.

Это подразумевает следующие операции:

Сканирование всех документов, поступающих в архив
Загрузка скан-копий документов в систему электронного архива
Атрибутивное описание документа: реквизиты документа
Предоставление пользователям доступа к документам

В результате вы должны получить информационную систему, которая позволит находить нужные вам документы по любому набору условий к атрибутам реквизитам документов. Так, например, вы сможете находить все документы определенного типа за определенный промежуток времени от определенного контрагента.

При выборе системы электронного архива документов важно сделать правильный выбор.

Критерии выбора электронного архива

Мы считаем, что такими критериями для выбора решения являются:

Минимальное время на загрузку документов в архив
Минимальное время на поиск нужных документов
Удобный и понятный интерфейс
Минимальное время на обучение сотрудников
Минимальное время на начало работы с системой
Простая интеграция с бухгалтерской системой

Без минимизации времени на ввод и поиск документов нельзя добиться экономического эффекта от создания электронного архива документов.

Поскольку именно сокращения времени на поиск документов при минимизации затрат на ведение и сопровождение электронного архива, дает экономический эффект.

Если интерфейс будет неудобный и непонятный, а обучение будет занимать много времени, то сотрудники просто не будут пользоваться системой, саботируя её использование под любым предлогом.

Важным фактором является интеграция с бухгалтерской системой: она позволяет минимизировать работы по атрибутивному описанию скан-копий документов.

Существуют следующие способы атрибутирования скан-копий документов:

использование системы распознавания
ручной ввод атрибутов (реквизитов) документов

Использование систем распознавания является достаточно дорогим удовольствием, при этом качество распознавания сильно зависит от качества исходного документа. Обычно системы распознавания окупают себя при достаточно больших объемах документов, измеряемых 4-х значными цифрами и выше.

Однако использование ручного ввода документов в архив в свою очередь увеличивает затраты на его ведение и таким образом уменьшает выгоды от его использования.

Интеграция архива с бухгалтерской системой, позволяет полностью устранить задачу ручного ввода реквизитов документа в архив: эти данные автоматически попадают в архив из бухгалтерской системы в момент проведения или принятия к учету документов.

Почему EnDocs.Cloud?

Внедрением электронных архивов мы занимаемся более 8 лет. Именно наш опыт в создании электронных архивов документов лег в основу облачной системы EnDocs.Cloud . При её разработке мы стремились соответствовать основным приоритетам, описанным выше.

EnDocs.Cloud позволяет :

Загружать как одиночные файлы документов, так и выполнять групповую загрузку файлов, используя сетевые папки, ftp или электронную почту
Делить документы по типам документов
Просматривать файлы документов перед загрузкой
Искать документы по любому набору атрибутов
Формировать подборки документов и выгружать их на локальный диск
и много другое.

В EnDocs.Cloud реализован специальный API для интеграции с учётными системами. Для платформы «1С: Предприятие 8» из коробки, доступен готовый модуль EnDocs.Cloud для 1С, позволяющий работать с архивом и скан-копиями документов в интерфейсе 1С.

EnDocs.Cloud является облачным решением, что позволяет работать с вашим архивом документов онлайн. То есть, получить защищенный доступ к вашим документам 24 часа в сутки, в любом месте где есть соединение с Интернет. Особенно это важно для распределенных организаций.

Как начать работать с EnDocs.Cloud?

Создать электронный архив документов с EnDocs.Cloud очень просто:

И это все! Вы можете сканировать документы в папки на диске вашего компьютера. Вы можете подключить электронную почту в личном кабинете и отправлять на неё документы, которые отсканировали при помощи вашего смартфона или получать на электронную почту документы от ваших поставщиков. Все документы будут автоматически загружаться в электронный архив. А еще можно будет согласовывать договора и счета, вести кадровый ЭДО, регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, автоматизировать множество других внутренних процессов.

В чём выгода?

Основная выгода от создания электронного архива документов состоит в существенном уменьшении затрат времени на поиск документов и контроле их наличия.

Сейчас в организациях, для того чтобы найти, например, бухгалтерский документ нужно дойти до бухгалтерии, объяснить бухгалтеру какой именно вам нужен документ, подождать пока бухгалтер его найдет, сделать ксерокопию документа и вернуть оригинал на место. При этом, от работы отрываются как минимум 2 человека, да и бухгалтер может быть занят другой важной работой, что тоже увеличивает время.

Например, по оценке PwC:

— 7,5% документов теряются,

— 3% документов создаются ошибочно,

— 5-15% рабочего времени — чтение и анализ информации,

— До 50% (!!) времени уходит на поиск данных и документов

Выводы сделайте сами!

Мы перечислим несколько преимуществ использования EnDocs.Cloud для организации электронного архива:

Тратится меньше времени на поиск и получение нужных документов в архиве,
Сокращается ФОТ, который до этого расходовался на специалистов по работе с бумажными документами,
Исключаются риски многократного копирования и дублирования документов, потери и утраты бумаг
Становится легче взаимодействовать с удалёнными подразделениями и филиалами,
Ужесточается контроль за наличием оригиналов первичных документов и их физического местонахождения
Сокращается время на предоставление документов по требованию ФНС.

И это лишь часть преиму ществ, а есть ещё и другие существенные плюсы, такие как резервирование информации, ко нтроль за её использованием, повышение дисциплины при работе с документами и др.

Читайте также: