1с документооборот очистка устаревших версий файлов

Обновлено: 07.07.2024

Для выполнения обработки необходимо указать дату, по какую (включительно) необходимо удалить записи регистра "Версии объектов", где дата версии в записи регистра меньше или равна дате, указанной в обработке (по конец дня). После указания даты можно нажать кнопку "Обновить" в командной панели формы, после чего в заголовке формы будет указано количество записей регистра, которые будут удалены. То же действие выполняется при указании "Дата по" в обработке.

Далее, по нажатию на кнопку "Чистка" в командной панели, будет производиться удаление записей, в порядке возрастания даты версии. Процент выполнения удаления можно визуально увидеть в индикаторе выполнения.

Во время удаления версий, работу обработки можно прервать с помощью стандартных кнопок прерывания операции "Ctrl + Break".

Обработка не имеет управляемой формы. Интерфейс обработки разработан с учетом возможного использования в конфигурации 2 языковых интерфейсов, русского и украинского.

Обработка тестировалась на типовых конфигурациях Управление торговлей для Украины редакции 2.3, Управление торговым предприятием для Украины редакции 1.2, и Управление производственным предприятием для Украины редакции 1.3.

Перед выполнением обработки рекомендуется сделать полную копию базы, в которой будут удаляться версии объектов, чтобы в случае необходимости можно было восстановить резервную копию до чистки версий и посмотреть более раннюю версию некоторого объекта.

После выполнения обработки, рекомендуется в режиме конфигуратора выполнить тестирование и исправление базы с включенным признаком "Сжатие таблиц информационной базы".

В случае использования клиент-серверного варианта, рекомендуется выполнить специализированные операции для сжатия таблиц для базы, в которой выполнялась чистка версий объектов, с целью фактического освобождения дискового пространства.

Чистка версий объектов 2.0

Доступна возможностью отбора видов справочников и документов, версии которых необходимо очистить.

При этом можно установить или снять признак необходимости удаления версий конкретного вида справочника или документа. Так же для группового управления этими признаки есть кнопки "Установить все флажки" и "Снять все флажки". Так же есть возможность использовать кнопки "ТолькоВерсионируемые" и "ТолькоНеВерсионируемые" в подменю "Установить/Снять". При этом будут автоматически установлены признаки удаления версий только в тех объектах, для которых в настройках версионирования включен признак "Версионировать", или не включен признак "Версионировать" соответственно. Эта функция может быть полезна при изменении политики версионирования объектов, когда некоторые объекты исключаются из механизма версионирования.

"1С:Документооборот 8 ПРОФ" предназначен для малых и средних коммерческих предприятий и бюджетных учреждений, имеющих несложную организационную структуру и документооборот.

Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.2", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.

"1С:Документооборот 8" позволяет:

упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.

"1С:Документооборот 8" не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации.

"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
контроль версий документов,
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.

Делопроизводство.
"1С:Документооборот 8" позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.
Хранение файлов.
В программе автоматизирована работа с обычными файлами, которые возникают в рабочем порядке в процессе ежедневной деятельности организации, например, проектные материалы, черновики, результаты обсуждений и другие. Помимо официальных документов, программа "1С:Документооборот 8" позволяет работать с файлами любых типов.
Коллективная работа и версионирование.
Программа обеспечивает коллективный доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования с использованием разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.
Бизнес-процессы.
Бизнес-процесс – это устойчивая последовательность действий сотрудников организации. Автоматизация таких последовательностей упорядочивает работу и значительно ускоряет выполнение конечной задачи.
Учет рабочего времени.
В программе ведется учет затрат рабочего времени сотрудников, построенный на основе ежедневных отчетов о проделанной работе. Данные отчетов представлены в разрезе видов работ. Перечень видов работ ведется ответственным за нормативно-справочную информацию, исходя из соображений анализа затрат рабочего времени.
Поддержка бумажного документооборота.

Ведение номенклатуры дел
Печать и сканирование
Журнал передачи

Интернет и электронная почта.
"1С:Документооборот 8" поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Это позволяет, например, подключить к работе клиентов или сотрудников, находящихся в данный момент вне офиса.
Индивидуальные настройки.

Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, администратором или пользователем, имеющим соответствующие полномочия, определяются права доступа пользователей.

Новое в редакции 1.2 конфигурации "1С:Документооборот"

Редакция 1.2 является очередным этапом развития конфигурации "Документооборот". Ниже перечислены основные функциональные возможности, реализованные в данной редакции.

Новая функциональность в версиях ПРОФ и КОРП

Изменения, внесенные в редакции 1.2 конфигурации "Документооборот" версий ПРОФ и КОРП, направлены на повышение удобства и эффективности согласования и утверждения документов.

Новый дизайн карточки задачи исполнителя. Все элементы карточки задачи сгруппированы так, чтобы исполнитель мог выполнить все необходимые работы по предмету непосредственно в карточке задачи, не тратя время на открытие дополнительных окон.

Повышение удобства создания процессов. При создании процесса используется помощник, в котором можно выбрать подходящий под нужды шаблон . Для удобства выбора все процессы распределены по группам в порядке, рекомендованном для использования.

Добавление предмета процесса в ходе выполнения. Если в бизнес-процессе не указан предмет, то исполнители могут добавлять предмет из карточки задачи. Это может использоваться, когда предмет нужно создать в процессе исполнения задачи.

Решение вопросов выполнения задач. Во время работы над задачей у исполнителя могут возникнуть вопросы к автору. В таких случаях имеется возможность задать вопрос автору процесса.

Просмотр и изменение хода согласования. Ход процесса "Согласование" можно просматривать непосредственно в карточке задачи согласующего лица. Также согласующее лицо может добавить нового исполнителя согласования.

Расширение списка согласующих после старта согласования. Автор процесса "Согласование" может добавить, изменить либо удалить согласующих лиц даже после страта процесса.

Последовательное выполнение процесса "Исполнение". Процесс "Исполнение" может выполняться не только параллельно, но и последовательно либо смешанно (последовательно-параллельно).

Дополнительные реквизиты процессов и задач. Можно указывать дополнительные реквизиты для процессов и задач, чтобы отразить требования специфики конкретного процесса. Если стандартных реквизитов, имеющихся в типовом наборе программы, оказывается недостаточно, у пользователя есть возможность добавить к ним свои собственные. Они будут соответствовать насущным требованиям конкретного предприятия и принятого в нем порядка делопроизводства.

Автообновление списков. Можно настроить автоматическое обновление списков, чтобы списки всегда содержали актуальную информацию.

Список последних обращений к данным. Последние просмотренные или измененные данные отображаются на рабочем столе в специальном списке. Список формируется автоматически, сортируется по дате последнего обращения к данным и содержит не более 200 записей. Старые записи удаляются автоматически по мере добавления в список новых.

Расширенный полнотекстовый поиск. При помощи расширенного полнотекстового поиска можно выбрать метод, а также ограничить область поиска выбранным разделом или разделами. Чтобы начать поиск, достаточно ввести лишь часть искомого слова или фразы.

Создание внутреннего документа "на основании". В редакции 1.2 появилась возможность создать новый внутренний документ на основании уже существующего документа. При этом автоматически устанавливается связь между документом-основанием и новым документом.

Нумерация по связанному документу. Есть возможность вести согласованную нумерацию связанных документов. Это может быть полезно, если в системе регистрируется договор и несколько актов к нему, при этом номера актов должны иметь нарастающую нумерацию в пределах этого договора.

Размещение файлов в томах по условиям. Тома служат для размещения файлов на различных носителях, например сетевых дисках. Имеется возможность настроить размещение файлов в томах по условиям (размер, расширение, дата и т. п.).

Автоматическая очистка устаревших версий. При включении настройки "Очистка устаревших версий" неактивные версии с истекшим сроком хранения (по умолчанию 180 дней) сохраняются в указанный каталог и очищаются в базе.

Учет недействительных пользователей позволяет особым образом отмечать сотрудников, которые больше не работают в организации и не имеют доступа к системе.

Рабочая группа предназначена для ведения списка пользователей, групп пользователей и ролей, которые имеют доступ к данному объекту системы. Остальным пользователям объект становится недоступен. Имеется возможность автоматического заполнения рабочей группы (из бизнес-процессов, запущенных по объекту, из реквизитов объекта и т. д.).

Работа с текстовым редактором. Текстовые файлы можно просматривать и редактировать во встроенном текстовом редакторе непосредственно в программе.

Бизнес-события. Бизнес-событие - это отражение факта того , что произошло некоторое важное для бизнеса событие, которое подтверждено изменением данных в информационной базе. При наступлении бизнес-событий можно настроить автостарт необходимых процессов.

Изменение срока действия документов. В карточке внутреннего документа пользователи могут изменить срок его действия. При этом сохраняется история изменения срока, причины изменения срока и проч.

Комплекты документов. Часто возникает потребность работы с несколькими документами и файлами как с единым целым. Для повышения удобства работы есть возможность объединять документы в комплекты.

Визы согласования представляют собой записи о фактах согласования документов. Визы согласования позволяют:

из карточки документа узнать, согласован документ или нет; если согласован, то кем и когда, если не согласован, то почему;
в процессе согласования увидеть замечания других сотрудников, в том числе высказанные ранее и из других бизнес-процессов;
отразить согласование, если согласующие лица не работают в системе.

Развитие системы прав доступа. Переработана система прав доступа, существенно увеличена производительность и быстродействие механизма.

ТОЛЬКО В ВЕРСИИ КОРП

В версии КОРП дополнительно реализованы следующие возможности.

Перенос сроков выполнения задач. При создании процесса автор определяет срок, до которого должны быть выполнены задачи по процессу. Если по каким-то причинам исполнитель не может выполнить задачу вовремя, он может воспользоваться механизмом переноса сроков.

Протоколирование работы пользователей. Протоколирование работы пользователей ведется для анализа и сбора сведений о работе над различными объектами системы. Протокол дает возможность узнать, кто, когда и какое действие совершил в системе. Таким образом легко выяснять спорные ситуации.

Рабочий стол руководителя организован так, чтобы руководителю было удобно решать свои типовые задачи, такие как согласование, утверждение и рассмотрение, а также контролировать текущие задачи.

Комплексные процессы. Комплексный процесс - это сложный процесс, состоящий из одного или нескольких подпроцессов, порядок и условия перехода между которыми могут быть настроены пользователем. Комплексные процессы используются, когда необходимо автоматизировать сложную последовательность действий, если недостаточно функциональности составных процессов.

Автоматическая рассылка отчетов. Имеется возможность автоматически формировать отчеты, выполнять их публикацию и рассылать по электронной почте. Публикация выполняется в папках программы, на дисках и на FTP-ресурсах.

Управление мероприятиями. Механизм управления мероприятиями позволяет организовывать, учитывать и анализировать мероприятия, которые проводятся в организации. Под мероприятиями понимаются совещания, собрания, обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и проч.

Обсуждения. При помощи механизма обсуждений можно организовать общение с коллегами. Это может быть полезно, когда перед составлением документа, например регламента или инструкции, требуется собрать мнения коллег.

Встроенная почта. Встроенная почта предоставляет возможность работать с письмами непосредственно в программе при помощи полноценного почтового клиента.

Проекты. Проекты используются для автоматизации деятельности по исполнению плана проекта и для ведения аналитического учета всех данных в разрезе проектов.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С без предоплаты. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.

Файлы в 1С Документооборот

Системой предусмотрены следующие варианты хранения:

1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.

Преимущества этого варианта:

Все файлы в одном месте (в ИБ);
Безопасность данных;
Резервное копирование осуществляется стандартным способом.

Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.

2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.

Преимущества такого хранения:

Объем ИБ значительно уменьшается;
С ИБ быстрее работать;
Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.

К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.

Настройки хранения в ИБ

Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».

Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.

До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.

Тома хранения файлов в 1С Документооборот

Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.

Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.

При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».

Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».

Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.

Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.

Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».

В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.

После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.

Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.

При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.

Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.

В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.

При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.

Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот

Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».

В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.

Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.

Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.

Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».

Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.

При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.

В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.

Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».

Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.

Достаточно часто у пользователей в процессе работы в 1С возникают странные ошибки. На одном рабочем месте программа функционирует абсолютно нормально, а на другом выдает ошибки при различных операциях или вообще отказывается запускаться. Ошибки могут выглядеть, например, так:

Как правило, после разбирательств выясняется, что проблема в кэше программы.

Что такое кэш

Кэш 1С – это, как правило, статическая информация о конкретной информационной базе: пользовательские настройки, размер и размещение окон, расположение панелей инструментов и т.д. Кэш создается программой автоматически и при каждом сеансе обновляется. Он нужен для ускорения работы программы, чтобы каждый раз за однотипной информацией не обращаться к серверу.

То, что программа периодически обращается к файлам кэша, является как плюсом, так и минусом. Если в процессе работы с кэшем произойдет зависание, вылет программы, внеплановое отключение компьютера и т.д., то файлы кэша могут записаться с ошибкой. В таком случае при следующем подключении к информационной базе или во время работы в базе появятся ошибки.

Ниже мы рассмотрим варианты решения данной проблемы, но сразу добавим, что, данные действия требуют определенных знаний. Если вы в них не уверены, обратитесь к специалистам, оказывающим услуги по сопровождению 1С.

Способы очистки кэша

Очистка вручную. Многие считают, что данный способ является самым надежным. Он заключается в непосредственном удалении папок с файлами кэша с компьютера пользователя. Данные папки находятся:

С:\Users\ \AppData\Roaming\1C\1cv8
С:\Users\\ \AppData\Local\1C\1cv8

Пройдя по этому пути, увидим:

Папки с длинным непонятным названием и являются нашей целью. Каждая папка соответствует одной базе данных, которая есть или когда-то была установлена на вашем компьютере. При удалении базы данных с компьютера ее кэш не очищается автоматически.

После того как мы нашли нужные папки, просто удаляем их с компьютера. При следующем запуске программа автоматом создаст новые файлы кэша, с которыми будет работать в дальнейшем. При этом первый запуск информационной базы после очистки кэша займет больше времени, чем обычно. Это произойдет потому, что программа будет создавать новые файлы.

Так вместо ручного удаления воспользуйтесь данным скриптом

Очистка с помощью параметра входа. Данный способ подходит, если проблемы с файлами кэша возникают постоянно. Он работает только с тонким клиентом 1С. Суть способа заключается в том, что мы добавляем в параметры запуска информационной базы строку:

Как это сделать? Открываем список баз 1С, выбираем в списке нужную нам базу, но не запускаем ее. В правой части окна нажимаем кнопку «Изменить», как показано на скриншоте:

В следующем окне ничего не меняем, жмем «Далее».

В третьем окне вписываем нужный текст, как показано на скриншоте, и жмем «Готово».

После этого при каждом запуске информационной базы файлы кэша будут автоматически очищаться.

Повторное добавление базы в список. Данный способ действенен, как и первый, но, на наш взгляд, не очень правильный. Суть его в том, что мы удаляем информационную базу из списка баз, а затем добавляем ее заново.

При добавлении базы в список, даже существующей, файлы кэша создаются заново (программа считает эту информационную базу новой). Способ не является правильным, поскольку при удалении базы данных из списка, как и при непосредственном удалении базы, файлы кэша не очищаются. То есть мы создадим новые файлы, а старые так и останутся на жестком диске. Если чистить кэш таким образом, то рано или поздно жесткий диск компьютера будет переполнен.

Как мы видим, в процессе очистки кэша нет ничего сложного, поэтому в дальнейшем при столкновении с ошибками, связанными с ним, вы сможете самостоятельно с этой проблемой разобраться. Если у вас остались вопросы по работе с кэш, обращайтесь за консультацией по 1С к нашим специалистам, а также оставляйте заявки на нашем сайте. Мы свяжемся с вами в кратчайшие сроки.

Читайте также: