1с документооборот выполнение задач по почте настройка
Обновлено: 10.07.2024
Одна из возможностей «1С:Документооборота» — организовывать работу сотрудников, контролировать исполнение задач. При этом работать с задачами «1С:Документооборота» могут сотрудники, не использующие программу постоянно, для этого предназначен механизм «Выполнение задач по почте». Благодаря данному механизму задания, выполненные вне «1С:Документооборота», становятся частью процессов программы.
При работе через электронную почту письмо легко пропустить в потоке входящих, запрос может остаться без ответа. Этого не случится, если контроль над подобным запросом осуществлять в «правильной» системе, в которой уже прописаны необходимые регламенты бизнес-процессов, — в системе электронного документооборота. В «1С:Документообороте» для этого создан механизм выполнения задач по почте.
Как организовать работу
1. Задача сотруднику ставится в «1С:Документообороте». Это может сделать, например, секретарь.
2. Выставленная в «1С:Документообороте» задача приходит на почту исполнителя, он получает обыкновенное электронное письмо, но от СЭД.
В письмо вставлены ссылки (в нашем примере это ссылка «Исполнено»), соответствующие кнопкам задач в «1С:Документообороте».
3. Менеджер, получивший письмо, выполняет необходимые действия: общается с клиентом, готовит и отправляет ему коммерческое предложение. Когда предложение отправлено, нужно положить его копию в «1С:Документооборот» и сообщить программе, что задача выполнена. Это позволит программе автоматически совершить последующие действия по процессу и инициировать связанные задачи.
4. Для этого достаточно нажать на ссылку ответа в письме с задачей. По ссылке сформируется ответное письмо для отправки в 1С: Документооборот. К этому письму необходимо приложить файл коммерческого предложения и сопроводительные файлы, если они появились в процессе работы: уточненная версия запроса, спецификации, отзывы о продукте, реквизиты клиента.
Также в письме можно написать любой произвольный комментарий к выполненной задаче.
5. Письмо-ответ обработает специальная процедура в «1С:Документообороте». Эта процедура автоматически приложит к выставленной задаче коммерческое предложение и дополнит ее комментарием менеджера. После этого программа самостоятельно поставит отметку об исполнении и закрытии задачи.
6. Таким образом, задача не только выполнена, но и включена в процессы отдела продаж. Например, если настроен типовой процесс работы с запросом, который предусматривает, что коммерческое предложение перед отправкой следует согласовать с руководителем, а через день после его отправки менеджеру следует созвониться с клиентом, то программа последовательно инициирует все эти задачи.
История работы с запросом клиента, все данные по нему, связанные с ним файлы при таком подходе сохранятся в системе, в ней будет формироваться единый список клиентских запросов.
Таким образом, механизм «Выполнение задач по почте» позволяет полноценно задействовать функциональность задач в «1С:Документообороте» при работе в любом почтовом клиенте. Чем привлекательна эта возможность:
- сотрудников, не работающих в «1С:Документообороте» постоянно, легко подключить к процессу, организованному в программе. Это значимо для компаний, которые используют СЭД не во всех подразделениях, например — только в секретариате;
- задачи можно выполнять в любом месте;
- во многих случаях работать с почтой — привычно и понятно для пользователей. Чем мягче и понятнее будут изменения в работе для сотрудников, тем быстрее и увереннее они будут эти изменения принимать.
Подробные инструкции по настройке исполнения задач по почте читайте на портале ИТС.
Сначала необходимо настроить учетную запись электронной почты для встроенного почтового клиента. Учетные записи находятся в подсистеме "Настройка и администрирование":
В открывшемся окне создайте новую учетную запись для встроенного почтового клиента:
Далее необходимо убедиться, что включены регламентные задания "Обработка произошедших бизнес-событий", "Прием отправка почты":
Автоматический старт процесса настраивается через механизм бизнес-событий (описание механизма бизнес-событий ИТС). Для примера будем использовать типовой вид события "Получение входящего письма". Данное событие возникает при получении любого входящего письма по почте. Запуск процесса будет производиться с помощью дополнительного обработчика данного события.
Виды бизнес-событий находятся в подсистеме "Настройка и администрирование":
Дополнительный обработчик события можно настроить из формы вида события:
С помощью данного кода создается бизнес-процесс "Рассмотрение" по определенному шаблону.
Настройки основного предмета шаблона:
После выполнения данных настроек при получении входящего письма будет запускаться бизнес-процесс по данному шаблону:
Данный пример выполнялся в конфигурации 1С Документооборот 8 КОРП, редакция 2.1 (2.1.14.4).
Специальные предложения
в качестве дополнения.
(2) у вас в рабочей базе это всё взлетело? Т.е. никаких камней не вылезло неочевидных?Я делал концепт, когда по входящему письму с прикрепленным файлом создавался внутренний документ и запускался процесс. На демо-примере все ок, но до внедрения ДО дело не дошло, к сожалению. (3)В рабочей базе у меня немного другой пример, но суть такая же, используется такой же вид бизнес-события и все работает без каких-либо проблем. Мы так работаем принимаем заявки от пользователей. Пока создаем процесс на основании письма без создания внутреннего документа.
Хотя это и не совсем удобно.
Я могу создать задачу сотруднику отправив письмо на ящик support и поставив сотрудника в копию. Подскажите пожалуйста, возможно ли таким образом настроить автоматическую регистрацию всех входящих писем в отдельную папку входящих документов? С заполнением реквизитов из письма? Или это возможно только доработкой конфигурации? (27)Такой процесс можно настроить с помощью бизнес-событий. (7)Добрый день, а у вас в базе есть еще учетные записи которые используются, событие которое в примере используется каждый раз когда поступает письмо.
Нет, на данный момент используется только системная учетная запись.
(10)Добрый день.Нет. Для легкой почты нет типового бизнес-события "Получение входящего письма". Добрый день!
прошу предоставить ответы на следующие вопросы
1. Регистрационные номера присваиваются автоматически?
2. Удалить поступившие письма можно?
3. Вложения будут прикреплены в 1С?
4. Дать ответ на е-мейл из этой формы можно или необходимо создавать отдельное исходящие письмо?
5. смогут ли иные сотрудники просматривать входящие/исходящие письма, если они не включены в рабочую группу 1С ДО БЭК. Так как ранее обращение либо ответ в 1С ДО БЭК могли просмотреть лица, которые включены в рабочую группу
6. Предусмотрены ли формы отчетов по неисполненным обращениям, отвеченным письмам, отчет по тематике обращения и пр.
Спасибо! А откуда взялись регламентные задания Приём Отправка Почты? У меня нет таких в типовом ДО 2.1 КОРП.
Просмотры 14042
Загрузки 0
Рейтинг 20
Создание 28.10.19 11:48
Обновление 28.10.19 11:48
№ Публикации 1145687
Тип файла Нет файла
Операционная система Не имеет значения
Вид учета Не имеет значения
Доступ к файлу Бесплатно (free)
Код открыт Да
См. также
Как настроить правильную техподдержку (helpdesk, service desk на коленке) Промо
Эта статья будет полезна для компаний, которые оказывают техническую поддержку своим пользователям - внешним или внутренним клиентам. В статье я расскажу, как оказываем поддержку мы, как выстроили этот бизнес-процесс, что контролируем и на что обращаем внимание в работе. Вы можете использовать наш опыт при построении собственной системы поддержки или обратиться к нам за помощью за построением такой системы, будем рады помочь. В статье формируется основной набор правил, которые мы сформировали при настройке системы для себя, а так же небольшие примеры того, как мы эти правила применяем.
24.04.2019 29676 siddy 0
Как вносить изменения в новое ЭДО от 1С в БП 3? Июнь 2021, БП 3.0.93.20
Обновились на 3.0.93.20, и все мои расширения под ЭДО перестали работать. Разберем, где вообще искать код, который выводит данные электронного документа в XML, где вмешиваться в ход этого вывода?
03.06.2021 6594 fixin 26
Исправление вывода списка процессов в 1С:Документооборот с группировкой
24.05.2021 1447 Xleo777 5
Диадок, модуль 1С - заполнение полей с дополнительной информацией
Некоторые контрагенты для настройки электронного обмена документами требуют заполнения специальных полей ИнфПолФХЖ1 и ИнфПолФХЖ2 дополнительной информацией.
21.05.2021 2739 _Vovik 9
Права доступа в 1С:Документооборот 2.1 Промо
В программе 1С:Документооборот ред 2.1 механизм системы прав доступа сильно изменился. С одной стороны, права доступа в данной версии стали проще и быстрее, с другой стороны - права по рабочим группам объектов теперь могут противоречить политикам доступа. Разберемся в данной статье как работает механизм прав доступа в 1с документообороте 2.1.
16.09.2016 88461 vlush78 0
13.05.2021 2640 Flover 0
Иной подход к схемам комплексных процессов (возможность пользователям в удобном формате видеть участников процесса до его запуска) в 1С: Документооборот
Предлагаю решение, как несложным образом переработать шаблоны комплексных процессов, чтобы пользователи могли видеть исполнителей процесса еще до запуска, а ответственные за ввод шаблонов упростили себе задачу при работе со сложными маршрутами.
30.03.2021 2425 Capitullo 2
Перенос присоединенных файлов в документооборот при бесшовной интеграции
Сейчас присоединенные файлы, добавленные к документу, перенести в связанный документ документооборота можно только вручную. В статье приведен программный код для решения этой задачи в ERP.
26.02.2021 1492 ВикторП 21
Интеграция «1С:Управление производственным предприятием» с «1С:Документооборот» Промо
В данной статье пойдет речь о возможности интеграции 1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3 с 1С:Документооборот КОРП и о том, что может получить предприятие от этой интеграции.
18.02.2013 66103 Vladimir_Konyrev 38
Доступность процессов и задач по предмету всем участникам рабочей группы документа
Простой способ сделать задачи и процессы доступными всем участникам рабочей группы документа. Для этого нужно добавить дополнительный обработчик бизнес-события, который будет срабатывать по виду события "Старт процесса". Актуально, если используете комплексные процессы, и не все участники видят задачи друг друга.
15.02.2021 697 Capitullo 4
Новое в 1С:Документооборот 3.0
Под новый год фирма 1С сделала нам всем подарок – вышла ознакомительная версия долгожданного 1С:Документооборот 3.0! По традиции новая версия кардинально отличается от предшественника как в плане интерфейса, так и по “начинке”. В данной статье рассмотрим самые интересные нововведения. Приступим к обзору.
11.02.2021 4848 Koder_Line 5
Сказ о том, как в одной крупной компании документооборот внедряли, или проблемы типовых обменов между КА и ДО
Приветствую всех. Сегодня пойдет речь о том, как на одной крупной компании внедряли 1С:Документооборот 2.1 в связке с КА 2.4. Вроде бы системы типовые, мы практически не добавляли ничего в них, но проблем было столько, что я решил изложить их в статье. Может, кому-то пригодится это в дальнейшем, и не придется тратить кучу времени на поиск решений.
10.11.2020 7491 maks_20 30
Запрет повторного запуска комплексных процессов типовыми средствами в 1С: Документооборот
Реализация решения изложенного в статье, исключает ошибочный (повторный) запуск комплексного процесса в 1С: Документооборот.
09.11.2020 2026 sulig 5
Блокировка повторного запуска комплексного процесса по документу в 1С: Документооборот
Доработка в 1С: Документооборот позволяет заблокировать повторный запуск комплексного процесса по шаблону для данного документа, если процесс по этому шаблону уже запущен.
02.11.2020 1351 vlad356987 14
Ограничение выбора вариантов шаблонов запуска процессов в Документообороте 2.1
Столкнулся с проблемой, что Документооборот позволяет пользователю выбрать к запуску шаблоны процессов, которые напрямую не указаны в том виде документа, для которого производится запуск процесса.
20.07.2020 2752 Maito 8
Проблемы организаций при подготовке к внедрению документооборота
Что необходимо сделать для реализации проекта по внедрению «1С:Документооборота?»Как мы говорили в предыдущей статье необходимо осознать проблему, провести классификацию проблем, определить риски и обосновать необходимость внедрения документооборота.
18.06.2020 3275 Marta_Snytkina 4
Визуализация электронной подписи в заполняемом файле MS Word в 1С:Документооборот
Произвольное размещение визуализации электронной подписи в заполняемом документе MS Word в конфигурации 1С:Документооборот.
09.04.2020 6284 Xleo777 6
Делегирование в 1С:Документооборот
Важной составляющей при настройке прав доступа пользователей в электронный документооборот «1С:Предприятия» является механизм делегирования прав. Он применяется в случае временного отсутствия одного сотрудника (отпуск, больничный и пр.) и необходимости перенаправлять обязанности и ответственность за своевременное выполнение задач на другого сотрудника. При процессе делегирования возможна передача нескольких или всех прав.
25.02.2020 7482 Koder_Line 4
Отправка "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для СЗВ-ТД
Инструкция по отправке "Заявления на подключение к ЭДО ПФР" из программы "1С Бухгалтерия предприятия, ред. 2" для обмена сведениями об электронных трудовых книжках и отправки отчетов по форме СЗВ-ТД.
11.02.2020 29845 rusmil 9
Детектор завершения согласования для 1С: Документооборот КОРП
Детектор, обнаруживающий завершение согласования и создающий соответствующее бизнес-событие, на которое можно настроить обработчик или автозапуск процесса.
Программа 1С: Документооборот позволяет автоматизировать процесс постановки и исполнения задач. Это повышает эффективность работы, позволяет оптимизировать бизнес-процессы компании и дает возможность отслеживать работы по задачам, их исполнение и контроль.
При работе с задачами в 1С:Документооборот, иногда возникают вопросы по уже выполненным задачам. Например, сотрудники хотят просмотреть свои выполненные ранее действия или руководители проверить работу своих подчиненных. И для этого есть несколько вариантов просмотра.
Просмотр задач на форме «Задаче мне».
Чтобы просмотреть выполненные задачи необходимо в группе команд «Еще» выбрать «Показать выполненные».
К списку новых задач добавятся выполненные, они будут отмечены разными цветами в зависимости от результата выполнения.
Чтобы скрыть обратно выполненные задачи, необходимо повторно выбрать настройку.
Просмотр задач на форме «Все задачи»
Раздел «Совместная работа» - «Все задачи»
Здесь видны все задачи. Задачи, которые видят пользователи, зависят от их прав доступа. Например, если включена настройка доступа руководителя к задачам подчиненных, он сможет видеть их задачи.
Для более узкой настройки просмотра списка задач можно использовать фильтры сверху.
Просмотр выполненной задачи с карточки предмета
Например, пользователь согласовывал задачу по договору. Договор в данном случае — является предметом задачи. И из карточки договора можно просмотреть выполненную задачу.
Современные реалии требуют от сотрудников быть на связи в любое время и из любого места. 1С:Документооборот 8 КОРП позволяет согласовывать документы из электронной почты без необходимости открывать задачи в окне системы.
Настройка системной учётной записи
В первую очередь необходимо настроить системную учетную запись.
Под пользователем с полными правами перейти в подсистему Настройка и администрирование, выбрать команду Учётные записи.
Открыть Системную учётную запись.
Ввести адрес электронной почты, пароль, имя отправителя, выбрать Определение параметров подключения автоматически и нажать Создать.
В случае, если автоматически учётная запись не настроилась, система предложит изменить параметры вручную и нажать Проверить учётную запись.
Настройка уведомлений пользователям
Далее необходимо проверить настройки уведомлений.
Поставить флаг на Использовать бизнес-события и Использовать уведомления, выбрать команду Настроить.
На странице Способы уведомлений указать адреса электронной почты пользователей.
На странице Дополнительные настройки выбрать для поля Использовать выполнение задач по почте значение Да. При необходимости можно указать адрес публикации на веб-сервере, если база опубликована. Адрес будет отображаться в письме с задачей.
К сведению! В версии 2.1.17.1 настройка Выполнение задач по почте находится в Настройках работы с процессами и задачами. После включения данной настройки будет доступно поле Использовать выполнение задач.
Настройка регламентного задания
Для того, чтобы включить регламентное задание Выполнение задач по почте на Начальной странице выбрать Регламентные и фоновые задания. Также ее можно найти в подсистеме Настройка и администрирование — Сервис.
После успешного выполнения настроек пользователю задачи будут приходить и на электронную почту.
Письмо с задачей выглядит следующим образом:
- Название задачи;
- Описание задачи;
- Предмет и прикреплённый к предмету файл (по умолчанию объем вложенных файлов не должен превышать 10 Мб);
- Ссылка на задачу;
- Гиперссылки вариантов выполнения задач.
Для выполнения задачи нажать на гиперссылку соответствующего варианта, сформируется ответное письмо, в которое при желании можно приложить файлы или оставить комментарий.
После отправки ответного письма система распознает идентификатор в теме и выполняет задачу с соответствующим результатом.
Информацию по выполнению задач по почте можно посмотреть в Протоколе выполнения задач по почте.
Читайте также: