1с упп графики работы по сменам как заполняется регистр

Обновлено: 07.07.2024

Использован релиз 3.1.13

Для регистрации массового перевода сотрудников на другой график работы используется документ "Изменение графика работы списком".

Раздел Кадры – Изменение графиков работы списком.
Кнопка "Создать".
В поле "График работы" выберите новый график рабочего времени сотрудников из справочника "Графики работы сотрудников" (раздел Настройка – Графики работы сотрудников).
В поле "Дата изменения" укажите дату изменения графика сотрудников. Если сотрудники переводятся на другой график работы временно, то в поле "по" укажите окончание периода работы по новому графику. С даты изменения (включительно) будет действовать новый график работы сотрудников. Если указана дата "по", то со следующего после этой даты дня будет автоматически применяться прошлый график.
Табличную часть документа можно заполнить автоматически по кнопке "Заполнить" сотрудниками подразделения, указанного в поле "Подразделение" (поле "Подразделение" появляется в документах, если в настройках расчета зарплаты снят флажок "Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом"). Если подразделение не указано, то список сотрудников можно заполнить выборочно по кнопке "Подбор" или "Добавить" из справочника "Сотрудники" (рис. 1).

Также зарегистрировать изменение графика сотрудников можно с помощью документа "Кадровый перевод списком" (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения). По кнопке "Подбор" табличная часть документа заполняется списком оформляемых сотрудников, которые переводятся на другое место работы или на другой график. Каждая строка по ссылке "Нет сведений о кадровом переводе" редактируется в отдельной форме, которая аналогична форме соответствующего документа на одного сотрудника. После заполнения специальной формы "Кадровый перевод" появляется ссылка, в которой для просмотра отображается краткая информация о кадровом событии. Также этот документ можно заполнить по кнопке "Добавить". При нажатии на данную кнопку сразу открывается форма "Кадровый перевод", которую необходимо заполнить.

Смотрите также

В обязанности каждого работодателя входит вести учет рабочего времени сотрудника, и часто возникают ситуации, когда сотрудники не могут соблюдать ежедневную или еженедельную норму рабочего времени. В этом случае организации ведут суммированный учет рабочего времени для того, чтобы продолжительность рабочего времени за определенный учетный период не была выше нормы рабочих часов. Настроить этот учет поможет «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

График работы при сменной работе

Рассмотрим, как реализован учет смен в «1С:Зарплата и управления персоналом 8», ред. 3.1.5, в версиях ПРОФ и КОРП.

Следует различать понятия сменная работа и суммированный учет, так как сменная работа — это не всегда суммированный учет.

Согласно законодательству сменная работа – это работа от двух до четырех смен, которая вводится, когда продолжительность ежедневной работы больше допустимой. Организации используют смены для увеличения объемов выпуска продукции или оказываемых услуг, а также для эффективного использования оборудования. Из этого следует, что если смена не превышает норму времени для работника, то в суммированном учете нет необходимости.

В версии ПРОФ отдельных настроек для учета сменной работы нет, мы для каждой смены создаем отдельный график работы, в настройках которого указываем способ заполнения по циклам произвольной длины, при необходимости устанавливаем флажок «Суммированный учет рабочего времени». В расписание работы мы указываем количество дней цикла и заполняем часы работы сотрудника по дням. Сложность такого учета возникает при формировании штатного расписания.

Возникает вопрос какой нам необходимо указывать график работы, ведь график влияет на ФОТ? Можно указать график одной из смен в позиции штатного расписания и при принятии на работу или кадровом переводе уточнять график работы сотрудника. Второй вариант – создать несколько позиций штатного расписания с разными графиками или вообще не указывать график для позиции.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3.1.5 у нас появились новые возможности расчета зарплаты. В программе можно создавать режимы работы, которые позволяют объединять однотипные графики, а также в штатном расписании для каждой позиции указывать режим работы, в котором учитываются сменные графики для более точного расчета ФОТ сотрудника. Для этого в настройках «Расчета зарплаты» установим флажок «Использовать режимы работ сотрудника», после чего в разделе «Настройка» появляется справочник «Режимы работы сотрудника», где создаем режимы работы для каждой группы смен.

При создании режима мы указываем способ заполнения как в графиках работы: учитываются ли праздничные дни и используется ли суммированный учет. Далее нам необходимо указать графики работы, которые относятся к данному режиму работы, графики можно выбрать из ранее созданных в программе или создать новые.

Теперь в штатной позиции мы можем указать режим работы, и ФОТ рассчитается исходя из среднего числа дней или часов, рассчитанных из данных объеденных графиков. Средние значения можно просмотреть в режимах работы, программа рассчитывает их автоматически. При приемах на работу или кадровых перевод мы также указываем график работы.

Смены работы в «1С»

В КОРП реализован и механизм смен работы. В настройках «Расчета зарплаты» для этого есть отдельный флажок «Использовать смены работы», который позволяет в режиме работе сотрудника указать способ заполнения по сменам и по ссылке «Смены работы сотрудника» создать смены и описать их. В описании указываем код и наименование смены, время начала и окончания смены, вид времени (явка, ночные часы). При этом для каждого вида времени в смене заполняется отдельно время и указывается вид времени, часы просчитываются автоматически программой.

Когда мы создали смены, необходимо заполнить шаблоны заполнения графика, где указываем один цикл чередования смен, при этом мы можем создать графики работы автоматически. Если после данных настроек открыть график работы, то по дням указывается не только количество часов, но и смена сотрудника. Также смену мы можем указать и в документе «Табель».

Для сменных работ в версии КОРП помимо индивидуального графика возможно создать индивидуальный график сменности, в котором мы можем сотрудникам изменять не время, а смену, при этом время пересчитывается автоматически.

В организации часто используются «переходящие смены». Переходящая смена – это смена, которая начинается в одном календарном дне, а заканчиваются в другой.

Пример.

В производственном процессе возникают ситуации, когда к примеру сотрудник отработал смену до восьми утра, а после заболел и с этого же дня взял больничный.

Возникает вопрос, что ему оплатить: рабочие часы или больничный, или у сотрудника отпуск закончился в день начала смены, выходить ли ему на работу в полночь и дорабатывать смену до утра или пропустить вторую часть смены? И как дать понять программе, что сотрудник не работал часть смены, или оплатить рабочие часы, а не больничный, ведь у больничного приоритет выше, и программа не оплатит восемь часов в первый день больничного листа. А также как оплатить смену, если день начала смены пришелся на последний день месяца?

В версии ПРОФ в первых двух случаях будет необходимо отредактировать вручную время в документе «Табель». Оплата же произойдет за часы или дни, отработанные в месяце начисления, то есть оплата второй части смены произойдет в следующем месяце.

В КОРП-версии есть возможность так же, как и в ПРОФ, разбивать время работы по календарным дням, но и есть возможность определять количество смен и производить оплату по отработанным сменам, при этом возможно записывать все время смены в день начала смены.

Рассмотрим более подробно данную возможность. Вариант по умолчанию настраивается в настройках «Расчета зарплаты», если флажок «Отражать часть смены, переходящие на следующие сутки в день начала смены» не установлен, то смены будут учитывается по календарным дням. Если же флажок установлен, то все время будет учитываться в день начала смены. Данную настройку так же можно установить для каждой смены в графике рабочего времени или документе «Табель». Более гибкая настройка учета времени смен позволяет автоматически правильно рассчитать начисления сотрудникам организации.

Функционал программы при суммированном учете рабочего времени в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» в версиях ПРОФ и КОРП одинаковый. Настройка суммированного учета в программе влияет на расчет оплаты по среднему заработку и регистрации переработки при суммированном учете. Чтобы в программе была возможность регистрировать переработку в настройках «Расчета зарплаты» необходимо открыть «Настройку состава начислений и удержаний» на вкладке «Почасовая оплата» установить галочку «Переработки при суммированном учете рабочего времени».

В графиках работы мы можем установить флажок, что это график суммированного учета, а также указать из чего программа будет рассчитывать норму времени для расчета доплаты за переработку сотрудника. Норма может устанавливаться исходя из производственного календаря, указанном в графике, по данному графику работы или по другому графику.

Учетный период при суммированном учете рабочего времени

Обратите внимание: учетный период при суммированном учете может быть не месяц, а к примеру квартал или полугодие, но не более одного года, а для сотрудников, работающих во вредных или опасных условиях труда, максимум три месяца. Чтобы указать для графика работы, что является учетным периодом, нам необходимо создать для них дополнительный реквизит. Дополнительные реквизиты находятся в разделе «Настройка – Общие настройки». Создаем дополнительный реквизит для графиков работы и даем наименование, к примеру, «Учетный период», на вкладке «Значения» указываем необходимые. Теперь в графике мы можем задать необходимое значение учетного периода.

В отдельных случаях для сотрудника может быть предусмотрен индивидуальный график работы, на основании которого ему будет начисляться вознаграждение. В решении Зарплата и управление персоналом для формирования такого графика на конкретный месяц имеется специальный документ, который называется «Индивидуальный график». Его можно применять для того, чтобы поменять местами выходные и рабочие дни, а также в ситуации, когда у работника в принципе отсутствует какой-либо установленный приказом или другим нормативным актом график. Основным предназначением данного документа в 1С Зарплате является избежание необходимости формирования большого количества приказов о смене режима работы. Такая ситуация часто встречается при частых изменениях графиков работы у сотрудников.

Порядок создания документа:

Расположен он в разделе меню со всеми зарплатными операциями.
Форма для заполнения открывается с помощью соответствующей кнопки.
Далее следует установить месяц, с которого изменится плановый объем времени, которое сотрудник должен проводить на своем рабочем месте.
Поле с наименованием организации заполняется автоматически, на основании первоначальных настроек. Если требуется изменить наименование, то это можно легко сделать. Для этого достаточно выбрать нужную организацию из справочника (учет персонала по этой организации должен вестись в информационной базе).
Необходимо установить дату, когда документ подлежит регистрации в 1С ЗУП. Автоматически будет указана текущая дата, но ее значение легко меняется.
Далее следует указать период, в котором действовал или будет действовать создаваемый график. Как правило, это текущий месяц (такое значение выставляется по умолчанию), но можно его скорректировать. При этом поля с указанием дат начала и окончания периода будут заполнены автоматически.
Если настройками расчета размера вознаграждения предусмотрено, что зарплата начисляется по организации в целом, то в документе появится поле, в котором необходимо указывать наименование подразделения, где трудится работник с индивидуальным графиком. При наличии определенного значения в поле с подразделением поиск сотрудников для установки индивидуального графика выполняется значительно проще (с использованием функции подбора). Если же график устанавливается для всех сотрудников подразделения, то можно воспользоваться функцией заполнения, и в табличную часть документа попадут все работники.
В случае необходимости внесения в рамках одной даты нескольких типов времени (основное, работа в ночные или вечерние часы, когда требуется доплата и так далее), то каждый тип необходимо указывать отдельно, а их максимальное количество задается в специальном поле с одноименным названием. По умолчанию количество типов времени для одного работника считается не более двух.
Табличная часть заполняется либо автоматически с использованием функции заполнения, либо с помощью функции подбора. Для каждого выбранного сотрудника устанавливается буквенное обозначение вида времени, проведенного им на рабочем месте. Настроить такие обозначения можно в разделе меню 1С ЗУП со всеми параметрами работы программы. Также в табличную часть должно попадать количество часов каждого вида, необходимых к отработке в соответствии с приказами и другими внутренними нормативными актами. Значения вносятся во все дни месяца (выходные, например, могут отмечаться буквой В). В случае необходимости, список может быть отсортирован по фамилиям работников. Это облегчит его проверку и поиск необходимых работников для корректировки информации (если таковая требуется). Следует иметь в виду, что количество часов, которые сотрудник должен отработать согласно плану (в разрезе видов времени), необходимо корректировать вручную. Однако данный процесс не составляет труда, поскольку 1С Зарплата при вводе количества часов предоставляет возможность сразу установить тип времени. Необходимо отметить, что при составлении документа доступны не все варианты видов времени, имеющиеся в классификаторе. Это объясняется тем, что индивидуальный график формируется для расчета планируемой нагрузки работника, а не оценки фактически проведенного им времени на рабочем месте. В частности, в документе не получится указать, что работник болел или находился в отпуске или командировке, поскольку такие события, как правило, случаются внезапно, следовательно, учесть их в планируемом графике практически невозможно. Такие ситуации в 1С Зарплате называются отклонением от графика и регистрируются специальными документами, например, «Отпуск», «Больничный», «Командировочное удостоверение», «Отсутствие по неуважительной причине» и так далее.
В случае указания в индивидуальном графике такого вида нагрузки, как работа в ночное время или предоставление перерывов для кормления новорожденного, повышенная стоимость часа учитывается при начислении вознаграждения в конце месяца. Расчет производится автоматически, но его рекомендуется перепроверить, чтобы избежать ошибок. Эксперты не рекомендуют указывать продолжительность перерывов для кормления новорожденных или вообще устанавливать данный вид времени, поскольку это требует дополнительных усилий при начислении зарплаты (в частности, оформление перевода работника на оплату труда за фактически отработанные часы). Это значительно усложняет процесс определения размера вознаграждения работников, что может привести к ошибкам и конфликтам.
Если в графике указываются такие типы времени, как работа в праздничный период, и при этом выделяется дневное, ночное и вечернее время, то в момент начисления вознаграждения за месяц, установленные законом доплаты будут автоматически рассчитаны и добавлены к сумме зарплаты в 1С ЗУП. В случае, когда работа в период праздников или выходных не предусматривается в индивидуальном графике, но сотруднику приходилось выполнять свои обязанности в это время, то это считается также отклонением от графика, а значит, должно регистрироваться соответствующим документом (отражение работы в дни выходных и праздников). Если сотрудник выполнял сверхурочную работу в рамках индивидуального графика, это тоже следует отразить одноименным документом в программе 1С Зарплата или в табеле.
После того, как все сведения внесены в табличную часть, их необходимо проверить, чтобы быть уверенным в корректности. Только после этого рекомендуется осуществлять проведение документа. Результатом данного действия будет рассчитанная норма времени, которое сотрудник должен провести на своем рабочем времени в определенным период. Ее расчет производится в соответствии с составленным индивидуальным графиком, который может отличаться от графика, который указан для работника в локальных нормативных актах (индивидуальный график имеет приоритет в 1С ЗУП). Следует помнить, что на одного работника можно формировать только один такой график в рамках периода для расчета зарплаты.
Исправление документа можно выполнить в любом периоде. Для этого следует воспользоваться одноименной ссылкой, которая позволит сохранить и первоначальную, и новую версию документа. После того, как исправления будут внесены, все связанные операции можно пересчитать автоматически.

При использовании повременного способа начисления зарплаты, для корректного определения ее размера в 1С ЗУП необходимо знать не только количество фактически отработанных дней или часов, но и их норматив. Он может быть изменен в связи болезнью другого сотрудника или его отсутствием по различным причинам. При возникновении такой ситуации при начислении зарплаты следует учитывать изменение графика работы.

Для этого в 1С Зарплате следует, во-первых, изменить график выполнения сотрудником своих обязанностей, а, во-вторых, произвести корректное начисление зарплаты.

Корректировка выполняется с помощью индивидуального графика. Он позволяет рассчитать нормативную нагрузку на сотрудника с учетом внесенных изменений (отсутствия другого работника по какой-либо причине). После заполнения и проведения индивидуального графика, будет произведен автоматический расчет нормативного количества часов, которые работник обязан быть на своем рабочем месте.

Начисление вознаграждения производится стандартной операцией с помощью документа, который используется не только для расчета вознаграждения работника, но и для определения размера обязательных взносов. Его табличная часть заполняется автоматически. Ее необходимо только проверить, чтобы убедиться в полноте всех внесенных сведений и доплат (за работу ночью, с учетом изменений в графике и так далее). В результате, исходя из размера оклада работника, ему будет начислено вознаграждение с учетом всех корректировок и доплат.

Производственный календарь — это основа для формирования графика работы организации, незаменимый помощник для бухгалтера и специалиста по кадрам. Он помогает планировать работу, корректно рассчитывать рабочие часы, начислять зарплату и отпускные. В статье — подробная инструкция по настройке календаря в 1С:ЗУП, ред. 3.1.

ГДЕ В 1С:ЗУП НАХОДИТСЯ ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ КАЛЕНДАРЬ

Календарь находится в разделе «Настройки» — справочник «Производственные календари». Напоминаем, что в редакции 3.1 производственные календари создаются с учетом регионального законодательства.

ЗАПОЛНЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОГО КАЛЕНДАРЯ В 1С:ЗУП

Интерфейс календаря простой и интуитивно понятный. Производственный календарь в 1С составлен с учетом законодательства Российской Федерации, обновляется и заполняется автоматически.

Для удобства введены цветовые обозначения дней. Дни перед праздниками отмечены темно-синим цветом, праздничные дни обозначены фиолетовым, трудовые будни — черным, суббота — бордовым, а воскресенье ярко-красным цветом.

В 1С:Зарплата и управление персоналом информация о переносе праздничных дней отображается в окне справа.

Как добавить новый производственный календарь

Нажать команду «Создать».
Заполнить «Наименование» — в этом поле отражается название календаря.
Заполнить поле «Код» и год настройки календаря.
Далее выбираем команду «Заполнить по умолчанию». 1С заполнит календарь по графику 5\2 и без учета праздничных дней. Настроить календарь нужно будет самостоятельно: вручную выбрать праздничные, предпраздничные и выходные дни, корректно отметить перенос праздничных нерабочих дней.

Как добавить региональный календарь

Для крупных организаций, которые находятся в разных регионах предусмотрен региональный производственный календарь. Например, у республик Татарстан и Башкортостан есть праздники, которые не отмечены в общероссийском календаре. Смотрите рисунок 3 и следуйте инструкции:

Читайте также: