Автоматизация отчетов в 1с
Обновлено: 06.07.2024
Предлагаем готовый комплект универсальных управленческих (финансовых) отчетов для конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 (релизы 3.0.57 и новее, платформа 8.3.10 и новее) и отраслевых конфигураций, реализованных на базе бухгалтерской.
- готовы к использованию в течение 5 минут после получения файлов (не требуют сложных установок и долгих настроек);
- формируются за считанные секунды;
- имеют классическую форму и структуру, устраивающую 90% руководителей и финансовых менеджеров;
- позволяют настраивать аналитику самому пользователю через настройку соответствующих типовых справочников бухгалтерской базы (Статьи ДДС, затрат, прочих доходов и расходов, номенклатурных групп, ЦФО), поддерживают иерархию в аналитике;
- имеют подробную развернутую форму и аналитики вплоть до контрагентов;
- быстро модифицируются под ваши нужды (если типовая версия вам не подойдет);
- не зависят от закрытия месяца;
- красиво визуализированы, готовы для представления руководителю без дополнительных обработок.
МЫ НЕ ПРОДАЕМ КОТА В МЕШКЕ: скачайте полнофункциональные БЕСПЛАТНЫЕ демоверсии прямо с этой страницы и убедитесь ДО ПОКУПКИ, что наши отчеты вам подходят.
Видеообзор отчетов можно посмотреть тут:
Наше решение рекомендовано:
1) главным бухгалтерам и финансовым директорам:
- для оперативного формирования управленческой отчетности прямо из 1С без возни с экселем;
- для поиска ошибок в бухгалтерском учете перед формирование бухгалтерской и налоговой отчетноти;
2) для консультантов и аутсорсинговых компаний:
- для повышения привлекательности своих услуг для клиентов;
- для проверки качества ведения учета собственными сотрудниками;
3) для руководителей:
- для получения своевременной финансовой информации без знания 1С и привлечения бухгалтера;
- для проверки качества работы штатных бухгалтеров и аутсорсинговых компаний;
4) для программистов:
- чтобы не мучиться самим с их написанием - ваших работодателей они гарантированно устроят.
Установка и работа с отчетами предельно проста и не требует специальных навыков в программировании.
Ниже кратко описаны возможности каждого отчета.
Управленческий баланс (Balance Sheet):
- возможность формирования отчета по одной или нескольким организациям;
- период отчета любой; периодичность от месяца до года;
- расшифровка ОС и запасов по единицам учета/номенклатуре;
- расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности по контрагентам и их типам контрагентов (клиенты, поставщики, учредители, сотрудники, налоговая, прочие);
- расшифровка займов - по кредиторам;
- расшифровка налоговой задолженности - по видам налогов;
- обеспечение сходимости баланса без проведения процедуры закрытия месяца;
- возможность сохранения отчета в формате MS Excel.
Отчет о движении денежных средств (ДДС, Cash Flow):
- возможность формирования отчета по одной или нескольким организациям;
- период отчета любой; периодичность от 1 дня до года;
- расшифровка по статьям ДДС соответствующего справочника и контрагентам;
- возможность расшифровки каждой цифры отчета до первичного бухгалтерского документа;
- расшифровка остатков и оборотов по счетам и кассам;
- возможность сохранения отчета в формате MS Excel.
Отчет о финансовом результате (ОФР, ОПиУ, ОДР, P&L):
- возможность формирования отчета по одной или нескольким организациям;
- период отчета любой; периодичность от месяца до года;
- расшифровка выручки и валовой прибыли по номенклатурным группам, косвенных затрат - по статьям затрат;
- возможность расшифровки каждой цифры отчета до первичного бухгалтерского документа;
- расчет прибыли валовой, от реализации, чистой, EBITDA, и основанных на них рентабельностей;
- возможность сохранения отчета в формате MS Excel.
Требуется обязательная активация продукта после покупки.
Решение не имеет аккредитации в 1cfresh, поэтому работа с отчетами в базах в этом облачном сервисе невозможна. С остальными облачными сервисами проблем не возникало.
Техническая поддержка по работе отчетов предоставляется бесплатно в течение 3 месяцев с момента приобретения. В техническую поддержку включено:
- консультации по установке отчетов в программу.
Техническая поддержка оказывается в рабочие дня с 9.00 до 18.00 по московскому времени
Сравнение версий
Новая версия 1.08 от 03.09.2020:
Баланс теперь считает прибыль и для незакрытых периодов
В ОФР (ОПИУ) добавлены новые показатели: EBITDA, валовая рентабельность, операционная рентабельность
В ДДС добавлен новый вариант отчета: аналитика по группам Нал/Безнал
Новая версия 1.09 от 29.03.2020:
Баланс стал значительно подробнее, теперь все ключевые показатели баланса раскрываются до уровня субконто: задолженности по контрагентам, запасы по номенклатуре, налоги по видам и т.п.
В ДДС и ОФР добавлен вариант с контрагентами: теперь в информацию о движении денег можно увидеть в разрезе статей ДДС и контрагентов.
Также ликвидированы различные мелкие баги
Новая версия 1.10 от 20.09.2021:
В балансе появилась возможность сворачивать сальдо по первому субконто (например, для счетов 60, 62, 76 по контрагентам, а не по документам). Отложенные налоговые активы и отложенные налоговые обязательства теперь отражаются в виде отдельных показателей.
В ОФР добавлены начисления дивидендов в разрезе владельцев, а также реализована выделение управленческих расходов в отдельный раздел, даже если счет 26 закрывается на счет 90.02.
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
Демоверсия управленческих отчетов для 1С: Бухгалтерии (Баланс, ДДС, ОФР):Специальные предложения
Но в чем обоснованность стоимости которая почти ровняется самой конфигурации?
На сколько я понял они не шибко подлежат кастомизации, которую явно захотят осуществить. Но в чем обоснованность стоимости которая почти ровняется самой конфигурации?
Вы имеете в виду, что надо сделать еще дороже? )) На текущий момент аналогичных решений на рынке просто нет. Есть различные модули и надстройки, которые дороже в разы или на порядки.
В самой БП есть только довольно кондовые негибкие бухгалтерские отчеты, и отчет ДДС, которым вообще непонятно как пользоваться финансисту.
Пока мы успешно продаем их за указанные деньги, по мере доработки отчетов, а планируется их углублять и обновлять (в частности в ближайших релизах, появятся EBITDA и коэффициент налоговой нагрузки в ОФР), они будут стоить, скорее всего, еще дороже.
Отчеты, в первую очередь, предназначены для тех компаний, которые имеют достаточно сложный и немаленький бизнес, и утомились собирать управленческие отчеты "на коленке" в экселе, либо ждать, когда у бухгалтера дойдут до этого руки.
Думаю, 12000 рублей для многих из них - весьма символическая цена за полноценные и качественные управленческие отчеты, формируемые в режиме реального времени.
Что касается кастомизации:
1) во-первых, эти отчеты придуманы и реализованы людьми, которые более 20 лет занимаются финансовым менеджментом в самых разных сферах деятельности, а не программистами, поэтому структура отчета изначально заточена на общепринятые стандарты финансовой отчетности.
2) кастомизация ОФР и ДДС реализуется через настройку справочников статей затрат и ДДС, и элементарно выполняется даже бухгалтером. Кастомизация баланса не особо нужна. Для большей детализации уже нужны отдельные операционные отчеты или ОСВ конкретной позиции.
3) кастомизация возможна и нашими силами, если прямо уже очень у вас какая-то большая специфика имеется. Все обсуждаемо.
Перед покупкой возможна демонстрация отчетов прямо на вашей базе. Кота в мешке покупать не придется.
структура отчета изначально заточена на общепринятые стандарты финансовой отчетности.Что Вы называете "общепринятыми стандартами финансовой отчетности"?
Вообще-то, нужна. Например, в типовой поставке происходит техническая свёртка неоднородных активов и обязательств по активно-пассивным счетам, что запрещено и российскими, и международными стандартами. Вообще-то, нужна. Например, в типовой поставке происходит техническая свёртка неоднородных активов и обязательств по активно-пассивным счетам, что запрещено и российскими, и международными стандартами.
Что касается кастомизации, то корректировка структуры баланса возможна по требованиям заказчика, но только нашими силами. Правда, за 2 года продаж этого решения, таких запросов именно по балансу не поступало.
В своей работе мы часто сталкиваемся с парадоксальным отношением бухгалтеров к системам автоматизации бухучета. Казалось бы, технические решения призваны облегчить труд сотрудников и высвободить для них больше времени на решение ключевых задач. Но на практике большинство бухгалтеров открещиваются от них: «чур меня, чур».
С чем это связано? С недоверием к технике, с нежеланием переучиваться? Или с потаенным страхом, что автоматизация бизнеса оставит бухгалтеров без работы? Да, знаменитая статья «Будущее рабочих мест» за авторством Карла Фрея и Майкла Осборна из Оксфордского университета предсказывала сокращение мест бухгалтеров и аудиторов на 94%. Но не стоит трактовать ее столь буквально:
10 примеров автоматизации рутинных задач
Автоматизация хороша там, где ее применяют с умом. Это как с автолюбителями. Если вы каждый день стоите в пробках по три часа, лучше перейти на коробку автомат, чем сквозь слезы с занемевшей ногой гордиться умением водить на механике.
В этой статье мы собрали самые распространенные ручные операции, которые бухгалтеры до последнего стараются делать вручную, хотя для каждого существует одно или несколько технических решений.
Ввод первички
Акты, счета-фактуры, УПД, счета на оплату, паспорта и другие первичные документы могут отнять нечеловеческое количество времени на ручной ввод. Но зачем, если ABBYY разработала специальное решение для обработки документов? На базе ее технологий существует несколько разных сервисов и ПО для бухгалтеров, которые можно использовать для автоматизации ввода первички. От сотрудника требуется только проверка результата.
Время до: от 1 до 5 часов
Время после: 10-15 минут
Электронная отчетность
Время до: 30-60 минут
Время после: 1-5 минут
Клиент-банк
Если про электронную отчетность из 1С слышали многие, то вот про то, что там же можно обмениваться документами с банком, знают не все специалисты. Прямо в интерфейсе 1С вы можете формировать и отправлять платежи в банк, отслеживать статус документов и получать информацию по всем картам.
Обмен документами с контрагентами
Документооборот с контрагентами тоже можно организовать прямиком из интерфейса 1С. Во-первых, не придется переключаться. Во-вторых, больше ничего не потеряется.
Сверка данных с контрагентами
Авансовый отчет по QR-коду
Даже покупка двадцати наименований канцелярии для офиса может обернуться часовой работой для бухгалтера, которому надо составить авансовый отчет по расходам, то есть вручную ввести каждую позицию, их количество и стоимость. А можно было просто отсканировать QR-коды с чеков, а программа бы составила авансовый отчет автоматически.
Время до: 60 минут
Время после: 2 минуты
Проверка контрагента
Время до: 3-5 часов на одного контрагента
Время после: 3-5 минут на одного контрагента
Поиск дублей в справочниках
Нечаянные дублирующие документы в справочниках могут стать настоящей занозой сами знаете где. Временные затраты, которые уходят на ручную проверку, зависят от размера вашей базы и такого туманного понятия, как «замыленность глаза». Короче говоря, вы можете потратить целый день на поиск дубля. А программе на это потребуется не больше пары минут.
Сверка выручки с базой НДС
Соответствие закону
Вам хоть раз возвращали документы, потому что «они оформлены по устаревшим нормам»? И это тогда, когда нормы устарели 15 минут назад. Приятного в этом мало, а возня на переделывание может занять слишком много времени. Избавиться от такой проблемы можно раз и навсегда при помощи автоматизированного решения, которое загружает в свою базу все свежие изменения законодательства и сверяет с ними ваши документы.
Экономия времени в этом случае равняется тому времени, которое вам в каждом конкретном случае придется потратить на переоформление документа и повторную его отправку.
Что нужно знать, чтобы автоматизировать рутинные задачи
Итак, что нужно делать, чтобы держать руку на пульсе:
- Следить за обновлениями 1С, обязательно прочитывать документы свежих релизов и внедрять в учет.
- Изучать возможности дополнительных сервисов и ПО.
- Развивать аналитическое мышление, изобретать собственные решения и реализовывать их при помощи программистов 1С. Высший пилотаж, повышает ценность сотрудника в N раз.
А теперь давайте посмотрим, как именно мы можем сэкономить собственное время и ресурсы:
Как реализовать решения автоматизации на практике
Настало время поговорить о том, как все эти прелести реализовать технически. Вот где живут решения для автоматизации:
1. 1С и ее свежие внутренние возможности
Многие возможности автоматизации процессов уже заложены в вашу версию 1С или вот-вот появятся в новых релизах. Для того, чтобы быть в курсе, необходимо следить за обновлениями и погружаться в тематические информационные источники: это могут быть и профильные СМИ, и блоги бухгалтеров.
Плюсы: уже входит в стоимость вашей программы, дополнительно платить не надо
Минусы: встроенные возможности 1С редко могут потягаться с дополнительными сервисами
2. Портал ИТС и Маркет42
Плюсы: невысокая стоимость, широкий выбор, сервисы не влияют на обновления 1С
Минусы: решения все же стандартизированные, для каких-то супер-уникальных случаев могут и не подойти
3. Индивидуальные разработки
Вариант, который идеально подходит тем, у кого много специфики в работе или крупным компаниям. Вы можете самостоятельно найти решение для автоматизации какой-то части работы и заказать его реализацию у опытного разработчика 1С. Либо можно пойти дальше и обратиться к разработчику, чтобы он познакомился с вашей системой учета и предложил, какими способами можно автоматизировать самые трудоемкие процессы, отнимающие уйму времени и сил.
Плюсы: если все пойдет хорошо, на выходе вы получите уникальную разработку, которая будет решать именно ваши задачи
Минусы: это дорого, долго и, увы, не всегда эффективно, если не повезло с исполнителем
4. Комплексные решения
Плюсы: экономия, удобство использования
Минусы: некоторые функции в комплексном решении вам могут и не понадобиться
Как видите, автоматизация бухгалтерского учета имеет множество вариантов, и не так страшна, как кажется на берегу. Грамотное использование современных возможностей поможет сэкономить время, деньги и, самое главное, нервы от недопущенных ошибок.
Статья о том как можно в разы упростить работу по анализу данных если первичный учет ведется в 1С.
В большинстве зрелых компаний есть потребность в анализе данных и подготовке управленческих отчетов. Это работа по сбору, консолидации и преобразованию информации в понятный для конечных пользователей вид.
Как правило, в каждом сервисе и системе учета есть возможность выгрузки данных в табличный формат. Таким образом собирается первичная информация для управленческих отчетов. Это сложная, кропотливая, системная и очень ответственная работа.
Но есть множество способов существенно упростить жизнь за счет не сложных решений. То, что человек делает несколько часов может делать программа за доли секунды и это повсеместный факт, который начинает касаться бизнес анализа.
Задача - создать модель. В нашем случае это форма отчета, которая зависит от исходных данных.
Ниже приведена принципиальная схема организации модели.
В качестве исходных данных используем информацию из 1С. Модель отчета создаем в привычных Гугл таблицах.
Форма отчета может быть любой и ее вид должен определяться потребностями в анализе и спецификой бизнеса. В текущем кейсе нас интересует только техническая составляющая.
Что бы сразу было понятно, на рисунке приведена форма отчета. Рассматривать будем отчет о движении денежных средств.
При изменении данных в 1С обновляется форма отчета.
Для 1С можно создавать обработчики данных. Это програмка, которая позволяет выводить информацию из системы, как правило регистры документов. Обработчик данных может сделать почти любой специалист 1С.
Для того, что бы создать модель, способную анализировать большое количество информации нужно организовать хранилище
Если в Гугл таблицы добавить больше 5 000 строк с данными, то они начнут тормозить и работать с ними будет очень сложно и не удобно.
Поэтому нам нужен не просто обработчик. Нам нужно решение, позволяющее отправлять JSON запросы в базу данных.
Можно настроить так, что бы данные записывались раз в час, раз в день. То есть обработчик выгружает данные и отправляет JSON запрос в нужное место по расписанию.
Гугл таблицы используются как интерфейс
В свою очередь в таблицах создается интерфейс для отправки запросов к этой базе данных. Результат - обновление отчета актуальной информацией.
Вот так выглядит область таблицы, которая отвечает за отправку запросов. Выбираем период, нажимаем кнопку "обновить", получаем регистры документов 1С.
Отчетность должна быть организована как модель. Это нужно, что бы строить отчетность в динамике и иметь возможность анализировать большие массивы данных.
Для этого создается обработчик для записи информации из 1С в облачную базу данных и скрипты в таблицах, которые на основе этой информации обновляют форму отчета.
Что бы увидеть вышеописанное наглядно, оставляю ссылку на запись вебинара.
В 1С существует много инструментов построения отчетности, от стандартных бухгалтерских до более универсальных, построенных на базе системы компоновки данных (СКД). Первые – простые, обеспечивают узконаправленные бухгалтерские функции (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета и т. д.), их возможности, как правило, ограничены настройками используемого плана счетов. Последние – более универсальные, но они требуют понимания механизма работы СКД, и прежде всего, умения настраивать источники данных (запросы) и параметры отчетов. Однако, если речь идет, к примеру, о создании Отчета о доходах и расходах в необходимом управленческом формате, умение создавать отчеты в СКД не сделает процесс разработки такого составного отчета простым и прозрачным, а сам отчет - удобным для настроек и изменения структуры данных при необходимости. Есть еще одна группа отчетов, стоящая особняком: это универсальный отчет (и список/кросс таблица). Эти отчеты довольно удобны, поскольку не требуют от пользователя многого. Нужно лишь знать, из какого регистра (раздела) требуется получить данные, предлагая удобные средства вывода всех интересуемых аналитик с любым их пространственным размещением (группировкой) в отчете. Однако работают такие отчеты только с одним указанным регистром.
В конфигурации УПП есть один способ, неочевидный, но вполне подходящий для создания отчетов с настраиваемым набором статей в произвольной форме из различных источников (разделов учета, регистров, документов). Неочевидным данный способ формирования отчетности является потому, что используется подсистема Бюджетирование, задачи которой, как следует из её названия, состоят в обеспечении предприятия функционалом для построения планов (бюджетов) по периодам, измерениям (аналитикам) и центрам финансовой ответственности. А там, где планы – там и инструменты план-факт анализа, возможность которого обеспечивается приведением фактических данных (из бухгалтерского учета) к сопоставимым бюджетным показателям (статьям, счетам). Вот эту самую возможность настройки способа представления фактических данных в бюджетировании и можно использовать для формирования управленческой отчетности. При этом такая отчетность может строиться как на основе «голых» данных бухгалтерского учета, так и учитывать необходимые управленческие корректировки (подход, часто применяемый на практике для приведения данных по бухгалтерии к актуальному состоянию).
Настройка форм управленческой отчетности происходит в 3 этапа:
1) Настройка источников данных
2) Настройка статей оборотов по бюджетам
3) Разработка (настройка) форм бюджетов
Есть еще один этап, имеющий отношение, собственно, к выводу результатов отчета, – это заполнение регистра бюджетирования фактическими данными (некий аналог регламентного закрытия периода).
Приступим к описанию самого процесса разработки управленческой отчетности на примере настройки управленческого Отчета о доходах и расходах, получаемого на основе фактических данных бухгалтерского учета.
Все настройки удобно делать, находясь в интерфейсе Бюджетирование (меню Переключить интерфейс > Бюджетирование).
1-й этап, настройка источников данных, производится через меню Источники > Источники данных для расчетов бюджетирования.
В открывшемся окне создаем новый источник данных. Назначение источника данных – указание системе, где и какие данные необходимо получить.
Прежде всего, заполняем поле «Источник», выбираем в открывшейся ветке:
Остатки и обороты по планам счетов > Журнал проводок (бухгалтерский учет) > «Наименование регистра».
Данные регистра «Остатки и обороты» применяются в самом простом случае, когда для отбора требуется лишь аналитика счета (например, при настройке получения данных по счету 26 по статье расходов «Заработная плата АУП»). Если необходимо получить данные по корреспонденции, например, сумме списанных материалов с 10 на 25 счет, для настройки источника потребуется регистр «Движения с субконто». Далее переходим на закладку «Отбор».
Здесь необходимо указать счет (или счета Дт и Кт в зависимости от используемого регистра), из которого получаются данные, и значение Субконто. Кроме того, важно правильно устанавливать тип сравнения для счета, по умолчанию лучше ставить значение «В группе» (для учета иерархических счетов). Целесообразно давать наименование источнику, аналогичное значению основной аналитики (в приведенном выше примере Наименование источника данных «Материальная помощь» взято из значения аналитики Субконто1). Такой подход обеспечит однозначное понимание в отчетности, откуда получена цифра.
Правильность работы настроенного таким образом источника данных можно протестировать. Для этого существует кнопка «Проверить» на командной панели (в верхней части окна настройки источника). По умолчанию, при создании источника данных, границы получаемых данных задаются в графе «Начальная граница» параметрами «Начало периода» и «Конец периода». Это означает, что в качестве периода для расчета будет передаваться период из соответствующей вызывающей операции (бюджетной или операции учета фактических данных).
Для проверки правильности работы источника необходимо временно(!) в качестве границы периода вместо параметров «Начало периода» и «Конец периода» выбрать «Фиксированная дата» и задать даты границ периода в графе «Дата начальной границы». Нажатие на кнопку «Проверить» выводит на экран таблицу с колонками, отмеченными в разделе «Показатели» источника. Данные из полученной таблицы можно сверить с бухгалтерскими (например, ОСВ с аналитикой по соответствующему счету).
В нижней части окна настройки источника, в разделе «Показатели», отмечаются необходимые для использования в отчете данные. Имеет смысл ограничивать данный список для удобства дальнейшей настройки отчетности. В разделе «Связь с измерениями бюджетирования» можно обеспечить автозаполнение аналитик бюджетирования значениями субконто счета: ЦФО (Подразделение), Номенклатура, Контрагент, Проект. Это позволит осуществлять отборы и группировки по указанным аналитикам при формировании управленческой отчетности.
Иногда для управленческого отчета требуется получить значение показателя, который в бухгалтерском учете в явном виде отсутствует. Для получения такого показателя могут потребоваться промежуточные расчеты различной степени сложности. В этом случае, при настройке источника данных бюджетирования целесообразно пользоваться механизмом Произвольного запроса. Этот механизм открывает доступ ко всем возможностям языка запросов 1С, который требует отдельного изучения. Здесь лишь коснусь, что настроенные изначально условия получения данных на закладке «Отбор» при нажатии на кнопку «Произвольный запрос» трансформируются в код (инструкцию языка запросов), после чего требуется только внести необходимые корректировки в текст запроса и нажать на кнопку в нижней части окна настройки. Для получения, к примеру, значения выручки без учета НДС, можно для подсказки использовать синтаксис получения исходных показателей («выручки с НДС» и «НДС»). Таким образом, в запрос нужно добавить строку следующего содержания:
СУММА(ТаблицаРегистра.СтоимостьОборот-ТаблицаРегистра.НДСОборот) КАК СтоимостьБезНДСОборот,
Дополнительные параметры отбора в произвольном запросе (т. е. все параметры кроме стандартных, задающих период) располагаются на закладке «Параметры» в правой части окна настройки запроса. Наименование параметра в запросе указывается с амперсандом (&).
При настройке однотипных источников данных вводить новый источник удобно путём копирования ранее настроенного с аналогичной структурой. Так, при создании источника по каждой статье расхода счета учета затрат (например счета 26) достаточно будет в копируемом источнике изменять лишь значение Субконто и Наименование источника.
После настройки источников данных для расчетов бюджетирования переходим ко 2-му этапу – созданию Статей оборотов по бюджетам. Создание и настройка статей оборотов производится через меню Бюджеты > Статьи оборотов по бюджетам.
Назначение Статьи оборотов по бюджетам состоит в обеспечении процесса планирования по указанным аналитикам (разрезам) и в необходимых показателях (стоимостных и/или количественных), а также в указании соответствующих статье фактических данных. Нам в контексте решаемой задачи нужно именно последнее.
Статьи оборотов по бюджетам целесообразно размещать в предварительно созданных тематических папках, например Доходы, Расходы (лучше, с указанием затратного счета, например Расходы сч 20, Расходы сч 44). Такой подход сделает процедуру получения актуальных данных менее времениёмкой.
Стоит отметить, что фактические данные, также как и бюджетные показатели, могут получаться в стоимостном и натуральном выражении. Для этого необходимо отметить галочкой показатели Статьи оборотов на закладке «Основная»: «Учет по сумме» и «Учет по количеству», соответственно. Кроме того, необходимо отметить показатели (аналитики) статьи оборотов, настроенные в «Связях с измерениями бюджетирования» источников фактических данных: «Учет по контрагентам» и «Учет по номенклатуре». Аналитики «ЦФО» и «Проект» в статье оборотов существуют по умолчанию.
На закладке «Данные» Статьи оборотов по бюджетам указываем настроенный ранее Источник данных для расчетов бюджетирования, в соответствующем поле.
В поле «Показатель источника для суммы» указываем один из показателей источника, необходимый в настраиваемой статье оборотов (возможен вариант, когда разные показатели одного источника, например СуммаОборотДт и СуммаОборотКТ, используются для разных статей оборотов по бюджетам). Поле «Коэффициент пересчета для суммы» для наших целей может принимать значение 1 или -1 (-1 – для получения абсолютного значения начислений по пассивным счетам: например, при получении значения прочих доходов за минусом НДС и прочих расходов, при применении показателя источника СуммаОборот). Валюта фактических данных – Валюта регламентированного учета. Вышесказанное актуально при необходимости настройки получения фактических показателей количественного учета.
Как и в случае с источником данных, целесообразно однообразие наименования Статьи оборотов и наименования Источника данных, для обеспечения однозначного понимания в отчетности, откуда получена цифра.
На заключительном, 3-м этапе настройки отчетности, строим каркас отчета (бюджета, поскольку мы в подсистеме Бюджетирование). Внешний вид разрабатываемого отчета определяется структурой данных, группировками (промежуточными итогами), арифметическим знаком влияния значений статей на итоговый результат отчета. Настройка бюджетов производится через меню Бюджеты > Бюджеты.
В открывшемся окне заводим новый бюджет, указываем Вид бюджета «Бюджет доходов и расходов». После этого, переходим к самой настройке бюджета, меню Перейти > Статьи бюджета.
В открывшемся окне создаем структуру отчета – группирующие показатели (статьи) в виде папок с соответствующим наименованием, например Выручка, Себестоимость, Коммерческие расходы и т. д.
Заходя в соответствующие папки можно создавать как подчиненные папки, так и, собственно, конечные статьи. Создание конечной статьи бюджета производится путём выбора Статьи оборотов по бюджетам, настроенной на предыдущем этапе, и указания знака, с которым значение данной статьи будет учтено при расчете бюджета. Таким образом, доходные статьи отражаются со знаком 1, расходные со знаком -1. Здесь необходимо отметить, что в отчет попадает наименование статьи бюджета, которое по умолчанию приравнивается к наименованию исходной статьи оборотов. Таковой её целесообразно и оставить для однозначной идентификации источника информации в отчете.
В этой же форме существует возможность менять местами порядок вывода статей и групп статей в отчете, добавлять группирующие статьи разных уровней и перемещать между ними конечные статьи бюджетов.
На этом завершается процесс настройки формы управленческой отчетности.
Следующим необходимым условием получения отчета в управленческом формате является наличие фактических данных в подсистеме Бюджетирование, загруженных из бухгалтерского учета. Для загрузки используется механизм учета фактических данных, агрегированных по аналитикам бюджетирования. Доступ к процедуре учета осуществляется через меню Баланс > Учет фактических данных по бюджетам.
Для получения (загрузки) фактических данных создаем новый документ учета (либо копируем аналогичный с прошлого месяца), в нём заполняем поля:
Период с … по… , за который нужно загрузить данные, и
Статья оборотов, – указываем папку, в которой размещены необходимые статьи, по которым нужно получить/актуализировать фактические данные.
Размещение статей оборотов в соответствующих папках позволяет в более оперативном режиме получать актуальные фактические данные, если существует информация об изменениях, произошедших в отдельных счетах бухгалтерского учета. Пересчет всех статей требует в разы больше времени.
Нажимаем на кнопку «Заполнить». После завершения процедуры проводим документ.
Здесь же возможно создавать отдельные документы учёта фактических данных, содержащие управленческие (ручные) корректировки с указанием периода, статьи оборотов, суммы, ЦФО и прочих аналитик, и не забывая про комментарий. Такой подход целесообразен для приведения данных бухгалтерского учета к реальному состоянию, еще не нашедшему отражения в бухучете по различным причинам. Данные управленческих корректировок требуют отдельного внимания и уточнения (вплоть до удаления) при каждой актуализации (перезагрузки) данных из бухгалтерии.
Результат подготовки управленческого отчета о доходах и расходах можно увидеть через меню Бюджеты > Отчет по бюджету
Указываем период отчета, в поле Данные выбираем «Фактические данные (бюджетирование)», Выбираем требуемый бюджет и жмём кнопку «Сформировать».
Как видно из представленного отчета, вывод итогов отчета по бюджету производится в не совсем привычном виде, т. к. строка ИТОГО находится сверху, аналогично итогам по промежуточным статьям (группировкам). Тем не менее, такой принцип и использование структуры (в левой части отчета) позволяет понять взаимную вложенность и влияние подчиненных показателей на обобщающие.
Единственным существенным ограничением данного способа подготовки отчетности является невозможность получить расшифровку данных отчета вплоть до документа, как это возможно при использовании стандартных бухгалтерских ведомостей. Связано это с механизмом получения данных для управленческой отчетности – через загрузку фактических данных в регистр бюджетирования. Отсюда, детализация возможна только до операции Учета фактических данных по бюджетам. Именно поэтому целесообразно использование в управленческом отчете названий статей (аналитик), аналогичных аналитикам бухгалтерского учета, что даёт однозначное понимание, куда обращаться за расшифровками.
В дальнейшем часто возникает необходимость изменения и доработки управленческой отчетности. Связано это как с возникновением новых аналитик в бухгалтерском учете, так и с односторонней необходимостью выделения таковых в управленческом. Для учета изменений необходимо проводить описанные выше 3 этапа настройки отчетности. При отсутствии изменений, всё, что нужно делать, это запускать процедуру учета фактических данных по бюджетам. И прежде чем делать это, не забудьте убедиться, что данные, которые вам необходимы для управленческого отчета, проведены в бухгалтерском. Как правило, это касается счетов учета затрат, остатков, финансовых результатов, и гарантировать, что данные этих счетов окажутся «на месте» можно только после регламентного закрытия периода бухгалтерией.
Как автоматизация операций помогает сделать сервис удобным для клиентов и сотрудников
Vadim Atamanenko
Project manager, Senior Software Engineer
Предыстория
В один из суетливых дней на пороге отдела разработки появился технический директор с горящими глазами и предложением нового проекта, который нужно разработать и внедрить. Желательно не «через год», а в разумные сроки.
По результатам обсуждений собрали основной бриф:
Разработать систему по регистрации новых абонентов и созданию бизнес-процессов по их подключению с проведением процесса по всем нужным отделам в компании.
Разработать систему по отключению существующих абонентов и созданию бизнес-процессов по их отключению с проведением процесса по всем нужным отделам в компании.
Разработать систему оповещения о плановом проведении ремонтных работ на линиях.
Разработать систему регистрации поступающих заявок от абонентов.
Автоматизировать систему расчётов для абонентов телекоммуникационных услуг.
Провести интеграцию с банковским ПО для приёма и обработки платежей от абонентов в системе бухгалтерского учёта.
За основу был взят следующий стек технологий и инструментов:
Система бухгалтерского учёта на платформе 1С Бухгалтерия, Управляемые формы.
1С Битрикс24 – как инструмент для использования механизма бизнес-процессов и уведомлений для абонентов.
IIS (Internet Information Services), встроенный компонент серверных ОС на платформе Windows Server, – как инструмент для того, чтобы развернуть внешний web-сервис.
Postman – как инструмент для тестирования запросов.
Приступаем к реализации
На стороне 1С
Первым делом в системе бухгалтерского учёта создаём новый вид – учёт коммуникационных услуг. Он содержит в себе необходимое количество документов, справочников, регистров. Совмещаем его с существующей системой через систему расширений конфигурации, чтобы в дальнейшем не сталкиваться с проблемами в обновлениях и соответствовать правилам разработки.
Процесс занял некоторое время. От согласования с отделом бухгалтерии до финальной реализации прошло около двух недель.
На стороне Битрикс24
Далее переходим к настройке документооборота и CRM-системы на платформе Битрикс24. Тут начинается самое интересное:
При подключении нового абонента оператор со стороны 1С заполняет заявку на подключение, далее эта заявка попадает по протоколу REST в систему Битрикс24 и инициирует запуск бизнес-процесса, по которому задействуются нужные отделы и сотрудники (определение необходимости закупа оборудования, контроль оплат, распределение по командам монтажных бригад, финальный монтаж и подписание документов о передачи оборудования абоненту). После закрытия заявки абоненту приходит SMS-уведомление об успешном подключении к сервису. Заявка закрывается.
При поступлении заявки от абонента об отключении от услуги или подключении к другому тарифу оператор вносит эти данные со стороны 1С. Далее заявка попадает в Битрикс24 на контроль в отдел бухгалтерского учёта и при отсутствии задолженности происходит распределение по монтажным бригадам, которая производит демонтаж и подписывает необходимые документы.
Аналогичным образом настроены механизмы оповещений и обработки входящих заявок от абонентов. Автоматизированный расчёт стоимости происходит на стороне 1С. Если рассказать кратко, то при групповом формировании документов начисления для абонентов из базы 1С данные в Битрикс24 поступают через протокол RESTAPI. Далее запускается бизнес-процесс системы оповещений через SMS о необходимости внесения оплат с контролем оплаты. В том случае, если от абонента не поступает реакции, разработана система уведомлений и, как крайний шаг, задача на отключение.
Интеграция с мобильным приложением банка
Далее переходим к интеграции с банковском ПО. После недолгих переговоров с местным отделением банка, в котором открыт счёт, пришли к соглашению. Банк добавляет в приложение нашу компанию в список сервисов. При переходе абонент вводит свой ИНН и получает текущую сумму, которую нужно оплатить.
Запускаем Web-сервис
Существующие методы web-сервиса
GetCustomerInfo – отвечает суммой задолженности абонента по ИИН.
PostCustomersInfo – получает методом POST от банка информацию о успешной транзакции и вводе в базу 1С входящего платёжного поручения.
Содержание обработчика GetCustomerInfo в 1С:
Содержание обработчика GetCustomerInfo на стороне 1С
Публикация web-сервиса ничем особым не примечательна, да и прошла без особых проблем. Вуаля, сервис работает.
Логика получилась следующая:
Абоненту поступило SMS-уведомление о необходимости оплаты.
Он переходит в приложение банка, вводит свой ИИН, получает сумму для оплаты, производит оплату.
В базу 1С попадет уже полностью заполненное платёжное поручение.
В логику проведения платёжного поручения внесён дополнительный исполняющий код, использующий фишку WebHooks от Битрикс24, позволяющую сместить стадию сделки в статус «Оплачено» и, соответственно, прекратить контроль оплаты по выставленной квитанции.
Когда пошли первые платежи от абонентов, бухгалтер по банковским операциям был очень удивлён тому, что больше не нужно разносить операции вручную. Вроде простой механизм, реализация которого заняла не такое большое время, но функционал оказался крайне полезным.
На выходе получаем следующий готовый кейс:
Автоматизированная обработка поступающих заявок от абонентов.
Автоматизированный расчёт стоимости услуг и контроль оплат по ним.
Автоматизированная система приёма и разноски оплат в системе 1С Бухгалтерия.
Читайте также: