Добавить конференцию в outlook teamviewer

Обновлено: 04.07.2024

Would you like to turn your emails into real conversations? Wouldn’t it be great if you could just start a chat session with any participant of an email conversation or even set up a video call? Now you can!

Take your discussion to a more efficient level with the TeamViewer integration for Outlook. Chat, remote control, video calls, and screen sharing are available for any participant from within your Outlook email conversations.

Get to the point with real-time conversations

From a business perspective, Microsoft Outlook is the world’s leading desktop client for personal information management. Many employees worldwide use Outlook to manage emails, appointments, tasks, and business contacts.

We have all had that moment were we needed countless emails to answer one little question. These moments have made us yearn for smarter, less bloated processes.

Sometimes a quick chat or video call can help to discuss things more easily than writing email after email. At other times, directly sharing your screen might be even better.

When managing work projects, collaboration via e-mail only can sometimes be challenging. However, working without emails is definitely not an option.

TeamViewer integration for Microsoft Outlook

TeamViewer has released a great new integration for its customers. The TeamViewer integration for Microsoft Exchange Server 2013 and Microsoft Exchange Online Server offers a seamless integration of TeamViewer’s main features for collaboration and remote access into any email conversation.

Just install the TeamViewer app from the Office Store or ask your system administrator to do so. Reopen Outlook and you will see the app within any email conversation.

If a recipient is using a TeamViewer account, you can add her or him to your TeamViewer Computers & Contacts list. After that, you are able to connect as described below.

Alternatively, if the recipient is already part of your Computers & Contacts list, you can see if the recipient is online within TeamViewer and then start a chat or video call, share your screen, or establish a remote control session with her or him.

Would you like to test the TeamViewer Outlook App yourself? Then download and install the app right from the Microsoft Office Store

Для чего нужен TeamViewer

Оказаться в противоположной точке Земли мгновенно, чтобы настроить Windows и прочие ОС, нереально. Зато это можно сделать через сеть Интернет – достаточно скачать программу Teamviewer бесплатно и пользоваться ей на русском, английском и еще 30 различных языках.

Возможности Teamviewer

Последняя версия программы удаленного доступа серьезно расширила свой функционал: передача файлов, управление и т.д. Возможности Teamviewer облегчили процесс наладки ПК как со стороны IT-специалиста, осуществляющего поддержку, так юзера.

Изменения коснулись также оптимизации соединения, быстродействия приложения, юзабилити и много другого. Вопросов, как пользоваться и что это за программа, больше не возникнет. Благодаря Teamviewer, удаленный доступ сможет осилить любой человек.

Вот, что интересного предлагает разработчик teamviewer 12:

QuickSteps – быстрый удаленный доступ к основным функциям операционной системы (командная строка, смена пользователя и др.).

Расширенная информация о состоянии удаленного компьютера – данные о производительности ПК, состоянии дисков, сетевом адресе, адаптере и длительности сеанса между пользователями.

Удаленный стикер – удобный способ подать знак владельцу отремонтированного компьютера.

Заявки на обслуживание – канал связи для отправки сигнала о помощи администратору.
Поддержка мобильных устройств – беспроблемная организация соединения как между ПК и смартфоном, так и между гаджетами с разными ОС.
Облачное хранилище – возможность совместного доступа к большим массивам данных через Интернет.

Доработке подверглась также технология передачи документов. Обмениваться файлами в любой версии Teamviewer (portable или full) можно на скорости до 200 мб/с.

Из стандартных функций остались доступны: удаленный рабочий стол, печать, голосовая и видеосвязь, графическая доска, включение компьютера по методике Wake-on-LAN и прочее.

Часть возможностей Тим Вивер реализуется через пользовательские модули, которые официальный сайт предлагает скачать бесплатно на русском.

Дополнительные модули Teamviewer

Установка Teamviewer и использование

Для того чтобы установить Teamviewer, достаточно скачать бесплатно русскую версию, запустить исполняемый файл и выбрать цель использования (для личного или коммерческого применения).

А затем указать каталог для размещения файлов.

Инсталляция завершится в течение минуты, по окончанию которой произойдет автоматическое присвоение идентификационный номера и пароля – программа Teamviewer готова к работе.

Для начала сеанса введите ID партнера в специальное поле, после чего нажмите соответствующую кнопку подключения. Teamviewer позволяет сделать это без предварительной настройки.

О безопасности

Конфиденциальность и надежность соединения, обеспечиваемые team viewer, дают возможность передавать файлы в закрытых организациях без риска кражи информации. Во время шифрования применяются ключи RSA 2048 и AES (256).

Кроме этого, каждый запуск программы сопровождается сменой паролей доступа, а также двухуровневой технологией установления соединения, в том числе через teamviewer quicksupport. Для дополнительной защиты предусмотрен список доверенных устройств и пользователей. Эффективность предпринимаемых мер подтверждена ISO 9001:2008.

Конференции в Teamviewer – демонстрация экрана и удаленный доступ на Windows и Android бесплатно в локальной сети или через Интернет. Ограничение по времени отсутствует.

Презентация продукта или собрание учредителей? Профессиональная консультация или совместная работа над проектом? Загруженная отсюда teamviewer конференция сделает любое мероприятие показательным и удобным для каждого участника, будь он в локальной сети или через океан.

Как создать конференцию

Для начала работы с Teamviewer в режиме конференции, не потребуется регистрировать учетную запись. Достаточно в системах Windows, Mac OS, Android или iOS завершить процесс установки и запустить утилиту. Однако для планирования момента включения и продолжительности соединения без создания личного профиля не обойтись.

Меню управления скрывается под вкладкой «Конференция» в главном окне. Функционал позволяет воспользоваться тремя основными алгоритмами:

Демонстрация
Видеозвонок
Телефон

Либо с помощью раздела «Мои конференции» путем создания соответствующего соединения, нажав кнопку «Новая конференция» и указав название, пароль, время работы.

Также при необходимости конфиг может быть сохранен для повторного использования, а планирование организовано в Microsoft Outlook.

Основные настройки и интерфейс

Конфигурирование Teamviewer сводится к изменению количества и возможностей участников, параметров звука, демонстрации экрана, хранилища файлов и показа видео с камеры. По умолчанию язык конференций – русский.

Аудио	На выбор доступно два варианта передачи звука через VoIP или телефон (при соединении взимается плата в соответствии с тарифом компании для конкретного региона). Также возможно установить, почему не работает микрофон или нет звука.
Демонстрация экрана	Для показа дисплея предусмотрен выбор зоны захвата картинки (приложение или весь рабочий стол). При этом допускается ручная и автоматическая оптимизация видеопотока с упором на качество или производительность. Для сохранения материалов сессии имеется функция «запись видео».
Хранилище файлов	Предназначено для обмена данными между участниками. В качестве источника можно указать локальный диск или облачные сервисы Dropbox, OneDrive, Google Drive и др.
Видео	Позволяет включить или отключить камеру и показ картинки на экран.
Участники	Каждый член конференции выполняет роль наблюдателя, ведущего или организатора с соответствующим набором полномочий. Здесь же возможно изменить имя и разрешить выполнение тех или иных действий (чат, доступ к файлам, видео, аудио, удаленное управление и т.д.).

Для добавления следует воспользоваться зеленым значком в разделе «Участники» или кнопкой «Пригласить» в окне «Мои конференции». При этом будет сгенерирован текст и динамическая ссылка, передать которую можно через электронную почту или посредством буфера обмена.

Для отсечения нежелательных лиц программа ТимВьюер имеет черный список во вкладке «Безопасность» раздела «Опции».

Сколько человек бесплатно может участвовать в блиц-конференции? Не более 25.

Как присоединиться к конференции

Участие в конференции осуществляется только при наличии уникального ID или ссылки. Для контакта необходимо ввести полученный номер через браузер, полновесный клиент Teamviewer или приложение Teamviewer QJ.

Полные условия использования (ограничение по времени, все функции) можно скачать с официального сайта.

Программа TeamViewer служит для удалённого управления платформами Windows, Android и др. У приложения есть и богатые функции по проведению конференций.

Хотя утилита TeamViewer известна благодаря потрясающим возможностям по удалённому управлению компьютерами с Windows и гаджетами на Android/iOS, в арсенале программы есть и другие замечательные функции. Среди менее известных возможностей "ТимВьюера" – богатый функционал по совместной работе в режиме конференции. Перед рассмотрением интерфейса программы предлагаем бесплатно скачать TeamViewer .

Интерфейс конференции в TeamViewer

Рис: Панель управления.

Конференц-связь в программе предоставляется бесплатно для личного использования: условия те же, что и для удалённого управления. Модуль уже встроен в стандартное приложение для Windows. Переключение на Панель управления конференциями осуществляется в главном окне программы – это вкладка расположена в правой части.

Базовые элементы управления – три кнопки, отвечающие за определённые режимы, в которых работает сеанс связи. Об отличиях между режимами доступа - ниже.

Продвинутые функции позволяют заранее запланировать трансляцию совместного мероприятия, а также просмотреть текущие приглашения к участию в мероприятиях коллег, друзей и партнёров. Правая часть окна предлагает присоединиться к уже открытому сеансу.

Как создать конференцию. Основные настройки

Разработчики предложили 3 режима работы (кнопки в левой части окна).

Демонстрация

демонстрация экрана осуществляется в максимально высоком разрешении;

специальные инструменты для показа, просмотра и комментирования презентаций.

Основной интерфейс – Рабочий стол создателя (ведущего). Его содержимое открыто транслируется на экраны собеседников. Отсутствует возможность удалённо управлять чужим рабочим столом. Для подключения не требуется пароль: достаточно сообщить коллегам ID-номер для доступа.

Рис: Управление в Демонстрационном режиме

Основные элементы интерфейса:

Три способа пригласить участников (по e-mail, среди списка контактов, или просто скопировать ID для рассылки).

Включение/отключение аудиосвязи, плюс конфигурация звуковых параметров.

Рис: Настройка области экрана для демонстрации

Возможность настроить отдельные приложения, предназначенные для удалённой демонстрации. К примеру, показывать только Outlook, или Word.

Рис: Элементы "Белой доски": курсоры, "карандаши", "ластики", текстовые инструменты и др.

Функция "Белая доска": совместное интерактивное пространство, на котором собеседники могут комментировать и вставлять замечания, в т.ч. прикреплять изображения. Можно скачать прикреплённые файлы.

Видеозвонок

Главный интерфейс общения – не рабочий стол, а веб-камера и микрофон. Функция хорошо знакома по классическим приложениям для видеосвязи. Сколько человек бесплатно может присоединиться к видеоконференции – зависит от пропускной способности интернет-канала. Разработчики не ограничивают этот параметр. В локальной сети скорость быстрее, чем при удалённом соединении, поэтому количество участников может быть выше.

Присутствуют функции текстового чата и обмена файлами.

Рис: Интерфейс видеоконференции в TeamViewer похож на традиционные программы для общения с видео.

Телефон

Классическая телефонная (не VoIP!) связь. Подходит при ограниченной скорости соединения, а также когда не требуется видеть собеседников.

Рис-к: Ведущему предлагается виртуальный телефонный номер, на который нужно дозвониться другим участникам.

В этом типе конференций ведущему выдаётся виртуальный номер телефона (обычно американский). Чтобы вступить в диалог, участникам требуется позвонить по этому номеру. Мы рекомендуем пользоваться этой функцией при отсутствии у некоторых участников компьютеров и мобильных гаджетов. В других случаях дешевле использовать VoIP-технологии, в т.ч. встроенные в видеоконференции TeamViewer.

Как присоединиться к чужим сессиям

Рисунок: Для подключения к чужому мероприятию следует ввести ID.

При включении программы переключиться на вкладку "Конференция" – и ввести ID-номер, который получили от ведущего. В отличие от 9-значных ID, которые используются для удалённого доступа, в этом случае номер начинаются с буквы m: удобно для понимания, к какому именно подключению вас приглашают. Пароль для соединения не требуется.

Рисунок: Пример присоединения к чужой видеоконференции

Во время подключения к чужому сеансу, на экране рядового собеседника виден рабочий стол создателя – и всё, что на нём происходит. Хотя у участников нет способа повлиять на происходящее (пролистать слайды презентации, или отредактировать документ), можно попросить ведущего создать "Белую доску". Этот элемент интерфейса позволяет комментировать происходящее и обмениваться мнениями.

Заключение

За рамками статьи остались многие способности программы "ТимВьюер" в режиме конференц-связи:

функции "Белая доска";

настройки разрешения и качества картинки для уменьшения нагрузки на интернет-канал;

передача ведущей роли другим участникам;

поддержка работы через браузер, и др.

Отметим, что весь функционал в TeamViewer понятен на интуитивном уровне. Богатый классический арсенал приложения для удалённого доступа к чужим ПК или Android-девайсом позволит моментально решить вопросы наподобие "нет звука", или "не двигается мышка".

Условия использования программы не включают в себя ограничение по времени или количество участников. Великолепный перевод на русский язык и бесплатность – другие веские аргументы в копилку использования приложения в качестве инструмента для проведения конференций.

Платная консультация по вопросам 2500 руб/час

Прочитали статью и остались вопросы? Меня зовут Валерий и я её автор. С радостью объясню Вам в скайпе все затруднительные моменты, которые остались за рамками статьи!

Читайте также: