Excel получить данные из таблицы или диапазона
Обновлено: 08.07.2024
При работе в Excel очень часто возникает потребность найти данные в одной таблице и извлечь их в другую. Если вы ещё не умеете это делать, то, прочитав статью, вы не только научитесь этому, но и узнаете, при каких условиях вы сможете выжать из системы максимум быстродействия. Рассмотрено большинство весьма эффективных приёмов, которые стоит применять совместно с функцией ВПР.
Даже если вы годами используете функцию ВПР, то с высокой долей вероятности эта статья будет вам полезна и не оставит равнодушным. Я, например, будучи IT-специалистом, а потом и руководителем в IT, пользовался VLOOKUP 15 лет, но разобраться со всеми нюансами довелось только сейчас, когда я на профессиональной основе стал обучать людей Excel.
ВПР — это аббревиатура от вертикального просмотра. Аналогично и VLOOKUP — Vertical LOOKUP. Уже само название функции намекает нам, что она производит поиск в строках таблицы (по вертикали — перебирая строки и фиксируя столбец), а не в столбцах (по горизонтали — перебирая столбцы и фиксируя строку). Надо заметить, что у ВПР есть сестра — гадкий утёнок, которая никогда не станет лебедем, — это функция ГПР (HLOOKUP). ГПР, в противоположность ВПР, производит горизонтальный поиск, однако концепция Excel (да и вообще концепция организации данных) подразумевает, что ваши таблицы имеют небольшое количество столбцов и гораздо большее количество строк. Именно поэтому поиск по строкам нам требуется во много раз чаще, чем по столбцам. Если вы в Excel слишком часто пользуетесь функцией ГПР, то, вполне вероятно, что вы чего-то не поняли в этой жизни.
Синтаксис
Функция ВПР имеет четыре параметра:
=ВПР( <ЧТО> ; <ГДЕ> ; <НОМЕР_СТОЛБЦА> [;<ОТСОРТИРОВАНО>] ), тут:
<ЧТО> — искомое значение (редко) или ссылка на ячейку, содержащую искомое значение (подавляющее большинство случаев);
<ГДЕ> — ссылка на диапазон ячеек (двумерный массив), в ПЕРВОМ (!) столбце которого будет осуществляться поиск значения параметра <ЧТО>;
<НОМЕР_СТОЛБЦА> — номер столбца в диапазоне, из которого будет возвращено значение;
<ОТСОРТИРОВАНО> — это очень важный параметр, который отвечает на вопрос, а отсортирован ли по возрастанию первый столбец диапазона <ГДЕ>. В случае, если массив отсортирован, мы указываем значение ИСТИНА (TRUE) или 1, в противном случае — ЛОЖЬ (FALSE) или 0. В случае, если данный параметр опущен, он по умолчанию становится равным 1.
Держу пари, что многие из тех, кто знает функцию ВПР как облупленную, прочитав описание четвёртого параметра, могут почувствовать себя неуютно, так как они привыкли видеть его в несколько ином виде: обычно там идёт речь о точном соответствии при поиске (ЛОЖЬ или 0) либо же о диапазонном просмотре (ИСТИНА или 1).
Вот сейчас надо напрячься и читать следующий абзац несколько раз, пока не прочувствуете смысл сказанного до конца. Там важно каждое слово. Примеры помогут разобраться.
Как же конкретно работает формула ВПР
Схемы работы формул
ВПР тип I
ВПР тип II
Следствия для формул вида I
Следствия для формул вида II
Если искомое значение встречается в первом столбце массива несколько раз, то формула выберет первую строку для последующего извлечения данных.
Производительность работы функции ВПР
Вы добрались до кульминационного места статьи. Казалось бы, ну какая разница, укажу ли я в качестве последнего параметра ноль или единицу? В основном все указывают, конечно же, ноль, так как это довольно практично: не надо заботиться о сортировке первого столбца массива, сразу видно, найдено значение или нет. Но если у вас на листе несколько тысяч формул ВПР (VLOOKUP), то вы заметите, что ВПР вида II работает медленно. При этом обычно все начинают думать:
- мне нужен более мощный компьютер;
- мне нужна более быстрая формула, например, многие знают про ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH), которая якобы быстрее на жалкие 5–10%.
И мало кто думает, что стоит только начать использовать ВПР вида I и обеспечить любыми способами сортировку первого столбца, как скорость работы ВПР возрастёт в 57 раз. Пишу прописью — В ПЯТЬДЕСЯТ СЕМЬ РАЗ! Не на 57%, а на 5 700%. Данный факт я проверил вполне надёжно.
Секрет такой быстрой работы кроется в том, что на отсортированном массиве можно применять чрезвычайно эффективный алгоритм поиска, который носит название бинарного поиска (метод деления пополам, метод дихотомии). Так вот ВПР вида I его применяет, а ВПР вида II ищет без какой-либо оптимизации вообще. То же самое относится и к функции ПОИСКПОЗ (MATCH), которая включает в себя аналогичный параметр, а также и к функции ПРОСМОТР (LOOKUP), которая работает только на отсортированных массивах и включена в Excel ради совместимости с Lotus 1-2-3.
Недостатки формулы
Недостатки ВПР очевидны: во-первых, она ищет только в первом столбце указанного массива, а во-вторых, только справа от данного столбца. А как вы понимаете, вполне может случиться так, что столбец, содержащий необходимую информацию, окажется слева от столбца, в котором мы будем искать. Этого недостатка лишена уже упомянутая связка формул ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ (INDEX+MATCH), что делает её наиболее гибким решением по извлечению данных из таблиц в сравнении с ВПР (VLOOKUP).
Некоторые аспекты применения формулы в реальной жизни
Диапазонный поиск
Классическая иллюстрация к диапазонному поиску — задача определения скидки по размеру заказа.
Поиск текстовых строк
Безусловно, ВПР ищет не только числа, но и текст. При этом надо принимать во внимание, что регистр символов формула не различает. Если использовать символы подстановки, то можно организовать нечёткий поиск. Есть два символа подстановки: «?» — заменяет один любой символ в текстовой строке, «*» — заменяет любое количество любых символов.
Борьба с пробелами
Часто поднимается вопрос, как решить проблему лишних пробелов при поиске. Если справочную таблицу ещё можно вычистить от них, то первый параметр формулы ВПР не всегда зависит от вас. Поэтому если риск засорения ячеек лишними пробелами присутствует, то можно применять для очистки функции СЖПРОБЕЛЫ (TRIM).
Разный формат данных
Если первый параметр функции ВПР ссылается на ячейку, которая содержит число, но которое хранится в ячейке в текстовом виде, а первый столбец массива содержит числа в правильном формате, то поиск будет неудачным. Возможна и обратная ситуация. Проблема легко решается переводом параметра 1 в необходимый формат:
=ВПР(−−D7; Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0) — если D7 содержит текст, а таблица — числа;
=ВПР(D7 & «»); Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0) — и наоборот.
Кстати, перевести текст в число можно сразу несколькими способами, выбирайте:
- Двойное отрицание —D7.
- Умножение на единицу D7*1.
- Сложение с нулём D7+0.
- Возведение в первую степень D7^1.
Перевод числа в текст производится через сцепку с пустой строкой, которая заставляет Excel преобразовать тип данных.
Это очень удобно делать при помощи функции ЕСЛИОШИБКА (IFERROR).
Например: =ЕСЛИОШИБКА( ВПР(D7; Продукты!$A$2:$C$5; 3; 0); «»).
Массив <ГДЕ>
Часто забывают ссылку массива сделать абсолютной, и при протягивании массив «плывёт». Помните, что вместо A2:C5 следует использовать $A$2:$C$5.
Хорошей идеей является размещение справочного массива на отдельном листе рабочей книги. Не путается под ногами, да и сохраннее будет.
Ещё более хорошей идеей будет объявление этого массива в виде именованного диапазона.
Многие пользователи при указании массива используют конструкцию вида A:C, указывая столбцы целиком. Этот подход имеет право на существование, так как вы избавлены от необходимости отслеживать тот факт, что ваш массив включает все необходимые строки. Если вы добавите строки на лист с первоначальным массивом, то диапазон, указанный как A:C, не придётся корректировать. Безусловно, эта синтаксическая конструкция заставляет Excel проводить несколько большую работу, чем при точном указании диапазона, но данными накладными расходами можно пренебречь. Речь идёт о сотых долях секунды.
Ну и на грани гениальности — оформить массив в виде умной таблицы.
Использование функции СТОЛБЕЦ для указания колонки извлечения
Если таблица, в которую вы извлекаете данные при помощи ВПР, имеет ту же самую структуру, что и справочная таблица, но просто содержит меньшее количество строк, то в ВПР можно использовать функцию СТОЛБЕЦ() для автоматического расчёта номеров извлекаемых столбцов. При этом все ВПР-формулы будут одинаковыми (с поправкой на первый параметр, который меняется автоматически)! Обратите внимание, что у первого параметра координата столбца абсолютная.
Создание составного ключа через &»|»&
Если возникает необходимость искать по нескольким столбцам одновременно, то необходимо делать составной ключ для поиска. Если бы возвращаемое значение было не текстовым (как тут в случае с полем «Код»), а числовым, то для этого подошла бы более удобная формула СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и составной ключ столбца не потребовался бы вовсе.
Это моя первая статья для Лайфхакера. Если вам понравилось, то приглашаю вас посетить мой сайт, а также с удовольствием прочту в комментариях о ваших секретах использования функции ВПР и ей подобных. Спасибо. :)
Предположим, что из вот такой базы данных по продажам:
. вы создали небольшую, но симпатичную сводную таблицу:
Но ваш руководитель хочет не совсем ее, а что-то похожее на:
То есть имеем несколько ощутимых трудностей:
- Исходный внешний вид сводной таблицы не подходит - дизайн отчета должен соответствовать корпоративным стандартам (цвета, логотипы, спарклайны, стрелки и т.д.). "Дорабатывать напильником" дизайн сводной - долгий и мучительный процесс. И не факт, что красота не слетит после пересчета и обновления.
- Из всей сводной для отчета вам нужны не все данные, а только конкретные модели Ford по Питеру - придется руками фильтровать.
- Стандартные итоги в сводной нам не подходят, т.к. нужны суммы по выручке в зеленых ячейках, но среднее по месяцу в итогах - сводная так не умеет.
- Полученные в сводной результаты - еще не конец, нам необходимо произвести с ними какие-то дополнительные вычисления: пересчитать выручку в тысячах, добавить прогноз на апрель, сравнить этот год с прошлым. Многое из перечисленного в сводных или невозможно в принципе (особенно для сводных на основе OLAP-кубов) или делается, но "через одно место" с помощью вычисляемых полей и объектов.
- Нужно построить по результатам хитрую диаграмму (обычные сводные диаграммы имеют много ограничений).
Сделаем на отдельном от сводной листе заготовку отчета:
Выделите первую ячейку зеленого диапазона, введите знак "равно" и щелкните по ячейке в сводной, которая содержит нужные данные, т.е. по B8, где лежит выручка Fiesta за январь. Вместо привычной ссылки а-ля "морской бой" Excel вставит функцию ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ:
Давайте разберем ее подробно:
- Первый ее аргумент ("Выручка") - это имя извлекаемого поля.
- Второй (Лист1!$A$4) - это адрес первой ячейки сводной таблицы, откуда мы берем данные. Этот параметр нужен, т.к. на листе может быть несколько сводных и Excel должен понимать из какой именно нужно вытащить число.
- Все остальные аргументы начиная с третьего - это попарно название поля и его значение, т.е., в нашем случае, это имя модели (Наименование="Fiesta") и временной период (Дата=1). Поскольку в сводной была применена группировка дат по месяцам, то в функции ПОЛУЧИТЬ.ДАННЫЕ.СВОДНОЙ.ТАБЛИЦЫ мы получили не имя месяца, а его номер. Если бы в исходной базе данных был столбец не с датой, а с названием месяца, то группировка была бы не нужна и вместо единички был бы просто "январь".
А теперь самое интересное.
Аккуратно замените в формуле "Fiesta" на $С7, а единичку на D$5 и допишите в конце формулы деление на 1000, т.к. нам нужно отобразить данные в тысячах. Затем нажмите на Enter и протяните формулу на оставшиеся зеленые ячейки.
Теперь с данными в зеленых ячейках можно работать как с обычными формулами, а не как со сводной таблицей с ее жесткими ограничениями, т.е. дальше можно спокойно считать любые итоги, динамику, прогнозы, строить любую диаграмму и т.д.
Если исходные данные поменяются, то нужно будет лишь обновить сводную (правой кнопкой мыши - Обновить). Даже если завтра изменится количество моделей или, скажем, Fiesta будет уже не третьей по счету машиной в сводной, наша функция все равно ее найдет и правильно извлечет соответствующий ей результат для нашего отчета.
Power Query умеет подключаться к разным источникам. Далее рассмотрим, как получить данные из книги Excel.
Таблицы Excel
Лучше всего данные хранить в таблице Excel, это самый удобный и распространенный источник для Power Query. На ленте даже есть специальная кнопка.
Чтобы загрузить таблицу в редактор Power Query, достаточно выделить любую ее ячейку и нажать Данные → Получить и преобразовать данные → Из таблицы/диапазона.
Примечание. В вашей версии Excel расположение кнопок и их названия могут отличаться.
Если то же самое проделать с обычным диапазоном, то Excel вначале преобразует диапазон в таблицу Excel, а потом запустит Power Query.
Запросу присваивается имя таблицы Excel, которая является источником данных. Поэтому желательно сразу дать таблице говорящее название. Не обязательно, конечно, но желательно. В противном случае рекомендуется переименовать сам запрос, чтобы затем его можно было легко найти среди других запросов книги.
Данные находятся в Power Query. Новые значения, внесенные в исходную таблицу, автоматически попадут в запрос после его обновления. Далее в редакторе Power Query делают обработку данных и выгружают либо в виде таблицы Excel, либо оставляют в памяти Excel в виде подключения.
Именованный диапазон Excel
Источником для Power Query может быть не только таблица Excel. Например, вы получили красивый отформатированный отчет и не хотите вносить в него изменения. Тогда нужно использовать именованный диапазон. Самый простой способ создать именованный диапазон – это выделить область на листе и ввести название в поле Имя.
Либо выполнить команду Формулы → Определенные имена → Присвоить имя. В Excel будет создан новый объект, к которому можно обращаться, например, в формулах. Диапазон виден в Диспетчере имен.
Здесь перечислены все именованные диапазоны, формулы и таблицы. Среди них есть и только что созданный Отчет.
Теперь можно стать на любую ячейку внутри именованного диапазона (или выбрать его из выпадающего списка в поле Имя) и вызвать ту же команду: Данные → Получить и преобразовать данные → Из таблицы/диапазона. Произойдет загрузка данных в Power Query.
Такой способ позволяет «не портить» исходные данные. Но у него есть и очевидный недостаток: новые строки, которые выйдут за пределы именованного диапазона, не попадут в запрос.
Динамический именованный диапазон Excel
Решить данную проблему можно, создав динамический именованный диапазон. Это такой диапазон, который задается формулой и автоматически расширяется до последней заполненной ячейки.
Внести статичное имя в поле Имя на этот раз не получится. Поэтому заходим в Формулы → Определенные имена → Задать имя (или нажимаем Создать в Диспетчере имен), указываем название будущего динамического диапазона ДинамОтчет и внизу вместо ссылки записываем формулу:
Ко всем ссылкам этой формулы Excel еще автоматически добавит название листа.
Смысл формулы следующий. Верхняя левая ячейка диапазона фиксируется ($A$2), а правая нижняя определяется формулой, которая возвращает адрес последней заполненной строки в столбце B.
Но не все так просто. Excel видит это имя лишь как формулу, а не диапазон. Как же его увидит Power Query? Делаем ход конем.
Создаем пустой запрос Power Query Данные → Получить и преобразовать данные → Получить данные → Из других источников → Пустой запрос. Открывается пустой запрос, где в строке формул нужно ввести:
После ввода формулы (нажатием Enter) Power Query обратится к текущей книге и выведет все объекты, среди которых есть и наш динамический диапазон ДинамОтчет.
Название запроса не подхватывается, поэтому придется изменить самостоятельно.
Чтобы извлечь содержимое объекта, в этой же строке правой кнопкой мыши кликаем по Table, далее выбираем Детализация.
Power Query разворачивает таблицу и даже делает некоторые шаги обработки: повышает заголовки и задает нужный формат для столбцов.
Теперь в запрос будут попадать новые строки, несмотря на то, что исходные данные не являются таблицей Excel.
Вот такие приемы импорта данных в Power Query из книги Excel. Самый распространенный из них – это импорт из таблицы Excel. Тем не менее, в случае необходимости можно прибегнуть к альтернативам, создав именованный или динамический именованный диапазон.
Консолидация данных из разных таблиц Excel
Одна из насущных задач, с которыми сталкиваются пользователи, – консолидация данных. Под консолидацией понимается объединение нескольких таблиц в одну. До появления Power Query это была довольно трудоемкая операция, особенно, если процесс требовал автоматизации. Хотя в эксель есть специальная команда Данные → Работа с данными → Консолидация, пользоваться ей не удобно. Мне, по крайней мере. Появление Power Query в корне изменило представление о том, как нужно объединять таблицы.
Рассмотрим пример. В некоторый файл каждый месяц вносится отчет о продажах в формате таблицы Excel. Каждая таблица при этом имеет соответствующее название: Январь_2018, Февраль_2018 и т.д. Необходимо объединить все таблицы книги в одну. Как бы скопировать и вставить одну под другой, создав при этом дополнительный столбец, указывающий, к какой таблице принадлежит конкретная строка. Задача не одноразовая, а с заделом на будущее, поэтому нужно предусмотреть появление в этом файле новых таблиц.
Процесс начинается с запуска пустого запроса: Данные → Получить и преобразовать данные → Создать запрос → Из других источников → Пустой запрос
Затем в строке формул вводим знакомую команду
Power Query показывает все таблицы в текущей книге.
Их нужно развернуть кнопкой с двумя стрелками в названии поля Content (на скриншоте ниже выделено красным кружком).
Если есть лишние столбцы, то их можно не выводить, сняв соответствующую галку. Также лучше убрать галку напротив опции Использовать исходное имя столбца как префикс. Нажимаем Ok.
Все таблицы находятся на одном листе, а рядом колонка с названием источника, откуда взята каждая строка.
Данные загружены. Можно приступать к их обработке. Ограничимся преобразованием названий таблиц в настоящую дату, чтобы затем использовать для сведения данных по месяцам.
Визуально мы наблюдаем и месяц, и год. Но Power Query такое название воспринимает, как текст. Поэтому делаем следующее.
Удалим нижнее подчеркивание. Правой кнопкой мыши по названию столбца Name → Замена значений.
В следующем окне настроек указываем, что меняем _ на пусто, то есть в нижнем поле ничего не указываем.
Подчеркивание удаляется из названия.
Поиск и замена здесь работает так же, как и в обычном Excel.
Далее запускаем команду Преобразование → Столбец «Дата и время» → Дата → Выполнить анализ.
Power Query распознает дату и меняет формат колонки. Мы также переименовываем столбец на Период.
Полученную таблицу можно использовать для анализа данных. Выгрузим ее на лист Excel.
Главная → Закрыть и загрузить.
Но что-то пошло не так. Во-первых, внизу таблицы пустая строка; во-вторых, при выгрузке произошла одна ошибка. Обновим запрос (справа от названия запроса значок обновления).
Что-то еще больше пошло не так. Даты исчезли, снизу таблицы добавились новые строки, а количество ошибок уже 19. Спокойствие, только спокойствие! Дело вот в чем.
Помните, на первом шаге мы получили все таблицы из файла? Так ведь и выгруженная таблица – это тоже таблица! Получается, Power Query взял 3 исходных таблицы, обработал, выгрузил на лист Excel и на следующем круге видит уже 4 таблицы!
При повторном обновлении запрос захватывает их все, а т.к. таблица выхода имеет другую структуру, то возникают ошибки.
Короче, из запроса нужно исключить таблицу, которая получается на выходе (Запрос1). Есть разные подходы, самый простой – это добавить шаг фильтрации. Выделяем в правой панели первый шаг Источник, открываем фильтр в колонке с названиями, снимаем галку с таблицы Запрос1 → Ok.
Снова выгружаем таблицу в Excel и на этот раз все в порядке.
Сделаем с помощью сводной таблицы маленький отчет по месяцам.
Прошло время, и в файл добавили новую таблицу с продажами за апрель.
Требуется обновить сводный отчет. Представьте на минуту, как это происходит в обычном Эксель: таблица копируется в самый низ общего источника, продлевается колонка с датой, изменяется диапазон для сводной таблицы, обновляется весь отчет.
А вот, как это выглядит при использовании Power Query.
Достаточно два раза нажать кнопку Обновить все (первый раз – для обновления запроса, второй – для сводной таблицы).
На добавление в отчет новых данных вместе с их обработкой потребовалось несколько секунд.
Вот за это мы так любим Power Query.
Задача: Данные, которые нужно найти и извлечь при помощи функции ВПР, находятся в нескольких таблицах. Эти таблицы имеют одинаковую структуру (то есть, одни и те же столбцы, расположенные в одном и том же порядке). Необходимо помочь функции ВПР определить, из какой именно таблицы ей извлечь результаты поиска?
1. Использование обработки условия при помощи ЕСЛИ.
Рассмотрим на примере. Необходимо определить комиссионные для каждого из менеджеров с учетом объема их продаж и стажа работы. В зависимости от стажа существуют различные ставки комиссионных выплат, как это показано на рисунке ниже.
Для того, чтобы легче было работать с таблицами ставок, используем именованные диапазоны и обозначим их tabl1, tabl2 и tabl3.
В качестве условия для использования каждой из таблиц служит стаж работника. Таким образом, внутри функции ВПР (VLOOKUP) используем обработку условий при помощи ИЛИ (IF). В ячейке D2 запишем:
=ВПР(C2;ЕСЛИ(B2>3;tabl3;ЕСЛИ(B2<1;tabl1;tabl2));2;1)
Если стаж более 3 лет, то используем tabl3. Если нет, то проверяем условие "стаж менее года". В этом случае данные будем извлекать из tabl1. Если и это не выполняется, тогда остается только второй вариант и диапазон tabl2.
Таким образом, наш источник данных будет меняться в зависимости от величины стажа.
Также обратите внимание, что четвертый аргумент функции ВПР равен 1. Это значит, что мы используем неточный интервальный поиск. Он как раз и позволяет точно определить, в какой интервал попадает наше число. Дополнительную информацию об этом смотрите в конце статьи.
Сумма комиссионных находится простым произведением ставки комиссионных на объем продаж. Далее копируем эти формулы для всех менеджеров.
Как приятную особенность использования именованных диапазонов следует отметить, что не имеет значения, где они расположены на листе рабочей книги Excel.
Как видите, все отлично работает, хотя диапазон поиска находится левее столбца с условиями. Своего рода "обратный" или "левый" ВПР, о котором мы уже рассказывали. (см. ссылки в конце статьи).
2. Использование функции ДВССЫЛ и именованных диапазонов.
Еще один хороший способ создать ссылку на именованный диапазон - это функция ДВССЫЛ (INDIRECT). Она позволяет преобразовать текст в ссылку. Разберем на примере.
Предположим, у нас есть данные о суммах выплат по отдельным сотрудникам по месяцам. Необходимо организовать быстрый поиск суммы по имени и по месяцу.
Чтобы не вводить критерии поиска руками, создадим два выпадающих списка: один - с именами, второй - с названиями месяцев.
Читайте также: