Форматирование страницы в word
Обновлено: 02.07.2024
При электронном редактировании текста все, что связано с оформлением, входит в понятие “форматирование”. Под форматированием текста понимается изменение цвета, стиля написания, типа шрифта, размера шрифта и различных абзацных отступов. Форматирование текста необходимо для создания как простых, так и более сложных документов.
Различают три основные операции форматирования:
1. “Форматирование символов”. При форматировании символов речь идет, в основном, об изменении стиля написания текста.
2. “Форматирование абзацев”. Под форматированием абзацев понимается изменение размеров полей отдельных абзацев в тексте, изменение интервалов между строками и абзацами, выравнивание абзацев.
3. “Форматирование страниц”. Под форматированием страниц понимается выбор размера бумаги, положение страниц при печати документа, установка верхних, нижних, левых и правых полей, выбор источника бумаги.
Под абзацем понимается часть документа, за которой следует маркер абзаца. При вводе текста абзац всегда заканчивают нажатием клавиши [Enter].
Процесс форматирования абзацев включает в себя:
1. выравнивание абзацев (по левому краю, по центру, по правому краю);
3. изменение цвета фона и заливка;
4. установление рамок и линий нарисованных вокруг и внутри абзаца;
5. установку абзацных отступов;
6. установку отступа первой строки абзаца;
7. установку расстояния между строками;
8. установку расстояния между абзацами;
9. контроль положения абзаца на странице.
По умолчанию текстовый процессор выравнивает все абзацы влево, при этом строки начинаются как бы с одной вертикальной линии. Возможны, однако и другие виды выравнивания.
Выравнивание по правому краю: строки внутри абзаца выравниваются не влево, а вправо. При этом, конец строк оказывается выровненным, а начало – “плавающим”.
Центрирование: строки абзаца располагаются симметрично относительно воображаемой вертикальной линии, проходящей посредине листа.
Блочное выравнивание: строки абзаца выравниваются как по правому, так и по левому краю.
Перед тем как вы хотите изменить выравнивание абзацев, необходимо их выделить. Тогда текстовый процессор будет знать, какие абзацы следует переформатировать. После чего следует нажать на одну из клавиш выравнивания (в зависимости от того, как вы хотите выровнять абзац), расположенную на панели инструментов “Форматирование” или выполнить команду Формат – Абзац и в появившемся диалоговом окне “Абзац” в списке “Выравнивание” выбрать тип выравнивания абзацев.
Рис. 1.6.1 Диалоговое окно "Абзац" Microsoft Word
Отступы абзаца, в отличии от полей и страниц, устанавливаются только для отдельного абзаца. Для того, чтобы изменить отступы или положение на странице абзаца, нужно в диалоговом окне “Абзац” в полях “Отступ” изменить размер отступа справа или слева до нужного (Рис. 1.6.1).
Отступ первой строки
Отступ первой строки устанавливается в том же окне в списке “Первая строка”. При выборе опции “Отступ” текстовый процессор автоматически задает правый отступ 1,25 см. В поле “На” можно указать любые другие значения отступа.
Для установки отступов абзаца и первой строки можно использовать горизонтальную линейку. Выберите абзацы, для которых нужно установить отступ, и с помощью мыши переместите маркеры отступов абзацев (слева верхний треугольный маркер – расположение “красной строки”, слева нижний треугольный маркер – начало нормальной строки, справа нижний треугольный маркер – ограничение строки на странице) и первой строки, расположенные на горизонтальной линейке, в нужную позицию.
Расстояние между строками
По умолчанию текстовый процессор устанавливает расстояние между строками в один интервал, т.е. это расстояние точно соответствует высоте одной строки. Однако расстояние между строками может быть в два и более интервалов.
Расстояние между строками устанавливается в диалоговом окне “Абзац” в списке “Межстрочный” (см. Рис. 1.6.1). В этом списке приведены различные варианты выбора расстояния между строками. Если вы хотите установить фиксированный интервал между строками, то в списке “Значение” нужно установить размер отступа.
Расстояние между строками обычно увеличивается в том случае, если вам необходимо увеличить объем документа без дополнительного набора текста. Такой тип форматирования зачастую применяется при написании пояснительных записок, докладных, заявлений и даже диссертаций.
Расстояние между абзацами
Текстовый процессор позволяет устанавливать и изменять расстояние между абзацами. Эта операция проводится также в диалоговом окне “Абзац”, в поле “Интервал”, в строках “Перед” и “После” (см. Рис. 1.6.1). Интервал в этих полях устанавливается в “пунктах”. Один “пункт” приблизительно равен 0,35 миллиметра. Это позволяет более точно установить интервал. Такой способ установки не требует использования клавиши [Enter] для ввода пустых строк между абзацами.
В строке “Перед” вводится интервал, который нужно установить перед первой строкой выделенного абзаца. В строке “После”, соответственно, вводится интервал, который нужно установить после последней строки выделенного абзаца.
Контроль положения абзаца на странице
Для контроля положения абзаца на странице также используется окно диалога “Абзац”, но при этом выбирается вкладка “Положение на странице” (см. Рис. 1.6.2).
Для пользователя наибольший интерес на этой вкладке представляет поле “Разбивка на страницы”.
Установленный флажок “Запрет висячих строк” позволяет избежать появления так называемых “висячих строк”. “Висячая строка” – это первая строка в нижней части страницы, если остальная часть абзаца перенесена на следующую страницу.
Рис. 1.6.2 Диалоговое окно “Абзац” вкладка “Положение на странице”.
Использование линейки для установки отступов и позиций табуляции
Не смотря на то, что диалоговое окно “Табуляция” (Рис. 1.6.3) предоставляет куда больше возможностей для установки позиций табуляции, многие пользователи предпочитают использовать для этой цели линейку. Для того, чтобы с помощью линейки установить позицию табуляции, например равной 2 см, необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить абзацы для которых необходимо установить позиции табуляции. (Если данные абзацы уже содержат знаки табуляции, сразу можно увидеть результаты установки.)
2. Если на экране нет линейки, отобразите ее с помощью команды Вид – Линейка или просто задержите курсор мыши на серой полосе под панелью инструментов “Форматирование”.
3. Если Вы хотите установить отступ первой строки, то необходимо перетащить левый верхний маркер, на определенное расстояние.
4. Если Вы хотите установить отступ всего остального текста, то нужно левый нижний маркер в новую позицию.
Рис. 1.6.3. Диалоговое окно “Табуляция”.
Для контроля положения абзаца на странице также используется окно диалога “Абзац”, но при этом выбирается вкладка “Положение на странице” (Рис. 1.6.2).
Параметры страницы в документе Microsoft Word настраиваются на вкладке «Макет»/«Разметка страницы» в соответствующем блоке панели инструментов.
Поля – это свободное пространство с каждой стороны листа, между которым располагаются различные объекты: текст, графика, таблицы и т.д. При открытии документа Ворд автоматически проставляет параметры по умолчанию: левое – 3 см, верхнее – 2 см, нижнее – 2 см, правое – 1,5 см. Раскрыв меню кнопки «Поля», вы сможете установить узкие, стандартные, средние или широкие поля в зависимости от общего стиля оформления документа.
С помощью этой опции вы выбираете предложенные размеры полей или задаете свои собственные, выделяете дополнительное пространство с любой стороны и изменяете способ измерения полей.
Ориентация
Это функция, которая задает положение листа: книжный или альбомный вид. По умолчанию Ворд устанавливает книжную (вертикальную) ориентацию, поскольку она чаще всего используется в деловых документах.
Размер
Стандартный лист, на котором вы работаете, – это А4. Однако вы можете выбрать другой формат, раскрыв кнопку «Размер». Чаще всего с этим параметром работают, если необходимо распечатать нетипичный документ: буклет, стенгазету, санбюллетень, письмо и т.д.
Колонки
Это опция, которая позволяет разбить выделенный текст на 2, 3 и более колонок. Раскрывая одноименную кнопку, вы выбираете либо предложенные параметры, либо редактируете их, вызывая диалоговое окно «Другие столбцы».
Разрывы
Грамотное оформление научной работы и деловых документов невозможно без создания разрыва на следующую страницу. Это позволяет сдвинуть текст на новую страницу без многочисленных нажатий на Enter (которые, в свою очередь, приводят к неконтролируемому форматированию документа и создают проблемы при печати из-за недосмотра). Разрывы создают структурные блоки, которые при любом редактировании сохраняют обособленность.
Номера строк
Это функция, которая автоматически проставляет номера строк в соответствии с указанными параметрами. С ее помощью можно подсчитать количество строк в документе и отобразить соответствующее число на левом поле.
Чтобы установить опцию, раскройте кнопку «Номера строк» и выберите необходимый вариант. Помните, что при выборе пункта «Запретить в текущем абзаце» числа не проставятся в том блоке, в котором стоит курсор. Этот вариант устанавливается одновременно с любым другим.
Расстановка переносов
Чаще всего в деловой документации и научных работах запрещено устанавливать переносы. Однако они широко распространены в публицистике и при написании книг для экономии места. Известно, что выравнивание по ширине приводит к растягиванию предложения, если последующее слово большое по размеру и ему не хватает места на данной строке. Расстановка переносов позволяет избежать этой неприятности.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Параметры по ГОСТу (поля, абзац, размер бумаги, ориентация, разметка) устанавливают перед началом работы. Размер и начертание отдельных слов или предложений редактируется по ходу написания текста.
Шрифт и межстрочный интервал
При составлении какой-либо документации необходимо придерживаться нормативов ГОСТ 2 .105-95 и 7.32-2001. Написание студенческих и школьных работ (рефераты, курсовые и дипломы) требует использования стандартных шрифтов для документа: Times New Roman, 14 пт. Допустимо использование других начертаний в зависимости от типа документации:
- Times New Roman, размер от 12;
- Verdana, размеры 12-13;
- Calibri, размер 12;
- Arial, размеры 12-13.
Учитывайте, что для текста рекомендуют выбирать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей картинок, диаграмм, графиков в тексте используют 12 пт.
Для настройки шрифтов либо откройте диалоговое окно, либо воспользуйтесь панелью инструментов. В диалоговом окне в предлагаемых разделах установите необходимые параметры и кликните «ОК». Если планируете придерживаться указанных параметров и в дальнейшем, нажмите кнопку «По умолчанию». Это позволит не вводить каждый раз значения, а использовать установленные настройки в качестве шаблона. К слову, при вызове окна «Шрифт» настройка параметров доступна в расширенном режиме.
Поля и отступы
Межгосударственный стандарт предусматривает стандартные поля для любого документа:
- верхнее и нижнее – по 2 см;
- левое – 3 см;
- правое – 1 см.
Чтобы вызвать окно «Параметры страницы», дважды кликните по линейке либо пройдите в раздел «Макет» и раскройте категорию «Поля». Либо выберите из предложенных вариантов, либо кликните на пункт «Настраиваемые поля» и отредактируйте значения согласно требованиям к научной работе.
Красная строка – это строка, обозначающаяся отступом слева на расстоянии 1,25-1,27 см и обычно являющаяся первой в абзаце. Устанавливается через движение бегунка на линейке либо через диалоговое окно «Абзац». Помимо этого настраивают также отступы до и после абзаца и межстрочный интервал (по стандарту допустимо 1-1,5 строки, однако этот показатель увеличивается до 2, если при издании материала на бумажном носителе или в электронном виде масштаб заметно уменьшается).
Оформление заголовков и подзаголовков
По межгосударственным стандартам названия частей работы располагаются посередине строки, в конце предложения не ставится точка. И сверху, и снизу главы и более мелкие части разделяются тройным интервалом. Все настройки по отступам заголовков и подзаголовков доступны в контекстном меню.
При написании работы необходимо соблюдать ряд условий:
- нумерация разделов и подразделов происходит по всему документу;
- недопустимо оставлять пустые строки вместо заглавия;
- заголовок нумеруется по порядку, подзаголовок включает номер главы и порядковый номер;
- точки не проставляются после нумерации частей;
- если заглавие раздела состоит из двух частей, между ними ставится точка;
- обозначение каждого пункта пишется с новой строки и с большой буквы (иногда допускается написание заголовков прописными буквами);
- перенос слов запрещен;
- в нумерацию разделов не включаются введение, заключение, список литературы.
Согласно требованиям ГОСТ каждый раздел начинается с новой страницы, т.е. вставляется разрыв. Это необходимо для того, чтобы отделить одну часть от другой, а также чтобы редактирование информации не привело к беспорядку в нижестоящем тексте. Разрыв, выполненный инструментами Word, позволяет сместить на одну страницу целый блок, в отличие от некорректного оформленного документа (когда разрыв выполняется через нажатие на Enter), где смещение происходит на произвольный интервал.
Нумерация
Все листы в документе нумеруются, за исключением титульного, однако с него начинается нумерация. По стандарту номер в виде арабского числа проставляется в середине нижнего колонтитула без точки. Чтобы пронумеровать документ, перейдите в меню «Вставка» – блок «Колонтитулы» – «Номер страницы».
Также нумеруются картинки, таблицы и графики/диаграммы. Графическое отображение информации, как и подписи к ней, центрируются. Если изображение нормального размера, необходимо пропустить по одной строке до и после картинки. Если рисунок небольшой, допустимо его нахождение справа от текста с соблюдением пропуска в 0,5 см.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Мы уже неоднократно писали об инструментах для работы с текстом в MS Word, о тонкостях его оформления, изменения и редактирования. О каждой из этих функций мы рассказывали в отдельных статьях, вот только для того, чтобы сделать текст более привлекательным, удобным для чтения, понадобится большинство из них, причем, выполненных в правильном порядке.
Именно о том, как правильно выполнить форматирование текста в документе Microsoft Word и пойдет речь в данной статье.
Выбор шрифта и типа написания текста
О том, как изменять шрифты в Ворде мы уже писали. Вероятнее всего, вы изначально набирали текст в понравившемся шрифте, выбрав подходящий размер. Более подробно о том, как работать со шрифтами, вы можете узнать в нашей статье.
Выбрав подходящий шрифт для основного текста (заголовки и подзаголовки пока что не торопитесь изменять), пройдитесь по всему тексту. Возможно, некоторые есть фрагменты нужно выделить курсивом или полужирным шрифтом, что-то нужно подчеркнуть. Вот пример того, как может выглядеть статья на нашем сайте.
Выделение заголовка
С вероятностью в 99,9% у статьи, которую вы хотите отформатировать, есть заголовок, и, скорее всего, подзаголовки в ней тоже имеются. Конечно же, их нужно отделить от основного текста. Сделать это можно с помощью встроенных стилей Word, а более подробно с тем, как работать с этими инструментами, вы можете ознакомиться в нашей статье.
Если вы используете последнюю версию MS Word, дополнительные стили для оформления документа вы можете найти во вкладке “Дизайн” в группе с говорящим названием “Форматирование текста”.
Выравнивание текста
По умолчанию текст в документе выравнивается по левому краю. Однако, если это необходимо, вы можете изменить выравнивание всего текста или отдельно выделенного фрагмента так, как вам это необходимо, выбрав один из подходящих вариантов:
Инструкция, представленная на нашем сайте, поможет вам правильно расположить текст на страницах документа. Выделенные красным прямоугольником фрагменты текста на скриншоте и связанные с ними стрелки показывают, какой стиль выравнивания выбран для данных частей документа. Остальное содержимое файла выровнено по стандарту, то есть, по левому краю.
Изменение интервалов
Расстояние между строчками в MS Word по умолчанию составляет 1,15, однако, его всегда можно изменить на большее или меньшее (шаблонное), а также вручную задать любое подходящее значение. Более подробную инструкцию касательно того, как работать с интервалами, изменять и настраивать их вы найдете в нашей статье.
Помимо интервала между строками, в Word также можно изменить и расстояние между абзацами, причем, как до них, так и после. Опять-таки, вы можете выбрать шаблонное значение, которое вас устраивает, или задать собственное вручную.
Примечание: Если заголовок и подзаголовки, которые имеются в вашем текстовом документе, оформлены с помощью одного из встроенных стилей, интервал определенного размера между ними и следующими абзацами задается автоматически, а зависит он от выбранного стиля оформления.
Добавление маркированных и нумерованных списков
Если в вашем документе содержатся списки, незачем нумеровать или уж тем более маркировать их вручную. В Microsoft Word для этих целей предусмотрены специальных инструменты. Они, как и средства для работы с интервалами, расположены в группе “Абзац”, вкладка “Главная”.
1. Выделите фрагмент текста, который необходимо преобразовать в маркированный или нумерованный список.
2. Нажмите одну из кнопок (“Маркеры” или “Нумерация”) на панели управления в группе “Абзац”.
3. Выделенный фрагмент текста преобразуется в красивый маркированный или нумерованный список, в зависимости от того, какой из инструментов вы выбрали.
-
Совет: Если развернуть меню кнопок, отвечающих за списки (для этого нужно нажать на небольшую стрелочку справа от значка), вы можете увидеть дополнительные стили оформления списков.
Дополнительные операции
В большинстве случаев того, что мы уже описали в данной статье и остальном материале по теме форматирования текста более, чем достаточно для оформления документов на должном уровне. Если же вам этого будет мало, либо же вы просто пожелаете внести какие-то дополнительные изменения, коррективы и т. д. в документ, с большой вероятность, вам будут очень полезны следующие статьи:
На этом мы смело можем закончить. Теперь вы точно знаете, как отформатировать текст в Ворде, сделав его не просто привлекательным, а хорошо читабельным, оформленным в соответствии с выдвигаемыми требованиями.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Читайте также: