Где в 1с 7 штатное расписание

Обновлено: 07.07.2024

Дата публикации 27.01.2020

Штатное расписание – это внутренний документ работодателя, содержащий перечень его структурных подразделений, наименований должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц и их тарифных ставках (окладах).

Штатное расписание может быть утверждено как организацией, так и индивидуальным предпринимателем, заключающим трудовые договоры с наемными работниками.

В данной статье рассмотрен порядок разработки и утверждения штатного расписания. Для этого необходимо предпринять следующие шаги.

1. Составить штатное расписание

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Применение этой формы негосударственными организациями носит рекомендательный характер (Письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1). Таким образом, работодатель может выбрать один из трех вариантов действий:

использовать унифицированную форму № Т-3;
разработать форму штатного расписания, используя в качестве основы форму № Т-3;
разработать форму штатного расписания самостоятельно с нуля.

Выбрав форму штатного расписания, необходимо его заполнить (составить). Руководитель организации (индивидуальный предприниматель) может сделать это самостоятельно или поручить любому работнику в качестве трудовой обязанности.

Как правило, в штатное расписание включают следующие сведения:

наименования структурных подразделений работодателя;
наименования должностей (специальностей, профессий) и квалификаций;
количество штатных единиц;
размеры окладов и (или) тарифных ставок;
размеры доплат и надбавок (если они установлены).

При составлении штатного расписания работодатель вправе самостоятельно определять наименования должностей, профессий или специальностей, а также квалификационные требования к ним. Исключение составляют должности, профессии и специальности, предполагающие предоставление работникам компенсаций или льгот или имеющие ограничения. Наименование таких должностей, профессий и специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать соответствующим наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках и профстандартах (ст. 57 ТК РФ).

При составлении штатного расписания следует учитывать мнение Минтруда России, выраженное в письме от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8889. В частности, в письме отмечается, что при установлении условий оплаты труда работникам, занимающим в одной организации одинаковые должности (профессии), предполагающие одинаковую сложность труда, работодатель должен предусмотреть одинаковые оклады, тарифные ставки. При этом заработная плата этих работников должна дифференцироваться в зависимости от условий труда и достигнутых результатов труда (т.е. путем применения выплат компенсационного и стимулирующего характера).

2. Утвердить штатное расписание

Форма штатного расписания № Т-3 предусматривает графы для подписания руководителем кадровой службы и главным бухгалтером. При отсутствии руководителя кадровой службы подписать его может руководитель организации. При отсутствии у работодателя главного бухгалтера соответствующая подпись может не проставляться, либо может быть заменена на подпись другого работника, ответственного за ведение бухучета.

После составления и подписания, штатное расписание должно быть утверждено. Для этого работодателю следует издать приказ об утверждении штатного расписания. Такой приказ составляется в свободной форме и подписывается руководителем организации или предпринимателем-работодателем, а также главным бухгалтером (при его наличии).

Сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, поэтому данный вопрос решается работодателем самостоятельно. В дальнейшем работодатель при необходимости может вносить изменения в штатное расписание либо утвердить новое (например, в начале календарного года).

3. Ознакомить работников с утвержденным штатным расписанием

При приеме на работу нового сотрудника каждый работодатель обязан ознакомить его с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Штатное расписание является локальным нормативным актом, но поскольку оно не связано напрямую с трудовой деятельностью работника и служит для фиксирования разделения труда между работниками, знакомить нового работника со штатным расписанием не обязательно. Такая позиция подтверждается Рострудом (см. письмо от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

Тем не менее, рекомендуем все же ознакомить нового работника со штатным расписанием наряду с другими локальными нормативными актами. Во-первых, это не потребует от работодателя больших усилий и затрат, необходимо просто включить его в перечень документов для ознакомления и показать работнику. Во-вторых, в некоторых случаях, обязанность ознакомить работника со штатным расписанием может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором, соглашением или другим локальным нормативным актом.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред.3.1, автоматизированный инструмент «Штатное расписание» позволяет вести штатное расписание, вносить в документ изменения, печатать приказы на утверждение и изменение, вести кадровый учет значительного количества штатных единиц.

Как настроить штатное расписание

Для начала работы установите флаг «Ведется штатное расписание» («Настройка» — «Кадровый учет» — «Настройка штатного расписания»).

Дополнительно можете выставлять и другие настройки. Наша таблица 1 вам в помощь.

Таблица 1 «Какие функции программы выбрать»

Как называется флаг

Для чего нужен

Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию

Предполагает при регистрации кадровых документов проверку соответствия их штатному расписанию. Например, программа проверяет на остаток свободных штатных единиц.

Ведется история изменений штатного расписания

Позволяет хранить историю изменения штатного расписания, соответствующие приказы. Вам будут доступны документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания», которые позволят вести хронологию изменений штатного расписания.

Штатное расписание с историей изменений — популярный вариант, так как позволяет использовать полные функции и инструменты документа.

Используется «вилка» окладов и надбавок

Дает возможность указать минимальную и максимальную ставки по должности и максимальный размер.

В позиции штатного расписания используются разряды и категории

Дает возможность уточнять разрядом (категорией) позицию дополнительно к должности.

Использовать бронирование позиций

Дает возможность бронировать позиции штатного расписания и количество занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода

Утверждаем ШР

Для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Изменения штатного расписания» — кнопка «Создать» — «Утверждение штатного расписания»). Этот документ утверждает расписание только на 1 число выбранного месяца, поэтому используется:

При первичном утверждении штатного расписания.
При глобальном изменении сведений по позициям штатного расписания. Фактически — при замене текущего расписания на новое.

Заполняя документ, указываем:

Месяц, с которого расписание вступает в действие.
Каким днем датирован приказ на утверждение ШР.
Перечень позиций с указанием их особенностей.

По ссылке «Подписи не указаны» можно заполнить список лиц, ответственных за составление и подпись штатного расписания.

Исправно ведете учет и исполняете все задачи начальства, но директор все равно думает о бухгалтерии на аутсорсинге? Как сохранить место и поднять свою ценность в глазах начальства, рассказывает онлайн-курс «Клерка» об управленческом учете. Забирайте прямо сейчас.

Как изменить штатное расписание

Документ «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Изменения штатного расписания» — кнопка «Создать» — «Изменение штатного расписания») используйте, чтобы внести локальные изменения по нескольким позициям на любую дату месяца. В остальном работа документа схожа с «Утверждением штатного расписания».

Изменения, которые вступят в силу при проведении документа, действуют с даты, указанной в поле «Дата изменений».

В табличной части:

По кнопке «Добавить позицию» вводим новую позицию штатного расписания. И заполняем карточку, в которой указываем подразделение, должность, разряд (категорию), количество ставок, состав и размер начислений, график работы и проч.
Чтобы изменить существующую позицию (количества ставок), проходим из штатного расписания по кнопке «Изменить позицию». Заходим в карточку позиции и меняем необходимые показатели.
По команде «Закрыть позицию» закрываем существующую позицию, по которой работу завершили.

По кнопке «Приказ о внесении изменений» можно сформировать печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание.

В справочнике «Штатное расписание» по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание» можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания смотрите в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу.

Обратите внимание на цветовой индикатор в документах:

Отсутствие подсветки означает, что изменения не проводились.
Зеленый цвет — введена новая информация (позиция или начисление).
Синий цвет — информация изменена (данные по позиции, по оплате).
Красный цвет — отмена действия каких-либо данных (сумм, закрытие позиции).

Анализируем штатное расписание

Кроме самой унифицированной формы штатного расписания Т-3 в программе найдете отчеты, которые пригодятся в работе со штатным расписанием. Доступны они в разделе «Кадры» — «Кадровые отчеты».

Отчеты составляются по утвержденным и незакрытым позициям. Многие отчеты целесообразно выводить после приема на работу сотрудников.

Какие отчеты бывают, расскажет наша таблица 2.

Таблица 2 «Перечень доступных отчетов по штатному расписанию»

Название отчета

Что можно проанализировать

Анализ штатного расписания

Свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.

Заполненность штатного расписания

Занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.

Изменение штатного расписания

Изменения состава штатных единиц за заданный период.

Начисления позиций штатного расписания

Какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.

Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию

Размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.

Соблюдение штатного расписания

Свободные и занятые ставки (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.

Список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату; забронированные позиции.

Отчет «Анализ штатного расписания» позволяет проанализировать — свободны или заняты ставки, а также отклонения от планового ФОТ по ним.

Отчет «Заполненность штатного расписания» позволяет проанализировать занятые, забронированные и вакантные ставки. Анализ можно проводить как по подразделениям, так и по состоянию позиции.

Отчет «Изменение штатного расписания» позволяет проанализировать изменения состава штатных единиц за заданный период.

Отчет «Начисления позиций штатного расписания» позволяет проанализировать, какие начисления используются для позиций штатного расписания и их вклад в ФОТ.

В отчете «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» выводятся размер оклада, доплат и надбавок, а также графики работы по всем позициям штатного расписания.

Отчет «Соблюдение штатного расписания» позволяет провести анализ свободных и занятых ставок (без анализа ФОТ) как в целом по организации, так и по отдельным должностям.

Отчет «Штатная расстановка» позволяет вывести список сотрудников, которые занимают позиции штатного расписания на заданную дату. Также здесь будут отражаться забронированные позиции.

Индексируем штатное расписание

Программа индексирует заработок как для позиций штатного расписания, так и для сотрудников. Основной документ, который предусматривает регистрацию индексации заработка на штатном расписании, — «Изменение штатного расписания».

По кнопке «Заполнить показатели» можно обработать показатели сразу по всем позициям.

Программа позволяет регистрировать прием, увольнение и перемещения сотрудников, автоматически создавать стандартные формы кадровых приказов и получать отчеты по кадровым данным сотрудников.

Программа позволяет вести штатное расписание предприятия, включая список подразделений и должностной состав каждого подразделения.

Использование штатного расписания позволит:

Проводить автоматическую проверку соответствия кадровых документов (таких как приказ о приеме на работу и кадровое перемещение) заполненному штатному расписанию. Например, при проведении приема на работу, система будет проверять соответствие количества штатных единиц для заданного подразделения и должности данным очередного приказа.
Производить автоматический расчет должностных надбавок. Если при заполнении штатного расписания задать должностные надбавки (до трех штук), это приведет к тому, что помимо основного начисления согласно форме оплаты труда сотруднику будет производиться начисление надбавок согласно штатному расписанию. При этом программа будет автоматически отслеживать как изменения в должности и подразделении сотрудника, так и в списке надбавок из штатного расписания. Например, если в течение месяца изменилась должность сотрудника, то с момента изменения должности будет производиться начисление тех должностных надбавок, которые соответствуют новой должности. С другой стороны, если в течение месяца не происходило перемещения сотрудника (не изменялось ни подразделение, ни занимаемая должность), но при этом с какого-то момента изменился состав надбавок согласно штатному расписанию, с этого момента будет произведено начисление надбавок по новым условиям.

Использование настоящей программы не требует обязательного использования, как понятия штатного расписания, так и понятий подразделение и должность. Для небольшого предприятия, на котором не сложилась практика ведения штатного расписания, вполне достаточно просто вести список сотрудников, не сопоставляя заданные для сотрудников подразделение, должность и оклад со штатным расписанием. Более того, можно не задавать сотруднику подразделение или должность.

В справочнике Штатное расписание содержится информация о структуре штатного расписания предприятия. Для каждой единицы штатного расписания указывается подразделение, должность, количество ставок и вилка окладов. Кроме того, для каждой единицы штатного расписания можно описать до трех надбавок, которые будут автоматически начисляться работникам, занимающим такие должности.

Справочник Штатное расписание предназначен для ведения контроля ввода приказов. Если в настройке программы установлен признак Вести контроль штатного расписания, при вводе приказов о приеме на работу и кадровых перемещениях производится проверка на соответствие данных приказов штатному расписанию.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из меню Справочники пункт Штатное расписание.

Справочник Штатное расписание рекомендуется заполнить до заполнения справочника Сотрудники и выписки документов.

Следует обратить особое внимание на дополнительные кнопки на панели инструментов Отбор по значению, Быстрый отбор, История отбора и Отключить отбор.

Элементы справочника отсортированы по наименованию должности, что не совсем удобно. Пользователь не видит штатного расписания по подразделению. Чтобы отобрать штатное расписание конкретного подразделения, необходимо нажать кнопку Отбор и задать подразделение.

Реквизит Значение отбора задается выбором из справочника Подразделения. Чтобы установить отбор должностей в справочнике, необходимо нажать на кнопку Установить отбор по значению. Такой же отбор можно задать комбинацией действий со второй группой реквизитов Существующие значения. Для этого необходимо нажать кнопку Получить список, двойным щелчком мыши на нужном подразделении установить отбор, или нажать кнопку Установить отбор, предварительно установив указатель на нужном подразделении в списке.

После нажатия кнопки Новая строка или выбора в меню Действия пункта Новый на экране появится диалоговое окно с описанием единицы штатного расписания.

Реквизит Подразделение задается выбором из справочника Подразделения.

Реквизит Должность задается выбором из справочника Должности. Он определяет новую должность в штатном расписании заданного подразделения.

Читайте также: