Как изменить цвет входящих сообщений в outlook 2013

Обновлено: 04.07.2024

Нужна помощь в организации вашего почтового ящика Microsoft Outlook? Сделайте приоритетными электронные письма, выполнив следующие действия.

Почти каждый офисный работник должен иметь дело с громоздкой электронной почтой в тот или иной момент. К счастью, пользователи Microsoft Outlook могут воспользоваться различными функциями, разработанными для того, чтобы выделить важные электронные письма.

К ним относятся условное форматирование и цветовые категории для добавления различных шрифтов и цветов в ваши электронные письма. Вот как использовать эти функции в Outlook.

Использование условного форматирования в Outlook

В Outlook нажмите View> View Settings в Текущий вид категория. В окне Расширенные настройки просмотра, нажмите Условное форматирование,

Создание нового правила условного форматирования

Как вы увидите из Условное форматирование В окне настроек Outlook уже использует правила условного форматирования для определенных сценариев. Например, непрочитанные электронные письма будут отображаться синим текстом с использованием шрифта Segoe UI.

Чтобы добавить собственное правило условного форматирования, нажмите добавить.

Дайте подходящее имя своему правилу, затем нажмите Шрифт чтобы настроить параметры форматирования, такие как шрифт, цвет и размер.

Ok чтобы подтвердить настройки шрифта.

Как только стиль форматирования для вашего правила установлен, нажмите кнопку Условие .

Отсюда вы можете установить правило, которое будет применяться автоматически к электронным письмам, содержащим определенные ключевые слова, или к электронным письмам, отправленным на определенные адреса электронной почты или с них.

Форматирование по адресу электронной почты

Форматирование с помощью поиска по ключевым словам

Чтобы применить правило условного форматирования к электронным письмам, содержащим слова, введите ключевое слово (или ключевые слова) в поле Поиск слов.

Расширенные правила условного форматирования

Вы можете создать дополнительные сложные правила форматирования в Вкладки больше вариантов и продвинутый. Отсюда вы можете применить новое правило к электронным письмам по их статусу чтения, важности, флагу отслеживания, размеру и т. д.

Например, чтобы настроить правило, применимое только к непрочитанным письмам, щелкните Только предметы, которые, затем выберите Не прочитано из выпадающего меню.

На вкладке продвинутый вы можете создать определенный поиск для вашего правила, используя почти все доступные данные Outlook. Нажатие на поле опция дает вам сотни вариантов на выбор. Наиболее распространенные поля перечислены под Часто используемые поля.

Добавить в список чтобы добавить этот расширенный критерий поиска к правилу форматирования. В приведенном ниже примере показан расширенный поиск по всем электронным письмам, содержащим «Ben» в поле содержание.

Когда вы будете довольны своим правилом, нажмите Ok затем подтвердить Ok.

Использование категорий электронной почты

Например, зелено-желто-красная цветовая система поможет вам расставить приоритеты для наиболее важных писем. По умолчанию Outlook предлагает категории: синий, зеленый, оранжевый, фиолетовый, красный и желтый. Вы можете редактировать их или создавать свои собственные, используя альтернативные цвета и имена.

Создание или редактирование категорий

Клик на новый, чтобы создать новую категорию. Выберите цвет категории в раскрывающемся меню, присвоив ему имя.

Ok чтобы сохранить свою категорию.

Применение категории к электронным письмам Outlook вручную

Чтобы вручную применить категорию к электронной почте Outlook, выберите ее в представлении папки Outlook. Главная> Категоризировать, а затем нажмите на свою категорию.

Ваша категория будет отображаться в виде цветного квадрата в представлении папки Outlook по умолчанию над временем и датой получения. Название вашей категории будет отображаться под темой электронного письма в представлении электронной почты.

Чтобы просмотреть электронные письма по категориям, нажмите Вид> Категории и выделите соответствующий раздел для вашей категории.

Автоматическое применение категорий Outlook

Вы также можете использовать правила Outlook для автоматического применения категорий к определенным электронным письмам. Для этого нажмите Файл> Информация> Управление правилами и оповещениями,

в Правила электронной почты вкладка Правила и оповещения меню, нажмите Новое правило кнопка.

Выберите критерии поиска для своего правила цветовой категории. Например, чтобы применить правило к электронным письмам с определенного адреса электронной почты или имени домена, флажок От людей или публичной группы.

Шаг 2. Нажмите на критерии еще раз (подчеркнуто синим цветом). Сразу после Из, внизу введите свой адрес электронной почты или имя домена.

Вы можете установить действие для своего правила на следующем этапе. Нажмите, чтобы включить Присвоить категории категории Опция в Шаг 1.

Выберите категорию для назначения этому правилу, нажав категория в Шаг 2 раздел ниже, прежде чем нажать Ok, Далее.

Следующий этап позволяет выбрать любые исключения из этого правила. Выберите их, как указано выше, или нажмите далее чтобы продолжить.

Цветовая категория будет применяться к вашим электронным письмам в соответствии с выбранными вами критериями.

Не пропустите ваши важные электронные письма Outlook

Вы также можете использовать Quick Parts в Outlook, чтобы быстро добавлять общие утверждения в ваши ответы по электронной почте.

Итак, как же отметить цветом некоторые письма, чтобы они сразу бросались в глаза?

Если это письма от начальника, то это очень даже полезно.

Как это сделать?

Сначала нужно добавить отправителя себе в Контакты . Если, конечно, у вас его ещё там нет. Иначе ничего может не сработать.

Откроем письмо и щёлкнем правой кнопкой на адрес. Выбираем "Добавить в контакты Outlook":

Сохраняем контакт:

Переходим непосредственно к настройке. Она находится под кнопкой "Настройка представления" на закладке "Вид:

В открывшемся окошке выбираем "Условное форматирование" :

На следующей картинке отмечены 4 шага , которые нам нужно пройти.

Добавить правило условного форматирования
Дать ему название
Выбрать шрифт отображения (в том числе и нужный нам цвет)
Установить условие, по которому будет применяться форматирование

На картинке уже нажата кнопка "Добавить" и введено название (пройдены 2 шага):

При нажатии на кнопку "Шрифт" , открывается окно выбора шрифта. Выбираем цвет, и полужирность (параметры на свой вкус). В окошке "Образец" видно, как это будет выглядеть в итоге. Нажимаем ОК :

После возврата в окно условного форматирования, нажимаем кнопку "Условие" (шаг 4). Мы хотим отмечать письма "От" адресата. Поэтому нажимаем кнопку "От. " :

Выбираем нашего адресата из Контактов. Нажимаем внизу кнопку "От ->" и ОК :

Переходим на закладку "Другие условия" . Зачем? Скажу по секрету, для того, чтобы добавить условие. Отмечать только те элементы, которые не прочитаны . Иначе все письма от этого адресата будут всегда "жирно-розовыми". А вам это надо?😉

Вот. Поэтому отмечаем галочку "Только элементы, которые:" , и справа выбираем "не прочтены" :

Потому что письмо уже прочтено . А вот если пометить его как непрочтённое , то всё сработает!

См. картинку ниже. Результат налицо:

Теперь все новые и непрочитанные письма от 4CIO Клуб будут отмечены согласно настройкам

В качестве дополнительного совета могу предложить вам поэкспериментировать с настройкой разных условий . Вы обязательно настроите подходящий для себя формат отображения писем от вашего начальника, бизнес-партнёра, и пр.

Ну и стоит отметить, что выбирать адресата можно и из глобальной адресной книги (например, адрес начальника), и не нужно его сначала добавлять в контакты.

Друзья, спасибо, что дочитали. Надеюсь, инструкция окажется вам полезной.

А вам приходилось настраивать условное форматирование списка входящих. Поделитесь опытом, какие есть секреты?

Поставьте лайк 👍, если статья вам понравилась, и поделитесь с друзьями. Подпишитесь на канал, чтобы не пропускать новые публикации.

Если вы хотите внести дополнительные изменения в текст писем, можно изменить шрифт или цвет текста по умолчанию.

Создание правила условного форматирования

На вкладке Вид в группе Текущее представление выберите Настройка представления.

В диалоговом окне Дополнительные параметры представления нажмите Условное форматирование.

Выполните любое из указанных ниже действий.

Чтобы удалить правило, выберите его и выберите удалить.

Чтобы временно отключить правило, снимите соответствующий флажок.

Чтобы изменить условия для правила, выберите его и выберите условие.

Чтобы изменить форматирование текста, выберите правило и выберите шрифт.

Чтобы добавить новое правило условного форматирования, выберите Добавить ,в поле Имя введите имя, выберите Шрифт, чтобы указать форматирование, а затем выберите Условие, чтобы указать условия для этого правила.

Примеры правил условного форматирования

Ниже представлено несколько примеров правил условного форматирования, которые можно создать в Outlook 2010.

Выполните шаги 1 и 2 в предыдущем разделе, а затем сделайте следующее:

Введите имя для правила.

Щелкните поле Шрифт.

В области Цветвыберите Красный.

Нажмите ОК.

Выберите условие.

В поле От введите John Kane .

В диалогах Фильтр,Условноеформатирование и Дополнительные параметры представления выберите ОК.

Введите имя для правила.

Щелкните поле Шрифт.

В области Цветвыберите Зеленый.

Нажмите ОК.

Выберите условие.

В поле Поиск слов введите Contoso .

В диалогах Фильтр,Условноеформатирование и Дополнительные параметры представления выберите ОК.

Введите имя для правила.

Щелкните поле Шрифт.

В области Цветвыберите Синий.

Нажмите ОК.

Выберите условие.

В поле Поиск слов введите праздник .

В диалогах Фильтр,Условноеформатирование и Дополнительные параметры представления выберите ОК.

1. Просмотр почтового ящика

Открывая в первый раз почтовый ящик, вы видите перед собой картину, предложенную разработчиками по умолчанию. Чтобы адаптировать ее к своим потребностям, откройте на Ленте вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Изменить представление». Программа предложит на выбор несколько вариантов, например вывод на экран только последних полученных писем.

Десять советов по освоению Microsoft Outlook 2013

Настроив параметры просмотра желаемым образом, сохраните их, с тем чтобы в любое время можно было вернуться к полученной в результате выполненных действий картине

2. Переопределение автоматического присвоения электронным письмам статуса прочитанных

Синий цвет назначается в случае применения средств условного форматирования. Пользователь может определять как цвет, так и шрифт. Будет лучше, если вы зададите свои собственные правила и отформатируете письма с помощью цветов по своему выбору.

4. Восстановление панели списка дел

По умолчанию панель списка дел в Outlook 2013 отключена, но ее легко вернуть обратно. Перейдите на вкладку «Вид», нажмите кнопку «Список дел» и выберите из выпадающего списка элементы, которые следует отображать на панели «Список дел». В ниспадающем списке позволительно выбрать элемент «Отсутствует» (по умолчанию) или любое сочетание элементов «Календарь», «Люди», «Задачи». Порядок, в котором вы укажете элементы, соответствует тому, в котором они отображены на панели «Список дел». Например, если первым вы выберите пункт «Задачи», он появится в верхней части панели, второй пункт, «Люди», будет выведен под ним, а третий, «Календарь», – еще ниже.

Можно вывести на экран панель списка дел Outlook 2013, но она будет уже не так эффективна, как раньше

Однако панель списка дел теперь ведет себя не так, как в предыдущих версиях Outlook. Какой бы ни была ее ширина, на календаре будет присутствовать лишь один месяц. Кроме того, если встреч на текущий день не запланировано, панель останется пустой, даже если они намечены на следующий день.

5. Подключение к аккаунтам социальных сетей

Когда вы подключаете Outlook к аккаунтам социальных сетей, модуль «Люди» может выводить на экран сведения о ваших контактах и активности соответствующих людей.

Используйте диалог «Учетные записи социальных сетей», чтобы осуществить привязку Outlook к LinkedIn и Facebook и получить в среде Outlook доступ к сведениям о ваших контактах

Чтобы связать аккаунт социальной сети с Outlook 2013, выберите в меню пункт «Файл*Сведения*Настройка учетных записей*Учетные записи социальных сетей». Подключитесь к LinkedIn или Facebook, выбрав желаемый сервис, наберите свою учетную информацию и предоставьте Outlook разрешение на доступ к вашему аккаунту. Теперь сведения о людях из списка ваших контактов в указанной вами социальной сети появится в области «Люди» приложения Outlook.

6. Приведение в порядок контактной информации

Несколько таких контактов позволительно объединить в один. Щелкните мышью на интересующем вас контакте и просмотрите информацию о нем, выбрав пункт «Вид*Изменить представление*Люди».

Используйте функцию «Связать контакты», чтобы установить связь между несколькими контактными записями одного человека и упростить пользователям доступ к информации

В правой части экрана выберите пункт «Связать контакты». На дисплее появится окно, показывающее контакт или контакты для выбранного лица. В поле «Найти контакт для связывания» укажите идентификационную информацию, и Outlook выведет на экран список контактов, отвечающих условиям поиска. Если это один и тот же человек, щелкните на найденном контакте, для того чтобы объединить подробные сведения.

7. Настройка поиска по умолчанию

По умолчанию поиск писем в Outlook осуществляется в текущем почтовом ящике. Но зачастую этого бывает недостаточно. Если вы хотите, чтобы результаты поиска возвращали все релевантные записи для всех почтовых ящиков, укажите соответствующие параметры для каждой поисковой операции.

Outlook 2013 вы можете настроить таким образом, чтобы по умолчанию поиск осуществлялся в указанных вами папках

8. Что лучше: «Быстрые действия» или «Правила»?

«Быстрые действия» впервые были представлены в пакете Outlook 2010, для того чтобы предложить пользователю возможность оперативно выполнять определенные задачи. Может возникнуть вопрос, чем «Быстрые действия» лучше, нежели «Правила»? «Быстрые действия» обеспечивают большую гибкость, поскольку вы можете выполнять соответствующие операции, когда захотите. «Правила» являются менее гибкими, и они каждый раз автоматически применяются, после того как были определены.

«Быстрые действия» и «Правила» помогают решать аналогичные задачи, но несложно определить, какой из инструментов больше подходит для выполнения той или иной конкретной операции

9. Использование раздела «Избранное»

Если у вас имеется несколько учетных записей электронной почты, то число папок увеличивается, и быстро найти среди них те, которые применяются чаще всего, становится затруднительно. Поиск этих папок можно упростить, если добавить их в «Избранное». Этот раздел при открытии модуля «Почта» отображается в верхней части списка папок.

Любую папку можно включить в «Избранное», после чего она будет отображаться в верхней части панели папок и искать ее станет гораздо проще и быстрее

Если область раздела «Избранное» не видна на экране, переключитесь на модуль «Почта», на вкладке «Вид» выберите пункт «Область папок» и в выпадающем списке установите флажок «Избранное». Теперь можно включить в «Избранное» любую папку, щелкнув на ней правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт «Показывать в избранном». В «Избранное» можно добавить даже «Папку поиска», что упростит ее использование и поиск нужной информации.

10. Особенности использования IMAP

Если учетная запись вашей электронной почты использует протокол IMAP, то некоторые общие функции в Outlook 2013 работать не будут. Протокол IMAP применяется там, где серьезное внимание уделяется увеличению числа пользователей. В этом случае обращаться к почте можно с любого устройства. В почтовых сервисах Hotmail и Gmail, например, фигурирует именно протокол IMAP.

Читайте также: