Как подготовить документ к печати в word
Обновлено: 30.06.2024
Практически любой документ на экране выглядит совсем не так, как на листе бумаги. Работая с документом, вы можете не обращать внимания на мелкий шрифт, устанавливая большой масштаб отображения. Если же распечатать такой документ, он будет плохо читаться. Подобных проблем может быть много. Например, на экране вам не нужны номера страниц и поля документа, а на бумаге эти элементы очень важны. По этой причине перед выводом документа на печать необходимо подготовить его соответствующим образом. Рассмотрим некоторые настройки.
Поля документа – это расстояние между краем страницы и текстом. Соответственно, чем больше поле, тем меньше текста помещается на странице, и наоборот. В любом документе есть правое, левое, верхнее и нижнее поля. Более широкие поля могут придать документу респектабельный вид, а узкие поля позволят поместить большее количество информации.
По умолчанию Microsoft Word устанавливает следующие размеры полей: левое – 3 см, правое 1 см, верхнее и нижнее – 2 см.
На полях могут располагаться колонтитулы, примечания, графические объекты. Обычно размер полей устанавливают в пределах от одного до трех сантиметров. Требуемые размеры полей можно установить с помощью списка кнопки Поля в группе Параметры страницы вкладки Разметка страницы ленты (рис. 10.1). В этом списке приведены значения полей, а также образец того, как выглядит страница при указанных значениях.
Рис. 10.1. Меню кнопки Поля
Если вас не устроят заданные значения полей, то вы можете настроить собственные. Для этого выберите из меню кнопки Поля команду Настраиваемые поля. Откроется окно Параметры страницы (рис. 10.2). В области Поля данного окна можно задать нужные значения полей.
Рис. 10.2. Вкладка Поля окна Параметры страницы
Поля страниц, как отступы и выступы, можно быстро задавать при помощи горизонтальной (для правого и левого полей) и вертикальной (для верхнего и нижнего полей) линейки. Размер поля показывают деления на синей части линейки (рис. 10.3).
Рис. 10.3. Отображение размера поля на горизонтальной линейке
Чтобы изменить поле при помощи линейки, сделайте следующее.
1. Перейдите в режим Разметка страницы, для чего щелкните на одноименной кнопке в строке состояния.
2. Для отображения линейки щелкните на кнопке Линейка, расположенной над вертикальной полосой прокрутки.
3. Поместите указатель мыши на линейку таким образом, чтобы он принял вид -. В зависимости от того, какое поле вы изменяете, появится соответствующая подсказка (см. рис. 10.3).
4. Переместите границу поля на нужное расстояние.
Если документ состоит более чем из двух страниц, перед распечаткой желательно пронумеровать страницы. Таким образом в нем будет гораздо легче ориентироваться. Для некоторых типов документов, например научных работ, нумерация является необходимой.
Чтобы пронумеровать страницы, сделайте следующее.
1. Перейдите на вкладку Вставка ленты и в группе Колонтитулы щелкните на кнопке Номер страницы (рис. 10.4).
Рис. 10.4. Меню кнопки Номер страницы
2. В открывшемся меню подведите указатель мыши к нужному положению номера на странице (внизу, вверху, на полях или в месте, в котором установлен курсор) и в появившемся подменю щелкните на требуемом варианте (рис. 10.5).
Рис. 10.5. Выбор положения номера страницы из списка
В выбранном месте страницы появится номер указанного формата, и при этом программа перейдет в режим работы с колонтитулами (рис. 10.6). Подробнее о колонтитулах читайте в разд. 7.2.
Рис. 10.6. Вставленный номер страницы
Если нужно настроить формат номера страницы, в меню кнопки Номер страницы выберите команду Формат номеров страниц. Появится окно Формат номера страницы, в котором можно задать нумерацию глав, а также указать формат номера (вместо арабских цифр можно выбрать римские, буквы алфавита и др.) (рис. 10.7).
Рис. 10.7. Окно Формат номера страницы
Чтобы удалить номера страниц, выполните команду Удалить номера страниц в меню кнопки Номер страницы.
Если нужно, чтобы на первой странице документа не было номера, то сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (рис. 10.8).
Рис. 10.8. Вкладка Источник бумаги окна Параметры страницы
3. Установите флажок первой страницы в области Различать колонтитулы.
Вертикальное выравнивание, в отличие от горизонтального (см. разд. 4.4), применяется не к строкам и абзацам, а к тексту целиком, поэтому относится к атрибутам, задающим компоновку страниц.
Для установки параметров вертикального выравнивания сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (см. рис. 10.8).
Рис. 10.9. Список Вертикальное выравнивание в окне
· По верхнему краю – выравнивает первую строку первого абзаца на странице по верхнему полю (рис. 10.10);
Рис. 10.10. Вертикальное выравнивание по верхнему краю
· По центру – выравнивает текст страницы по центру между верхним и нижним полями без изменения интервалов между ними (рис. 10.11);
Рис. 10.11. Вертикальное выравнивание по центру
· По высоте – текст на странице равномерно распределяется между нижним и верхним полями за счет изменения интервалов между абзацами, графикой и др. (рис. 10.12);
Рис. 10.12. Вертикальное выравнивание по высоте
· По нижнему краю – выравнивает последнюю строку на странице по нижнему полю (рис. 10.13).
Рис. 10.13. Вертикальное выравнивание по нижнему краю
При работе с документами определенного типа (например, с юридическими договорами) иногда бывает необходимо нумеровать не только страницы, но и строки. В Microsoft Word есть возможность автоматической нумерации строк. Для этого сделайте следующее.
1. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
2. В открывшемся окне Параметры страницы перейдите на вкладку Источник бумаги (см. рис. 10.8).
4. В окне Нумерация строк установите флажок Добавить нумерацию строк (рис. 10.14).
Рис. 10.14. Окно Нумерация строк
5. Укажите, с какого номера необходимо начать нумерацию в поле Начать с, а в поле Шаг – номера каких строк будут выводиться на печать. Строки можно пронумеровать через определенный интервал (например, через 5).
6. При помощи переключателя Нумерация нужно выбрать тип нумерации. Она может быть непрерывной на протяжении всего документа, начинаться с нового раздела или страницы.
Кроме того, для расстановки нумерации строк можно использовать меню кнопки Номера строк группы Параметры страниц вкладки Разметка страниц (рис. 10.15).
Рис. 10.15. Меню кнопки Номера строк
Когда вы приведете документ в порядок, необходимо также подумать, на какой бумаге он будет распечатан. Возможно, потребуется изменить некоторые настройки.
Иногда бывает удобно распечатать документ, изменив ориентацию бумаги с книжной на альбомную. Например, когда в документе есть широкие таблицы или графические элементы, которые лучше разместить в ряд. Альбомная ориентация подходит также для вывода на печать объявлений.
Для изменения ориентации бумаги перейдите на вкладку Разметка страницы, в группе Параметры страницы щелкните на кнопке Ориентация и в появившемся списке выберите нужный вариант (рис. 10.16).
Рис. 10.16. Список кнопки Ориентация
Если нужно изменить ориентацию бумаги не во всем документе, а лишь в его части, то сделайте следующее.
1. Установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить ориентацию страницы.
2. Щелкните на кнопке в правом нижнем углу группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы.
3. На вкладке Поля появившегося окна щелкните на нужном варианте в области Ориентация.
4. Из списка Применить выберите строку до конца документа (рис. 10.17).
Рис. 10.17. Выбор команды Применить до конца документа на вкладке Поля диалогового окна Параметры страницы
Чтобы задать размер страницы, перейдите на вкладку Разметка страницы, в группе Параметры страницы щелкните на кнопке Размер и выберите в появившемся списке нужный вариант (рис. 10.18).
Рис. 10.18. Меню кнопки Размер
Как правило, печатают на листах стандартного размера – А4, А3 и др. Если размер бумаги нестандартный, длину и ширину необходимо задать вручную в соответствующих полях окна Параметры страниц (рис. 10.19). Для его вызова выполните команду Другие размеры страниц меню кнопки Размер.
Рис. 10.19. Вкладка Размер бумаги окна Параметры страниц
Если нужно изменить размер бумаги не во всем документе, а лишь в его части, перед тем как вызвать окно Параметры страницы, установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы желаете изменить размер бумаги. На вкладке Размер бумаги диалогового окна Параметры страницы в списке Применить выберите строку до конца документа.
Чтобы вывести документ на печать с настройками, заданными по умолчанию, выполните команду Печать > Быстрая печать меню кнопки Office. При этом будет распечатан весь документ на принтере, выбранном по умолчанию.
Гораздо чаще перед печатью все же необходимо выполнить некоторые настройки. Они делаются с помощью окна Печать, для вызова которого выполните одно из действий:
• воспользуйтесь командой Печать > Печать меню кнопки Office (рис. 10.20);
Рис. 10.20. Выполнение команды Печать > Печать меню кнопки Office
• нажмите сочетание клавиш Ctrl+P.
В появившемся диалоговом окне Печать (рис. 10.21) из списка имя необходимо выбрать принтер, при помощи которого будет выведен на печать документ. Если у вас один принтер и его название отображается в списке имя, выбирать его не нужно.
Рис. 10.21. Окно Печать
Примечание
Если требуемый принтер отсутствует в списке имя, необходимо установить его в системе. Для этого выполните обычную процедуру инсталляции (для разных версий Windows она может различаться).
Каждому принтеру можно установить параметры печати при помощи кнопки Свойства. Все устройства имеют свои параметры для установки. Обычно можно указать способ подачи, ориентацию и размер бумаги, графический режим, качество печати и др. (рис. 10.22).
Рис. 10.22. Окно настроек печати для принтера HP DeskJet 560С
Кроме выбора устройства печати в диалоговом окне Печать задаются следующие параметры.
• Номера страниц, выводимых на печать. Можно напечатать все страницы, только текущую, выделенный фрагмент или указать номера страниц, которые необходимо напечатать. Номера страниц для печати разделяются запятыми (для непоследовательных страниц) и дефисами (для диапазонов страниц).
• Количество копий, которое необходимо напечатать. Если установлен флажок разобрать по копиям, принтер будет печатать комплекты документов. По умолчанию данный флажок установлен.
• Диапазон страниц, выводимых на печать. Можно напечатать все страницы документа, только четные или только нечетные.
• В области Масштаб указывается, сколько страниц документа (от 1 до 16) необходимо распечатать на одном листе. При этом страницы уменьшаются до соответствующих размеров. Таким образом можно печатать, чтобы посмотреть, как будeт согласовываться несколько страниц большого документа.
Если документ достаточно большой, а распечатать необходимо только его небольшую часть, можно указать это в настройках печати. Чтобы напечатать часть документа, выполните следующее.
1. Выделите требуемый фрагмент документа.
2. Воспользуйтесь сочетанием клавиш Ctrl+P для вызова диалогового окна Печать.
В нижней части диалогового окна Печать расположена кнопка Параметры. При ее нажатии открывается окно Параметры Word (рис. 10.24). В области Параметры печати находятся дополнительные настройки печати документа.
Рис. 10.24. Дополнительные настройки печати
Совет
Получить доступ к дополнительным настройкам печати можно также, нажав кнопку Параметры Word в меню кнопки Office и перейдя в раздел Экран открывшегося окна.
Рассмотрим некоторые параметры, которые можно установить с помощью этого окна.
• Печать рисунков, созданных в Word – при установке данного флажка будут напечатаны рисунки, схемы и надписи, созданные в Word. Если снять этот флажок, то вместо рисунков будет напечатана белая пустая рамка. Такой вариант удобно выбирать для черновой печати.
• Печать фоновых цветов и рисунков – при установке этого флажка на печать будут выведены фоновые иллюстрации и заливки.
• Печать свойств документа – если данный флажок установлен, то будет начатана отдельная страница, содержащая сведения о документе: имя файла, путь к использованному шаблону, имя автора, дата создания, печати и т. д.
• Обновлять связанные данные перед печатью – при установке этого флажка перед печатью будут обновляться поля, помещенные в документ (например, дата и время).
Совет
Если у вас возникли вопросы, которые касаются рассмотренных в этой главе тем, обратитесь к разд. 11.3 – возможно, вы найдете ответ на интересующий вас вопрос.
К основным параметрам страницы относятся размер страницы, поля и ориентация страницы .
Параметры страницы можно устанавливать как для всего документа, так и для его отдельных разделов.
Для выбора и установки параметров страницы используют элементы группы Параметры страницы вкладки Разметка страницы ( рис. 13.1).
Следует отметить, что по умолчанию параметры страницы устанавливаются не для всего документа, а только для текущего раздела, то есть того, в котором в данный момент находится курсор или выделен фрагмент .
При наличии разрывов разделов в документе для установки параметров страницы всего документа необходимо предварительно выделять весь документ или пользоваться диалоговым окном Параметры страницы.
К диалоговому окну Параметры страницы можно перейти, щелкнув по значку группы Параметры страницы (см. рис. 13.1).
Основные параметры страницы можно изменить и непосредственно перед печатью документа.
Выбор размера бумаги
- Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Размер и в появившемся списке выберите один из предлагаемых размеров ( рис. 13.2). При наличии разделов в документе выбранный размер страницы будет установлен только для текущего раздела.
Установка полей страницы
- Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Поля и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов ( рис. 13.4). При наличии разделов в документе выбранный размер полей будет установлен только для текущего раздела.
При подготовке документа к печати на двух сторонах листа бумаги в раскрывающемся списке несколько страниц (см. рис. 13.5) можно установить зеркальные поля страниц.
Помимо поля можно предусмотреть дополнительное место для сшивания документа. В счетчике Переплет установите размер поля под подшивку, а в разделе Положение переплета укажите, где будет находиться подшивка: слева или сверху. Следует иметь в виду, что переплет уменьшит рабочую часть страницы.
Могут быть проблемы и при установке слишком больших полей. В этом случае ( рис. 13.7) нажмите кнопку ОК и внесите изменения самостоятельно.
На странице, отображаемой на экране в режиме Разметка страницы, размеры полей можно увидеть на горизонтальной и вертикальной линейках. Поля на линейках выделены темным цветом, в отличие от основной части страницы, линейка для которой выделена белым цветом.
Выбор ориентации страницы
- Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Ориентация и в появившемся меню выберите один из предлагаемых вариантов ( рис. 13.8). При наличии разделов в документе выбранная ориентация будет установлена только для текущего раздела.
увеличить изображение
Рис. 13.9. Выбор ориентации страницы для всего документа
Следует иметь ввиду, что при изменении ориентации страницы может существенно измениться расположение рисунков, таблиц и других объектов, оформленных в стиле Обтекание текстом.
Режим просмотра документов Word Разметка страницы обеспечивает отображение документа практически так, как он будет напечатан. Поэтому, как правило, никакой специальной подготовки документа к печати не требуется.
Однако при работе в других режимах отображения может понадобиться предварительный просмотр документа перед печатью.
Кроме того, может потребоваться печать не всего документа, а его отдельных фрагментов , печать документа в нескольких экземплярах и т.д. В этом случае необходимо настроить параметры печати.
Для печати и подготовки документа к печати перейдите во вкладку Файл и выберите команду Печать ( рис. 13.21).
В разделе Печать вкладки Файл также можно изменять параметры страницы. Для этого используются Ориентация, Размер бумаги и Поля, а также ссылка Параметры страницы, при щелчке по которой отображается диалоговое окно Параметры страницы.
Предварительный просмотр документа
В правой части раздела Печать вкладки Файл отображается документ в режиме предварительного просмотра.
Предварительный просмотр используется для просмотра документа перед его печатью. Особенно полезен такой режим при печати документов, с которыми работают в режимах отображения Обычный, Веб-документ или Структура.
По умолчанию в режиме предварительного просмотра отображается текущая страница документа. Воспользовавшись полосой прокрутки в правой части вкладки или кнопками Следующая страница и Предыдущая страница в нижней части вкладки, можно просмотреть и другие страницы ( рис. 13.22).
увеличить изображение
Рис. 13.22. Просмотр документа в режиме предварительного просмотра
По умолчанию в режиме предварительного просмотра установлен масштаб отображения По размеру страницы (см. рис. 13.21 и рис. 13.22). Используя регулятор масштаба в правом нижнем углу вкладки, можно уменьшить или увеличить масштаб отображения документа ( рис. 13.23).
увеличить изображение
Рис. 13.23. Изменение масштаба предварительного просмотра
При щелчке мышью по числу, показывающему текущий масштаб отображения документа, отображается диалоговое окно Масштаб, в котором можно настроить масштаб отображения документа или, щелкнув по кнопке несколько страниц, выделить мышью требуемое число отображаемых страниц ( рис. 13.24).
увеличить изображение
Рис. 13.24. Настройка числа отображаемых страниц
Печать документа
Для печати всего документа в одном экземпляре достаточно в разделе Печать вкладки Файл нажать кнопку Печать ( рис. 13.25).
увеличить изображение
Рис. 13.25. Настройка параметров печати документа
Можно настроить параметры печати документа.
В счетчике Копии можно указать число печатаемых экземпляров.
В раскрывающемся списке Принтер можно, при наличии нескольких принтеров, подключенных к компьютеру или локальной сети , выбрать принтер, на котором будет печататься документ.
Щелкнув по кнопке Печатать все страницы (см. рис. 13.25) можно выбрать печать только выделенного фрагмента документа, только текущей страницы (страницы, на которой в данный момент находится курсор ), или нескольких произвольных страниц документа ( рис. 13.26).
увеличить изображение
Рис. 13.26. Настройка выборочной печати документа
Щелкнув по кнопке 1 страница на листе (см. рис. 13.25) можно выбрать число страниц документа (1, 2, 4, 6, 8 или 16), которые следует напечатать на каждом листе бумаги ( рис. 13.27). Естественно, несколько страниц на листе будут печататься в уменьшенном масштабе.
Практически любой документ на экране выглядит совсем не так, как на листе бумаги. Работая с документом, вы можете не обращать внимания на мелкий шрифт , устанавливая большой масштаб отображения. Если же распечатать такой документ, то он будет плохо читаться. Подобных проблем может быть очень много. Например, на экране вам не нужны номера страниц и поля документа, а на бумаге эти элементы очень важны. Поэтому перед выводом документа на печать необходимо подготовить его соответствующим образом.
Чтобы подготовить документ к печати, необходимо перейти на вкладку Разметка страницы и обратиться к группе Параметры страницы (рис. 10.1).
Рассмотрим некоторые настройки группы Параметры страницы.
Поля документа
Поля документа — это расстояние между краями страницы и текстом. Соответственно, чем больше поле, тем меньше текста помещается на странице, и наоборот. В любом документе есть правое, левое, верхнее и нижнее поля. Широкие поля придают документу респектабельный вид, а узкие позволяют поместить большее количество информации.
По умолчанию Microsoft Word устанавливает следующие размеры полей: левое — по 3 см, правое — 1,5 см, верхнее и нижнее — по 2 см.
На полях могут располагаться колонтитулы, примечания, графические объекты. Обычно размер полей устанавливают в пределах от 1 до 3 см, широкие поля могут достигать и 5 см. В меню Поля, которое появляется после нажатия на одноименную кнопку, можно выбрать один из наиболее распространенных вариантов полей документа (рис. 10.2). Если ни один их этих вариантов вам не подходит, выберите команду Настраиваемые поля и задайте размеры полей вручную. Если задать требуемые размеры полей в области Поля, то можно посмотреть, как будет выглядеть документ с установленными вами параметрами на образце (рис. 10.3).
Рис. 10.3. Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Поля
Поля страниц (так же, как отступы и выступы) можно быстро задавать c помощью горизонтальной (для правого и левого полей) и вертикальной (для верхнего и нижнего полей) линеек. Размер поля показывают деления на серой части линейки (рис. 10.4).
Рис. 10.4. Отображение размеров полей на горизонтальной и вертикальной линейках
Упражнение 10.1. Изменение поля документа с помощью линейки
Чтобы изменить поле с помощью линейки, сделайте следующее.
- Перейдите в режим Разметка страницы, для чего перейдите на вкладку Вид и нажмите кнопку Разметка страницы в группе Режимы просмотра документа (рис. 10.5). Если линейки не отображаются, то установите флажок Линейка в группе Показать или скрыть на вкладке Вид.
Нумерация страниц
Если документ состоит более чем из двух страниц, то перед распечаткой желательно пронумеровать страницы. Благодаря этому в нем будет гораздо легче ориентироваться. Для некоторых типов документов (например, для научных работ) нумерация необходима.
Чтобы пронумеровать страницы, сделайте следующее.
- Перейдите на вкладку Вставка и нажмите кнопку Номер страницы в группе Колонтитулы (рис. 10.7).
увеличить изображение
Рис. 10.8. Один из вариантов оформления номеров страниц вверху страницы
Если выбрать команду Формат номеров страниц в меню Номер страницы, появился диалоговое окно Формат номера страницы (рис. 10.9). В нем можно задать нумерацию глав, а также указать формат номера (вместо арабских цифр можно выбрать римские, буквы алфавита и др.).
Колонтитулы
Колонтитулы — текст или графические изображения (иногда и то, и другое), которые печатаются в верхней и (или) нижней части каждой страницы. При этом такой текст может быть одинаковым для группы страниц. Когда вы готовите документ к печати, необходимо установить некоторые параметры колонтитулов. Для этого сделайте следующее.
- Перейдите на вкладку Разметка страницы и нажмите кнопку в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Параметры страницы (рис. 10.10).
увеличить изображение
Рис. 10.10. Кнопка для вызова окна Параметры страницы
Рис. 10.11. Диалоговое окно Параметры страницы, вкладка Источник бумаги
Если нужно изменить параметры колонтитулов не всего документа, а лишь части, то перед тем как вызвать окно Параметры страницы, установите курсор в том месте документа, начиная с которого вы хотите изменить параметры колонтитулов. На вкладке Источник бумаги диалогового окна Параметры страницы из списка Применить выберите строку до конца документа (рис. 10.12).
Читайте также: