Как сформировать баланс в 1с erp
Обновлено: 02.07.2024
Что необходимо знать прежде, чем приступить к настройкам программы по отражению документов в регламентированном учете:
План счетов для бухгалтерского и налогового учета в программе 1С: ERP единый (Регламентированный учет – План счетов бухгалтерского учета):
Благодаря этой возможности, при проведении документов и отражении их в регламентированном учете мы увидим проводки по бухгалтерскому и налоговому учету.
- Автоматическое формирование проводок при проведении документов в программе не предусмотрено. Обусловлено это тем, что пользователи часто допускают ошибки при ручном указании счетов учета.
Давайте рассмотрим ключевые моменты настройки счетов учета на основании которых и формируются проводки в регламентированном учете.
- Необходимо включить опцию «Группы настроек финансового учета». Данная опция позволяет отражать обязательства, активы, доходы и расходы на разных счетах учета. (НСИ и Администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг):
Предварительно пользователи могут добавить необходимые группы финансового учета (Регламентированный учет – Настройки и справочники – Группы финансового учета – Группы финансового учета расчетов / Группы финансового учета номенклатуры):
При создании группы финансового учета мы задаем настройки, на основании которых в дальнейшем будут формироваться проводки (пример):
Второй вариант настроек счетов учета через рабочее место (Регламентированный учет – Отражение документов регл.учета - Отражение документов – Счета учета – Настройка отражения документов в регламентированном учете):
Настройка счетов учета по расчетам с контрагентами задаются аналогично, как и для материалов.
Для части хозяйственных операций настройки отражения документов в регламентированном учете определены программой изначально.
В программе есть возможность задать настройки расчетов для отдельных контрагентов и для каждой ГФУ. Предусмотрен «переключатель» (Режим настройки – Исключение):
Настройка счетов учета по расчетам с контрагентами задаются аналогично, как и для материалов.
Для части хозяйственных операций настройки отражения документов в регламентированном учете определены программой изначально.
В программе есть возможность задать настройки расчетов для отдельных контрагентов и для каждой ГФУ. Предусмотрен «переключатель» (Режим настройки – Исключение):
ГФУ для расчетов с контрагентами задаются в следующих документах/справочниках:
Формирование прогнозного баланса при подготовке бюджетов выполняется с использованием операционных и вспомогательных бюджетов, которые также являются основой и для бюджета доходов и расходов (БДР) и бюджета движения денежных средств (БДДС). Прогнозный баланс, помимо выполнения функции отчетной формы, также является важным инструментом контроля корректности планирования. Важны следующие правила:
· Прибыль в БДР должна быть равна приросту по строке баланса «Прибыль текущего периода»,
· Остатки денежных средств из БДДС должны быть равны остаткам по строке баланса «Денежные средства».
В этой статье рассмотрим пример построения баланса на базе 1С:ERP 8.
Ранее были опубликованы две статьи, в которых на тестовом примере были подготовлены бюджеты БДР и БДДС:
Формирование прогнозного баланса выполним в продолжение этого примера, как заключение бюджетного планирования.
Все исходные данные указаны в предыдущих статьях, здесь рассмотрим дополнительные настройки в системе.
1. Настройки в системе для подготовки прогнозного баланса
В предыдущих статьях рассмотрели пример формирования основных Операционных и Вспомогательных бюджетов, которые по сути станут источником для формирования баланса:
· Данные о продажах и движении ТМЦ,
· Расчет себестоимости продаж,
· Данные о текущих расходах,
· Расчет НДС и Налога на прибыль.
Данные для прогнозного баланса сможем получить, используя принцип двойной записи каждой плановой операции приход/расход (аналогия проводок в бухгалтерском учете).
В подсистеме «Бюджетирование» 1С:ERP для отражения балансового учета используются показатели бюджета. По сути, каждая строка баланса – это один показатель или набор таких показателей. Детализация по показателям вводится для того чтобы:
a) было достаточно информации для построения баланса и анализа данных,
b) не усложнять процесс подготовки бюджетов и получения фактических данных в той же детализации.
Список показателей бюджета, которые будут использоваться для настройки формы, был представлен в Таблице 3. Список показателей бюджета статьи «Формирование БДР: пример реализации в программе 1С:ERP[СЛ3] ».
Планирование по статьям бюджетов БДР и БДДС – это планирование оборотов за период.
Прогнозный баланс – отражает изменение Остатков активов и пассивов на конец периода.
Плановые обороты каждой операции влияют на балансовые остатки: либо в сторону увеличения, либо в сторону уменьшения. При этом если по одной строке баланса идет увеличение, то по другой должно быть отражено уменьшение (правило сбалансированности).
Для того чтобы установить влияние оборотов по каждой статье бюджетов на изменение остатков по показателям бюджета, в системе выполняются настройки взаимосвязи (пример настройки указан на рис.1.)
Рисунок 1. Установка влияния статьи бюджета на показатели бюджета (с указанием стороны влияния: «приход» или «расход»)
В результате установки таких настроек каждая статья должна быть сбалансирована (т.е. настроено отражение как в приход, так и в расход). Проверить корректность настроек можно с помощью отчета «Связи статей и показателей бюджета» (в разделе Отчеты по бюджетированию и планированию).
Для нашего примера выполним настройку связей по следующей таблице (по сути, это шаблон проводок для плановых данных):
Таблица 1. Схема настройки связи Статей бюджета и Показателей
2. Настройка получения входящих остатков в 1С
Для получения входящих остатков в 1С по балансу на начало бюджетного периода необходимо задать правила получения фактических данных для каждого показателя бюджета (с типом данных Фактические данные), см. рис. 2.
Рисунок 2. Настройка Правил получения фактических данных для показателя бюджета
По кнопке «Создать» формируется новое правило получения фактических данных, в котором указывается источник данных. Раздел источника данных может быть выбран из списка:
Для нашего примера заполним в качестве источника данных - регламентированный учет с указанием счетов учета (пример для денежных средств – 51сч+52сч) – рис. 2 и рис. 3.
Рисунок 3. Определение источника для правила получения фактических данных
На закладке «Дополнительный отбор» можно указать отбор для получения данных по доступным аналитикам, которые используются в учете для выбранного источника данных, например, по субконто (рис. 4).
Рисунок 4. Использование отборов при настройке правил получения фактических данных
3. Настройка форм для получения прогнозного баланса по бюджету в 1С:ERP 8.3
Для получения отчетной формы прогнозного баланса выполним настройку Вида бюджета в двух вариантах.
3.1. Вариант 1. Формирование остатков на конец периода по строкам баланса в 1С с помесячной детализацией
В новом элементе справочника закладку «Основное» заполним, как указанно на рис. 5.
Рисунок 5. Основные реквизиты формы баланс (вариант 1)
На закладке «Структура бюджета» заполним таблицу с показателями бюджета в строках.
В колонках заполняем детализацию по месяцам.
В строках добавляем группировку на первом уровне с проверкой (для расчета Актив-Пассив), далее вводится группировка Активы и Пассивы. В каждую группу перетаскиваем показатели. При необходимости можно указать детализацию показателя по предусмотренным для него аналитикам. Для каждого показателя определяем значение «Конечный остаток» (рис.6).
Рисунок 6. Настройка структуры Баланса (вариант 1)
Для отображения в строке «Внеоборотные активы» остаточной стоимости основанных средств, в форму выведем Производный показатель, настроив для него расчет, как указано на рисунке 7.
Рисунок 7. Настройка производного показателя для получения агрегированных данных в балансе
По кнопке «Посмотреть вид отчета» из вида бюджета можно просмотреть результат построения прогнозного баланса по «варианту 1» (см. рис. 8).
Рисунок 8. Пример отчета баланс (по форме «вариант 1»)
3.2. Вариант 2. Формирование остатков на начало и конец периода, а также оборотов по строкам баланса в 1С
В новом элементе справочника закладку «Основное» заполним, как указанно на рис.9.
Рисунок 9. Основные реквизиты формы баланс (вариант 2)
На закладке «Структура бюджета» заполним сложную таблицу, в которой в качестве колонок будут виды значений: Остаток на начало, Оборот, Остаток на конец, а в качестве строк – Строки Баланса в 1С (рис. 10).
В группировке строк «Актив» и «Пассив» добавим авторасчет суммы.
Рисунок 10. Настройка структуры баланса («вариант 2»).
По кнопке «Настроить ячейки» переходим в форму настроек, где для каждой ячейки задаем правило расчета либо со ссылкой на один показатель бюджета (как например, для Денежных средств - рис. 11), либо в виде Производного показателя, в котором задаем формулу расчета со ссылкой на несколько показателей бюджета (как, например, для Запасов - рис. 12).
Рисунок 11. Настройка ячейки сложной таблицы - Показатель бюджета
Рисунок 12. Настройка ячейки сложной таблицы - Производный показатель, формула
Важно! Для корректного представления информации необходимо в каждой колонке для всех показателей бюджета выбрать соответствующее значение (рис. 13):
· Начальный остаток в 1-й колонке,
· Оборот во 2-й колонке,
· Конечный остаток в 3-й колонке.
Рисунок 13. Выбор типа значения
По кнопке «Посмотреть вид отчета» из вида бюджета можно просмотреть результат построения прогнозного баланса по «варианту 2» (предварительно задав условия отбора, например, по периоду - рис. 14).
Рисунок 14. Пример отчета баланс (по форме «вариант 2»)
В трех статьях мы рассмотрели простой пример реализации бюджетного планирования в программе 1С:ERP с финальной подготовкой трех основных бюджетных форм БДР, БДДС и Прогнозный баланс.
Разумеется, методология бюджетирования в каждой компании имеет свои особенности, поэтому в статьях были рассмотрены только общие подходы и принципы построения бюджетов.
При этом в статьях мы рассмотрели не все возможности системы, их гораздо больше. Но и этого достаточно, чтобы сказать, что подсистема «Бюджетирование» в 1С:ERP имеет богатый инструментарий для подготовки бюджетов:
· с гибкими настройками форм ввода данных;
· с настройками расчетов по связанным показателям и влияющими статьями;
· с возможностью использования для планирования плановых или фактических данных с отборами, фильтрами и смещением по периоду;
· с возможностью построения различных отчетных форм, которые будут содержать как оборотные или остаточные значения, так и дополнительные расчеты для данной отчетной формы.
При этом очень важно, что все настройки выполняются в пользовательском режиме и не предполагают изменения конфигурации.
Предназначен для всех конфигураций, тестирован на: “Управление торговлей”, “Управление производственным предприятием”, “Комплексная автоматизация”,"ERP","УТ11".
Содержит конструкторские средства для изменения состава статей баланса и их иерархии, формирования запросов для получения данных по статьям (есть генератор шаблонов), изменения настроек отчетов для удобного формирования отчетов расшифровки по каждой из статей. Предусмотрено ручное введение данных по статьям баланса в виде ведомостей по датам, возможно хранение внешних данных в подсистеме расширении или в подсистеме планирования (если есть).
Управленческий баланс позволяет руководителю и владельцу предприятия:
Оценить стоимость бизнеса;
Контролировать активы и пассивы предприятия;
Отслеживать динамику изменения статей баланса.
Контролировать управленческий учет. Показатель «Сведение баланса” отличный от нуля говорит об ошибках в учете.
Выводит сводную информацию за произвольный период, с возможностью расшифровки информации динамически формирующимися отчетами.
Форма управленческого баланса не установлена законодательством РФ, соответственно статьи актива и пассива регламентируются индивидуально, с учетом специфики деятельности каждой компании. Основная задача визуализации, чтобы, посмотрев на нее, руководитель сразу понимал, что происходит в компании, какими ресурсами организация располагает сейчас.
Внимание, начиная с версии 4.9 отчет может работать в упрощенном режиме отчета по прибылям и убыткам!
Нажав на кнопку ”Состав баланса” переходим к формированию состава статей баланса:
Откуда через кнопку ”Источники данных статьи” можно перейти к форме настройки источников данных статей баланса и настройки отчетов по их расшифровке:
Если данные по статье баланса получается с помощью запроса, то настройки статьи баланса могут быть сохранены в специальный файл. Настройки включают в себя:
- Запрос для выборки данных.
- Запрос для отчета расшифровки.
- Настройки построителя отчетов.
В поставку отчета прилагаются настройки статей по умолчанию для типовых конфигураций, которые могут быть использованы для работы или в качестве примера.
Настройка статьи баланса включает в себя:
1. Настройку запроса для получения данных, используя конструктор запросов.
Текст запроса можно предварительно сгенерировать с помощью генератора шаблонов и, затем при желании, доработать в режиме конструктора.
На текущий момент доступны варианты шаблонов:
a. По регистру накопления. Необходимо выбрать регистр накопления (для статей активов и пассивов вид регистра должен быть остатки). После этого выбрать ресурс регистра, остатки(обороты) которого за период отчета надо получить.
б. По регистру УБ_ПрочиеРасходыИДоходы. Данные хранятся в подсистеме расширении, которая входит в комплект поставки. Состоит из документа, регистрирующего изменение по статье баланса на определенную дату, справочнику классификатору статей, и собственно регистра накопления. Требует изменение конфигурации (объединения с подсистемой).
в. По регистру Планы закупок (продаж). Требует наличия в конфигурации документов планирования закупок (продаж). Доступно хранение только данных по статьям доходов и расходов, но не требуется изменение конфигурации. Нужно будет создать специальный сценарий планирования. Также потребуется ввести специальные элементы справочников номенклатура или номенклатурная группа, по котором будет вестись детализация планирования и отбор в запросе.
г. По регистру бухгалтерии хозяйственный по счету и статье расходов. (ver 4.09+)
2. Настройку запроса для получения данных для отчета расшифровки, используя конструктор запросов и встроенный конструктор построителя отчетов.
(Аналогичен по функционалу стандартной консоли построителя отчетов, имеющейся в любой типовой конфигурации).
Для статей баланса, данные которых затруднительно получить с помощью запроса, предусмотрен механизм ручного ввода ведомости по каждой статье:
Вывод расшифровки статьи баланса производится с помощью встроенной консоли построителя отчета, используя настройки, сделанные в построителе отчетов.
Отчет содержит вспомогательные отчеты, позволяющие производить анализ информации.
Отчет "О прибылях и убытках (СКД)"
Отчет позволяет получить развернутую во времени таблицу статей доходов и расходов, что позволяет охаратеризовать финансовый результат.
Отчет "Динамика движения статей баланса"
Отчет о прибылях и убытках
Отчет "Структура активов и пассивов"
Бесплатная техподдержка в течении 12 мес. Дальше необходимо продлить техподдержку.
Очень жду ваших комментариев и пожеланий.
Молочников Олег Spb . 2021.
Сравнение версий
V2.02 Теперь работает во всех конфигурациях. Улучшен внешний вид.
Добавлены отчеты "Отчет о прибылях и убытках" и "Структура активов и пассивов."
V3.01 добавилась иерархия активов , пассивов, статей расходов и доходов.
Плюс новый отчет который позволяет посмотреть структуру доходов и расходов по месяцам (неделям, дням) с учетом иерархии.
Так же добавлена возможность хранить настройки в базе данных.
ver 3.11 добавился генератор шаблонов запросов по статьям баланса и подсистема расширение (опциональное) для хранения внешних данных по статьям.
ver 3.14 Исправлен доп.отчет о прибылях и убытках (теперь иерархическое представление результата). Добавлены кнопки для перемещения статей в иерархии.
ver 3.16 Исправлены ошибки создания файла настроек с нуля, небольшие интерфейсные улучшения по просьбе клиентов.
ver 3.17 Добавлен отчет по балансу для печати. Собирает данные по активам, пассивам, прибылям и убыткам, итогам баланса в одной печатной форме.
ver 3.18 По соглашению с клиентом, добавлен большой развернутый пример для РАУЗ УПП.
Добавлен отчет по балансу для печати. Собирает данные по активам, пассивам, прибылям и убыткам, итогам баланса в одной печатной форме.
ver 4.03 Добавилась отчеты "О прибылях и убытках (СКД)" и "Динамика изменения статей баланса (СКД)" в версии для управляемых форм.
ver 4.02 Добавилась отображение отчета и расшифровок в управляемых формах. Настройка пока по прежнему выполняется в обычном интерфейсе.
ver 4.04 Добавилась отчет "Отчет о структуре активов пассивов (СКД)" в версии для управляемых форм.
ver 4.05 Добавилась возможность редактировать состав статей и запросы в управляемых формах. Добавились шаблоны запросов в УФ. Добавились УФ для конфигурации к объединению (необязательная к использованию), позволяющей хранить данные по датам и статьям баланса.
ver 4.09 Исправлены ошибки, делающие неудобным редактирование и ввод статей в управляемых формах. Добавлено копирование статей вместе с их настройками. Добавлен шаблон запроса по регистрам бухгалтерии с отбором по организации, счету и статье доходов или расходов.
Гарантия возврата денег
ООО "Инфостарт" гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Закажите бесплатный аудит и получите план проекта внедрения ERP.
Широкий выбор технических решений и готовых методик. Бесплатный подбор подходящего ПО
Бесплатная консультация эксперта по настройке бюджета доходов и расходов в 1С. Сокращение рутинных операций.
Настройка подсистемы бюджетирования в 1С под ваши бизнес-процессы.
В методологии реализации бюджетирования на предприятии из общего перечня обычно используемых бюджетов всегда выделены три основных мастер-бюджета: Бюджет движения денежных средств (в англоязычной транскрипции CF – cash flow), Бюджет доходов и расходов (P&L – Profit and Loss Statement) и Прогнозный баланс (BS – Balance Sheet), который еще часто называют Бюджетом по балансовому листу (ББЛ).
В этой статье мы поговорим об автоматизации бюджетирования в 1С и о том, как сформировать прогнозный баланс в 1С:ERP на платформе 8.3 (далее: 1С ERP).
Особенностью 1С:ERP для автоматизации бизнеса является возможность ведения управленческого учета, включая оперативный учет. Тогда как многие другие системы автоматизации бюджетирования на платформе 1С 8.3 выступают как специализированные финансовые системы, консолидирующие данные об оперативной деятельности из внешних источников.
Хотя возможность ведения бюджетирования в 1С ERP заложена в архитектурной модели решения, использование этой функции не является обязательным. Вполне допустимо внедрить 1С ERP никак не затрагивая механизмы бюджетирования прикладного решения и начать использовать возможности финансового планирования хозяйственной деятельности предприятия в системе через некоторое время после успешного перехода на 1С ERP.
Принцип формирования прогнозного баланса в 1С ERP
Прогнозный баланс предназначен для планирования остатков по статьям активов и пассивов (денежные средства и остатки ТМЦ, внеоборотные активы, дебиторская и кредиторская задолженность и т.д.) и позволяет оценить прогнозируемую стоимости имущества (активов) и источников их возникновения (пассивов).
Общая методика формирования мастер-бюджетов (это касается не только 1С EPR), к которым относится и прогнозный баланс, заключается в том, что эти бюджеты являются агрегирующими и по возможности должны формироваться полностью автоматически на основании оперативных бюджетов (например, бюджетов продаж, закупок) и дополнительных бюджетов (например, бюджетов проектов).
Общие принципы организации бюджетирования в 1С ERP
Прежде чем приступить к описанию процедуры построения прогнозного баланса надо сказать пару слов о том, как устроено бюджетирование в 1С ERP.
Ключевыми объектами системы, на основе которых строится бюджетирование в прикладном решении, являются модель бюджетирования, сценарий, виды бюджетов (бюджетные формы), статьи (обороты) и показатели (остатки) бюджетов.
Плановые показатели вводятся в разрезе статей через документы «Экземпляр бюджета», причем сами документы могут быть заполнены как вручную (загружены из файлов Excel), так и заполнены автоматом на основании других бюджетов.
Что касается планирования в разрезе показателей бюджета (а прогнозный баланс в силу своей специфики строится на базе показателей, а не статей), то хорошим тоном является такая настройка отражения оборотов по статьям на показателях, при которой значения показателей являются полностью рассчитываемыми на основании ранее внесенных оборотов по статьям бюджета, а не требуют ручного заполнения. Пример такой настройки мы покажем чуть ниже.
Модель бюджетирования в 1С ERP
Вся система бюджетов и сам бюджетный процесс строятся в рамках определенной Модели бюджетирования.
На уровне модели задаются основные параметры использования бюджетных аналитик, организаций и подразделений, определяется порядок действий по формированию бюджетов (правила бюджетного процесса). В дальнейшем все бюджетные отчеты, формы, правила, позволяющие прогнозировать финансовые результаты деятельности, задаются в разрезе ранее созданной модели бюджетирования.
Возможность бюджетного контроля порядка расходования денежных средств также определяется в бюджетной модели: на закладке «Лимиты расходы ДС» можно определить виды бюджетов, по которым будет осуществляться контроль.
Статьи и показатели бюджетов в 1С ERP
В системе 1С ERP различают понятия статей и показателей бюджетов, это два разных справочника.
Как для статей бюджетов, так и для показателей, можно задавать до шести аналитик (не считая разреза Организации и Подразделения, использование которых определяется в модели бюджетирования).
Статьи бюджетов содержат обороты бюджета и оказывают влияние как на другие статьи бюджетов, так и на остаточные показатели. При этом обороты одной статьи могут одновременно изменять значения оборотов несколько других статей или остаточных показателей бюджетов.
Статьи бюджета не привязаны к определенному бюджету и могут использоваться не только в разных бюджетных формах (отчетах), но и в разрезе разных моделей бюджетирования.
Если статьи бюджета содержат обороты за период, то показатели бюджетов содержат остатки по бюджетной модели на начало периода, а остатки на конец формируются как остатки на начало + обороты по связанным статьям бюджета.
Построение прогнозного баланса
Как и писалось выше, прогнозный баланс – это обычный бюджетный отчет, чья специфика заключается только в том, что он в отличие от остальных мастер-бюджетов полностью строится на базе показателей бюджета и содержит остатки на конец периода в разрезе Активов и Пассивов. Здесь активами и пассивами выступают ранее созданные элементы справочника «Показатели бюджета», для которых корректно настроено отражение оборотов статей бюджета.
Таким образом, первым делом для настройки прогнозного баланса в 1С ERP требуется последовательно выполнить следующие действия:
- Создать статьи бюджета, в разрезе которых будут отражаться абсолютно все операции организации, влияющие на состояние активов и пассивов;
- Создать показатели бюджета, из которых и будет состоять прогнозный баланс;
- Добавить модель бюджетирования и сценарий, в разрезе которого будет осуществляться планирование;
- Настроить связь между статьями бюджета и показателями;
- Ввести плановые данные по статьям бюджета и построить прогнозный баланс.
Автоматизация на базе 1С:ERP 2.5
Комплексная автоматизация управления ресурсами предприятия. Бесплатный аудит от ведущего партнера 1С!
Эффективный учет и управление ДС с WA:Финансист на базе 1С 8.3
Собственная разработка от ведущего партнера 1С для автоматического расчета точки "безубыточности"
Пример расчета прогнозного баланса в 1С ERP
Создадим очень простой прогнозный баланс на примере организации, занимающейся оказанием услуг юридическим лицам. Для упрощения задачи представим, что 1С ERP уже установлен в нашей компании, а все базовые настройки выполнены. От нас требуется только настроить бюджетирование в этой системе.
Начнем с создания структуры статей и показателей. Как мы и писали выше, несмотря на то, что для прогнозного баланса нам понадобятся только показатели, статьи необходимы, чтобы автоматически формировать значения этих показателей:
- Создадим в справочнике статей бюджета новые статьи, укрупненно отражающие все хозяйственные операции нашей организации. В нашем случае компания занимается оказанием услуг, а значит нам понадобится статья для отражения этих операций, которую мы так и назовем: «Оказание услуг».
- Оплата от клиентов может происходить с опозданием (или наоборот – мы можем взимать предоплату), поэтому создадим еще одну статью: «Оплата от покупателей».
- Допустим, все наши расходы делятся на две группы: выплата заработной платы собственным сотрудникам (которые и оказывают услуги) и прочие расходы (общехозяйственные, коммерческие), как, например, аренда, реклама, оплата телефонии и т.д. Для этих целей создадим три статьи: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы». В принципе для нашего очень простого примера, призванного продемонстрировать основы настройки бюджетирования в 1С ERP, такого перечня хозяйственных операций вполне достаточно.
- Создадим показатели бюджета. В нашем примере в качестве актива будет выступать остаток денежных средств на счете и дебиторская задолженность покупателей. Сразу создадим две статьи: «Денежные средства на счетах» и «Дебиторская задолженность».
- В качестве пассива, создадим показатель «Заработная плата», где будут фиксироваться начисленная, но еще не выплаченная заработная плата и показатель для отражения нашей прибыли: показатель «Прибыль (убыток)».
Следующий шаг один из самых важных: нам надо настроить связь между статьями и показателями бюджета. Как мы и писали выше, для целей построения корректного прогнозного баланса, важно правильно настроить правила отражения оборотов (статей) на остатках (показателях) бюджетной модели.
Откроем ранее созданную статью, например, «Прочие расходы». В статье бюджета на закладке «Зависимые показатели» указываются показатели бюджета, на которых отражается оборот по статье и направление движения: приход или расход.
В целях упрощения мы не разделили момент начисления и выплаты поставщикам услуг, считаем, что эта операция происходит в пределах одного месяца. Поэтому мы можем сразу указать, что операция влияет на актив «Денежные средства на счетах» с видом «Расход», и на показатель пассива «Прибыли (убыток)» с видом «Приход». Здесь важно помнить, что вид влияние «Приход» для пассивов говорит о том, что значение пассива уменьшается.
Для анализа корректности настройки отражения оборотов по статьям на остаточных показателях бюджета в системе предусмотрен отчет «Связи статей и показателей бюджетов», в котором можно проверить соблюдение «принципов двойной» записи при настройке связей между статьями и показателями бюджетов.
Обратите внимание, как на картинке выше настроена связь показателей и статей бюджета: каждая статья оказывает влияние на два показателя – на один с типом приход, на второй с типом расход.
Таким образом, при помощи статей в 1С ERP реализован принцип «двойной записи», при котором движения по статье бюджета увеличивают и уменьшают значения остаточных показателей бюджета. Если проводить аналогии с планом счетов, на котором реализуются механизмы бюджетирования в некоторых программных продуктах, статьи бюджета здесь соответствует понятию «корреспондирующий оборот» для показателей бюджета, а вид движения «Приход» или «Расход» приводит к увеличению или уменьшению показателя в зависимости от его вида, по аналогии с активными или пассивными счетами плана счетов.
Теперь можно настроить модель бюджетирования.
В справочнике моделей создадим новую модель бюджета и назовем ее «WA модель». Поскольку в нашем примере у нас одна организация и нет необходимости вести бюджетирование в разрезе подразделений, оставим эти настройки пустыми.
Статус обязательно должен быть «Действует», иначе модель будет недоступна для выбора в документах.
Теперь на закладке «Виды бюджетов» мы можем создать, наконец, наши бюджеты. Остановимся на минимально возможном для нашего примера наборе бюджетов: создадим бюджет продаж, бюджет расходов (в него у нас войдет заработная плата и прочие расходы) и настроим бюджет «Прогнозный баланс».
Начнем с бюджета продаж.
На основной закладке зададим название и уточним модель. Обратите внимание, что галочка «Использовать для ввода плана» установлена, это позволит нам ввести данные в бюджет используя документ «Экземпляр бюджета».
На закладке «Структура бюджета» создадим максимально простую структуру для ввода данных, состоящую из 2 статей: «Оказание услуг» и «Оплата от покупателей».
В колонке выведем месяц. Сохраним бюджетную форму и сразу введем на ее основании документ «Экземпляр бюджета».
В документе «Экземпляр бюджета» на закладке «Основное» все основные реквизиты будут заполнены по умолчанию. Единственный незаполненный реквизит, который надо будет сейчас создать и заполнить – сценарий по которому будет выполняться планирование. В нашем примере нам не требуется задавать никакой вариативности при планировании, поэтому создадим сценарий «Реалистичный сценарий» и выберем его в документе.
Также убедимся, что поскольку мы осуществляем планирование на год, период планирования в документе указан с первого числа года по 31 декабря.
На закладке «Бюджет» заполним данные в разрезе месяцев по бюджету.
Предположим, мы ежемесячно оказываем услуг на сумму 1 500 000 рублей, причем наши клиенты оплачивают 50% от стоимости сразу по факту оказания услуги и еще 50% на следующий месяц. В этом случае обороты по статье «Оказание услуг» мы заполняем, начиная с января месяца по 1 500 000 рублей в месяц, а оплата в январе будет составлять 750 000 рублей.
После проведения документа, данные будут отражены в бюджетировании.
По аналогии создадим бюджет, включающий все наши затраты и расходы. Создадим новый вид бюджета «Бюджет расходов» с 3 статьями: «Начисление заработной платы», «Выплата заработной платы» и «Прочие расходы» и в документе «Экземпляр бюджета» спланируем обороты по этим статьям в течение года в разрезе месяцев.
Как видно на картинке выше, расходы на заработную плату составляют 700 000 рублей в месяц, а прочие расходы – 300 000 рублей в месяц.
Теперь у нас есть достаточно информации, чтобы построить прогнозный баланс.
Создадим вид бюджета, который так и назовем «Прогнозный баланс». Единственное отличие от ранее созданных: мы не будем устанавливать галку «Использовать для ввода плана» на закладке «Основное», поскольку мы планируем, что баланс, как и положено любому мастер-бюджету, будет собираться автоматически на основании данных оперативных бюджетов.
На закладке «Структура бюджета» создадим внешний вид баланса, используя ранее созданные показатели и возможности оформления: объединения показателей в группы (для наглядного разделения активов и пассивов) и возможности вывода итогов по группе.
Теперь нажмем на кнопку «Посмотреть вид отчета» и посмотрим результат планирования.
Все хорошо, у нас сформирован прогнозный баланс, показатели сгруппированы по активам и пассивам, баланс «закрыт» и данные в балансе корректные. То есть с минимальными усилиями мы буквально за несколько минут смогли «с нуля» настроить в системе 1С ERP прогнозный баланс, используя данные оперативных балансов.
Итоги
В системе 1С ERP реализованы исчерпывающие функциональные возможности для автоматизации финансов на предприятии, то есть целей финансового управления, в том числе мощная подсистема для целей автоматизации бюджетирования. Одним из основных достоинств этой систем является возможность быстрого старта бюджетирования в системе сразу после внедрения, на основании данных оперативного контура учета.
Читайте также: