Как создать файл в формате ef4

Обновлено: 07.07.2024

Сдавать форму 4-ФСС в электронном варианте обязаны работодатели, у которых среднесписочная величина штата составляет 25 человек и более. Для электронной версии документа установлены отдельные сроки сдачи — до 25-го числа месяца, что идет за отчетным кварталом (в то время как бумажную форму нужно предоставлять в ФСС до 20-го числа).

Важнейшее условие для отправки 4-ФСС в электронном виде — наличие квалифицированной ЭЦП, оформленной в удостоверяющем центре (например, в компании «КриптоПро»). Соответствующая ЭЦП должна быть размещена:

на электронном носителе, подключаемом к компьютеру, например на флешке или eToken;
в реестре операционной системы.

Но самая, вероятно, главная задача при сдаче электронной отчетности 4-ФСС — сформировать ее в файле формата XML, который подписан с помощью ЭЦП. Подробнее о видах ЭЦП читайте в статье «Какие бывают виды ЭЦП и чем они отличаются». Данный файл может быть сформирован с помощью программы для подготовки электронной отчетности, если она используется фирмой (например, «1С»).

Вместе с тем подготовить форму 4-ФСС в XML-формате также можно онлайн — через сайт ФСС. Изучим, как именно.

Сдача 4-ФСС в электронном формате: XML-файл через портал ФСС

Для того чтобы подготовить отчет 4-ФСС в виде файла XML через сайт ФСС, нужно:

Подписание и отправка XML-отчета через программу

В этих целях нужно:

Отправка отчета через сайт ФСС

Отметим, что процедура обработки в данном случае может занять довольно долгое время. Поэтому имеет смысл, находясь на странице «Проверка и контроль», записать идентификатор документа. Позже при необходимости (например, если компьютер в течение некоторого времени будет выключен или браузер закрыт) можно будет ввести его в целях проверки статуса отчета на соответствующей странице вручную.

Используя идентификатор, можно в любой момент — через ту же вкладку «Проверка и контроль» — распечатать квитанцию ФСС о приеме отчета.

Отправка электронной формы 4-ФСС осуществляется в два этапа. На первом данный отчет создается в формате XML (с помощью специальной программы или онлайновых сервисов на сайте ФСС). На втором — подписывается и отправляется в ФСС через сайт ведомства.

Форма 4-ФСС утверждена приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381 и обновлена приказом ФСС РФ от 07.06.2017. Данная редакция применятся с отчетности за 9 месяцев 2017 года и действует в 2020 году.

Актуальный формуляр можно найти:

Обратите внимание! Как и раньше, формировать и подавать 4-ФСС на бумаге имеют право только те страхователи, у которых штат в рассматриваемом периоде не превысил порогового значения в 25 сотрудников. Все остальные обязаны отчитываться перед ФСС только электронно.

С электронным форматом формы 4-ФСС 2020 годов можно ознакомиться на портале ФСС.

РАЗЪЯСНЕНИЯ от «КонсультантПлюс»: организация в июле сменила адрес местонахождения с Москвы на Санкт-Петербург. Отчетность представляется в электронном виде. Каков порядок представления отчетности по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и 4-ФСС? Ответ на вопрос см. здесь.

Для того чтобы таких ошибок не возникало, ФСС предлагает специальные советы по сдаче 4-ФСС по новой форме через свой портал. Рассмотрим основные из этих советов в следующем разделе.

Нюансы сдачи 4-ФСС в электронном виде

Для того чтобы сдать 4-ФСС на портале ФСС, нужно:

2. Указать при регистрации на портале адрес электронной почты страхователя.

3. Оформить на сотрудника, уполномоченного подписывать отчетность для соцстраха, квалифицированный сертификат ключа ЭЦП.

Больше об оформлении ЭЦП, а также о том, подойдет ли для ФСС ЭЦП, оформленная, например, для налоговой, смотрите в статье «Как получить ключ электронной подписи для налоговой».

4. Установить на компьютер, с которого будет выполняться отправка отчета, средства для проверки и работы с ЭЦП, например программу «КриптоПро CSP».

5. Сформировать файл отчета 4-ФСС в формате xml (с учетом требований из приказа № 83). Подготовить файл можно с помощью того же портала тремя путями:

Без регистрации на портале ФСС (тогда файл отчета не сохранится на сайте, однако будет сформирован и преобразован в нужный формат). Эта опция доступна по ссылке.
Воспользоваться специальным ПО для подготовки отчетов в ФСС. Опция для скачивания ПО располагается тут.
С регистрацией на портале через кабинет страхователя (далее будем разбирать этот путь).

Обратите внимание! Рассмотрение заявления на отправку отчетов доверенным лицом может занимать до 5 рабочих дней. Учитывайте этот аспект при принятии решения об использовании услуг доверенного лица.

Важно! По этой же кнопке есть ссылка «Загрузить XML» — по ней доступна опция подгрузки отчета из других программ.

8. Выполните форматно-логический контроль готового отчета, нажав кнопку «Проверка». Если есть ошибки, во всплывающем окне появится их описание. Ошибки нужно устранить. Готовый файл без ошибок выгрузите на рабочий компьютер с помощью кнопки «Выгрузить в XML».

Запомните или укажите путь к выгруженному файлу. Стандартно он выгружается в папку C:\Program Files\FSSRF\ARM_FSS\IMPORT\.

9. Закройте все окна программы, кроме начального верхнего меню. В меню выберите «Учетная работа», а в выпадающем списке — «АРМ подписания и шифрования».

10. Если требуется установить новый сертификат ЭЦП, это делается в АРМ подписания. Мы исходим из того, что сертификат уже установлен. Поэтому в окне АРМ подписания выбираем вкладку «Подписать и зашифровать» и указываем пути к сертификату ЭЦП и xml-файлу, сохраненному на компьютере. Нажимаем кнопку «Подписать и зашифровать» (правый нижний угол окна).

10. Направляем отчет в ФСС. Это возможно:

При отправке файлу будет присвоен уникальный идентификатор. По нему можно отслеживать состояние отправки (кнопка «Проверка и контроль»), а также получить квитанцию о приеме отчета соцстрахом.

Итоги

Электронную форму 4-ФСС можно сдать несколькими способами. В том числе такую возможность предлагает портал ФСС. Для сдачи отчетности страхователю нужно зарегистрироваться на портале, а также иметь квалифицированный ключ ЭЦП для того, кто будет подписывать 4-ФСС. Кроме того, подача 4-ФСС по электронным каналам связи потребует установки дополнительного ПО на тот компьютер, где будет подписываться и с которого будет отправляться отчет.

Инструкция по отправке ведомостей по форме 4 ФСС РФ в электронном виде с использованием электронной подписи

1. Установить сертификаты удостоверяющего центра ФСС РФ и уполномоченного лица ФСС РФ для приема расчетов страхователей по форме 4 ФСС РФ

В этом разделе наите и сохранить (нажав по ссылке левой кнопкой мыши) следующие сертификаты:

1) Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица Удостоверяющего центра ФСС РФ
2) Сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета

Далее необходимо открыть сохраненный файл открытого ключа подписи уполномоченного лица Удостоверяющего центра ФСС РФ и установить его на Вашем омпьютере.

В следующем окне «Мастер импорта сертификатов» необходимо установить переключатель выбора хранилища в положение «Автоматически выбрать хранилище на основе типа сертификата»

нажать кнопку «Далее»,

Аналогично установить сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета.

2. Получить актуальную версию утилиты arm.exe и зашифровать отчетность

После этого раскрыть архив arm.zip и запустить утилиту arm.exe

Нажать на кнопку «Установить сертификат уполномоченного лица ФСС». В поле «Сертификат уполномоченного лица ФСС» должен появиться сертификат открытого ключа подписи уполномоченного лица для подписи квитанции о приеме расчета

В поле Файл для подписи и шифрования выбираете сохраненный Вами с Портала ФСС РФ или сформированный в ПО стороннего разработчика файл расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ в xml-формате, при этом автоматически заполняется поле Выходной файл с тем же именем, что и файл расчетной ведомости, но с расширением .ef4. (Сформированный файл с именем формата Рег.номер_год_квартал.ef4 сохраняется в той же папке, в которой находится оригинльный, сохраненный Вами с Портала, файл расчета страхователя.)

Нажать кнопку «Подписать и зашифровать».

3. Отправка зашифрованной электронной отчетности в ФСС

Для отправки электронной отчетности возможны два варианта действий:

Вариант 1: из утилиты arm.exe

Кнопка «Обновить информацию о отчете» проверяет ход обработки отчета и показывает результат в колонке «Состояние». Если состояние после очередного обновления информации стало «Успешно обработан», то автоматически скачивается квитанция. Посмотреть квитанцию или протокол ошибок можно по двойному щелчку левой кнопки «мышки» на выбранном отчете.

Сохраненный ранее файл Китанции.p7e Вы можете расшифровать и проверить c помощью утилиты «АРМ подписания и шифрования Ф4» на вкладке «Проверить квитанцию».

После этого Вы можете распечатать расшифрованный файл Квитанции. Квитанция является юридически значимым документом!, подтверждающим факт приема ФСС РФ заполненного Вами расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ.

На данном этапе отправка электронной отчетности по Форме 4 ФСС РФ считается завершеннй.

Внимание: Если у Вас остались вопросы, либо что-то не получилось, позвоните нам в офис по телефону (4922) 381299 и мы постараемся Вам помочь!

Видео версия инструкции по отправке ведомостей по Форме 4 ФСС РФ
в электронном виде с использованием электронной подписи:

Отчитываться в ФСС через Интернет бухгалтеры стали сравнительно недавно. Не обошлось, конечно, и без ошибок, которые были допущены в ходе подготовки и сдачи отчетности. Это был первый опыт, который получили бухгалтеры.

Надеемся, что приведенные советы и рекомендации помогут избежать подобных ошибок при сдаче отчетности. Не зря говорят, что умный учится на своих ошибках, а мудрый – на чужих.

Первые итоги

С 2010 года отчетность в ФСС в электронном виде должны представлять все организации с численностью сотрудников более 100 человек. Эта обязанность установлена статьей 61 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

На сегодняшний день организации могут сдавать электронную отчетность в ФСС с помощью спецоператора cвязи или самостоятельно через портал ФСС.

Итоги отчетной компании за I полугодие 2010 года выявили ряд ошибок, которые в основном были допущены страхователями. Если учесть, что отчеты формирует бухгалтер, то можно отнести допущенные ошибки к его компетенции.

Итак, все ошибки, допущенные страхователями Фонда социального страхования, выявленные Фондом в процессе проверки отчета, условно можно разделить на несколько групп:

Попробуем проанализировать эти ошибки.

Не тот формат

Основной ошибкой при представлении электронной отчетности является сдача отчетности в неустановленном формате.

Форматные ошибки возникают в следующих случаях:

– формат самого отчета по форме 4-ФСС, отличается от xml. Например, это может быть отчет, сформированный в xls-таблицах, в tif, pdf и других форматах, что недопустимо;
– подписанный ЭЦП и зашифрованный файл с отчетом имеет формат, отличный от формата ef4, утвержденного приказом ФСС России от 12.02.2010 № 19.

Есть еще одна разновидность форматных ошибок – это ошибки при формировании xml-файла. Они связаны с тем, что в программе, которую страхователь использовал для формирования отчета, не были соблюдены требования к форматам показателей в отчете. Формат xml-файла подробно описан в приложении № 1 к приказу ФСС России от 12.02.2010 № 19.

Бухгалтер всегда может избежать подобных ошибок, если он применит для формирования отчетности программы семейства «1С:Предприятие», в том числе «1С:Налогоплательщик», входящий в состав ПК «Спринтер».

Не совпадают регистрационные данные

К сожалению, иногда даже специалисты от невнимательности допускают ошибки. Поэтому и возникают ошибки в регистрационных данных страхователя, например, в регистрационном номере страхователя (РНС) и/или в коде подчиненности (КП). Исправлять эти ошибки нужно своевременно – задолго до очередной отчетной кампании.

В целях профилактики ошибок при заказе услуги «Обмен с территориальными органами ФСС» достаточно заполнить on-line заявку на абонентском форуме компании «Такском». Здесь же даются подробные разъяснения в части РНС и КП и предоставляется сервис для их проверки. Если страхователь уже допустил такие ошибки и является клиентом компании, то ему достаточно позвонить в центр поддержки клиентов (495) 730-73-45 с 9-00 до 22-00 (по московскому времени) в рабочие дни. В отчетные периоды центр технической поддержки работает круглосуточно.

Ошибки, связанные с сертификатом ЭЦП

Хорошо, если бухгалтер имеет представление о средствах криптографической защиты информации. Однако, это не всегда так. Поэтому иногда отчетность в ФСС подписывается ЭЦП, которая не соответствует требованиям Фонда.

Например, ошибка «В сертификате отсутствует регистрационный номер страхователя» означает, что электронный сертификат страхователя, используемый при подписании и шифровании файла отчета, в поле «Субъект» не содержит данных о регистрационном номере страхователя и его коде подчиненности в системе ФСС.

Скорее всего, это сертификат для работы с ФНС, ПФР и Росстатом. Предотвратить эту ошибку можно благодаря применению программного комплекса «Спринтер». Программа «Референт», которая входит в состав программного комплекса, просто не позволит страхователю ФСС выбрать неправильный сертификат ЭЦП при подписании отчетности в Фонд.
Иногда при заказе сертификата ЭЦП страхователи Фонда просто забывают заполнять регистрационные данные (РНС и КП).

Другая часть ошибок связана с отзывом сертификата ЭЦП или завершением срока его действия. Здесь, к сожалению, необходимо заранее позаботиться о внеплановой или плановой замене сертификата ЭЦП.

Встречается и такая ошибка, когда регистрационный номер в сертификате не совпадает с регистрационным номером в имени файла. Это означает, что отчет подписан сертификатом другого страхователя. Такая ошибка характерна для организаций, имеющих широкую филиальную сеть и налоговых представителей, то есть для тех, кто при сдаче отчетности в ФСС использует большое количество сертификатов страхователей.

Отчет не прошел логический контроль

Раз ошибка, два ошибка…

Есть и другие ошибки, которые допускаются страхователями в отчете, но они немногочисленны. Например, ошибка «Отчетный период в ХML-файле не совпал с отчетным периодом в имени загруженного файла».

Приведем пример.

При подготовке отчетности за 6 месяцев 2010 года файл с отчетом должен называться: <регистрационный номер страхователя_2010_6.xml>, в зашифрованном виде <регистрационный номер страхователя _2010_6.ef4>.

В самом же отчете на титульной странице в строке «Отчетный период» ошибочно сохранилась цифра «3» из предыдущего отчета.

Обращаем внимание страхователей, что следующий отчетный период имеет код «9», то есть файл с отчетом должен называться: <РНС_2010_9.xml>, а в зашифрованном виде <РНС_2010_9.ef4>.

Страховка от ошибок

Очень надеемся, что приведенные рекомендации помогут бухгалтерам успешно сдать отчетность в ФСС без ошибок. А помочь им в этом сможет обновленная версия программы «Референт», которую компания «Такском» сейчас готовит к следующему отчетному периоду. Главная цель новой версии – выявлять ошибки, допущенные бухгалтером, еще до отправки отчета в ФСС.

Новые возможности программы «Референт» позволят значительно сократить количество попыток представления в ФСС отчетности по форме 4-ФСС в электронном виде и уже с первой попытки получить «Квитанцию о приеме расчета».

Лишний раз хочется посоветовать бухгалтерам. Не наступайте на те же самые «грабли». Застрахуйте себя от возможных ошибок.

Читайте также: