Как удалить миллион пустых строк в excel

Обновлено: 04.07.2024

Если в один прекрасный момент вы осознаете, что ваш основной рабочий файл в Excel разбух до нескольких десятков мегабайт и во время открытия файла можно смело успеть налить себе кофе, то попробуйте пробежаться по описанным ниже пунктам - возможно один или несколько из них укоротят вашего "переростка" до вменяемых размеров и разгонят его "тормоза" :)

Проблема 1. Используемый диапазон листа больше, чем нужно

Если ваша таблица занимает 5 на 5 ячеек, то это отнюдь не означает, что Excel запоминает при сохранении этого файла только 25 ячеек с данными. Если вы в прошлом использовали какие-либо ячейки на этом листе, то они автоматически включаются в используемый диапазон (так называемый Used Range), который и запоминается при сохранении книги. Проблема в том, что при очистке используемых ячеек Excel далеко не всегда автоматически исключает их из используемого диапазона, т.е. начинает запоминать в файле больше данных, чем реально имеется.

Проверить это просто – нажмите на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+End и посмотрите куда переместится активная ячейка. Если она прыгнет на фактическую последнюю ячейку с данными на листе – отлично. А если вдруг ускачет сильно правее и/или ниже "в пустоту" – дело плохо: все эти ненужные пустые ячейки Excel тоже запоминает внутри файла.

Лечится это, тем не менее, достаточно легко:

Выделите первую пустую строку под вашей таблицей
Нажмите сочетание клавиш Ctrl+Shift+стрелка вниз – выделятся все пустые строки до конца листа.
Удалите их, нажав на клавиатуре Ctrl+знак минус или выбрав на вкладке Главная – Удалить – Удалить строки с листа (Home – Delete – Delete rows) .
Повторите то же самое со столбцами.
Повторите все вышеописанные процедуры на каждом листе, где при нажатии на Ctrl+End активная ячейка перемещается не на фактическую последнюю ячейку с данными а "в пустоту" ниже и/или правее.
Сохраните файл (обязательно, иначе изменения не вступят в силу!)

Если в вашей книге очень много таких листов, то проще, наверное, использовать короткий макрос.

Проблема 2. Используется старый формат XLS вместо новых XLSX, XLSM и XLSB

Много лет и версий подряд еще с начала девяностых в Excel был один формат файлов - XLS. Это, конечно, убирало проблемы совместимости, но, сам по себе, этот формат давно устарел и имел много неприятных недостатков (большой размер, непрозрачность внутренней структуры данных, легкую повреждаемость и т.д.)

Начиная с верии Excel 2007 Microsoft ввела новые форматы сохранения файлов, использование которых заметно облегчает жизнь и - ваши файлы:

XLSX - по сути является зазипованным XML. Размер файлов в таком формате по сравнению с Excel 2003 меньше, в среднем, в 5-7 раз.
XLSM - то же самое, но с поддержкой макросов.
XLSB - двоичный формат, т.е. по сути - что-то вроде скомпилированного XML. Обычно в 1.5-2 раза меньше, чем XLSX. Единственный минус: нет совместимости с другими приложениями кроме Excel, но зато размер - минимален.

Проблема 3. Избыточное форматирование

Сложное многоцветное форматирование, само-собой, негативно отражается на размере вашего файла. А условное форматирование еще и ощутимо замедляет его работу, т.к. заставляет Excel пересчитывать условия и обновлять форматирование при каждом чихе.

Оставьте только самое необходимое, не изощряйтесь. Особенно в тех таблицах, которые кроме вас никто не видит. Для удаления только форматов (без потери содержимого!) выделите ячейки и выберите в выпадающем списке Очистить - Очистить форматы (Clear - Clear Formats) на вкладке Главная (Home) :

Особенно "загружают" файл отформатированные целиком строки и столбцы. Т.к. размер листа в последних версиях Excel сильно увеличен (>1 млн. строк и >16 тыс. столбцов), то для запоминания и обрабоки подобного форматирования нужно много ресурсов. В Excel 2013-2016, кстати, появилась надстройка Inquire, которая содержит инструмент для быстрого избавления от подобных излишеств - кнопку Удалить избыточное форматирование (Clean Excess Cell Formatting) :

Она мгновенно удаляет все излишнее форматирование до конца листа, оставляя его только внутри ваших таблиц и никак не повреждая ваши данные. Причем может это сделать даже для всех листов книги сразу.

Если вы не видите у себя в интерфейсе вкладку Inquire, то ее необходимо подключить на вкладке Разработчик - Надстройки COM (Developer - COM Addins) .

Проблема 4. Ненужные макросы и формы на VBA

Большие макросы на Visual Basic и особенно пользовательские формы с внедренной графикой могут весьма заметно утяжелять вашу книгу. Для удаления:

нажмите Alt+F11, чтобы войти в редактор Visual Basic
найдите окно Project Explorer’а (если его не видно, то выберите в меню View - Project Explorer)
удалите все модули и все формы (правой кнопкой мыши - Remove - дальше в окне с вопросом о экспорте перед удалением - No):

Также код может содержаться в модулях листов - проверьте их тоже. Также можно просто сохранить файл в формате XLSX без поддержки макросов - все макросы и формы умрут автоматически. Также можно воспользоваться инструментом Очистить книгу от макросов из надстройки PLEX.

Проблема 5. Именованные диапазоны

Если в вашем файле используются именованные диапазоны (особенно с формулами, динамические или получаемые при фильтрации), то имеет смысл от них отказаться в пользу экономии размера книги. Посмотреть список имеющихся диапазонов можно нажав Ctrl+F3 или открыв окно Диспетчера имен (Name Manager) на вкладке Формулы (Formulas) :

Также вычищайте именованные диапазоны с ошибками (их можно быстро отобрать с помощью кнопки Фильтр в правом верхнем углу этого окна) - они вам точно не пригодятся.

Проблема 6. Фотографии высокого разрешения и невидимые автофигуры

Если речь идет о фотографиях, добавленных в книгу (особенно когда их много, например в каталоге продукции), то они, само-собой, увеличивают размер файла. Советую сжимать их, уменьшая разрешение до 96-150 точек на дюйм. На экране по качеству это совершенно не чувствуется, а размер файла уменьшает в разы. Для сжатия воспользуйтесь кнопкой Сжать рисунки (Compress pictures) на вкладке Формат (Format) :

Кроме видимых картинок на листе могут содержаться и невидимые изображения (рисунки, фотографии, автофигуры). Чтобы увидеть их, выделите любую картинку и на вкладке Формат (Format) нажмите кнопку Область выделения (Selection Pane) .

Для удаления вообще всех графических объектов на текущем листе можно использовать простой макрос:

Проблема 7. Исходные данные сводных таблиц

По-умолчанию Excel сохраняет данные для расчета сводной таблицы (pivot cache) внутри файла. Можно отказаться от этой возможности, заметно сократив размер файла, но увеличив время на обновление сводной при следующем открытии книги. Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите команду Свойства таблицы (Pivot Table Properties) - вкладка Данные (Data) - снять флажок Сохранять исходные данные вместе с файлом (Save source data with file):

Если у вас несколько сводных таблиц на основе одного диапазона данных, то сократить размер файла здорово помогает метод, когда все сводные таблицы после первой строятся на основе уже созданного для первой таблицы кэша. В Excel 2000-2003 это делается выбором переключателя на первом шаге Мастера сводных таблиц при построении:

В Excel 2007-2016 кнопку Мастера сводных таблиц нужно добавлять на панель вручную - на ленте такой команды нет. Для этого щелкните по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выберите Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar) и затем найдите в полном списке команд кнопку Мастер сводных таблиц (PivotTable and PivotChart Wizard) :

Проблема 8. Журнал изменений (логи) в файле с общим доступом

Если в вашем файле включен общий доступ на вкладке Рецензирование - Доступ к книге (Review - Share Workbook) , то внутри вашего файла Excel на специальном скрытом листе начинает сохраняться вся история изменений документа: кто, когда и как менял ячейки всех листов. По умолчанию, такой журнал сохраняет данные изменений за последние 30 дней, т.е. при активной работе с файлом, может запросто занимать несколько мегабайт.

Мораль: не используйте общий доступ без необходимости или сократите количество дней хранения данных журнала, используя вторую вкладку Подробнее (Advanced) в окне Доступ к книге. Там можно найти параметр Хранить журнал изменений в течение N дней (Keep change history for N days) или совсем отключить его:

Проблема 9. Много мусорных стилей

Про эту пакость я уже подробно писал ранее в статье о том, как победить ошибку "Слишком много форматов ячеек". Суть, если кратко, в том, что если вы разворачиваете на вкладке Главная список Стили ячеек (Home - Cell Styles) и видите там очень много непонятных и ненужных стилей, то это плохо - и для размера вашего файла Excel и для его быстродействия.

Удалить ненужные стили можно с помощью макроса или готовой команды из надстройки PLEX.

Проблема 10. Много примечаний

Примечания к ячейкам, конечно, не самый вредный момент из всех перечисленных. Но некоторые файлы могут содержать большое количество текста или даже картинок в примечаниях к ячейкам. Если примечания не содержат полезной для вас информации, то их можно легко удалить с помощью команды на вкладке Главная - Очистить - Очистить примечания (Home - Clear - Clear Comments) .

Метод A: удалите пустые строки с помощью команды Go To Special (4 шага)
Метод B: удалить пустые строки в диапазоне / листе / книге с помощью Kutools (1 шаг)
Метод C: удалить пустые строки с помощью кода VBA (4 шага)
Метод D: удалите пустые строки с помощью вспомогательного столбца и функции фильтрации (7 шагов)
Относительная операция: вставлять пустые строки в каждую вторую строку

Метод A: удалите пустые строки с помощью команды Go To Special

Теперь выполните следующие шаги, чтобы удалить пустые строки с помощью Перейти к специальным строкам:

1. Выберите диапазон, из которого вы хотите удалить пустые строки, щелкните Главная вкладка, затем в Редактирование группу, нажмите Найти и выбрать > Перейти к специальному.

2. в Перейти к специальному диалог, проверьте Пробелы опцию.

3. Нажмите OK, теперь все пустые ячейки в выделенном фрагменте выбраны.

4. Нажмите Главная в Клетки группу, нажмите Удалить > Удалить строки листов.

Теперь строки с пустыми ячейками удалены.

Примечание:

При использовании команды Go To Special для удаления пустых строк происходит фатальный поток:
Все строки содержат пустые ячейки (даже если строка содержит одну пустую ячейку, а другие столбцы содержат данные) будут удалены, как показано ниже.

Вы хотите повысить зарплату и много времени проводить с семьей?

Вкладка Office повышает эффективность работы Microsoft Office на 50% прямо сейчас

Невероятно, но работать с двумя или более документами проще и быстрее, чем над одним.

По сравнению с известными браузерами инструмент с вкладками в Office Tab более мощный и эффективный.

Сократите для вас сотни щелчков мыши и набора текста с клавиатуры каждый день, попрощайтесь с рукой мыши.

Если вы обычно работаете с несколькими документами, вкладка Office поможет вам сэкономить время.

30-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется.

Метод B: удалить пустые строки в диапазоне / листе / книге с помощью Kutools

Если вы хотите быстро и легко удалить все пустые строки в выделенном, активном листе, выбранных листах или всей книге без неправильного удаления ， вы можете попробовать Удалить пустые строки инструмент Kutools for Excel, который может обрабатывать задания одним щелчком мыши без кода VBA и вспомогательного столбца.

Однако, прежде чем использовать этот инструмент, вам необходимо бесплатная установка Kutools for Excel в первую очередь.

Kutools for Excel

Бесплатная пробная версия 60 дней 300 дополнительных инструментов Решить 80% задач Excel Повышение эффективности работы на 70% Станьте экспертом в области Excel, получите признание людей

Нажмите на Kutools > Удалить > Удалить пустые строки, затем в раскрывающемся списке выберите нужную операцию.

Демо: удалите все пустые строки одним щелчком мыши

Метод C: удалить пустые строки с кодом VBA

1. Нажмите Alt + F11 ключ для включения Microsoft Visual Basic для приложений окно.

2. Нажмите Вставить > Модуль для создания нового Модуль скрипт, скопируйте и вставьте в скрипт приведенный ниже код.

VBA: удалить пустые строки

3. Нажмите F5 нажмите клавишу для запуска кода, затем выберите диапазон, который вы используете для удаления пустых строк в всплывающем KutoolsforExcel Диалог.

4. Нажмите OK. Теперь выбранные пустые строки удалены.

Примечание:

С помощью этого кода VBA вам лучше удалить пустые строки в диапазоне, но не на всем листе, иначе Microsoft Excel может застрять.

Метод D: удалите пустые строки с помощью вспомогательного столбца и функции фильтрации

1. Вставьте один столбец перед диапазоном данных, вставьте столбец A как экземпляр, затем введите эту формулу. = B3, C3 и D3 в A3, чтобы объединить данные в row3, см. снимок экрана:

Чаевые: Если ваши данные находятся в столбце B3 и столбце N, измените формулу на = B3 & C3 & D3 & E3 &… & N3.

2. Затем заполните формулой ячейки, перетащив маркер автозаполнения вниз.

3. Затем нажмите Данные > Фильтр.

4. Затем нажмите Значок фильтра в столбце помощника отметьте Пробелы вариант только в раскрывающемся списке. Смотрите скриншот:

5. Нажмите OK, все пустые строки были отфильтрованы.

6. Выберите отфильтрованные строки, щелкните Главная > Удалить > Удалить строки листов чтобы удалить пустые строки.

7. Затем нажмите Данные > Фильтр снова отключить Фильтр функции.

Примечание:

По сравнению с методом A и методом C, этот метод может точно удалять пустые строки и прост в обращении для всех пользователей Excel. Однако, если в ваших данных десятки столбцов, этот метод будет немного утомительным.

Относительная операция: вставлять пустые строки в каждую вторую строку

Возможно, в некоторых случаях вы захотите вставить пустые строки во все остальные строки диапазона, как показано ниже:

1. Выберите диапазон, в который вы хотите вставить пустые строки или столбцы во все остальные строки, затем щелкните Kutools > Вставить > Вставить пустые строки и столбцы.

2. в Вставить пустые строки и столбцы диалог, проверьте Пустые строки or Пустые столбцы вариант, как вам нужно в Тип вставки раздел, то в Параметры раздел укажите Интервал и Ряды/Колонны.

3. Нажмите Ok, пустые строки были вставлены во все остальные строки выделения.

Пустые строки и столбцы могут быть головной болью в таблицах во многих случаях. Стандартные функции сортировки, фильтрации, подведения итогов, создания сводных таблиц и т.д. воспринимают пустые строки и столбцы как разрыв таблицы, не подхватывая данные, расположенные за ними далее. Если таких разрывов много, то удалять их вручную может оказаться весьма затратно, а удалить сразу всех "оптом", используя фильтрацию не получится, т.к. фильтр тоже будет «спотыкаться» на разрывах.

Давайте рассмотрим несколько способов решения этой задачи.

Способ 1. Поиск пустых ячеек

Это, может, и не самый удобный, но точно самый простой способ вполне достойный упоминания.

Предположим, что мы имеем дело вот с такой таблицей, содержащей внутри множество пустых строк и столбцов (для наглядности выделены цветом):

Допустим, мы уверены, что в первом столбце нашей таблицы (колонка B) всегда обязательно присутствует название какого-либо города. Тогда пустые ячейки в этой колонке будут признаком ненужных пустых строк. Чтобы быстро их все удалить делаем следующее:

Выделяем диапазон с городами (B2:B26)
Нажимаем клавишу F5 и затем кнопку Выделить (Go to Special) или выбираем на вкладке Главная - Найти и выделить - Выделить группу ячеек (Home - Find&Select - Go to special) .
В открывшемся окне выбираем опцию Пустые ячейки (Blanks) и жмём ОК – должны выделиться все пустые ячейки в первом столбце нашей таблицы.
Теперь выбираем на вкладке Главная команду Удалить - Удалить строки с листа (Delete - Delete rows) или жмём сочетание клавиш Ctrl + минус - и наша задача решена.

Само-собой, от пустых столбцов можно избавиться совершенно аналогично, взяв за основу шапку таблицы.

Способ 2. Поиск незаполненных строк

Как вы, возможно, уже сообразили, предыдущий способ сработает только в том случае, если в наших данных обязательно присутствую полностью заполненные строки и столбцы, за которые можно зацепиться при поиске пустых ячеек. Но что, если такой уверенности нет, и в данных могут содержаться и пустые ячейки в том числе?

Взгляните, например, на следующую таблицу - как раз такой случай:

Здесь подход будет чуть похитрее:

К сожалению, со столбцами такой трюк уже не проделать – фильтровать по столбцам Excel пока не научился.

Способ 3. Макрос удаления всех пустых строк и столбцов на листе

Для автоматизации подобной задачи можно использовать и простой макрос. Нажмите сочетание клавиш Alt + F11 или выберите на вкладке Разработчик - Visual Basic (Developer - Visual Basic Editor) . Если вкладки Разработчик не видно, то можно включить ее через Файл - Параметры - Настройка ленты (File - Options - Customize Ribbon) .

В открывшемся окне редактора Visual Basic выберите команду меню Insert - Module и в появившийся пустой модуль скопируйте и вставьте следующие строки:

Закройте редактор и вернитесь в Excel.

Теперь нажмите сочетание Alt + F8 или кнопку Макросы на вкладке Разработчик. В открывшемся окне будут перечислены все доступные вам в данный момент для запуска макросы, в том числе только что созданный макрос DeleteEmpty. Выберите его и нажмите кнопку Выполнить (Run) - все пустые строки и столбцы на листе будут мгновенно удалены.

Способ 4. Запрос Power Query

Ещё один способ решить нашу задачу и весьма частый сценарий - это удаление пустых строк и столбцов в Power Query.

Сначала давайте загрузим нашу таблицу в редактор запросов Power Query. Можно конвертировать её в динамическую "умную" сочетанием клавиш Ctrl+T или же просто выделить наш диапазон данных и дать ему имя (например Данные) в строке формул, преобразовав в именованный:

Теперь используем команду Данные - Получить данные - Из таблицы/диапазона (Data - Get Data - From table/range) и грузим всё в Power Query:

Дальше всё просто:

Удаляем пустые строки командой Главная - Сократить строки - Удалить строки - Удалить пустые строки (Home - Remove Rows - Remove empty rows).
Щёлкаем правой кнопкой мыши по заголовку первого столбца Город и выбираем в контекстном меню команду Отменить свёртывание других столбцов (Unpivot Other Columns). Наша таблица будет, как это технически правильно называется, нормализована - преобразована в три столбца: город, месяц и значение с пересечения города и месяца из исходной таблицы. Особенность этой операции в Power Query в том, что она пропускает в исходных данных пустые ячейки, что нам и требуется:

Одна из наиболее распространенных задач в Excel - удалить пустые (пустые) строки или столбцы. Если вы ищете более простой способ удаления пустых строк или столбцов, Kutools for ExcelАвтора Удалить скрытые (видимые) строки и столбцы Утилита может быстро применять следующие операции:

Вкладка Office позволяет редактировать и просматривать в Office с вкладками и значительно упрощает работу . Kutools for Excel решает большинство ваших проблем и увеличивает вашу производительность на 80%

Повторное использование чего угодно: Добавляйте наиболее часто используемые или сложные формулы, диаграммы и все остальное в избранное и быстро используйте их в будущем.
Более 20 текстовых функций: Извлечь число из текстовой строки; Извлечь или удалить часть текстов; Преобразование чисел и валют в английские слова.
Инструменты слияния : Несколько книг и листов в одну; Объединить несколько ячеек / строк / столбцов без потери данных; Объедините повторяющиеся строки и сумму.
Разделить инструменты : Разделение данных на несколько листов в зависимости от ценности; Из одной книги в несколько файлов Excel, PDF или CSV; От одного столбца к нескольким столбцам.
Вставить пропуск Скрытые / отфильтрованные строки; Подсчет и сумма по цвету фона ; Отправляйте персонализированные электронные письма нескольким получателям массово.
Суперфильтр: Создавайте расширенные схемы фильтров и применяйте их к любым листам; Сортировать по неделям, дням, периодичности и др .; Фильтр жирным шрифтом, формулы, комментарий .
Более 300 мощных функций; Работает с Office 2007-2019 и 365; Поддерживает все языки; Простое развертывание на вашем предприятии или в организации.

Нажмите на Kutools >> Удалить >> Удалить скрытые (видимые) строки и столбцы. Смотрите скриншот:

Удалить пустые строки или столбцы из диапазона, выбранных листов, активного листа или всех листов

Если вы хотите удалить пустые строки или столбцы из диапазона, выбранных листов, активного листа или всех листов, вы можете сделать это следующим образом:

1. Примените эту утилиту, нажав Kutools > Удалить > Удалить скрытые (видимые) строки и столбцы.

2. в Удалить скрытые (видимые) строки и столбцы диалоговое окно, укажите область, из которой вы хотите применить операцию Заглянуть выпадающий список. Совет: если вы хотите удалить пустые строки или столбцы из диапазона, выберите В выбранном диапазоне вариант в Заглянуть раскрывающийся список. Если вы хотите удалить пустые строки или столбцы из других областей, выберите другие параметры, например «На активном листе», «На выбранных листах» и «На всех листах».

3. Пожалуйста, проверьте Ряды под Удалить тип. Совет: если вы хотите удалить пустые столбцы, установите флажок Столбцы. И выберите Пустые строки от Подробный тип. Смотрите скриншот:

4. Нажмите OK. Все пустые строки были удалены из выбранного диапазона. Смотрите скриншот:

Удалить скрытые строки или столбцы из диапазона, выбранных листов, активного листа или всех листов

Предположим, что в книге есть несколько скрытых строк или столбцов, которые вам нужно удалить. Обычно вам нужно отображать их и удалять строки или столбцы одну за другой. Для нас это утомительная работа. Но с опцией удаления скрытых строк или столбцов Удалить скрытые (видимые) строки и столбцы утилита, вы можете быстро удалить скрытые строки или столбцы.

1. К Удалить скрытые (видимые) строки и столбцы В диалоговом окне укажите область действия, в которой вы хотите применить операцию, из раскрывающегося списка Искать в. (Если вы выберете В выбранном диапазоне, вы должны сначала выбрать диапазон, который хотите использовать.)

2. Затем проверьте Ряды под Удалить тип, И выберите Скрытые строки от Подробный тип. Смотрите скриншот:

3. Затем нажмите OK, и скрытые строки были удалены из выбранного диапазона. Смотрите скриншот:

Если вы хотите удалить скрытые столбцы, установите флажок Колонны вариант из Удалить тип.

Удалить видимые строки или столбцы из диапазона, выбранных листов, активного листа или всех листов

Предположим, у вас есть книга, содержащая несколько скрытых строк или столбцов, и теперь вам нужно удалить только видимые строки. Если вы удалите содержимое напрямую, скрытые строки будут удалены вместе. Как удалить только видимые строки?

2. Затем проверьте Ряды под Удалить тип, И выберите Видимые строки от Подробный тип. Смотрите скриншот:

3. Затем нажмите OK, из выбранного диапазона были удалены только видимые строки, а скрытые строки все еще сохраняются. Смотрите скриншот:

Если вы хотите удалить только видимые столбцы, установите флажок Колонны вариант из Удалить тип.

Примечание:

Эта утилита поддерживает Ctrl + Z отменить ярлыки.

Демо

Рекомендуемые инструменты для повышения производительности
Следующие ниже инструменты могут значительно сэкономить ваше время и деньги. Какой из них вам подходит?
Office Tab : Использование удобных вкладок в вашем офисе , как и в случае Chrome, Firefox и New Internet Explorer.
Kutools for Excel : Более 300 дополнительных функций для Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 и Office 365.
Classic Menu for Office : Верните знакомые меню в Office 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 и 365, как если бы это были Office 2000 и 2003.

Kutools for Excel

Описанная выше функциональность - лишь одна из 300 мощных функций Kutools for Excel.

Разработано для Excel (Office) 2019, 2016, 2013, 2010, 2007 и Office 365. Бесплатная загрузка и использование в течение 60 дней.

Читайте также: