Как в 1с сделать исполняющего обязанности

Обновлено: 06.07.2024

Когда сотрудник уходит в отпуск, рабочий процесс не может быть остановлен. Его функции поручаются работающему сотруднику и оформляется это как совмещение или замещение в 1С. Рассмотрим поподробнее оба случая.

При совмещении в 1С сотрудник выполняет свою работу и работу ушедшего в отпуск[1] коллеги в течении рабочего времени. В этом случае полагается доплата. Она оформляется дополнительным соглашением с письменного согласия сотрудника. Доплата устанавливается по договоренности сторон и может выплачиваться в фиксированной сумме, как разница между окладами в процентах от оклада работника. Сумма доплаты облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.

Замещение в 1С представляет собой временный перевод, когда замещающий сотрудник выполняет только функциональные обязанности отсутствующего работника. Работодатель составляет приказ на замещение. В этом случае работник получает зарплату в соответствии с выполняемыми функциями. Доход, полученный при замещении, облагается НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.

В программе 1С 8.3 ЗУП 3.0 оба вида начисления реализованы посредством документа «Совмещение должностей».

1. Настройка вида начисления в 1С.

1. Настройка вида начисления в 1С

Чтобы начислить доплату за замещение, предварительно установим флажок «Совмещение в 1С, временное исполнение обязанностей» в разделе «Настройка - Расчет зарплаты» на закладке «Прочие начисления». Если нужно произвести доплату за совмещение, алгоритм действий будет аналогичным.

В видах начислений в разделе «Настройка – Начисления» теперь доступна «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей».

Создаем документ в разделе «Кадры - Все кадровые документы» или в разделе «Зарплата - Изменение оплаты сотрудников» (кнопка «Создать - Совмещение должностей»).

В нашем примере мы начисляем разницу в окладах. Этим же документом можно начислить доплату за совмещение должностей, доплату за расширение зон обслуживания, используя разные способы расчета доплаты в программе 1С 8.3 ЗУП.

В созданном документе, используя кнопку «Печать», можно сформировать и распечатать «Приказ на совмещение» и «Дополнительное соглашение».

Начисление доплаты производится автоматически с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов».

Размер доплаты, сформированный нами в документе «Совмещение должностей», рассчитается пропорционально отработанному времени сотрудника Федорова П.Н.

В марте 2020 г. 21 рабочий день. Обязанности временно отсутствующего сотрудника Федоров П.Н. исполнял на протяжении пяти рабочих дней (с 25.03.2020 по 31.03.2020). Доплата за замещение в 1С составляет:

10 000 руб. / 21 дней * 5 дней = 2380,95 руб.

В апреле 2020 г. 22 рабочих дня. Обязанности временно отсутствующего сотрудника Федоров П.Н. исполнял на протяжении трех рабочих дней (с 01.04.2020 по 05.04.2020). Доплата за замещение составляет:

10 000 руб. / 22 дней * 3 дня = 1363,64 руб.

Выплата доплаты за замещение в 1С производится вместе с выплатой заработной платы. Этот процесс в данном примере не рассматривается.

Часто возникает необходимость заменить на некоторый промежуток времени сотрудника на его должности. Как правило, в таких ситуациях другой сотрудник организации, помимо выполнения своих прямых обязанностей, прописанных в трудовом договоре, выполняет дополнительную работу, т.е. заменяет первого. Значительно реже компании нанимают нового работника на временный срок, например, по причине болезни – обычно практикуется совмещение или временное исполнение обязанностей. Схожая ситуация может возникнуть и при увольнении сотрудника, когда на время поиска нового кандидата его заменит другой сотрудник.

Необходимо отразить все должности, по которым происходит временное исполнение должностных обязанностей в штатном режиме компании. Сделаем это в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.

2. Как отразить временное исполнение обязанностей в 1С 8 ЗУП 3.1?

Первым делом в 1С 8 ЗУП 3.1 переходим в раздел «Настройка» и выбираем пункт «Расчёт зарплаты».

Рис. 1 Расчет зарплаты в 1С 8 ЗУП 3.1

Затем следует перейти по ссылке «Настройка состава начислений и удержаний» в программе 1С 8 ЗУП.

Рис. 2 Настройка состава начислений и удержаний в 1С 8 ЗУП 3.1

При работе в 1С 8 ЗУП выбираем раздел «Прочие начисления» и нажимаем на пункт «Совмещение или временное исполнение обязанностей».

Рис. 3 Совмещение или временное исполнение обязанностей в 1С 8 ЗУП 3.1

Нас интересует, имеется ли соответствующий вид начислений. Для этого возвращаемся в 1С 8.3 Зарплата и управление персоналом в раздел «Настройка», выбираем соответствующий пункт.

Рис. 4 Поиск вида начислений в 1С 8 ЗУП 3.1

В списке появилась необходимый вид начислений зарплаты.

Рис. 5 Необходимый вид начислений в 1С 8 ЗУП 3.1

Рассмотрим пример: необходимо отразить в программе 1С 8 ЗУП ред 3.1 временное исполнение обязанностей по должности уволенного сотрудника Волкова Громовой. Для этого переходим в раздел «Кадры», выбираем пункт «Все кадровые документы».

Рис. 6 Все кадровые документы в 1С 8 ЗУП 3.1

Создадим новый кадровый документ в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Нажимаем на графу «Создать», выбираем пункт «Совмещение должностей». Перед нам открывается форма, представленная ниже.

Рис. 7 Форма совмещения должностей в 1С 8 ЗУП 3.1

Необходимо заполнить поля «Организация» и «Сотрудник». В нашем случае выбираем сотрудника Громову, которая будет заменять уволенного Волкова.

Рис. 8 Заполнения Организации и Сотрудника в 1С 8 ЗУП 3.1

Далее следует выбрать «Совмещение должностей (профессий)» в программе 1С 8 ЗУП и непосредственно должность, которую Громова будет временно занимать.

Рис. 9 Совмещение должностей (профессий) в 1С 8 ЗУП 3.1

После этого ставим галочку напротив пункта «Рассчитать по ФОТ», вбиваем нужный процент от ФОТ и не забываем указать период совмещения должностей сотрудника. Размер доплаты в 1С:Зарплата и управление персоналом 3 посчитается автоматически.

Рис. 10 Рассчитать по ФОТ в 1С 8 ЗУП 3.1

При необходимости отправляем документ на печать. Нажимаем «Печать → Приказ на совмещение».

Рис. 11 Печать приказа на совмещение в 1С 8 ЗУП 3.1

Готово! Приказ на временное исполнение служебных обязанностей в 1С 8 ЗУП 3.1 сформирован.

Дата публикации 15.10.2019

Использован релиз 3.1.11

Совмещение профессий (должностей) регистрируется с помощью документа "Совмещение должностей" (раздел Кадры – Все кадровые документы – кнопка "Создать" – Совмещение должностей или раздел Зарплата – Изменение оплаты сотрудников – кнопка "Создать" – Совмещение должностей) (рис. 1). Этот документ появляется в программе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты – ссылка "Настройка состава начислений и удержаний" – закладка "Прочие начисления") установлен флажок "Совмещение, временное исполнение обязанностей".

В разделе документа "Вид совмещения" выберите причину (установите переключатель), на основании которой сотруднику назначается доплата за совмещение (рис. 1):

переключатель "Исполнение обязанностей сотрудника" установлен по умолчанию. Если доплата назначается в связи с временным заместительством, необходимо выбрать временно отсутствующего сотрудника из справочника "Сотрудники";
переключатель "Совмещение должностей (профессий)" установите, если необходимо назначить доплату за совмещение должностей. Этот переключатель появляется, если в программе ведется штатное расписание. При этом необходимо выбрать позицию штатного расписания, которую совмещает сотрудник;
переключатель "Расширение зон обслуживания" установите, если доплата назначается в связи с расширением зон обслуживания, увеличением объема работы.

Также документ "Совмещение должностей" можно ввести на основании следующих документов (по кнопке "Создать на основании – Совмещение должностей"):

"Командировка" (раздел Кадры – Командировки, раздел Зарплата – Командировки);
"Больничные листы" (раздел Кадры – Больничные листы, раздел Зарплата – Больничные листы) (рис. 2);
"Отпуск" (раздел Кадры – Отпуска, раздел Зарплата – Отпуска);
"Отпуск без сохранения оплаты" (раздел Кадры – Отпуска без сохранения оплаты, раздел Зарплата – Все начисления – Отпуск без сохранения зарплаты) (рис. 3);
"Отсутствие с сохранением зарплаты" (раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников – Отсутствие с сохранением оплаты, раздел Зарплата – Все начисления – Отсутствие с сохранением оплаты);
"Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)" (раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников – Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), раздел Зарплата – Все начисления – Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)).

Смотрите также