Как в 1с указать что сотрудник студент
Обновлено: 03.07.2024
Основной и главный документ, который оформляет кадровик на работника организации – приказ о приеме.
Он создается в программе, созданной на базе 1С Предприятие 8.3. Внесенные в специальные справочники сведения о сотруднике система формирует в документ. Рассмотрим более подробно алгоритм приема нового сотрудника на работу с помощью программы 1С Предприятие 8.3.
Следует обратить внимание на то, что как физическое лицо человек уже может быть внесен в информационную базу, а вот непосредственно как новый сотрудник организации – нет.
При оформлении нового работника в организацию, используя информационную базу программы 1С, нас в первую очередь, будут интересовать два понятия – «Физические лица» и «Сотрудники». В последнем варианте, сотрудник может быть внесен в справочник несколько раз. Так, например, работник уволился, затем, снова решил работать и его опять приняли на работу, либо он работает по совместительству – данный факт тоже будет дублироваться в справочнике «Сотрудники». Что касается физического лица, то оно может быть в справочнике только в единственном числе (более подробно проблему «двойников» и способы устранения ошибок мы рассмотрим ниже). Поэтому принимая на работу нового работника, стоит быть внимательным и не создать физическому лицу двойника. Кроме того, в процессе работы также важно отслеживать, чтобы двойные физические лица не появлялись в информационной базе. Если же они все-таки появились, то их нужно удалить.
Как принять нового сотрудника в 1С Предприятие 8.3
Чтобы создать нового сотрудника организации, данных которого нет в базе, можно воспользоваться двумя способами:
- Заполнить справочник под названием «Физические лица». Впоследствии, когда будет заполняться раздел «Сотрудники» информационная база программы 1С автоматически обнаружит физическое лицо и выдаст данные на сотрудника.
- Создать сведения на нового сотрудника, при этом не создавая отдельное физическое лицо. Оно сформируется автоматически.
Рассмотрим более подробно первый способ.
Выбрав «Кадры-Физические лица», нажимаем «Добавить» и заносим основную информацию о новом работнике:
- ФИО;
- дата и место рождения;
- гражданство;
- пол;
- паспортные данные;
- ИНН;
- сведения об инвалидности (если таковая имеется).
Справа есть специальное поле для размещения фотографии.
После этого создаем работника организации, открыв раздел «Кадры-Сотрудники». Нажав «Создать» в появившейся строке «Сотрудник (создание)» вносим сведения о фамилии и имени.
Программа выдаст следующее:
Если в информационной базе есть однофамильцы, то программа выдаст их все, кадровик должен быть выбрать из списка нужное. Как только выбор физического лица сделан, подтверждаем, что созданный в настоящий момент работник и ранее созданное физлицо – один и тот же человек.
Обратите внимание, что вносить персональные данные работников в ИБ лучше всего вторым способом, т.к. он гораздо понятнее, проще и практически исключает возможность ошибок. Если в справочнике уже есть физлицо, то фамилию и имя нового работника нужно вносить очень внимательно, не допустив ошибки возникновения двойника физического лица.
Настроим 1C под ваши нужды прямо сейчас!
- Любые настройки, отчеты в 1С, обмены 1С
- Выезд специалиста на следующий день
- 24/7 принимаем ваши заявки
Задвоенные физические лица
Рассмотрим ситуацию о том, что в информационной базе уже есть сведения о физическом лице, но при создании сотрудника, соответствующего ему сделана ошибка.
Данный рисунок (Рис.6) подробно отображает результат ошибки, когда в информационную базу было неверно внесено отчество нового работника «Волков Марат Савельевичи». Эта ошибка спровоцировала создание нового физического лица, а выделенные строки в списке отображают сведения об одном и том же работнике. Данный работник не является однофамильцем, так как ИНН одинаковый.
Чтобы внести корректировки нажимаем «Найти задвоенные карточки», выбираем любую из одинаковых позиций (задвоенных) и нажимаем сначала «Выбрать», а потом «Объединить».
Система оповестит о том, что, нажимая данную кнопку вы внесете изменения, отменить которые впоследствии будет невозможно.
Подтверждаем свое желание объединить сведения кнопкой «Ок».
Выполнив эти действия, вы увидите, что в списке имеющихся физических лиц, задвоенный сотрудник будет отмечен на удаление.
Для завершения процедуры используем сервис «Удаление помеченных объектов».
Стоит отметить, что как только было использовано «Объединение личных карточек» на физическое лицо, отмеченное на удаление в информационной базе, другие объекты базы ссылаться уже не будут, причем до того момента, как оно будет удалено. Чтобы корректно настроить работу программы 1С: ЗУП, а также разобраться в процедуре оформления приема на работу сотрудника стоит обратиться к представителям компании разработчика.
Объединение личных карточек также соединит сведения о размере НДФЛ сотрудника, начислениям, страховым взносам в различные фонды. Чтобы убедиться в правильности отображения этой информации можно сформировать карточку учета взносов по страхованию, используя «Налоги и взносы-Отчеты по налогам и взносам-Карточка учета страховых взносов». ЛК до объединения:
Чтобы проверить правильность сделанных начислений, в том числе по НДФЛ можно создать специальный регистр налогового учета по НДФЛ. Для этого используйте «Налоги и взносы-Отчеты по налогам и взносам-Регистр налогового учета по НДФЛ». Сведения до:
Оформление приказа о приеме на работу сотрудника
Внесение данных работника в информационную базу еще не означает, что оформлен и принят на работу. Для того, чтобы принять сотрудника, используйте гиперссылку «Прием на работу» (на Рис.18 данная гиперссылка выделена красной рамочкой).
В этом же окне не нужно вводить сведения о должности, дате приема на работу и прочую информацию (на Рис.18 данные сведения подчеркнуты синей линией), так как эти поля предназначаются только для отображения информации, а не для ввода сведений.
Внести сведения непосредственно в сам приказ о приеме на работу можно перейдя по гиперссылке «Принять на работу».
Оптимальным вариантом оформления любых кадровых документов по работнику является использование кнопки «Оформить документ». Она расположена над списком всех сотрудников организации. Выбрав «Оформить документ-Кадры» можно не только выполнить «Прием на работу», но и провести «Увольнение», «Кадровый перевод» и т.д.
Перенос данных и появление сотрудника в базе: что делать?
Иногда случается такая ситуация, когда при переносе данных из одной версии программы (например, ЗУП 2.5 в 3.0) нужно посмотреть сведения о «перенесенном» работнике. Сделать это можно воспользовавшись гиперссылкой «История переводов».
После нажатия откроется таблица «История изменения места работы». Здесь можно посмотреть документ «Начальная штатная расстановка». Если оклад сотрудника был изменен или внесены какие-то другие кадровые изменения, то можно оформить «Кадровый перевод». В этом документе нужно отметить галочкой изменения и скорректировать значения. «Изменение оплаты труда» можно скорректировать подобным образом, что и на Рис.19.
Кроме шапки «Прием на работу» документ имеет три вкладки:
- «Главное»;
- «Оплата труда»;
- «Трудовой договор».
Кадровик их заполняет, а затем нажав «Печать» может распечатать.
Сформированный приказ о приеме на работу можно увидеть в журнале «Кадры-Приемы, переводы, увольнения».
В этом е разделе можно распечатать карточку по форме Т-2, трудовой договор, приказ о приеме.
Открываем документ «Прием на работу», нажимаем «Печать», выбираем нужный документ (приказ, трудовой договор и т.д.).
Печатный вариант приказа:
Трудовой договор сотрудника:
Посмотреть карточку Т-2 или распечатать ее можно войдя во вкладку «Кадры-Кадровые отчеты», затем выбрать Личные карточки Т-2, и нажать «Сформировать».
В результате этих действий сотрудника приняли на работу, а кадровые документы сформировали и заполнили корректно.
Остались вопросы по приёму сотрудников на работу в 1С? Закажите консультацию наших специалистов!
Оформление новых сотрудников на работу в конфигурации 1С 8.3 Бухгалтерия (3.0) происходит с помощью документа «Прием на работу». Перейти в журнал «Приемы на работу» можно с вкладки «Зарплата и кадры» из раздела «Кадровый отчет»:
Также возможно оформление и общего журнала «Приемы, увольнения, переводы» из этого же раздела.
При создании нового документа необходимо указать правильный тип, из выпадающего списка выбираем «Прием на работу»:
Заполнение в обоих случаях идентичное: название организации, выбор подразделения, куда принимается новый сотрудник, на какую должность и данные сотрудника (ФИО).
Обратим внимание на важный момент. Одного и того же сотрудника можно принять на работу на разные должности (по совместительству). В этом случае процесс начисления будет отражаться по-разному, а налог НДФЛ должен удерживаться один раз. В этом случае можно воспользоваться справочником «Физические лица» и «Сотрудники».Для создания карточки нового сотрудника, прямо в поле документа нажимаем ссылку «Создать».
Заполняем данные на нового сотрудника (ФИО). В карточке обязательно нужно указать принадлежность к организации, название подразделения, должность, вид занятости и размер оклада.
Если эти данные не указывать, то они перенесутся из документа «Принятие на работу» (после проведения).Карточка сотрудника заполнена, жмем «Записать и закрыть» и в принятии на работу отразится фамилия имя и отчество. Далее указываем дату приема, в табличную часть добавляем строку с начислением и размер оклада.
В нижней части документа можно сразу заполнить поле «Аванс» и указать размер в процентах или фиксированную сумму:
Планируется, что с 1 июля 2021 года при оформлении СЗВ-ТД в графе 5 будет указываться код выполняемой трудовой функции всеми работодателями без исключения, а не только теми, которые применяют профстандарты. Состоять код будет не из семи знаков, как сейчас, а из пяти цифровых знаков в формате ХХХХ.Х, где:
- первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.12.2014 № 2020-ст;
- пятый знак – контрольное число в соответствии с указанным классификатором.
Соответственно, если в расшифровке мероприятия СЗВ-ТД у вас трудовая функция не указана, вам необходимо будет: зайти в документ, регистрирующий данное мероприятие (в примере – Кадровый перевод), провалиться в поле Трудовая функция, создать нужную запись трудовой функции с кодом, полученным из ОКЗ, провести документ, после чего вернуться к СЗВ-ТД и перезаполнить его.
Выбираем нашу профессию/должность в ОКПДТР (провалиться в поле Код по ОКПДТР)
Поля кодов по ОКПДТР и ОКЗ заполнились. Верхний код можно не указывать. Вносим наименование трудовой функции.
Сохраняем изменения и выбираем в кадровом документе данную трудовую функцию.
Для этого переходим с Вами в раздел «Зарплата и кадры», «Кадровые документы».
И создаем новый кадровый документ – а именно «Прием на работу».
Открывается форма для заполнения. В этом документе мы должны указать, должность, на которую мы принимаем нового сотрудника. В справочнике должности мы выбираем соответствующую должность, например «Главный бухгалтер».
Далее указываем сотрудника, которого мы принимаем на работу, «Показать все», в нашем случае есть сотрудник Иванов Иван Иванович, которого мы выбираем для документа приема на работу.
Далее указываем дату приема на работу, с какого числа он у нас будет принят на работу, например, мы его оформляем на работу с 1 августа 2019 года. Дата документа, которая указана здесь - это дата фактически приказа приема на работу. Испытательный срок, если есть испытательный срок, мы его указываем в документе приема на работу, если нет, то оставляем не заполненные нулевые значения.
Вид занятости, если это новый сотрудник, который у нас еще в организации не работает, то это вариант, как основное место работы. Если это сотрудник наш, который уже занимает какое-то рабочее место, но он еще устраивается у нас на работу по совместительству, значит мы должны будем указать, что это внутреннее совместительство. И соответственно, внешнее совместительство - это некий сотрудник другой организации, который к нам устроился по совместительству на работу.
В табличной части мы должны указать, те виды начислений, которые мы соответственно создаем для нашего сотрудника. Это те виды начислений, которые программа будет использовать при начислении зарплаты нашему сотруднику Иванову Ивану Ивановичу. Мы должны указать вид начисления и размер начисления. Вид начисления можно выбрать из списка «Показать все». В данной ситуации мы видим, что у нас есть три варианта: «Компенсация отпуска при увольнении», «Оплата по окладу», «Премия». В нашем случае, естественно, «Оплата по окладу».
И указываем размер, например, 40000 тысяч рублей.
После чего мы можем провести документ. На печать мы можем вывести « Приказ о приеме Т-1»,
где будет указано: номер документа, дата составления, с какого числа, кого и на какую должность, и по какой тарифной ставки мы приняли на работу.
Читайте также: