Как в 1с внести оплату ндфл от подотчетного лица чтобы была разнос по людям

Обновлено: 07.07.2024

Как в 1С отразить удержание остатка неизрасходованной суммы (по выданным подотчетным средствам) при выдаче зарплаты? Был выдан аванс подотчетному лицу, отчет предоставлен на меньшую сумму.

Нормативное регулирование

Неиспользованную сумму работник должен вернуть в срок, установленный локальными актами работодателя (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У). Если работник возвращает неизрасходованный аванс до истечения данного срока, долга не возникает, поэтому речь в данном случае идет не о «принудительном» удержании, описанном в ст. 137-138 ТК РФ, а об исполнении работодателем воли работника.

Работник вправе распорядиться своей заработной платой по своему усмотрению, представив соответствующее заявление работодателю. При этом ст. 138 ТК РФ об ограничении размера удержаний при взыскании долга в данном случае не применяется (Письмо Роструда РФ 26.09.2012 N ПГ/7156-6-1). Иначе говоря, работник может указать в заявлении любую сумму, которую он хотел бы вычесть из своей зарплаты в счет возмещения подотчета.

БУ. Погашение работником из зарплаты суммы неизрасходованного аванса, если срок возврата денежных средств не истек, отражается проводкой (Инструкция по применению плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, далее — Инструкция по применению плана счетов N 94н, План счетов 1С):

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».

работник не отчитался в установленные сроки;
авансовый отчет не утвержден руководителем (затраты не одобрены);
нарушен срок возврата денег, установленный в организации.

НУ. При удержании подотчетных сумм в налоговом учете дохода не возникает (п. 1 ст. 41 НК РФ).

НДФЛ и Страховые взносы. Удержанные суммы не влияют на расчет НДФЛ и страховых взносов.

Учет в 1С

Работнику Организации Игнатову П. С. выдан аванс на командировочные расходы в размере 10 000 руб.

13 сентября после возвращения из командировки работник предоставил авансовый отчет на сумму 9 000 руб. Остаток аванса, не подтвержденный документально, составил 1 000 руб. В этот же день Игнатов П. С. написал заявление, в котором изъявил желание о том, чтобы Организация вычла эту сумму из его ближайшей зарплаты. Согласно Положения о командировках Организации срок возврата подотчетных средств истекает 30 сентября.

Сумма подотчетных средств удержана из зарплаты работника.

Обратите внимание: слово «удержана» в данном случае мы применяем для того, чтобы был понятен механизм операции, однако напоминаем, что речь здесь идет о добровольном погашении аванса, не перешедшего в долги работника.

Шаг 1. Отразите в учете удержание подотчетной суммы документом Операция, введенная вручную в разделе Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную — кнопка Создать — Операция .

В документе укажите:

от — дата удержания подотчетной суммы;
Дебет — 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
- Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
- Субконто 1 — работник, не возвративший подотчетную сумму, выбирается из справочника Физические лица ;
Шаг 2. Отразите удержание подотчетной суммы в начислении зарплаты сотрудника документом Начисление зарплаты через раздел Зарплата и кадры —Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Начисление зарплаты .

Табличная часть документа заполняется автоматически по кнопке Заполнить .

Чтобы отразить сумму, вычитаемую из зарплаты сотрудника, в документе Начисление зарплаты создайте новое Удержание по кнопке Удержать — Новое удержание .

В карточке Удержание укажите:
- Наименование — Удержание подотчетных сумм;
- Сумма — сумма удержания, в нашем примере 1 000 руб.
В табличной части документа Начисление зарплаты появится новая графа Удержано .

В поле Удержано автоматически заполнится сумма удержания.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:
- Дт 26 Кт 70 — начисление зарплаты работнику;
- Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ из зарплаты;
- Дт 26 Кт 69 — начисление страховых взносов.
В проводках документа Начисление зарплаты удержание подотчетной суммы из зарплаты сотрудника не отражается. Удержание в этом документе нужно сделать для того, чтобы эта сумма была отражена в расчетной ведомости и расчетном листке, а также учитывалась при определении суммы зарплаты к выплате.

См. также:

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Карточка публикации

(8 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
Все комментарии (1)

Благодарю за актуальную информацию

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

[17.11.2021 запись] Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

Переход на ФСБУ 6/2020 «Основные средства» в 1С по альтернативному алгоритму

Изменения в 2021 году, о которых нужно знать бухгалтеру

[11.10.2021 запись] Учет ОС по-новому: ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020, ФСБУ 25/2018

[29.10.2021 запись] Пообъектный учет ОС и подходы к определению и пересмотру СПИ

Дата публикации 27.03.2019

Использован релиз 3.0.69

К денежным документам относятся почтовые марки, авиа- и железнодорожные билеты, путевки в дома отдыха и санатории, приобретенные для работников или членов их семей, и другие подобные документы. Чтобы операции с денежными документами были доступны при работе в программе, проверьте, что установлены соответствующие настройки функциональности:
1. Раздел: Главное – Функциональность.
2. На закладке "Банк и касса" должен быть установлен флажок "Денежные документы".
Операции по выдаче денежных документов подотчетному лицу в программе отражаются документом "Выдача денежных документов":
1. Раздел: Банк и касса – Выдача денежных документов.
2. Кнопка "Создать".
3. В поле "Вид операции" выберите "Выдача подотчетному лицу".
4. В поле "Счет учета" автоматически указывается счет 50.03 "Денежные документы", при необходимости замените его на счет 50.23 "Денежные документы (в валюте)".
5. На закладке "Кому" в поле "Подотчетное лицо" выберите сотрудника, которому выдаются денежные документы.
6. На закладке "Денежные документы" табличную часть заполните по кнопке "Добавить":
  - в колонке "Денежный документ" выберите документ, который выдается подотчетному лицу;
  - укажите количество и проверьте стоимость.
7. Для печати расходного кассового ордера на выдачу денежных документов используйте кнопку "Расходный ордер".
8. Кнопка "Провести и закрыть". В результате проведения документа формируются соответствующие проводки (Рис. 3).
Смотрите также

Сотрудник не предоставил авансового отчета по выданной под отчет сумме на командировочные расходы в размере 1 000 руб. Организация на дату истечения месячного срока на удержание подотчетных сумм из заработной платы не приняла решение об удержании невозвращенной суммы.

Выплата подотчетных сумм была произведена в 1С:Бухгалтерия 3.0.

Как в ЗУП 3 зарегистрировать невозвращенную подотчетную сумму для целей учета НДФЛ и страховых взносов?

В этом случае невозвращенная подотчетная сумма облагается:

Т.к. выплата подотчетных сумм была произведена в 1С:Бухгалтерия 3.0, то в ЗУП 3 данная сумма не должна попадать к выплате сотруднику, а учитываться как доход в целях исчисления НДФЛ и страховых взносов. Поэтому зарегистрируем такую сумму в ЗУП 3 как доход в натуральной форме.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем, что начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Зафиксируем Подотчетные суммы, не возвращенные сотрудником документом Доход в натуральной форме ( Зарплата – Натуральный доход ).

Здесь же будет исчислен НДФЛ:
- 1 000 (невозвращенная подотчетная сумма) * 13% = 130 руб.
В Начислении зарплаты и взносов будут рассчитаны страховые взносы с зарплаты и не возвращенной сотрудником подотчетной суммы.

Так, например, взносы на ОПС в нашем примере составят:
- (19 090,91 <оклад> + 1 000 <подотчетная сумма, не возвращенная сотрудником>) * 22% (ставка взносов на ОПС) = 4420 руб.
В Ведомости… выплачиваемая сумма будет уменьшена на сумму НДФЛ с невозвращенной подотчетной суммы – на 130 руб.

Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации
Карточка публикации
Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>
Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Вы можете оформить заявку от имени Юр. или Физ. лица Оформить заявку
Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Содержание
- Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции
- Выдача аванса наличными
- Перечисление подотчетной суммы на карту сотрудника
- Задолженность по подотчетным суммам
- Списание подотчетных сумм
- Возврат неиспользованных средств в кассу
- Выплата перерасхода подотчетному лицу
Учет подотчетных сумм в 1С ЗУП 3.0 ведется путем отражения операций по выдаче авансов и списанию расходов на командировку либо прочие хознужны. В статье пошагово разберем расчеты с подотчетными лицам в 1С: выдача аванса в наличной и безналичной форме, отражение задолженности, формирование авансового отчета, возврат неиспользованных средств в кассу.

Учет подотчетных сумм в 1С: основные операции

Основанием для выдачи сотруднику суммы под отчет может быть приказ о командировке либо необходимость осуществить хозяйственные траты, в соответствие с распоряжением руководителя.

Если рассматривать процедуру пошагово, то:

Выдача аванса наличными

На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя бухгалтер отражает операции по выдаче средств под отчет сотруднику – наличными или через кассу.

Для начала рассмотрим выдачу наличных средств под отчет. Для этой операции используется меню «Касса», в котором формируется документ «Расходный кассовый ордер».

Выбрав позицию «Расходный кассовый ордер», бухгалтер нажимает «+» (Добавить), после чего на экране появляется выпадающий список, позволяющий выбрать необходимую операцию (Выдача подотчетному лицу).

После выбора операции бухгалтер указывает ФИО сотрудника, которому будут выданы подотчетные средства, а также сумма выдачи. При этом подотчетную сумму необходимо внести вручную, а ФИО сотрудника – выбрать из справочника «Физлица». Прочие реквизиты расходного кассового ордера заполняются автоматически.

Сформировав документ, бухгалтер нажимает кнопку «Провести» и формирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01. На основании проводки сумма денежных средств, учтенная в кассе, автоматически уменьшается на сумму подотчетных средств, которая подлежит выдаче.

Перечисление подотчетной суммы на карту сотрудника

Если организация перечисляет подотчетную сумму на банковскую карту сотруднику, то для отражения операции в 1С бухгалтер использует меню «Банк», журнал «Банковские выписки», в котором формирует документ «Списание с расчетного счета».

Добавив документ «Списание с расчетного счета», бухгалтер выбирает тип операции «Перечисление подотчетному лицу». Во вновь открывшемся окне необходимо заполнить следующие реквизиты:
- сумма денежных средств, подлежащая перечислению сотруднику (поле «Сумма»);
- ФИО подотчетного лица из справочника «Физические лица» (поле «Подотчетное лицо»);
- ФИО сотрудника из справочника контрагенты (поле «Получатель»);
- реквизиты банковского счета сотрудника из карточки «Счета и договоры» (поле «Счет получателя»);
- назначение платежа вручную (Выплата аванса на командировочные расходы/хознужды на основании приказа №__ от «_» ___ __г).
После проведения документа в учете формируется проводка Дт 71.01 Кт 51, остаток средств на расчетном счете уменьшается на размер выданной подотчетной суммы.

Задолженность по подотчетным суммам

Проверка сумм, выданных сотрудникам под отчет, осуществляется путем формирования оборотно-сальдовой ведомости. Форма позволяет контролировать суммы, отраженные по счету 71 в разрезе подотчетных лиц (по ФИО сотрудников).

Списание подотчетных сумм

Факт использования подотчетных сумм отражается в учете путем формирования авансового отчета, на основании которого производится списание средств.

Возврат неиспользованных средств в кассу

Если сумма фактических расходов подотчетного лица оказалась меньше выданного аванса, то остаток средств сотрудник обязан вернуть в кассу. Для этого используется документ «Приходный кассовый ордер», которым можно сформировать в меню «Касса».

В созданном документе «Приходный кассовый ордер» бухгалтер выбирает операцию «Возврат от подотчетного лица», в котором указывает:
- ФИО подотчетного лица;
- сумму возврата (аванс за минусом фактических расходов, отраженных по авансовому отчету).
На основании сформированного документа бухгалтер может распечатать документ, по которому сотрудник возвращает неиспользованные средства в кассу.

Выплата перерасхода подотчетному лицу

Возможна ситуация, когда сумма фактических расходов сотрудника превысила выданный аванс. В таком случае сумма перерасхода выплачивается сотруднику на карту либо выдается наличными через кассу.

Для осуществления данной операции используются документы «Расходный кассовый ордер» либо «Списание с расчетного счета».

Сумму перерасхода можно проверить с помощью оборотно-сальдовой ведомости.

Читайте также: