Как в microsoft outlook добавить контакт в глобальный список адресов

Обновлено: 04.07.2024

Глобальный список

Глобальный список адресов включает все имена и адреса электронной почты сотрудников организации. Адресная книга создается и обслуживается администратором сервера Microsoft Exchange, соответственно, для работоспособности данной функции требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Она также может содержать глобальные списки рассылки и адреса электронной почты общих папок. Подмножества глобального списка адресов отображаются в адресной книге при выборе элементов списка Источник адресов из группы «All Address Lists». Глобальный список адресов может быть загружен для автономного использования.

Адресная книга Microsoft Outlook и контакты

Адресная книга Microsoft Outlook создается автоматически и содержит элементы папки «Контакты» для которых содержатся сведения в полях «Электронная почта» или «Факс». Они отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения «Контакты» в списке Источник адресов. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в контакты Microsoft Outlook, поскольку контакты Microsoft Outlook обеспечивают большую гибкость и возможности настройки, чем личная адресная книга. Например, для контактов можно определять дни рождения, несколько типов телефонных номеров, годовщины, адреса webузлов и другие настраиваемые сведения. Адресная книга Microsoft Outlook доступна в автономном режиме. При создании дополнительных папок контактов можно установить параметры для каждой папки с целью ее использования в качестве части адресной книги Microsoft Outlook.

Личная адресная книга

Личные адресные книги больше нельзя создавать при помощи Microsoft Outlook. Личная адресная книга представляет собой создаваемые и поддерживаемы пользователем списки рассылки и список имен. Элементы личной адресной книги хранятся в файле, их можно скопировать на диск. Почтовые адреса личных контактов можно хранить в папке «Контакты» (рекомендуется) или в личной адресной книге.

Службы каталогов Интернета (LDAP)

Службы каталогов Интернета используются для поиска адресов электронной почты, которых нет в локальной адресной книге и в каталоге организации, таком как глобальный список адресов. Если каталог LDAP Протокол LDAP. Упрощенный протокол, обеспечивающий доступ к каталогам Интернета не является частью сети организации, для его просмотра необходимо подключение к Интернету.

Адресные книги сторонних поставщиков

Адресные книги сторонних поставщиков могут добавляться в Microsoft Outlook с помощью программ установки сторонних поставщиков. В Microsoft Outlook адресные книги сторонних поставщиков отображаются в списке Дополнительные типы адресных книг.

Изменение настроек адресной книги

Изменение настроек подключения к серверу и поиска в существующем каталоге LDAP.

Изменение расположения личных адресов.

В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Параметры.
Выберите в списке Хранить личные адреса в книге нужный параметр.

По умолчанию личные адреса Microsoft Outlook хранятся в папке «Контакты».

Поиск имен в адресной книге

Поиск имен в Outlook можно осуществлять с помощью поля «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная. В поле «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная введите имя контакта, который требуется найти. Будет выполнен поиск во всех доступных адресных книгах, включая добавленные пользователем. Может быть введено сокращенное имя, например, «Сергей Т.», имя или фамилия, имя для отображения, а также адрес электронной почты и название организации. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем «Найти контакт» и выберите его имя.

Поиск имен в диалоговом окне Адресная книга

В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
В списке Источник адресов выберите адресную книгу для поиска имен.
В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Найти и введите имя, по которому будет выполнен поиск.

В зависимости от того, какая адресная книга выбрана в списке Источник адресов, в диалоговом окне Поиск могут задавать дополнительные сведения, такие как псевдоним контакта и отдел, в котором он работает. Если в каталоге Интернета LDAP выполняется поиск адреса электронной почты, имеется возможность искать имя по первой букве или по буквам, имеющимся в имени. Установите переключатель Начинается с или Содержит.

Получение сведений об имени в адресной книге

В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую имя, о котором необходимо получить сведения.
В поле «Введите или выберите имя» введите необходимое имя.
Щелкните имя в списке правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.

Открытие доступа к адресной книге в автономном режиме

Обновление адресной книги при синхронизации

Загрузка полностью не рекомендуется при отсутствии высокоскоростного подключения через локальную сеть (LAN). Автономная адресная книга в большой организации может составлять несколько сотен Мбайт. По умолчанию загружаются изменения, внесенные с момента последней доставки.

Предположим, вы работаете с учетной записью Exchange в Outlook, и администратор Exchange добавил все контакты ваших коллег в глобальный список адресов, как вы могли бы легко добавить всех своих коллег в свою собственную папку контактов из глобального списка адресов в Microsoft? Перспективы?

Вкладка Office - включите редактирование и просмотр с вкладками в Office и сделайте работу намного проще . Kutools for Outlook - приносит 100 мощных расширенных функций в Microsoft Outlook

Чтобы легко добавить контакты из глобального списка адресов в Microsoft Outlook, сделайте следующее:

Шаг 1: Откройте диалоговое окно Адресной книги:

В Outlook 2007 щелкните значок Сервис > Адресная книга;
В Outlook 2010 и 2013 щелкните значок Адресная книга Кнопка на Главная меню.

Шаг 2. В появившемся диалоговом окне Адресной книги щелкните значок Адресная книга поле и укажите Глобальный список адресов из выпадающего списка.

Шаг 3: Щелкните, чтобы выделить контакты, которые вы добавите в свою папку контактов.

Ноты:

(1) Удерживайте Shift клавишу, вы можете выбрать несколько соседних контактов, щелкнув первый и последний;

(2) Удерживайте Ctrl клавишу, вы можете выбрать несколько несмежных контактов, щелкая каждый контакт один за другим.

Шаг 4. Щелкните выбранные контакты правой кнопкой мыши и укажите Добавить в контакты из контекстного меню. См. Снимок экрана ниже:

Шаг 4: Закройте диалоговое окно адресной книги.

Теперь все выбранные контакты в адресной книге добавляются в папку контактов по умолчанию файла данных Outlook по умолчанию в вашем Outlook.

В крупных организациях, изо дня в день операции немыслимо без таких инструментов для Windows, так как преимущества очевидны.

Создание централизованного списка адресов электронной связи делает более быстрым и эффективным, которая имеет важное значение в бизнесе. От своего компьютера, каждый сотрудник может получить доступ к детали своих коллег и начальников.

Оглавление:

Что такое глобальный список адресов в Outlook,?

Откройте для себя чрезвычайно удобный тип списка, который управляется централизованно и позволяет обновлять глобальный список адресов в Outlook,. С любой версией Outlook, (2010, 2013, 2016, 2019), компания должна иметь свой адрес электронной почты прошла через Microsoft Exchange. Список содержит контактные данные каждого пользователя корпоративной электронной почты и связанные с ними группы рассылки. GAL обычно заботятся ИТ-отдела.

Как создать глобальный список адресов?

Для этого в Microsoft Windows, Вы должны использовать Exchange Online Powershell. Это позволяет настроить параметры с помощью командной строки. Каждая из процедур ниже требуется около 5 минут.

Общая последовательность:

таким образом, Вы можете применять либо «предварительно консервированный» фильтр получателя или «обычай» один. Вот основная разница между этими двумя.

Если название вашей организации является Wink, возможное имя глобального списка адресов является «Wink GAL», и предварительно консервированный фильтр выбирает все получатель с подмигивал, как ценность компании:

С другой стороны, с помощью пользовательского варианта, только получателей, где, например, CustomAttribute15 свойство содержит «AgencyB», будут включены:

После того, как это делается, не забудьте проверить, если вам удалось. Попробуйте ввести имя вашего GAL вместо <Имя GAL> и работает этот:

В общем и целом, хотя этот процесс может показаться сложным, это логично и быстро. Это займет всего несколько команд, чтобы гарантировать, что Ваш новый GAL все готово!

Просмотр глобального списка адресов

От Новый, голова Адресная книга а затем Глобальная адресная книга.

Вы увидите, что ваш Глобальный список адресов содержит. Если вы хотите экспортировать в ваш Личные контакты, выделить все необходимые вам данные. За весь глобальный список адресов, Нажмите Ctrl-A. Для того, чтобы выделить определенный диапазон, щелкните первый элемент в нем, удерживать сдвиг, и нажмите на последний пункт. Щелчок правой кнопкой мыши на диапазоне приведет Добавить в контакты Кнопка появится.

Добавление глобального списка адресов для контактов в Outlook,

После того, как пользователь прошел ниже последовательности, они видят, необходимые контакты, скопированные в свою адресную книгу для повышения эффективности.

Обновление глобального списка адресов в Outlook,

Процедура проста, быстрый и ответственный, как это будет в основном обновить список контактов на вашем ПК. Для того, чтобы убедиться, что все изменения в основной глобальный список адресов отображаются на устройстве, и все в синхронизации:

Все изменения теперь взяли силу, и вы можете быть уверены, что ваш электронный помощник полностью синхронизирован. Не забывайте регулярно повторять эту процедуру для того, чтобы ваш адрес электронной переписки, чтобы работать бесперебойно.

Экспорт глобального списка адресов из Outlook,

Если вам нужно экспортировать, это немного сложнее, чем несколько кликов. Вы должны сначала добавить все контакты GAL в личный список контактов (смотри выше). Для того, чтобы предотвратить смешивание с другими контактами, Вы можете временно переместить последний в другую папку. За это, Вы можете фильтровать по дате создания или модификации.

После этого, Есть два пути, чтобы рассмотреть. Первый, контакты могут быть экспортированы в CSV- или XLS-файл. Альтернативно, они могут быть использованы непосредственно из списка контактов для почты Merge. Установка доступа упрощает процедуру, как вы можете либо импортировать детали в базе данных Access непосредственно или экспортировать его оттуда как CSV или XLSX.

Экспорт Перспективы адресов электронной почты

Вот то, что вы должны сделать:

Пробег Вытяжное Kit данных для Перспективы применение.
Нажмите Отчеты и выберите Список получателей помощи адреса электронной почты вариант.

Инструмент сохранит адреса получателей электронной почты в списке рассылки, который вы можете использовать позже.. Вы можете скачать адресную книгу в файл Excel или сделать ее текстовую копию..

Иногда пользователю требуется изменить, дополнить, передать список контактов нужному человеку, перенести его на дополнительное устройство. Чтобы делать это было удобно, в приложении Outlook есть все необходимые инструменты.

Как перенести адреса из Outlook

Перемещение программы или данных называется экспортом. Копия контактов в Outlook при таком действии приобретает вид файла с разрешением CSV. Им в дальнейшем возможно поделиться, а также передать в иное приложение.

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013

Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».

Нажмите «Импорт и экспорт» в разделе «Открыть и экспортировать»

Выберите «Экспорт в файл», нажмите «Далее»

Выберите папку для хранения контактов

Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».

Функция переноса данных доступна в Outlook

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010

Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».

Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook

Кликните на «Параметры» в раскрывшемся списке

Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».

Нажмите «Дополнительно» в окне параметров

Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

Выбираем файл, который нужно создать, нажимаем «Далее»

Выбираем нужную папку, куда требуется сохранить информацию, нажимаем «Далее»

В Outlook 2010, как и в других версиях этой же программы, есть функция переноса контактов

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007

Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».

Импорт и экспорт в Outlook 2007 осуществляется при помощи одноимённой функции

Нажмите пункт «Экспорт в файл», затем «Далее»

Выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», «Далее»

Выбираем нужную папку для хранения, нажимаем «Далее»

Ожидаем завершения процесса перемещения

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Перенесённый CSV-файл можно открыть в Exсel

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

После просмотра перенесённого файла в Excel не сохраняйте изменения при закрытии. Это может разрушить структуру документа и его прочтение будет невозможно.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».

Импортируйте из другой программы или файла

Как и при экспорте, дальше нажмите на «Значения, разделённые запятыми». Импорт контактов будет отличаться от экспорта появлением диалогового окна с названием «Импорт файла», который предложит три варианта действий.

«заменять дубликаты при импорте» — те контакты, которые вы импортируете в данный момент, заменят уже существующие в почте. Этот пункт актуален, если переносимая информация полнее или новее уже записанной в программе;
«разрешить создание дубликатов» — значение по умолчанию. В такой ситуации и контакты, находящиеся в почте, и добавляемые будут соседствовать. При необходимости оба файла — исходный и импортированный, — можно объединить;
«не импортировать дубликаты» — в отличие от первого пункта, программа оставит в приоритете данные контактов, находящиеся в ней. Это действие уместно, если в Outlook содержится более полная информация.

Из списка «Заменять дубликаты», «Разрешить дубликаты» и «Не импортировать дубликаты» выберите требуемое действие

Перенесённые данные можно будет открыть в разделе «Контакты» Outlook

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».

В списке действий выбираем «Импорт из другой программы или файла»

Нажимаем «Импорт адресов и почты интернета»

Выбираем пункт, содержащий слово Outlook

Ждём завершения сохранения

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.

Выбираем программу, из которой нужно импортировать контакты

Оставляем выбор по умолчанию, если хотим создать дубликаты данных

Отмечаем папку, в которой хранятся данные

Выбираем, куда импортировать контакты

Видео: инструкция по переносу контактов

Где в Outlook расположилась адресная книга

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Documents and Settings.

Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:

диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

Создание адресной книги в Outlook

Чтобы создать группу контактов, откройте пункт «Люди» в меню программы. На главной закладке в закладке «Мои Контакты» кликните файл «Контакты». Нажмите «Создать папку».

В поле «Мои контакты» кликните на «Контакты», чтобы добавить группу

Поставьте галочку рядом со строкой «Показать эту папку как адресную книгу»

После того как адресная книга была создана, в неё можно добавлять контакты.

Как добавить контакты в Outlook

Контакты хранят информацию о людях. Можно ввести только адрес электронной почты или заполнить больше информации, например, номера телефонов, фотографию человека, почтовый адрес, адрес работы.

После создания систематизированной папки контактов программа будет находить нужный по первым нескольким буквам и автоматически заполнять электронный адрес.

Заполните и сохраните информацию о контакте в открывшемся окне

Добавление контакта с нуля

Откройте вкладку «Главная» программы Outlook, выберите «Новый контакт».

Выберите «Создать контакт» на вкладке «Главная»

Видео: инструкция по добавлению контактов

Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

Для одновременной отправки сразу нескольким абонентам рекомендуем пользоваться инструментом «Группа контактов».

Создание списка рассылки в Outlook 2013

В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов».

В Outlook 2013 пройдите через «Люди» — «Мои контакты» — «Создать группу контактов»

Добавьте участников и сохраните группу

Создание списка рассылки в Outlook 2010

В главном меню рабочей программы выберите пункт «Создать группу контактов». Заполните важную информацию и сохраните.

Создать группу в Outlook 2010 можно через «Контакты» в левом нижнем углу окна

Видео: как создать группу контактов в Outlook 2010

Создание списка рассылки в Outlook 2007

В Outlook 2007 выполните путь «Файл» — «Создать» — «Список рассылки» или нажмите Ctrl+Shift+L. Заполните информацию об участниках, сохраните.

Выберите адресную книгу через «Файл» — «Создать» или воспользуйтесь командой Ctrl+Shift+L

Удаление контактов в Outlook

Для того чтобы контакты не удваивались, при их импортировании в «Мастере импорта» не забывайте менять стандартные параметры переноса «Разрешить создание дубликатов» на другой пункт, где предлагается вариант замены существующих.

Если же контакты уже удвоились, то убрать их можно в «Списке контактов», нажав пункт «Телефоны». В открывшемся перед вами поле необходимо выделить дублированные контакты, а затем нажать DELETE.

Если в «Параметрах контактов» убрать галочку с раздела «автоматически проверять дубликаты контактов», то при выборе человека программа Outlook не будет отслеживать повторяющиеся визитные карточки.

Основной функцией программы Microsoft Outlook является работа с электронной почтой. Кроме этого, она может выполнять функции записной книжки и менеджера контактов. Ознакомившись со способами добавления, удаления контактов и создания групп в почтовом клиенте Outlook, пользователь может настроить программу так, как ему удобно, и с её помощью останется на связи с друзьями и коллегами.

Читайте также: