Как закрепить автомобиль за водителем в 1с 8

Обновлено: 03.07.2024

Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.

Обязателен ли документ

Закон не обязывает издавать распоряжение о прикреплении ТС. Но наличие документа — в интересах самого работодателя. При решении вопроса о том, чем регламентируется закрепление техники за водителем, допустимо ссылаться на ст. 212 ТК РФ , которая призывает работодателя выполнять требования охраны труда, и п. 1 ст. 20 от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязывающий его соблюдать требования по безопасности дорожного движения при эксплуатации транспорта.

Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС

Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:

Реквизиты организации
Название и вид документа
Дату и место издания
Заголовок
Текст
Подпись руководителя
Подписи ответственных лиц

Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:

Приказ отдельно, акт отдельно (как приложение).
Акт включается в текст самого приказа.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец документа

Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:

Это образец акта:

А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:

456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д.1

тел./факс (812) 545-2121; 493-0787

ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001

14.01.2021 Субъект РФ

О закреплении транспортного средства за водителями

Закрепить грузовой автомобиль ГАЗ-2601, регистрационный номерной знак А 416 АИ 706 за водителями 2-го класса Сидоровым А.Г., Ивановым А.И., Карповым И.П.;

Техническое состояние автомобиля, составленное начальником гаража Зубаревым И.Д. и механиком Андреев И.Ю., находится в следующем состоянии:

Пробег с начала эксплуатации 227 018 км.
Двигатель №154571206, 120 л.с. в отличном рабочем состоянии (после замены).
Коробка передач в хорошем рабочем состоянии.
Ведущие мосты в удовлетворительном рабочем состоянии.
Авторезина в удовлетворительном состоянии: процент износа 25 %.

Водителям Сидорову А.Г., Иванову А.И., Карпову И.П. передается запасное колесо (R 15), комплект инструментов для ремонта (приложение №1), аптечка (приложение № 2).

Содержание и эксплуатацию вверенной техники осуществлять в соответствии с ее назначением и установленными нормативами.
Нести персональную ответственность за сохранность автотранспорта, комплектность, техническое состояние, использование по назначению, регулярное проведение технических ремонтов и технического осмотра.
В работе руководствоваться инструкцией по охране труда с соблюдением всех мер техники безопасности.
Контроль за настоящим приказом возложить на начальника гаража Зубарева И.Д.

Директор Петров /Петров П.П./

Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.

Механик Андреев Андреев И.Ю.

Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:

Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.

Срок хранения

Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.

Закрепление транспортного средства за водителем происходит при составлении целого пакета сопроводительной документации. В числе прочих бумаг свое место занимает соответствующий акт.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Зачем закреплять автомобиль за кем-либо из водителей

Закрепляя транспортное средства за водителем, руководство предприятия преследует вполне определенную цель: оно возлагает ответственность за состояние и сохранность автомобиля на конкретного сотрудника. То есть в случае каких-либо поломок, повреждений, неисправностей именно этот ответственный работник будет обязан заняться их устранением или же компенсировать причиненный ущерб (например, актуально, если водитель по своей вине совершил ДТП на закрепленной за ним машине).

Сколько автомобилей можно закреплять за водителем

Количество транспортных средств, которые можно закреплять за одним водителем ограничивается законом – их должно быть не более трех. Точно так же один автомобиль можно закрепить сразу за несколькими водителями, но не более чем за четырьмя.

На что ориентироваться при передаче транспортного средства водителю

В организациях, которые практикуют закрепление того или иного автомобиля за водителем обычно существует четкий порядок приема-передачи транспортного средства от одного ответственного лица другому. Он учитывает все этапы этой процедуры, начиная от создания соответствующего приказа руководителем предприятия, включая осмотр машины, письменную фиксацию ее состояния и заканчивая формированием специального акта.

Следует отметить, что в компаниях, в которых грамотно организована процедура закрепления автомобиля за водителями, перед передачей транспортного средство какому-либо работнику, с ним проводится подробный вводный и первичный инструктаж.

Более того, водитель обязан пройти стажировку, и только после этого ему будет доверена отдельная машина.

Какие параметры автомобиля должны быть указаны в документе

Поскольку водитель, за которым закрепляется транспортное средство, в дальнейшем несет за него практически полную ответственность, автомобиль на этапе передачи должен быть в обязательном порядке проверен на предмет технического состояния (во избежание ситуаций, когда на работника предприятия перекладывается вина за не совершенные им нарушения). В процессе должны быть обследованы все ключевые элементы автомобиля, в том числе

кузов,
двигатель,
коробка передач,
электрика,
фары и стекла,
колеса,
салон и т.д.

Полученные данные тщательно сверяются с техническими характеристиками машины, также исследуются все идентификационные номера. Только после того, как осмотр будет произведен, транспортное средство подлежит закреплению за конкретным работником организации.

Значение акта о закреплении транспортного средства за водителем

Значение акта переоценить сложно: при помощи этого документа удостоверяется то, что автомобиль «перешел» в зону ответственности определенного водителя в том или ином техническом состоянии.

Таким образом, документ защищает обе стороны трудовых отношений. Работника – в том плане, что он получает точную информацию об изъянах и недостатках транспортного средства в момент его перехода к нему. Работодателю же, напротив, дает гарантии того, что со дня закрепления автомобиля за водителем ответственность за его состояние лежит на определенном сотруднике.

Правила составления и оформления акта

Акт закрепления транспортного средства за водителем может формироваться в свободном виде – единого его стандарта нет. Правда в некоторых организациях используется свой шаблон документа, указание о применении которого есть в их учетной политике.

Акт может писаться от руки или печататься на компьютере, для него допустимо брать обыкновенный листок бумаги или лист, оформленный в фирменном стиле.

Акт пишется в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости можно делать его заверенные надлежащим образом копии.

Кто должен подписать акт

Акт должны подписать лица, в присутствии которых производилась передача автомобиля водителю. Своими автографами эти лица свидетельствуют о том, что вся внесенная в бланк информация соответствует действительности. Также в акте должен расписаться и сам водитель, за которым закрепляется транспортное средство.

А вот что касается печати, то тут все проще: ставить ее требуется только тогда, когда условие о ее использовании включено в нормативно-правовые бумаги предприятия.

Образец акта закрепления транспортного средства за водителем

Если вам поручено составить акт о закреплении транспортного средства за водителем, а вы ранее такой документ никогда не делали, посмотрите его образец, представленный ниже и прочитайте разъяснения к нему. Учитывая их, вы без особых трудностей сформируете требуемый бланк.

Когда организация покупает машину, то у нее может возникнуть ряд вопросов, в том числе, как отразить это приобретение в программах семейства 1С 8.3, да так, чтобы расходы от покупки можно было учесть в уменьшение налогооблагаемой базы по основной деятельности, а также как автоматически рассчитать сумму налога. В этой статье мы расскажем о процессе отражения машины в программах 1С 8.3 и ответим на некоторые важные вопросы по данной операции.

Содержание статьи:

1. Условия принятия к учету

Машина, приобретаемая с расчетного счета организации, и которую в дальнейшем будут использовать в деятельности предприятия, а затраты на ее приобретение пойдут в уменьшение налогооблагаемой базы, необходимо показать на балансе организации. Если стоимость приобретаемого вами имущества превышает 40 тыс. руб. (п. 5 ПБУ 6/01) без НДС, то оно учитывается как внеоборотный актив, а для НУ такое ТС должно превысить 100 тыс. руб. (п. 1 ст. 257 НК РФ). Однако, для их оприходования недостаточно одного лишь критерия стоимости. Согласно п. 4 ПБУ 6/01 такой актив должен соответствовать одновременно следующим критериям (помимо стоимости):

если такое имущество будет использовано для производства продукции, выполнения работ или оказания услуг, предназначен для управленческих нужд организации, или будет предоставляться ею во временное владение и пользование или во временное пользование
срок использования актива в деятельности организации будет более 12 месяцев;
объект не был приобретен для последующей перепродажи;
актив в будущем способен принести доход.

Автомобиль учитывается на балансе по той стоимости, за которую он был приобретен. Если вы его зарегистрировали в ГИБДД и при этом он соответствует всем четырем критериям, приведенным выше, то, согласно правилам бухгалтерского учета, автомобиль можно оприходовать как внеоборотный актив.

Кроме того в целях принятия на баланс транспорта, приобретаемого индивидуальным предпринимателем, имеет значение то, на кого оформляется следка купли-продажи, а также какова цель дальнейшего использования такого ТС. Поэтому в целях признания контролирующими органами правомерности операции по купле-продаже, она должна быть оформлена на индивидуального предпринимателя, а не на физ.лицо, как и все первичные документы и оплата также должны быть от лица ИП. Кроме того, приобретение и дальнейшее использование автотранспорта должно быть направлено на предпринимательскую деятельность, что подтверждается путевыми листами с указанием маршрутов и пунктов назначения. В таком случае дальнейшие затраты, такие как топливо и запчасти могут быть признаны расходами предпринимателя и приняты к НУ.

Однако, в случае с ИП спорным остается момент приобретения легкового автомобиля, поскольку письма Минфина (письмо от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79) и заключения камеральных налоговых проверок зачастую признают неправомерность принятия к учету и на затраты ИП стоимости легковых автомобилей. Предпринимателям приходится через суд доказывать правомерность таких операций. Поэтому приобретая легковой автомобиль индивидуальный предприниматель может столкнуться со сложностями принятия к расходам в своей деятельности.

2. Ввод данных об автомобиле в информационную базу

После того, как было выяснено, что машина может быть учтена на балансе организации как основное и есть все первичные учетные данные для этого, его нужно оприходовать и поставить на баланс. Далее мы рассмотрим как в программах 1С принимаются внеоборотные активы.

2.1 Отражение автомобиля в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0

Установите флажки напротив соответствующих функций и среди разделов появится нужный нам.

Машину правильно внести именно первым способом.

Вводим номер и дату документа, заполняем информацию о поставщике, создаем или подбираем договор. Также нужно подобрать подходящий вам способ отражения расходов по амортизации и выбрать группу учета ОС. По стрелочке вниз открывается перечисление доступных в данном случае групп ОС:

В результате нажатия на кнопку в табличной части появится строка, откуда выпадет список из последних выбранных элементов справочника.

В открывшемся окне заполняется следующая информация:

Также из карточки нам сразу доступна функция регистрации транспортного средства. Она нужна для того, чтобы произвести автоматический расчет авансовых платежей и транспортного налога по году на основании введенных вами данных из ПТС.

Сверху вниз заполняются:

Если на вашу машину действуют повышающие коэффициенты или налоговые льготы, Вам необходимо ввести соответствующие значения. Кроме того, в налоговый орган необходимо предоставить подтверждающие ваше право на налоговые льготы документы, чтобы ваш расчет транспортного налога совпал с расчетом налогового органа.

Затем вводится информация о стоимости и сумме НДС. Счет для ОС ставится 01.01, для амортизации 02.01, для НДС 19.01. Срок службы автомобиля также из технической информации.

По строке 1 проводок видим, что в дебет 08.04.2 поступил автомобиль грузовой, а по кредиту счета 60.01 отразилась задолженность перед поставщиком в размере 408 333,33 руб. Сумма НДС по рассматриваемому автомобилю является частью задолженности поставщику поэтому тоже идет на счет 60.01 и одновременно записывается на дебете счета 19.01 в размере 81 666,67 руб. Затем внеоборотный актив списывается со счета 08.04.2 в дебет счета 01.01, что означает ввод транспорта в эксплуатацию, то есть начало времени его полезного использования.

После того, как транспорт был принят на баланс предприятия, можно посмотреть его карточку, где увидим, что информация о дате и документе принятия к учету, местонахождение, МОЛ и способ отражения расходов по амортизации, а также данные о БУ и НУ, о способах амортизации и текущей стоимости заполнились автоматически.

2.2 Отражение машины в программе 1С:ERP Управление предприятием 2

Сейчас мы рассмотрим аналогичную операцию по приобретению движимого имущества, но с использованием 1С:ERP УП 2.

Далее выбирается статья расходов из справочника, либо создается новая.

Продвигая курсор дальше, вводим аналитику, которая представляет собой элемент справочника основные средства. Его можно создать заранее, либо сейчас, во время заполнения документа поступления.

Нажимаем на кнопку с тремя точками в поле ввода аналитики и откроется соответствующий справочник.

Запишем и закроем элемент, подберем его в табличную часть двойным щелчком.

Нажмите добавить и подберите из списка нужный вам элемент, стоимость проставьте как в документе поступления, далее переходим в параметры учета.

Заполните информацию о методе начисления амортизации и сроке использования во всех полях, которые представлены на данной вкладке. Затем подберите группу финансового учета из списка.

На следующей вкладке устанавливаются статьи расходов.

Выберите из списка доступный вид статей расходов для амортизации и начислений по транспортному налогу, при отсутствии подходящей статьи вы можете создать ее по соответствующей команде. Аналитика соответствует наименованию ТС.

Проведем и закроем документ. После его отражения в регламентированном учете появятся проводки, а в карточке основного средства будет указана введенная ранее информация о нем.

Для того, чтобы знать о списках тех транспортных средств, у которых приближается плановое транспортное обслуживание, нужно заполнить у всех моделей транспортных средств нормы ТО.

В разделе Модели транспортных средств и оборудования открываем карточку модели и на вкладке Нормы ТО должны быть внесены нормы данной модели транспортного средства.

Нормы технического обслуживания могут быть по периоду времени. Например, если требуется проходить определенный вид ТО каждые полгода. Или по выработке транспортного средства, например, по общему пробегу.

Виды обслуживания – это справочник видов обслуживания транспортного средства, предназначенный для классификации работ по проведению ТО, планово-профилактических работ и ремонтов.

Работа по обслуживанию – это справочник работы по ремонту транспортных средств, предназначенный для хранения информации о работах по ремонту транспортных средств. Справочник иерархический, что позволяет группировать работы по различным признакам.

В окне просмотра списка для выделенной работы можно просмотреть нормочасы на данную работу для различных моделей транспортных средств.

Чтобы увидеть износ транспортного средства нужно перейти Ремонты и агрегаты – АРМ механика. При выборе определенного транспортного средства можно увидеть информацию о нем: последнем ТО, срок следующего, установленных агрегатах, заявки на ремонт и ремонтные листы.

Дополнительную информацию по техническому обслуживанию можно увидеть в отчете Невыполненные ТО.

Например, для определенного транспортного средства необходимо провести ТО. Это отобразится и в отчете, и в АРМ механика.

Из АРМ механика создается ремонтный лист на транспортное средство. Документ ремонтный лист служит для учета выполненных ремонтов транспортных средств и оборудования, внесения первоначальных данных по пробегу или наработке после предыдущего ТО, отражения факта установки или снятия шин или аккумуляторов, а также является основанием для списания запасных частей или материалов.

На вкладке Основное вводится информация по измененным показателям спидометра и счетчика моточасов, вид и период ремонта.

На вкладке Работы содержит описание выполненных работ и количество затраченных часов. При выборе способа ремонта В автосервисе появятся дополнительные колонки для указания стоимости работ.

Вкладка З/ч и материалы содержит перечень установленных материалов и запчастей.

Вкладки Шины, Аккумуляторы и Прочие агрегаты содержит данные по агрегатам, количестве замененных агрегатов и выполненных операциях.

Заполняем необходимые реквизиты и проводим документ.

Статью подготовила Шевченко Кристина, Консультант по внедрению 1С франчайзинговой сети "ИнфоСофт"

Читайте также: