Как заполнять дефектную ведомость в программе 1с 8

Обновлено: 04.07.2024

Дефектная ведомость запасных частей

Люди! У кого на фирме ведуться дефектные ведомости запчастей. Если есть разработанная форма, поделитесь. А еще бы порядок создания данного документа, согласования и т.д. Чего с ним делать, куда передавать после составления?

У меня тоже вопрос связанный с этой темой. Заполняются ли еще какие либо формы помимо дефектной ведомости на списание запасных частей при проведении работ хоз. способом (собственными силами)?

Подкладываем дефектную ведомость к актам на списание запчастей, которые в свою очередь к материальным отчетам по сч. 10/5

а я делаю так:
1. Акт установления технического состояния (устанавливается необходимость замены з/частей)
2. Дефектная ведомость ( перечисление необходимых з/частей для ремонта)
3. Акт на списание з/частей
4. Акт выхода из ремонта.

Я знаю, у жизни есть избранники: есть люди - как звёзды и звёзды - словно странники. Я знаю, у жизни есть избранники: есть люди - как звёзды и звёзды - словно странники.

Lorri, помогите, пожалуйста,не сталкивалась никогда с этим. У нас в аренде машина(арендуем у ген.директора) недавно он поменял коробку передач, шины. Документы на все есть, как полагается. Вы перечисляете документы

1. Акт установления технического состояния (устанавливается необходимость замены з/частей)
2. Дефектная ведомость ( перечисление необходимых з/частей для ремонта)
3. Акт на списание з/частей
4. Акт выхода из ремонта. т.е. необходимо оформить весь этот пакет для обоснованного списания в расходы? если да, то не могли бы вы образцы мне выслать. Для меня это все впервые, потому и обращаюсь за помощью и советом. Спасибо большое заранее. Я знаю, у жизни есть избранники: есть люди - как звёзды и звёзды - словно странники.

и ещё.. не могу вставить файл, поэтому здесь привожу

"УТВЕРЖДАЮ"
Генеральный директор
ООО "РИТМ"
_______________ Ахмедов С.С.о.

АКТ
выхода из ремонта

"____"____________ 20__ года г. Ростов-на-Дону

Комиссия, назначенная приказом генерального директора ООО "РИТМ"
от "__" __________ 20__ г. N ____________ в составе:

членов комиссии: ___________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
произвела проверку послеремонтного технического состояния ___________________________________________________________________

В результате осмотра и технической проверки комиссия
установила:
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
___________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Выводы комиссии: ___________________________________________________
____________________________________________________________________

Председатель комиссии ____________ _____________________

Члены комиссии: _________________ _____________________

Я знаю, у жизни есть избранники: есть люди - как звёзды и звёзды - словно странники.

"УТВЕРЖДАЮ"
Генеральный директор
ООО "РИТМ"
_______________ Ахмедов С.С.о.

АКТ
ОЦЕНКИ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ

"____"____________ 20__ года г. Ростов-на-Дону

Комиссия, назначенная приказом генерального директора ООО "РИТМ"
от "__" __________ 20__ г. N ____________ в составе:
председателя _______________________________________________________
членов комиссии: ___________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
произвела проверку технического состояния ___________________________________________________________________

Система п редназначена для автоматизации процесса отражения в учете операций по актам оказанных услуг (ремонт) в системе электронного документооборота Lotus Notes и в конфигурации 1С: Бухгалтерия.

Глоссарий

СЭД Lotus Notes – система электронного документооборота Lotus Notes,

База ПУД – база данных первичных учетных документов в СЭД Lotus Notes,

Общая схема документооборота

На рисунке 1 представлена схема документооборота по отражению в учёте операций по актам оказанных услуг (ремонт).

Работа с заявками в СЭД Lotus Notes

В СЭД Lotus Notes, в разделе «Заявки → Заявки Ре-Техно», имеется возможность создания и выгрузки заявок, на основании которых в 1С: Бухгалтерия происходит создание документа вида «Дефектная ведомость» (описание работы с заявками по услугам представлено в инструкции СТО МИ пользователя по работе с ПО «Заявки на предоставление услуг»).

Выгрузка возможна только для следующих услуг и только после согласования документа заказчиком (заявка имеет статус «Согласована заказчиком»):

Услуги по ремонту и сервисному обслуживанию передвижных крановых установок (автокранов, автобетононасосов)

Услуги по ремонту и сервисному обслуживанию автотранспортных средств

Услуги по ремонту узлов и агрегатов автотранспортных средств

Услуги по сервисному обслуживанию и ремонту прицепов и полуприцепов

Услуги по ремонту узлов и агрегатов грузоподъемных машин

Услуги по ремонту и сервисному обслуживанию строительного оборудования

Выезд ремонтной бригады на место производства работ на передвижной автомастерской на базе вездехода (межгород)
Выезд ремонтной бригады на место производства работ на передвижной автомастерской на базе вездехода (по городу)
Выезд ремонтной бригады с инструментами на место производства (по городу)
Услуги по ремонту и сервисному обслуживанию строительных машин

Для заявок в СЭД Lotus Notes имеется возможность выбора значений реквизита «Транспортное средство» из значений справочника «Транспортные средства» 1С: Бухгалтерия (рисунок 2).

По кнопке открывается форма «Выбор транспортных средств», на которой по кнопке открывается содержимое справочника.

После выбора транспортного средства, наименование техники и номер отображается на форме заявки (рисунок 3).

По кнопке «Выгрузить заявку в 1С» происходит выгрузка заявки в 1С (рисунок 4).

Повторная выгрузка документа в 1С невозможна. Регламентным заданием по расписанию производится генерация документов «Дефектная ведомость» в 1С: Бухгалтерия. При генерации документы вида «Дефектная ведомость» записываются без проведения документа.

Учет операций в 1C: Бухгалтерия

Документ «Дефектная ведомость»

Документ располагается в подсистеме «Учет ремонтов» → «Документы» → «Дефектная ведомость». При создании документа по кнопке на форме списка документов (рисунок 5) или по клавише «Insert» на клавиатуре открывается форма выбора вида операции для документа «Дефектная ведомость» (рисунок 6).

Форма документа «Дефектная ведомость: Ремонт АРМ» представлена на рисунке 7.

Дефектная ведомость — это документ, который составляет организация для установления неисправностей объекта основных средств с целью его ремонта. Бланк необходимо закрепить в учетной политике.

Работа организации связана с составлением документации на все случаи. Практически каждый шаг необходимо фиксировать для внутреннего учета и для подтверждения совершения операции по запросу внешних проверяющих. Обслуживание основных средств относится к операциям, документировать которые требуется с особой тщательностью. Если дорогостоящее имущество сломалось, его нельзя просто починить, необходимо выявить неисправность, установить стоимость и возможность ремонта. Только после таких действий стоимость ремонта разрешается отнести на расходы, уменьшающие прибыль. Для этого составляют дефектную ведомость, которую утверждает руководитель, а подписывают уполномоченные лица (письмо Минфина №03-03-06/4/94 от 04.12.2008).

Для чего нужна дефектовка

В бухгалтерии

На основании дефектовки подтверждается необходимость и ориентировочная стоимость ремонта для целей бухгалтерского и налогового учета. На первый взгляд кажется, что это лишняя бюрократия, но на практике отсутствие при налоговой проверке дефектной ведомости приведет к подозрению в завышении расходов и получении необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, налоговики проверяют реальность расходов на ремонтные работы, сверяя представленные им акты на затраты с другими первичными и учетными документами.

На основании дефектовки, как утверждают налоговики и подтверждают суды, запрещено подтверждать необходимость реконструкции или модернизации. Она содержит сведения о выявленных поломках и неисправностях, а не о состоянии объекта и его износе. Поэтому образец дефектной ведомости под реконструкцию помещений отсутствует, ее составляют только для капитального ремонта. Если же дефектовка составлена, налоговики признают ее необоснованной, а налоговую экономию на ее основании — неправомерной. Судебная практика это подтверждает (постановление Арбитражного суда ЗСО №Ф04-21029/2015 от 09.07.2015 по делу №А81-4014/2014).

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заполнять «дефектовку» в разных ситуациях. Например, на ремонт основных средств или автомобиля. Используйте эти инструкции бесплатно.

В закупках

При подготовке тендерной документации и смет на проведение капитального ремонта требуется дефектовка. Ее прикладывают к смете, чтобы оправдать заложенные материалы. В документе указывают все повреждения и объем работ для их исправления. На основании дефектовки составляют техническое задание рабочим, смету и калькуляцию. Вот так выглядит дефектовка на ремонтные работы:

Какую форму использовать и как заполнить

Унифицированного бланка дефектовки не существует. Ее составляют в произвольной форме, обязательно указывая:

Наименование организации.
Название объекта и его признаки (адрес недвижимости, паспортные данные техники и т. п.).
Ф. И. О. председателя и членов комиссии.
Результаты осмотра объекта.
Сделанные после осмотра выводы.
Дату составления.

Заверяют документ все члены комиссии, а утверждает его директор организации. Эти правила применимы как для бухгалтерского акта, так и для строительного. Особенностей в составлении эти документы не имеют. Исправления допускаются только при их согласовании со всеми членами комиссии, подписавшими документ.

Вот так выглядит образец дефектовки на ремонт холодильника в торговой организации: