Как запретить изменение документа в 1с
Обновлено: 07.07.2024
Зачастую находится кто-то «влезающий» в прошлый период и исправляющий документы, что приводит к изменению данных. Даже просто зайдя в документ, но при этом закрыв его не через кнопку «Закрыть», а через «Ок», можно изменить последовательность документов. Чтобы избежать подобных ситуаций в программах 1С можно воспользоваться функцией «Дата запрета изменения данных», которая не позволяет совершать любые действия с файлами в определенный промежуток времени. Запрет может распространяться на всю программу или на определенных сотрудников, а также на конкретную компанию.
Запрет также может устанавливаться автоматически при проведении операции «Свертка информационной базы». Если нужно внести правки в документ, необходимо поменять или убрать дату.
На образце 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, созданной для автоматизации бухгалтерского учета 1С:Предприятие, рассмотрим установку или удаление «Даты изменения данных». Данная инструкция подойдет и другим конфигурациям 1С 8.3, созданным на этой же платформе: конфигурации 1С:Управление торговлей 11, 1С:ERP 2.0, 1С:ЗУП ПРОФ, КОРП и Базовая, 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, а также другие.
Важно отметить, что только администратор может изменить дату, запрещающую изменение данных, или пользователи должны иметь «Право на изменение даты запрета редактирования».
Как установить дату запрета изменения данных в 1С
Зайдите в «Администрирование-Настройки пользователей и прав».
Откройте окно настроек и активируйте установку даты.
В 1С Бухгалтерия 8.3 можно найти настройку даты запрещения редактирования по ссылке с соответствующим названием. Тут мы имеем возможность установить дату для всех сотрудников или только для конкретных. Если редактировать дату без дополнительных настроек, то данные будут недоступны для редактирования для всех. В данной ситуации необходимо установить «Общую дату». Этим вариантом зачастую пользуются на практике.
В этом же окне (запрет для всех), зайдя в другие возможные способы указания даты, можно задать дополнительные настройки даты по разделам учета и по объектам учета (организациям).
При выборе опции «Указывать дату запрета: «По разделам», откроется настройка разделов учета, в которых можно установить запрет на раздел «Бухучет» или на «Обработку персональных данных».
Если вы выбрали способ настройки по разделам или объектам, то вам необходимо выбрать раздел и с помощью кнопки «Подобрать» выбрать организацию, по отношению к которой будет установлена дата, из появившегося окна. Так мы разделили «Дату запрета» между компаниями. Этот метод можно использовать, если пользователям одной компании нужен доступ к документам, хотя пользователи другой компании уже отправили все отчеты и данные уже запрещено изменять.
Компания-аутсорсер, которая оказывает бухгалтерские услуги по ведению учета организациям, у которых нет своей бухгалтерии, может послужить отличным примером. Аутсорсеры обычно ведут учет всех своих пользователей в одной базе и им удобно пользоваться «Датой» для их разделения.
Подберите объекты для учета, то есть компании из списка и задайте им отдельные даты.
Нажмите на опцию «Отключить» и сбросьте настройки.
Откройте окно «По пользователям», где вы сможете поставить отдельные запреты для всех пользователей программы. Однако изначально стоит настройка «Для всех пользователей». Измените ее, кликнув на «Подобрать». Таким образом, вы определяете группы и для каждой из них устанавливаете свои настройки при необходимости.
Например, когда основному бухгалтеру нужно открыть доступ к документам, а у других сотрудников оставить запрет, необходимо установить определенные настройки. Надо указать сотрудника с определенной датой (для других можно оставить «По умолчанию»): выделите фамилию и в окно «Настройка» установите дату специально для него.
Также эта настройка содержит сочетание настроек даты по разделам и объектам, которые мы рассматривали ранее для всех пользователей.
Формирование отчета о настройках даты
Нажмите на «Отчет», далее сформируйте список настроек, которые будут описывать параметры редактирования запрета каждого сотрудника.
В примере рассматривается ситуация, когда для Бухгалтер 1 и Бухгалтер 2 были подобраны даты запрета, а для остальных сотрудников компании настройки остались прежними.
Установка «динамической» даты запрета
Установка даты собственными руками не всегда является самым удобным вариантом, так как от человека требуется постоянный контроль настроек дат. Однако в программе 1С есть возможность использования механизма автоматического изменения даты.
Важно знать, что при выставлении даты запрета, система предлагает выбрать - конец прошлого года, квартала, месяца, недели или установить дату запрета на предыдущий день. В подобной ситуации программа автоматически подберет эту дату. Этими значениями можно воспользоваться в общей настройке и индивидуальной.
На практике файлы вносят в информационную базу на протяжении еще какого-либо промежутка времени, по завершению периода (месяца, квартала, года), поэтому такая автоматическая настройка даты является удобным методом. Вы можете поставить отсрочку на необходимое количество дней, система даст вам доступ к внесению данных в это время. В нашей ситуации мы установили срок отсрочки размером в пять дней.
Дата запрета загрузки данных из других программ 1С
Часто происходит так, что документы и операции в «1С:Бухгалтерия» загружаются из других сервисов, например, из «Зарплата и управление персоналом», «Управление торговлей». В программу «Бухгалтерия государственных учреждений» загружается из системы «Зарплата и кадры государственных учреждений». И может произойти ситуация, когда сотрудники сдали все отчеты, закрыли период, а эти данные загружаются заново при синхронизации, при этом мешая правильному функционированию уже обработанных документов.
Чтобы подобных неполадок не возникало, в программу 1С был установлен механизм «Дата запрета загрузки данных». Его настройкой можно заняться в окне меню «Администрирование-Синхронизация данных».
Для выполнения этого действия необходимо кликнуть на галку «Синхронизация данных» и «Даты запрета загрузки».
Для выполнения настройки нужно следовать шагам, которые были прописаны выше.
Установленный запрет не позволит внести изменения в документы, которые были введены раньше этой даты. При попытках сохранения или создания документа, который был создан ранее указанной даты, система оповестит вас об ошибке.
Вы узнали, как работает функция запрета в программах на платформе 1С. Если вам не хватило этой информации или возникли вопросы по программе, а также если вам нужна помощь программистов, обратитесь за консультацией к специалистам 1С.
Дата запрета редактирования данных — стандартная функция конфигураций 1С 8.3. Данный механизм позволяет задавать ограничения для редактирования, добавления, удаления и проведения документов ранее определенной даты. Иначе говоря, позволяет закрыть период для редактирования . Запрет можно устанавливать как в целом во всей программе. Так и по отдельным объектам, например, по организациям. Так же его можно установить для определенных пользователей.
На что влияет дата запрета
После установки запрета редактирования будет запрещено изменение, проведение и удаление документов. Таким образом, дата запрета
не позволяет записать существующий документ с датой, входящей в период запрета
запрещает сохранить новый документ с датой, входящей в период ограничений
не позволяет удалить документы, помеченные на удаление, с датой, входящей в запрещенный период
Простая настройка даты запрета
Для включения функции запрета редактирования необходимо перейти в раздел Администрирование (Администрирование и НСИ) – Настройки пользователей и прав . На открывшейся форме необходимо включить флажок Даты запрета изменения и перейти по ссылке Настроить .
Самой простой является настройка общей даты запрета для всех пользователей. При такой настройке никто, даже вы сами, не сможете изменить документы в закрытом периоде. Для их корректировки придется отключать или изменять дату запрета.
Общие ограничения по пользователям
Когда требуется назначить ограничения для определенных пользователей, необходимо перейти на вкладку По пользователям. Далее необходимо указать с помощью кнопки Подобрать нужных пользователей. Таким образом, можно настроить даты запретов в зависимости от компетенции и должности того или иного пользователя системы.
Ограничения по разделам и объектам
Важной настройкой ограничений является возможность установки запрета на определенные разделы и объекты учета. В поле Указывать дату запрета доступны следующие значения:
- Общая дата – дата запрета задается для всех данных.
- По разделам – для каждого раздела программы устанавливается своя дата запрета. При этом становится доступным список, в который можно добавлять Разделы и указывать для каждого раздела свое значение даты запрета.
- По разделам и объектам – даты запрета задаются и в разрезе разделов, и в разрезе объектов. Для каждого объекта устанавливается своя дата запрета. Если выбрано это значение, то становится доступным список, в который можно добавлять объекты и указывать для каждого объекта свое значение даты запрета.
Например, способ указания по разделам и объектам , можно использовать, когда в системе ведется учет по нескольким организациям.
В функционале программного комплекса 1С есть важная опция «Дата запрета изменения». В рамках заданного временного отрезка эта функция запрещает редактирование документов. Данный запрет устанавливается в отношении всей программы, индивидуально для каждого пользователя или конкретных организаций. В этой статье рассмотрим возможности установления и снятия «Даты запрета изменений» для конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0.
Опция «Дата запрета изменения» доступна только пользователю, имеющему права администратора, или пользователю, которому заранее разрешён доступ к этой опции.
Ежемесячно бухгалтеры выполняют закрытие месяца в программном комплексе 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 , осуществляет проверку данных и итогов. Существует опасность, что любой сотрудник после открытия документа прошлого периода может некорректно выйти из него, перепровести или изменить. В такой ситуации произойдёт изменение последовательности документов. После этого бухгалтер будет вынужден осуществить запуск процедуры перепроведения, и цифры закрытого периода уже будут разниться с результатами в налоговых и бухгалтерских отчётах.
Для исключения подобных рисков существует опция «Дата запрета изменений». Благодаря ей 1С не даёт возможности откорректировать документацию закрытого периода.
Чтобы пользователь не смог что-либо отредактировать, в программном комплексе 1С:Бухгалтерия 8.3 следует зайти в раздел «Администрирование», во вкладку «Настройки пользователей и прав».
Далее открываем опцию «Даты запрета изменения». Выполняем установку флажка. Он означает, что запрет на редактирование документов прошлого периода будет включён.
Если нажать на гиперссылку «Настроить», открывается панель, где можно будет отредактировать дату запрета. Затем необходимо выбрать, для кого мы будем устанавливать запрет: для всех либо только для определённых пользователей. Исходя из того, что вам необходимо, перейдите на соответствующую вкладку.
Если выбран флаг «Для всех пользователей», то устанавливается «Общая дата» в поле «Дата запрета». Под ограничение подпадут все объекты, подсистемы и пользователи программы.
Когда требуется задать различные даты для каждого объекта или раздела, это выполняется с помощью опции «Другие способы указания даты запрета». Она находится внизу используемого окна. Возможны три состояния этой настройки: «По разделам и объектам», «Общая дата» и «По разделам».
Если будет выбрано «Указывать дату запрета» − «По разделам», запустится панель, где должна быть выполнена настройка разделов учёта, благодаря которой возможно поставить запрет на выбранный раздел.
Если в пункте «Указывать дату запрета» выбрать «По разделам и объектам», то, используя кнопку «Подобрать», необходимо указать ту организацию, для которой будем устанавливать дату из открывшегося списка.
После подбора необходимых компаний из списка, для каждой из них устанавливается своя дата запрета. Отменить произведённые настройки можно клавишей «Отключить».
Чтобы запретить изменение данных конкретным сотрудникам, пользующимся программой, открываем вкладку «По пользователям». Изначальная установка задана «Для всех пользователей». Выбрать сотрудников из перечня для персональных настроек можно, нажав клавишу «Подобрать».
Также в программном комплексе 1С:Бухгалтерия предприятия ред. 3.0 имеется возможность автоматической установки даты.
При этом 1С предлагает выбрать один из следующих вариантов: конец прошлого года, квартала, месяца, недели или установить дату запрета на предыдущий день. Конкретная дата определится программным комплексом автоматически. Опцией можно воспользоваться в общей или индивидуальной настройке.
Начало действия даты запрета возможно отсрочить. Воспользовавшись функцией, укажите, через сколько дней ограничения вступят в силу.
Итог: в программах 1С предоставляются удобные возможности для работы бухгалтеров в виде функции «Даты запрета редактирования данных». При правильной её настройке обеспечивается сохранность уже проведённых в прошлом периоде документов.
В конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 существует типовой функционал установки даты запрета для редактирования, удаления и проведения данных.
Если пользователь пробует удалить объекты,которые попадают в закрытый период, то будет невозможно это сделать.
Установка даты запрета изменения
Чтобы установить в программе дату запрета изменения, необходимо воспользоваться пунктом меню “Администрирование” и перейти в подпункт “Настройка пользователей и прав” и выбрать “Дата запрета изменения” и установить флаг.
Нажав на гиперссылку “Настройка” пользователь попадает на форму, в которой он может установить дату запрета общую для всех или по пользователям.
В выпадающем списке “Другие способы указания даты запрета” можно выбрать варианты указания, в программе их 3 вида:
- Общая дата - данный вариант позволяет установить общую дату для всех элементов программы.
- По разделам - программа позволяет указывать отдельную дату запрета для каждого раздела программы.
Для установки даты запрета по пользователям необходимо переключится “По пользователям”. В форме станет возможно выбрать необходимого пользователя, которому необходимо будет указать дату запрета.
Также как и для всех пользователей на этой вкладке можно настраивать и другие способы запрета.
Установка отсроченной датой запрета
Одним из вариантов установки даты запрета есть отсроченным вариантом. Данный функционал удобен тем, что можно установить через какое количество дней программа автоматически установит дату запрета.
Для использования необходимо выбрать из выпадающего списка “Дата запрета” .
После чего установить флаг “Вступает в действие с отсрочкой в” и указать через какое количество дней программе установить дату запрета.
Данный вариант можно применять для всех вариантов настройки и будет удобен для пользователей, которые вносят документы после закрытия определенного периода.
Установка даты загрузки
В конфигурациях 1С существует типовой механизм обмена данными между собой. И чтобы избежать ситуаций при обмене. к примеру загрузка документов, которые могут загрузится вновь , в программе существует запрета загрузки данных.
Для этого необходимо воспользоваться пунктом меню “Администрирование” выбрать “Синхронизация данных” и установить флаг “ Дата запрета загрузки”.
Настройка даты запрета будет аналогичной настройке запрета изменения данных.
Читайте также: