Настройка отчетов в программе 1с зарплата и управление персоналом

Обновлено: 03.07.2024

В сегодняшней первой публикации, мы рассмотрим основные настройки программы, которые требуется установить или по крайней мере знать, где можно их установить, чтобы начать работу в ЗУП 3.0. Я не буду говорить о переносе данных из ЗУП 2.5 (про перенос я подробно рассказал в этой статье) или из ЗИК 7.7, а постараюсь пояснить с чего начать вести учет в конфигурации ЗУП 3.0 и на что следует обратить внимание. Посмотрим настройки «Расчета зарплаты», «Кадрового учета» и конечно «Учетной политики» организации. Коснемся и новых возможностей, которые появились в ЗУП 3.1 (кстати, на сайте есть серия статей про основные отличия ЗУП 3.0 от ЗУП 2.5, там много полезной информации).

Начальные настройки программы и ввод сведений об организации в ЗУП 3.0

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1: Узнать подробнее ->>

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета: Узнать подробнее ->>

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих: Узнать подробнее ->>

Приступая к работе в конфигурации Зарплата и управление персоналом ред. 3.0 (ЗУП 3.0.), первые настройки можно выполнить несколькими способами. Одним из самых простых является первоначальная настройка программы с помощью мастера настройки.

Чтобы не загромождать статью различными схемами и рисунками, я не стану публиковать скриншоты из мастера настройки. Там всё довольно понятно: нужно заполнить максимум сведений, которые предложит эта первоначальная настройка.

Возможна и другая ситуация, когда вы не хотите заполнять первоначальные данные с помощью мастера, а хотите делать точечные настройки в процессе работы с программой. Так можно делать, кстати, так часто и делают, поскольку иногда сразу непонятно требуется или не требуется устанавливать ту или иную настройку. В этой статье я как раз и покажу, где можно заполнить все эти сведения, не используя «Начальную настройку программу» в 1С ЗУП 3.0.

Итак, все настройки, которые нас будут интересовать, находятся в разделе главного меню «Настройка». В этом разделе есть ссылки, которые нас и будут интересовать: Расчет зарплаты, Кадровый учет и Реквизиты организации (а именно раздел «Учетная политика и другие настройки» в реквизитах организации)

Но первое, что мы должны сделать это ввести сведения об организации. Дело в том, что пустая база ЗУП 3.0 не содержит никакой организации. Пустая база ЗУП 2.5 по умолчанию имела организацию с названием «Наша организация» (подробно про учет в ЗУП 2.5 я рассказывал в серии статей ЗУП по шагам). В ЗУП 3.0 такого нет. Поэтому если не внести хотя бы название новой организации и попытаться создать нового сотрудника, то он не сможет сохраниться – так как организация не сможет быть задана.

Так, например, очень важно сразу задать Сведения о регистрации в налоговом органе (вкладка «Главное»), поскольку именно в разрезе этой регистрации будет фиксироваться факт исчисления, удержания и перечисления НДФЛ. И потом все эти сведения будут попадать в регламентированные отчеты 2-НДФЛ и 6-НДФЛ именно в разрез регистрации в ИФНС. Кстати, механизм учёта исчисленного и удержанного НДФЛ, а также принцип заполнения 6-НДФЛ можете изучить в статье Заполнение формы 6-НДФЛ на простом примере. Механизм и правила учета в 1С ЗУП для корректного формирования 6 НДФЛ.

Ещё важно задать сведения на вкладках «Коды» и «Фонды». Эти данные также используются в регламентированных отчетах – 4-ФСС, РСВ-1 и прочих (про подготовку РСВ-1 в ЗУП 3.0 я подробно рассказывал в этой статье).

Учетная политика и другие настройки организации

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1: Узнать подробнее ->>

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих: Узнать подробнее ->>

Отдельно хочу обратить Ваше внимание на вкладку «Учетная политика и другие настройки». Эти настройки являются уникальными для конкретной организации. Наиболее интересные и значимые параметры находятся в «Учетной политике»:

На вкладке «Учетная политика и другие настройки» можно задать Ответственных лиц ФИО Руководителя, главного бухгалтера, кассира для отображения их в печатных формах документа и в регламентированных отчетах (например, подписант в 6-НДФЛ).

Ещё на вкладке «Учетная политика и другие настройки» есть ссылка «Оценочные обязательства (резервы) отпусков». Подробно про механизм настройки и расчета Оценочных обязательств в ЗУП 3.0 я рассказывал в статье что такое Оценочные обязательства и как настроить их расчет по методу МСФО в 1С ЗУП 3.0. Поэтому сейчас останавливаться на этом я не буду.

Перейдем к последней группе настроек «Бухучет и выплата зарплаты»:

Настройки Расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.0

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1: Узнать подробнее ->>

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих: Узнать подробнее ->>

Стоит отметить, что настройки, которые находятся в справочнике «Организации» распространяются только на конкретную организацию. Но в ЗУП 3.0 существует ещё ряд важных параметров, которые влияют на работу всей информационной базы. Их можно найти в разделе главного меню «Настройки».

С этих параметров и начнем. Рассмотрим форму «Настройка состава начислений и удержаний». Здесь на вкладках располагаются флажки, которые определяют наполнение списка начислений и удержаний, а также перечень доступных документов. Например, если на вкладке «Учет отсутствий» установить галочку «Командировки», то в информационной базе откроется доступ к документу «Командировка», а также будет автоматически создан вид начисления «Командировка». Этот принцип настройки как раз и отличает 1С ЗУП 3.0 – подробно об этом я рассказывал в статье Отличия ЗУП 3.0 от 2.5. Что нового в 1С ЗУП редакции 3.0?. То есть если Вы не находите какой-то документ в программе, который должен быть, то вероятно причина как раз в том, что в настройках не установлена нужная галочка.

Флажков здесь довольно много поэтому отмечу наиболее существенные:

Теперь давайте обратим внимание на список настроек непосредственно в разделе «Расчет зарплаты» (то есть не в дополнительной форме «Настройка состава начисления и удержаний», а на основной форме). Тут также довольно много флажков и параметров и поэтому я отмечу основные:

Настройки Кадрового учета в 1С ЗУП 3.0

Ещё одна похожая группа настроек касается параметров кадрового учета (раздел Настройка -> Кадровый учет).

Используется работа по неполной ставке – появится возможность в документе «Приме на работу» или «Кадровый перевод» указывать неполное количество ставок, на которое принимается сотрудник. Статьи по теме:

На этом сегодня всё, в следующей статье (она уже опубликована и её можно почитать здесь) мы подробно разберем Прием на работу нового сотрудника, а также все возможные варианты ведения Штатного расписания в 1С ЗУП 3.0.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

или вступайте в группы в социальных сетях, где все материалы также регулярно публикуются:

Любой пользователь 1С ЗУП 3.1 может самостоятельно изменить вариант основного отчета в удобном для него виде, не прибегая к помощи разработчиков.

В типовом варианте отчета предусмотрено расположение полей группировки вместе, то есть все виды начислений размещены в иерархии под сотрудником, а суммовые показатели выведены в колонках «Плановый ФОТ» и «Начислено» (см. рис.1). Допустим пользователь привык работать с таблицами, в которых виды начислений будут выводится в колонках, а сотрудники будут выходить списком в алфавитном порядке слева ( см. рис.10 Сформированный новый отчет в виде таблицы «Анализ ФОТ по начислениям»).

Рассмотрим изменение варианта отчета на примере типового отчета «Анализ ФОТ по начислениям».

рис.1 Сформированный типовой отчет «Анализ ФОТ по начислениям»

Для настройки любого отчета можно воспользоваться обычной настройкой (простой или расширенной) используя кнопку «Настройка» . Но для корректного результата лучше воспользоваться изменением варианта отчета. Вызывается из пункта меню «Еще — Прочее — Изменить вариант отчета».

рис.2 Изменение варианта отчета

Воспользовавшись вариантом «Изменить вариант отчета», нам открывается типовая структура отчета. Она довольно простая, в виде иерархического списка.

рис.3 Типовая структура отчета «Анализ ФОТ по начислениям».

1) Для изменения варианта отчета необходимо выделить строки группировки и удалить их.

рис.4 Изменение типовой структуры отчета

2) Далее создаем в группировке отчета новую таблицу. Таблица состоить из строк и колонок.

рис.5 Создание структуры отчета — таблица

3) Создаем группировку по строке. Выделяем строку и добавляем новую группировку.

рис.6 Создание группировки в строке отчета

4) В строке структуры отчета устанавливаем поля: подразделение, сотрудник, должность.

рис.7 Редактирование полей группировки в строке

5) Далее редактируем «Колонки», выбираем поле группировки «Начисление». Настраиваем поля: «Плановый ФОТ, руб.» и «Начислено, руб.»

рис.8 Создание группировки в колонке отчета и настройка полей

6) Настраиваем в колонке «Начисление» отбор по тем начислениям, которые нужны для отчета.

рис.9 Настройка значений по отбору начисление

7) Далее формируем отчет с выше указанными настройками.

В настроенном отчете все начисления по сотруднику отражены не в строках, как было ранее настроено в типовом отчете, а в колонках и разбиты на плановое начисление и фактическое начисление.

рис.10 Сформированный новый отчет в виде таблицы «Анализ ФОТ по начислениям»

8) Затем рекомендуется сохранить отчет с новыми настройками, чтобы можно было в любой нужный момент сформировать, а не настраивать каждый раз новый. Для этого необходимо воспользоваться: «Ещё — Варианты отчета — сохранить вариант отчета»

рис.11 Вариант сохранения отчета

9) В графе «Наименование» пишем название отчета, устанавливаем доступ к данному отчету и сохраняем.

рис.12 Сохранение варианта отчета

10) Сохраненный вариант отчета можно найти по следующему пути: «Зарплата — Отчеты по зарплате — Анализ зарплаты»

рис. 13 Расположение сохраненного отчета

Освоив базовые понятия и типовые настройки, любой рядовой пользователь может научиться настраивать и изменять отчеты в пользовательском режиме.

Надеюсь, у вас все получилось. Рекомендую также прочитать статью «Как изменить вариант отчета в ЗУП 3.1?».

Дата обновления статьи 15.07.2019 г.

Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!

Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8, версия 2.5 рано или поздно сталкивается с проблемой получения необходимой информации в компактном виде, т.е. в виде отчета. Чаще всего, перебрав все возможные отчеты, входящие в программу по умолчанию, пользователь убеждается, что именно того отчета, который ему нужен тут нет. Первая мысль-какая плохая программа, в ней нет того что так необходимо именно мне. Но согласитесь - сколько людей, столько и мнений как лучше и удобнее скомпоновать ту или иную информацию, как расположить столбцы, как сгруппировать данные.

А на самом деле разработчики позаботились о своих пользователях, внедрив в программу простой механизм настройки отчетов. И если вы потратите немного времени на формирование своего первого отчета, то в дальнейшем будете легко справляться с этой задачей сами, не привлекая дорогостоящих специалистов. Да еще и сможете удивить своих коллег, оказав им помощь в настройке отчетов.
Итак, приступим. Рассмотрим настройку на примере отчета "Анализ начисленных налогов и взносов". Чаше всего клиенты просят нас настроить отчет, в котором можно было бы видеть по каждому сотруднику сколько всего начислено дохода, какой исчислен НДФЛ и все страховые взносы.
Открываем "Анализ начисленных налогов и взносов" и в правом верхнем углу нажимаем на кнопку "Настройка", а на появившейся панели внизу нажимаем на гаечный ключ и заходим в настройку структуры:

В появившемся слева представлены показатели и параметры, которые можно вывести в отчет, справа - настройка самой структуры отчета. Из левой колонки в правую показатели добавить можно с помощью стрелочек или просто перетаскиванием мыши:

Итак, мы хотим сформировать отчет, в котором будут сведения по всем физическим лица. А значит в разделе "Группировка строк" мы удаляем лишние строки и добавляем "Физическое лицо":

Теперь можно поработать с колонками отчета, которые мы хотим видеть, это "Начислено", "НДФЛ исчисленный", "Взносы на ОПС с 2014 года", "Взносы в ФФОМС", "Взносы в ФСС", "Взносы в ФСС от НС". Раскрываем в правой части папки и добавляем нужные нам показатели в раздел "Колонки отчета":

По желанию вы можете добавить в свой отчет и другие показатели. Итак, выбрав все интересующие нас поля попробуем сформировать получившийся отчет:

Вроде все, как мы хотели. Только как то немного не симпатично. Давайте попробуем столбцы "Начислено" и "НДФЛ исчисленный" переставить в начало таблицы. Возвращаемся в настройки отчета:
С помощью синих стрелок поднимем последних два показателя на первое и второе место:

Теперь наш отчет стал выглядеть так:

Уже хорошо. Теперь давайте сгруппируем два последних. Можно группировать столбцы. Например, раньше имело смысл группировать вместе взносы в ФСС, теперь можно сделать группу "Взносы в ИФНС". Вернемся опять в настройки отчета. По кнопке "Добавить группу" создаем папку Взносы в ФНС и захватив левой кнопкой мыши нужные показатели "перетаскиваем" их в эту папку. Получится вот такая структура:

Наш отчет теперь выглядит так. Как видим, три последних столбца объединены в одну общую группу:

Вот такой симпатичный отчет получился. Надо не забыть сохранить его, чтобы в следующий раз он всегда был под рукой. Для этого воспользуемся кнопкой с дискетой в нижнем правом углу окна и выберем вариант "Сохранить как":

Даем название нашему отчету и сохраняем его:

Наш вариант отчета теперь всегда доступен нам среди уже имеющихся в программе:

Ну в принципе все вроде нормально. Дальше уже по желанию и наличию времени можно наводить красоту. Например, заголовок нашего отчета Вычеты НДФЛ можно поменять. Он совсем нам не подходит. Это уже так просто не найти. В окне настройки установим флажок "Расширенная настройка":

И здесь на закладке "Другие настройки" мы можем поменять название нашего отчета:

Ну вот. Теперь у нас получилась вот такой отчет:

При желании можно поменять цветовое оформление отчета. Это делается там же, в других настройках. После всех изменений не забудьте сохранить вариант отчета. Так же по кнопке с дискетой, только теперь просто сохраняем вариант:

Ну в общем потренировавшись вы сможете настраивать любые отчеты в программе сами. Не бойтесь экспериментировать. Точно так же можно настроить любой отчет в программе ЗУП 2.5. Например, отчеты для отдела кадров. Допустим нам надо сформировать список сотрудников с указанием дня рождения. Открываем отчет "Списки сотрудников" и далее действуем точно так же, как мы настраивали взносы:

Получившийся отчет выглядит так:

В принципе, мы получили то, что хотели. Только работать с таким отчетом не очень удобно. Сотрудники расположены по алфавиту, а вот дни рождения в разнобой. А хотелось бы, чтобы дни рождения были по порядку в году. Это тоже легко настроить. В том же окне настройки переходим на закладку "Отбор, сортировка и параметры и настраиваем сортировку по дню рождения по возрастанию:

На первый взгляд непонятно, почему так расположились данные в таблице. Почему сначала майские именинники, а в конце – февральские. Ответ на этот вопрос прост. Потому что отчет мы сформировали 15 марта. Если выбрать дату отчета 01 января, то кадровику работать с отчетом станет очень удобно, так же можно добавить в отчет подсказку о том, является ли данный сотрудник в этом году юбиляром, чтобы в трудовых буднях не пропустить это важное для коллектива событие:

Программа подразумевает возможность гибких настроек интерфейса. Все настройки изначально «спрятаны». При выполнении первоначальной настройки для каждой компании вы определяете тот необходимый набор функций, который будет выполняться.

Эти начальные настройки обычно выполняются администратором системы. Однако, пользователи с правами «кадровика» должны знать какие возможности существуют в программе. Это дает понимание, каким образом программа будет использоваться в вашем учреждении.

При первоначальном запуске программы у нас открывается помощник начальной настройки

Помощник позволяет нам выполнить настройки в максимально удобном режиме. Программа задает вопросы, на которые мы отвечаем. Таким образом выполняется настройка интерфейса.

Первый вопрос, который задает программа:

Будет ли система настроена с нуля или данные будут перенесены из прежней программы?
Мы будем работать в программе, в которой данные будут заполняться с нуля. Однако, рассмотрим также и варианты переноса данных из других программ.

Существует 2 варианта переноса: рекомендованный и полный

Вот информация, которая переносится при рекомендованном виде переноса:

Переносятся все справочники, начисления и удержания с регламентированным способом расчета, штатная расстановка на месяц начала эксплуатации, кадровая история сотрудников, данные для расчета среднего заработка, данные учета НДФЛ и страховых взносов в году переноса, действующие на момент переноса отпуска и остатки взаиморасчетов на месяц начала эксплуатации.

А вот какая информация не переносится:

Не переносится штатное расписание, начисления и удержания с произвольными формулами, дополнительные реквизиты и сведения, данные управленческого учета, сведения о займах сотрудников, настройки отражения в учете, кадровая история сотрудников для формирования аналитической отчетности, фактические начисления и выплаты для формирования аналитической отчетности.

При полном переносе, переносится все то, что мы уже перечислили, а также:

Возвращаемся к начальной настройке программы. У нас будет настроена работа с нуля

Двигаемся дальше, отвечая на каждый вопрос и выполняя настройки программы

Когда ответы на все вопросы введены, нажимаем на кнопку «завершить ввод начальных данных»

После этого помощник начальной настройки закрывается. А все настройки, которые были выполнены, сохраняются в разделе «настройка»

Они отображаются в следующих вкладках: «расчет зарплаты», «кадровый учет», «удержания», «реквизиты организации»

Переходим во вкладку «кадровый учет»

Что мы здесь видим?

При назначении табельного номера будет производится проверка его уникальности и программа не позволит принять сотрудников с одинаковым табельным номером.

При включении этой опции у нас на предприятии будет возможность зарегистрировать графики неполного рабочего времени, а также принять сотрудников на неполную ставку

Эта опция позволит нам вести учет подработок

Эта настройка позволит вести учет отпусков по беременности и родам

По умолчанию в разделе «личная карточка Т-2» показываются документы только по кадровым переводам. При установке данной настройки, в личной карточке будут также отображаться изменения оплаты труда.

Позволит вводить вторые документы основания мероприятий трудовой деятельности в формах документов «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также в их списочных версиях.

При выборе сотрудника, вводом в поле ввода фамилии с помощью клавиатуры будет производится поиск сотрудников, ранее изменивших фамилию.

Возможность указывать общий период отпуска и автоматическое заполнение общего периода положенными сотруднику видами отпусков

Если в организации есть сотрудники, которые работают с коронавирусной инфекцией, то необходимо установить данный флажок и определить будет ли то медицинская организация или организация социального обслуживания.

Для штатного расписания у нас есть отдельные настройки:

Изначально мы должны определить, будет ли у нас вестись штатное расписание. Если штатное расписание ведется, то включаются дополнительные опции. Мы пока это не включаем.

Эта настройка позволит нам вести учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету и сотрудников пребывающих в запасе.

Также пока оставляем невключенной

«Правила формирования представления элементов справочника сотрудники в отчетах и документах» мы можем выбрать из списка

Далее мы возвращаемся в самое начало настроек кадрового учета. Нажимаем на кнопку «настройки кадрового учета»

Здесь мы можем посмотреть, какие настройки кадрового учета у нас есть

Эти настройки могут быть изменены во время использования программы.

Теперь возвращаемся в общие настройки и нажимаем на вкладку «расчет зарплаты»

Вот, что мы видим:

Здесь есть не только настройки зарплаты, но и дополнительные возможности ведения кадрового учета. Вот какие здесь есть настройки:

Данная настройка включена по умолчанию

Здесь мы можем открыть всплывающую форму и отметить настройки, которые нам необходимы.

«Применение почасовой оплаты» позволяет учитывать рабочее время не только в днях, но и в часах. Галочка «ночные часы» позволит учитывать ночные часы в графиках сотрудников и выполнять оплату ночных часов. Галочка «сверхурочная работа» определяет нам возможность использовать документы по регистрации сверхурочной работы и выполнять начисления. «Переработки при суммированном учете времени» также включают возможность использования документа по переработкам. «Дополнительные перерывы в работе для кормления ребенка» позволят создавать графики с перерывами для кормления.

В разделе «отпуска» мы включаем опции тех отпусков, которые будут использоваться

В разделе «учет отсутствий» мы проставляем все признаки по возможности использования документов по учету отсутствий

Также мы можем определить будут ли учитываться внутрисменные отсутствия для каждого документа

В разделе «материальная помощь» мы можем отметить выплачивается ли сотрудникам материальная помощь и есть ли материальная помощь при предоставлении отпуска

Во вкладке «прочие начисления» определяем будет ли в программе доступен документ работы в выходные и праздничные дни, работа по сдельному заработку, совмещение или временное исполнение обязанностей, доплата до среднего заработка, доплата за дни болезни, натуральные доходы и единовременные выплаты при предоставлении отпуска.

Во вкладке «удержания» нас будут интересовать только удержания по исполнительным документам

Далее мы снова возвращаемся в общие настройки и нажимаем на вкладку «начисления»

Вот, что мы видим:

Давайте разберемся какими начислениями мы будем пользоваться. В списке начислений будут: оплата труда, доплаты и надбавки, премии, стимулирующие выплаты, компенсации, натуральные доходы, отпуска, больничные и командировки.

Давайте перейдем в начисление «оплата по окладу»

Здесь мы видим, что начисления будут выполняться ежемесячно, либо в перечисленных месяцах

Также мы указываем назначение начисления, формулу начисления. На дополнительных закладках мы можем увидеть все остальные настройки этого начисления.

Еще одна важная настройка начислений — «включать в ФОТ»

Плановый ФОТ работника — это аналитический показатель, сумма, которая могла бы быть начислена работнику, если он отработал месяц целиком. Этот показатель позволит нам:

Теперь возвращаемся во вкладку «начисления» и нажимаем на кнопку «настройка НДФЛ, среднего заработка и др.»

В открывшейся вкладке нажимаем на «средний заработок»

Далее переходим к форме «Состав ФОТ»

Здесь мы видим перечень тех начислений, которые будут включаться в фонд оплаты труда и тех начислений, которые не включаются в ФОТ.

Читайте также: