Организация сдала в аренду автомобиль физическому лицу как оформить в 1с
Обновлено: 04.07.2024
По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:
- акт приемки-передачи арендованного имущества,
- иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.
К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.
Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.
Документами, подтверждающими покупку ГСМ, являются платежные документы об оплате топлива (например, кассовые чеки). Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.
Документами, подтверждающими расходы на ремонт автотранспортного средства, являются, например, акты выполненных ремонтных работ (унифицированная форма акта отсутствует, поэтому исполнитель может составить акт в произвольной форме с соблюдением требований о необходимых реквизитах, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
При аренде автомобиля без экипажа у вашей организации-арендатора не возникает:
При аренде автомобиля у физического лица, которое не является предпринимателем, ваша организация-арендатор выступает как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ) и должна удержать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 % и перечислить удержанную сумму налога в бюджет по месту учета вашей организации-арендатора в налоговом органе не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 01.06.2011 № 03-04-06/3-127, от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462).
Страховые взносы
Сумма арендной платы, выплаченная физическому лицу за пользование автомобилем, не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).
Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете организации-арендатора формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):
Дебет 001 – арендованный автомобиль отражен за балансом;
Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 73 (76) – начислена арендная плата;
Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 60 (76) – учтены расходы на содержание автомобиля;
Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтены суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю;
Дебет 68 Кредит 19 – суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю, приняты к вычету;
Дебет 73 (76) Кредит 68.01 – удержан НДФЛ из суммы арендной платы, начисленной арендодателю;
Дебет 73 (76) Кредит 51 – выплачена арендная плата за «минусом» удержанного НДФЛ.
Самую полную информацию о порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа, и о налоговых последствиях, которые возникают у сторон договора, можно найти в справочнике «Договоры: условия, формы, налоги» в разделе «Юридическая поддержка» в ИС 1С:ИТС.
Для регистрации доходов, которые не связаны с оплатой труда, в настройке параметров расчета зарплаты Настройка – Расчет зарплаты необходимо установить флаг Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда.
К прочим доходам сотрудников (и не сотрудников), не связанных с оплатой труда, относятся такие выплаты, как выплата по договору аренды транспорта, имущества, выплата призов и т.д. Эти выплаты могут по-разному облагаться НДФЛ и страховыми взносами. В справочнике Виды прочих доходов физлиц (Выплаты – Виды прочих доходов физлиц) описываются такие выплаты, для каждой из которых указывается вид дохода с точки зрения обложения НДФЛ и страховыми взносами. При необходимости можно редактировать, а также создать Новый вид прочего дохода физлица.
Проверка НДФЛ и фактов выплат прочих доходов
Отражение зарплаты в учете
1. Для расчетов с контрагентами
Доходы контрагентов - соответствует проводке Дт 26 Кт 76.10 "Прочие расчеты с физическими лицами", которая будет сформирована в результате произведенной синхронизации с бухгалтерской программой
НДФЛ с доходов контрагентов - соответствует проводке Дт 76.10 Кт 68.01, которая будет сформирована в результате произведенной синхронизации с бухгалтерской программой. Эти проводки применима лишь к физическому лицу (не сотруднику)
2. Для расчетов с сотрудниками
В том случае, когда начисление аренды производится сотруднику, необходимо будет вручную в Отражении изменить Вид операции и Статью расходов для корректного отражения в бухгалтерской программе:
Прочие расчеты с персоналом - соответствует проводке Дт 26 Кт 73.03, которая будет сформирована в результате произведенной синхронизации с бухгалтерской программой
НДФЛ с доходов по прочим операциям с персоналом - соответствует проводке Дт 73.03 Кт 68.01, которая будет сформирована в результате произведенной синхронизации с бухгалтерской программой.
Факт перечисления денежных средств по договору аренды сотруднику (и не сотруднику) организации, а также уплата налога в бюджет осуществляется в бухгалтерской программе.
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Организация сдает в аренду другой организации и частному лицу принадлежащий ей автомобиль.
Кто в таком случае выписывает путевой лист: организация - собственник автомобиля или арендатор? Если арендатор, то как выписать путевой лист, учитывая, что в свидетельстве указана другая организация - собственник автомобиля? Какие документы необходимо предъявить инспектору на посту ГИБДД?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При сдаче в аренду автомобиля без экипажа путевой лист оформляет организация-арендатор, которая эксплуатирует транспортное средство.
Особенности заполнения путевого листа в такой ситуации изложены ниже.
По требованию сотрудников полиции водитель арендованного автомобиля обязан предъявить водительское удостоверение, регистрационные документы на автомобиль, путевой лист, страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности, а также документы на перевозимый груз, включающие в себя транспортную накладную.
Обоснование вывода:
Предоставление ТС за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации осуществляется на основании договора аренды ТС без экипажа (ст. 642 ГК РФ).
Такой договор должен быть заключен в письменной форме, независимо от его срока и цены и не подлежит государственной регистрации (ст. 643 ГК РФ).
При этом если иное не предусмотрено правилами о данном виде договора, к нему в силу ст. 625 ГК РФ применяются общие положения об аренде, содержащиеся в параграфе 1 главы 34 ГК РФ.
В тексте договора аренды следует указывать следующие условия сделки:
- данные арендодателя и арендатора;
- объект аренды (арендуемое имущество);
- срок действия договора аренды;
- цену договора аренды (сумму арендной платы) и порядок ее внесения;
- условия ремонта, содержания и улучшения арендуемого имущества (если применимо);
- возможность сдачи имущества в субаренду (если применимо);
- условия продления (пролонгации) договора аренды;
- основания расторжения договора аренды;
- условие о выкупе арендуемого имущества (если он предусмотрен);
- иные существенные условия договора.
Согласно ст. 644 ГК РФ в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, обязан арендатор.
Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ). Кроме того, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). При этом расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включают в том числе приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ).
Иначе говоря, если имеет место аренда без экипажа, то в силу ст. 642 ГК РФ арендатор осуществляет управление и эксплуатацию своими силами и несет соответствующие расходы*(1).
Сдача в аренду транспортного средства юридическому лицу
Документы, предъявляемые по требованию сотрудников полиции водителем арендованного автомобиля
Сдача в аренду транспортного средства физическому лицу
В требованиях к договору аренды, установленных гл. 34 ГК РФ, не содержится запрета на передачу транспортного средства в аренду гражданам, у которых нет статуса предпринимателя. Арендатором может выступать любой дееспособный гражданин.
Поскольку расходы на ГСМ в процессе эксплуатации транспортного средства несет арендатор, физическому лицу не требуется подтверждать факт расхода в личных целях ГСМ путевыми листами. Кроме того, также физическому лицу не вменяется обязанность проходить предрейсовый и послерейсовый медосмотр водителя.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства без экипажа;
- Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание переданного по договору аренды (лизинга) имущества;
- Энциклопедия решений. Путевой лист;
- Пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля, разработанный с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, март 2019 г.)
12 августа 2021 г.
------------------------------------------------------------------------
*(1) Если ТС арендуется с экипажем, то в силу ст. 632 ГК РФ услуги по управлению ТС и по его технической эксплуатации оказывает арендодатель. Следовательно, он оформляет путевой лист, несет расходы на ГСМ, обеспечивает прохождение медицинского и технического осмотров.
*(2) Напомним, для целей исчисления налога на прибыль имущество, переданное в аренду, не исключается из состава амортизируемого имущества арендодателя (п. 1, п. 3 ст. 256 НК РФ). Следовательно, в период нахождения у арендатора объекта арендодатель продолжает начислять по нему амортизацию (п. 2 ст. 259 НК РФ). Амортизация учитывается в суммах, начисленных за отчетный (налоговый) период:
- в составе внереализационных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ), если сдача имущества в аренду не является систематической;
- в составе расходов, связанных с производством и реализацией, если организация предоставляет имущество в аренду на систематической основе (подп. 3 п. 2 ст. 253, второй абзац подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).
*(3) Такой вывод основан на мнении контролирующих органов (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, от 13.10.2009 N 16-15/107268), а также подтвержден судебной практикой (постановления АС Северо-Западного округа от 23.11.2016 N Ф07-10648/16 по делу N А21-8008/2015, Поволжского округа от 29.01.2015 N Ф06-19054/13 по делу N А65-21365/2013).
Читайте также: