Outlook 2007 управление правилами

Обновлено: 06.07.2024

Если щелкнуть Файл в Outlook, вы увидите примерно такой экран:

Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте

Введите тему и текст шаблона.

Выберите Файл > Сохранить как.

Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).

Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.

В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.

Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.

При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.

Присвойте правилу имя, например "Нет на работе".

По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.

Включение правила

Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:

Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.

Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте

Введите тему и текст шаблона.

Выберите Файл > Сохранить как.

Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).

Выберите Сервис > Правила и оповещения.

На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.

В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.

Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.

При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.

Присвойте правилу имя, например "Нет на работе".

Включение правила

Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:

Выберите Сервис > Правила и оповещения.

1.1. С использованием функции «Заместитель» и автоответом.

1) Открыть outlook, в строке меню выбрать «Сервис»->»Заместитель»

- выбрать пункт меню «Отправлять автоответ об отсутствии»

- выбрать период, в течение которого будет необходимо отправлять автоответ/пересылать письма (период можно не выбирать – в этом случае правило начнёт действовать сразу после создания и действие правила закончится только после его отключения вручную).

Автоответ «За пределами организации» включается установкой галочки в пункте «Автоответ отправителям за пределами организации». При этом, если автоответ включен, то поле для ввода автоответа пустым оставлять нельзя (программа выдаст соответствующее предупреждение об этом). Также можно выбрать, кому отправлять автоответ (только пользователям из списка контактов или всем пользователям).

Включённый/выключенный автоответ за пределами организации не влияет на перенаправление почты от отправителей вне организации – перенаправление работать будет не смотря на отключенный автоответ.

3) Далее необходимо создать правило перенаправления. Для этого в текущем окне нажимаем кнопку «Правила», в открывшемся окне кнопку «Добавить». В открывшемся окне отметить пункт «Переслать», рядом в поле «Кому..» выбрать из адресной книги получателя перенаправленных писем (или указать адрес э/п вручную)

5) Чтобы отключить автоответ и пересылку, необходимо или щёлкнуть правой кнопкой по нижней статусной строке outlook по пункту «Нет на работе» и выбрать «отключить автоответ об отсутствии»:

Или сделать то же самое через меню «Заместителя»: сервис->заместитель->не отправлять автоответ об отсутствии.

В случае, если был указан период, в течение которого необходима отправка автоответа, автоответ и правила пересылки отключатся автоматически.

1.2. Установка с помощью создания правила без автоответа и функции «Заместитель»

1) В верхней строке меню выбрать «Сервис»->»Правила и оповещения»->»новое..»->«Далее»

После выбора получателя пересылки нажать OK, после чего нажать Далее.

5) В следующем окне предлагается выбрать исключения из правил. Нажать Далее.

6) В следующем окне предлагается указать имя правила. Даём произвольное имя (напр. «Пересылка»), нажимаем «готово» и в окне редактирования правил – ok.

7) Отключить созданную таким образом пересылку можно зайдя в Сервис->Правила и оповещения-> Снять галочку с правила пересылки (или же просто удалить это правило).

Оба способа установки перенаправления в outlook 2010 (через «заместитель» и через настройку правил» идентичны настройке в Outlook 2007. Единственное отличие – расположение кнопок. Как пункт меню Сервис-Заместитель из outlook 2007, так и меню Сервис-Правила и оповещения, в outlook 2010 находятся на закладке «Файл»:

3.1. С использованием функции «Заместитель» и автоответом

1) Открыть outlook, в строке меню выбрать «Сервис»->»Заместитель». Откроется окно заместителя:

3) Переходим к настройке правила. Необходимо нажать кнопку «добавить», далее настройка выполняется аналогично настройке правила для 2007го outlook-а – см. пункт 1.3) – 1.4).

3.2. Установка с помощью создания правила без автоответа и функции «Заместитель»

Настройка выполняется аналогично настройке правила для outlook 2007. См. пункт I.2.

В outlook web access функции автоответа и правила пересылки устанавливаются отдельно. Для настройки функций необходимо:

1) Зайти в outlook web access, в правой части интерфейса выбрать пункт «Параметры»-> «Показать все параметры»

Такая проблема, что когда я захожу в первого юзера, то комп сначала долго "подготавливает windows". А потом и вовсе выдает, что не удалось войти в учетку

Аноним, Какая стандартная тема?
Light и Dark Стандартная тёмная тема. Есть возможность переключить на светлую.

thx

На 6Gb базу таким образом развернул. Всё отлично, автору всего самого доброго и хорошего)

Аноним, Программа, действительно, говно. Видео, снятое айфоном, неизбежно сохраняет в худшем качестве, хоть на максимум все доступные бегунки выверни. При этом файл будет весить в десятки (. ) раз больше, а качество говно! Полностью согласен сохраняет в говно и размером в разы больше. Как так можно испохабить бочку меда ложкой дегтя

Аноним, Здравствуйте, подскажите почему камера не записывает данные при отсутствии сеети. Карта памяти установлена в камере?

Здравствуйте, подскажите почему камера не записывает данные при отсутствии сеети.

ты спамер, клоун

Аноним, Не помогло. Перепробовал всё. Один фиг запрашивает логин и пароль. Любые введи - сработает

спасибо в mi 12 в разделе безопасность

На вкладке Главная в группе Действия щелкните Правила, а затем щелкните Управление правилами и оповещениями.

В Outlook 2007:

Выбираем Сервис – Правила и оповещения

В мастере правил содержатся шаблоны для наиболее распространенных правил, в том числе:

В группе Шаг 1. Выберите шаблон выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность.

В группе Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутое значение. Например, если щелкнуть ссылку отправители или список рассылки, будет открыта адресная книга.

Шаг 2. Кликаем на ссылку <текст> для того, чтобы задать слово (или словосочетание), по которому наши письма будут обрабатываться.

Например, это будет слово Заметки. Жмем кнопку Добавить.

Далее в Шаге 2 необходимо кликнуть по ссылке <имя>

Результат будет выглядеть, как на скриншоте снизу

Предположим, мы хотим, чтобы при получении «этого» письма, всплывало уведомление на рабочем столе.

Жмем Далее и попадаем в финальное окошко.

Чтобы завершить создание правила, введите его имя, а затем задайте все остальные нужные параметры.

В этом уроке мы ответим на вопрос: что такое правило в Outlook? Вы также узнаете, как создать правило в Outlook, а также как импортировать или экспортировать правила Outlook. Наконец, мы объясним, как вы можете редактировать или удалять правила Outlook.

Руководство по Inbox Zero Mastery (бесплатная загрузка электронных книг)

Теперь давайте подробнее рассмотрим правила в MS Outlook.

Каковы правила Outlook (и как они используются?)

Вы можете спросить: что такое правило? Правило в Microsoft Outlook - это набор действий, которые Outlook выполняет автоматически при соблюдении определенных условий. Вы можете определить условия для правила, используя инструмент управления правилами и оповещениями Outlook. Правило может сэкономить много времени, если вы часто выполняете одни и те же действия в похожих письмах.

В Outlook также имеется мастер правил, который упрощает процесс создания правил. Мастер правил уже установил часто используемые правила. Все, что вам нужно сделать, это настроить каждое правило в мастере по своему усмотрению.

Как создать правила в MS Outlook с помощью мастера правил (видео)

На скриншоте выше узнайте, как использовать мастер правил в Microsoft Outlook. Или читайте подробные письменные инструкции, которые помогут вам создавать и изменять правила в Outlook.

Верхняя часть диалогового окна «Создать правило» уже заполнена на основе выбранного вами электронного письма.

Обратите внимание, что верхняя часть диалогового окна уже заполнена полями От, Тема и Кому из выбранной электронной почты. Чтобы выбрать одно или несколько из этих условий как есть, просто установите флажок слева от них. Вы также можете ввести новую тему и / или выбрать нового получателя электронной почты (если вы получили много писем, приходящих на ваш почтовый ящик).

В нижнем разделе вы можете выбрать до трех действий для электронной почты, которые соответствуют определенным критериям.

Отобразите электронную почту в окне оповещения о новом элементе на рабочем столе.
Воспроизвести звук при получении электронного письма, соответствующего критериям.
Переместить элемент в выбранную папку

2. Как использовать мастер правил

Если вам нужно больше параметров для вашего правила MS Outlook, используйте мастер правил. Давайте начнем:

Шаг 1. Доступ к мастеру правил

Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». В окне информации об учетной записи отображаются:

В окне «Информация об учетной записи» щелкните поле «Управление правилами и оповещениями».

Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения»:

Выберите пункт меню «Новое правило».

Выберите пункт меню «Новое правило» в левом верхнем углу диалогового окна. Мастер правил появляется:

Первый экран мастера правил Outlook.

Примечание. Вы также можете получить доступ к мастеру правил из расширенного параметра диалогового окна «Создание правила».

Шаг 2. Выберите шаблон в мастере правил Outlook

В верхней части мастера правил вы увидите список предварительно определенных шаблонов правил в двух категориях:

Оставайтесь организованным
Оставайтесь в курсе

Вы также увидите категорию «Начать с пустого правила». Вы бы использовали эту категорию для создания правила, если вы не хотите начинать с одного из предопределенных шаблонов.

Шаг 3. Настройте Условия Правила

После того, как вы выберете шаблон правил, мастер правил отобразит список условий, которые нужно применить к шаблону, с флажком для каждого условия:

Выберите условия для вашего правила.

Установите флажок рядом с каждым условием, которое вы хотите применить к правилу. Выбранные вами условия отображаются в поле под Шагом 2 в мастере правил. Обратите внимание на гиперссылки в каждом условии. Нажмите на каждую гиперссылку, чтобы настроить правило с вашими требованиями. Вот пример того, что появляется, когда я нажимаю гиперссылку важности:

Вы можете выбрать уровень важности для писем, к которым вы хотите применить правило.

Продолжая нажимать на каждую гиперссылку, чтобы сделать условие, соответствующее вашим потребностям. Когда вы закончите, нажмите кнопку Далее.

Шаг 4. Настройте действия правила

После того, как вы настроили условия правила, вы готовы настроить действия правила. Мастер правил отображает различные действия, которые можно применить к этому правилу:

Этот экран работает как предыдущий экран мастера правил. Выберите действия, которые вы хотите добавить в это правило, установив флажок рядом с каждым выбранным действием. Щелкните гиперссылку в сегменте Шага 2 экрана, чтобы сделать действие более конкретным. Закончив выбор, нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти к следующему экрану в мастере правил.

Шаг 5. Установите исключения из правила

Следующий экран мастера правил очень похож на два предыдущих, за исключением того, что в этом случае вы определяете любые исключения из правила. Когда вы закончите определять исключения из правил, снова нажмите кнопку «Далее».

Шаг 6. Назовите правило и включите его

На последнем экране мастера правил вам будет предложено назвать правило:

Когда вы определили правило в Outlook, вы готовы его назвать.

Когда вы закончите настраивать правило, нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения». Нажмите Применить, а затем нажмите ОК, чтобы активировать правило.

Вы только что создали правило в MS Outlook!

4. Как импортировать или экспортировать правило

Правила могут быть импортированы или экспортированы. Это может быть особенно полезно, если вы переходите на другую версию Outlook. Я также смог использовать эту функцию для обмена правилами Outlook между разными пользователями Outlook.

Предупреждение. Если экспортируемое правило включает в себя определенную папку или что-либо еще, относящееся к вашей электронной почте, Outlook, импортирующий правило, должен иметь ту же папку.

Шаг 1. Экспортируйте правило

Начните с вашего открытого почтового ящика. Перейдите на вкладку «Файл». Откроется окно информации об учетной записи. Щелкните поле «Управление правилами и оповещениями», чтобы открыть диалоговое окно «Правила и оповещения». Нажмите Опции в меню в верхней части экрана. Откроется диалоговое окно «Параметры»:

Вы можете экспортировать правила, которые вы уже создали.

Примечание. Вы также можете получить доступ к диалоговому окну «Правила и предупреждения» в разделе «Правила» на вкладке «Главная» на ленте.

Введите имя файла правила, которое вы хотите экспортировать.

Перейдите в каталог, где вы хотите сохранить экспортированный файл правил. Введите имя файла, в котором вы хотите сохранить правила, и нажмите «Сохранить».

Шаг 2. Импортируйте правило

Процедура импорта правила похожа на процедуру экспорта правила с некоторыми отличиями.

Когда появится диалоговое окно «Параметры», нажмите «Импортировать правила» вместо «Экспортировать правила». Когда откроется окно проводника, перейдите в каталог, в котором сохранены импортированные правила. Нажмите на имя файла, чтобы выбрать его и нажмите Открыть. Нажмите OK, чтобы импортировать правило.

5. Как редактировать правило

Предположим, у вас есть настроенное правило для обработки определенного типа электронной почты в Outlook, но вам нужно изменить правило. С Outlook вы можете легко редактировать существующее правило, чтобы изменить его. Вот как:

Шаг 1. Откройте диалоговое окно «Правила и оповещения»

Начните с открытым почтовым ящиком. Нажмите Файл> Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения»:

Выберите правило из списка. Выберите пункт меню «Изменить правило» в верхней части диалогового окна. Появится всплывающее меню «Изменить правило»:

Вы можете изменить имя существующего правила в Microsoft Outlook.

Из этого меню у вас есть три варианта:

редактировать более одного параметра правила одновременно
быстро переименовать правило

быстро добавить или изменить одно действие правила

Давайте рассмотрим каждый из этих вариантов отдельно.

Шаг 2. Редактирование настроек нескольких правил

Чтобы изменить более одного параметра правила, выберите параметр «Изменить параметры правила» во всплывающем меню «Изменить правило». Система повторно открывает мастер правил для выбранного правила. Используйте мастер правил для внесения изменений в условия, действия и исключения.

Шаг 3. Быстро переименуйте правило

Если все, что вы хотите сделать, это переименовать выбранное правило, нет необходимости повторно открывать мастер правил. Вместо этого выберите параметр «Переименовать правило» во всплывающем меню «Изменить правило». Система предложит вам ввести новое имя для выбранного правила:

Вы можете переименовать правило в Microsoft Outlook.

Когда вы закончите вводить имя правила, нажмите кнопку ОК.

Шаг 4. Добавьте или измените одно или несколько действий правила

Также нет необходимости повторно открывать Мастер правил, если все, что вам нужно, это изменить несколько общих действий. Во всплывающем меню «Изменить правило» есть несколько ярлыков для общих действий под опцией «Переименовать правило»:

Вы можете изменить некоторые действия Microsoft Rule без повторного открытия мастера правил.

Активные действия отображаются в виде синей рамки вокруг значка действия во всплывающем меню. Чтобы включить или отключить отдельное действие для выбранного правила, просто нажмите на него.

Для некоторых действий это все, что вам нужно сделать. Для других действий появляется второе диалоговое окно, когда вы добавляете это действие. Второе диалоговое окно позволяет вам предоставить более конкретную информацию.

Например, если вы выберете опцию «Копировать в папку», появится диалоговое окно, в котором вы сможете выбрать правильную папку:

Вы можете скопировать правило Microsoft Outlook.

Когда вы закончите вносить изменения в выбранное правило, нажмите кнопку «ОК» в диалоговом окне «Правила и предупреждения».

6. Как удалить правило

Если вам больше не нужно правило, вы можете удалить его. Начните с открытым почтовым ящиком. Нажмите Файл> Управление правилами и оповещениями. Откроется диалоговое окно «Правила и предупреждения»:

В Outlook вы можете удалять правила, которые вам больше не нужны.

Выберите правило, которое вы хотите удалить, установив флажок рядом с ним. Затем выберите опцию «Удалить» (она выглядит как X) в меню в верхней части диалогового окна «Правила и предупреждения». Появится приглашение с вопросом, действительно ли вы хотите: Удалить правило [Имя правила]. Нажмите «Да», затем нажмите кнопку «ОК» в нижней части окна «Правила и предупреждения».

Узнайте больше о Outlook

Изучите учебники ниже, чтобы узнать больше о MS Outlook:

Более полезные советы и стратегии по электронной почте

Заключение

Читайте также: