Распознавание документов в 1с фреш что значит ввод комплектов

Обновлено: 07.07.2024

Одним из наиболее актуальных вопросов в работе любого предприятия можно считать ввод первичной документации в учетные системы. При некоторой пороговой цифре количества контрагентов, и, как следствие, при большом количестве первичной документации сотрудники просто физически не успевают переводить все данные с бумажных носителей на цифровые. А это, кстати, чревато последствиями в виде ошибок и упущений, что может сказаться в период подготовки отчетности, или во время формирования актов сверки взаиморасчётов. Выход есть, и одним из лучших представляется программным продуктом: «EFSOL: Загрузка документов».

Программный продукт «EFSOL: Загрузка документов» предназначен для автоматизации ввода первичных документов с бумажных носителей в программы «1С:Предприятие». Насколько это облегчает труд сотрудников по вводу документов даже трудно представить. По мере обновления программного продукта увеличиваются и его функциональные возможности. Так к настоящему времени программа позволяет с более высокой степенью точности распознавать данные и вводить все элементы документа в базу данных «1С:Предприятие». В последней версии программы добавлены многие возможности и улучшены функциональность и быстродействие. Среди новинок стоит отметить возможность определения группы справочника, в которую будут записываться создаваемые элементы, и возможности принудительного объединения многостраничных документов, если программа их разобьет на разные. Добавлен также механизм распознавания реквизитов на базе регулярных выражений (а это весьма значительный шаг). С полным перечнем нововведений в последнем релизе программы вы можете ознакомиться здесь.

«Стоит ли игра свеч?» ответить несложно. Несомненно, стоит. Для того чтобы это увидеть воочию разберём основные цели и преимущества использования программы, что прольёт свет на вопрос актуальности использования. Итак, цели.

Использование программы можно сформировать одним предложением - оперативный ввод первичных документов в одну из программ 1С, с максимальной точностью (без ошибок), с минимальными трудовыми и временными затратами. Обозначив цель использования программы, перейдём к преимуществу использования. Теперь по каждому пункту.

1. Ввод первичных документов - да. Это основное назначение программы, с которым она, успешно справляется. Активные поддержка и развитие продукта позволяют с каждым новым релизом добиваться всё более продуктивных результатов. Кстати, во многом благодаря пожеланиям и отзывам пользователей программного продукта, которые ощутили преимущества и заинтересованы в дальнейшем развитии.

2. Оперативность автоматизированной загрузки первичных документов. Скорость сканирования можно оценить ориентировочно в 15-25 секунд, а при наличии сканера или МФУ с автоподатчиком документов ещё быстрее. При надлежащем качестве исходного документа и заполненной базе наименований, номенклатур, контрагентов и прочих справочников процесс распознавания и создания электронного документа можно оценить в 30-60 секунд. Программа распознаёт информацию на бумажном носителе и вносит в базу данных программы «1С:Предприятие» готовый документ. Если совпадение элементов в вашей базе не будет найдено, то программа создаст новые записи в справочниках (номенклатура, контрагенты и прочее), и выдаст вам нужный результат – готовый документ в электронном виде. Подобной скорости вряд ли смогут добиться даже несколько исполнителей.

3. Точность ввода. Об этом пункте можно сказать кратко. Компьютер не допускает опечаток, в отличие от человека, на которого может действовать фактор усталости, который может случайно нажать соседнюю клавишу с цифрой или буквой. Сканирование с распознаванием и автоматический ввод, который совершенствуется, раз за разом и дают прогрессирующий, в плане качества, результат.

4. Минимальные трудовые и временные затраты при использовании программного комплекса были достаточно аргументировано расписаны во втором пункте. Кстати экономия труда и времени будет расти в арифметической прогрессии по мере освоения программы «EFSOL: Загрузка документов», а также по мере увеличения количества первичных документов, требующих ввода в 1С.

«Есть ли альтернатива?». Пожалуй, если альтернативой можно назвать ручной труд сотрудников, обладающих чрезвычайно высокими показателями скорости печати и в совершенстве знающими "горячие клавиши" в «1С:Предприятие». При этом от оператора требуется высокая самодисциплина и самоконтроль во избежание ошибок, практически всегда возникающих при ручном вводе.

Альтернатива ли это именно для вашей фирмы? Решайте сами. Но если вас все же заинтересовало данное решение, рекомендуем ознакомиться с демо-версией, для чего необходимо заполнить заявку.

EFSOL - официальный партнер фирмы 1С. Компания оказывает услуги от поставок программ до комплексной автоматизации предприятий. Одна из ключевых компетенций компании – это разработка и внедрение решений потокового ввода документов в программы «1С:Предприятие».

Версия КОРП системы 1С:Документооборот имеет множество функций, необходимых для работы с бумажными и электронными документами. Там предусмотрена возможность сканирования и распознавания отсканированных экземпляров с последующим переводом их в текстовый формат.

Сканирование и распознавание документов в 1С Документооборот

Чтобы добавлять сканы, не нужно открывать дополнительные приложения и интерфейсы. Все делается из карточки самого документа.

Для использования сканера прямо из 1С:Документооборот требуется установка специальной утилиты сканирования и настройка подключенного локального сканера. Это делается в разделе «Настройка», где надо выбрать пункт «Персональные настройки» и открыть меню «Файлы».

Откроется окно, где следует выбрать команду «Настройка сканирования».

Там из списка сканеров надо выбрать нужный вариант, установить разрешение сканирования, цветность, форматы сохранения изображений и другие настройки.

Когда надо сканировать много документов, лучше воспользоваться подсистемой потокового сканирования. Чтобы перейти к этой функции, надо зайти в раздел «документы и файлы» и выбрать вариант «Потоковое сканирование».

Откроется окно, где можно выбрать вариант использования сканера. Если сканер подключен непосредственно к компьютеру пользователя, надо использовать команду «Загрузить со сканера». Сетевой сканер отправляет все отсканированные документы в общий сетевой каталог. В этом случае надо выбрать «Загрузить из каталога».

Далее будут рассмотрены оба варианта.

Чтобы загрузить документ непосредственно со сканера, надо установить нужные параметры. Можно настроить обработку страниц, распределение изображений по файлам, распознавание штриховых кодов, историю.

Для работы с файлами, которые были отсканированы раньше, надо выбрать соответствующую команду, указать сетевой каталог, задать нужные настройки и выполнить команду «Загрузить».

Неважно, какой способ загрузки изображений выбрал пользователь. Когда обработка завершится, система выдаст результат.

Пользователь увидит список, какие файлы были отсканированы и прикреплены. Чтобы посмотреть результат, надо перейти в документ.

В данном примере отсканированные файлы система прикрепила к карточке договора.

Распознавание формата PDF и графических файлов на сервере

Чтобы система могла распознавать графические и PDF файлы на сервере, потребуется:

установить специальные утилиты CuneiForm, Ghostscript и ImageMagic;
зайти в настройки программы и указать параметры распознавания и путь к ImageMagic.

Утилита CuneiForm позволяет системе распознавать графические файлы. Если используется файловый вариант системы 1С:Документооборот, надо указать того пользователя, который будет с ней работать. Если используется клиент-серверный вариант, следует указать пользователя, под чьим именем осуществляется работа сервиса 1С:Предприятие.

Утилита ImageMagic преобразовывает графические файлы в формат PDF и наоборот. Ghostscript является вспомогательной программой для ImageMagic и обеспечивает преобразование файлов. Обе программы устанавливаются на компьютер пользователя.

Распознавание документов в 1С:Документооборот

Чтобы распознавать документы в 1С:Документооборот, надо зайти в меню «Настройка и администрирование», перейти в раздел «Настройка программы» и выбрать пункт «Работа с файлами».

Откроется окно, где надо отметить галочкой строку «Распознавание изображений с помощью CuneiForm», выбрать команду «Настройки распознавания» и задать нужные параметры.

Там нужно выбрать язык распознавание и указать путь к ImageMagick, которая была установлена ранее.

Открыть персональные настройки работы с файлами. Там также надо указать путь к ImageMagick в соответствующей строке и задать нужные параметры.

Подготовка системы к работе с файлами завершена.

Чтобы выполнить распознавание, надо открыть отсканированный файл.

Вызвать контекстное меню, выбрать пункт «Дополнительно», потом команду «Распознать».

Для просмотра результата нужно открыть текстовый образ документа.

Когда распознавание файла завершено, он попадет в индексацию 1С:Документооборот. Это позволит быстро найти его через полнотекстовый поиск документов по вхождению фраз и слов. Пользователи смогут получить доступ к основной его версии в формате PNG.

Преобразование файлов из PDF с помощью программы преобразования PDF файлов ImageMagick

Чтобы преобразовать файлы формата PDF, используется программа ImageMagick.

Распознавание файлов выполняется аналогично примеру, описанному выше. Завершив работу с документом, можно посмотреть результат.

Система 1С:Документооборот сканирует и обрабатывает сканы документов, преобразовывает формат PDF и графические файлы, упорядочивает их, индексирует и позволяет находить через функцию полнотекстового поиска. Для этого достаточно установить всего три небольшие утилиты, которые распространяются бесплатно. Важно, что файлы обрабатываются в фоновом режиме, который не мешает пользователям.

Возможность выполнять потоковое сканирование, распознавать файлы, использовать штриховое кодирование документов позволяет службам ДОУ работать максимально эффективно. Это особенно важно для крупных предприятий, где необходимо сократить трудовые и временные затраты при обработке больших объемов бумажных документов. Сокращение ручного труда сводит к минимуму ошибки и влияние человеческого фактора. В результате повышается уровень достоверности документации и общая дисциплина коллектива. Потоки информации обрабатываются оперативно, что положительно сказывается на общей информационной поддержке бизнеса.

Раньше и не верилось, например, что бухгалтерию можно вести в телефоне, а теперь — пожалуйста, загрузил специальное приложение и вперед! Разработчики постоянно совершенствуют программу 1С. Так, начиная с релиза 3.0.81, в неё в пилотном режиме добавлена возможность создания документов «Акт», «Накладная», «Счет-фактура» с помощью загрузки по фотографии или сканированному варианту. Как это делается, расскажем в статье.

Сразу оговоримся, что пока данный функционал доступен только пользователям облачной 1С.

Для загрузки данных в 1С теперь достаточно сфотографировать документ, отсканировать его или сфотографировать с помощью мобильного приложения «Сканер документов».

Начнем с первого варианта — загрузка по фото или скану.

Загрузка документов в 1С из скана (фото)

Имеем сфотографированный телефоном документ и отправленный пользователю на электронную почту: акт об оказании услуг на сумму 2750 руб. от контрагента ИП Кругловой О.А. Услуги оказаны ООО «Василек». Контрагент и услуга новые, в 1С не внесены.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Покупки» — «Поступления (Акты, накладные, УПД)».

В журнале документов нажмите кнопку «Загрузить» и выберите команду «Из скана (фото)».

Шаг 2. Для добавления фото в 1С нажмите кнопку «Добавить файлы».

Шаг 3. В модуле «Распознавание документов» нажмите «Добавить». В открывшемся окне выберите файл фотографии документа или сканированное фото. В нашем случае прикрепляем файл, присланный на электронную почту.

Шаг 4. После переноса файла в 1С выделите его и нажмите «Распознать».

Далее действия выполняются автоматически. Документ отобразится в правой части окна.

Дождитесь окончания обработки, пока статус документа не изменится на «Распознанный» — значок в виде буквы «А» и не появится «синяя стрелочка».

В строке отображаются данные документа:

тип — в нашем примере «Акт об оказании услуг»;
имя файла и наименование документа;
автор — в данном примере это пользователь 1С;
организация, чей документ загружается. В нашем примере ООО «Василек».

Шаг 5. Щелкните дважды мышкой на строке. Откроется форма ввода документа в 1С с заполненными по возможности реквизитами. А те данные, которые не сопоставлены, обозначены как ошибки.

Так как контрагент, договор и номенклатура ранее не использовались в программе, то программа не может их сопоставить с распознанными данными фото. Эти поля помечены красным.

Пройдемся по ошибкам и дозаполним форму.

Ошибка первая: не сопоставлен контрагент

Шаг 6. Щелкните на поле «Контрагент». В сканированном эскизе фото программа автоматически покажет нужный распознанный фрагмент и предложит создать нового контрагента, т.к. он отсутствует в базе.

Нажмите на выпадающую ссылку «Создать: Индивидуальный предприниматель Круглова Ольга Александровна». Наименование контрагента считано с фото документа.

Шаг 7. В открывшемся окне подтвердите создание контрагента — кнопка «Создать».

Вид контрагента 1С определит автоматически.

При возможности использовании сервиса 1С-Контрагент программа предложит им воспользоваться. Согласимся на предложение.

Ошибка вторая: нет договора

Шаг 9. Поле «Договор» в нашем примере мы заполнили вручную, указав «Без договора». Но при указанном в документе договоре его также можно внести с помощью используемой обработки.

Ошибка третья: не сопоставлена номенклатура

Шаг 10. Щелкните на поле «Номенклатура» и создайте новый элемент, нажав на всплывающую «подсказку».

Шаг 11. В окне заполнения данных о номенклатуре укажите «Вид номенклатуры». Наименование и единица измерения заполнятся из фото документа.

Шаг 12. Заполнив данные, нажмите кнопку «Создать» и выберите нужный вид документа. В нашем примере это «Услуги (акт)».

Из рабочего места «Распознавание документов», окошка «Распознанные», наш документ исчезнет и переместится в «Обработанные». Если нажмем одноименную кнопку, отобразятся документы, на основании которых созданы «Акты» или «Накладные».

Шаг 13. Откройте журнал «Поступления (Акты, накладные, УПД)» и увидите сформированный обработкой документ из нашего фото.

Задача выполнена. Причем отметим, что фото было не лучшего качества, но система смогла его распознать.

Рассмотрим еще один вариант переноса документов — с помощью фото, но используя мобильное приложение «1С — Сканер документов».

Передача документов в 1С: Бухгалтерию предприятия ред. 3.0 с помощью приложения «1С: Сканер документов». Установка приложения «1С: Сканер документов»

Начнем с того, что необходимо установить приложение на телефон. Найти его можно самостоятельно или воспользовавшись QR-кодом из 1С со ссылкой на указанное приложение.

Сделать это можно из рабочего места в разделе «Продажи» или «Покупки» — подраздел «Сервис» — «Загрузить документы из сканов (фото)».

Это тоже рабочее место, что мы рассмотрели выше.

Шаг 1. Перейдите в рабочее место и нажмите кнопку «Мобильные приложения».

Шаг 3. Используя QR-код, загрузите мобильное приложение. Оно доступно в двух вариантах операционных систем телефона:

для пользователей Android;
для пользователей Apple iOS.

В нашем примере мы установим на телефон приложение для Android, используя приложение Google play.

Шаг 4. Найдите приложение и нажмите «Установить»

После установки приложения на телефон перейдите в 1С в рабочее место загрузки фото.

Шаг 5. Для добавления «клиента» загрузки нажмите кнопку «Добавить».

Добавлять фото документов могут не только сотрудники, но и клиенты, используя коды подключения.

В окне создания «клиента» — «пользователя» задайте его наименование.

Синхронизировать программу с приложением можно с помощью ключа пользователя или отсканировав QR-код. Ключ пользователя формируется программой автоматически.

Синхронизируем нового клиента с его приложением.

Шаг 6. Запустите приложение на телефоне. Автоматически оно предложит войти в систему. Вы можете ввести ключ пользователя (при удаленном расположении клиента) или отсканировать QR-код, нажав на него.

Если у вас пока нет кода или ключа, можно воспользоваться для ознакомления «Демо-режимом».

Загрузка фото через приложение «1С: Сканер документов» и синхронизация с его с 1С

Интерфейс программы прост. Он имеет только раздел «Мои документы». Добавить документы можно:

выбрав готовый файл с телефона;
выбрав действие — Сделать фото.

Воспользуемся вторым вариантом.

Шаг 8. Как только файл фото попадает в приложение, происходит его обработка. Приложение автоматически его отправит в 1С.

В приложении информация о файлах отображается следующим образом.

Для примера сфотографирован и передан еще раз этот же документ «Акт об оказании услуг».

Шаг 9. Перейдите в 1С. В рабочем месте «Распознавание документов» автоматически появился переданный из приложения документ.

Обратите внимание, что документы группируются по датам загрузки, что облегчает поиск нужной документации.

У строки документа имеется пиктограмма — «листик со скрепкой». Нажав на нее можно перейти к документу и посмотреть прикрепленное вложение.

Далее действуем также, как и при загрузке фото (скана) с компьютера.

Шаг 10. Щелкните дважды на строке документа и откроется его форма.

Так как с контрагентом из документа мы уже работали, и он, и его номенклатура уже внесены в программу, то они без проблем сопоставились.

Если вы впервые работаете с этим контрагентом, то выполняете действия так, как мы рассмотрели в первом разделе статьи при загрузке документа по фото в программу.

Шаг 11. Проверьте документ на наличие ошибок (незаполненных полей).

Обратите внимание на гиперссылку — «Связанные документы». Нажав на нее, пользователь видит, что имеются дубли распознанного документа и в системе уже сформирован документ «Поступление (Акт, накладная, УПД)».

Обратите внимание, программа контролирует совпадение реквизитов загружаемых документов и предупреждает об том пользователя, чтобы по ошибке не были загружены документы дважды.

Так как мы рассматриваем пример загрузки, нажмем «Создать новый».

В реальном режиме работы, конечно же, при обнаружении имеющегося документа в базе, повторно загружать его не надо.

Шаг 12. Перейдите в журнал документов по поставщикам — «Поступление (акты, накладные, УПД). В журнале два документа. Первый загруженный с помощью фото с компьютера, через кнопку «Загрузить». Второй — с помощью мобильного приложения «1С: Сканер документов».

Обратите внимание на значок «скрепка» у каждого загруженного нами документа. Это означает, что имеются прикрепленные файлы.

Выделив документ, нажмите «кнопку-скрепку» на панели инструментов журнала. Откроется окно «Присоединенные файлы», где хранится наша фотография документа или его скан.

Дополнительные настройки рабочего места «Распознавание документов»

В рабочем месте «Распознавание документов» у нас два документа со статусом «Отработанные».

Посмотрим, какие настройки рабочего места еще имеются.

«Кнопка-картинка» — «Показать миниатюры файлов» / «Скрыть миниатюры файлов» — отображает фото документа в нижней части рабочего стола.
«Кнопка-скрепка» — «Показать панель с документами» / «Скрыть панель с документами» — отображает связанные документы и файлы с правой стороны рабочего места.

При нажатой кнопке «Загружено» в списке отображаются все документы, сгруппированные по датам загрузки. Пользователь может установить отбор по контрагенту или организации, нажав одноименные кнопки.

Обратите внимание на «кнопку-шестеренку» на панели задач.

Здесь пользователь может задать дополнительные настройки, которые включают:

настройки распознавания документов;
настройки заполнения документов;
настройки обработки документов;
прочие настройки.

Для изменения настроек установите галочку или переместите переключатель в нужное положение.

По гиперссылке «Соответствие распознанных строк» можно посмотреть, как сопоставлялись значения справочников

Мы рассмотрели функционал загрузки документов по фото и сканам. Пока он доступен только для пользователей облачной 1С-Fresh, но надеемся, что в скором времени 1С порадует этим инструментом всех остальных пользователей 1С.

В 1С:Бухгалтерии с версии 3.0.81 появилась возможность упростить ввод некоторых первичных документов с помощью сервиса распознавания бухгалтерских документов. Специалист 1С:ИТС Тимофей Антипин рассказал, как это работает.

Тратите время на заведение первички вручную? Эта статья для вас.

Распознавание документов есть только в сервисе 1С:Фреш в программе 1С:Бухгалтерия. На данный момент доступно распознавание Счетов-фактур, ТОРГ-12, УПД, Актов и Счетов на оплату.

Обращаем внимание, что пользователи с действующим договором 1С:ИТС уровня ПРОФ могут работать в облачном сервисе 1С:Фреш бесплатно

На наш взгляд, распознавание документов — это первое значимое отличие в функционале облачной и коробочной версии, которое позволяет сделать однозначный выбор в пользу 1С:Фреш.

Для того чтобы воспользоваться сервисом распознавания документов в приложении 1С:Бухгалтерия нужно зайти в «Администрирование» — «Настройки распознавания документов» и поставить галочку «Использовать распознавание документов».

Рис. 1 (нажмите, чтобы увеличить)

Представим, что пришли 3 документа, которые надо ввести в информационную базу:

поступление с УПД;
один Акт оказанных услуг;
счет на оплату.

Сканируем документы и получаем файл с изображениями. В приложении 1С:Бухгалтерия откройте «Продажи» или «Покупки» и нажмите «Загрузить документы из сканов (фото)». В открывшемся окне нажмите кнопку «Добавить файлы».

Рис. 2 (нажмите, чтобы увеличить)

Перетащите файлы в открывшееся окно или выберите их с диска.

Рис. 3 (нажмите, чтобы увеличить)

Далее нажмите кнопку «Распознать».

Рис. 4 (нажмите, чтобы увеличить)

В списке задач на распознавание появились новые записи в статусе «В обработке».

Рис. 5 (нажмите, чтобы увеличить)

Спустя несколько минут документы распознаются и сменят статус на «Распознанные».

Рис. 6 (нажмите, чтобы увеличить)

Открываем первый документ.

Рис. 7 (нажмите, чтобы увеличить)

Слева отображаются основные свойства документа, справа — изображение отсканированного документа, а снизу — табличная часть документа. Далее проверяем номер, дату и сумму и контрагента. Если контрагента нет в информационной базе, 1С предложит создать контрагента по данным отсканированного документа. После проверки корректного заполнения всех полей, нажмите кнопку «Создать документ». В базе создался документ «Поступление услуг».

Рис. 8 (нажмите, чтобы увеличить)

После создания документа программа автоматически перейдет к вводу следующего распознанного документа. Аналогичным образом создаем оставшиеся документы. Предварительно проверьте корректность автоматического заполнения полей, в том числе наименование номенклатуры, и при необходимости исправьте ошибки.

Таким образом, всего за несколько минут мы завели в базу 3 документа.

Для ускорения работы рекомендуем сканировать (фотографировать) документы и загружать их по несколько штук.

Читайте также: