Режим постраничного отображения документа на экране word 2016

Обновлено: 04.07.2024

Работать в нескольких окнах программы Word - это возможно. Что это за окна Word и как можно работать одновременно сразу в нескольких? Как переключаться из одного окна в другое и для чего это можно использовать?

Microsoft Word позволяет работать с несколькими документами одновременно. При этом каждый новый документ открывается в отдельном окне , а пользователь, работая в полноэкранном режиме, видит только последний открытый документ.

Как перейти из одного окна одного открытого документа к другому?

Если нужно перейти из одного открытого документа в другой, можно воспользоваться одним из следующих способов:

При нескольких одновременно открытых окон документов и переключиться от одного открытого документа к другому можно одним из трех способов.

1. В окне любого из открытых документов переходим к вкладке «Вид».

2. В группе «Окно» щелкаем по кнопке «Перейти в другое окно»

3. В меню «Перейти в другое окно» в списке открытых в данный момент окон выбираем название нужного окна.

2 способ: в окне любого из открытых документов используем сочетания клавиш Alt+Tab .

Примечание . При этом клавиша Alt удерживается, а нажатиями клавиши Tab осуществляется переход от одного ярлыка окна к другому. После выбора нужного ярлыка отпускаем обе клавиши, и нужное окно выходит на первый план.

С помощью сочетания клавиш Alt+Shift+Tab можно также перейти к предыдущему открытому окну.

Важно : При нажатии клавиш Alt+Tab или Alt+Shift+Tab в возникшем списке будут не только открытые документы Word, но и все остальные окна запущенных в данный момент программ.

3 способ: можно также использовать панель задач Windows, где отображены кнопки с названиями всех открытых в данный момент окон. Щелчком по нужной кнопке переходим к следующему открытому окну.

Панель задач: переход из одного окна программы в другое Панель задач: переход из одного окна программы в другое

Как управлять окнами программы Word?

В Word кнопка закрытия документа совпадает с кнопкой закрытия окна программы. Если открыто несколько документов, то при закрытии одного из них, остальные остаются открытыми. При закрытии последнего документа с помощью этой кнопки окно программы также закрывается.

Кроме того, документ можно закрыть с помощью сочетания клавиш Ctrl+W или команды Закрыть меню кнопки Файл. При этом после закрытия последнего документа окно программы остается открытым.

Если на момент закрытия изменения в документе не были сохранены, то появится окно с вопросом, стоит ли сохранять изменения в документе.

Для подтверждения сохранения изменений нужно нажать кнопку Да, для отклонения — кнопку Нет. Чтобы вернуться к документу и продолжить работу с ним, щелкните на кнопке Отмена.

Важно : Если при закрытии документа проигнорировать запрос на сохранение документа, то несохраненные данные будут утеряны.

Как работать с двумя окнами документов одновременно?

Если необходимо одновременно работать с текстом в двух документах, можно расположить их окна рядом на экране монитора:

1. В окне открытого документа (любого из двух) переходим к вкладке «Вид».

2. В группе «Окно» щелкаем по кнопке «Рядом» .

3. В окошке «Сравнить рядом» в списке открытых в данный момент окон выбираем нужное.

4. Окна отобразятся рядом, и при этом автоматически активируется кнопка «Синхронная прокрутка» , позволяющая одновременно прокручивать страницы документов в обоих окнах.

Примечание . Окна будут отображены рядом слева направо, позволяя копировать текст или сравнивать информацию в окнах разных документов. Если расположение окон будет нарушено, можно воспользоваться кнопкой «Восстановить расположение».

Чтобы выйти из режима документов, размещенных "Рядом", необходимо выполнить одно из следующих действий:

нажать кнопку Рядом в меню кнопки Окно;
нажать кнопку Развернуть, которая находится в верхней части окна, рядом с кнопкой закрытия.

Как работать с одним документом в двух окнах одновременно?

Для сопоставления текста одного большого документа удобнее всего разделить его окно на два экрана. При этом все изменения в одном окне синхронно происходят и в другом, так как окна по-прежнему отображают один и тот же документ.

1. В окне открытого документа переходим к вкладке «Вид».

2. В группе «Окно» щелкаем по кнопке «Разделить».

3. На текстовом поле появится горизонтальная линия, прикрепленная к курсору мыши.

4. При переходе из одного окна в другое (щелкая левой кнопкой мыши) появятся отдельные вертикальные полосы прокрутки для самостоятельной работы в каждом окне.

Примечание . Прокручивая страницы в одном окне, можно изменять, копировать или вырезать текст, а затем вставлять его в другое окно того же документа, щелкая курсором мыши в нужном окне. Горизонтальную границу между окнами можно перемещать вверх или вниз по странице курсором в виде двусторонней стрелки, удерживая левую кнопку мыши.

Как создать еще одно окно документа?

Чтобы можно было работать с двумя и более версиями одного документа, можно создать новые окна уже открытого документа:

1. В окне открытого документа переходим к вкладке «Вид».

2. В группе «Окно» щелкаем по кнопке «Новое окно».

3. Откроется второе окно документа, полностью идентичное первому. При этом в его названии автоматически добавится цифра «2».

Второе занятие посвящено изучению основных возможностей программы Word в области редактирования документа. В данном занятии можно будет ознакомиться с представлением документа, изучить инструменты навигации и поиска по документу, также будут затронуты вопросы выделения, замены, вырезки текста, удаления пустых абзацев. В заключении рассмотрено изменение информации о самом документе.

Навыки MOS 77-418

Теория:

Видеоверсия

Текстовая версия

Прежде чем настроить представление документа, его необходимо открыть. Если производить открытие документа из программы Word, то можно воспользоваться меню на кнопке открытия документа, которое позволяет произвести открытие документа в нескольких режимах.

Изменение режимов представления документа

Word имеет пять режимов представления:

Режим чтения. В данном режиме увеличивается шрифт, документ легче читать, элементы навигации удобно использовать на сенсорных экранах. Элементы редактирования документа недоступны.
Режим разметки. Стандартный режим работы. Документ представлен на экране так, как он будет выглядеть при распечатывании, кроме того доступны все элементы редактирования документа.
Веб документ. В данном режиме показано как будет выглядеть документ, в случае сохранения его как веб страницу.
Режим структуры. Отображает структуру документа, а также команды для ее редактирования.
Черновик. Режим строго для редактирования текста, другие элементы (рисунки, графики, формулы и т.д.) будут скрыты, исключением выступают рисунки из других приложений, которые не нагружают систему. Скрываются элементы, которые снижают производительность системы при редактировании документа: SmartArt, формулы и т.п. Как правило, полезно, если документ большой.

Настройка окна Word

Линейка позволяет контролировать отступы и границы документа, сетка, скорее всего окажется полезной при рисовании фигур в документе, а область навигации отображает структуру документа и позволяет быстро перемещаться между частями документа, которые имеют заголовки в тексте. На второй вкладке отображаются эскизы страниц, а на третьей – результаты поиска, если он осуществлялся в документе.

Панель навигации Word

Управление масштабом документа

Дальше идет группа управления масштабом документа. Масштаб не влияет на распечатываемый документ, а только на представление самого документа на экране. Кому-то нравиться, когда на экране помещается несколько страниц документа, кто-то работает с крупным размером букв.

Масштаб документа

Команда «Новое окно» позволяет открыть этот же документ в новом окне. При этом нужно понимать, что это не новый документ, а просто два окна одного, соответственно, если в окнах отобразить одну и ту же часть документа и в одном попытаться произвести редактирование, то изменения сразу же будут отображаться в другом окне.

Команда «Упорядочить все» позволяет расположить два или более окон на экране одновременно.
Команда «Разделить» делит документ на два окна работы с одним документом независимо один от другого.
Команда «Рядом» позволяет расположить рядом два окна (как с разных документом, так и одного) при этом, можно активировать возможность синхронной прокрутки обоих окон (команда «Синхронная прокрутка»).
Команда «Восстановить расположение окна» позволяет в один клик разместить два окна рядом так чтобы они занимали одинаковое количество полезной площади экрана.
С помощью команды «Перейти в другое окно» выбирается активное окно документа. Переключаться между окнами можно еще с помощью горячего сочетания клавиш Ctrl + F6 .

И последнее на что следует обратить внимание в теме настройки представления документа, – это настройка отображения ленты. Если работать на экранах с большим разрешением, то постоянное ее отображение не мешает работе, но если экран с небольшим разрешением, особенно по вертикали, то имеет смысл скрыть ленту увеличив полезную рабочую площадь для документа. Команды управления отображением ленты находятся в правом верхнем углу, рядом с командами управления окном, и имеют три режима отображения:

Автоматически скрывать ленту. Максимально увеличивается рабочая область, скрываются все команды, включая команды панели быстрого доступа. От ленты остаются лишь три точки в правом верхнем углу, щелкнув на которые можно получить доступ к командам ленты.
Показывать вкладки. Средний режим по отображению полезной площади документа. Пользователь видит названия вкладок, а также доступны команды из панели быстрого доступа.
Всегда показывать вкладки и команды. Максимально отображаются команды ленты, при этом, полезная площадь документа меньше всего.

Видеоверсия

Текстовая версия

Эффективная навигация или, другими словами, перемещение, а также быстрый поиск по документу увеличивают свою актуальность с увеличением размеров документа. Для навигации по документу Word располагает несколькими инструментами, рассмотрим их в порядке реальной востребованности в работе.

Навигация по документу с помощью манипулятора мышь осуществляется с использованием колесика мыши, либо с использованием левой кнопки мыши в паре с элементами интерфейса Word. Такими элементами являются полоса прокрутки, ползунок прокрутки и кнопки прокрутки. В Word есть два типа полос прокрутки вертикальная и горизонтальная, мы будем рассматривать вертикальную. По горизонтальной следует лишь сказать, что она аналогична вертикальной, поэтому все вышесказанное в полной мере будет относиться и к ней, а также то, что горизонтальная полоса прокрутки появляется, если документ не помещается на экране в ширину.

Итак, если зажать левую клавишу мыши и потянуть за ползунок прокрутки, то начнется перемещение по документу, при этом, слева появится подсказка со страницей документа, на которую будет осуществлен переход, если отпустить ползунок прокрутки. Клики по кнопкам прокрутки переместят на одну строку вниз, либо вверх, а клики по самой полосе, выше или ниже ползунка, перенесут пользователя на экран вниз, или экран вверх.

Кроме мышки и элементов интерфейса можно осуществлять навигацию по документу с помощью клавиатуры.

Перемещение по документу Word

Обязательно следует обратить внимание на команды, которые выполняются следующим сочетанием клавиш: Page up , Page down и Ctrl + Page up , Ctrl + Page down , если первые две осуществляют перемещение по документу на один экран, соответственно количество информации, помещающейся на экране зависит от масштаба, а с зажатой клавишей Ctrl перемещение будет осуществляться на одну страницу вне зависимости от масштаба документа.

Перемещение на страницу выше/ниже

Область навигации

Во-первых, в параметрах поиска можно указать дополнительные настройки для поиска, например, учитывать ли регистр символов, или искать слово целиком.

Навигация по документу

Во-вторых, следует вернуться к сочетаниям клавиш Ctrl + Page up и Ctrl + Page down , их предназначение можно изменить, и делается это с помощью выбора поиска объекта в панели навигации. Если был осуществлен поиск слова либо словосочетания, то переход будет осуществляться по результатам. Также нужно иметь ввиду, что даже если закрыть область навигации и выйти, таким образом, из результатов поиска, нажатие вышеуказанных сочетаний клавиш будет переносить пользователя по результатам поиска, который был осуществлен ранее.

Найти и заменить в Word

В-третьих, выбрав в дополнительных командах тип объекта, который необходимо найти, например, рисунки либо таблицы, можно быстро посчитать сколько в тексте рисунков, сколько формул, а сколько таблиц. Однако здесь необходимо соблюдать некоторую осторожность, поскольку, если, к примеру, формула в документ будет вставлена в виде рисунка, а не создана в редакторе, то Word ее посчитает за рисунок.

Объекты документа

Замена текста в Word

Также, с помощью данного инструмента, можно удалить лишние знаки в тексте. Интересный материал по работе расширенного поиска находится здесь.

Последнее, на чем в данном вопросе следует остановиться, это как быстро вернуться в предыдущее место редактирования документа. Делается это с помощью быстрого сочетания клавиш Shift + F5 , причем не важно насколько большой объем текста был введен в новом месте редактирования, важно только место, где были внесены правки до этого. К примеру, если открыть документ в 500 страниц, добавить рисунок на 52-й странице, удалить абзац на 134-й, заменить слово на 435-й и применить стиль выделения на 234, то с помощью сочетания Shift + F5 можно перемещаться между местами внесения правок в порядке их внесения в документ.

На этом все, до встречи в следующем вопросе занятия.

Видеоверсия

Текстовая версия

Перед осуществлением любых операций с текстом необходимо уметь его выделить. Способов выделения текста в Word существует достаточное количество, рассмотрим их.

Способы выделения текста в Word

Выделение текста на ленте Word

Что касается выделения с помощью клавиатуры, то сочетание клавиш очень похоже на клавиши навигации по документу, с той лишь разницей, что к комбинации добавляется клавиша Shift, за исключением тех вариантов, которые не имеют аналогов в навигации, например, выделение всего текста с помощью сочетания Ctrl + A .

Операции с выделенным участком текста

Использование буфера обмена в Word

Для копирования, вырезки, вставки текста есть распространенные сочетания клавиш: Ctrl + C – копирование, Ctrl + X – вырезка, Ctrl + V – вставка текста. Кроме всего прочего Word, при копировании, либо перемещении фрагментов текста, может копировать и их форматирование, либо копировать текст без форматирования.

Параметры вставки

При вставке фрагмента можно: сохранить исходное форматирование, объединить форматирование, использовать стили конечного фрагмента, либо сохранить только текст.

Разрешение перетаскивания методом Drag and Drop

Последнее на чем остановимся в данном вопросе, – это нахождение пустых абзацев в документе. Это делается с помощью команды отображение непечатаемых символов. Если говорить о правилах составления документа в Word, то для отделения одного абзаца от другого не следует использовать пустые абзацы, Word имеет достаточно инструментов, чтобы не пользоваться таким примитивным методом, но, как показывает практика, иногда разделение текста пустыми абзацами целесообразно с точки зрения экономии времени.

Включение непечатаемых символов в Word

Word имеет одну особенность, которая заключается в том, что, если в документе таблица заканчивается вместе со страницей, то на следующей странице будет добавлен новый знак абзаца, который просто так удалить не получится. Как это сделать, а также, более подробно об удалении последней пустой страницы в Word написано здесь.

Видеоверсия

Текстовая версия

Свойства документа

Заполненные поля из свойств документа носят не только информационный характер, их можно использовать и в самом документе, например, при создании титульных страниц. Детальную работу с полями, а также создание титульных страниц будет рассмотрено в соответствующей теме.

Практика

В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. Задание расписано по пунктам, поэтому выполнение не должно составить большого труда. После выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно.

Задание 1. Режимы отображения ленты и масштабирование документа.

Необходимо настроить представленный в задании документ таким образом, чтобы на экране помещалось две страницы целиком.

Задание 2. Добавление записей в свойства документа.

Задание 3. Работа с панелью навигации.

Задание 4. Копирование и вставка текста, удаление пустых абзацев.

Некоторые приложения могут добавлять свои вкладки в ленту со своими комбинациями клавиш. Пользователь также может настраивать ленту.

Есть два способа навигации по вкладкам ленты:

Нажать Alt и потом двигать стрелками Right (→) и Left (←). Остановившись на нужной вкладке можно нажать стрелку вниз Down (↓) и перемещаться по кнопкам с помощью стрелок. Ctrl + Right (→) или Left (←) перемещает между блоков. Space или Enter выполняет выбранное действие. Alt + Down (↓) раскрывает выпадающее меню.
Использовать сочетания клавиш для каждой вкладки.

Alt + A
Файл.
Alt + Z
Главная.
Alt + C
Вставка.
Alt + L
Дизайн.
Alt + P
Макет.
Alt + R
Ссылки.
Alt + K
Рассылки.
Alt + B
Рецензирование.
Alt + J
Вид.

Перемещение фокуса клавиатуры

Alt (или F10)
Подсветка горячих клавиш.
Tab
Перемещение фокуса вперёд.
Shift + Tab
Перемещение фокуса назад.
Right (→)
Вправо.
Left (←)
Влево.
Up (↑)
Вверх.
Down (↓)
Вниз.
Ctrl + F1
Свернуть/показать ленту.
Shift + F10
Контекстное меню.
Space (или Enter)
Активировать команду. Открыть меню или галерею в ленте.

Работа с документами

Ctrl + N
Новый документ.
Ctrl + O
Открыть.
Ctrl + W
Закрыть.
Alt + Ctrl + S
Разделить.
Ctrl + S
Сохранить.

Работа с Web и ссылками

Ctrl + K
Вставка гиперссылки.
Alt + Left (←)
Предыдущая страница.
Alt + Right (→)
Следующая страница.
F9
Обновить.

Печать и предварительный просмотр

Проверка орфографии и просмотр изменений

Alt + B, J, J
Примечание.
Alt + B, X
Показать примечания.
Alt + B, ]
Правописание и орфография.

Поиск

Ctrl + F
Поиск.
Ctrl + H
Замена.
Ctrl + G
Перейти.
Alt + Ctrl + Z
Переключение между последними четырьмя изменёнными местами.

Навигация в документе

Вставка, отмена, оглавление, сноски, цитаты

Alt + Shift + O
Добавить элемент в оглавление.
Alt + Shift + I
Цитата.
Alt + Shift + X
Указатель.
Alt + Ctrl + F
Сноска.
Alt + Ctrl + D
Концевая сноска.
Alt + Shift + >
К следующей сноске.
A lt + Shift + <
К предыдущей сноске.

Alt + J, T
Режим чтения.
Alt + J, P
Разметка страницы.
Alt + J, N
Web документ.
Alt + Ctrl + O
Структура.
Alt + Ctrl + I
Предварительный просмотр.
Alt + Ctrl + N
Черновик.

Заголовки

Alt + Shift + Left (←)
Заголовок.
Alt + Shift + Right (→)
Следующий заголовок.
Ctrl + Shift + N
Обычный текст.
Alt + Shift + Up (↑)
Переместить заголовок вверх.
Alt + Shift + Down (↓)
Переместить заголовок вниз.
Alt + Shift + Plus (+)
Отобразить содержимое заголовка.
Alt + Shift + Minus (-)
Скрыть содержимое заголовка.
Alt + Shift + A
Развернуть/свернуть все заголовки. (У меня почему-то не работает)
Ctrl + Tab
Вставить символ табуляции.

Выделение текста

Навести мышку на начало выделения.
Кликнуть левой кнопкой мыши.
Навести мышку на конец выделения.
Зажать Shift.
Кликнуть левой кнопкой мыши.
Отпустить Shift.

Удаление, копирование, перемещение текста

Backspace
Удалить символ слева.
Ctrl + Backspace
Удалить слово слева.
Delete
Удалить символ справа.
Ctrl + Delete
Удалить слово справа.
Ctrl + X
Вырезать выделенное.
Ctrl + C
Копировать.
Ctrl + V
Вставить.
Ctrl + F3
Вырезать в Spike. Позволяет вырезать группы текста и/или графики из разных мест документа и вставлять их в другое место.
Ctrl + Shift + F3
Вставить из Spike.
Alt + Z, ;, E
Открыть буфер обмена.
F2, переместить курсор, Enter
Перемещение выделенного блока.
Shift + F2, переместить курсор, Enter
Копирование выделенного блока.
Alt + F3
Создание блока.
Alt + Shift + R
Копировать заголовок или футер из предыдущей секции документа.

Форматирование текста

Ctrl + D (или Ctrl + Shift + F)
Шрифт.
Shift + F3
Изменить регистр. Прописные, строчные, с прописной.
Ctrl + Shift + A
Прописные.
Ctrl + Shift + K
Строчные.
Ctrl + B
Жирный шрифт.
Ctrl + I
Наклонный шрифт.
Ctrl + U
Подчёркнутый шрифт.
Ctrl + Shift + W
Все подчёркнутые кроме пробелов.
Ctrl + Shift + D
Двойное подчёркивание.
Ctrl + Shift + H
Применить скрытое форматирование.
Ctrl + Equal (=)
Подстрочный.
Ctrl + Shift + Plus
Надстрочный.
Ctrl + Space
Удалить ручное форматирование
Ctrl + Shift + Q
Сменить шрифт на Symbol.
Ctrl + Shift + >
Увеличить размер шрифта.
Ctrl + Shift + <
Уменьшить размер шрифта.
Ctrl + ]
Увеличить шрифт на 1.
Ctrl + [
Уменьшить шрифт на 1.
Ctrl + Shift + C
Копировать форматирование.
Ctrl + Shift + V
Применить форматирование.
Ctrl + Shift + * (Not Numpad)
Отобразить непечатные символы.
Shift + F1, клик на текст
Показать форматирование.

Специальные символы

Закладки

Ctrl + D
Добавить эту полезную страницу в закладки. ✨

Если вам понравилась статья, то ставьте 👍🏻 каналу.
Пишите комментарии, задавайте вопросы, подписывайтесь.

10 автоматических функций Word 2016, которые стоит отключить

Отключение Начального экрана

Если при запуске приложения вы предпочитаете видеть пустую белую страницу, чтобы сразу приступить к набору текста, то будет не лишним отключить Начальный экран приложения, на котором отображаются последние открытые вами файлы и предлагаются всевозможные шаблоны (они хоть и полезны, но далеко не так часто используются в повседневной работе). Чтобы отключить Начальный экран Word 2016 проделайте следующие шаги:

Теперь при открытии текстового редактора перед вами сразу будет пустой документ, с которым можно будет начинать работу.

Вернуть традиционные окна при Открытии и Сохранении файлов

Преимуществом Backstage является отображение недавних файлов, что бывает удобно. Также там можно закрепить наиболее важные для вас документы. Так что если вдруг заскучаете об этой опции, то вернуть ее можно вернув сняв ранее проставленную галочку в настройках.
Как установить пароль на документ Word или Excel
Как установить пароль на документ Word или Excel Для безопасности своих документов не лишним бывает установить на них персональный пароль. Подробнее

Отключение мини-панель инструментов

При выделении текста с помощью мыши Word автоматически отображает небольшую панель инструментов. Иногда она действительно может оказаться полезной, но если вас эта функция скорее отвлекает, то ее также можно отключить.

Обратите также внимание, что включенная мини-панель имеет свойство исчезать самостоятельно, после того, как вы отведете указатель мыши в сторону от текста.

Побуквенное выделение текста

Когда вы мышью выделяете более одного слова, Word склонен выделять последующие слова сразу целиком. Если вы хотите иметь возможность побуквенного выделения, то необходимо проделать следующие шаги:

Вы по-прежнему можете выделить слово целиком двойным нажатием левой клавиши мыши. Но при зажатой мыши выделять фрагменты текста станет более удобно.

Вводим особые символы в Word 2016 Вводим особые символы в Word 2016 Word 2016 обладает богатейшим набором функций, среди которых есть возможность быстрой вставки в документ тех символов, которых нет на обычной клавиатуре. Подробнее

Отключаем свободный ввод

По умолчанию в Word 2016 мы можем кликнуть в любую область документа и сразу начать там набор текста. Это действительно может оказаться удобным, однако скорее как исключение. Наоборот, случайно кликнув куда-то не туда, можно потерять время на возвращение курсора в нужное место.

Вставка обычного текста

Когда вы копируете и вставляете текст из одной части документа в другую, формат сохраняется. Аналогично происходит при копировании текста из другого документа или из Интернета. Но можно изначально настроить так, чтобы вставка происходила в соответствии с тем форматом, который у вас используется.

Отключаем Автоформат (х4)

Заключительные функции, достойные деактивации, касаются чрезмерных вольностей текстового редактора по части Автоформата и Автокоррекции. Зачастую такие автоматические изменения откровенно мешают набирать текст, поэтому в их отключении смысл имеется однозначный.

Читайте также: