Список с разделителями в excel

Обновлено: 07.07.2024

Для сортировки или заполнения значений в пользовательском порядке можно применять настраиваемые списки. В Excel есть встроенные списки дней недели и месяцев года, но вы можете создавать и свои настраиваемые списки.

Чтобы понять, что представляют собой настраиваемые списки, полезно ознакомиться с принципами их работы и хранения на компьютере.

Сравнение встроенных и настраиваемых списков

В Excel есть указанные ниже встроенные списки дней недели и месяцев года.

Встроенные списки

Пн, Вт, Ср, Чт, Пт, Сб, Вс

Понедельник, Вторник, Среда, Четверг, Пятница, Суббота, Воскресенье

янв, фев, мар, апр, май, июн, июл, авг, сен, окт, ноя, дек

Январь, Февраль, Март, Апрель, Май, Июнь, Июль, Август, Сентябрь, Октябрь, Ноябрь, Декабрь

Примечание: Изменить или удалить встроенный список невозможно.

Вы также можете создать свой настраиваемый список и использовать его для сортировки или заполнения. Например, чтобы отсортировать или заполнить значения по приведенным ниже спискам, нужен настраиваемый список, так как соответствующего естественного порядка значений не существует.

Настраиваемые списки

Высокое, Среднее, Низкое

Большое, Среднее, Малое

Север, Юг, Восток, Запад

Старший менеджер по продажам, Региональный менеджер по продажам, Руководитель отдела продаж, Торговый представитель

Настраиваемый список может соответствовать диапазону ячеек, или его можно ввести в диалоговом окне Списки.

Примечание: Настраиваемый список может содержать только текст или текст с числами. Чтобы создать настраиваемый список, содержащий только числа, например от 0 до 100, нужно сначала создать список чисел в текстовом формате.

Создать настраиваемый список можно двумя способами. Если список короткий, можно ввести его значения прямо во всплывающем окне. Если список длинный, можно импортировать значения из диапазона ячеек.

Введение значений напрямую

Чтобы создать настраиваемый список этим способом, выполните указанные ниже действия.

В Excel 2010 и более поздних версиях выберите пункты Файл > Параметры > Дополнительно > Общие > Изменить списки.

В Excel 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и выберите пункты Параметры Excel > Популярные > Основные параметры работы с Excel > Изменить списки.

Выберите в поле Списки пункт НОВЫЙ СПИСОК и введите данные в поле Элементы списка, начиная с первого элемента.

После ввода каждого элемента нажимайте клавишу ВВОД.

Завершив создание списка, нажмите кнопку Добавить.

На панели Списки появятся введенные вами элементы.

Нажмите два раза кнопку ОК.

Создание настраиваемого списка на основе диапазона ячеек

Выполните указанные ниже действия.

В диапазоне ячеек введите сверху вниз значения, по которым нужно выполнить сортировку или заполнение. Выделите этот диапазон и, следуя инструкциям выше, откройте всплывающее окно "Списки".

Убедитесь, что ссылка на выделенные значения отображается в окне Списки в поле Импорт списка из ячеек, и нажмите кнопку Импорт.

На панели Списки появятся выбранные вами элементы.

Два раза нажмите кнопку ОК.

Примечание: Настраиваемый список можно создать только на основе значений, таких как текст, числа, даты и время. На основе формата, например значков, цвета ячейки или цвета шрифта, создать настраиваемый список нельзя.

Выполните указанные ниже действия.

По приведенным выше инструкциям откройте диалоговое окно "Списки".

Выделите список, который нужно удалить, в поле Списки и нажмите кнопку Удалить.

Настраиваемые списки добавляются в реестр компьютера, чтобы их можно было использовать в других книгах. Если вы используете настраиваемый список при сортировке данных, он также сохраняется вместе с книгой, поэтому его можно использовать на других компьютерах, в том числе на серверах с Службы Excel, для которых может быть опубликована ваша книга.

Однако при открытии книги на другом компьютере или сервере такой список, сохраненный в файле книги, не отображается во всплывающем окне Списки в параметрах Excel: его можно выбрать только в столбце Порядок диалогового окна Сортировка. Настраиваемый список, сохраненный в файле книги, также недоступен непосредственно для команды Заполнить.

При необходимости можно добавить такой список в реестр компьютера или сервера, чтобы он был доступен в Параметрах Excel во всплывающем окне Списки. Для этого выберите во всплывающем окне Сортировка в столбце Порядок пункт Настраиваемый список, чтобы отобразить всплывающее окно Списки, а затем выделите настраиваемый список и нажмите кнопку Добавить.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Если у вас есть список столбцов с данными, и вы хотите разделить их на несколько столбцов с помощью определенного разделителя, как на приведенных ниже снимках экрана, как вы можете разделить их в Excel? Возможно, некоторые из пользователей думают только о функции Text to Column, но теперь я представлю вам не только функцию Text to Columns, но и код VBA.

Разделение текстовых строк на несколько столбцов с помощью пробела / запятой / разделителя с помощью функции текста в столбцы

Функция преобразования текста в столбцы очень полезна для разделения списка на несколько столбцов в Excel. Этот метод говорит о том, как разделить данные по указанному разделителю с помощью функции Text to Column в Excel. Пожалуйста, сделайте следующее:

1. Выберите список столбцов, который вы хотите разделить по разделителю, и нажмите Данные > Текст в столбцы. Смотрите скриншот:

2. Затем Мастер преобразования текста в столбцы появляется диалоговое окно и проверьте разграниченный и нажмите Следующая кнопка. Смотрите скриншот:

3. В открывшемся диалоговом окне «Мастер преобразования в текст в столбцы - шаг 2 из 3» проверьте разделитель, по которому необходимо разделить данные.

Внимание: Если вам нужно разделить текстовую строку специальным разделителем, проверьте Другое вариант, а затем введите разделитель в следующее поле.

4. Нажмите Завершить. Теперь вы можете видеть, что список выбранных столбцов был разделен на несколько столбцов указанным разделителем.

Извлекать числа (или текст) только из одной ячейки / столбца в разные столбцы / строки

Kutools for Excel улучшает Разделить клетки утилита и поддерживает пакетное извлечение всех текстовых символов или чисел из одной ячейки / столбца в два столбца / строки. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия!

Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Get It Now

Разделите текстовые строки на несколько строк / столбцов по пробелу / запятой / разделителю с помощью Kutools for Excel

Вышеупомянутый метод может только разбивать текстовые строки на несколько столбцов. Этот метод представит Kutools for Excel's Разделить клетки утилита для простого разделения текстовых строк на несколько строк или столбцов с помощью указанного разделителя в Excel.

Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Бесплатная пробная версия сейчас!

1. Выберите диапазон, в котором вы хотите разделить текстовые строки (в нашем случае мы выбираем диапазон A1: A9), и нажмите Kutools > Текст > Разделить клетки.

2. В открывшемся диалоговом окне «Разделить ячейки» установите флажок Разделить на строки Вариант или Разделить на столбцы варианты, которые вам нужны в Тип раздел, затем укажите разделитель в Укажите разделитель и нажмите Ok кнопка. Смотрите скриншот выше:

Появится еще одно диалоговое окно «Разделить ячейки», выберите первую ячейку целевого диапазона и нажмите кнопку OK кнопку.

Kutools for Excel - Включает более 300 удобных инструментов для Excel. Полнофункциональная бесплатная 30-дневная пробная версия, кредитная карта не требуется! Get It Now

Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).

После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.

Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.

Чтобы создать выпадающий список, выделите ячейку, где он должен появиться (или группу ячеек) и перейдите на вкладку Данные -> Проверка данных.

В появившемся окне укажите тип данных – Список, поставьте галочку рядом со строкой «Список допустимых значений».

Источником данных может быть:

• Текст – пишется через точку с запятой «;» и без знака равно «=», например
  Материалы;Заработная плата;Амортизация

• Ссылки на ячейки:
  =$A$1:$A$7

• Именованный диапазон:
  =ИмяДиапазона

Связанные выпадающие списки

Связанные выпадающие списки – это списки, в которых выпадающие значения появляются не «просто так», а в зависимости от уже заполненных данных. Так, для выбранной группы появится только список входящих в неё наименований.

Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.

Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.

Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.

Справка:

Форматированная («умная») таблица Excel

Форматированная таблица – это таблица, у которой есть свое имя, свойства и структура. Такая таблица представляет из себя именованный «саморасширяющийся» диапазон. При добавлении в нее новых данных границы таблицы автоматически «захватят» новое значение.

У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.

Создать форматированную таблицу просто: выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу -> выберите понравившийся вид таблицы. Готово – форматированная таблица создана.

Формула ДВССЫЛ

Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.

Например, записываем в ячейке B1 адрес ячейки А1. Формула ДВССЫЛ( B1 ) «увидит», какой адрес записан в ячейке B1, а результатом вычисления формулы будет текст, записанный в ячейке А1. Эту же формулу можно записать, указав адрес ячейки в кавычках – ДВССЫЛ( « А1 » ).

С помощью ДВССЫЛ можно обратиться к ячейке по адресу с помощью других формул, например СЦЕПИТЬ, & или ЕСЛИ и т.д. Так, формула на рисунке ДВССЫЛ( B1 & C1 ) обращается к тексту в ячейке А1. После нажатия Enter в ячейке, где вводилась формула ДВССЫЛ( B1 & C1 ) появится значение из ячейки A1, в нашем случае это «текст».

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.

• Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: выберите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

• В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Столбец таблицы: = Источник[Материалы]

Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.

Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.

Готово! В столбце «группа» появился выпадающий список.

Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.

Готово! В столбце «статья» появляется только список статей, входящих в группу.

Теперь в форматированную smart-таблицу можно добавлять новые группы и статьи. Добавим, например, новый столбец «Прочее», и такая группа сразу же появится в выпадающем списке.

Способ 2. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в первом столбце и элементами - во втором

Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.

На самом деле в сети можно найти несколько вариантов реализации этого способа. Но у них у всех есть один недостаток: такой список нужно «администрировать». Потому что таблица должна быть всегда отсортирована по названиям групп – нельзя, чтобы группы располагались произвольно. Если группы будут идти «как попало», то формула, с помощью которой это всё сделано (СМЕЩ) не сработает, и список будет создаваться с ошибкой. Т.е. пользователю нужно все время сортировать первый столбец или добавлять туда данные в алфавитном порядке. А еще потребуется записывать где-то отдельно сами названия групп и это тоже нужно будет делать «вручную».

Мы придумали, как обойти эту проблему: с помощью сводных таблиц , которые будут за нас упорядочивать данные. Благодаря этому постоянное «администрирование» будет заменено на простую процедуру «обновить».

Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.

Справка:

Формула СМЕЩ

СМЕЩ выдает ссылку на диапазон ячеек, находящийся в указанном количестве ячеек от исходной. Ссылка определяется с учетом заданного в формуле размера диапазона – числа строк и столбцов. Другими словами, этой формулой вы можете «сказать» Excel-ю на сколько ячеек он должен отступить и какой диапазон «захватить».

Синтаксис формулы СМЕЩ такой:

СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где

• ссылка – ссылка, от которой вычисляется смещение, может быть адресом ячейки или группы ячеек;
• смещ_по_строкам – количество строк, которые требуется отсчитать вверх или вниз от начальной ссылки;
• смещ_по_столбцам – количество столбцов, которые требуется отсчитать влево или вправо от начальной ссылки;
• [высота] – число строк возвращаемой ссылки (необязательный);
• [ширина] – число столбцов возвращаемой ссылки (необязательный).

Формула ПОИСКПОЗ

Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.

Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:

ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )

Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями

Формула СЧЁТЗ

СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.

Формула СЧЁТЕСЛИ

Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.

Пошаговая инструкция по созданию списков

Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.

• Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

• В появившемся окне обязательно проверьте галочку рядом с надписью «Таблица с заголовками». Если ее нет – поставьте.

Форматированная таблица «статьи» создана.

• Создайте первую сводную таблицу с группами статей.
  Выделите любую ячейку таблицы с исходными данными, перейдите в меню Вставка -> Сводная таблица. Добавьте сводную таблицу на существующий лист и поместите группы в область строк.

• Создайте вторую сводную таблицу со статьями: меню Вставка -> Сводная таблица. В область строк поместите группы и статьи.

• Форматируем сводную таблицу со статьями и придаем ей вид справочника.
  Выделите любую ячейку таблицы, перейдите на вкладку Конструктор -> Макет отчета -> Показать в табличной форме. У нас получится почти та таблица, которая нам нужна, но в ней автоматом появятся промежуточные суммы. Чтобы их отключить, идем: Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные суммы.

• Скройте строку «Общий итог» в обеих таблицах справочников. Перейдите на вкладку Конструктор -> Общие итоги -> Отключить для строк и столбцов.

В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).

Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.

• Откройте диспетчер имен: в меню Формулы -> Диспетчер имен.

• • Введите имя «ГруппыСписок» и формулу, которая будет определять диапазон:
    =СМЕЩ($A$1;1;0;СЧЁТЗ($A:$A)-1;1)

  Пояснения к формуле:

  СМЕЩ ( $A$1 ; 1 ; 0 ; СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями групп.

  • • $A$1 – это первая ячейка в справочнике групп.
    • Следующие цифры 1 ; 0 – это отступ от первой ячейки на 1 строку и 0 столбцов (отступ нужен, потому что в первой ячейке название столбца).
    • СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 Считаем число непустых ячеек в столбце А. Вычитаем -1, потому что название столбца не должно быть в списке.
    • Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.

    
    

    Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.

    • Точно так же создайте в диспетчере имен список статей.
      Введите имя ГруппыСтатей, а для диапазона – формулу:
      =СМЕЩ($C$1;ПОИСКПОЗ($G2;$C:$C;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($C:$C;$G2);1)

    Пояснения к формуле:

    СМЕЩ ( $C$1 ; ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 ; 1 ; СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями статей из группы с помощью ПОИСКПОЗ, которая ищет группы статей.

    • $С$1 – это первая ячейка в столбце с группами.
    • ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 Определяет, на сколько строк нужно отступить от первой ячейки. ПОИСКПОЗ ищет название группы, выбранной в таблице с данными (столбец $G) среди ячеек справочника (столбец $C). В адресе ячейки $G2 не «закрепляем» номер строки с помощью знака $, чтобы формула работала для каждой ячейки в столбце.
    • Следующая цифра 1 – это отступ на 1 столбец вправо, т.е. переходим к столбцу «статьи», откуда нужно брать данные.
    • СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) – считаем число ячеек в столбце $C, в которых названия групп такие же, как в столбце с данными. Здесь тоже не «закрепляем» номер строки у ячейки $G2 с помощью знака $.
    • Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.

    
    

    Шаг 4. Создайте выпадающие списки.

    Выделите ячейки в столбце «группы», перейдите в меню Данные -> Проверка данных. Задайте тип данных Список, источник =ГруппыСписок.

    
    

    То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи

    Выпадающие списки готовы. Форматированные smart-таблицы позволят «захватить» все данные, а сводные таблицы – избежать ошибок, отсортировать справочник и создать список групп.

    Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

    
    

    На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T.

    Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

    Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

    На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

    Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

    На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список.

    Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе "Города" в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

    
    

    Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

    Установите флажок Список допустимых значений

    Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид?

    Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Остановка.

    После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей.

    Если список элементов для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов см. в статье Блокировка ячеек.

    Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

    Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

    Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

    Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

    Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

    Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

    На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

    
    

    Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

    Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.

    Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

    Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

    
    

    Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

    Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

    Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

    См. также

    На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

    Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

    Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

    На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

    На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

    Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:

    Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

    Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

    Установите флажок Список допустимых значений

    После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

    Дополнительные сведения

    Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

    Читайте также:

      
    • Где хранятся временные файлы after effects
      
    • Foxit reader pdf creator com addin как удалить
      
    • Как удалить таблицу в эксель без сдвига
      
    • Виды ссылок в excel презентация
      
    • Зарегистрированные ошибки 1с где посмотреть