Способ сохранения и создания нового документа word 2007
Обновлено: 07.07.2024
Создание, сохранение и открытие документов Word – это важные навыки, которые со временем станут автоматическими, но без которых любая работа с текстовыми документами невозможна. Кроме этого существуют некоторые нюансы в таких простых действиях как создание, сохранение и открытие документов.
Чтобы создать документ Word нужно запустить программу Word Office, нажав на значок программы в меню Пуск, или на рабочем столе компьютера. В открывшемся окне программы Word автоматически откроется готовый к работе документ, в котором уже можно работать, т.е создавать текст, форматировать его, вставлять изображения и таблицы, в общем все, что можно делать в Ворде.
Кнопка меню Офис
Но после всех своих трудов нельзя забывать сохранить этот документ, чтобы все труды не остались напрасными. Сохранить файл можно разными способами:
- При закрытии созданного произведения программа сама задаст вопрос: Сохранить документ? На что нужно ответить нажатием на кнопку «да» в появившемся окне и указать место его сохранения.
- Сохранить документ самому. Для этого в открытом документе в главном меню находим и нажимаем на кнопку «Office», далее «Сохранить» или «Сохранить как» и указываем место, куда хотим сохранить.
- Если мы не создавали, а открыли готовый документ для редактирования, то по завершении работы можно сохранить также как и в первых двух пунктах, но при этом программа не попросит указывать место сохранения файла.
- Если, как в пункте 3 редактируется уже готовый сохраненный документ, а результат редактирования его нужно сохранить в другом месте, например на флешке, тогда в меню «Office» нажимаем на «Сохранить как» и в появившемся окне указать новое место хранения файла.
- При нажатии кнопки «Сохранить как» можно выбрать не только место, где нужно сохранить документ, но и выбрать формат сохранения, то есть тип файла. Выбирать тип файла особенно внимательно, если требуется открывать созданный документ на другом компьютере, где установлена отличная от нашей версия Офиса.
Открытие документа Word Office задача несложная, поскольку для этого нужно лишь найти этот файл и кликнуть по нему левой кнопкой мыши дважды, или нажав правой кнопкой вызвать контекстное меню и выбрать в появившемся окне команду «Открыть».
Проблемы с открытием вордовских файлов обычно происходят из-за того, что файл создается на свежей версии программы, а открыть его нужно в более старой. При сохранении документа многие не обращают внимания на тип файла, в котором сохраняется документ, обычно в Word 2007 и позднее по умолчанию файлы сохраняются с расширением docx, в то время как более ранних (97 – 2003) версиях использовался формат doc.
Таким образом, более ранние программы не могут открыть файлы, созданные в формате docx. А для того, чтобы созданные нами материалы были доступны для чтения и изменения и в старых версиях Ворда, нужно сохранять эти файлы в более старых форматах doc или rtf.
Значки и расширения документов Word
Узнать о том, какой тип файла перед нами можно по расширению имени файла, например Документ.docx, или Документ.doc, или Документ.rtf. При сохранении документов нужно внимательно отнестись и к расширению. Случается, что при изменении имени файла, случайно, удаляется расширение его имени, что приводит к тому, что документ отказывается открываться. В этом случае обычно помогает восстановление расширения через контекстное меню и кнопку «Переименовать».
Таким образом, даже в таких несложных действиях как создание, сохранение и открытие файлов Word имеются нюансы, незнание которых может привести начинающего пользователя в панику.
Создание документа. Существуют различные варианты создания документов в Word:
1. Новый документ можно создать в окне папки, выполнив команду Файл – Создать – Документ MS Word.
2. При запуске Word автоматически открывается пустое окно, в которое можно вводить текст нового документа.
3. Для создания нового документа, когда Word уже загружен и открыт какой-то документ, надо выбрать команду Файл – Создать или щелкнуть по кнопке Создать на Стандартной панели инструментов. На экране появится область задач, содержащая панель Создание документа, на которой следует выбрать опцию Новый документ.
Открытие документов. Чтобы открыть существующий документ, надо:
1. Выбрать команду Файл – Открыть или щелкнуть по кнопке Открыть на Стандартной панели инструментов.
2. В диалоговом окне Открытие документа в списке Папка выбрать нужную папку.
3. Выделить имя файла и нажать кнопку Открыть или дважды щелкнуть по имени файла.
В нижней части меню Файл, а также на панели задач Создание документа имеется список нескольких последних по времени использования документов. Любой документ из этого списка можно открыть щелчком по его имени.
Переход от одного открытого документа к другому. Каждый открытый документ располагается в своем окне, которому соответствует кнопка на панели задач Windows. С помощью этих кнопок удобно переходить из окна одного документа в окно другого документа. Эту операцию можно также выполнить с помощью меню Окно, в нижней части которого отображаются названия всех открытых документов. После выбора названия документа его окно становится активным.
В окне Word можно отобразить сразу несколько окон документов. Для этого надо выбрать команду Окно – Упорядочить все. Если щелкнуть по окну одного из документов, оно станет активным.
Сохранение документов
Для сохранения открытого документа под прежним именем надо выбрать команду Файл – Сохранить или щелкнуть по кнопке Сохранить на стандартной панели инструментов.
Чтобы сохранить открытый документ под другим именем, нужно:
1. Выбрать команду Файл – Сохранить как.
2. В диалоговом окне Сохранение документа выбрать папку, ввести имя файла (стандартное расширение .doc добавляется автоматически).
3. Щелкнуть по кнопке Сохранить .
Для сохранения вновь созданного документа можно воспользоваться как командой Файл – Сохранить, так и командой Файл – Сохранить как. И в том и другом случае откроется диалоговое окно Сохранение документа, в котором надо указать имя файла и папку, где будет храниться документ.
В Word предусмотрена возможность автоматического сохранения документачерез определенные промежутки времени. Чтобы включить этот режим, надо выбрать команду Сервис – Параметры, вкладка Сохранение, включить режим Автосохранение, ввести интервал времени в минутах.
Закрытие документов
Закрыть документ можно различными способами:
1. С помощью команды Файл – Закрыть.
2. Щелкнуть по кнопке Закрыть в верхнем правом углу окна документа.
Режимы просмотра документов
В Word предусмотрено несколько режимов просмотра документов: обычный, разметки страницы, структуры документа, Web-документа. Выбор того или иного режима зависит от тех действий, которые предстоит выполнить.
Переключение между режимами просмотра документа можно выполнить с помощью соответствующих команд меню Вид или с помощью кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Рис. 8.2. Режимы просмотра документа
Обычный режим рекомендуется применять для ввода, редактирования и форматирования текста. В этом режиме Word работает с максимальной скоростью.
В обычном режиме документ представляется на экране в упрощенном виде: поля, колонтитулы, колонки не отображаются; разрывы страниц обозначаются пунктирными линиями. На экране при этом присутствует только горизонтальная линейка.
В режиме разметки страницы документ на экране выглядит так же, как и на бумаге после печати. На экране отображаются обе линейки: горизонтальная и вертикальная. В этом режиме рекомендуется выполнять верстку оригинал-макета документа, хотя можно также набирать, редактировать и форматировать текст.
Режим структуры документа подходит для просмотра и изменения структуры больших документов.
Режим Web-документа предназначен для просмотра документа на экране. Для упрощения процесса чтения документа на экране текст изображается более крупным шрифтом, длина строки изменяется так, чтобы уместиться в окне целиком. В этом режиме линейки на экране не отображаются.
Кроме перечисленных режимов, можно использовать также просмотр документа во весь экран. Этот режим служит для того, чтобы максимально увеличить область отображения текста. При этом на экране размещается только текст и панель инструментов Во весь экран с единственной кнопкой Вернуть обычный режим. Перейти в предыдущий режим просмотра документа можно также с помощью клавиши Esc.
Масштаб отображения документа на экране
Масштаб отображения документа на экране устанавливается с помощью команды Вид – Масштаб или поля со списком Масштаб «100%» на Стандартной панели инструментов. Можно выбрать одно из значений списка или ввести свое значение.
Удобно набирать текст, выбрав масштаб по ширине страницы. В этом случае Word подбирает максимально возможный масштаб, при котором строки текста полностью размещаются на экране. Масштабы «Целая страница и несколько страниц» доступны только в режиме разметки страницы.
При работе с программой Word 2007 (впрочем, как и со многи ми другими) сохранение документа является одной из важнейших процедур. Ведь неправильно или небрежно сохраненные документы теряются и выпадают из поля зрения пользователя, легко исчезают в массе существующих на компьютере файлов.
Время, потерянное на поиск такого документа, несопоставимо с теми мгновениями, потраченными на правильное его сохранение.
Как правильно сохранить документ Word 2007?
Чтобы сохранить документ, воспользуйтесь одним из способов, представленных ниже:
1 способ:
В окне открытого документа нажимаем клавишу F12 или же используем сочетание клавиш Shift+F12. Это хорошо подходит при самом первом сохранении документа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа… По умолчанию предлагается папка «Мои документы». Вы можете выбрать любую другую папку для сохранения (см. Рис. 1)
Рисунок 1. Сохранение документов в Word 2007
Совет 1: чтобы изменить папку по умолчанию для сохранения файлов выполните последовательность команд: Кнопка «Office» -> Параметры Word -> Сохранение -> Расположение файлов по умолчанию. Выберите нужную Вам папку.
2 способ:
В окне открытого докумен та на панели быстрого доступа щел каем по кнопке «Сохранить» (если она туда предвари тельно помещена) (см. Рис. 2)
Рисунок 2. Сохранение документов на панели быстрого доступа
3 способ:
1. В верхнем левом углу окна открытого документа щелкаем по кнопке «Office».
2. В меню типичных команд выбираем кнопку «Сохранить».
Какой бы способ ни был бы вами выбран, откроется окно «Со хранение документа», в котором необходимо:
1. В графе «Имя файла» (внизу окна) сразу же набрать нуж ное название сохраняемого документа – окошко этой гра фы автоматически выделено, и текст имени будет вводиться именно здесь (см. Рис. 1 строку Имя файла).
Примечание. Обычно программа Word 2007 сама предлагает в качестве названия первую строку документа или же, если страница еще пуста, услов ное имя «Doc N» (где N – порядковый номер документа с момента очередного запуска программы) (см. Рис. 1 строки Имя файла и Тип файла).
Совет 2: осмысленно присваивайте имя своему документу. Ведь именно по данному имени впоследствии будет отыскиваться документ для его открытия. Имя документа может быть размером до 255 символов и не должно содержать символов: < > * ? ” / ; : |
2. После создания имени необходимо выбрать место размеще ния документа на компьютере. При первом сохранении Word 2007 автоматически предлагает поместить файл в папку «Мои документы» или же в папку, которая была задана в настройках программы в качестве папки для сохранения (читайте Совет 1).
3. Если эти адреса сохранения для данного документа вас не устра ивают, в строке «Папка» нужно включить структурное дерево и в списке дисков выбрать нужный для сохранения.
Примечание. Можно также воспользоваться левой панелью окна «Со хранение документа» и выбрать для сохранения «Рабочий стол», «Мои доку менты» или «Мой компьютер».
4. После выбора диска в его окне открыть папку, где будет раз мещаться документ. Если на диске нет подходящей для сохра нения папки, щелкнуть по кнопке «Создать папку» на панели окна сохранения.
5. В окошке «Создание папки» набрать нужное название папки и щелкнуть по кнопке «ОК».
6. В графе «Тип файла» по умолчанию стоит «Документ Word». Если документ сохраняется для дальнейшей работы в Word 2007, рекомендуется сохранить данное значение формата фай ла. Обо всех способах выбора данного формата рассказано в следующей инструкции.
7. После набора имени документа и выбора места сохранения щелкнуть по кнопке «Сохранить» в правой нижней части окна или же нажать клавишу Enter на клавиатуре.
Примечание. В дальнейшем при использовании сочетания клавиш Shift+F12 или же кнопки «Сохранить» на панели быстрого доступа все по следующие внесенные в данный документ изменения будут автоматически сохраняться по указанному вами в первый раз адресу сохранения.
Необходимо сохранять документ как можно чаще – через каж дые 5–10 строк с начала работы, не особенно надеясь на автосохра нение, чтобы не потерять сделанную работу при сбоях в работе компьютера. Не откладывайте сохранение на самый последний момент работы с документом!
Ввиду того, что в Ворде, начиная с версии 2007 года, основным форматом является DOCX, задача сохранения документов в нем не стоит как таковая – это происходит по умолчанию при выборе соответствующего пункта меню. Текстовый файл, созданный в этой и последующих версиях приложения, будет совместим с каждой из них, но не с 2003, в которой использовался DOC. Если же вам требуется сделать так, чтобы созданный в «свежих» редакциях документ можно было открыть в самой «старой», выполните следующее:
-
Откройте меню «Файл» (Word 2010 и более новый) текстового редактора или нажмите на кнопку с логотипом «Microsoft Office» (2007).
Вариант 2: Microsoft Word 2003
Вполне возможно, что под вопросом из заголовка статьи подразумевается ситуация, когда в Ворде 2003 требуется сохранить документ в стандартном для 2007 и более свежих редакций формате – DOCX. Последний, как мы уже обозначили выше, изначально этой устаревшей версией программы не поддерживается. Решением в данном случае является установка специального пакета совместимости, который помимо открытия, импорта и экспорта файлов в актуальном расширении, наделяет рядом дополнительных возможностей все приложения-компоненты Майкрософт Офис. Узнать о том, как его скачать, установить и использовать, можно в представленной по ссылке ниже статье. Само же сохранение осуществляется по рассмотренному выше алгоритму, с поправкой на различия в интерфейсе, по сути, все что потребуется от вас – это выбрать тип файла.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.
Читайте также: