Управление проектами в excel
Обновлено: 03.07.2024
Управление проектами при гибкой методике разработки представляет собой последовательный, поступательный способ координации деятельности в сфере разработки, информационных технологий и других областях бизнеса. Это очень гибкая, интерактивная методология, поэтому команды могут быстро выявлять и реагировать на вызовы, и в конечном итоге быстрее добиваться лучших результатов.
С помощью шаблона можно создать первичную структуру постоянно изменяющегося проекта. При работе с такими проектами необходимо постоянно адаптироваться к изменениям, но в то же время, используя шаблон, можно держать всех в курсе происходящего и отслеживать требования.
В этой статье вы найдёте восемь шаблонов для управления проектами при гибкой методике разработки в Excel. Вы также узнаете, как использовать аналогичные шаблоны в Smartsheet, инструменте для управления работой на основе электронных таблиц, упрощающим процесс и предлагающим дополнительные возможности для совместной работы.
Шаблон плана проекта при гибкой методике разработки
План проекта при гибкой методике разработки фокусируется на компонентах проекта. План содержит предварительную оценку срока выполнения каждого компонента, но при этом не включает в себя подробные сведения о том, как будут достигаться конечные результаты. Кроме того, так как планы проектов фокусируются на компонентах, схожие компоненты можно группировать в спринты.
План проекта при гибкой методике разработки постоянно меняется. Как только план разработан, команда проекта должна постоянно поддерживать его в актуальном состоянии, при необходимости обновляя статусы и графики.
Этот шаблон (также известный как график проекта при гибкой методике разработки) позволяет добавлять ваши задачи, ответственных за их выполнение лиц, даты начала работы и сроки выполнения, а также статус. Длительность каждой задачи будет высчитываться автоматически. Этот шаблон также содержит диаграмму Ганта (визуальное представление вашей временной шкалы), которая автоматически обновляется при добавлении данных в таблицу.
Внимание. При добавлении новых данных в таблицу, диаграмма Ганта будет изменена автоматически, тем не менее, диаграмма может отображать даты, которые вы не вводили, и в начале диаграммы может быть много пустого места. Вы можете изменить это, настроив расстояние между датами. Щёлкните правой кнопкой мыши по дате в верхней части диаграммы Ганта и выберите "Формат оси". Измените число в ячейке "Минимальное значение". Вам может потребоваться изменять число несколько раз, увеличивая его, чтобы добиться необходимого внешнего вида диаграммы.
A better, more agile way to plan, track, and manage your projects with Smartsheet
Smartsheet is a cloud-based platform that allows teams and organizations to plan, manage, and report on projects, helping you iterate more effectively and achieve more. See Smartsheet in action.
Шаблоны управления проектами являются неотъемлемой частью тиражирования успешных проектов. С помощью бесплатных шаблонов Microsoft Excel вы можете превратить ваши простые электронные таблицы в мощные инструменты управления проектами.
В этой статье вы найдете некоторые из самых полезных и бесплатных шаблонов управления проектами Microsoft Excel и отслеживания проектов, которые вы хотите использовать для своего следующего проекта.
В этой статье:
Шаблоны управления проектами Microsoft Excel
Давайте посмотрим на лучшие шаблоны управления проектами Microsoft Excel.
Примечание. Здесь мы рассмотрим как собственные, так и сторонние шаблоны. Чтобы найти предустановленные шаблоны таблиц Excel, откройте Excel и найдите соответствующее ключевое слово на экране « Новый документ». Если вы уже в Excel, перейдите в « Файл»> «Новый», чтобы вызвать поиск по шаблону. Обратитесь к разделу « Управление шаблонами Microsoft Excel » ниже для получения более подробной информации.
Шаблоны временной шкалы проекта Excel
Excel поставляется с несколькими временными шкалами и шаблонами диаграмм Ганта, предоставленными Microsoft, но также включает в себя шаблоны из Vertex42, одного из самых популярных сторонних ресурсов для электронных таблиц.
1. Рабочий план Хронология
Шаблон временной шкалы рабочего плана подходит для базового проекта с несколькими этапами. Когда вы вводите свои данные в таблицу, дорожная карта будет обновляться автоматически.
Этот шаблон поставляется с Microsoft Excel 2016.
2. Диаграмма Ганта с отслеживанием даты
Диаграммы Ганта являются одним из основных в каждом наборе инструментов менеджера проекта. Они помогают вам визуализировать поток ваших задач и отслеживать прогресс.
С помощью этого шаблона вы можете создать полную диаграмму Ганта с минимальными усилиями. Просто введите каждое задание, вместе с описанием, кому оно назначено, процентное значение для обозначения прогресса, дату начала и количество дней до завершения.
Этот шаблон является Microsoft Excel по умолчанию.
3. Сроки и задачи проекта
Если вы хотите интегрировать вехи в базовую временную шкалу, этот шаблон, предоставленный Vertex42, идеален. Он сочетает в себе лучшие элементы диаграммы Ганта, то есть визуализацию потока задач, с вехами, зависшими над временной шкалой. Просто заполните соответствующие таблицы, чтобы заполнить визуальный.
Вы можете найти этот шаблон, выполнив поиск в Excel.
Шаблон плана проекта Excel
План проекта — это документ. которые могут требовать диаграмм Excel, но в остальном составлены в Microsoft Word. Однако для базовых проектов вам может потребоваться только документ Microsoft Excel.
4. Простая диаграмма Ганта
При поиске в хранилище шаблонов Excel шаблонов плана проекта вы в основном найдете различные варианты диаграмм Ганта, включая эту простую диаграмму Ганта из Vertex42. Что отличает его от диаграммы Ганта, приведенной выше, так это включение этапов проекта.
Этот шаблон включен в Microsoft Excel.
5. Шаблон планировщика событий
План проекта действительно не то, что вы обычно составляете в Excel. Но если ваш проект достаточно прост, например, планирование вечеринки, вам нужен твердый одностраничный шаблон, в котором перечислены основные задачи и вы можете определить график и бюджет. Этот шаблон из Office Templates Online — отличное начало.
Шаблон отслеживания проектов Excel
При поиске трекера вы увидите удивительное сочетание личных и деловых шаблонов таблиц Excel для отслеживания. Вы можете сузить область поиска, выбрав категории, связанные с задачей управления проектом, с которой вы работаете.
6. Отслеживание затрат по видам деятельности
Этот шаблон отслеживания может помочь вам получить представление о прямых, косвенных, а также общих и административных затратах на продукт.
7. Шаблон отслеживания проекта
Этот шаблон Vertex42 необходим, если вы работаете с несколькими различными клиентами, проектами и / или результатами. Он объединяет детали проекта, расходы, статусы задач и сроки выполнения.
Шаблоны бизнес планов
В Microsoft Office есть собственная категория для бизнес-планов. Воспользуйтесь предложенным бизнес-поиском и выберите категорию « Бизнес-планы » справа.
Вы найдете следующие шаблоны Microsoft Excel:
- Затраты на запуск
- Контрольный список бизнес-плана
- Контрольный список бизнес-плана с SWOT-анализом
Дополнительные шаблоны бизнес-планов шаблоны бизнес-планов , посмотрите нашу специальную статью.
Поиск онлайн-шаблонов
Не можете найти нужный шаблон управления проектом в Excel? Обратитесь к стороннему онлайн-ресурсу для более широкого выбора шаблонов таблиц Excel. Мы рекомендуем следующие сайты.
Vertex42
На этом сайте есть несколько отличных шаблонов управления проектами для Microsoft Office 2003 и выше. Сайт отмечает, что его шаблоны в основном связаны с планированием проекта. Для более сложных задач может потребоваться Microsoft Project или другое программное обеспечение для управления проектами.
На странице, посвященной управлению проектами , вы найдете список полезных материалов, включая, помимо прочего, следующее:
Каждая страница содержит краткое описание того, что делает шаблон, один или несколько шаблонов, а также дополнительные советы и рекомендации для соответствующего инструмента управления проектами. Это отличный ресурс для начинающих менеджеров проектов.
TidyForm
TidyForm имеет респектабельный выбор шаблонов управления проектами Microsoft Excel. Самые популярные категории перечислены на главной странице. Если вы не можете сразу найти то, что вам нужно, переключитесь в раздел « Бизнес » или попробуйте функцию поиска.
Когда вы прокрутите до конца раздела, вы увидите список популярных категорий и связанных категорий. Это может быть полезно при поиске нужного шаблона.
Мы рекомендуем следующие страницы:
Все еще ищете идеальный шаблон? Возможно, вам придется создавать пользовательские шаблоны Excel. чтобы получить именно то, что вы хотите.
Управление шаблонами Microsoft Excel
Сначала посмотрим, какие шаблоны вы уже установили в Microsoft Excel. Для этой демонстрации мы использовали Excel 2016, но процедура аналогична в Microsoft Office 2013 и Office 2019.
Значения по умолчанию
Когда вы запускаете Microsoft Excel, первое окно, которое вы видите, будет содержать поле поиска для онлайн-шаблонов. Когда вы начинаете с существующей книги, перейдите в Файл> Создать, чтобы перейти к тому же представлению.
Microsoft Excel поставляется с набором предустановленных шаблонов. Они перечислены под полем поиска. Вы можете закрепить избранные, нажав на соответствующий символ в правом нижнем углу списка.
Искать в Интернете больше шаблонов проектов
Самый быстрый способ найти нужный вам шаблон — это поиск. Как только вы начнете поиск, например, для термина « проект» , вы также увидите категории шаблонов, перечисленные рядом с шаблонами, которые соответствуют вашему поиску.
Сузить поиск
Отличная особенность заключается в том, что вы можете сузить область поиска, выбрав несколько категорий. Это поможет вам исключить шаблоны, которые могут соответствовать вашему ключевому слову, но не нужной категории. С другой стороны, вы можете обнаружить, что идеальный шаблон не доступен в Microsoft Excel.
Предварительный просмотр и создание шаблона
При нажатии на шаблон вы увидите предварительный просмотр с кратким описанием того, что предоставляет шаблон. Вы также можете закрепить шаблон из его предварительного просмотра; символ находится в правом верхнем углу.
Чтобы загрузить и использовать шаблон, нажмите кнопку « Создать» , чтобы открыть новую книгу Microsoft Excel с предварительно заполненным шаблоном.
Шаблон готов, установлен, иди
Пока вы заняты этим, просмотрите наш список полезных офисных шаблонов. и запаситесь шаблонами деловых писем. Шаблоны
Мы рассмотрели много советов по управлению проектами и уловок прошлого. Когда вы разберетесь с шаблонами, вы можете рассмотреть дополнительные инструменты и решения. Например, знаете ли вы, что Outlook отлично подходит для управления проектами ? Аналогично, вы можете использовать OneNote для управления проектами. И вы можете интегрировать OneNote с Outlook для управления проектами. ? Возможности безграничны.
Вам не нужен Microsoft Project для создания диаграммы Ганта для вашего проекта. Если вы только начинаете с управления проектами и у вас нет доступа к такому программному обеспечению, вы можете просто использовать Microsoft Excel или PowerPoint для отслеживания. Если это звучит как вы, то шаблон диаграммы Ганта может быть именно тем, что вам нужно.
Мы собрали подборку из 10 шаблонов диаграмм Ганта для Excel и PowerPoint, которые помогут вам начать ваш проект с нуля.
1. Подробное планирование проекта Ганта (Microsoft Office)
В Microsoft Office есть потрясающий шаблон, который можно загрузить с веб-сайта или получить к нему доступ путем поиска шаблонов в Excel. ( Файл> Создать> Поиск онлайн-шаблонов ).
Когда вы измените значения активности, вы увидите, что гистограмма справа автоматически обновится. Вы также можете настроить период, который вы хотите выделить, введя число или выбрав его в раскрывающемся списке вверху.
Этот шаблон предлагает приятный цветовой контраст для удобного чтения и отлично подходит для подробного управления проектами.
2. Диаграмма Ганта с несколькими вариантами (TeamGantt)
Если вы не совсем уверены, какие записи вы хотите ввести вручную, чтобы настроить диаграмму Ганта, проверьте эту опцию в TeamGantt. Рабочая тетрадь имеет три вкладки, включая полную ручную диаграмму, ручную диаграмму даты окончания и ручную диаграмму продолжительности. Это дает вам гибкость выбора того, что использовать для вашего конкретного проекта.
Клавиша внизу каждой вкладки диаграммы Ганта показывает, какие ячейки рассчитаны, а какие — ручными, чтобы их было еще проще использовать.
3. WBS Диаграмма Ганта (Vertex42)
Если у вас есть структура разбивки работ структурой разбивки работ структурой разбивки для вашего проекта, этот шаблон из Vertex42 может быть тем, который вам нужен. Вы можете ввести свой номер WBS для каждой задачи для простого перехода из письменного в визуальный формат управления проектами.
Шаблон имеет ползунок вверху для быстрого просмотра различных периодов и небольшой раздел справки внизу для помощи с вводом данных и настройками.
Если вам понравился этот шаблон, вы можете взглянуть на то, что предлагает Pro Version, щелкнув эту вкладку в книге.
4. Обширная диаграмма Ганта (Template Lab)
Подобный шаблону из Vertex42, этот шаблон из Lab Lab хорошо работает с существующей WBS. Он имеет места для нумерации, задач и четырех уровней подзадач, а также поле назначения ресурсов. Вы можете указать свою продолжительность, фактическую продолжительность, процент выполнения, прогнозируемые и фактические даты окончания, а затем значения для назначенных, завершенных и оставшихся.
Гистограмма очень легко читается с хорошим контрастом цветов. Поля обновляются автоматически с вашими записями, что делает этот шаблон потрясающей общей диаграммой Ганта для детальных проектов. Template Lab предлагает множество других опций диаграммы Ганта, чтобы вы могли проверить их при посещении их страницы, но этот называется «Шаблон диаграммы Ганта 08».
Внешний вид шаблона делает его очень простым для чтения и в то же время полезным. Кроме того, взгляните на второй слайд, который содержит подробную информацию о надстройке Office Timeline PowerPoint для автоматического обновления диаграмм.
6. Временная шкала Диаграмма Ганта PowerPoint (Хронология Office)
Если вы хотите придерживаться шаблона диаграммы PowerPoint Gantt, но начните с более чистого, незагроможденного вида, скорее всего, этот шаблон вам нужен.
Этот шаблон использует макросы для включения ваших записей Просто помните, что вы должны включить их после загрузки шаблона. Затем дважды щелкните ячейки, чтобы ввести полный объем данных, включая затраты на задачу, ресурсы и номера бюджета.
8. Почасовая диаграмма Ганта (Office Timeline)
Вам нужно довести свой проект до почасового плана управления? Также для PowerPoint этот шаблон из Office Timeline позволяет вам сделать это. Полный график отображается на временной шкале, и вы можете отрегулировать задачи и сопутствующее время с точностью до минуты для каждого.
Хотя для некоторых это может быть слишком большим микроуправлением, для других это необходимо. Это зависит от вашего проекта и предпочтений. Итак, если почасовая диаграмма Ганта соответствует вашим потребностям, а PowerPoint — вашим навыкам, это отличный шаблон.
Вы просто вводите свои задачи, а затем настраиваете шкалы времени вручную. Каждый период разделен на квартал, а затем месяц. Это обеспечивает быстрый способ увидеть выполнения для каждой задачи.
Более подробные шаблоны диаграмм Ганта содержат даты и длительности. Тем не менее, если вы хотите просто посмотреть, когда элементы будут планироваться и когда они будут завершены, это хороший шаблон Excel, который стоит попробовать.
Для несложных презентаций плана вашего проекта презентации вашего проекта с помощью PowerPoint этот шаблон обеспечивает достойный и привлекательный вариант.
Какими советами по диаграмме Ганта вы можете поделиться?
Мы показали вам различные шаблоны диаграмм Ганта на выбор. Теперь нам интересно узнать, как вы используете свой шаблон.
Если вы заядлый пользователь диаграммы Ганта, у вас, вероятно, есть полезные советы, которые помогут другим кто не так знаком с инструментом управления проектами. Если вы ищете дополнительные варианты, взгляните на эти изящные инструменты для создания графиков проекта .
Если у вас есть хитрости, предложения или общие советы по использованию, которыми вы хотели бы поделиться, оставьте нам свой комментарий ниже!
Метод критического пути (МКП) - это метод планирования выполнения работ, в основе которого лежит математический алгоритм. Рассчитаем критический путь для связанных между собой работ проекта в MS EXCEL.
Метод критического пути (Critical Path Method) позволяет вычислить наиболее длительную последовательность работ, необходимую для завершения проекта в целом. Увеличение длительности любой из работ, лежащих на критическом пути приводит к увеличению длительности проекта. Работы, которые не лежат на критическом пути имеют определенный запас времени.
Постановка задачи
Пусть у нас есть проект, который состоит из 21 работы. Работы обозначены латинскими буквами и связаны друг с другом следующим образом:
Также дана длительность каждой работы. Необходимо вычислить работы лежащие на критическом пути и создать диаграмму Ганта .
Диаграмма отображает длительности и взаимное расположение работ на шкале времени, а также критический путь. К сожалению, в отличие от MS Project, на диаграмме нельзя нарисовать стрелки, соединяющие работы.
Также обратите внимание, что на диаграмме выше шкала времени представляет собой рабочие дни, т.к. длительности работ заданы в рабочих днях. Чтобы отобразить работы в календаре необходимо учесть выходные дни.
Для этого нам потребуется функция РАБДЕНЬ() , которая возвращает дату отстоящую от исходной даты на указанное количество рабочих дней. Подробности построения диаграммы Ганта приведено в соответствующем разделе этой статьи .
Исходные данные
В файле примера заполнена таблица, содержащая перечень работ, их длительности и связи между работами.
Каждая работа имеет Название (для предотвращения загромождения текстом диаграммы здесь использованы латинские буквы от A до U) и код, который представляет собой последовательные числа от 1 до 21. Две работы не имеют длительности: Старт и Окончание.
Чтобы ввести связи - для каждой работы укажем предшествующие работы (максимум 5, столбцы D:H).
Примечание : Связи между работами можно задавать указывая не предшественников, а последователей. Это реализовано в статье Автоматическая сетевая диаграмма проекта в MS EXCEL .
Все остальные вычисления будут сделаны на основании этих данных.
Вычисление критического пути с помощью сетевой диаграммы
Длительность критического пути можно найти двумя способами. Первый, наиболее простой, - это определить все возможные пути от Старта до Окончания, вычислить их длительность и затем выбрать путь с максимальной длительностью. Если таких путей два или более, то оба пути будут критическими. Такой подход был реализован в статье Оптимизация графика работ по проекту с помощью Поиска решений в MS EXCEL .
В этой статье сделаем все "по-взрослому", т.е. воспроизведем в MS EXCEL математический алгоритм расчета критического пути. Для этого для каждой работы вычислим по 4 даты: Раннее Начало (Early Start), Позднее Начало (Late Start), Раннее Окончание (Early Finish) и Позднее Окончание (Late Finish). Затем, вычислим Запас по времени выполнения (Float или Slack) для каждой работы. Работа не лежащая на критическом пути будет иметь Запас . Для работ лежащих на критическом пути Запас равен 0. Запас вычисляется как Позднее Окончание минус Раннее окончание или как Позднее начало минус Раннее Начало .
Для вычисления этих дат и критического пути используем сетевую диаграмму. Диаграмму разместим на листе Сетевая диаграмма в файле примера .
Для этого каждую работу представим в виде таблички:
Название работы выведем в таблички с помощью ссылок на лист с исходными данными. Длительность можно получить с помощью формулы =ВПР(D9;Гант!$B$12:$C$32;2;0)
Сначала вычислим Раннее Начало и Раннее Окончание двигаясь от вехи Старт до вехи Окончание (прямой проход). Затем вычислим Позднее начало и Позднее окончание двигаясь от вехи Окончание до вехи Старт (обратный проход).
Примечание : Если бы проект состоял из 21 работы, которые следовали бы последовательно друг за другом, то путь выполнения работ был бы единственным и соответственно критическим. Но, вся проблема в том, что часть работ проекта могут выполняться параллельно (точнее - частично параллельно), например, С, Е и А.
На сетевой диаграмме сначала нарисуем веху Старт, ее длительность =0, и пусть она выполняется в день 0 (для удобства расчетов). Далее нарисуем вехи С, А, Е и их последователей: соответственно, D и E, F, M. Рассчитаем Раннее начало для этих и последующих работ:
- Раннее начало работы равно максимальной дате Раннего окончания всех предшествующих работ. Для всех работ С, А, Е единственной предшествующей работой является веха Старт, поэтому можно просто сослаться на ячейку В8 . Например, работа С начинается в 0:00 первого дня и заканчивается в 23:59 девятого дня. Можно, конечно начинать считать и с 1-го дня, а не с 0. В этом случае к дате Раннего окончания предшествующей работы нужно прибавить 1, а от даты Раннего окончания нужно отнять 1. Но, мы так делать не будем, т.е. еще одной причиной начинать с 0 является удобство отражения на диаграмме Ганта (см. этот раздел );
- Раннее начало работ K, R, S, U рассчитывается с помощью функции МАКС() , т.к. у этих работ более одного предшественника;
- Раннее окончание рассчитывается очень просто: Раннее начало + Длительность ;
- Веха Окончание содержит значение 65, т.е. проект будет длиться 65 рабочих дней;
- Теперь двинемся в обратную сторону - от вехи Окончание и вычислим Позднее окончание и Позднее начало ;
- Позднее окончание вычисляется как минимальная дата Позднего начала последующих работ. Если последующая работа только одна, то Позднее окончание равно Позднему началу последующей работы. Для последних работ, те что перед вехой Окончание , Позднее окончание равно дате вехи Окончание ;
- Позднее начало рассчитывает очень просто: Позднее окончание - Длительность .
Осталось вычислить Запас : Позднее окончание - Раннее окончание .
С помощью Условного форматирования выделим те работы, у которых Запас =0. Это критический путь.
Примечание : В статье Автоматическая сетевая диаграмма проекта с критическим путем в MS EXCEL показано как построить Сетевую диаграмму не на отдельном листе, а на диаграмме MS EXCEL. Это позволяет автоматически перестраивать сетевую диаграмму при изменении связей между работами.
Очевидно, что использование Сетевой диаграммы неудобно для расчетов критического пути (но очень наглядно), поэтому для диаграммы Ганта рассчитаем критический путь с помощью тех же формул, но организованных несколько другим образом.
Построение диаграммы Ганта
Для расчета критического пути без использования построения Сетевой диаграммы будем использовать тот же подход: сначала вычислим Раннее Начало и Раннее Окончание, затем вычислим Позднее начало и Позднее окончание . Формулы для расчета этих дат те же, что мы использовали в Сетевой диаграмме.
Для позднего окончания нам придется вычислить для каждой работы все ее Последующие работы. Это можно сделать из информации о предшествующих работах с помощью формулы массива :
Например, веха Старт является предшествующей работой для работ А, С, Е. Следовательно, ее последователи - работы А, С, Е. Именно это и делает формула.
На основании вычисленных дат и диаграммы Линейчатая с накоплением создадим диаграмму Ганта.
Первый ряд будет являться просто датой Раннего начала, следующие 2 ряда (критический путь и Не на критическом пути) - это просто длительность работ. 2 ряда создано для того, чтобы критический путь отобразить красным цветом. Также можно отобразить запас для каждой работы.
Обратите внимание, что работы начинаются с 0:00 первого дня. Например, значение 5 на горизонтальной оси диаграммы означает, что прошло ровно 5 дней: с 0:00 первого дня до 23:59 четвертого дня. Этот подход отличается от принятого в MS Project, где длительность работ отображается более наглядно:
Диаграмму Ганта принято отображать не в рабочих днях, а в календарных, для пересчета используем функцию РАБДЕНЬ() . Все вычисления приведены в столбцах AS:AW файла примера , лист Гант.
Примечание : Все расчеты сверены с MS Project (длительность проекта, вычисление критического пути, сроки начала и завершения работ).
Читайте также: