Загрузка чеков в авансовый отчет 1с бухгалтерия

Обновлено: 08.07.2024



Создание авансовых отчетов в 1С из кассовых чеков. Архив чеков.

На создание авансовых отчетов в 1С тратится очень много времени. Мы добавили в Entera удобный инструмент для быстрого и точного заведения чеков в авансовые отчеты в 1С.

Авансовые отчеты в 1С могут быть созданы с помощью Entera прямо из кассовых чеков. Для этого с 2003 года на кассовых чеках существуют QR коды, а с 3 июля 2018 года QR код стал обязательным реквизитом.

QR-код, это графический код в виде квадрата, содержащий основную информацию о чеке.


Entera умеет извлекать необходимую информацию с помощью встроенного сканера QR-кодов, получать подробную информацию у оператора фискальных документов (ОФД) и на ее основании создавать авансовый отчет в 1С.

Вам не потребуется устанавливать на телефон никаких приложений, Entera работает через браузер и поддерживает любые современные смартфоны на платформах android, iphone, windows, главное условие - наличие фотокамеры.

QR-код легко сканируется с помощью камеры вашего смартфона в мобильной версии нашего сайта entera.pro.

1. Отправляем чеки на распознавание.

1.1 Откройте на своем смартфоне любой браузер, например google chrome, перейдите на сайт entera.pro и нажмите на кнопку раскрывающегося меню в верхнем правом углу.




1.2 Если у вас в личном кабинете Entera более одной папки, то выберите нужную папку с помощью выпадающего меню и нажмите кнопку “Сканировать QR-код чеков”.




1.3 При первом запуске необходимо дать разрешение на использование камеры.



1.4 Наведите камеру на QR-код на чеке и дождитесь появления надписи “Прочитано”.

Чек должен быть хорошо освещен, а QR-код читаем.

В некоторых случаях требуется переместить камеру чуть ближе или чуть дальше от чека.

В программе у документа Авансовый отчет есть два вида операций:

  • Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
  • Авансовый отчет по командировке — вариант для отражения только командировочных расходов. Использовать его рекомендуется при подключенном сервисе Smartway.


Рассмотрим, как отражаются операции по покупке электронных билетов организацией и отчету за них сотрудником.

При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Покупка билетов

Покупка билетов отражается одинаково независимо от того, какой вид операции для АО применяется Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Но есть некоторые особенности.

Покажите поступление билета документом Поступление билетов вид операции Покупка в разделе Покупки — Поступление билетов .


  • Билет — создайте элемент справочника Билеты , заполните его данные на основании оригинала. PDF
  • Контрагент — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты;
  • Договор — выберите договор с контрагентом при наличии из справочника Договоры;
  • Сумма и НДС (в т.ч.) — заполните на основании билета.

Проводки по документу


Документ формирует проводки:

  • Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса перевозчику;
  • Дт 76.14 Кт 60.01 — принятие к учету билета.

В журнале Покупка билетов по кнопке Создать можно оформить другие действия с приобретенными билетами:


При использовании сервиса Smartway билеты автоматически загружаются в справочник Билеты .

Расходы по командировке проводятся документом Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке .

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет

  • авиабилет (Москва-Тюмень) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
  • авиабилет (Тюмень-Москва) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
  • БСО за проживание в гостинице на сумму 6 000 руб. (без НДС).

В документе Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет доступна вкладка Билеты (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).


По кнопке Добавить или Заполнить табличная часть документа автоматически заполнится данными приобретенных для указанного сотрудника билетов на текущую дату:

  • Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
  • Сумма — стоимость билета.
  • %НДС — ставка НДС, обозначенная в билете.
  • НДС (в т.ч.) — сумма НДС, указанная в билете.
  • Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
  • Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
  • Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то, которому присвоен признак Использовать как основное .
  • Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
    • Вид расхода — Командировочные расходы.

    В сумму расхода по Авансовому отчету стоимость билетов не включается, но при проведении документа происходит списание расходов.

    Проводки по документу


    Документ формирует проводки:

    • Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на командировку;
    • Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
    • Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по билету.

    Приобретенные билеты автоматически отражаются на счете 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

    При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .

    При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

    Проводки по документу


    Документ формирует проводку:

    • принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
    • не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

    Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет по командировке

    Создайте документ Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты ).


    Укажите сотрудника и период командировки, после этого в документ автоматически подтягиваются приобретенные на этот период билеты.


    По соответствующей ссылке проверьте указанные билеты и аналитику:

    • Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты .
    • Сумма — стоимость билета.
    • %НДС — указывается ставка НДС, указанная в билете.
    • НДС (в т.ч.) — отражается сумма НДС, указанная в билете.
    • Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
    • Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат . При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
    • Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное .
    • Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
      • Вид расхода — Командировочные расходы.

      Проводки по документу


      Документ формирует проводки:

      • Дт 26 Кт 71.01 — принятие к учету расходов на командировку;
      • Дт 26 Кт 76.14 — принятие к учету расходов на билет;
      • Дт 19.04 Кт 76.14 — принятие к учету НДС по командировочным расходам.

      При проведении документа Авансовый отчет автоматически датой билета создается документ Счет-фактура полученный вид операции Бланк строгой отчетности .


      При установленном флажке Отразить вычет НДС в книге покупок НДС будет принят к вычету автоматически.

      Проводки по документу


      Документ формирует проводки:

      • принимается к вычету по оплаченным расходам (п. 7 ст. 171 НК РФ);
      • не может быть перенесен на 3 года (п. 1 ст. 172 НК РФ, п. 18 Правил ведения книги покупок,Письмо Минфина РФ от 14.07.2020 N 03-07-14/61018).

      См. также:

      Помогла статья?

      Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

      Похожие публикации

        Не за горами 2020 год, а это значит, что совсем.Прямой эфир прошёл 26 мая 2020 г. Лектор: Климова М.А.Работодателям в 2020 г. предстоит выполнить ряд мероприятий для перехода..

      Карточка публикации

      (8 оценок, среднее: 5,00 из 5)

      Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
      Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
      Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

      Все комментарии (4)

      Спасибо за очень подробную статью! Было бы интересно попробовать сервис Smartway.

      Спасибо за обратную связь. Если сервис интересует, то можно заказать на их сайте демо. Там подробно все расскажут и покажут.
      Если много командировок, а следовательно заказов билетов, гостиниц и т.д., то точно имеет смысл ознакомиться с этим сервисом.

      Читайте также: