Чем отличается факсимиле от электронной подписи

Обновлено: 07.07.2024

Екатерина Шестакова, кандидат юридических наук, г. Москва.

Электронные документы получают все большее развитие в деятельности компаний, все чаще руководители, юристы и бухгалтеры пользуются электронными госуслугами. Проанализируем судебную практику по данному вопросу.

Виды электронных документов

К основным электронным документам, используемым бухгалтерами и юристами, относятся:

бухгалтерская отчетность (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете");
налоговые декларации (Приказ ФНС РФ от 04.03.2010 N ММ-7-6/96@);
таможенная декларация (ст. 180 ТК ТС);
персонифицированная отчетность об уплате страховых взносов в ПФР и ФСС (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах. ");
реестр застрахованных лиц в ПФР (п. 2.1 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете. ").

Также компании могут применять следующие электронные документы:

первичные и сводные учетные документы (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ);
книги покупок, продаж и регистраций счетов-фактур;
счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).

Электронный документооборот давно используется при подтверждении командировочных расходов. Однако Минфин полагает, что, приобретая электронный авиабилет, необходимо представить дополнительные доказательства понесенных расходов (письмо Минфина России от 01.07.2010 N 03-03-07/23). Подтверждающими документами могут являться:

чек контрольно-кассовой техники;
слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
подтверждение кредитным учреждением, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведения операции по оплате электронного авиабилета;
подтверждение оплаты перевозки, оформленное на утвержденном бланке строгой отчетности;
распечатка электронного документа - электронная маршрут-квитанция электронного пассажирского билета (электронного авиабилета) на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Заметим, электронный документ до конца не приобрел силу бумажного аналога. Кроме того, существуют некоторые недоработки и в системе электронных госуслуг, они заключаются в невозможности их использования от имени юридического лица.

Для реализации права подачи заявлений в электронном виде юрлицо должно:

Однако Россвязь не сообщает, что делать, если гендиректор является единственным сотрудником и представителем компании. Кроме того, в законодательстве имеются ограничения в части принятия к учету данных документов. Например, электронный документ может быть принят к учету, только если он подписан электронно-цифровой подписью ответственных лиц с соблюдением условий п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ (письма Минфина России от 27.10.2008 N 03-03-06/1/605, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).

Значение факсимиле

Факсимиле является удобным аналогом собственноручной подписи, однако в его использовании в отличие от электронной подписи и собственноручного подписания документов имеется ряд ограничений. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ факсимиле используется только в случае, если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (это положение относится и к электронной подписи).

В отличие от факсимиле, электронные документы, подписанные электронной подписью, нашли большое распространение в законодательных актах. И это не удивительно, поскольку факсимиле представляет собой клише-печать и уровень его защиты значительно ниже, чем уровень защиты электронной подписи. Кроме того, в законодательстве не урегулирован фактически вопрос использования факсимиле.

Обращаем внимание на некоторые важные моменты, которые могут вызвать судебные споры.

Не используйте факсимиле на исходящих документах, особенно если эти документы подтверждают факт оказания услуг, так как эти доказательства могут быть не приняты в суде (Определение ВАС РФ от 13.04.2011 N ВАС-3948/11).
Включайте соответствующие условия в договор, иначе суд может признать договор незаключенным (Постановление ФАС ДО от 13.08.2009 N Ф03-3794/2009).
Не используйте факсимиле при сдаче отчетности (Постановление ФАС ПО от 04.02.2011 N А55-3137/2010).

Таким образом, использование электронной подписи является более перспективным, чем факсимиле, поскольку электронная подпись больше соответствует требованиям безопасности, ее можно использовать на первичных бухгалтерских документах и отчетности.

29.01.2013

А есть ли смысл делать заказ факсимиле, если большинство документов у вас в цифровом виде? Может, стоит воспользоваться новым расширением для Chrome?

Изготовление подписи факсимиле в электронном виде

Расширение HelloSign for Gmail позволяет ставить факсимиле на документы, которые приходят по электронной почте. До появления HelloSign деловую бумагу сначала распечатывали, потом подписывали, после этого сканировали. Теперь достаточно будет нажать на единственную кнопку – Sign – в меню и вставить картинку в документ.

Нужно ли делать заказ факсимиле для постановки подписей на электронных документах? Все, что вам понадобится, – установить расширение, пройти процедуру авторизации, а после – загрузить свою подпись. Инструкции сервиса HelloSign помогут вам нарисовать автограф. Вы можете сделать это мышкой или другим способом, существенное количество форматов, поддерживаемых сервисом, позволяет это. Вот вам и весь процесс изготовления подписи факсимиле. Главное, не забывайте о том, что подпись нужно поставить собственноручно, а также о возможности при необходимости повторить ее снова.

Сервис дает гарантии того, что факсимиле подписи абсолютно точно принадлежит владельцу конкретного адреса электронной почты.

Законно ли электронное факсимиле подписи?

Собственноручная электронная подпись является вполне законной, но при соблюдении ряда условий. Во-первых, ею можно подписывать далеко не все документы. Во-вторых, требования к электронной подписи в разных странах не совпадают. Более широкое применение она имеет в США и государствах Евросоюза. В России и Украине использование факсимильной подписи может осуществляться согласно договору контрагентов.

Возможно, появление электронных факсимиле для нас является несколько преждевременным. Пока широкое распространение получило только использование клише подписи. Заказ факсимиле – обычное дело для руководителей, поскольку его применение существенно экономит время обработки документов. Но, судя по всему, перспективы использования электронной версии факсимиле есть, не зря же автор и основной разработчик Gmail Пол Бакхайт инвестировал в HelloSign. Этот сервис пока является бесплатным, но следует ожидать появления некоторых платных опций.

Так что тренируйтесь расписываться мышкой, возможно, это пригодится вам в ближайшем будущем.

Одно и то же ли понятие обозначают слова подпись и роспись? Когда использовать факсимиле и доступна ли простому человеку электронная подпись?

Читает Яков Кульнев

Обратившись к толковому словарю, мы узнаем следующее:

Подпись. Фамилия, собственноручно поставленная под чем-либо.
Расписаться. Поставить свою подпись в документах в подтверждение чего-нибудь.
Роспись. 1 и 2 значение связано с живописью на стенах, потолках, предметах быта. Приступить к росписи Владимирского собора. Античная р. Третье значение — письменный перечень, список чего-либо. И только четвертое, с пометкой Разг. =Подпись.

В законодательстве выражение «под роспись» применяется в значении действия по глаголу «расписываться»: «Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись». (ст. 68 Трудового кодекса РФ).

К сожалению, в действующем законодательстве России нет четкого и строгого определения, что такое подпись, подходящего под все ситуации значения термина.

Гражданский кодекс РФ содержит требования о необходимости подписи в ряде случаев, о том, что сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку (п. 1. ст. 160 Гражданского Кодекса РФ); о подписи лица как необходимом реквизите чека (ст. 878 Гражданского кодекса РФ).

Без подписи документ недействителен.

Согласно требованиям ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Причем не стоит забывать о требованиях ст. 19 Гражданского кодекса РФ о том, что гражданин приобретает и осуществляет права и обязанности под своим именем, включающим фамилию и собственно имя, а также отчество, если иное не вытекает из закона или национального обычая.

Часто на практике, когда начальника нет на месте или надо подписываться и подписываться, применяют факсимиле или способ под названием «косая черта».

Последнее, сразу скажу, недопустимо.

Факсимиле (лат. «делай подобное»). Согласно ст. 160 ГК РФ, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Из чего следует вывод, что применять факсимиле можно, но только не в финансовых документах (платежное поручение, счет-фактура), а в письмах, запросах и др., если об этом у вас есть соглашение с лицом, принимающим от вас документы с факсимильной подписью.

С развитием электроники появилась и электронная подпись. Вопросы ее применения регулируются федеральным законом «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП — это программно-криптографическое средство (попросту — программа), которое обеспечивает:

проверку целостности документов;
конфиденциальность документов;
установление лица, отправившего документ.

Применять ЭЦП может даже обычный человек. Официально — при пользовании услугами Интернет-банкинга, и неофициально — при обмене писем с друзьями и др.

Варианты использования ЭЦП юридическими лицами при подписании писем и договоров, подаче заявок при проведении электронных торгов предусмотрены вышеуказанными положениями Гражданского кодекса РФ.

Что такое факсимильная подпись, кому и зачем она нужна, когда можно, а когда нельзя ей пользоваться – расскажем об этом подробнее в статье.

Использование факсимильной подписи упрощает руководителям оформление документов

Факсимиле – что это

Это воспроизведение личной подписи на печати-клише для заверения документов без личного участия руководителя, который несет ответственность за делопроизводство в компании.

Клише может быть и в электронном виде: подпись сканируют и вставляют скан в электронный документ.

Обычно штамп с подписью используют, чтобы ускорить документооборот в компании и упростить работу, например, бухгалтеру, который работает с огромным количеством документов каждый день.

Как правильно использовать факсимиле

Если вы хотите использовать факсимиле, то предварительно с каждым контрагентом надо заключить соглашение об использовании штампа в качестве аналога собственноручной подписи должностного лица.

Значит, обе стороны согласились с тем, что клише приравнивается к личной подписи и, соответственно, имеет ту же юридическую силу, что и эта подпись.

Соглашение об использовании факсимиле – обязательный документ. Если по условиям договора, подписанного штампом, возникнет спор с контрагентом, и дело дойдет до суда – такой документ без предварительно заключенного соглашения может быть признан недействительным.

Подобное соглашение составляется на конкретный договор или на все документы, которые заключаются с контрагентом. Но с каждой стороной заключается индивидуальное соглашение.

Также в соглашении можно установить процедуру использования факсимиле. Например, для подписи штамп использует только один участник договора.

Главный момент в использовании факсимиле: не забыть составить соглашение о его использовании

Минимальная информация для соглашения об использовании факсимильной подписи:

назвать субъекты договора и ФИО лиц, которые представляют названные субъекты,
прописать основание, по которому действует каждый субъект;
прописать, о чем договариваются участники соглашения (например, о возможности или допустимости использования факсимильной подписи представителем одного или обоих участников при подписании определенных документов – и перечислить список документов, на которых можно поставить штамп).

Принципиально важно, чтобы такое соглашение было засвидетельствовано собственноручной подписью представителей, поскольку в данном случае только личная подпись будет служить подтверждением, что согласие действительно достигнуто.

Другой вариант заверения согласия на использование клише – прописать пункт о допустимости использования факсимильной подписи в самом договоре. Такой документ тоже должен быть подписан представителями обеих сторон собственноручно.

Однако даже при заключенном соглашении факсимильную подпись можно ставить далеко не на все документы.

Где можно использовать факсимиле

На каких документах можно ставить штамп:

договоры и дополнительные соглашения, если есть письменное и заверенное собственноручной подписью согласие обеих сторон на использование клише одной или двумя сторонами;
наградные документы (почетные грамоты, листы о награждении);
служебные удостоверения;
полисы (медицинские и страховые);
письма (уведомления, извещения, приглашения и проч.).

Какие документы нельзя подписывать факсимиле

Штампом нельзя заверять бухгалтерские финансовые документы.

Например, в декларации для налоговой службы, счет-фактуре, платежной накладной, кассовой книге, расходном кассовом ордере можно поставить только личную подпись руководителя или бухгалтера.

Все бумаги, которые передаются в государственные органы, может подписывать только руководитель.

Также не получится заверить печатью-клише любую доверенность, трудовые книжки и договоры, приказы. Нельзя использовать ее в нормативно-правовых актах, например, федеральных законах и проч.

Документы, подписанные штампом, не примут и банковские сотрудники. Все образцы подписей, заявления, чеки и другие платежные документы должны быть подписаны ответственным лицом собственноручно.

Читайте также: