Для чего нужен компьютер в гостинице

Обновлено: 05.07.2024

Для успешной, качественной и оперативной работы службы приема и размещения необходимы современные технические средства — это компьютер, принтер, сканер, телефон, контрольно- кассовый аппарат, терминал для приема оплаты по кредитным картам, кнопка тревожной сигнализации, зона для хранения необходимой документации, трубка домофона, а компьютеризация гостиничного бизнеса позволяет:

собрать максимально полную информацию обо всем, что происходит в отеле, и в первую очередь о клиенте, что в настоящее время является не только проявлением заботы, но и определенной гарантией безопасности;

осуществлять наиболее качественный контроль за жизнью отеля, сколько и какие номера заняты, какие пользуются наибольшей популярностью, каким образом реагируют гости на новшества и изменения, предпринятые в отеле;

выполнять автоматизацию процессов вселение/выселения, что во много раз повышает скорость работы и ускоряет соответствующие процессы;

получать своевременную информацию об освобождении номера, а значит, позволит оперативно подготовить его для следующего клиента, выполнить переселение клиента и т. д.

Программное обеспечение для управления гостиницей также состоит из двух подсистем: front office и back office. Виртуальный Front office включает в себя службы портье, бронирования, управления номерным фондом. Сюда вносится информация о постоянных гостях и корпоративных клиентах, их бытовых привычках и гастрономических пристрастиях, что позволяет индивидуализировать обслуживание гостей. К front office могут быть подключены системы электронных замков, телефония, платное телевидение, электронная система учета мини-баров, система учета ресторанов и баров, датчики контроля безопасности. Если в гостиничных номерах есть выделенная линия для интернет-доступа, то возможен и контроль за количеством времени, которое провел гость во всемирной сети. Back office занимается бухгалтерией, внутренними финансовыми потоками и прочей внутренней гостиничной документацией, которой немало.

Портье или кассир, а также другие пользователи имеют разные права доступа в систему со своих рабочих мест, которые должны быть оборудованы персональными компьютерами, а также следующими устройствами и принадлежностями:

принтером лазерным с высокой скоростью печати, на котором распечатываются счета при выписке гостя. Качество принтера должно быть очень высоким, он должен быть профессиональным и выдерживать высокий темп работы;

авторизационной машиной для проката кредитных карточек, которые предоставляются банками, выпускающими и обслуживающими кредитные карточки;

терминалом для создания электронных ключей при наличии в гостинице электронных замков. Терминал может представлять собой небольшой монитор с клавиатурой и прокатным механизмом или же моноблок;

детектором для просмотра денег;

штампами для отметки даты и времени на корреспонденции и документы;

импринтером — механическим устройством, предназначенным для оформления слипа при совершении операции с платежной картой. В импринтер вставляется клише, на котором эмбоссированы (процесс механического выдавливания на лицевой стороне пластиковой карты ее номера и срока действия, фамилии и имени клиента, названия компании для корпоративных клиентов) идентификационные данные точки приема. Платежную карту вставляют в импринтер и вкладывают слип;

электрическими прокатными машинами для пластиковых кредитных карточек. Такое устройство позволяет за доли секунды сделать копию карточки на бумаге и зарегистрировать гостя, который заполнит и оставит регистрационную карточку чуть позже. Это очень удобно в случаях больших заездов, поскольку на регистрацию банковской карточки (ее прокат, последующую авторизацию, распечатывание чека) уходит до 4 мин, а при использовании копии банковской карточки плюс регистрационной формы, зарегистрировать гостя можно за 1 мин;

информационно-ключевым щитом (в гостиницах с механическими замками от номеров);

цифровой многоканальной телефонной станцией, которая переводит звонки внутри гостиницы; телефон должен иметь дисплей, на котором бы выводилась информация о том, кто и кому звонит.

Нужно помнить, что большая часть оборудования должна быть спрятана внутри стойки. Нельзя загромождать ресепшн большим количеством лишнего оборудования: захламленность создает негативное впечатление об отеле.

Под оргтехникой понимается совокупность технических средств, которые позволяют усовершенствовать процесс ведения документов, а также ускорить работу предприятий из различных сфер деятельности. Такие средства используются на предприятиях, в офисах, больницах и других заведениях. Не стали исключением и гостиницы. Не важно, речь идет про гостиницы в ереване или в Москве, все подобные объекты пользуются оргтехникой. Какой же именно?

Виды оргтехники, используемой в гостиницах

Основной вид техники — это коммуникационная. Сюда относятся мобильный и стационарный телефоны и факс. Это обязательные атрибуты каждого отеля. В небольших частных гостиницах может не быть факса, но телефоны там есть непременно. Как вариант — может отсутствовать стационарный телефон. С развитием интернета стало тяжело проводить грань между коммуникационной и электронной техникой. Так, к последней относятся компьютеры, планшеты, ноутбуки, нетбуки. С одной стороны, через них осуществляется управление принтерами, ксероксами. С другой стороны, они позволяют поддерживать общение: разговаривать по скайпу (или в других агентах), проверять электронную почту, которая имеет непосредственное отношение к коммуникационным средствам.

Еще в гостиницах, будь то гостиница минск или какая-либо другая, могут использоваться многофункциональные устройства. Они могут сочетать в себе принтер, сканер и факс или какую-то другую технику.

Необходимость использования оргтехники в гостиницах

Такая техника нужна обязательно. Именно она позволяет заказывать клиентам номера, связываться будущим постояльцам с заведением. Для администрации это большая подмога в ведении любой документации. Кроме того, сегодня есть масса компьютерных программ, которые еще больше облегчают жизнь персонала. Эти программы позволяют очень эффективно вести учет расходов и доходов, позволяют контролировать заселение-выселение клиентов. Описанная техника дает возможность одному человеку выполнять столько работы, сколько без техники не сможет выполнить и целая команда за короткий срок.

Для маленьких гостиниц достаточно иметь телефон и компьютер с рядом программ. А вот большие отели должны быть оснащены по последнему слову техники. Копировальная машина и факс могут понадобиться и клиентам, которые приезжают в город по делам. Все это учитывается при оснащении ресепшна и комнат персонала.

Гостиничное дело – очень интересная и выгодная сфера бизнеса. Владелец может заниматься управлением самостоятельно, но организовать работу так, чтобы заведение приносило хорошую прибыль, сможет далеко не каждый. В таком случае лучше прибегнуть к услугам профессионала.

Менеджмент отеля – управление заведением, целью которого является оказание услуг по выгодной цене и получение большей прибыли.

Независимо от того, кто управляет недвижимостью, в большинстве гостиниц и отелей предпочитают пользоваться специальной программой. Она позволяет грамотно распланировать совершение всех операций в заведении и обеспечивает удобное хранение информации о клиентах.

АСУ – сочетание аппаратных (механические и электронные части устройства), программных (системы для эксплуатации компьютера) средств, а также работников предприятия для систематизации и управления различными процессами.

Система управления отелем и гостиницей – вид АСУ. Применяется для ведения текущей документации учреждения, хранения сведений о проживающих, фонде номеров и учета финансов. Помогает грамотно организовать работу заведения.

Еще такую программу называют облачной системой управления отелем (гостиницей) или PMS (property management system – система управления недвижимостью). Она также позволяет оптимизировать повседневные операции и тем самым ускорить их проведение.

Систему устанавливают на компьютер и мобильные телефоны персонала отеля. Таким образом, каждый служащий может получать необходимые сведения и указания в течение рабочего дня.

Цели и требования

Интерфейс таким программ чаще всего простой и понятный для обычных пользователей.

Цели использования системы управления отелем:

автоматизация работы персонала;
синхронизация с системами бронирования;
ведение бухгалтерии;
оформление документов для постояльцев;
расчет различных статистических показателей: в какое время года больше гостей, какие номера чаще бронируют.

ведение отчетности в соответствии с законодательством страны, в которой расположена недвижимость;
размещение постояльцев по номерам и по отдельным кроватям;
оплата при поселении или выезде.

Выбирая автоматизированную систему управления отелем, в первую очередь ориентируйтесь на специфику вашего заведения. Для больших комплексов лучше выбирать качественные программы с богатым функционалом и инструментарием. Для хостела и мини-гостиниц можно выбрать несложную систему, которая сможет удовлетворить все потребности. Такой подход позволит сэкономить средства, которых у небольшого бизнеса может просто и не быть.

Что входит?

Облачная система управления отелем имеет несколько составляющих.

Это обязательный элемент любой программы. Практичный и простой в использовании инструмент. Представляет собой форму с данными о любой текущей брони, размещении и клиентской базе.

Оформляется в виде таблицы. Она учитывает конкретный период и сортирует данные по номерному фонду. Отлично подходит для ведения документации любого типа заведения: гостиница, хостел, отель, база отдыха.

2. Автоматическое оповещение постояльцев.

3. Формы для ведения статистики.

4. Оформление текущей документации.

5. Хранение информации о клиентах.

Эти элементы могут варьироваться в зависимости от конкретной системы.

В настоящее время существует несколько десятков систем управления отелем. Отличие иностранных программ от российских в том, что они дают наибольшую свободу действий персоналу отеля. В то время как системы, которые эксплуатируются на постсоветском пространстве, максимально ограничивают деятельность служащих.

А теперь расскажем о самых распространенных программах для управления отелем и их основных функциях.

Opera

Полное название - система управления отелем Opera Enterprise Solution. Лидер по установкам, используется в 100 странах мира. Достоинства, которые подтверждают отзывы:

универсальна, то есть может применяться в различных видах заведений гостиничного бизнеса;
настраивается в зависимости от размера и объемов активности ведения бизнеса;
соответствует самым требовательным запросам;
гарантирует достоверный и оперативный обмен данными о недвижимости в режиме реального времени;
имеет богатый функционал.

Система управления отелем Opera может работать вместе с такими программами, как:

тарификация звонков;
автоматические мини бары;
авторизация кредитных карт;
бухгалтерские программы;
система управления ресторанами.

Данная система состоит из модулей, которые при необходимости могут быть настроены и изменены в соответствии с потребностями управляющего отеля. От этого зависит и стоимость разработки. Она включает в себя:

Система управления бронированием отеля включает в себя подтверждение, аннуляцию, листы ожидания, управление депозитами.

2. Управление номерным фондом.

Автоматическое распределение заданий для горничных. Контроль наличия свободных номеров, их оснащения, уборки и своевременности ремонта.

Личные данные каждого постояльца: адрес, номер телефона, предпочтения по проживанию в гостинице, посещение ресторана, бассейна и другой инфраструктуры отеля.

Возможность индивидуальной настройки с помощью встроенного генератора. Также можно воспользоваться стандартными отчетами (более 300 форм).

5. Управление тарифами.

Установка квот, анализ и управление доходами, настройка тарифов и многое другое.

6. Служба приема, размещения.

Система управления отелем Opera PMS затрагивает большинство деловых процессов заведения, осуществляет взаимодействие с различными интерфейсами: телефоны, телевидение, электронные замки, планшеты.

Fidelio

Система управления отелем Fidelio – продукт немецкого производства. Все заведения с этой разработкой автоматически вносятся в глобальные электронные списки бронирования.

В России Fidelio представляет компания Hotel and Restaurant systems (HRS). Она занимается реализацией и настройкой продуктов данной фирмы, помогает клиентам в освоении системы, оказывает техническую поддержку и проводит периодическое обновление.

Система управления гостиницей Fidelio не требует особых аппаратных характеристик компьютера и тоже очень популярна.

цена зависит от количества номеров и от набора модулей, который вы выберите;
в стоимость входит установка, настройка, обучение клиентов, поддержка при неполадках;
не всегда хорошо взаимодействует со струйными и лазерными принтерами.

Начисление средств за проживание.
Бронирование и заселение.
Выставление счетов для клиентов.
Получение статистических отчетов.
Объединение данных о неоплаченных счетах постояльцев с различных точек продаж.

Эта программа содержит много модулей, один из самых важных – модуль кассира. Он ответственен за:

ведение главной кассы;
переселение постояльцев;
операции обменного пункта;
промежуточные счета;
прием оплат;
исправление брони;
начисления вручную.

Судя по отзывам, большим плюсом этой системы является возможность взаимодействия с другими внешними устройствами и системами.

Hospitality Management System (HMS)

Компания "Либра" занимается разработкой программ для гостиничной индустрии с 1998 года.

Система управления отелем ("Либра" является создателем и разработчиком данной программы) Logus HMS имеет более 500 внедрений по всему миру. Она отличается от других программ, так как представляет собой приложение, которое устанавливается на сервер отеля. У такой системы есть преимущества перед обычным облаком:

может выполнять работу в автономном режиме (то есть без доступа к интернету и независимо от его скорости);
более скоростная обработка данных;
легко взаимодействует с любой удаленной системой;
прекрасно подходит для продажи как комнат, так и койкомест в отеле;
весь функционал направлен на управление продажами для получения прибыли;
прогнозирование начисления и оказания услуг;
детализация всех транзакций;
интерфейсы интегрированы в систему CRM (это программное обеспечение, предназначенное для работы с клиентами), что обеспечивает эффективную организацию рабочего процесса;
простота навигации;
гибкость тарифов;
универсальность;
возможность разделения счетов постояльцев, даже если они проживают в одном номере и имеют разные пакеты услуг (особенно это актуально для санаториев и домов отдыха, где предусмотрены лечебные процедуры).

Это удобная программа, адаптированная для российского гостиничного бизнеса. Может применяться во всех видах заведений.

Позволяет значительно ускорить выполнение многих повседневных задач, автоматизируя их. К примеру:

Импорт и экспорт информации из бухгалтерской программы.
Внесение сведений паспортных данных гостей при помощи сканирования.

Также система управления "Либра" имеет компонент для оказания услуг на более высоком уровне и увеличения продаж.

Фирма разработала специальный модуль поощрения гостей, в котором можно настроить любую программу лояльности.

Стандартный пакет включает 4 приложения:

Инженерная служба.
Работа горничных.
Приложение для хостес (контроль доступа постояльцев в пункты питания).
Консоль для руководителя.

Судя по отзывам, в целом хороший вариант для заведения любого размера. Другой вопрос, что для небольшого хостела или отеля может выйти дороговато.

"Эдельвейс"

Это программа разработана в России и находится на рынке с 2000 года. Насчитывает более 400 установок за все время обслуживания.

Основные характеристики системы управления отелем "Эдельвейс":

Проста в освоении и удобна в эксплуатации.
Богатый набор готовых интерфейсов.
Импортирует данные в бухгалтерию и УФМС.
Сокращает время обслуживания клиентов.
Предусматривает возможность использования дисконтных карт и бонусов в работе с посетителями.
Гарантирует контроль продажи номерного фонда через интернет.
Организует единое платежное пространство (при разных способах оплаты).
Ведет учет аренды конференц-зала, организации мероприятий и других услуг гостиницы.

По отзывам, система управления отелем "Эдельвейс" обладает мощной и интуитивно понятной шахматкой с четкой визуализацией и дополнительным контролем ранних выездов и поздних заездов.

OtelMS

Профессиональная программа управления отелем. Как и другие системы, в первую очередь направлена на автоматизацию всех бизнес-процессов в отеле или гостинице с целью оптимизации всей деятельности и, соответственно, большего получения прибыли.

Состоит из 3 модулей:

Выполняет следующие функции:

хранение историй клиентов;
бронирование;
управление тарифами;
составление документации;
портье;
организация работы с номерным фондом.

2. Модуль бронирования.

Он подойдет для любого вида сайта и социальной сети. Позволит взаимодействовать с самыми раскрученными системами бронирования. Достоинства:

без комиссии;
простая установка;
работа на любом устройстве;
постоянное обновление.

3. Channel manager OtelMS.

Поможет эффективно организовать работу по бронированию на сайтах и через туристические агентства. Гарантирует:

Увеличение продаж на 20 % в течение полугода.
Все свободные номера всегда в продаже.
Оперативность и легкость в работе.
Синхронизация с ведущими каналами продаж.

Эта система управления имеет свои плюсы:

уменьшает себестоимость предоставления услуг (так как они становятся автоматизированными);
гибкий инструментарий для составления отчетности;
полноценное формирование базы постояльцев;
обновление и поддержка системы входят в стоимость;
модуль бронирования подойдет для любого сайта.

Отзывы о системе управления отелем OtelMS чаще всего положительные. Например:

Отличное соотношение цены и качества.
Редкие зависания.
Оперативная работа службы поддержки.
Удобная подготовка документов.
Наглядная шахматка.

Из минусов называют:

Абонентскую плату.
Не подходит для материального учета торгового оборота гостиницы.
Мало каналов продвижения.
Отсутствие некоторых инструментов маркетинговой аналитики.

Статистика

Данные об использовании систем управления отелем:

Opera – самая популярная программа, имеет более 13 тысяч установок.
"Эдельвейс" – применяется в 80 странах, более 400 установок.
"Либра Hospitality Management System" известна по всему миру, более 500 покупок.
Fidelio тоже очень популярна, но имеет высокую стоимость. Хотя это зависит от количества выбранных модулей.
Channel manager OtelMS. Не особо популярна, но имеет богатый функционал, состоит из 3 модулей.

Для выбора системы владелец или управляющий должен оценить целый ряд факторов:

интерфейсы и гибкость расширения;
качество функционирования;
разнообразие возможностей;
уровень сопровождения проекта;
надежность;
стоимость программы.
хорошая работа компании-интегратора (это фирма, которая занимается созданием программ доступа и центров обработки данных: в нашем случае систем управления отелем).

Майнинг отель

А теперь немного поговорим о совершенно новом направлении в гостиничном деле - майнинг отелях.

В последнее время происходит быстрое распространение майнинга, это связано с резким скачком криптовалюты. Поэтому предприниматели стали открывать заведения нового типа. Попробуем разобраться, как работает этот бизнес.

Майнинг (с англ. «добыча полезных ископаемых») – получение криптовалюты. Он осуществляется при помощи математических расчетов. Происходит это на компьютере или специализированном оборудовании ASIC. Это особые интегральные схемы. Имеют корпус с системой охлаждения и модуль для подключения к сети. Направлены решать единственную задачу - добывать биткоины.

Всего несколько лет назад такое оборудование было совсем не распространено. Любители занимались майнингом дома на обычных компьютерах с хорошей видеокартой.

Со временем мощности домашних и офисных компьютеров стало не хватать, к ним стали добавлять дополнительные комплектующие: видеокарты (4-8 штук), материнские платы, блоки питания. Так появились майнинговые фермы.

Теперь математические решения в сети сильно усложнились, поэтому затраты на электроэнергию постоянно увеличиваются. Кроме того, проводка в многоэтажных домах не справляется с нагрузкой, компьютеры в невентилируемых помещениях перегреваются и отключаются.

Специализированное оборудование потребляет гораздо меньше энергии, к тому же имеет большую мощность. Но оно занимает много места, дома или в гараже его в большом количестве разместить трудно. А это, естественно, ограничивает получение прибыли. Поэтому майнить в домашних условиях стало просто невыгодно.

Это повлекло за собой создание инфраструктуры для майнеров, переросших квартирные фермы, но не имеющих пока средств на самостоятельную аренду помещения.

Так появилась система управление майнерами - ЦОД (майнинг отель).

Такие заведения представляют собой площадку с необходимым оборудованием: производственные кондиционеры, которые помогут избежать перегревания, стеллажи для хранения майнинг ферм, доступ в интернет. Владельцы таких отелей берут плату за «койкоместо» и электроэнергию. Пока таких заведений немного, есть несколько отелей в Москве, Подмосковье и Татарстане. Но перспективы развития этой сферы бизнеса огромны.

PMS - основа организации гостиничного бизнеса

Стоимость системы управления отелем достаточно высока, но несмотря на это, имеет большое преимущество перед рукописным учетом. Система обеспечивает безопасность, прозрачность и оптимизацию всех текущих процессов, исключает ошибки в расчетах.

Выбирая программу, оцените размеры гостиничного бизнеса, чтобы не платить лишние деньги за функционал, который не пригодится.

Одним из главных критериев выбора является интеграция (способность к взаимодействию) с другими решениями и продуктами от различных производителей.

Таким образом, правильно подобранная система управления поможет организовать работу отеля и гостиницы качественно и эффективно. Такая программа – основа всей деятельности отеля, поэтому к ее выбору нужно подойти серьезно и взвешенно.

Цель: ознакомиться с автоматизацией рабочего места администратора отеля.

Ключевые слова (keywords): документооборот (document processing), автоматизация (automatization), программный продукт (software product), бронирование (booking).

Ежедневная деятельность администратора отеля связана с переработкой и хранением большого количества информации. Огромный документооборот затрудняет работу администратора отеля, снижает эффективность доступа к нужной информации и влияет на скорость обслуживания гостей отеля, поэтому для процесса регистрации и работы с клиентами используются средства автоматизации.

Автоматизация существенно позволяет сократить время, необходимое для регистрации клиентов и поиска нужной информации. Основными задачами администратора отеля являются бронирование номеров, а также прием, регистрация, размещение и выписка посетителей. В процессе оформления клиента в номер администратор заносит в базу данных основную информацию о клиенте, предоставленном номере, сроках и конечной цене проживания в номере. Программа автоматизации рабочего места администратора отеля оптимизирует работу администратора и предоставляет администратору следующие возможности (рис. 1.7):

• добавление клиента с указанием его данных, а также времени остановки в отеле, предоставленного ему номера и цены за проживание;
• добавление и редактирование информации о категории номера и цене проживания в нем;
• бронирование номеров администратором;
• печать базы данных клиентов;
• осуществление поиска нужного клиента по базе данных;

• бронирование номеров клиентами через интернет;
• просмотр забронированных номеров.

Программа Microsoft Visual Studio позволяет разрабатывать пользователям настольные программы на основе линейки продуктов от Microsoft, включает в себя интегрированную среду разработки программного обеспечения и ряд других инструментальных средств. Эти продукты предоставляют возможность разрабатывать консольные приложения и приложения с графическим интерфейсом, а также веб-приложения, веб-службы и веб-сайты и в «родном», и в управляемом кодах для всех платформ, которые поддерживают Windows, Windows СЕ, Windows Mobile, ХЪох, NET Framework, Windows Phone, Silverlight и NET Compact Framework.

Рис. 1.7. Схема автоматизации рабочего места администратора отеля

Рис. 1.8. Главное меню

Рис 1.9. Авторизация

При нажатии на кнопку «регистрация» пользователь переходит в окно регистрации (рис. 1.10). Здесь новый пользователь вводит:

Рис. ПО. Окно регистрации

При нажатии кнопки «регистрация» в базу данных добавляется новый пользователь, у которого есть права просматривать информацию о номерах отеля и появляется возможность забронировать номер. На рис. 1.11 представлено главное меню для пользователя с правами администратора. Оно содержит три кнопки:

Рис. 1.11. Главное меню администратора

При нажатии кнопки «Список комнат» программа открывает страницу «Комнаты» (рис. 1.12).

В этом окне показаны данные, представленные в виде таблицы, содержащей такие столбцы, как номер комнаты, цена, тип комнаты, а также кнопки управления строками таблицы:

Рис. 1.12. Окно «Комнаты»

Для неавторизованного пользователя и пользователя без прав администратора на странице «Комнаты» будет присутствовать только кнопка «Детали» (рис. 1.13), функции добавления, удаления и изменения будут недоступны.

Рис. 1.13. Окно «Комнаты» пользователя

При нажатии в главном меню на кнопку «Список клиентов» администратор переходит в окно «Клиент», представленное на рис. 1.14.

Рис. 1.14. Окно «Клиент»

В данном окне показаны данные, представленные в виде таблицы, содержащей такие столбцы, как:

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• номер паспорта;
• место жительства;
• дата заселения;
• дата выселения;
• номер комнаты;
• цена.

Также в этом окне представлены кнопки управления строками таблицы:

• добавить;
• изменить;
• детали;
• удалить.

Имеется строка поиска и кнопка «Распечатать».

Работа поиска по базе данных показана на рис. 1.15.

Рис. 1.15. Поиск

При нажатии на кнопку «Распечатать» формируется и скачивается PDF-файл (рис. 1.16).

Рис. 1.16. Пример печати отчета «Список клиентов»

При нажатии на кнопку «Детали» появляется окно, представленное на рис. 1.17.

Рис. 1.17. Окно «Детали»

На рис. 1.18 представлено окно «Бронирование номера», которое содержит строки:

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• дата заселения;
• дата выселения;
• тип комнаты;
• номер телефона.

После заполнения данные запишутся в таблицу бронирования.

У администратора отеля появляется возможность при нажатии кнопки «Детали» посмотреть, какой пользователь забронировал комнату (рис. 1.19).

Автоматизация рабочего места администратора отеля повышает эффективность управленческого труда в средстве размещения.

Рассмотрим один из вариантов автоматизированного рабочего места администратора отеля.

«1C: Отель 8» — программное обеспечение для автоматизации отеля на платформе «1C: Предприятие 8» (рис. 1.20).

Рис. 1.18. Окно «Бронирование номера»

Рис. 1.19. Окно «Детали бронирования»

• рабочие места портье (администратора);
• менеджера отдела бронирования;
• супервайзера службы номерного фонда;
• менеджера службы бронирования конференц-залов;
• сотрудника планово-экономической службы.

• с «1C: Бухгалтерией»;
• фронт-офисом ресторана;
• системами тарификации телефонных разговоров и интернета;
• системой платного телевидения.

Программный комплекс позволяет построить единую учетную систему. В поставку включены интерфейсы со следующим оборудованием:

• контрольно-кассовые машины;
• электронные замки;
• платежные системы для авторизации кредитных карт.

Модуль интернет-бронирования позволяет в режиме онлайн получить информацию о свободных номерах в отеле и оформлять бронь.

Рис. 1.20. Основная страница программы «1C: Отель 8»

В программе реализованы все необходимые отчеты:

• оперативные;
• аналитические;
• регламентированные.

«1C: Отель 8» — уникальный продукт для сферы гостеприимства, который кардинально отличается от остальных решений доступных на рынке. Только «1C: Отель 8» одновременно позволяет:

• вести учет нескольких структурных подразделений отелей в одной базе и, не выходя из программы, переключаться между гостиницами или формировать сводные отчеты по нескольким гостиницам. В типовом решении сразу предусмотрена возможность организации работы удаленного офиса продаж и нескольких гостиниц с синхронизацией данных между базами;
• вести учет в разрезе нескольких юридических лиц, причем одно юридическое лицо (фирма) может использоваться в различных гостиницах.

Пользовательский интерфейс проектировался под touc/i-экраны с соотношением сторон 16:9, не нужно проматывать экран вниз- вверх, чтобы добраться до нужных данных.

Преимущества программного обеспечения:

• возможность использования в качестве основного как списочного интерфейса (для больших гостиниц), так и графической карты загрузки (для небольших гостиниц);
• наличие развитых средств настройки отчетов с возможностью создания собственных отчетов (настроек) и использование их для всех авторизованных пользователей наравне с типовыми отчетами;
• высокая оперативная производительность и быстрое формирование отчетов для гостиниц любых размеров (хранение минимум в течение трех лет истории для отелей с 1000 номеров);
• поддержка пяти видов баз данных: файловая для мини-отелей, MS SQL Server, IBM DB2, PostgreSQL, Oracle Database.

Рис. 1.21. Домашняя страница обслуживающего сайта отеля

Начало работы со службой номерного фонда в программе «1C: Отель 8» показано на рис. 1.23.

Рис. 1.23. Номерной фонд. Программа «1C: Отель 8»

Модуль службы номерного фонда позволяет планировать и контролировать работу горничных, а также контролировать статус номеров.

Статусы номеров настраиваются в зависимости от технологии уборки, принятой в гостинице. Например, можно использовать всего два статуса — «чистый / грязный», а можно настроить полную цепочку «занят —> грязный —» на уборке —> на инспекции —> чистый». Для установки статуса номера можно использовать АТС, т. е. горничная после уборки номера может набрать специальный код на телефоне в номере, и программа сменит статус на «чистый».

Особенно эффективно использовать АТС, когда горничные набирают свой персональный код. В этом случае программа может вести статистику по видам работ и по сотрудникам — в результате можно получить отчет, в котором будет указано, кто, сколько и каких работ выполнил. По набранным кодам горничной ведется «Протокол уборки», по которому можно отследить перемещения горничной. По видам работ настраиваются нормативы списания расходных материалов, например, полотенец или комплектов текстильного белья — в итоге получается отчет по расходу белья и других материалов в соответствии с фактом выполнения работ.

В программе можно задать график работ горничных, который используется при планировании смен. Для планирования работ горничных можно использовать отчет «Задание на уборку», в котором программа отмечает номера, где нужно делать выездную уборку, а где текущую; а можно на каждый день составлять план работ и распределять номера между горничными.

Распределение работ горничных может осуществляться вручную супервайзером, а может назначаться программой автоматически с учетом графика работ горничной и планируемого объема работ. Поддерживается несколько алгоритмов автоматического распределения работ. План работ строится с учетом текущей загрузки гостиницы, статуса номера, заезда-выезда гостей. В результате каждая горничная получает распечатку номеров с указанием вида работ.

Дополнительный инструмент бронирования — кнопка «Что свободно», по которой показывается количество свободных номеров на весь запрошенный период (рис. 1.26). Эту форму удобно использовать при общении с клиентом, так как в ней сразу отображаются остатки номеров и стоимость проживания. Если клиенты определились с периодом и тарифом, то бронирование производится из этой формы за один клик (рис. 1.27). Бронирование может быть индивидуальным или групповым.

Можно бронировать конкретные номера или просто указать тип номера — номер будет назначен гостю при заезде. При бронировании автоматически рассчитывается комиссия агента.

Рис. 1.24. Бронирование в программе «К: Отель»

Рис. 1.25. Справка о наличии свободных мест

Рис. 1.26. «Шахматка» загрузки номеров

Если бронирование оформляется от контрагента, то администратору автоматически рассчитывается и показывается оперативный баланс данного контрагента, который учитывает все поступившие платежи, все оказанные услуги и все действующие бронирования. Этот оперативный баланс позволяет администратору видеть, какая у контрагента осталась предоплата, в рамках которой еще можно принимать заявки (рис. 1.29).

Рис. 1.28. Бронь

Рис. 1.29. Все данные по гостю с указанием паспортных данных и всех пожеланий

Все изменения брони фиксируются в специальном регистре, что позволяет всегда сказать, кто, что и когда менял в брони, и при необходимости восстановить параметры на любую точку изменений.

Для удобного поиска брони предусмотрен журнал «Бронирование». Искать бронь можно по номеру брони, по фамилии гостя или первым буквам фамилии, по контрагенту, по номеру комнаты или типу номера, по дате заезда. Также предусмотрен отбор по любым другим реквизитам брони, если было недостаточно поиска по перечисленным параметрам.

Резюме. Работа администратора отеля является многофункциональной. Выполняя общие функции управления в отеле, администратор службы приема и размещения работает с клиентами, персоналом, большим объемом информации. Современные требования к комфорту и безопасности в отеле требуют автоматизации рабочих мест. Автоматизация рабочих мест позволяет снижать трудоемкость работы администратора, выстраивать клиентурные отношения с потребителями услуг при бронировании, регистрации и заселении в отель. Благодаря автоматизированным системам формируется клиентская база, оформляется «шахматка» загрузки номеров.

Практические задания

Задание 1. Перечислите возможности программ автоматизации рабочего места администратора отеля.

Задание 2. Опишите, зачем нужна автоматизация рабочего места администратора отеля.

Задание 3. Опишите, для чего нужен отчет списка клиентов.

Задание 4. Составьте блок-схему автоматизации администратора службы приема и размещения.

Задание 5. Напишите эссе или анализ на тему «Развитие автоматизации в деятельности администратора».

Читайте также: