Как прописать материальную ответственность за ноутбук

Обновлено: 02.07.2024

Подскажите, пожалуйста, сколько я должен буду заплатить компании за утопленный ноутбук? Ноутбук мне выдали на работе. Есть акт. Я работал на этом ноутбуке 2 года.

Должен ли я буду отдавать всю сумму, указанную в акте приема оборудования, или есть какие-то нормы амортизации такой техники?

Роман, сколько точно вы должны будете заплатить за ноутбук, мы не знаем. Это зависит от модели и марки ноутбука, его стоимости в магазине, установленного срока полезного использования и срока, в течение которого ноутбуком пользовались вы. Есть и другие параметры, например способ исчисления амортизации, который использует ваш работодатель. Амортизацию считают бухгалтеры, и она тоже зависит от разных параметров.

Вообще, эту ситуацию регулирует трудовой кодекс. По ТК работодатель имеет право требовать от работника бережного отношения к имуществу. А если сотрудник нанес ущерб этому имуществу, работодатель может привлекать его к материальной ответственности — это прописано в трудовом кодексе и наверняка указано в вашем трудовом договоре.

К ответственности привлекают на основании распоряжения работодателя. То есть работодатель издает приказ: привлечь такого-то к материальной ответственности и удержать из зарплаты, например, 10 000 рублей.

В трудовом кодексе есть два вида материальной ответственности: ограниченная и полная. Случай с утопленным ноутбуком попадает под ограниченную материальную ответственность, так как ущерб вы причинили неумышленно (если, конечно, работодатель не доказал иное).

При ограниченной материальной ответственности работник обязан возместить ущерб на сумму не выше своего среднемесячного заработка. Допустим, сотрудник зарабатывает 50 000 рублей в месяц и утопил Макбук за 100 000 рублей — возмещать придется только 50 000 рублей.

Размер причиненного ущерба должен быть зафиксирован документально. Не соглашайтесь никому ничего возвращать по устной договоренности, требуйте документ.

Что касается полной материальной ответственности: она наступает, если работник что-либо украл, причинил ущерб умышленно или в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.

Как посчитать размер ущерба

Если работодатель добросовестный, то он сам правильно определит размер причиненного ущерба с учетом амортизации.

Если работодатель заломил сумму ущерба, то вам нужно попросить ее обоснование согласно данным бухгалтерского учета. Если работодатель не предоставляет данные, не соглашается корректировать сумму и хочет взыскать ущерб как за новый ноутбук, вы можете обжаловать его решение в суде.

Размер ущерба определяют по рыночным ценам, которые действуют в вашем городе в день причинения ущерба. При этом стоимость не может быть ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с поправкой на степень его износа.

Амортизация

Амортизация — это постепенное перенесение стоимости основных средств на себестоимость продукции (работ, услуг). Подробнее про амортизацию мы рассказывали в статье про то, как считать прибыль.

Самостоятельно посчитать амортизацию у вас вряд ли получится: слишком много нюансов. Если вы не согласны с размером ущерба, который вам выставил работодатель, советую обратиться в бухгалтерию и попросить предоставить расчет амортизации по вашему ноутбуку.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

При переводе работников на «удаленку» их нужно обеспечить инструментами и ресурсами, которые необходимы для работы вне офиса. О том, как организовать такое обеспечение и как решить связанные с ним налоговые вопросы, читайте в нашей статье.

Как обеспечить работника ресурсами: два варианта

Организационно удаленная работа может быть устроена по-разному. Первый подход предполагает, что для работы из дома сотрудники используют собственную технику, программное обеспечение и расходные материалы, а также самостоятельно оплачивают интернет и сотовую связь.

При втором подходе работодатель полностью обеспечивает сотрудников на «удаленке» всем необходимым для работы. Другими словами, всю материальную базу (ноутбуки, роутеры, телефоны, принтеры и другую технику; расходные материалы), а также программное обеспечение организация закупает за свой счет и на свое имя. А затем по мере необходимости выдает соответствующие ценности работникам.

ВАЖНО. На практике обычно происходит совмещение этих схем. Часть оборудования, расходников и ПО предоставляется работодателем, а другая часть является собственностью работника. Соответственно, в этом случае бухгалтеру нужно знать особенности налогообложения при каждом их описанных способов обеспечения сотрудника ресурсами.

За счет сотрудников

Начнем с первого варианта, который в текущей ситуации реализовать значительно проще, так как снимаются вопросы поиска, приобретения и передачи работникам нужной техники.

Данный способ организации «удаленного офиса» имеет и ряд других преимуществ. Так, если работники используют свою технику, то перед работодателем в принципе не встает вопрос учета оборудования и обеспечения его сохранности. Также в этом случае не приходится говорить о материальной ответственности сотрудников и об ограничениях по использованию техники во внерабочее время. Следовательно, не может быть и претензий со стороны контролирующих органов в части непроизводственного характера тех или иных затрат.

Правовым основанием для применения данной модели организации дистанционной работы являются статьи 188 и 312.3 ТК РФ. В них прямо предусмотрена возможность использования сотрудниками личного имущества (в том числе технических средств и материалов) в интересах работодателя. А на организацию, в свою очередь, возлагается обязанность по выплате компенсации и возмещению расходов.

В части налогообложения данная модель удаленной работы тоже достаточно проста.

Компенсация, которая выплачивается работникам за использование личного имущества, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Причем в том размере, который стороны согласовали в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (письмо Минфина от 30.04.15 № 03-04-05/25434).

Данная компенсация полностью учитывается в расходах. Ее можно включить в состав расходов на оплату труда и при ОСНО, и при УСН (ч. 1 ст. 255, подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ), либо в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ (письмо Минфина от 15.08.05 № 03-03-02/61). Напомним, что право выбора основания для учета расходов дано налогоплательщикам пунктом 4 статьи 252 НК РФ.

Также не надо удерживать НДФЛ с суммы возмещения расходов, которые понес сотрудник «на удаленке». Речь идет об оплате доступа в интернет, программного обеспечения и расходных материалов (картриджей, батареек, кабелей и т.п.). В этом случае работнику возмещаются суммы, которые он ранее потратил в связи с выполнением трудовых обязанностей. А обязанность по такому возмещению установлена ТК РФ.

Следовательно, одновременно применимы положения статьи 41 НК РФ о том, что у работников не возникает дохода как экономической выгоды, и пункта 1 статьи 217 НК РФ, который освобождает от НДФЛ законодательно установленные компенсационные выплаты (см. п. 3 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 1 (2016), утв. Президиумом ВС РФ 13.04.16). Такой подход позволяет не начислять на данные выплаты страховые взносы (основание — подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Не должно быть проблем и при учете возмещения расходов при налогообложении у самой организации, причем как на общей системе, так и на УСН (п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ). Ведь статья 312.3 ТК РФ прямо указывает: порядок возмещения расходов, связанных с исполнением дистанционной работы, определяется трудовым договором. При этом компенсации подлежат, в том числе расходы на программно-технические средства, используемые работником. Также в статье 312.3 ТК РФ сказано, что основанием для компенсации является отчет о выполненной работе.

Таким образом, для учета затрат достаточно иметь допсоглашение о временном переводе на дистанционную работу, где зафиксирован порядок и условия возмещения затрат; утвержденный работодателем отчет сотрудника и соответствующие платежные документы. Отметим, что лучше включить в допсоглашение максимально полный перечень расходов, которые будут компенсироваться работодателем, и оставить этот список «открытым». А чтобы избежать возможных злоупотреблений со стороны сотрудников, нужно прописать, что возмещению подлежат «иные согласованные с работодателем расходы».

ВНИМАНИЕ. В указанном порядке можно учитывать и возмещение каких-то чрезвычайных затрат сотрудника: на ремонт оборудования или срочную покупку нового (письмо Минфина от 08.12.06 № 03-03-04/4/186). Но в этом случае могут дополнительно потребоваться документы, подтверждающие причины и обстоятельства, с которыми связаны соответствующие расходы. Например, это может быть объяснительная записка о причинах поломки, или «служебка» о необходимости «апгрейда» техники для выполнения поставленной задачи. Данные документы сотрудник может приложить к регулярному отчету.

За счет работодателя

Вторая модель организации работы «на удаленке» потребует от работодателя гораздо большей вовлеченности. Напомним, в этом случае ресурсы, необходимые для работы из дома, закупаются организацией за свой счет и отражаются на ее балансе, а работники получат эти ценности для использования в служебных целях.

Главными вопросами при такой схеме становятся учет переданного имущества и обеспечение его сохранности, а также контроль целевого использования расходных материалов, ПО и оплаченных услуг (сотовая связь, интернет). К сожалению, законодательство не содержит готового решения для этой ситуации.

Так, в части учета передаваемой работникам техники действует только норма пункта 5 ПБУ 6/01, где содержится общее указание: в целях обеспечения сохранности объектов имущества в производстве или при эксплуатации должен быть организован надлежащий контроль за их движением. Порядок такого учета законодательством не урегулирован. Поэтому придется самостоятельно разработать документы, регламентирующие учет имущества, переданного работникам, в том числе формы бланков, которые будут использоваться при его передаче и возврате. При этом нужно учесть «карантинные» реалии, и закрепить возможность обмена электронными документами (в т.ч. скан-образами) с последующим подписанием бумажных документов.

Что касается самих форм, то они могут быть как индивидуальные (акт или расписка), так и сводные (журнал или ведомость выдачи). Но в любом случае нужно предусмотреть индивидуализацию и предаваемого имущества (вид, наименование, номер, если имеется), и получателя (ФИО, должность). Также не лишним будет указать стоимость имущества и цель передачи. А для оборудования, которое выдается на время (техника, ПО), нужно установить срок, на который оно передается работнику. Сделать это можно, в том числе, указанием на событие: отмена режима повышенной готовности, улучшение санитарно-эпидемиологической обстановки по коронавирусу, прекращение действия допсоглашения о дистанционной работе, увольнение сотрудника, требование работодателя и т.п.

Итак, документы оформлены и оборудование выдано. Наступает черед налоговых вопросов. Ведь тот факт, что имущество, переданное работнику «на удаленке», находится в его полном распоряжении 24 часа в сутки все 7 дней в неделю, может вызвать претензии со стороны налоговых органов в части учета работодателем соответствующих затрат. Особенно, если речь идет об учете затрат на покупку расходных материалов или ПО, которое оплачивается по факту использования.

Избежать этого помогут кадровые документы. В обычной обстановке это Правила внутреннего трудового распорядка и должностные инструкции, куда добавляются пункты о запрете на использование переданного имущества в личных целях. Но поскольку с данными изменениями работников надо знакомить под роспись, а в условиях «карантинной удаленки» это сделать сложно, то подобный запрет нужно включить в текст дополнительного соглашения о временном переходе на дистанционную работу.

Данные положения дадут компании не только возможность применить к нарушителям дисциплинарные взыскания и при необходимости взыскать ущерб в полном размере (п. 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ), но и послужат хорошим аргументом в случае предъявления претензий со стороны ИФНС.

Заметим, что можно не ограничиваться кадровыми документами. Если позволяет время и ресурсы допустимо наладить программные средства, которые не дадут сотрудникам возможность использовать оборудование во внерабочее время без ведома работодателя. Также можно отслеживать местонахождение переданного имущества. Эти меры (подтвержденные приказами и распоряжениями по организации) будут дополнительным «козырем» при обосновании производственного характера затрат на технику, ПО и расходные материалы.

Ответственность за сохранность имущества

В заключение рассмотрим вопрос о том, можно ли взыскать с работника «на удаленке» компенсацию за утрату имущества работодателя. Сразу заметим, что этот вопрос в законодательстве проработан не очень хорошо.

Согласно статье 241 ТК РФ, за причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего заработка. Но даже если стоимость переданного имущества не превышает средний заработок сотрудника, взыскать с него стоимость утраченной или поврежденной техники будет непросто.

Дело в том, что в силу статьи 239 ТК РФ работника нельзя привлечь к материальной ответственности, если организация не обеспечила надлежащие условия хранения вверенного ему имущества. А судам в случае споров об удержании из заработной платы вреда, причиненного имуществу компании, предписано выяснять, нет ли обстоятельств, исключающих ответственность работника (см. п. 4 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.06 № 52). Очевидно, что в случае с дистанционной работой обеспечить такие условия работодатель не в состоянии. Таким образом, шансы на взыскание с работника стоимости техники, переданной для работы на «удаленке», не сильно высоки.

Схожая ситуация и в случае поломки или утраты оборудования, стоимость которого превышает средний заработок сотрудника. Полная материальная ответственность из-за недостачи ценностей, вверенных на основании письменного договора, распространяется только на тех работников, которые упомянуты в специальных перечнях (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ). А в этих перечнях указаны лишь те категории работников, которые занимают должности, или выполняют работы, связанные с обслуживанием денежных или материальных ценностей (постановление Минтруда от 31.12.02 № 85). Данные перечни являются исчерпывающими и расширительному толкованию не подлежат (письмо Роструда от 19.10.06 № 1746-6-1).

Таким образом, заключить договор о полной материальной ответственности при передаче сотрудникам ноутбуков, принтеров, сканеров и прочего оборудования не получится. Равно как и не удастся вменить работнику полную материальную ответственность в случае передачи имущества по разовому документу, о котором также говорится в пункте 2 части 1 статьи 243 ТК РФ. Причина — все то же положение статьи 239 ТК РФ о необходимости обеспечения условий хранения имущества.

Выходит, что единственная возможность взыскать с работника стоимость переданного для удаленной работы оборудования, это доказать, что вверенное имущество утрачено не при исполнении трудовых обязанностей, либо в результате административного проступка или преступления, совершенного сотрудником (п. 5, 6 и 8 ч. 1 ст. 243 ТК РФ). А значит, без налаженной системы контроля за использованием оборудования в этом случае не обойтись.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Каким образом в бюджетном учреждении закрепить ответственность сотрудников за используемое ими в процессе исполнения трудовых обязанностей имущество (компьютер, рабочий стол и т.д.), если в учреждении нет материально ответственных лиц? Каковы будут меры ответственности этих сотрудников? Как это оформить документально?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работник в силу требований закона несет материальную ответственность за ущерб, причиненный им работодателю повреждением или утратой имущества в результате виновного противоправного поведения работника. Работодатель может издать приказ с указанием конкретного имущества, предоставленного работнику для выполнения его трудовой функции, сохранность которого работник обязан обеспечить и за которое будет нести материальную ответственность. В общем случае работник будет нести материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 21 ТК РФ работник обязан, в частности, бережно относиться к имуществу работодателя. Сторона трудового договора (работодатель или работник), причинившая ущерб другой стороне, возмещает этот ущерб в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами (ст. 232 ТК РФ). При этом ст. 233 ТК РФ предусматривает, что материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб (ст. 238 ТК РФ). Материальная ответственность работника может быть полной и ограниченной. По общему правилу за причиненный работодателю ущерб работник несет ограниченную материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Таким образом, любой работник несет материальную ответственность за вверенное ему для выполнение трудовых обязанностей имущество. Какого-либо специального оформления данного факта не требуется. Работодатель может издать приказ с указанием конкретного имущества, предоставленного работнику для выполнения его трудовой функции, сохранность которого работник обязан обеспечить и за которое будет нести материальную ответственность. При этом такой приказ не расширяет пределы материальной ответственности работника и, соответственно, сам по себе не предполагает возложения на работника полной материальной ответственности.
Случаи полной материальной ответственности перечислены в ст. 243 ТК РФ. Сам по себе факт предоставления работнику имущества, необходимого ему для выполнения трудовой функции, не является основанием для возложения на работника полной материальной ответственности за такое имущество. Данный факт также не является основанием для заключения с работником договора о полной материальной ответственности, поскольку заключение такого договора возможно только в случаях, если работник занимает должности или выполняет работы, поименованные в Перечнях, утвержденных постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 8 (подробнее смотрите в материале Энциклопедии решений). Также предоставление работнику имущества, необходимого ему для выполнения трудовой функции, не может быть основанием для возложения на работника полной материальной ответственности на основании п. 2 части первой ст. 243 ТК РФ (подробнее смотрите в материале Энциклопедии решений).

22 марта 2021 г.

ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП К СИСТЕМЕ ГАРАНТ НА 3 ДНЯ!

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Часть работников бюджетного учреждения переводится на дистанционную работу. Работнику - не материально ответственному лицу предоставляется во временное пользование на период дистанционной работы ноутбук учреждения (сотрудник не имеет собственного ноутбука).
1. Как правильно оформить вынос ноутбука через пост охраны учреждения (образцы акта, журнала регистрации)?
2. Каким документом оформить передачу, учитывая, что: ноутбук числится за материально ответственным лицом; лицо, которому предоставлен ноутбук, не является материально ответственным лицом, следовательно, невозможно провести перемещение ноутбука в программе бухгалтерского учета?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При переводе работника на дистанционную работу бюджетное учреждение должно обеспечить его необходимым оборудованием для исполнения должностных обязанностей. Поэтому выданный для этих целей ноутбук следует рассматривать как имущество, выданное в личное пользование работнику с отражением:
- внутреннего перемещения основного средства на счете 101 04 "Машины и оборудование" на основании первичного документа "Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов" (ф. 0504102);
- на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)", в Карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).
Организационные вопросы осуществления выноса имущества за территорию учреждения через пост охраны следует отразить в договоре (контракте), заключенном с организацией, предоставляемой охранные услуги.

Обоснование вывода:
Требование обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иным имуществом определено статьей 312.3 ТК РФ.
К имуществу, выданному в личное пользование, должно быть отнесено имущество, отвечающее следующим критериям:
1) имущество выдается сотруднику в постоянное личное пользование, т.е. использование имущества осуществляется только тем сотрудником, которому оно предоставлено;
2) имущество подлежит выдаче сотруднику в связи с выполнением обязанностей по определенной должности;
3) право на получение имущества, нормы обеспечения (количественные, качественные) установлены соответствующим правовым актом (в т.ч. локальным актом организации бюджетной сферы);
4) служебными (должностными) обязанностями сотрудника предусмотрено использование им полученных материальных ценностей по назначению вне продолжительности действующего режима рабочего времени, в том числе за пределами территории учреждения (например, в месте его проживания).
В рассматриваемом случае работник учреждения получает в личное пользование на время оформления дистанционной работы материальную ценность - ноутбук (основное средство) для выполнения обязанностей по своей должности.
Согласно прямой норме пункта 385 Инструкции N 157н имущество, выданное в личное пользование работников для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени учитывается на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)". С учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н, в перечень материальных ценностей, учитываемых на указанном счете, добавлены и основные средства. Учет выданного имущества в постоянное личное пользование работнику учреждения ведется в Карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) (п. 386 Инструкции N 157н, Методические рекомендации Приложения 5, утвержденные приказом Минфина России от 30.05.2015 N 52н, далее - Приказ N 52н). Карточкой (книгой) (ф. 0504206) предусмотрены графы: для внесения собственноручных подписей лиц, получивших имущество (графа 8), для указания документа, на основании которого произведена выдача имущества (графа 12). Конкретный порядок оформления Карточки (книги) (ф. 0504206) следует закрепить в учетной политике учреждения, при необходимости определив документ, на основании которого будет оформляться передача имущества в личное пользование, например:
- на основании только подписи в графе 8;
- с оформлением Требования-накладной (ф. 0504204) или Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102).
Отражение основного средства, выданного в постоянное личное пользование работнику учреждения, на забалансовом счете 27 не является основанием для оформления хозяйственной операции по выбытию этого основного средства со счета 101 00 "Основные средства" (или с забалансового счета 21 "Основные средства в эксплуатации"). Поэтому в учете учреждения, на наш взгляд, следует также отразить внутреннее перемещение объекта основного средства (ноутбука) и сделать соответствующие отметки в инвентарной карточке. В этом случае можно использовать Накладную на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) (смотрите Методические рекомендации Приложения 5, утвержденные Приказом N 52н).
Обратите внимание, что приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н в отношении учета основных средств на балансовых счетах было заменено понятие "материально ответственное лицо" на "ответственное лицо" (п. 46, п. 54 Инструкции N 157н в редакции от 17.10.2020). Таким образом, теперь при организации учета основных средств заключение договора о материальной ответственности с лицами (работниками учреждения), обеспечивающими сохранность и целевое использование имущества, является не обязательным.
Организационные вопросы осуществления выноса имущества за территорию учреждения через пост охраны следует отразить в договоре (контракте), заключенном с организацией, предоставляющей охранные услуги. Анализ договоров (контрактов), заключенных организациями бюджетной сферы с охранными предприятиями (ЧОП) и размещенных на официальном сайте "Единая информационная система в сфере закупок", показывает, что для таких целей допустимо:
- предусмотреть специальный пункт, определяющий, на основании каких документов (приказа по учреждению, накладной на выдачу имущества в личное пользование, заверенной копии карточки учета выдачи имущества в пользование или иного документа) разрешается вынос имущества;
- оформить дополнительное приложение "Перечень работников учреждения, имеющих право выносить необходимое им имущество и документы".

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер, член ИПБ России Андреева Наталья

16 ноября 2020 г.

ПОЛУЧИТЕ БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП К СИСТЕМЕ ГАРАНТ НА 3 ДНЯ!

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Читайте также: