Как провести инвентаризацию компьютерной техники

Обновлено: 06.07.2024

IT-парк любой организации часто насчитывает не один десяток систем самой разной конфигурации. И всегда найдется парочка вольнодумцев, которые захотят развести начальство на внеочередной апгрейд или установить ПО для личных целей. Без системы учета и контроля админ рискует, как минимум, своей премией. Рассмотрим решения, позволяющие упростить эту задачу.

WMI и Powershell

В WinNT 4.0SP4 администраторы получили новый инструмент для централизованного управления и слежения за работой различных частей операционной системы — WMI (Windows Management Instrumentation, Инструментарий для Управления Windows). Правда, в первых версиях заложенных компонентов было немного (всего 15). Но в последующих Win2k+ их количество увеличивалось вместе с возможностями. Сегодня WMI доступен для всех версий ОС Windows, включая Se7en. Опрашивая различные WMIклассы локальной и удаленных систем, мы можем получить всю необходимую информацию по имеющемуся в компании программному обеспечению и оборудованию.

В примерах предлагаю не использовать VBScript, JScript или другие скриптовые языки, уж слишком они громоздки и неудобны, тем более у нас уже есть роскошный PowerShell, способный выполнить за нас львиную долю работы (подробнее о PS читай в ][ 09.2009 и 05.2010).
Для начала получим список BIOS на подчиненных компьютерах:

Как ты понимаешь, после '-computerName' указывается имя хоста. Хотя при опросе локальной системы этот параметр можно опускать, что мы и будем делать в дальнейшем для краткости. Написав простенький скрипт, легко передать Get-WMIObject список систем, с которых будет собираться информация. Результат при необходимости сохраняем в текстовый файл для дальнейшего анализа.

Аналогично проводим опрос остальных параметров. Например, запрашиваем информацию о CPU:

PS> Get-WMIObject Win32_Processor

Полный список данных, как правило, не нужен, поэтому отбираем только необходимые параметры:

PS> Get-WmiObject Win32_ComputerSystem | Select Manufacturer, Model

Посмотрим, какая у нас материнская плата:

PS> Win32_Baseboard | Select Manufacturer, Name, Product | ft -a

Классы Win32_ComputerSystem, Win32_ComputerSystemProduct и Win32_ OperatingSystem позволят собрать общие данные по компьютеру и системе:

Запрашиваем версию ОС:

PS> Get-WmiObject Win32_OperatingSystem | Select CSName,Buil
dNumber,ServicePackMajorVersion

При желании результат можно сохранить в файл, например «Export-CliXML C:\check.xml», а затем отфильтровать или обработать:

PS> Import-CliXML C:\check.xml |
Out-GridView

К примеру, просмотрим список объектов, в именах которых присутствует слово disk:

PS> Get-WmiObject -List | where name -match "disk">

Готовые утилиты и приложения

Если хорошо поискать в интернете, можно найти не один десяток готовых WMI-скриптов на самых разных языках программирования, которые легко адаптируются под твои нужды.

Чтобы затем не запускать созданный скрипт самостоятельно, поручим это SchTasks. Например:

> SchTasks /CREATE /TN CheckScript /TR "powershell.exe `
-noprofile -executionpolicy Unrestricted `
-file check.ps1" /IT /RL HIGHEST /SC DAILY

Теперь попробуем собрать информацию об установленных программах:

Всего в поставку входит 20 командлетов. Доступна бесплатная версия NetPoint Express Edition, которая работает в 32/64-битных WinXP/2k3/2k8/Vista/Se7en, ее можно применять в сетях любого размера. Для установки NetPoint понадобится наличие PS 2.0, IIS и SQL-сервера (достаточно Express Edition).

Кстати, список установленных программ можно получить, просто прочитав нужную ветку реестра:

PS> Get-ItemProperty HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\
Windows\CurrentVersion\Uninstall\* | Format-Table
DisplayName,Publisher | Out-GridView

Командлет Out-GridView выводит данные в отдельном окне с возможностью поиска и сортировки.

Минусы использования скриптов

Если сбор данных при помощи WMI/PowerShell довольно прост, то все отчеты и изменения в конфигурациях приходится контролировать вручную. Конечно, можно усложнять свои скрипты, пытаясь автоматизировать процесс, но не каждый захочет тратить на это время. Здесь стоит напомнить, что Microsoft предлагает необходимую функциональность в SCCM (System Center Configuration Manager), о котором мы уже писали в номерах 08.2009, 09.2009 и 01-02.2010. Но в тех случаях, когда в распоряжении админа находятся также *nix системы, всевозможные роутеры и прочее оборудование, которое необходимо учитывать, WMI — уже не помощник. Кроме того, остается проблема визуального представления данных и отчетов. Здесь придется прибегнуть к сторонним программам (в том числе распространяемым под свободными лицензиями), благо, есть из чего выбирать.

Система инвентаризации Myzci

Для работы MyZCI потребуется любой вебсервер с поддержкой PHP (с PECL, PHP Extension Community Library) и MySQL.

Распаковываем архив myzci-1.2.1.zip в корневой каталог веб-сервера и в файле zciconfig.php указываем параметры доступа к MySQL:

$ sudo nano zciconfig.php
return dbx_connect(DBX_MYSQL,"local
host","zci","zci","passwd");

Чтобы создать таблицы в БД, используем скрипт mysqlscript.sql, находящийся в каталоге engine. Записи внутри нужно привести в соответствие с данными:

Локализация интерфейса производится установкой переменной “$Lang” в значение “ru” в файле langconfig.php.

Для сбора информации в Windows-системе используется Windows Script Host, в Linux — lshwclient на Java. Все компоненты находятся в подкаталоге add-ons и engine. Здесь же лежат MS Windows Scripting Host 5.6 и MS WMI Core 1.5, которые необходимы для работы клиентской части в Win95/98/NT4. Перед развертыванием в файлах takedata.js и lshwclient.java следует изменить значение переменной MyZCIpath и MyZCIserver, чтобы она указывала URL сервера.

После чего скрипты начнут отсылать данные на сервер. Интерфейс предельно прост и позволяет выводить детальную информацию о железе, вносить и редактировать данные о компьютерах, группировать, искать системы по определенному критерию (например, тип видеокарты и монитор), отслеживать изменения.

Меню администратора позволяет определять статус (закреплен, аренда) и местонахождение системы.

Система OCS Inventory NG

Версия для Windows написана на C++, *nix вариант — на Perl и С.

Серверная часть OCSNG включает в себя четыре компонента, которые необязательно должны быть установлены на одном сервере. Это СУБД (MySQL) для сбора данных, а также вебсервер, который может играть одну из трех ролей:

Серверная часть OCSNG может быть установлена на компьютер, работающий под управлением Win2k/XP/2k3, Linux, *BSD, Solaris, IBM AIX и MacOS X.

Установка Ocsng

Нужный пакет имеется в репозиториях большинства дистрибутивов, хотя обычно это не самая актуальная версия. Самостоятельная сборка из исходных текстов при внимательном подходе не должна вызвать трудностей. Установочный скрипт setup.sh, находящийся внутри архива, проверит наличие требуемых компонентов и выдаст рекомендации по устранению проблем, если в этом будет необходимость.
В Debian/Ubuntu для ручной сборки нужно накатить пакеты:

$ sudo apt-get install libapache2-mod-perl2
libdbi-perl libapache-dbi-perl libdbd-mysqlperl
libsoap-lite-perl libxml-simple-perl
libnet-ip-perl libcompress-zlib-perl php5-gd

И XML::Entities из хранилища CPAN:

$ sudo cpan -i XML::Entities

$ sudo apt-get install libcompress-zlib-perl libnet-ipperl
libnet-ssleay-perl libwww-perl libxml-simple-perl
po-debconf ucf dmidecode pciutils

После чего агент устанавливается стандартным для Perl'овых приложений способом:

$ tar xzvf Ocsinventory-Agent-1.1.2.tar.gz
$ cd Ocsinventory-Agent-1.1.2
$ perl Makefile.PL
$ make
$ sudo make install

Далее скрипт начнет задавать ряд вопросов по размещению конфигурационных файлов. Вводим данные сервера, создаем тэг (для группировки систем), активируем задачу для cron. По окончании настройки собранные данные о конфигурации компьютера отправляются на сервер. Если связь установлена и получаем ответ «Success!», установку агента можно считать законченной. Его данные появятся в веб-консоли, в разделе «Все компьютеры ». В каталоге /var/lib/ocsinventory-agent будет создан XML-файл, содержащий текущую конфигурацию компьютера. Если же соединения не произошло, запусти агент в режиме отладки:

Обычно полученной информации хватает для диагностики ошибок. Агент для Windows может быть установлен несколькими способами. Самый простой — вручную или с помощью прилагающегося logon скрипта.

Работа с интерфейсом OCSNG

Интерфейс локализован, поэтому, чтобы разобраться с его использованием, много времени не понадобится. По умолчанию на вкладке «Все компьютеры » показаны семь основных характеристик клиентских машин.

Список «Add column» позволяет легко добавить еще до 23 полей. Очень удобно, что данные поддаются ручному редактированию. Также следует отметить легкий поиск и удаление дубликатов систем.

Как уже говорилось ранее, в OCSNG заложена возможность установки приложений и запуска скриптов (bat, vbs и т.п.) Такая функциональность сильно выручает. Создаем пакет в Deployment — Build и заполняем поля New package building: название, Priority (порядок установки) и действие в Action. Предусмотрено три варианта:

Store — копировать на целевую систему;
Execute — копировать и выполнить с командой;
Launch — копировать и запустить.

Параметры в User notifications позволяют вывести предупреждение пользователю и разрешить ему отменять задачу.

В OCSNG инициатором соединения выступает агент, который подключается к серверу раз в сутки, отправляет информацию о состоянии и получает задания. Если созданный пакет необходимо установить раньше, на клиенте следует принудительно запустить команду ocsinventory-agent.

Заключение

После настройки и заполнения базы данных в системе инвентаризации ты будешь постоянно иметь под рукой актуальную информацию о текущем состоянии компов и сможешь отслеживать изменения. Отчеты, которые она генерирует, дают возможность быстро определить конфигурацию типового компьютера, используемого в организации, что сослужит хорошую службу при планируемом апгрейде или смене ОС.

Локализация OCSNG/GLPI

Интерфейс OCSNG локализован, но все же есть небольшие проблемы, приводящие к тому, что русскоязычные названия программ, установленных в Windows, отображаются некорректно.

Дело в том, что в OCSNG изначально используется кодировка ISO-8859-1 (для отображения CP1251), в GLPI — UTF8. При импорте данных OCSNG -> GLPI также возникают проблемы с кодировками.

Известно два пути решения:

Кроме того, в файле inc/ocsng.class.php следует изменить строку «$this->dbenc="latin1";» на «$this->dbenc="utf8";» и в /etc/php5/apache2/ php.ini проверить установку «default_charset = "utf-8"».

Проект GLPI

На основе GLPI легко организовать службу технической поддержки пользователей, что очень удобно, ведь вместо звонка юзер оставляет заявку, которая регистрируется системой. Затем IT-подразделение ее обрабатывает. Это дисциплинирует пользователей — они перестают звонить по мелочам, а у админов появляется база обращений для отчета о проделанной работе. Но возможности GLPI этим не ограничиваются. Он позволяет создать базу знаний, состоящую из статей, вести учет поставщиков, договоров. Система снабжена большим количеством самых разных отчетов с возможностью экспорта результата в файл формата PDF, CSV или SLK. Поддерживается синхронизация календаря по протоколам iCal, Webcal.

Пакет GLPI имеется в репозитариях основных *nix дистрибутивов. Установка при помощи исходных текстов стандартна для приложений, написанных на PHP и требующих наличия веб-сервера и MySQL.

Компьютер, ноут, планшет и прочие блага цивилизации – не только верные помощники делового человека, но и имущество, подлежащее, наряду с прочим, инвентаризации – как основное средство (или как МПЗ). Как часто проводить проверки? Плановая инвентаризация производится раз в три года, но руководитель вправе сам определить как сроки, так и периодичность проверки. Главное, чтобы это было отражено в учетной политике.

Разумеется, инвентаризировать ПК надо при смене лиц, облеченных матответственностью, при выявлении фактов хищения и (или) порчи, при ЧП любого характера, при реорганизационных, ликвидационных мероприятиях, при продаже предприятия как объекта и т.п.

При проведении инвентаризации компьютерной техники производится опись не только самого ПК, но и комплектующих (мониторы, колонки и проч.), и дополнительных сетевых устройств (например, маршрутизаторов, коммутаторов и проч.).

Проведение описи обязательно, поскольку только она может обеспечить:

уверенность в сохранности имущественных объектов;
выявление фактического наличия;
соответствие фактического наличия данным учета;
выявление неучтенных и (или) неиспользуемых объектов;
актуальный перечень «претендентов» на списание;
контроль стоимости объектов;
дисциплину лиц, ответственных за технику и комплектующие и т.п.

В классическом варианте инвентаризации формируется комиссия (с непременным участием представителя администрации, представителя счетной службы – бухгалтера), которые по итогам ревизий составляют акт. Приказ на инвентаризацию составляется как в произвольном виде, так и с использованием ИНВ-22. Для фиксации данных используются как самостоятельно разработанные описи, так и традиционные альбомные - ИНВ-1, ИНВ-1а (для нематериальных активов).

К слову , весьма упрощает процесс нанесение на каждый ПК наклейки, метки, этикетки с указанием наименования объекта (как он значится в учете), инвентарным номеров и ФИО ответственного сотрудника.

подготовка;
собственно проверка;
регистрация расхождений;
оформление итогов, составление акта;
сопоставление данных.

Комиссия по итогам анализа результатов проверки а) выявляет причину (причины) расхождений, б) формирует предложения по отражению итогов в учете. Итоги проведенной ревизии учитываются в том месяце, когда завершено мероприятие, при годовой инвентаризации - не позднее 31-го декабря.

Недостача списывается по остаточной стоимости (сч. 94). Если виновное лицо установлено, то оно возмещает ущерб по балансовой стоимости пострадавшего объекта, если не установлено (или имел место судебный отказ), то списываем недостачу на финрезультат.

Излишки учитываем по рыночной оценке (по цене на аналогичный объект), документально подтвержденной, и относим сумму на финрезультат, отразив излишки во внереализационных доходах. Излишки учитываем по рыночной оценке (по цене на аналогичный объект), документально подтвержденной, и относим сумму на финрезультат, отразив излишки во внереализационных доходах.

На рынке представлена широкая линейка специальных разработок, позволяющих в разы ускорить инвентаризацию парка ПК (достаточно, чтобы все ревизуемые машины были связаны одной сетью).

Алгоритм инновационной ревизии будет следующим:

приобретение ПО;
инсталляция на сервер;
старт процесса и модуля просмотра;
опрос устройств, соединенных в сеть;
сбор данных для анализа, систематизация их;
формирование отчетов по итогам инвентаризации.

Удобно? Бесспорно . При грамотном выборе и подходе инвентаризация машин производится как бы в фоне, что и время экономит, и сотрудников не отрывает от дела, а точность полученных данных или равна 100% или максимально приближена к идеалу.

Более того, можно сформировать график, по которому инвентаризации будут проводиться регулярно, что позволит в любом момент иметь на руках самую актуальную информацию по технике и ее состоянию. Наконец, «сетевая» инвентаризация обеспечивает всеобъемлющую информацию не только по ПК, но и по установленным программам.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Письмо Минфина России от 12 ноября 2020 г. N 02-07-05/98751 О возможности оформления инвентаризационных описей с использованием средств вычислительной техники

Обзор документа

Письмо Минфина России от 12 ноября 2020 г. N 02-07-05/98751 О возможности оформления инвентаризационных описей с использованием средств вычислительной техники

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее - Департамент) рассмотрел обращение о возможности оформления инвентаризационных описей с использованием средств вычислительной техники и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

жалобы граждан - просьбы о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении запрос не соответствует приведенным видам обращений граждан, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Учитывая изложенное, а также принимая во внимание, что суть вопроса в обращении сводится к особенностям ведения организациями государственного сектора бухгалтерского учета, обращаем внимание, что подобные вопросы следует направлять в виде запроса организации (бюджетного учреждения), оформленного надлежащим образом (на бланке организации (бюджетного учреждения), подписанного уполномоченным лицом.

Вместе с тем Департамент полагает необходимым сообщить следующее.

В соответствии с пунктом 3 статьи 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ) случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством Российской Федерации, федеральными и отраслевыми стандартами.

Основные требования к инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности для организаций бюджетной сферы (государственных (муниципальных) учреждений) определены положениями федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2016 (далее - Стандарт "Концептуальные основы").

Обращаем внимание, что приказ Минфина России от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Приказ N 49) не является нормативным правовым документом, требования которого обязательны при определении порядка проведения инвентаризации организациями государственного сектора. Положения Приказа 49, не противоречащие нормативным правовым актам, регламентирующим проведение инвентаризации в организациях бюджетной сферы, могут быть предусмотрены порядком проведения инвентаризаций, установленным правовым актом (приказом, распоряжением) учреждения, принятым в рамках формирования его учетной политики.

Одновременно сообщаем, что согласно пунктам 5-6 статьи 9 и пунктам 6-7 статьи 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, первичный учетный документ и регистр бухгалтерского учета в соответствии с учетной политикой учреждения могут быть составлены на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Согласно пункту 4 статьи 9 и пункту 5 статьи 10 формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Формы инвентаризационных описей и указания по их применению установлены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 52н, Методические указания).

Результаты инвентаризации, независимо от применяемых программных комплексов, должны быть оформлены на основе установленных Приказом N 52н форм документов.

Согласно Методическим указаниям унифицированные формы документов, установленным Приказом N 52н, разработаны в целях создания условий для автоматизированной обработки и обмена содержащейся в них информацией и содержат в своем составе наряду с наименованиями реквизитов и показателей соответствующие им коды по общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации.

Методические указания содержат некоторые особенности формирования бухгалтерских документов в электронном виде. Так, например, отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи, оформляются в Бухгалтерской справке (ф. 0504833). Указанный порядок также применяется при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии).

Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики.

При ведении регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе листы регистров должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером субъекта учета и скреплено печатью субъекта учета.

При условии автоматизированного ведения бухгалтерских регистров нумерация листов регистра осуществляется автоматически в порядке возрастания с момента его открытия. Выведенные на бумажные носители листы сформированных документов брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера субъекта учета или лицами ими уполномоченными, скрепляется печатью субъекта учета.

Для отражения аналитических показателей, формируемых согласно учетной политике, субъект учета вправе ввести в регистры бухгалтерского учета дополнительные реквизиты и показатели.

Удаление субъектами учета отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, утвержденных Приказом N 52н, не допускается.

Форматы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета носят рекомендательный характер и, при необходимости, могут быть изменены.

Компьютерная техника давно стала неотъемлемой и важной частью в функционировании предприятия. Однако, периодически перед компанией встают вопросы о правильном учете и инвентаризации этой категории имущества. Инвентаризация и учет компьютеров – тема данной публикации.

Особенности учета компьютерной техники

Функционирующий ПК – это технически сложный объект, состоящий из системного блока, источника питания, монитора, клавиатуры и мыши, т.е. он представляет собой комплект оборудования. Поэтому, как правило, его учитывают единым инвентарным объектом в составе ОС. Это удобно, если приобретается ПК одновременно в полном комплекте и в той же комплектации вводится в работу.

Например, приобретенный комплект, состоящий из монитора стоимостью 42000 руб., жесткого диска (5000 руб.), источника питания (6000 руб.), ПО (15000 руб.), клавиатуры (1000 руб.) и мыши (2000 руб.), будет отражен в бухучете фирмы отдельным объектом ОС стоимостью 71000 руб. с одним присвоенным инвентарным номером.

Но зачастую составляющие ПК закупаются по отдельности в разное время и в разном количестве. Это – комплектующие, они легко монтируются, имеют разные сроки полезного использования, могут заменяться и перемещаться с одного рабочего места на другое, т.е. комплектующие части компьютера не образуют единого объекта и не формируют комплекс конструктивно соединенных предметов. В этом случае можно учитывать отдельные мониторы и системные блоки в составе ОС (если они отвечают требованиям, предъявляемым к основным средствам), а комплектующие (УПС, клавиатуры, мыши) - в составе МПЗ. При передаче ОС в эксплуатацию (например, при замене вышедших из строя) их учитывают в качестве самостоятельного объекта ОС со своим сроком использования. При этом важно своевременно оформлять соответствующие документы, чтобы исключить случаи, когда комплектующие одновременно числятся в составе МПЗ и ОС.

Например, если (в указанном выше примере) в объекте ОС потребует замены системный блок, на основании соответствующего акта его придется заменить другим. В учете отразится уменьшение стоимости первого актива и возникновение нового объекта «системный блок» с отдельным инвентарным номером.

Учетной политикой предприятия должен быть закреплен порядок отнесения приобретаемых комплектующих изделий к основным средствам или материальным запасам. Напомним, что стоимость объекта для отнесения его к ОС в бухучете должна быть не менее 40 тыс. руб., а в налоговом учете – 100 тыс. руб.

Для чего и как часто проводится инвентаризация компьютеров

Компьютерная техника, как и остальные категории ОС, подлежит инвентаризации. Эта процедура, хоть и отличается от проверок состояния других активов компании, но также регулируется законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухучете», Методическими рекомендациями по проведению инвентаризации (Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49) и Положением по ведению бухучета (Приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Как один из основных методов контроля сохранности активов, инвентаризация компьютеров представляет собой проверку наличия компьютерной техники на определенную дату. Данные по ее фактическому наличию сопоставляются с учетными. При этом проверке подвергаются все категории этих активов – компьютеры и комплектующие.

Как правило, проверку проводят раз в год накануне формирования финансовой отчетности компании. Однако предприятие вправе установить и дополнительные проверки. Например, крупные организации инвентаризируют оргтехнику ежеквартально, а также практикуют проведение внеплановых инвентаризаций после модернизации или ремонта. Это целесообразно, поскольку позволяет компании не только контролировать наличие техники, но и выявлять бездействующие объекты, оптимизировать расходы по закупу ЭВМ и своевременно ремонтировать или списывать износившиеся и вышедшие из строя объекты.

В соответствии с нормативными актами для проведения инвентаризации распоряжением руководства назначается комиссия, которая проводит проверку и представляет оформленные в описях результаты инвентаризации.

Инвентаризация компьютеров: автоматизированные методы проведения

Если корпоративная оргтехника размещается в различных точках и насчитывает 30-50 единиц, процесс ее настройки, учета и контроля становится весьма затруднительным и требует автоматизации этого процесса.

Сегодня, с развитием IT-технологий заметно изменились алгоритмы проведения инвентаризации компьютерной техники. При использовании специальных программ, организующих удаленный доступ ко всем узлам локальной сети предприятия, этапы проверки автоматизируются, а время, затраченное на эту процедуру, сводится к минимуму, не предполагая высвобождение работников для физической проверки каждого объекта.

Любая программа инвентаризации компьютеров, позиционируемая на рынке, позволяет оперативно провести проверку их наличия. Необходимо лишь, чтобы вся техника фирмы была подключена к единой сети, а специализированное ПО установлено на сервер компании. Программа самостоятельно просмотрит работу всех сетевых устройств, систематизирует данные и сформирует инвентарные отчеты.

Применение программы дает возможность использования типовых или разработанных предприятием отчетных форм и получения стопроцентной точности полученных данных. Кроме того, при осуществлении такой процедуры колоссальна и экономия времени. Инвентаризация компьютеров по сети проводится по всему объему данных по компьютерам, комплектующим и программным продуктам. Особенностью подобных инвентаризационных программ является то, что сканирование данных можно планировать по необходимому фирме графику, что дает возможность компании узнать о состоянии техники на конкретную дату.

Итоги инвентаризации

Результаты проверки учитываются в месяце ее проведения, а при годовой инвентаризации – 31 декабря. Все итоги анализируются комиссией, которая определяет причины расхождений и предлагает варианты их фиксации в учете.

Если инвентаризацией установлена недостача компьютеров, ее отражают по остаточной стоимости на 94-м балансовом счете "Недостачи и потери от порчи ценностей". При определении виновного сотрудника, возмещение ущерба возлагают на него, отразив сумму задолженности на счете 73.2 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба». Если виновное лицо не установлено, недостачу списывают на финансовые результаты. Излишки учитывают по рыночной стоимости, определяемой по действующим на аналогичные продукты ценам.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Читайте также: