Как сделать адрес электронной почты в подписи активной

Обновлено: 04.07.2024

Вы можете создать подпись, которая будет автоматически подставлена в письмо при его создании, ответе или пересылке. Создайте несколько подписей на все случаи жизни: для друзей, рабочую или на английском языке. При этом можно будет выбрать нужную при создании письма или настроить автоматический выбор подписи.

Ограничение. Если вы состоите в организации и администратор настроил принудительную подпись, личная подпись отображаться не будет.

Создать подпись

Если нужно, оформите текст подписи при помощи панели инструментов, расположенной над полем ввода.

По ссылке — нажмите значок над полем ввода и укажите прямую ссылку на изображение.
С компьютера — перетащите изображение из папки на компьютере в поле ввода подписи.

Отредактировать подпись

Настроить выбор подписи

Если у вас несколько подписей, выбирайте нужную при создании письма или настройте автоматический выбор подписи.

При создании письма
Автоматический выбор

Примечание. Если вы не можете выбрать подпись при создании письма, проверьте, что в разделе настроек Личные данные, подпись, портрет включена опция разрешить выбор подписи на странице написания письма .

Чтобы использовать подпись при отправке писем с определенного почтового алиаса, включите опцию привязать к адресу и выберите нужный электронный адрес.

В зависимости от языка письма

Система определяет язык добавленных подписей: при ответе на письма, например на английском языке, автоматически будет подставлена подпись на этом языке. Чтобы подставить эту подпись в ответы на письма и на другом языке, в разделе Ваши подписи привяжите ее к нужному языку:

Выберите нужный язык из списка:

Настроить расположение при ответе

По умолчанию подпись подставляется в конец письма или переписки. Если вы хотите добавлять ее сразу после ответа, установите соответствующее значение в разделе Расположение подписи при ответе .

Примечание. Эта опция настраивается сразу для всех подписей, которые вы создали.

Удалить подпись

Не могу выбрать подпись при создании письма

Проверьте, что в настройках в блоке Выбор подписи включена опция разрешить выбор подписи на странице написания письма .

","prev_next":<"prevItem":<"disabled":false,"title":"Портрет","link":"/support/mail/web/preferences/about-sender/portrait.html">,"nextItem":>,"breadcrumbs":[,,],"useful_links":null,"meta":,"voter":","extra_meta":[>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>,>],"title":"Подпись - Почта. Справка","canonical":"https://mail.yandex.ru/docs/support/web/preferences/about-sender/signature.html","productName":"Почта","extra_js":[[,"mods":,"__func137":true,"tag":"script","bem":false,"attrs":,"__func67":true>],[,"mods":,"__func137":true,"tag":"script","bem":false,"attrs":,"__func67":true>],[,"mods":,"__func137":true,"tag":"script","bem":false,"attrs":,"__func67":true>]],"extra_css":[[],[,"mods":,"__func69":true,"__func68":true,"bem":false,"tag":"link","attrs":>],[,"mods":,"__func69":true,"__func68":true,"bem":false,"tag":"link","attrs":>]],"csp":<"script-src":[]>,"lang":"ru">>>'>

Создать подпись

Нажмите значок в правом верхнем углу. Если нужно, оформите текст подписи при помощи панели инструментов, расположенной над полем ввода.

По ссылке — нажмите значок над полем ввода и укажите прямую ссылку на изображение.
С компьютера — перетащите изображение из папки на компьютере в поле ввода подписи.

Отредактировать подпись

Нажмите появившийся значок .

Настроить выбор подписи

При создании письма
Автоматический выбор

В зависимости от языка письма

Нажмите появившийся значок .

Выберите нужный язык из списка:

Добавление гиперссылок к подписи в электронных письмах в Outlook

3. В диалоговом окне «Подписи и бланки» выберите имя подписи, на которую будет добавлена гиперссылка в Выберите подпись для редактирования пунктом.
По желанию: Если вы хотите создать новую подпись с гиперссылками, вы можете щелкнуть НОВИНКИ под Выберите подпись для редактирования коробка. Затем введите имя новой подписи во всплывающем диалоговом окне. См. Следующий снимок экрана:

4. В разделе «Редактировать подпись» выберите и выделите текст, для которого вы хотите добавить гиперссылку, и щелкните значок Гиперссылка на панели инструментов. Смотрите скриншот:

5. Затем появится диалоговое окно «Вставить гиперссылку». Введите адрес веб-сайта в поле. Адрес: и нажмите OK кнопку.

Демонстрация: добавление гиперссылок в подпись Outlook

Чаевые: В этом видео, Kutools вкладка добавлена Kutools для Outlook . Если вам это нужно, нажмите здесь получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Автоматически добавлять текст и текущую дату и время / метки времени / часовой пояс в тему или подпись в Outlook

Предоставляется Kutools для Outlook. Нажмите, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Профессионально сделанная подпись помогает продвигать личный бренд и бренд компании, собирать слушателей на вебинары, продавать продукты и консультации. Недаром Игорь Манн включил подпись в список 50 инструментов «Маркетинга без бюджета».

В этой статье разберемся:

зачем нужна подпись;
как ее использовать для продвижения бренда;
в каких сервисах можно создать красивую подпись;
как добавлять подпись в Яндекс.Почте, Gmail, Outlook и в сервисе рассылок SendPulse.

Содержание

Зачем нужна подпись в электронном письме

1. Сообщает дополнительные контакты. Благодаря этому, клиенты или партнеры могут выбрать удобные для них способы того, как с вами связаться.

Подпись с дополнительными контактами: телефоном и Skype

2. Повышает узнаваемость компании и продвигает бренд. Согласно статистике, один сотрудник отправляет до 175 электронных писем в неделю. Логотип компании и оформление подписи в корпоративном стиле напоминают людям о бренде и поддерживают его образ.

Подпись с логотипом компании

3. Дополняет впечатление о человеке и задает тон общению. Оформление подписи, тон, способ обращения к собеседнику — эти детали настраивают на формальное или неформальное общение, как, например, эти две подписи:

Неформальная подпись в рассылке обучающих курсов Формальная подпись в рассылке психолога

4. Привлекает новых подписчиков на корпоративные аккаунты через кнопки соцсетей.

Подписчики сразу из письма смогут перейти в ваши соцсети и узнать больше о бренде и его новостях. Это поможет добавить еще один канал связи и наладить более тесную коммуникацию с клиентами.

Кнопки соцсетей в подписи

Что включать в подпись

В подписи должно быть указано достаточно каналов обратной связи. Кроме них, нужно добавить и другие элементы, которые будут работать на узнаваемость и поддержание имиджа компании.

При этом важно выдержать баланс и не запихивать в подпись лишнее, чтобы та не превратилась в отдельное письмо. Давайте разберемся, что же стоит в ней писать.

Имя, должность, название компании

Имя автора говорит читателю, от кого письмо и как к нему обращаться в ответе. Если вы работаете в компании, принято указывать свою должность. Так читателю будет понятно, по поводу каких вопросов вам можно писать.

Контактные данные

Обычно указывают ссылку на корпоративный сайт, телефон, email, физический адрес.

Номер телефона стоит писать, если вы готовы принимать звонки. Не хотите, чтобы вам звонили — оставьте только email.

Физический адрес указывают, чтобы обозначить, куда ехать, если клиент хочет пообщаться лично или куда присылать документы.

Ссылки на соцсети

Автоматизация email рассылок

Логотип

Для поддержки узнаваемости бренда или торговой марки в подпись включают логотип компании.

Фотография

Фото помогает сопоставить собеседника по переписке с реальным образом человека. Так общение воспринимается более личным.

Призыв к действию, цитата, важная новость

В одной-двух строках внизу подписи вы можете анонсировать вебинар, новую статью на блоге или какое-нибудь мероприятие.

Советы по созданию подписи в электронном письме

Как сделать подпись информативной и как продвигать себя или бизнес с помощью email подписи — расскажем в этом разделе.

1. Проявляйте заботу о получателе. Указывая телефон, пишите, какой это номер: личный, корпоративный, бесплатная линия. Так человеку проще настроиться на разговор, он будет знать, что именно ему ожидать «по ту сторону провода». Если даете корпоративный телефон, укажите и внутренний номер, чтобы с вами можно было связаться без объяснений с секретарем.

Уточнение информации для читателя в подписи

2. Используйте подпись как инструмент маркетинга. Подпись в письме тоже может продавать. В зависимости от сферы бизнеса, целей маркетинга, в подпись добавляют:

ссылки на мобильные приложения;
приглашение на вебинар, конференцию, презентацию;
анонс статьи в блоге или поста в соцсетях;
ссылку на портфолио;
информацию о сертификатах, наградах;
слоган или призыв к действию.

В подписи службы поддержки обучающего центра есть слоган «Спланируйте свое обучение на 2019 год!». Он заставляет задуматься об обучении и служит стимулом просмотреть другие курсы центра.

Слоган в подписи

3. Добавляйте метки и отслеживайте переходы по ссылкам. Так вы сможете определить, насколько хорошо работают баннеры или призывы к действию.

4. Используйте дизайн как отображение профессии. При оформлении ориентируйтесь не только на корпоративные цвета, но и на особенности бизнеса или профессии. Подумайте, как отобразить в подписи то, чем вы занимаетесь. Например, дизайнер в подписи может дать разработанный им логотип:

Оформление подписи дизайнера

5. Призывайте к действию. Если люди четко понимают, каких действий от них ждут, они с большей вероятностью это сделают. Например, вместо фразы «Мы в соцсетях» лучше написать призыв к действию: «Лайкните страницу и читайте нас в соцсетях» или «Рекомендуйте статью»:

Призыв к действию в подписи

6. Указывайте актуальные данные. Проверяйте, не устарел ли в подписи телефон, email, ссылки на соцсети. Также убедитесь, что ссылки кликабельны.

7. Не перегружайте подпись. Включите самую важную информацию — она должна уместиться в три-четыре строки. Для переписки с партнерами и подрядчиками лучше сделать отдельные подписи и в каждой дать соответствующую информацию.

8. Делите информацию на блоки. Когда информация разбита на блоки с помощью графических разделителей, это облегчает восприятие и читабельность.

В первом примере контактные данные никак не отделены и потому визуально сливаются:

Информация в подписи без визуального разделения на блоки

Во втором примере данные разбиты на блоки, их удобнее читать:

Зонирование информации в подписи

Как сделать подпись письма в Яндекс.Почте

Теперь добавим подпись в почтовый сервис, чтобы когда вы создавали письмо, она добавлялась автоматически.

Чтобы настроить автоматическую подпись в Яндекс.Почте, зайдите в раздел «Настройки» и выберите пункт «Личный данные, подпись, портрет»:

Переход в раздел «Настройки» в Яндекс.Почте

В редакторе Яндекс.Почты вы можете:

Как сделать подпись письма в Gmail

Чтобы добавить подпись в Gmail, войдите в свой аккаунт, нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу и перейдите в меню «Настройки»:

Переход в раздел «Настройки» в Gmail

Сервис откроет вкладку «Общие». Прокрутите страницу вниз, чтобы увидеть поле для редактирования подписи. Теперь можно создать свою подпись.

Поле для вставки подписи в разделе «Настройки» в Gmail

В редакторе Gmail вы можете:

выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста (доступны только 4 размера — небольшой, обычный, крупный, огромный);
изменить цвет текста и фон;
добавить изображение со ссылкой;
вставить цитату.

Outlook — как сделать подпись в письме

Войдите в свой Outlook аккаунт и нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу. В появившемся окне «Параметры» начните вводить слово «подпись» в строке поиска. Появится подсказка со ссылкой на нужный раздел.

Переход в раздел «Параметры» в Outlook

В открывшемся окне будет поле для подписи и панель редактирования.

Редактор подписи Outlook позволяет:

выбрать форматирование подписи — шрифт, размер текста в пунктах (12pt, 14pt, 16pt и так далее);
изменить цвет текста и фон;
добавить изображение со ссылкой;
вставить цитату, таблицу, перечеркнутый текст;
писать справа налево.

Сервисы для создания подписи в письме

Создать красиво сверстанную подпись может не только дизайнер. Есть сервисы, где можно выбрать шаблон, загрузить свои контакты и получить готовую подпись. Сейчас о них расскажем.

Hubspot Signature Generator

Это один из сервисов маркетинговой платформы Hubspot. Его плюс в том, что он бесплатный. Сервис на английском, но все достаточно просто, чтобы разобраться без особого знания языка.

Чтобы создать в нем подпись, нужно заполнить четыре вкладки:

выбрать шаблон;
указать свои данные;
изменить оформление: расположение элементов, цвет фона;
Добавить CTA — ссылку или баннер с призывом к действию.

Копирование подписи в Hubspot

А затем вставить подпись в свой почтовый сервис, у нас это Gmail:

Добавление подписи Hubspot в Gmail

WiseStamp

Сервис для создания личных и корпоративных email подписей. В бесплатной версии предлагают:

шаблоны для разных профессий;
иконки популярных соцсетей, включая Вконтакте;
возможность указать Skype;
большой выбор плагинов для вставки праздничной плашки, ссылки на пост или твит в соцсетях, пост в блоге, приглашение на вебинар, портфолио на Behance, магазин на Etsy и так далее;
возможность загрузить свой баннер.

Минус бесплатной версии — логотип сервиса со ссылкой внизу подписи. Его можно убрать только на платном тарифе. Получить HTML код подписи можно тоже только в платной версии.

Когда закончите, нужно будет только отметить ваш почтовый сервис галочкой, подпись WiseStamp добавит сам. На бесплатном тарифе экспортировать подпись можно в пять сервисов:

Экспорт подписи из Wisestamp в почтовые сервисы

Чтобы увидеть подпись, нужно просто обновить свою почту и создать новое письмо:

Подпись, сделанная в Wise Stamp

Newoldstamp

Сервис ориентирован на создание email подписей для работников компании. Он позволяет создавать главный шаблон подписи и дублировать его для сотрудников разных отделов. Также можно загрузить контакты работников файлом, чтобы сразу генерировать всем подписи в одном стиле.

В бесплатной демо-версии разрешают сделать подпись и поиграться с настройками. Экспортировать подпись в почту можно только на платном тарифе.

Что можно сделать во время создания подписи в Newoldstamp:

добавить произвольное поле;
выбрать расположение блоков, чтобы информация красиво смотрелась;
выбрать шрифт подписи;
редактировать фото прямо в сервисе: сделать круглым, со сглаженными краями.

Минус сервиса — неудобные инструменты для создания баннеров. Можно добавить или слоган без ссылки, или готовый баннер, текст на котором нельзя изменить.

Готовая подпись выглядит так:

Создание подписи в сервисе Newoldstamp

MySignature

Сервис с минималистичным дизайном. В бесплатной версии можно редактировать поля с контактными данными, вставить фото.

В платной версии разрешают загрузить свой баннер со ссылкой, менять оформление подписи и добавлять произвольные поля.

Создание подписи в сервисе MySignature

Когда создадите подпись, нажмите Finish. Чтобы ее экспортировать, нажмите Copy to clipboard и просто вставьте подпись в свой почтовый сервис. Кнопка Copy to clipboard появится после того, как сохраните подпись.

Как создать подпись в блочном редакторе SendPulse

Если делаете регулярные рассылки, вам точно понадобится подпись. Вот как создать подпись для рассылки в редакторе SendPulse.

Шаг 1. Войдите в свой аккаунт SendPulse, создайте или откройте шаблон:

Редактирование шаблона в SendPulse

Нажмите «Редактировать шаблон» и вам откроется рабочее поле блочного конструктора SendPulse.

Шаг 2. На панели слева вверху наведите курсор на иконку «Добавить структуру». В появившемся окне перейдите на вкладку «Примеры». Чтобы создать подпись с фотографией, выберите нижний средний шаблон:

Выбор структуры элемента в SendPulse

Шаг 3. Перетяните шаблон подписи вниз письма, зажав левую кнопку мышки:

Добавление элемента для создания подписи в SendPulse

Шаг 4. Вставьте свое фото на место заглушки:

Добавление изображения в блочном редакторе SendPulse

Шаг 5. Вставьте текст подписи и отформатируйте его. Мы вставили такой текст:

Форматирование подписи в редакторе SendPulse

Фразу «блога в SendPulse» сделали анкором, добавив ссылку на блог. Email тоже будет кликабельным, чтобы получатель мог написать ответ, нажав на адрес:

Добавление ссылки для email адреса в редакторе SendPulse

Так будет выглядеть подпись у читателей рассылки:

Готовая подпись в шаблоне, созданном в редакторе SendPulse

Чтобы у вас уже была готовая подпись, которую можно вставлять в другие шаблоны, сохраните созданный блок. Для этого нажмите на кнопку «Сохранить блок».

Сохранение блока с подписью

Блок с подписью вы сможете найти в сохраненных структурах.

Чек-лист для создания эффективной подписи в рассылке

Давайте подытожим основные составляющие эффективной подписи:

В подписи указаны актуальные контакты, по которым с вами можно связаться.
Не перегружена информацией — занимает не более 3-4 строк.
Есть логотип компании или фото для более личного общения.
В подписи есть кнопки соцсетей.
Есть ссылка или баннер, которые продвигают определенное предложение (по желанию).
Подпись добавлена в почтовый сервис, через который вы общаетесь с клиентами, — Яндекс.Почту, Gmail, Outlook. Или же в ваш сервис рассылки, например, SendPulse.

Если вы хотите увидеть, как это делается, посмотрите видеоролик ниже.

В диалоговомокне Выбор подписи для редактирования выберитеНовая подпись , а затем введите имя подписи.

В области Редактированиеподписи со составляете подпись. Вы можете изменять шрифты, цвета и размеры шрифтов, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежную подпись с маркерами, таблицами или границами, отформатируйте текст в Word, а затем скопируйте подпись и вкопируйте ее в поле Изменить подпись. Вы также можете использовать один из предварительно разработанных шаблонов для подписи. Скачайте шаблоны в Word, настройте их с учетом личных сведений, а затем скопируйте и вкопируйте в поле Изменить подпись.

Вы также можете добавить значки социальных сетей и ссылки в подпись или настроить один из предварительно разработанных temlates. Дополнительные сведения см. в документе Создание подписи на шаблоне.

Чтобы добавить изображения в подпись, см. добавление логотипа или изображения в подпись.

В разделе Выбор подписи по умолчанию настройте следующие параметры для подписи:

В поле Учетная запись электронной почты выберите учетную запись электронной почты, которая будет связываться с подписью. Можно использовать разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.

Добавление логотипа или изображения в подпись

Если вы хотите добавить в подпись логотип компании или изображение, с помощью следующих действий:

В поле Выбор подписи для редактирования выберите подпись, в которая вы хотите добавить логотип или изображение.

Выберите значок изображения , найдите файл изображения и выберите Вставить.

Чтобы выбрать изображение, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите рисунок. Выберите вкладку Размер и используйте параметры для настройки размера изображения. Чтобы сохранить пропорции изображения, не снимайте его.

Когда все будет готово, выберите ОК, а затем еще раз ОК, чтобы сохранить изменения в подписи.

Вставка подписи вручную

Выберите подпись в появившемся выпадающем меню. Если у вас несколько подписей, вы можете выбрать любую из созданных подписей.

Посмотрите, как это делается

Создание подписи

На вкладке Электронная подпись нажмите кнопку Создать.

Введите имя для подписи и нажмите кнопку ОК.

В поле Изменить подпись введите текст, который необходимо включить в подпись.

Чтобы отформатировать текст, выделите его, а затем с помощью кнопок форматирования и выбора стиля задайте нужные параметры.

Чтобы добавить другие элементы, кроме текста, щелкните в расположении, куда их нужно вставить, и выполните любые из указанных ниже действий.

Добавление электронной визитной карточки

Щелкните Визитнаякарточка , а затем выберите контакт в списке Поданных как. Затем нажмите кнопку ОК.

Щелкните вставитьгиперссылки , введите сведения или перейдите к гиперссылке, щелкните, чтобы выбрать ее, а затем нажмите кнопку ОК.

Щелкните рисунок, перейдите к рисунку, щелкните его и нажмите кнопку ОК. Обычно файлы изображений имеют расширения BMP, GIF, JPG или PNG.

Чтобы завершить создание подписи, нажмите кнопку ОК.

Автоматическая вставка подписи

В разделе Выберите подпись, используемую по умолчанию выберите в списке Учетная запись электронной почты учетную запись, с которой будет связана подпись.

Вставка подписи вручную

См. также

Отзывы о создании подписи Outlook документа

Читайте также: