Как сжать файл опен офис

Обновлено: 02.07.2024

OOo 2.0 использует международный стандарт — формат файлов OpenDocument XML как формат файла по умолчанию. OpenDocument предполагает, что документ, созданный в одной программе, можно будет прочитать в другой без конвертирования — таким, каким он был. Этот формат файла также используется в StarOffice, IBM Workspace и KOffice и должен использоваться другими программами. OOo 2.0 может также читать и сохранять файлы в форматах, поддерживавшихся ранее OOo 1.x включая форматы Microsoft Office. OpenOffice.org без проблем импортирует файлы Microsoft Office. Однако Microsoft Office не может (точнее, не хочет) импортировать файлы формата OpenDocument. Неудивительно, что в большинстве случаев даже "закоренелые" пользователи OpenOffice сохраняют свои документы в формате Microsoft Office.

Текстовые файлы

Файлы электронных таблиц

Собственные форматы OpenDocument — .ods и .ots. Кроме них, Calc 2.0 может работать с форматами, используемыми OpenOffice 1.x (.sxc, .stc), и сторонними форматами электронных таблиц. Вот их список:
— Microsoft Excel 2003 XML (.xml);
— Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls, .xlw, и .xlt);
— Microsoft Excel 4.x–5.0/95 (.xls, .xlw, и .xlt);
— Pocket Excel (pxl);
— dBase (.dbf);
— HTM- и HTML-файлы включая запросы к веб-страницам;
— Rich Text Format (.rtf);
— Quattro Pro 6.0 (.wb2);
— Lotus 1-2-3 (.wk1 и .wk4);
— Text CSV (.csv и .txt);
— StarCalc (.sdc и .vor);
— SYLK (.slk);
— Data Interchange Format (.def).

Файлы презентаций

OpenDocument 2.0 использует форматы .odp, .odg, и .otp, но кроме них Impress 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxi, .sti), и форматы презентаций, сделанных в:
— Microsoft PowerPoint 97/2000/XP (.ppt, .pps, и .pot);
— StarDraw и StarImpress (.sda, .sdd, .sdp и .vor);
— CGM — Computer Graphics Metafile (.cgm).

Графические файлы

В дополнение к собственным форматам OpenDocument (.odg и .otg) Draw 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxd .std), и следующие графические форматы: BMP, JPEG, JPG, PCX, PSD, TIF, TIFF, XPM, RAS, SDD, DXF, WMF, PNG, PGM, SVM, TGA, SGF, GIF, XBM, SGV, VOR, PPM, SDA, MET, PCT, PLT, PCD, PBM, EMF, EPS. Как видим, сложно представить себе ситуацию, когда бы пользователь столкнулся с форматом графики, с которым не способен работать OpenOffice.

Файлы формул

Операции с файлами

Защита паролем

В диалоге "Сохранить как" установите флажок "Сохранить с паролем" и нажмите "Сохранить". Вы получите подсказку о сохранении с паролем. Только имейте в виду, что пароли должны содержать как минимум пять символов. Пока не введены пять символов, кнопка OK остается неактивной.

Экспорт файлов

1. Экспорт в XHTML:
В пакете OpenOffice.org присутствует возможность экспорта файлов в формат XHTML. Для этого пользователь должен выбрать "Файл --> Экспорт". В диалоге "Экспорт" выбрать XHTML в списке "Формат файла".

2. Экспорт в PDF:
Тут все сложнее. Экспорт непосредственно в PDF может осуществлять любое из приложений OpenOffice. Простейший способ — использовать кнопку на панели инструментов или выбрав "Файл > Экспорт в PDF". В этом случае пользователя попросят ввести имя PDF-файла, после чего откроется диалог "Параметры PDF". Однако в этом случае пользователь не сможет выбрать диапазон страниц, параметры сжатия изображений или другие параметры экспорта. Настроить все это можно, отдельно настроив "Параметры PDF".

— "Изображения":
"Сжатие без потерь": В этом случае изображения сохраняются без потери качества. Однако есть одна особенность: когда используется с фотографиями, имеет тенденцию делать большие файлы. Словом, рекомендуется для изображений других типов.
"JPEG компрессия": Тут уже учитываются различные степени качества. К примеру, установка 90% хорошо работает с фотографиями (небольшой размер файла, незаметные потери).

— "Общие":
"Структурированный PDF": Эта функция включает специальные теги в соответствующие теги PDF. В некоторых случаях может значительно увеличить размеры файла. Некоторые экспортируемые теги — оглавление, гиперссылки и управление.
"Экспортировать комментарии": Обеспечивает экспорт примечаний документов Writer и Calc как примечаний PDF.
"Эффекты смены страниц": Данная опция включает эффекты перехода между слайдами Impress как соответствующие эффекты PDF.
"Сохранять формы в формате": Задает формат передачи форм внутри PDF-файла. Есть только одна общая установка, допустимая для целого PDF- документа: PDF (посылает целый документ), FDF (посылает содержимое элементов управления), HTML и XML. Чаще всего рекомендуется выбирать формат PDF.

Денис Лавникевич

Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 32 за 2007 год в рубрике soft

Эти функции недоступны в Office в Интернете, только в классических версиях набора Office.

Вы можете отправлять файлы без ограничений, в том числе изображения высокого качества, сохранив их в облаке, а затем предоставив к ним общий доступ в OneDrive.

Сжатие отдельных рисунков

Если для получения приемлемой версии изображения не пиксель все изображения, можно сжать рисунки, чтобы размер файла был меньше.

Открыв файл в приложении Microsoft Office, выберите один или несколько рисунков для сжатия.

В разделе Работа с рисунками на вкладке Формат в группе Изменение нажмите кнопку Сжать рисунки.

Если вкладки Работа с рисунками и Формат не отображаются, убедитесь, что рисунок выделен. Дважды щелкните рисунок, чтобы выделить его и открыть вкладку Формат.

В зависимости от размера экрана в группе Изменение могут отображаться только значки. В этом случае кнопка Сжать рисунки отображается без подписи.

Чтобы выполнить сжатие только для выбранных, а не для всех рисунков в документе, установите флажок Применить только к этому рисунку.

Снятие флажка Применить только к этому рисунку перекроет любые изменения, внесенные для других отдельных рисунков в этом документе.

В разделе Разрешение выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.

Разрешение рисунков по умолчанию в Office составляет 220 ppi. Вы можете изменить разрешение рисунка по умолчанию или отключить сжатие рисунков.

Сжатие применяется после закрытия этого диалогового окна. Если вас не устраивают результаты, вы можете отменить изменения.

Из-за потери детализации сжатие рисунка может привести к тому, что оно будет выглядеть по-другому. В связи с этим перед применением художественного эффекта следует сжать рисунок и сохранить файл.

Щелкните заголовки ниже, чтобы получить дополнительные сведения.

Изменение разрешения рисунка, используемого по умолчанию, во всех документах

Важно: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения. Чтобы использовать его для всех новых документов, нужно выбрать другое значение в раскрывающемся списке.

Обратите внимание на то, что эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Office 2007.

Откройте вкладку Файл.

В разделе Размер и качество изображения в раскрывающемся списке укажите, применить ли изменения к определенному документу, или применять их ко всем создаваемым документам.

Выберите разрешение, которое вы хотите использовать по умолчанию, и нажмите кнопку ОК.

Все сведения об изменениях, внесенных в изображение, хранятся в файле. Удав эти данные редактирования, вы можете уменьшить размер файла, но если вы захотите отменить изменения, вам потребуется повторно вменить рисунок.

Примечание: Эта функция недоступна в Microsoft Project 2013 или Microsoft Project 2016.

Откройте вкладку Файл.

В разделе Размер и качество изображения выберите документ, из которого необходимо удалить данные о редактировании рисунка.

В разделе Размер и качество изображения установите флажок Отменить данные редактирования.

Примечание: Этот параметр применяется только к рисункам в текущем документе или в документе, выбранном из списка рядом с разделом Размер и качество изображения.

См. также

Обратная связь

Эта статья была обновлена Беном 17.08.2019 с помощью ваших комментариев. Если она оказаться полезной для вас (а особенно, если нет), используйте элементы управления отзывами ниже, чтобы оставить нам отзыв о том, как ее улучшить.

Сжатие отдельных рисунков

Чтобы сжать все рисунки в документе, на ленте выберите "Файл" > "Сжать рисунки" (или "> уменьшить размер файла").

Выберите параметр в поле "Качество рисунка". Первое разрешение указано первым, а наименьшее — последним.

Совет: Если вы обрезали какие-то из рисунков, то размер файла можно дополнительно уменьшить, установив флажок Удалить обрезанные области рисунков.

Выберите выделенным рисункам или всем рисункам в этом файле.

Примечание: Если выбрать все рисунки на шаге 1 с помощью меню "Файл", эти параметры будут недоступны. Сжатие будет применено к всем рисункам в документе.

Чтобы открыть существующий документ, выберите Файл > Открыть или нажмите на значок Открыть на панели инструментов Стандартная, или нажмите Control+O.

Рис. 3.1. Значок открытия документов на панели инструментов

Появится диалог Открыть. рис. 3.2 показывает Windows XP версию этого диалогового окна.

Выберите файл и затем нажмите Открыть.

Примечание. Под Microsoft Windows Вы можете использовать OpenOffice.org диалоги Открыть и Сохранить как или предоставляемые Microsoft Windows. См. "Использование диалоговых окон Открыть и Сохранить как".

Форматы файлов

Форматы файлов по умолчанию

Идите Сервис > Параметры > Загрузка/сохранение > Общие. (См. рис. 3.3.)
В секции Формат файла по умолчанию на этой странице выберите тип документа (например, "Текстовый документ") и формат файла из списка Всегда сохранять как.
Повторите для каждого типа документа, по необходимости.
Нажмите OK для сохранения Ваших изменений.

Примечание Если параметр "Предупреждать при сохранении в формате, отличном от OpenDocument или формате по умолчанию" установлен в диалоговом окне Сервис > Параметры > Загрузка/сохранение > Общие (рис. 3.3), может быть показан предупреждающий диалог о возможности потери некоторых элементов форматирования. В большинстве случаев, никакой потери форматирования не произойдет, таким образом Вы можете найти это предупреждение раздражающим и захотеть отключить его.

Java Runtime Environment требуется для использования фильтров мобильных устройств для AportisDoc (Palm), Pocket Word и Pocket Excel.

Открытие текстовых документов

Microsoft Word 6.0/95/97/2000/XP) (.doc, .dot)
Microsoft Word 2003 XML (.xml)
Microsoft WinWord 5 (.doc)
Форматы StarWriter (.sdw, .sgl, и .vor)
Документы WordPerfect (.wpd)
WPS 2000/Office 1.0 (.wps)
Ichitaro 8/9/10/11 (.jtd и .jtt)
DocBook (.xml)
AportisDoc (Palm) (.pdb)
Hangul WP 97 (.hwp)
.rtf, .txt, .csv

Открытие электронных таблиц

В дополнение к форматам OpenDocument (.ods и .ots), Calc 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxc, .stc), и следующие форматы электронных таблиц:

Microsoft Excel 97/2000/XP (.xls, .xlw, и .xlt)
Microsoft Excel 4.x–5.0/95 (.xls, .xlw, и .xlt)
Microsoft Excel 2003 XML (.xml)
Data Interchange Format (.def)
dBase (.dbf)
.htm и .html файлы, включая запросы к веб-страницам
Quattro Pro 6.0 (.wb2)
Rich Text Format (.rtf)
Text CSV (.csv и .txt)
Lotus 1-2-3 (.wk1 и .wk4)
StarCalc (.sdc и .vor)
SYLK (.slk)
Pocket Excel (pxl)

Примечание Java Runtime Environment требуется для использования фильтров мобильных устройств для AportisDoc (Palm), Pocket Word и Pocket Excel.

Открытие презентаций

В дополнение к форматам OpenDocument (.odp, .odg, и .otp), Impress 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxi, .sti), и следующие форматы презентаций:

Microsoft PowerPoint 97/2000/XP (.ppt, .pps, и .pot)
StarDraw и StarImpress (.sda, .sdd, .sdp и .vor)
CGM - Computer Graphics Metafile (.cgm)

Открытие графических файлов

В дополнение к форматам OpenDocument (.odg и .otg), Draw 2.0 может открывать форматы, используемые OpenOffice 1.x (.sxd .std), и следующие графические форматы:

Открытие файлов формул

Сохранение файлов

Чтобы сохранить новый файл:

Выберите Файл > Сохранить как.
Когда появится диалог Сохранить как, введите имя файла и проверьте тип файла (если применяется).

Чтобы сохранить открытый документ с текущим именем файла, выберите Файл > Сохранить. Это действие перезапишет файл поверх последнего сохраненного состояния.

Защита паролем

Если пароли совпадают, документ будет сохранен защищенным паролем. Если пароли не совпадают, Вы снова получите подсказку для введения пароля.

Примечание Пароли должны содержать минимум 5 символов. Пока Вы не ввели 5 символов, кнопка OK остается неактивной.

Автоматическое сохранение документа

Выберите Сервис > Параметры > Загрузка/Сохранение > Общие. (См. рис. 3.3)
Отметьте Автосохранение каждые и задайте временной интервал.

Writer может сохранять в следующих форматах файлов

В дополнение к форматам OpenDocument (.odt и .ott), Writer 2.0 может сохранять в следующих форматах:

Примечание Формат .rtf – общий формат для передачи текстовых файлов между приложениями, но имеется вероятность потери форматирования и изображений. По этой причине должны использоваться другие форматы.

Calc может сохранять в следующих форматах файлов

В дополнение к форматам OpenDocument (.ods и .ots), Calc 2.0 может сохранять в следующих форматах:

Примечание Java Runtime Environment is требуется для использования фильтров мобильных устройств для AportisDoc (Palm), Pocket Word и Pocket Excel.

Impress может сохранять в следующих форматах файлов

В дополнение к форматам OpenDocument (.odp, .otp и .odg), Impress 2.0 может сохранять в следующих форматах:

Impress может также осуществлять экспорт MacroMedia Flash (.swf) и в любой из графических параметров перечисленных ниже для Draw.

Draw может сохранять в следующих форматах файлов

Однако он может экспортировать в BMP, EMF, EPS, GIF, JPEG, MET, PBM, PCT, PGM, PNG, PPM, RAS, SVG, SVM, TIFF, WMF, и XPM.

Writer/Web может сохранять в следующих форматах файлов

Экспорт файлов

Экспорт в XHTML

Экспорт в PDF

Вы можете экспортировать непосредственно в PDF, используя кнопку на панели инструментов или выбрав Файл > Экспорт в PDF.

Если Вы используете Файл > Экспорт в PDF, Вас попросят ввести имя PDF-файла и затем откроется диалог Параметры PDF.

Примечание Если Вы используете кнопку Экспорт в PDF, Вас попросят ввести имя PDF-файла, но Вы не сможете выбрать диапазон страниц, параметры сжатия изображений или другие параметры экспорта.

Параметры PDF

На вкладке Общие содержатся следующие параметры

Все: Экспорт всего документа.
Область: Чтобы экспортировать диапазон страниц, используйте формат 3-6 (страницы с 3 по 6). Чтобы экспортировать отдельные страницы, используйте формат 7;9;11 (страницы 7, 9 и 11).

Изображения

Сжатие без потерь: Изображения сохраняются без потери качества. Имеет тенденцию делать большие файлы, когда используется с фотографиями. Рекомендуется для других изображений.
JPEG компрессия: Учитывает различные степени качества. Установка 90 % хорошо работает с фотографиями (небольшой размер файла, незаметные потери).
Разрешение изображения: Более низкий DPI (точек на дюйм) изображения имеет более низкое качество.

Общие

Структурированный PDF: Включает специальные тэги в соответствующие тэги PDF. Может значительно увеличить размеры файла. Некоторые экспортируемые тэги – оглавление, гиперссылки и управление.
Экспортировать комментарии: Экспорт примечаний документов Writer и Calc как примечаний PDF.
Эффекты смены страниц: Включает эффекты перехода между слайдами Impress как соответствующие эффекты PDF.
Сохранять формы в формате: Задает формат передачи форм внутри PDF-файла. Есть только одна общая установка, допустимая для целого PDF-документа: PDF (посылает целый документ), FDF (посылает содержимое элементов управления), HTML и XML. Чаще всего Вы выбираете формат PDF.

Удаление и переименование файлов

Переименование файла

Выберите Файл > Открыть и перейдите к требуемому файлу.
Щелкните правой кнопкой мыши на имени файла и выберите Переименовать. Имя файла будет выделено (рис. 3.6).
Введите новое имя вместо выделенного или используйте клавиши влево или вправо для перемещения курсора по изменяемому существующему имени.

Удаление файла

Для удаления файла используйте этот же диалог:

Щелкните правой кнопкой мыши на имени файла, чтобы отобразить контекстное меню.
Выберите Удалить и Вы получите диалог подтверждения.

Примечание Вместо Щелчок правой кнопкой > Удалить Вы можете просто нажать клавишу Delete.

Ассоциация файлов

Рис. 3.8. Изменение параметров установки для Windows XP

Создание новых файлов

Имеются различные способы создания нового документа:

Используйте Файл > Создать и выберите тип документа.
Используйте стрелку рядом с кнопкой Создать на панели инструментов. Появляется меню выбора (См. рис. 3.9); выберите тип документа, который будет создан.

Рис. 3.10. Создание файла с использованием Мастера

Использование диалоговых окон Открыть и Сохранить как

Три кнопки сверху справа в диалоговом окне Открыть OOo (рис. 3.11), слева направо:

Перейти на один уровень выше в иерархии папок (каталогов). Эта кнопка имеет подменю, позволяющее Вам подняться выше чем на один уровень.
Создать новую директорию (папку).
Директория по умолчанию.

Примечание Для документов Microsoft Office может быть открыта только текущая версия.

Рис. 3.11. OOo диалог Открыть, показаны некоторые из форматов файлов, которые могут быть открыты

Используйте поле Тип файла для определения типа файла, который будет открыт или формата файла, в котором будет осуществлено сохранение.

Флажок Только для чтения используется для того, чтобы открыть файл только для чтения или печати. Поэтому большинство инструментальных панелей исчезает, а большинство пунктов меню будет заблокировано. Кнопка Редактировать документ отображается на панели инструментов для того, чтобы открыть документ для редактирования.

Защита паролем

В диалоге Сохранить как установите флажок Сохранить с паролем и нажмите Сохранить. Вы получите подсказку:

Автоматическое сохранение документа

Выберите Сервис > Параметры > Загрузка/Сохранение > Общие. (См. рис. 3.3)
Отметьте Автосохранение каждые и задайте временной интервал.

Writer может сохранять в следующих форматах файлов

В дополнение к форматам OpenDocument (.odt и .ott), Writer 2.0 может сохранять в следующих форматах:

Calc может сохранять в следующих форматах файлов

В дополнение к форматам OpenDocument (.ods и . ots ), Calc 2.0 может сохранять в следующих форматах:

Impress может сохранять в следующих форматах файлов

В дополнение к форматам OpenDocument (.odp, . otp и .odg), Impress 2.0 может сохранять в следующих форматах:

Draw может сохранять в следующих форматах файлов

Однако он может экспортировать в BMP, EMF , EPS, GIF, JPEG, MET , PBM , PCT , PGM, PNG, PPM , RAS, SVG, SVM, TIFF, WMF, и XPM.

Writer/Web может сохранять в следующих форматах файлов

Экспорт файлов

Экспорт в XHTML

Экспорт в PDF

Если Вы используете Файл > Экспорт в PDF, Вас попросят ввести имя PDF-файла и затем откроется диалог Параметры PDF.

Параметры PDF

На вкладке Общие содержатся следующие параметры

Все: Экспорт всего документа.
Область: Чтобы экспортировать диапазон страниц, используйте формат 3-6 (страницы с 3 по 6). Чтобы экспортировать отдельные страницы, используйте формат 7;9;11 (страницы 7, 9 и 11).

Изображения

Сжатие без потерь: Изображения сохраняются без потери качества. Имеет тенденцию делать большие файлы, когда используется с фотографиями. Рекомендуется для других изображений.
JPEG компрессия: Учитывает различные степени качества. Установка 90 % хорошо работает с фотографиями (небольшой размер файла, незаметные потери).
Разрешение изображения: Более низкий DPI (точек на дюйм) изображения имеет более низкое качество.

Общие

Структурированный PDF: Включает специальные тэги в соответствующие тэги PDF. Может значительно увеличить размеры файла. Некоторые экспортируемые тэги – оглавление, гиперссылки и управление.
Экспортировать комментарии: Экспорт примечаний документов Writer и Calc как примечаний PDF.
Эффекты смены страниц: Включает эффекты перехода между слайдами Impress как соответствующие эффекты PDF.
Сохранять формы в формате: Задает формат передачи форм внутри PDF-файла. Есть только одна общая установка, допустимая для целого PDF-документа: PDF (посылает целый документ), FDF (посылает содержимое элементов управления), HTML и XML. Чаще всего Вы выбираете формат PDF.

Удаление и переименование файлов

Вы можете переименовывать или удалять файлы в диалоговых окнах OpenOffice. org так же, как в вашем обычном менеджере файлов. Однако невозможно копировать и вставлять файлы в диалоговых окнах.

Переименование файла

Выберите Файл > Открыть и перейдите к требуемому файлу.
Щелкните правой кнопкой мыши на имени файла и выберите Переименовать. Имя файла будет выделено ( рис. 3.6).
Введите новое имя вместо выделенного или используйте клавиши влево или вправо для перемещения курсора по изменяемому существующему имени.

Удаление файла

Для удаления файла используйте этот же диалог:

Щелкните правой кнопкой мыши на имени файла, чтобы отобразить контекстное меню.
Выберите Удалить и Вы получите диалог подтверждения.

Примечание Вместо Щелчок правой кнопкой > Удалить Вы можете просто нажать клавишу Delete.

Читайте также: