Как в экселе при нажатии на ячейку отобразить значение в другой ячейке

Обновлено: 05.07.2024

Обычный Выпадающий (раскрывающийся) список отображает только один перечень элементов. Связанный список – это такой выпадающий список , который может отображать разные перечни элементов, в зависимости от значения другой ячейки. Потребность в создании связанных списков (другие названия: связанные диапазоны , динамические списки ) появляется при моделировании иерархических структур данных. Например:

Отдел – Сотрудники отдела . При выборе отдела из списка всех отделов компании, динамически формируется список, содержащий перечень фамилий всех сотрудников этого отдела (двухуровневая иерархия);
Город – Улица – Номер дома . При заполнении адреса проживания можно из списка выбрать город , затем из списка всех улиц этого города – улицу , затем, из списка всех домов на этой улице – номер дома (трехуровневая иерархия).

В этой статье рассмотрен только двухуровневый связанный список . Многоуровневый связанный список рассмотрен в одноименной статье Многоуровневый связанный список . Создание иерархических структур данных позволяет избежать неудобств выпадающих списков связанных со слишком большим количеством элементов. Связанный список можно реализовать в EXCEL, с помощью инструмента Проверка данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) с условием проверки Список (пример создания приведен в данной статье) или с помощью элемента управления формы Список (см. статью Связанный список на основе элемента управления формы ).

Создание Связанного списка на основе Проверки данных рассмотрим на конкретном примере.

Задача : Имеется перечень Регионов , состоящий из названий четырех регионов. Для каждого Региона имеется свой перечень Стран . Пользователь должен иметь возможность, выбрав определенный Регион , в соседней ячейке выбрать из Выпадающего списка нужную ему Страну из этого Региона .

Таблицу, в которую будут заноситься данные с помощью Связанного списка , разместим на листе Таблица . См. файл примера Связанный_список.xlsx

Список регионов и перечни стран разместим на листе Списки .

Обратите внимание, что названия регионов (диапазон А2:А5 на листе Списки ) в точности должны совпадать с заголовками столбцов, содержащих названия соответствующих стран ( В1:Е1 ).

Присвоим имена диапазонам, содержащим Регионы и Страны (т.е. создадим Именованные диапазоны ). Быстрее всего это сделать так:

выделитьячейки А1:Е6 на листе Списки (т.е. диапазон, охватывающий все ячейки с названиями Регионов и Стран );
нажать кнопку «Создать из выделенного фрагмента» (пункт меню Формулы/ Определенные имена/ Создать из выделенного фрагмента );
Убедиться, что стоит только галочка «В строке выше»;
Нажать ОК.

Проверить правильность имени можно через Диспетчер Имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ). Должно быть создано 5 имен.

Можно подкорректировать диапазон у имени Регионы (вместо =списки!$A$2:$A$6 установить =списки!$A$2:$A$5 , чтобы не отображалась последняя пустая строка)

На листе Таблица , для ячеек A 5: A 22 сформируем выпадающий список для выбора Региона .

Теперь сформируем выпадающий список для столбца Страна (это как раз и будет желанный Связанный список ).

Важно, чтобы при создании правила Проверки данных активной ячейкой была B5 , т.к. мы используем относительную адресацию .

Тестируем. Выбираем с помощью выпадающего списка в ячейке A 5 Регион – Америка , вызываем связанный список в ячейке B 5 и балдеем – появился список стран для Региона Америка : США, Мексика …

Теперь заполняем следующую строку. Выбираем в ячейке A 6 Регион – Азия , вызываем связанный список в ячейке B 6 и опять балдеем: Китай, Индия …

Необходимо помнить, что в именах нельзя использовать символ пробела. Поэтому, при создании имен, вышеуказанным способом, он будет автоматически заменен на нижнее подчеркивание «_». Например, если вместо Америка (ячейка В1 ) ввести « Северная Америка » (соответственно подкорректировав ячейку А2 ), то после нажатия кнопки Создать из выделенного фрагмента будет создано имя «Северная_Америка». В этом случае формула =ДВССЫЛ(A5) работать не будет, т.к. при выборе региона « Северная Америка » функция ДВССЫЛ() не найдет соответствующего имени. Поэтому формулу можно подкорректировать, чтобы она работала при наличии пробелов в названиях Регионов : =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(A5;" ";"_")) .

Теперь о недостатках . При создании имен с помощью кнопки меню Создать из выделенного фрагмента, все именованные диапазоны для перечней Стран были созданы одинаковой длины (равной максимальной длине списка для региона Европа (5 значений)). Это привело к тому, что связанные списки для других регионов содержали пустые строки.

Конечно, можно вручную откорректировать диапазоны или даже вместо Именованных диапазонов создать Динамические диапазоны . Но, при большом количестве имен делать это будет достаточно трудоемко. Кроме того, при добавлении новых Регионов придется вручную создавать именованные диапазоны для их Стран .

Чтобы не создавать десятки имен, нужно изменить сам подход при построении Связанного списка . Рассмотрим этот подход в другой статье: Расширяемый Связанный список .

Я ввожу данные в столбец таблицы. Согласно данным, я делаю суммы из желтой ячейки (на самом деле эта желтая ячейка является высоким значением столбца A). Итак, все 10 ячеек, есть сумма до конца данных.

Я ищу автоматический отчет семи первых серых ячеек (сумм) в другую таблицу. Проблема в том, что, согласно данным, высокая стоимость находится не в одном месте, поэтому суммы тоже не в одном месте.

Как я могу сделать ?

Спасибо за вашу помощь

2 ответа

Наконец, я нашел решение передать значения из F в другую таблицу. Поскольку позиции значений зависят от MAX исходных данных в E (каждые 10 ячеек), я использую эту формулу:

Для первого: INDEX(E4:F117;EQUIV(GRANDE.VALEUR($E$4:$E$117;1);$E$4:$E$117;0)+10;2)

Для второго: INDEX(E4:F117;EQUIV(GRANDE.VALEUR($E$4:$E$117;1);$E$4:$E$117;0)+20;2)

Вы можете использовать эту формулу массива в своем отчете.

Имейте в виду, что как формулу массива ее необходимо подтвердить с помощью Control + Shift + Enter. Введите формулу в строке, где у вас Сомма = 1, затем скопируйте до 6. Обратите внимание, что Row(F1) - это счетчик. У вас есть аналогичный счетчик (от 1 до 6) в F124: F130. Поэтому вы можете заменить ROW(F1) на $F124 (если это то место, где стоит «1»), чтобы, возможно, было легче понять.

Формула извлекает значение 1-й, 2-й, 3-й и т. Д. Непустой ячейки в диапазоне F4: F117. Если эти ячейки содержат формулу, они будут считаться «пустыми», если их результат равен «».

Кстати, если у вас не всегда есть 113 результатов для оценки, вы можете подумать о том, чтобы дать имя диапазону E4: E117. Например, если вы назовете этот диапазон как «Результаты», тогда = СУММ (Результаты) будет таким же, как = СУММ ($ E $ 4: $ E $ 117), но при вставке или удалении строк в указанном диапазоне формула не изменится. не нуждается в поправках. Использование именованного диапазона упростило бы понимание существующей формулы. Вы можете сделать то же самое со столбцом F.

Наличие возможности скрыть неиспользуемые ячейки в таблице Эксель – отличный способ временно убрать с экрана часть данных, которые занимают место на экране. Однако если другой пользователь откроет такой файл, он может не понять, почему нарушена нумерация строк или порядок столбцов, и каким образом сделать так, чтобы они отображались в полном объеме. В данной статье мы рассмотрим, каким образом можно отобразить скрытые ячейки в Excel.

Отображение скрытых ячеек в Эксель

Перед тем, как отобразить скрытые ячейки Excel, нужно понять, каким образом и при помощи какого инструмента их скрыли, так как от этого зависят наши дальнейшие действия:

Метод 1: сдвиг границ ячеек

Если строки или столбцы были скрыты физически методом сдвига границ, то раскрыть их можно вручную при помощи мыши. Но в этом случае придется очень аккуратно работать указателем, наводя его на нужные границы элементов и раздвигая их. А если скрытых ячеек много, то задача может стать и крайне сложной или и вовсе невыполнимой. Однако не стоит отчаиваться, так как существует простой и быстрый метод.

С помощью нажатой левой кнопке мыши выделяем пару ячеек, расположенных одна над другой (в случае со строками) или одна рядом с другой (в случае со столбцами). При этом важно, чтобы скрытые ячейки находились между выделяемыми. Понять это легко, так как в этом случае будет нарушена нумерация строк или алфавитный порядок названий столбцов. После того, как нужные объекты выделены, находясь во вкладке “Главная”, находим кнопку “Формат” в группе инструментов “Ячейки”. Нажимаем на нее левой кнопкой мыши.
В раскрывшемся списке находим пункт “Скрыть или отобразить”, после клика на него в появившемся перечне выбираем “Отобразить строки” или “Отобразить столбцы”, смотря что требуется раскрыть. В нашем случае – раскрываем строки.
Скрытые строки таблицы сразу же появятся на рабочем листе книги.

Подобного результата можно достичь и другим, более быстрым и простым способом.

Выделяем с помощью зажатой левой кнопки мыши строки или столбцы, между которыми есть скрытые элементы, воспользовавшись координатными панелями (порядковые номера для строк и латинские буквы для столбцов). Затем жмем правую кнопку мыши и выбираем в появившемся меню строку “Показать”. В нашем случае мы покажем на примере скрытых строк.
После этого скрытые строки в выделенном диапазоне отобразятся на экране монитора.

Описанные выше варианты применяются во всех случаях, когда границы строк или столбцов были скрыты вручную, при помощи контекстного меню или инструментов из раздела “Ячейки” на ленте (вкладка “Главная”).

Метод 2: отмена группировки ячеек

Группировка – инструмент Эксель, который также позволяет временно скрывать диапазон строк или столбцов, объединяя их в группы, сворачиваемые и раскрываемые при помощи специальных управляющих кнопок. Разберем метод раскрытия сгруппированных ячеек подробнее:

Сначала определяем, что на листе есть скрытые при помощи группировки данные. Если это так, то над панелью названий столбцов, либо слева от панели номеров строк будут отображаться значки в виде плюса (“+”). Нажатие на значок приведет к раскрытию сгруппированных ячеек.
Еще один способ, пользуясь которым можно раскрыть сгруппированные ячейки – нажать на кнопки с цифрами, расположенные в то же области, что и значки “+”, описанные выше. Если цифр несколько – выбираем максимальную из них и кликаем по ней левой кнопкой мыши.

Метод 3: выключение фильтра

Фильтрация данных таблицы – действенный метод поиска и систематизации больших объемов данных. Однако использование данного инструмента делает часть строк в таблице скрытой. Давайте посмотрим, как убрать фильтр, когда он больше не нужен.

Находим столбец, который отфильтрован по определенному признаку. Активный фильтр обозначается пиктограммой воронки, расположенной рядом с перевернутой стрелкой.
Жмем на пиктограмму фильтра и переходим в окно с настройками фильтрации. Чтобы отобразить данные, отмечаем галочкой каждого значение, либо выбираем верхний пункт “Выделить все”. Затем жмем OK.
После отмены фильтра в таблице отобразятся все скрытые элементы.

Если фильтр в таблице больше не нужен, переходим на вкладку “Данные”, где нажимаем кнопку “Фильтр” в разделе инструментов “Сортировка и фильтр”.

Метод 4: форматирование ячеек

Чтобы скрыть данные отдельных ячеек от посторонних глаз, в программе Excel предусмотрено специальное форматирование, когда формат ячейки задается в виде “ ;;; “. Давайте посмотрим, как определить подобные ячейки и поменять их формат, сделав скрытое содержимое видимым.

Определяем ячейки со скрытыми данными – такая ячейка выглядит пустой, но при ее выделении в строке формул отобразятся данные.
Выделяем область со скрытыми данными и щелкаем по ней правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем строку “Формат ячеек…”.
В открывшемся окне с параметрами форматирования ячеек на первой вкладке “Число” проверяем установленный формат – он должен быть задан как “;;;”.
Чтобы не ошибиться с выбором формата ячеек и снизить вероятность некорректного отображения данных (если Вы не уверены в том, какие данные были внесены) – выбирайте “Общий” формат. Если Вы точно знаете, что все данные были внесены в виде чисел (или, дат, времени, текста и т.д.) – выбирайте соответствующий пункт в списке форматов и затем жмите ОК.
Смена формата отображения позволила вновь увидеть скрытые данные в выделенных ячейках. Если данные выглядят неправильно, следует “поиграть” с выбором формата, пока не будет определен корректный вариант.

Заключение