Как выйти из режима работа с таблицами в экселе

Обновлено: 06.07.2024

Часто встречаются любители статистики, которые не любят считать и вычислять. Им нравится изучать, анализировать готовые цифры и вести скрупулёзный учёт. Теперь, с появлением электронных процессоров для таких людей предоставляются неограниченные возможности. Нет ничего проще, чем вести статистический и другой учет в программе Excel из офисного пакета Microsoft.

Основные понятия и функции

Приступая к работе в Экселе с таблицами, для начинающих важно усвоить основные понятия и принципы работы данной программы. Как любая виндовская программа, Excel обладает традиционным для подобных программ интерфейсом.

В меню входят разделы, свойственные всем компонентам пакета Майкрософт Офис: главная, вставка, разметка страницы, вид, рецензирование. Есть и вкладки, свойственные только этой программе: формулы и данные.

Внешний вид рабочей области представлен в виде разбитой на ячейки страницы. Каждая ячейка имеет свой номер или координаты. Для этого самый левый столбик пронумерован и первая верхняя строчка имеет свою нумерацию в виде латинских букв. Координаты ячейки определяются по пересечению вертикального столбца с буквой и горизонтальной строки с цифрой.

Каждая ячейка является хранилищем данных. Это может быть что угодно: цифры, текст, формула для вычислений. К любой ячейке можно применять разные свойства и виды форматирования данных. Для этого используют щелчок на ячейке правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выбирают раздел «Формат ячейки».

Все ячейки объединены в листы. В нижней части окна программы имеются ярлычки с названиями листов. По умолчанию это Лист1, Лист2 и Лист3, а также ярлычок для создания нового листа. Все листы можно переименовывать по своему усмотрению. Для этого надо навести курсор на ярлычок и нажать правую кнопку мыши. В появившемся меню выбрать соответствующую команду. Кроме этого, также можно удалить, скопировать, переместить, вставить, скрыть и защитить лист.

Из-за большого количества листов в одном экселевском файле, такие файлы также называют книгами. Книгам присваиваются имена, их легко хранить, рассортировав по папкам.

Создание таблиц

В основном нужно знать, как работать с эксель-таблицами, поэтому всем от чайника до продвинутого программиста важно усвоить, на чём основана работа с таблицами в Excel. В отличие от вордовских аналогов, экселевские обладают рядом существенных преимуществ:

В них можно производить подсчёты и вычисления.
В них можно сортировать данные по выбранным критериям. Чаще всего по возрастанию или по убыванию.
Их можно связывать с другими страницами и делать динамическими, то есть при изменении данных в связанных полях будут меняться данные в других связанных полях.
Информацию таких банков данных можно использовать для построения гистограмм, графиков и других интерактивных элементов, что очень удобно для наглядного представления данных.

Это далеко не все преимущества экселевских документов. Само создание вычисляемых полей в Excel предельно простое. Вот нужные шаги для получения такого объекта:

Выбирается в меню «Вставка» пункт «Таблица». Если нужен объект с верхней строкой заголовков столбцов, ставится галочка в соответствующем поле, появившегося окна.
На листе, где надо вставить объект, выделяется нужная площадь для него. Для этого достаточно выделить начальную ячейку и, не отпуская левую клавишу мышки, выделить нужное количество ячеек для будущего хранилища данных.
После создания объект можно отформатировать другим стилем. Для этого выбирают на вкладке меню «Главная» пункт «Форматировать таблицу»; в открывшемся меню можно выбрать другой стиль или создать свой собственный.
Отформатировав объект, приступают к его заполнению.

Попробовав сделать одну небольшую табличку, любой чайник сможет без труда создавать объекты разной конфигурации и вида. Упражняясь с ними, со временем многие овладевают другими полезными свойствами экселевских элементов и с удовольствием используют их для своих нужд.

Вычисления с помощью формул

Освоившие начальные азы того, как работать в программе Excel с таблицами, смогут в дальнейшем самосовершенствоваться. Ведь в отличие от вордовского собрата экселевское хранилище данных даёт безграничные возможности для различных вычислений. Достаточно усвоить небольшой навык, как вставлять формулы и производить вычисления в этих объектах.

Чтобы создать вычисляемое поле в Excel, достаточно выделить ячейку и нажать на клавиатуре знак «=». После этого становятся доступны вычисления значений, содержащихся в любых ячейках данной таблицы. Чтобы сложить или вычесть значения, выделяют первую ячейку, затем ставят нужный знак вычисления и выделяют вторую ячейку. После нажатия на Enter в выбранной изначально ячейке появится результат вычисления. Таким образом, можно производить различные вычисления любых ячеек, отвечающих требованиям проводимых вычислений.

Для того чтобы работать в Экселе с таблицами было ещё проще, применяются многочисленные формулы. Например, для нахождения суммы нескольких ячеек находящихся в одной строке или в одном столбце, есть формула «сумм». Чтобы её использовать, достаточно после выбора ячейки и нажатия на «=» в строке над верхней строчкой листа с левой стороны выбрать нужную формулу из списка, который открывается после нажатия на маленький треугольничек в окошке с формулами.

Научившись пользоваться этой нехитрой технологией, многие любители статистики освободили себя от массы мучительных вычислений и ненамеренных ошибок, которые свойственны человеку, но отсутствуют у вычислительных машин.

Программа Excel позволяет пользователям работать с таблицами, созданными в старых версиях программы, на современных приложениях. Это возможно за счет автоматической активации режима ограниченного функционала (совместимости). Данный режим позволяет открыть документ из устаревших версий Excel, однако все современные инструменты, которые были добавлены в программу в более поздних версиях, становятся недоступными. Чтобы расширить функционал, без ограничений пользоваться всеми возможностями новой версии со старым Excel, необходимо научиться отключать режим совместимости.

Что такое режим совместимости

Начиная с версии Excel 2007, основной формат XLS был заменен на XLSX. Одновременно с этим значительные изменения коснулись общего функционала данной программы, интерфейса.

Если открывать таблицы, которые были созданы в старых версиях Excel через современные версии программы, проблем не возникнет, документы можно будет редактировать, сохранять повторно. Однако, если открыть файл созданный в современной версии Excel через программу прошлых лет, может появиться ошибка или же информация отобразится некорректно.

Чтобы подобных проблем не возникало, в программе есть встроенная функция под названием «Режим совместимости». Она исключает возникновение ошибок при открытии таблиц Excel созданных в одних версиях на более современных или устаревших программах. Но когда режим совместимости активен, большинство новейших функций будут недоступны для применения к документу другой версии. Это значительно сокращает возможности пользователя при работе с таблицей Excel. Чтобы расширить функционал программы, нужно знать, как отключить данную функцию. А чтобы открывать старые файлы без возникновения ошибок – как включить.

Пример! Если открыть таблицу, созданную в Excel 2003 года, в современной версии программы, для ее редактирования будут доступны только те инструменты, которые присутствовали в устаревшей версии программы. Одновременно с этим открываться такой файл будет без ошибок, информация сохранится в изначальном варианте.

Как отключить режим

Если файл Excel был создан на устаревшей версии программы, но открывается без ошибок в новой версии, чтобы получить доступ ко всем новым функциям, необходимо отключить режим совместимости. Для этого нужно выполнить несколько действий:

Открыть вкладку с инструментами «Файл» на главной панели.
Зайти в раздел «Сведения».
Нажать на кнопку «Преобразить».
После этого на экране появится предупредительное окно, в котором пользователю будет предложено сохранить данный файл в этой версии программы, чтобы использовать все доступные инструменты, возможности для его редактирования. Необходимо нажать на кнопку «ОК».

Если преобразование таблицы будет выполнено успешно, без ошибок, на экране появится второе окно, в котором будет написано, что процедура завершилась успешно.

Далее нужно нажать «ОК», программа перезагрузится. Если надпись «Режим совместимости», которая до этого находилась рядом с названием документа исчезла, можно использовать весь функционал программы.

Как активировать режим

Для активации режима совместимости нет необходимости выполнять какие-либо дополнительные действия. После открытия документа, созданного в Excel версии 2003 и выше, программа автоматически определяет версию таблицы, предоставляет определенный набор инструментов для ее редактирования.

Пометка активированного режима совместимости

Если совместимость совпадает без конфликтов, программа не будет ограничивать доступ к различным встроенным инструментам. Если же по совместимости есть проблемы, режим будет автоматически активирован.

Режим совместимости и создание новых документов

Одна из возможных ситуаций, которые встречаются крайне редко – активация режима совместимости при создании новых документов. Из-за этого значительно «срезаются» возможности по работе с данным файлом. Подобная проблема возникает из-за того, что в настройках Excel установлен параметр «Сохранять новые документы в устаревших форматах» (например, XLS 1997-2003). Чтобы файлы сохранялись в современной версии, необходимо установить формат XLSX и выполнить сохранение повторно. Порядок действий:

Зайти во вкладку «Файл» на основной панели с инструментами.
В открывшемся меню слева необходимо зайти в пункт «Параметры».
После открытия окна с настройками нужно зайти в раздел «Сохранение».

По правую сторону открывшегося окна необходимо найти функцию «Сохранять файлы в следующем формате», нажать на нее.
Из появившегося списка необходимо выбрать строчку «Книга Excel», после чего нажать кнопку «ОК».
На экране должно появиться небольшое окно с предупреждением. Здесь нужно нажать кнопку «ОК», чтобы подтвердить смену устаревшего формата на современный XLSX.

После выполнения всех описанных выше действий любой создаваемый документ будет сохраняться в новом формате.

Важно! Существует один важный момент, который отличает способ преобразования от сохранения в новом формате. Его нужно учитывать при работе с различными документами, оригиналы которых должны сохраниться. При сохранении таблицы в новом формате на компьютере остается файл в старом формате, и появляется новый документ. Если же применять функцию преобразования, устаревший вариант таблицы будет полностью заменен на новый.

Заключение

Научившись отключать режим совместимости, можно более результативно работать с таблицами, созданными в устаревших версиях Excel. Однако, если преобразование файла прошло неудачно, появились сторонние ошибки, нельзя сохранять результат. Необходимо повторно открыть таблицу без сохранения и работать в режиме совместимости, используя доступный функционал.

Как в Excel отключить режим совместимости

Что такое режим совместимости

Пример! Если открыть таблицу, созданную в Excel 2003 года, в современной версии программы, для ее редактирования будут доступны только те инструменты, которые присутствовали в устаревшей версии программы. Одновременно с этим открываться такой файл будет без ошибок, информация сохранится в изначальном варианте.

Как отключить режим

Как активировать режим

Пометка активированного режима совместимости

Режим совместимости и создание новых документов

Зайти во вкладку «Файл» на основной панели с инструментами.
В открывшемся меню слева необходимо зайти в пункт «Параметры».
После открытия окна с настройками нужно зайти в раздел «Сохранение».Настройка формата сохранения таблиц Excel
По правую сторону открывшегося окна необходимо найти функцию «Сохранять файлы в следующем формате», нажать на нее.
Из появившегося списка необходимо выбрать строчку «Книга Excel», после чего нажать кнопку «ОК».
На экране должно появиться небольшое окно с предупреждением. Здесь нужно нажать кнопку «ОК», чтобы подтвердить смену устаревшего формата на современный XLSX.

Важно! Существует один важный момент, который отличает способ преобразования от сохранения в новом формате. Его нужно учитывать при работе с различными документами, оригиналы которых должны сохраниться. При сохранении таблицы в новом формате на компьютере остается файл в старом формате, и появляется новый документ. Если же применять функцию преобразования, устаревший вариант таблицы будет полностью заменен на новый.

Режим совместимости позволяет продолжать работу с документами Excel в более ранних версиях данной программы, даже если они были отредактированы современным экземпляром данного приложения. Это достигается путем ограничения использования несовместимых технологий. Но иногда возникает необходимость этот режим отключить. Давайте узнаем, как это сделать, а также как выполнять другие операции.

Применение режима совместимости

Как известно, программа Microsoft Excel имеет очень много версий, первая из которых появилась ещё в далеком 1985 году. Качественный прорыв был совершен в Excel 2007, когда базовым форматом данного приложения вместо xls стал xlsx. Тогда же произошли значительные изменения в функционале и интерфейсе. Поздние версии Экселя без проблем работают с документами, которые сделаны в более ранних экземплярах программы. А вот обратная совместимость достигается далеко не всегда. Поэтому, документ, сделанный в Excel 2010, не всегда может быть открыт в Excel 2003. Причина состоит в том, что старые версии просто могут не поддерживать некоторые технологии, при помощи которых файл был создан.

Но возможна и другая ситуация. Вы создали файл в старой версии программы на одном компьютере, потом отредактировали этот же документ на другом ПК с новой версией. Когда отредактированный файл снова перенесли на старый компьютер, то оказалось, что он не открывается или не все функции в нем доступны, так как изменения, внесенные в него, поддерживаются только новейшими приложениями. Во избежание подобных неприятных ситуаций существует режим совместимости или, как по-другому его называют, режим ограниченной функциональности.

Его суть состоит в том, что если вы запустите файл, созданный в более старой версии программы, то сможете вносить в него изменения только с помощью тех технологий, которые поддерживает программа-создатель. Отдельные опции и команды с применением новейших технологий, с которыми программа-создатель не может работать, не будут доступны для данного документа даже в самых современных приложениях, если включен режим совместимости. А в подобных ситуациях он включается по умолчанию практически всегда. Это гарантирует, что вернувшись к работе в том приложении, в котором был создан документ, пользователь без проблем его откроет и сможет полноценно работать без потери ранее внесенных данных. Поэтому, работая в этом режиме, например, в программе Excel 2013, пользователь может применять только те возможности, которые поддерживает Excel 2003.

Включение режима совместимости

Для того чтобы включить режим совместимости, никаких действий пользователю производить не нужно. Программа сама оценивает документ и определяет версию Excel, в котором он был создан. После этого решает можно применять все доступные технологии (в случае если они поддерживаются обеими версиями) или включить ограничения в виде режима совместимости. В последнем случае, соответствующая надпись появится в верхней части окна сразу после наименования документа.

Особенно часто режим ограниченной функциональности включается при открытии в современных приложениях файла, который был создан в Excel 2003 и в более ранних версиях.

Отключение режима совместимости

Но бывают случаи, когда режим совместимости нужно в принудительном порядке отключить. Например, это можно сделать, если пользователь уверен, что к работе над данным документом в старой версии Эксель он уже не вернется. К тому же, отключение позволит расширить функционал, и предоставит возможности обработки документа с помощью новейших технологий. Так что довольно часто смысл в отключении имеется. Для того, чтобы получить такую возможность, нужно преобразовать документ.

«Файл»

«Режим ограниченной функциональности»

«Преобразовать»

Режим совместимости в новых файлах

Выше уже было сказано, что режим совместимости автоматически включается, когда в новой версии программы открывается файл, созданный в предыдущей. Но бывают и такие ситуации, что уже в процессе создания документа он запускается в режиме ограниченной функциональности. Это связано с тем, что в Excel включено сохранение файлов по умолчанию в формате xls (Книга Excel 97-2003). Для того чтобы получить возможность создавать таблицы с полноценной функциональностью, нужно вернуть сохранение по умолчанию в формате xlsx.

«Файл»

«Параметры»

После этих действий новые документы будут создаваться в стандартном режиме, а не в ограниченном.

Как видим, режим совместимости может очень сильно помочь избежать различных конфликтов между программным обеспечением, если вы собираетесь работать над документом в различных версиях Excel. Это обеспечит применение единых технологий, а значит, обезопасит от проблем совместимости. В то же время, бывают случаи, когда данный режим требуется отключить. Это делается довольно просто и не вызовет никаких проблем у пользователей, которые знакомы с данной процедурой. Главное понимать, когда следует отключать режим совместимости, а когда лучше продолжать работать, используя его.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Читайте также: