Как закрепить компьютеры за сотрудниками

Обновлено: 02.07.2024

Работа некоторых сотрудников предполагает постоянное использование телефона. Это относится к операторам, курьерам, менеджерам по продажам. Как правило, работодатель оплачивает их мобильную связь. Кроме того, руководитель может предоставить сотруднику телефон. В этом случае нужно издать приказ о закреплении телефона за сотрудником.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Для чего нужно распоряжение

Приказ необходим для целей учета телефонов, а также расходов на мобильную связь. Распоряжение также поможет контролировать использование имущества. Работодатель будет точно знать, у кого находится телефон. Сотрудник наделяется ответственностью по обеспечению его сохранности.

Распоряжение может быть общим. В этом случае в приказе закрепляются все сотрудники, за которыми закреплены телефоны. Однако часто удобно издавать отдельные приказы. Сотрудники трудоустраиваются в разное время, а потому неудобно вписывать их в общее распоряжение путем его изменения.

Образец приказа

22 июля 2020 года

О закреплении телефонов за сотрудниками

В связи с трудовой необходимостью

Закрепить мобильные телефоны за следующими сотрудниками:

1. Старший курьер Соколов И.П. – телефон Apple 10.
2. Менеджер по продажам Иванов О.Р. – телефон Samsung 3.
3. Менеджер по продажам Обутов Р.Д. – телефон Apple 8.

Гендиректор Громов В.В. (подпись)

С приказом ознакомлены:

Соколов И.П. (подпись)
Иванов О.Р. (подпись)
Обутов Р.Д. (подпись)

Какие еще документы могут понадобиться

Дополнительно закрепить телефон за сотрудниками можно с помощью приложения к трудовому договору. Плюсом приложения является то, что в нем можно закрепить обязанности работника. В частности, следующие обязательства:

Бережное отношение к телефону.
Ведение телефонных переговоров только в служебных целях.
При увольнении возврат телефона в исправном состоянии.

В приложении можно также закрепить санкции за поломку телефона. К примеру, это может быть пропорциональное удержание из ЗП.

Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками. Ведь для выполнения своих трудовых функций специалистам требуется наличие оборудования (как минимум компьютера или его аналога), а для некоторых категорий – еще и специальная "начинка": например, особые видеокарты, карты памяти, профессиональные программы и программы защиты информации.

На кого возложены обязательства по обеспечению оборудования, и какие расходы дистанционных работников подлежат возмещению, рассказала

Законодательная база: что изменилось?

До начала 2021 года выплата компенсаций и возмещение расходов сотрудникам, которые использовали личное оборудование в интересах работодателя, осуществлялись на основании ст. 188 Трудового кодекса. Под действие этой статьи попадали все категории сотрудников и любое оборудование, применяемое в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото- и видеотехника).

С 1 января 2021 вступили в силу поправки к главе 49.1 ТК РФ, которые дополнили существующие правила и определили новые порядки взаимодействия между работодателями и сотрудниками, в том числе обязанности работодателя в части компенсаций и возмещения расходов.

Прежде всего, стоит разобраться, чем отличается "компенсация" от "возмещения расходов", и в каких случаях они действуют.

Компенсации: определяем размер выплат

Понятие "компенсация" определено в ст. 164 ТК РФ, как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

В случае если работодатель не предоставляет дистанционному сотруднику служебную технику, работнику необходимо выплачивать компенсации за использование личного оборудования даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков ее полезного действия.
Размер компенсации законодательно не регламентирован, он должен определяться соглашением сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника. Например, сумма компенсаций за компьютер архитектора, использующего дорогостоящее программное обеспечение и высокопроизводительную технику, должна оцениваться выше, чем эксплуатация компьютера со стандартным "офисным" пакетом программ и выходом в Интернет. Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной. Согласно письму Минфина от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/96913 размер компенсаций должен быть экономически обоснован, при этом организация обязана "располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях".

Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, ее потребуется также закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку поправки были приняты только полгода назад и опыта проверок еще нет, сложно сказать, какие из методик будут оспариваться Минфином России. Организациям приходится действовать на свой риск и стараться максимально обезопасить себя от налоговых последствий.

Пример расчета компенсации

Компания может устанавливать лимиты как по срокам давности приобретения техники (например, исходя из фактического срока амортизации техники), так и при расчете суммы возвращения: для этого максимальную стоимость техники нужно разделить на определенный срок полезного использования.

Например, если срок составляет 60 месяцев, а пороговая стоимость компенсации в вашей компании для одного сотрудника – 50 тыс. руб, то лимит составит 833 руб. в месяц. В целях экономической обоснованности к этим суммам можно также применить несколько коэффициентов:

коэффициент служебного использования (показывает, в течение какого времени компьютер может использоваться в рабочих целях);
коэффициент неполного рабочего времени;
коэффициент дистанционной работы;
коэффициент фактически отработанного времени.

Последние коэффициенты рассчитываются индивидуально и зависят от условий трудового договора, данных графика и табеля.

Ситуация: сотрудник представил документы, что 3 года назад приобрел ноутбук на свое имя стоимостью 70 тыс. руб. Согласно трудовому договору для него установлена нормальная продолжительность рабочего времени, дистанционная работа 5 дней в неделю и не было отсутствий в отчетном периоде.

Чтобы рассчитать компенсационные выплаты:

Делим стоимость оборудования по чеку (70 тыс. руб.) на установленный срок использования (60 месяцев) и сравниваем с установленным лимитом (833 руб.).
Применяем к сумме коэффициент служебного использования, установленный в компании в как 33,70%, и получаем итоговую сумму компенсаций – 449 руб.

В некоторых ситуациях дистанционный сотрудник может понести прямые денежные затраты, например, если для выполнения его обязанностей потребуется заменить вышедшие из строя детали. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесенные расходы.

Возмещение расходов: основные правила
Чтобы определить, какие расходы подлежат возмещению, работодателю стоит ориентироваться на следующие правила.

Бывают ситуации, когда служебная техника выходит из строя. В этом случае сотрудник должен вернуть оборудование, а работодатель будет самостоятельно решать, что ему делать со своим имуществом: заменить оборудование или отдать его в ремонт. Стороны могут также изменить условия трудового договора, чтобы работник использовал личное оборудование в интересах работодателя.

Если выданная работодателем служебная техника, например, компьютерная мышка, вышла из строя, работник может вернуть ее для замены или самостоятельно приобрести аналог, если такой порядок действий предусмотрен в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение новой мышки, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.

Речь не идет о сопутствующих расходах, которые сотрудник может нести в связи с выполнением трудовой функции удаленно. Поэтому конкретный перечень оборудования и программно-технических средств необходимо закрепить в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также обосновать необходимость их использования для выполнения конкретной трудовой функции.

Работодатель имеет право устанавливать лимиты, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ. Например, работник должен понимать, что если он приобретает оптическую мышку стоимостью 3 тыс. руб., то он может рассчитывать на возмещение в размере только 500 руб., так как для выполнения его задач не требуются дорогие устройства.

Расходы на Интернет: нужно ли возмещать?

Поскольку дистанционный сотрудник не "привязан" к определенному стационарному рабочему месту, у работодателя нет возможностей проверить, что работник использует для служебных целей стационарный домашний интернет. Соответственно невозможно получить достоверную информацию, какой интернет-тариф использует сотрудник, какой объем приходится на выполнение служебных задач, и какие расходы несет специалист в связи с его оплатой.

В профессиональных кругах не существует единого понимания, должны ли расходы на Интернет подлежать возмещению. Согласно одной позиции, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы. Сторонники другого подхода утверждают, что согласно ст. 312.1. ТК РФ для выполнения дистанционной работы требуется подключение к Интернету, то есть интернет – это способ выполнения трудовой функции, и не орудие труда, поэтому и возмещать такие расходы сотруднику, с которым заключен договор о дистанционной работе, работодатель не обязан.

Если же компания считает необходимым компенсировать эти затраты, стоит предусмотреть ежемесячную компенсацию, размер которой будет определяться по соглашению сторон, поскольку никаких документальных подтверждений предоставить в этом случае невозможно. Определять размеры ежемесячных компенсационных выплат или лимиты возмещаемых работнику расходов следует при активном участии бухгалтера, который сможет профессионально оценить налоговые риски.

Компенсация расходов за использование личного оборудования сотрудника – непростая процедура, которая требует дополнительных ресурсов со стороны HR-специалистов и сотрудников бухгалтерии. Однако грамотно составленные локальные нормативные акты, контроль за соблюдение сроков отчетности позволят избежать проблем при проверке контролирующих органов.

Пожалуй, в каждом учреждении имеется имущество, принесенное кем-то из сотрудников: электрочайник, микроволновая печь, обогреватель, калькулятор, компьютер или даже автомобиль. Но важно понимать, что использовать личные вещи на рабочем месте сотрудники могут только с разрешения работодателя.

При этом согласие работодателя должно быть обусловлено производственной необходимостью. Почему это важно? Да потому что при использовании сотрудниками личного имущества, например, офисного стула или компьютера для исполнения должностных обязанностей (то есть для выполнения государственного / муниципального задания) возникает вопрос о недофинансировании учреждения или о некорректном расчете самого задания, что привело к недостаточности рассчитанной суммы финансирования на его выполнение. Если же речь идет об использовании, к примеру, электрочайника или обогревателя, то снова вопрос: работодатель не обеспечил сотрудникам соответствующие санитарно-бытовые условия, что является его прямой обязанностью? Иными словами, если посредством использования личного имущества работников учреждение "закрывает" постоянную или временную нехватку финансирования на соответствующие приобретения, это объяснимо. Но если сотрудники обеспечены всем необходимым, то для чего на рабочем месте личные компьютеры и чайники.

И этот вопрос тоже не должен остаться без ответа. Использование сотрудниками личного имущества на работе / для работы должно находиться в так называемом правовом поле. Ведь принесенное работником оборудование может потреблять электроэнергию и другие ресурсы (пусть и не так много), требовать содержания и обслуживания. И здесь уже есть риск, что соответствующие расходы ревизоры признают "нецелевкой", как в ситуации, которая некоторое время назад стала предметом разбирательства в суде. Напомним, за счет субсидии на выполнение задания учреждение приобрело программу для ведения бухучета. Орган финконтроля в ходе проверки выяснил, что программа установлена на личный ноутбук главного бухгалтера. В связи с этим руководителя учреждения оштрафовали за нецелевое использование субсидии. Причем суд встал на сторону проверяющих.

Кроме того, стоит задуматься также и о том, кто будет возмещать ущерб третьим лицам в случае, если вследствие использования имущества сотрудников учреждению придется возмещать ущерб третьим лицам? Например, арендодателю, если в результате пожара, возникшего из-за неисправного обогревателя, принесенного сотрудником, пострадает арендованное помещение.

Как видим, использование личного имущества работников может и должно заставить учреждение задуматься о его правильном учете. Организовать его можно разными способами – выбор будет зависеть от того, как и кем используется личное имущество сотрудника:

Работник сам использует личное имущество для выполнения должностных обязанностей

Оформить соглашение по ст. 188 Трудового кодекса.
Выплачивать работнику компенсацию за использование, включая расходы на эксплуатацию. Обратите внимание: НДФЛ и страховыми взносами компенсации не облагается!

Важно! Если речь идет об использовании личного автомобиля, не забудьте получить у сотрудника документы о праве собственности, а в дальнейшем – о расходах на эксплуатацию, в т.ч. путевые листы.

Имущество сотрудника используют другие работники учреждения

Выбрать один из двух вариантов оформления договора: аренда или безвозмездное пользование.
Учесть имущество на счете 111 40 "Права пользования нефинансовыми активами"

Имущество сотрудников и иных лиц постоянно находится на территории учреждения, но не используется в деятельности

Рассмотренные три варианта оформления использования личного имущества сотрудников существовали и ранее. Одно но: в случае заключения с работником договора безвозмездного пользования у учреждения возникала обязанность уплатить налог на прибыль с полученного таким образом дохода, что многих отпугивало от такого способа оформления имущественных отношений. Однако с 1 января 2021 года многое изменилось. Благодаря поправкам в НК РФ состав доходов, не облагаемых налогом на прибыль, был скорректирован, что называется, в пользу учреждений. Сравните сами:

до 31 декабря 2020 года

с 1 января 2021 года

не учитываются в доходах имущественные права в виде права безвозмездного пользования государственным и муниципальным имуществом, полученные по решениям органов государственной власти и органов местного самоуправления некоммерческими организациями на ведение ими уставной деятельности

не учитываются в доходах имущественные права в виде права безвозмездного пользования имуществом, полученные некоммерческими организациями на ведение ими уставной деятельности

Скоро наступит время проведения годовой инвентаризации. Уделите внимание наличию личного имущества сотрудников в учреждении (оно тоже подлежит инвентаризации!), оцените реальную потребность в нем и оформите его использование одним из предложенных выше способов. В этом случае у ревизоров не будет к вам претензий.

Приказ о закреплении оборудования за работниками – документ, который помогает привести деятельность организации к соответствию требованиям охране труда.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Выполняющиеся в интересах работодателя работы повышенной опасности предполагают оформление ряда документов. Правила охраны труда говорят об этом четко.

Какого рода оборудование может быть закреплено

Каждый из работодателей для себя определяет, кто будет нести ответственность за сохранность оборудования на предприятии: он либо кто-либо из работников. Естественно, многие предпочитают второй вариант, так как при этом возрастает ответственность производимых работ, сотрудники выполняют свои обязанности, руководствуясь существующими нормами.

Важное обстоятельство: эксплуатируемое оборудование должно предполагать разряд работ повышенной опасности.

Например, токарный станок, сварочный аппарат, экскаватор (считается горной техникой), автомобиль относятся к этому перечню, так являются оборудованием повышенной опасности.

Дополнительные документы

Помимо приказа о закреплении оборудования за работником, для полноценной работы будет необходим акт приема-передачи этого оборудования. Без него приказ не будет иметь юридической силы.

Нормативные акты

Как известно, любой официальный документ становится «увесистее» со ссылками на подкрепляющие документы. Формулируя основную часть приказа, можно ссылаться на 21 и 238 статью Трудового кодекса. Именно они регулируют взаимодействие работодателя и работника в вопросах передачи ответственности за сохранность оборудования.

Также при детальном разборе исходных законодательных актов не стоит упускать из виду «Правила безопасности при работе с инструментами и приспособлениями», которые были утверждены приказом №42 Минэнерго СССР 30 апреля 1985 года.

В них сказано о том, что каждое оборудование должно иметь свой инвентарный номер (для автомобилей используется их собственный номерной знак). На эксплуатируемом объекте должна также быть закреплена табличка (надпись) с перечнем тех сотрудников, которые имеют право с ними взаимодействовать.

На этой же табличке указывается единственное материально ответственное лицо, которое отвечает за исправность станка, инструмента или другого потенциально опасного оборудования.

В этих же «Правилах безопасности» (пункт 2.1.3) описывается необходимость краткой выписки из инструкции по охране труда либо памятка по технике безопасности, которая нужна для каждого вида установленного на предприятии оборудования. К этой выписке необходимо обеспечить свободный доступ сотрудникам. Она должна находиться на видном месте. Эти правила никто не отменял, они полезные рекомендации для организаций, которые заботятся о соблюдении норм охраны труда собственными сотрудниками.

Составные части приказа

Документ состоит из нескольких элементов:

Вводной части.
Основной части.
Заключительной части.

В каждой из них должен размещаться собственный пласт информации.

Вводная часть

В верхнем вводном куске документа обязательно должны быть название организации и ее реквизиты (адрес, телефон и пр.). В некоторых компаниях прибегают к печати специальных бланков для оформления подобного рода документов. В верхней части такой заготовки всегда напечатана контактная информация юридического лица.

Помимо этого, во введении непременно указываются город и дата подписания бумаги.

Приказ нумеруется. Этот номер впоследствии (вместе с названием и датой) должен служить отличительным признаком бумаги от всех прочих, когда ее наличие отмечается в журнале регистрации приказов предприятия.

Основная часть

«Тело» приказа начинается с мотивации: что побудило руководителя его сформировать либо одобрить. Она может звучать так: «С целью обеспечения безопасности дорожного движения» или так: «Для обеспечения сохранности переданного в эксплуатацию инструмента». Существуют еще сотни разных формулировок. Все будет зависеть от конкретных обстоятельств и условий, в которых работает организация.

Потом располагается перечень оборудования и лиц, за которыми оно закрепляется. С указанием инвентарных номеров, номерных знаков авто и фамилий и инициалов работников, которые за ними закрепляются. Часто это достаточно длинный перечень.

Важный момент! Ответственным за сохранность может быть только один, а к работе на одном станке может быть допущено неограниченное количество лиц.

Для того чтобы это прописать в официальной бумаге, прибегают к формулировке типа: «Иванов И.И. допущен к работе на токарно-винторезном и заточном станке». Приказ может оформляться в произвольной форме, как будет удобнее в конкретных обстоятельствах. Важно, чтобы формулировки не допускали двоякого истолкования и поддерживался официальный стиль изложения.

Дополнения

Помимо основных и необходимых для приказа данных, в нем могут содержаться сведения о:

Том, как конкретно ответственные лица должны обеспечивать сохранность оборудования: соблюдать требования пожарной безопасности, использовать соответствующие СИЗ (средства индивидуальной защиты). Это может быть целая цитата из инструкции по охране труда.
В какой документ заносятся сведения о техническом обслуживании оборудования.
Допущенных к одному из станков лиц единым списком, с упоминанием того, что все они сдали положенные зачеты по охране труда.

При больших объемах данных допустимо применение таблиц, но обычно бывает достаточно объемного перечня.

Завершается приказ о закреплении оборудования за работниками подписью руководителя.

Читайте также: