Какая операция не выполняется при подготовке текстового документа в компьютере

Обновлено: 03.07.2024

Когда вы хотите получить результат в какой-то области деятельности, то используете некоторую технологию, т. е. совокупность методов и инструментов.

Изучая предмет «Технология», вы знакомились с так называемыми «материальными» технологиями — технологиями обработки древесины, металла, ткани, лазерными технологиями, космическими технологиями, прототипированием и др.

Информационные же технологии отличаются тем, что как исходным материалом для них являются данные, так и для их применения также используются данные.

Информационные технологии (ИТ) — это совокупность методов, производственных процессов, программно-технических и лингвистических средств, объединённых с целью сбора, обработки, хранения, отображения и использования информации, представленной в цифровой форме.

По мере распространения компьютеров — универсальных устройств для обработки данных — сформировалась отдельная отрасль Информационные технологии (ИТ). Это очень важное и перспективное направление.

На уроках информатики основной школы информационные технологии классифицировались по видам обрабатываемой информации.

Исследование базовых принципов обработки информации мы начнём с обработки текста.

Среди вариантов текстовых документов можно выделить художественный текст, научный текст, деловой документ, рекламный текст, личный документ.

Наборы правил, рекомендуемых для создания каждого из перечисленных видов текста, различны.

В зависимости от выбранного вида текста следует подбирать и программное обеспечение (ПО). Рассмотрим классификацию ПО по назначению. Когда нужен текстовый документ простой структуры, то достаточно использовать текстовый редактор, например Блокнот для ОС Windows. Другими подобными текстовыми редакторами являются leavepad, gedit и др. Все текстовые редакторы имеют ограниченный набор функций для работы с текстовой информацией, но очень хорошо подходят для всевозможных заметок.

Более сложными программными комплексами для работы с текстовой информацией являются текстовые процессоры. Наиболее широко известны MS Word, LibreOffice Writer. Это полнофункциональные инструменты для работы с текстом, позволяющие включать в него таблицы и графические изображения, форматировать и структурировать текст, применять автоматическую нумерацию страниц и многое другое.

Бывают ситуации, когда нужно оформить текст с большим количеством специфических знаков, например, математических, химических или других формул. Обычно это касается разного рода научных материалов, а также студенческих курсовых работ. В этом случае удобно использовать свободно доступную систему подготовки публикаций TEX и наиболее популярную версию LaTEX.

Книги, журналы, другие многостраничные документы, требующие специального расположения текста, иллюстраций и других сложных объектов на странице, проходят весь цикл допечатной обработки на компьютере с использованием комплекса программных средств, называемых издательскими системами. Процесс создания компьютерного макета будущего печатного издания называют вёрсткой, а точную копию самого издания принято называть оригинал-макетом.

В качестве примеров таких программ можно назвать QuarkXPress, Adobe InDesign, Scribus. Последняя из них распространяется свободно, поэтому каждый из вас может её освоить.

Некоторые современные браузеры позволяют осуществлять автоматический перевод содержания страниц сайта на выбранный вами язык. Онлайн переводчики встроены в такие поисковые системы как Яндекс и Google.

Существует особый вид словарей — тезаурус — связь слов в них происходит на основе каких-либо лексических отношений. Например, слова-синонимы, слова-антонимы и т. д.

Когда вам нужно редактировать текст, напечатанный, например, в журнале, то для таких целей подходят системы оптического распознавания текста. С их помощью графическое изображение, получаемое при сканировании, преобразуется в текстовый документ в формате, удобном для редактирования. Наиболее известным является продукт отечественной компании ABBYY, который называется ABBYY FineReader.

Программы для работы с текстовой информацией используются ещё для создания текстов программ на языках программирования. Как правило, они интегрированы в системы программирования, но могут быть и самостоятельными программами или являться частью HTML-редакторов, в которых создаются веб-страницы. Примерами могут служить Geany, веб-редактор Blue Fish.

Нужно понимать, что многообразие ПО для работы с текстами представленными программами не заканчивается, их значительно больше. Каждый из вас при желании может составить расширенную схему, дополнив её другими программными продуктами.

Поговорим о подготовке текстовых документов. Она включает в себя три основные группы операций: ввод, редактирование и форматирование.

Ввод текста может осуществляться как прямым набором текста с клавиатуры, так и сканированием печатного документа. Операция ввода текста служит для формирования первоначального содержимого текстового документа и сохранения его в памяти компьютера.

Вспомним основные правила набора текста:

— между словами может быть только один пробел;

— переход на новую строку происходит автоматически;

— нажатие клавиши Enter означает конец абзаца;

— перед одинарными знаками препинания (: ; , . ! ?) пробел не ставится, а после них ставится;

— для скобок и других парных знаков (кавычки) пробелы ставятся с внешних сторон (до открывающих и после закрывающих), а внутри пробелы не ставятся;

— тире окаймляется пробелами с двух сторон, «дефис» в словах вводится без пробелов;

— для ввода римских цифр используются прописные латинские буквы I, V, X, L, C, D, M;

— для ввода неразрывного пробела используется комбинация клавиш Ctrl+Shift+пробел. В основном этот знак используется для записи дат, инициалов и другой информации, которую не принято писать на разных строках.

Для контроля ввода информации с клавиатуры полезно включать отображение непечатных символов. Эти символы не выводятся на печать, но отражают структуру документа. Рассмотрите примеры отображения некоторых скрытых символов для LibreOffice Writer в таблице.

Для автоматизации ввода существуют инструменты Автозамена, который автоматически исправляет наиболее частые опечатки и Автотекст, позволяющие по первым буквам автоматически вставить короткую фразу из списка элементов автотекста.

Большим преимуществом компьютерной технологии создания текстовых документов является возможность его редактирования, т. е. правки. Ввод и редактирование документа часто происходят параллельно. Редактирование существующего электронного документа происходит за счёт копирования, перемещения или удаления выделенных фрагментов текста, перестановки частей документа, слияния нескольких документов, разбиения одного документа на несколько более мелких и др.

Для того чтобы точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на листе бумаги после печати на принтере, используется операция форматирования. Операции форматирования могут применяться к отдельным объектам текстового документа, в этом случае говорят о прямом форматировании. Объекты и некоторые их свойства представлены на схеме.

В случае большого документа принято применять форматирование ко всему документу в целом — в этом случае используется стилевое форматирование. Однотипным структурным элементам текста назначается определенный стиль форматирования, т. е. набор параметров форматирования (шрифт, абзацные отступы и т. д.).

При создании текстовых документов следует придерживаться определённых правил:

• желательно выбирать один формат для всего основного текста, а для заголовков и смысловых фрагментов выбирать другой формат;

• количество разных цветов и шрифтов документа принято выбирать не более трёх;

• размер символов и междустрочный интервал выбираются комфортными для чтения;

• цветовая гамма должна соответствовать назначению документа;

• однотипную информацию лучше представлять в списках и таблицах;

• графические изображения использовать для того, чтобы дополнять содержание текста, их нужно выдерживать в едином стиле;

• фон и поля документа следует делать единообразными.

Для автоматизации работы текстовые процессоры содержат такие инструменты, как шаблоны, макросы и другие средства работы со структурными компонентами документа. Чтобы работать с шаблоном документа в текстовом процессоре LibreOffice Writer, достаточно в меню Файл выбрать Создать. Шаблоны…

Все шаблоны распределены по категориям:

• личная корреспонденция и документы;

• прочие деловые документы;

Среди шаблонов представлены современные деловые письма, резюме, визитки и др. Имеется возможность импорта/экспорта шаблона.

При работе с большими документами часто приходится выполнять некоторую одинаковую последовательность действий над разными фрагментами текста. Например, выделить определённым образом название школы во всём документе. Это занимает много времени. Для автоматизации процесса используются Макросы. В них один раз записывается необходимый алгоритм, макрос сохраняется и затем его можно применять к любому тексту в любое время для автоматизации процесса работы с документом.

В многостраничных документах (книгах, журналах, рефератах и т. д.) принято выделять структурные элементы — главы, параграфы, пункты и т. п., создавая при этом иерархическую структуру документа. Посмотрите на структуру своего учебника информатики. Вы видите, что в нём есть главы и параграфы. Главы находятся на первом уровне структуры документа, параграфы — на втором уровне.

В текстовых процессорах существуют специальные стили для создания иерархической структуры документа. Например, в LibreOffice Writer это стили с именами:

Если в документе к заголовкам разного уровня применено стилевое форматирование, то текстовый процессор автоматически создаст оглавление документа после специальной команды пользователя.

Современные текстовые процессоры устроены таким образом, что позволяют совершать совместную работу над одним и тем же документом. Вариантов организации такого совместного взаимодействия несколько, при этом существует возможность отслеживания внесенных в документ изменений каждым пользователем команды, поэтому важно, чтобы в документ были внесены корректные данные о пользователе, поскольку именно они останутся в редактируемом документе.

Проектной деятельности уделяется особое внимание в последнее время. В соответствии с ФГОС СОО, каждый ученик старшей школы готовит индивидуальный проект. Существуют определённые требования к оформлению проекта. Во многом они схожи с оформлением реферата.

Основные требования таковы:

• на листах белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм);

• стандартные размеры полей обычно по 20 мм с каждой стороны;

• междустрочный интервал — полуторный;

• размер шрифта 12—14 пунктов;

• выравнивание абзаца по ширине;

• отступ первой строки 8—12 мм.

При работе с текстом существует множество задач, не связанных с процессом ввода и обработки. Представим некоторые возможности обработки текстовой информации, относящиеся к компьютерной лингвистике:

• поиск текста по заданным признакам;

• рубрицирование текста — разбиение текста на тематические подпотоки по заранее заданным рубрикам;

• реферирование текста — подготовка сокращённой версии;

• перевод текста с одного языка на другой;

• анализ текста на предмет выявления заимствований.

На сегодняшнем уроке мы определились с понятием информационных технологий.

Начали рассмотрение современных ИТ с возможностей программного обеспечения для работы с текстовой информацией.

Систематизировали программное обеспечение для работы с текстом в зависимости от назначения.

Рассмотрели три основные группы операций при работе с текстовой информацией — ввод, редактирование и форматирование.

Выяснили, что компьютерные технологии не только позволяют автоматизировать процесс создания текстовых документов за счет возможности работы с фрагментами, проверки правописания, использования шаблонов, макросов и др., но и решать множество других задач обработки текстовой информации.

Эти задачи относятся к области компьютерной лингвистики. К ним можно отнести поиск, рубрицирование, реферирование, перевод и анализ текста.

Что можно сделать с текстовой информацией в компьютере?

редактировать информацию, хранящуюся в компьютере
сшивать листы при печати
хранить информацию на экране монитора
хранить музыку в акустических колонках

Вопрос 4

Выберите верное утверждение

фрагментом текста может быть любое количество строк в разных частях документа
фрагмент текста - это то же самое, что и абзац
фрагментом текста может быть любая последовательность символов, строк, абзацев, страниц, или весь документ

Вопрос 5

Какой символ ограничивает абзац?

пробел
конец абзаца
точка
тире

Вопрос 6

Текстовый редактор - это

программа
устройство
человек

Вопрос 7

Какая операция НЕ выполняется при подготовке текстового документа в компьютере?

ввод
редактирование
форматирование
прослушивание

Вопрос 8

Какой элемент НЕ найти в окне текстового редактора

строка заголовка
строка оборудования
рабочая область
строка состояния

Вопрос 9

Как правильно поставить запятую?

сразу после слова
через пробел после слова
оба варианта правильны

Вопрос 10

Зачем Маша, когда вводит текст, нажимает клавишу Enter?

чтобы начать новый абзац
чтобы начать новую страницу
чтобы документ сохранился в файле

Вопрос 11

Как выглядит указатель курсора при вводе текста?

белая стрелка
черная стрелка
вертикальная черта
мигающая вертикальная черта

Вопрос 12

Какая клавиша переводит курсор в начало строки?

Вопрос 13

Как называется область памяти, где сохраняется фрагмент при копировании?

буфер обмена
область обмена
поле обмена

Вопрос 14

Можно ли смивол выделить одновременно полужирным, курсивным и подчеркнутым?

Компьютер может работать с четырьмя видами информации: текст, графика, звук и числа. Одним из самых массовых приложений ЭВМ является работа с текстами.

Преимущества компьютерного текста по сравнению с бумажным:

более красочный вид документа;

на одном диске можно хранить много текстов;

более длительное хранение;

экология – сохранение лесов;

Текстовый редактор – это программа предназначены для ввода и редактирования текста. Пример текстового редактора — стандартная программа Блокнот.

Более совершенные текстовые редакторы (например, Microsoft Word ), которые называют иногда текстовыми процессорами, имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Текстовые процессоры предназначены для ввода, редактирования и форматирования текста. Текстовые процессоры позволяют управлять не только содержанием, но и оформлением текста. Например, программа Microsoft Word — это текстовый процессор. Текстовые процессоры применяют, когда оформление документа столь же важно, как и его содержание. В текстовом процессоре готовят документы для вывода на печать и для передачи другим лицам.

Многие текстовые процессоры позволяют создавать комбинированные документы. Такие документы содержат не только текст, но и другие объекты, например иллюстрации

Основные функции текстового редактора:

• Создание новых текстовых документов.

• Ввод и редактирование текста.

• Поиск и замена элементов текста.

• Сохранение измененных документов.

• Печать текстовых документов.

Главная из этих операций — ввод и редактирование. Большинство действий по редактированию текста выполняется с помощью клавиатуры, но иногда используется и мышь.

Создание документа. Создание документа начинается с выбора шаблона, то есть готовой пустой заготовки документа определенного назначения (обычный документ, визитная карточка, резюме и др.). Шаблоны задают структуру документа, которую пользователь заполняет определенным содержанием.

Для создания документов со сложной структурой используются Мастера. Например, целесообразно использовать мастер при создании факсов, так как общепринятая форма факсов должна содержать обязательный набор правильно размещенных на странице полей (Кому, От кого . Дата и др.).

В процессе создания документа в текстовом редакторе пользователь вводит символы с клавиатуры.

Ознакомимся со свойствами создаваемого документа.

1. Запустить редактор Word . Открыть любой документ с помощью команды [Файл- Открыть. ].

2. Ввести команду [Файл- Свойства]. Появится диалоговая панель для текущего документа Свойства:

На вкладке Статистика ознакомиться с составом документа (количеством страниц, абзацев, строк, слов, символов и ДР.).

С точки зрения компьютера текст – это любая последовательность символов из компьютерного алфавита.

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:

Ввод - перевод текста в электронный вид, т.е. файл, хранящийся на компьютере. Это может быть набор символов на клавиатуре или сканирование.

2. Редактирование - правка текста. Редактировать – проверять и исправлять текст при подготовки к печати. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов текста. Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, то есть вставить его копии в указанные места документа. При перемещении выделенный фрагмент вырезается и вставляется в другое место документа, а при удалении он только вырезается.

Форматирование - изменение внешнего вида документа.

Текстовым документом будем называть файл, созданный с помощью текстового редактора.

Основными элементами текстового документа являются :

- Символ – минимальная единица текстовой информации.

Символ имеет следующие параметры:

шрифт (гарнитура). Каждый шрифт имеет несколько начертаний: полужирный, курсив, подчеркнутый, обычный и т.д. Настройка шрифта выполняется в диалоговом окне Шрифт (Формат, Шрифт). Основные шрифты : Times New Roman, Courier, Arial.

размер шрифта (кегль) - это его вертикальный размер, измеряемый в пунктах (1 пункт = 0,376 мм).

- Слово – произвольная последовательность букв и цифр, ограниченная с двух сторон служебными символами. В качестве служебных символов могут выступать пробел, запятая, скобки и т.д.

- Строка – произвольная последовательность символов между левой и правой границами абзаца.

- Предложение – произвольная последовательность символов, завершающаяся точкой.

- Абзац – фрагмент текста, процесс ввода которого закончился нажатием на клавишу Enter . Допускаются пустые абзацы.

Абзац характеризуется следующими параметрами:

Ширина (отступ слева, отступ справа от полей текста).

Способ выравнивания строк (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине).

Положение на странице.

Отступ/выступ в первой строке.

Межстрочное расстояние (интерлиньяж).

Интервал между абзацами.

Форматировать абзацы можно непосредственно при наборе текста или после его окончания. Форматирование может производиться с помощью диалогового окна Формат, Абзац.

Основные правила ввода текста:

Переход на новую строку в текстовом процессоре происходит автоматически, не требуя ввода специального символа. Окончание абзаца маркируется нажатием на клавишу Enter , позволяющей перейти на новую строку.

Перед знаком препинания пробел не ставится, после знака препинания пробел обязателен.

Знак «дефис» ставится без пробелов, например: файл-сервер, кто-нибудь.

Для улучшение внешнего вида документа можно использовать «неразрывный дефис», который вводится с помощью одновременного нажатия клавиш < Ctrl >+< Shift >+«дефис». «Неразрывный дефис» препятствует нежелательному переносу слов, содержащих дефис.

Знак «тире», или как его называют «длинное тире», ставится с пробелами до и после знака с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш < Ctrl >+< Shift >+ «серый минус» (знак минус на цифровой клавиатуре). Например, «следующий этап – редактирование».

Знак «неразрывный пробел» препятствует словам, между которыми он поставлен, располагаться на разных строчках и сохраняется фиксированным при любом выравнивании абзаца (не может увеличиваться в отличии от обычного пробела). Этот знак очень удобно применять при вводе дат (которые не принято располагать на двух строчках), фамилий с инициалами и т.п. Например: М. Ю. Лермонтов, 9 мая 1998 г. Ставится знак «неразрывный пробел» с помощью одновременного нажатия комбинации клавиш < Ctrl >+< Shift >+«пробел».

Слова, заключенные в кавычки или скобки, не должны отделяться от них пробелами. Например: «Евгений Онегин», гостиница «Невский Палас».

Для ввода римских цифр используются прописные латинские буквы I , V , X , L , C , D , M . Например, первая половина XIX века, конец XVII века.

При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:

Заголовок пишут прописными буквами.

Переносы слов в заголовке не разрешаются.

Большой заголовок делится по смыслу на несколько строк.

В конце заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный) сохраняются. Если заголовок состоит из двух самостоятельных предложений, то в конце первого предложения точка ставится, а в конце второго – нет. При этом если заголовок занимает более одной строки, его желательно разбить на строки таким образом, чтобы точка попала внутрь строки, а не заканчивала ее.

Односложные заголовки могут оформляться с использованием разреженного интервала между символами.

Заголовок всегда располагается на одной странице с тем текстом, к которому он относится. Если заголовок располагается в конце страницы, то после него должно быть не менее трех строк текста. Если же заголовок попадает в начало страницы, но не на первую строку, то перед ним должно быть не менее четырех строк предыдущего текста.

Текст от заголовка пишут через два-три интервала.

Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояние между подзаголовком и заголовком составляет , как правило, два интервала.

Заголовки и подзаголовки располагаются одним из двух способов: центрованным (посередине текста) или флаговым (от левого края).

Работа с текстами — важная область применения компьютеров. В тексты, представленные в электронном виде, намного проще вносить изменения. Многие тексты в ходе подготовки неоднократно изменяются. Пре подготовке текста на бумаге все изменения остаются в виде правок, что придает документу неряшливый вид. Чтобы устранить помарки и правки, текст надо полностью переписать или перепечатать.

1. Основные действия при редактировании

Основные операции редактирования одинаковы для всех текстовых редакторов и текстовых процессоров. Текст документа отображается на экране в рабочей области окна. Строка или абзац текста завершаются символом перехода на новую строку. При отображении длинных строк может действовать режим переноса по словам. В этом случае по достижении право й границы кна отображение текста продолжается с новой строки,

Ввод символов выполняется при помощи клавиатуры. В окне программы имеется курсор —

горизонтальная или вертикальная полоса. Курсор указывает место, куда происходит ввод

новых символов. При нажатии клавиш алфавитно-цифровой группы новый символ

появляется на месте курсора, а сам курсор сдвигается на одну позицию вправо.

Текстовые редакторы обычно работают в режиме вставки. Новый символ вставляется в текст в месте расположения курсора; символы, расположенные правее курсора, сохраняются, но сдвигаются вправо. Иногда используется к режим замены. В этом случае новый символ заменяет символ, отмеченный курсором; символы, расположенные правее, остаются на своих местах. Переход на новую строку осуществляется нажатием клавиши ENTER .

Удаление отдельных символов производится при помощи клавиш DELETE (удаляет символ справа от курсора) и BACKSPASE (удаляет символ слева от курсора).

Перемещение курсора используется для изменения точки ввода при редактировании текста. Это действие выполняют при помощи курсорных клавиш ВЛЕВО, ВПРАВО, ВВЕРХ и ВНИЗ или управляющих клавиш НОМЕ, ЕМ D , РА G Е U Р и РА G Е D О WN . Переместить курсор в нужную точку текста можно и щелчком мыши. Выполняемое действие можно изменить, если удерживать нажатой клавишу CTRL.

Выделение фрагмента текста используют для подготовки к так называемым блочным операциям, в которых весь выделенный фрагмент рассматривается как единое целое. Выделить фрагмент текста можно протягиванием мыши или перемещением курсора (любым способом) при нажатой клавише S Н IF Т. В текстовом редакторе выделенный фрагмент представляет собой отрезок общего потока текста.

Операции с выделенным фрагментом — это удаление, копирование, перемещение. Для временного хранения фрагмента при операциях копирования и перемещения используется временный буфер ( буфер обмена). Копировать и перемещать фрагменты можно не только внутри документа, но и между разными документами.

Они нужны и при работе с другими документами, например при уточнении терминологии в рамках всего документа.

Для контекстного поиска необходимо задать строку поиска. Такая строка чаще всего представляет собой отдельное слово или его фрагмент. При выполнении поиска курсор устанавливается в начало первого вхождения нужной строки. Повторный поиск с тем же значением строки поиска позволяет отыскать все ее вхождения.

При замене требуется задать еще и строку замены, которая заместит строку поиска в нужных местах. Применяется два режима замены. В интерактивном режиме требуется явно дать команду замены для каждой найденной строки поиска. В глобал ь ном режиме строка поиска замещается строкой замены сразу по всему документу.

2. Форматирование текстового документа

Текстовые процессоры позволяют выполнять те же операции, что и текстовые редакторы (текстовый процессор можно использовать в режиме текстового редактора). Они отличаются тем, что позволяют задать оформление текста. Документ текстового процессора помимо самого текста содержит дополнительные данные, описывающие его оформление.

Текстовый процессор рассчитан, в первую очередь, на подготовку документов для печати. С его помощью можно подготовить представление печатной страницы документа.

3. Параметры символов

Основные объ е кты документа, который готовится в текстовом процессоре, — это символы и абзацы. Именно их

свойства изменяются при использовании операций форматирования. Свойства символов связаны с характеристиками используемого шрифта.

. Гарнитура — тип шрифта, которым отображается текст.

• Размер шрифта — величина символов.

• Начертание шрифта — дополнительные эффекты, изменяющие вид шрифта. Наиболее распространено полужирное, курсивное или подчеркнутое начертание. Возможны и другие варианты, специфичные для конкретного текстового процессора.

4. Параметры абзацев

Абзац — это последовательность символов, которая ограничена знаками конца абзаца. В большинстве текстовых процессоров знак конца абзаца вводится в документ при нажатии клавиши Е N ТЕ R . В одном документе разные абзацы могут выглядеть по-разному. Основные параметры абзаца следующие.

• Отступы. Отступы определяют размещение абзаца на странице: его расстояния от левого и правого края. Отступ в первой строке абзаца задается особо. Это позволяет создать «красную строку».

• Интервалы. Межстрочное расстояние между абзацами измеряется в единицах высоты строки. Оно меняется при изменении размера шрифта. Увеличение интервала улучшает удобочита е мость, но объем текста, помещающегося на страницу, становится меньше. Увеличенный интервал между абзацами (отбивка) иногда применяют вместо красной строки.

• Выравнивание. Способ выравнивания строк абзаца определяет относительное расположение строк. Чаще всего п ринято располагать текст так, что левые края строк;

образуют ровную вертикальную линию (выравнивание по левому краю). Для эпиграфов и подписей под официальными документами, а также в некоторых других случаях применяют выравнивание по правому краю. Заголовки часто выравнивают по центру, так что они располагаются в середине страницы. Выравнивание по ширине, при котором ровными оказываются и левый и правый края, достигается за счет неравномерных интервалов между словами.

Особый способ оформления абзацев — представление их в виде списков, В этом случае первая строка каждого абзаца начинается с маркера или порядкового номера.

5.Проверка орфографии

Современные текстовые процессоры предоставляют и дополнительные функции, облегчающие редактирование и форматирование текста. Среди дополнительных функций стоит особо отметить средства для проверки грамотности текста. Простейшие из таких средств позволяют проверять только орфографию. Каждое слово, встречающееся в тексте, проверяется по словарю. Если слово не найдено, оно выделяется, чтобы указать на возможность ошибки или опечатки. Некоторые программы проверяют и правильность расстановки знаков препинания в соответствии с правилами русского (или иного) языка.

В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, вводятся ДВе прописные буквы в начале слова). В этом случае срабатывает функция Автозамена., которая автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки

При подготовке текстовых документов на компьютере используются следующие основные группы операций.

Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть, в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом текста не обязательно понимается машинописный набор с помощью клавиатуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного оригинала, и программы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов (строк, блоков, рисунков, таблиц), перестановки частей документа, слияния нескольких файлов в один или, наоборот, разбиения единого документа на несколько более мелких. Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.

При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют оформить документ в том виде, в котором он будет выглядеть на экране монитора или на бумаге после печати на принтере. Наименьшим форматируемым элементом документа является символ, затем – абзац, страница и раздел.

Создание и оформление документов основано на использовании шаблонов документов и стилей оформления.

Стиль – это совокупность всех параметров оформления, определяющих вид символа, абзаца, страницы или раздела. Как правило, стили хранятся в самом документе. Вместе с тем, их удобно хранить в компактном виде в отдельном файле, называемом шаблоном. Шаблон содержит стили и текстовые заготовки, используемые в документах определенного типа.

Основной набор типовых операций, осуществляемых с помощью современных программных средств обработки текстовых документов, включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.

К операциям, производимым над документом в целом относятся:

создание нового документа (присвоение документу уникального имени и ввод текста документа с помощью клавиатуры);
загрузка имеющегося на внешнем носителе документа в оперативную память;
сохранение документа (копирование документа из оперативной памяти во внешнюю);
распечатка документа (создание бумажной копии документа).

Отметим, что операция удаления документа в целом отсутствует в программных средствах обработки текстовых документов, в силу того, что редактор работает с копией документа, находящейся в оперативной памяти, а сам документ может находиться во внешней оперативной памяти, либо на другом компьютере.

Все дальнейшие операции производятся над документом, загруженным в оперативную память с внешнего носителя, и работа в среде текстового процессора осуществляется практически с копией документа, но все производимые изменения необходимо периодически сохранять.

Операции, производимые над абзацами, изменяют параметры абзаца как структурного элемента текста. Необходимые параметры абзаца задаются с помощью:

выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);
задания величины отступа в красной строке абзаца;
задания ширины и положения абзаца на странице;
задания межстрочного расстояния внутри абзаца и др.

Операции, производимые с фрагментами текста, включают выделение фрагмента текста, его перемещение, копирование или удаление. Фрагментами текста могут быть отдельный символ, слово, группа слов, абзац и т.д. Поэтому возможно удаление этих объектов в отличие от удаления документа в целом. Выделенный фрагмент текста можно напечатать, произвести контекстный поиск и замену символов, применить шрифтовое выделение и ряд других операций.

Далее перечислим другие наиболее часто используемые операции для обработки документа в целом или выделенных фрагментов.

Контекстный поиск и замена. Предварительно разметив текст, требующий многократного обращения к определенным местам документа можно использовать быстрый поиск нужных мест документа по аналогии с закладками в обычной книге (например, при подготовке статьи путем многократного редактирования документа). Можно также задать некоторый образец (символ, слово, группа слов или цепочка символов) и подать команду поиска. Поиск по образцу удобен, например, при замене термина в документе (например, имеется документ, в тексте которого встречается год – 2014, с помощью контекстного поиска и замены можно быстро изменить его на 2015 год).

Режим автоматического переноса слов используют для улучшения внешнего вида текста. При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку, но в этом случае края текста остаются неровными. При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: слово автоматически переносится в соответствии с правилами переноса слов русского или другого языка.

Проверка правописания слов и синтаксиса выполняется специальными программами, которые могут быть автономными, например «Орфо», или встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Кроме проверки ошибок пунктуации и выдачи предложений по их устранению, этот режим обеспечивает выявление некоторых ошибок стиля, в частности, неправильное использование заглавных и строчных букв, повторение одного и того же слова несколько раз подряд, отсутствие пробела между словами, отсутствие второй кавычки и т.п. Все указанные ошибки выявляются на основе сравнения, разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами. Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правил существенно ограничен. Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным ваш стиль изложения.

Установка общих параметров страницы предусматривает размер полей, размер и ориентацию бумаги, нумерацию страниц, колонтитулы. Существует также команда запрета разрыва страниц, которая используется, когда вы хотите, чтобы определенная часть документа (например, таблица) находилась на одной странице, если таблица не умещается на странице, то она переносится целиком на следующую страницу. Для введения нумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и другие. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы.

Некоторые текстовые процессоры позволяют использовать макросы. Макросом называют файл, в котором хранится программа часто повторяющейся последовательности действий, заданная пользователем. Макрос имеет уникальное имя. С помощью макросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например, макрос, выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызова макроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена автоматически.

Операции сохранения записывают отредактированный документ или его фрагмент, находящийся в оперативной памяти, на диск для постоянного хранения. Расширение файла сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессоре Word документу присваивается расширение *doc. или *docх.. Возможны режимы «Сохранить и продолжить редактирование», «Сохранить и выйти», «Выйти без сохранения».

Текстовые процессоры с помощью резервного копирования обеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа – текущий и резервный. После внесения изменений в документ предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный файл, а отредактированная версия рассматривается как текущий файл.

Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения, которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т.п.

Форматы текстовых файлов

Один из первых (если не первый) текстовых форматов, широко используется по сей день. Так как текст хранится в виде последовательности символов, то размер файла в байтах равен числу символов плюс непечатаемые символы (знак пробела, табуляции, знак конца абзаца и другие – их еще называют знаками форматирования). За счет этого достигается малый размер файла. Однако возможности по форматированию подобных документов сильно ограничены. По сути – это просто текст. Из-за простоты кодировки это расширение позволяет использовать файл на разных операционных системах, платформах, различными текстовыми программами.

RTF – «Rich Text Format»

Свободный межплатформенный формат хранения размеченных текстовых документов, созданный Microsoft в 1987 году. Ныне он широко распространен, поэтому большинство современных текстовых редакторов его поддерживают. Созданный RTF на платформе Windows воспринимается и редактируется на других платформах (Apple, Linux и другие). RTF позволяет производить и сохранять достаточно сложное форматирование, вставлять сноски, колонтитулы, рисунки, таблицы и формулы, хотя в этом он все же уступает формату DOC. Уступает он DOC и в объеме файлов: сложные документы более компактно хранятся в DOC-файлах. Однако RTF выигрывает спор с DOC в отношении безопасности, так как не использует макросы. Поэтому зараженные макровирусами файлы Word можно «вылечить» сохранением в RTF-формат. Кроме того, формат RTF устойчив к повреждению файла. Если в DOC-файле изменить хотя бы один байт, то он уже не откроется в Word. А повреждение файла в формате RTF может привести только к потере поврежденного куска текста.

Сначала это расширение использовалось для обозначения простых текстовых файлов без форматирования, однако в начале 90-х компания Microsoft фактически его «приватизировала». Поэтому сейчас DOC ассоциируется только с продуктами этой компании. Этот формат обеспечивает большие возможности по форматированию текста (включены сценарии, макросы). За счет этого ухудшилась совместимость с текстовыми редакторами сторонних разработчиков. В файле этого формата содержится огромное количество информации о шрифтах, начертании символов, абзацных отступах и интервалах, даже если все это вам совсем не нужно. Именно из-за этой дополнительной информации файл, содержащий только текст, превышает размер RTF-файла. Однако при включении в документ различных графических элементов и изображений DOC выигрывает в размере и обеспечивает большую совместимость.

С появлением Office 2007 компания Microsoft перешла на новые форматы, базирующиеся на Office Open XML. Формат представляет собой zip-архив, содержащий текст в виде XML, графику и другие данные. Для уменьшения размера файла используется ZiP-компрессия. Документы обратно совместимы с Office 2000/XP/2003, только если установлен Microsoft Office Compatibility Pack (найти и скачать его можно с официального сайта Microsoft, размер файла 27,8 Мб).

ODF «Open Document Format» – общее наименование открытого формата документов для офисных приложений (текст, таблицы, рисунки, базы данных, презентации). Текстовые данные хранятся в файлах с расширением ODT. Стандарт был разработан индустриальным сообществом OASIS и основан на XML-формате. 1 мая 2006 года принят как международный стандарт ISO/IEC 26300. Федеральное Агентство по Техническому Регулированию и Метрологии, входящее в состав Министерства Промышленности и Торговли Российской Федерации, издало приказ об утверждении формата OpenDocument (ODF) в качестве национального стандарта. (Национальный стандарт ГОСТ РИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0, идентичный международному стандарту ISO/IEC 26300:2006). Введен в действие – 1 июня 2011 года. ODF доступен для всех и может быть использован без ограничений. Эдакая бесплатная альтернатива закрытым форматам Microsoft. Для того чтобы производить чтение и запись формата ODF в продуктах Microsoft, был выпущен плагин Sun ODF Plugin for Microsoft Office. Поддержка ODF в Microsoft Office 2007 была введена с выпуском с Service Pack 2. К сожалению, по-прежнему уступает по распространенности RTF и DOC.

Hypertext Markup Language -«язык разметки гипертекста». Стандартный язык разметки документов в интернете (расширение .htm/html). Веб-страницы создаются при помощи языка HTML (или XHTML). HTML был разработан британским ученым Тимом Бернерсом-Ли в 1991 году как язык для обмена научной и технической документацией, пригодный для использования людьми, не являющимися специалистами в области верстки. Текст с разметкой HTML должен был без стилистических и структурных искажений воспроизводиться на различных устройствах. Однако позже активное внедрение мультимедийного и графического оформления нарушило эти планы. Для просмотра HTML-документов не нужны специальные редакторы, достаточно стандартных средств, встроенных в операционную систему. По открытости, индексируемости, конвертируемости и читаемости превосходит любые другие форматы. К сожалению, графика обычно сохраняется в отдельной папке.

Технология сжатия изображений с потерями, разработанная специально для хранения сканированных документов – книг, журналов, рукописей и пр., где наличие формул, схем, рисунков и рукописных символов делает чрезвычайно трудоемким их полноценное распознавание. Также является эффективным решением, если необходимо передать все нюансы оформления, например, исторических документов. Очень распространен, многие библиотеки используют его для хранения отсканированных научных книг. DjVu иногда называют «тексто-графическим» форматом. Суть технологии DjVu заключается в автоматическом разбиении изображения на несколько участков (например, текст, логотип фирмы и растровая фотография), для каждого из которых выбирается оптимальный алгоритм сжатия. Кроме того, DjVu-файл может содержать встроенное интерактивное оглавление и активные области – ссылки, что позволяет реализовывать удобную навигацию. Дает выигрыш в размере файла по сравнению с GIF-форматом в среднем в полтора-два десятка раз.

Еxtensible Markup Language. Существует довольно много текстовых форматов, созданных для одного конкретного устройства или программы. Например, электронные книги. К ним можно отнести Rocket e`book (.rb), Microsoft Reader (.lit), PalmDoc, MobiPocket (.pro) и т.д. Как правило, все они созданы с помощью языка XML. Самым удачным и самым распространенным из них является формат FictionBook (FB2). На данный момент это самый прогрессивный и перспективный формат для электронных книг. Единственный его недостаток – длительные временные затраты при подготовке начального текста, что окупается удобством чтения. В FictionBook упор сделан на структурирование документа: с помощью тегов можно выделять различные области текста (главы, заголовки, цитаты, врезки). Как на экране будет выглядеть документ, зависит от программы, в которой будет он открыт.

Среди множества программ для редактирования текста документов, используемых в организациях, наиболее популярен текстовый редактор Microsoft Word. Он позволяет:

• выводить текст редактируемого документа на экран дисплея;

• вносить в него изменения, дополнения, исправления;

• переставлять местами фрагменты текста;

• автоматически проверять орфографию;

• использовать различные шрифты;

• обогащать текст таблицами, рисунками, диаграммами и др.;

• работать одновременно с несколькими документами;

• переносить фрагменты одного документа в другой.

Новые версии офисных комплексов позволяют осуществлять коллективную работу с документами, взаимодействовать с Интернетом.

В федеральных органах исполнительной власти создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, а также электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба РФ.