Можно ли сдавать сзв м по почте без электронного файла

Обновлено: 04.07.2024

СЗВ-М — ежемесячная форма отчета по сотрудникам. В 2021 году СЗВ-М нужно регулярно сдавать в Пенсионный фонд. Расскажем, кто и в какие сроки сдает отчет СЗВ-М и что делать, если в форму закралась ошибка.

Кто сдает отчет СЗВ-М в 2021 году

В форму СЗВ-М должны быть внесены сведения о сотрудниках, которые работают на вас как предпринимателя или на вашу компанию на основании официальных договоров — трудового, гражданско-правового или ученического. Внесение не зависит от того, вела ли компания или ИП деятельность в отчетном периоде, вам в любом случае нужно застраховать всех сотрудников и предоставить информацию о них в ПФР. Также имейте в виду, что у СЗВ-М нет нулевой формы. Так что этот отчет обязателен для любого работодателя:

для российских и иностранных организаций, работающих на территории РФ, и их обособленных подразделений;
для предпринимателей;
для специалистов, ведущих детективную, адвокатскую или нотариальную деятельность, если в штате есть работники.

Предприниматели, адвокаты, нотариусы, детективы, которые работают без сотрудников, не сдают СЗВ-М. Данные за себя в отчет включать не нужно (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ). Фирмы, в штате которых нет ни одного сотрудника, тоже освобождены от сдачи отчета, но только при условии, что управлением занимается сторонняя управляющая компания. В СЗВ-М нужно включать директора, даже если он единственный участник и собственник имущества организации и с ним не заключен договор.

Сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году

Данные нужно подавать каждый месяц. Если страхователь хочет, например, сдать информацию в Пенсионный фонд России за октябрь, то нужно это сделать до 15 ноября — это число определено в пункте 2.2 статьи 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Если 15-е число месяца (после отчетного) выпадает на выходной, то сроки сдачи продлеваются до первого последующего рабочего дня.

Точные даты сдачи СЗВ-М и других отчетов в 2021 году можете посмотреть в нашем бухгалтерском календаре. Сроки сдачи отчетов за 2021 года с учетом выходных:

за январь — до 15 февраля;
за февраль — до 15 марта;
за март — до 15 апреля;
за апрель — до 17 мая;
за май — до 15 июня;
за июнь — до 15 июля;
за июль — до 16 августа;
за август — до 15 сентября;
за сентябрь — до 15 октября;
за октябрь — до 15 ноября;
за ноябрь — до 15 декабря;
за декабрь — до 17 января 2022 года.

Региональные отделения ПФР могут выставить графики сдачи отчетов для компаний. Такие графики есть во Владимирской, Новосибирской и Еврейской автономной областях. Особое внимание на график нужно обращать тем, кто сдает бумажный отчет. ПФР считает, что так спасает бизнесменов от очередей. За нарушение графика отделения нет штрафа — главное, отчитаться до 15 числа.

Отчет нужно сдать до 15 числа, но закон разрешает сделать это раньше срока, если вы уверены, что до конца месяца не возьмете на работу новых сотрудников или исполнителей по ГПД. Однако не советуем сдавать отчет раньше, чем кончится отчетный месяц. Иначе ПФР вышлет отрицательный протокол. Это нужно, чтобы избежать неполного отчета: вы сдаете отчет 25 октября и в последние дни месяца принимаете на работу еще одного сотрудника.

Кроме ПФР, СЗВ-М нужно выдавать сотрудникам по их письменному запросу. На это есть пять календарных дней с даты обращения. Если письменного запроса нет, то и выдавать СЗВ-М не обязательно. Выдавайте сотрудникам выписку из СЗВ-М, в которой есть данные только о нем, персональные данные других сотрудников нельзя раскрывать третьим лицам. Также выписку передавайте сотруднику в день увольнения или прекращения гражданско-правового договора.

Сдавайте СЗВ-М и другие отчеты в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит отчеты на основе данных бухучета. Отправка через интернет.

Как и куда сдавать СЗВ-М в 2021 году

Правило остается неизменным с 2016 года. Если в компании или у ИП 25 сотрудников и больше, сдавать отчет надо в электронном формате с усиленной квалифицированной электронной подписью. Если 24 и меньше — можно сдать на бумаге. По обоим вариантам сроки одинаковые — до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. За неверную форму отчета вас оштрафуют на 1 000 рублей, поэтому не забудьте перейти на электронный формат, когда возьмете на работу двадцать пятого сотрудника.

Сдать СЗВ-М нужно в территориальное отделение ПФР по месту жительства ИП или по месту регистрации компании. Если у организации есть обособленное подразделение с сотрудниками, которым оно самостоятельно платит зарплату, — сдайте отчет по месту нахождения обособки. Однако если у ОП нет своего счета или же зарплата его сотрудникам поступает из головного офиса, данные о сотрудниках такого подразделения надо включать в общий отчет по головной организации.

Как и когда корректировать СЗВ-М в 2021 году

Отчеты СЗВ-М делятся на три типа: исходный (код «Исходная»), дополняющий (код «Дополняющая») и отменяющий (код «Отменяющая»). Исходный сдают в первый раз, дополняющий — если исходный отчет надо дополнить ранее не поданными сведениями, которые нужно учесть в отчете, и отменяющий — если вы совершили ошибку и хотите отменить ранее представленные неверные сведения.

Код 20 указывают, когда в СЗВ-М нет ИНН или в нем допущена ошибка. При отсутствии ИНН сдайте дополняющую форму с исправленным номером налогоплательщика. Если в ИНН была ошибка, сначала сдайте отменяющую форму, а затем дополняющую.

Если ПФР направит вам уведомление об ошибке, вы можете подать дополняющий отчет в течение 5 дней только по тем сотрудникам, которые указаны в уведомлении. Если вы заметили и исправили ошибку раньше ПФ, то штрафа получится избежать, кроме случаев отсутствия сведений о сотрудниках в исходном отчете.

Какие разделы входят в СЗВ-М в 2021 году

Всего в отчете четыре раздела. Что в них должно быть?

Раздел 1: сюда вносятся реквизиты страхователя: наименование организации, номер регистрации организации в Пенсионном фонде, ИНН, КПП.
Раздел 2: информация об отчетном периоде. Тут нужно указать код месяца, за который подаете расчет. Нумерация стандартная — от «01» для января до «12» для декабря.
Раздел 3: выбирается тип формы (исходная, дополняющая или отменяющая) и указывается соответствующий код.
Раздел 4: заносятся сведения обо всех застрахованных сотрудниках — полные ФИО, СНИЛС и ИНН. Данные должны соответствовать документу, подтверждающему регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учета.

Бумажный СЗВ-М подписывает руководитель организации (доверенное лицо) или ИП. Печать проставляется при наличии. Электронную форму заверяют усиленной квалифицированной электронной подписью.

Штрафы за несдачу СЗВ-М в 2021 году

За каждого застрахованного сотрудника, данные по которому не были переданы в ПФР в составе отчета, грозит штраф в размере 500 рублей. Получается, что если хотя бы на день просрочить отчет по 30 сотрудникам, придется заплатить 15 000 рублей штрафа. Аналогичное наказание грозит за ошибки в отчете — 500 рублей за каждого сотрудника с ошибкой. Должностных лиц организации тоже могут оштрафовать на 300–500 рублей. Уплатить штраф нужно не позднее 60 дней со дня вступления в силу постановления об административном штрафе.

Штрафа можно избежать, если в СЗВ-М допущена незначительная ошибка или в отчете забыли указать пару сотрудников. Сумму штрафа можно снизить через суд. Там нужно указать, по какой причине были допущены ошибки или пропущены сроки сдачи. Обычно суд считает уважительными, например, внезапную болезнь бухгалтера, технические неполадки в программе и т.п. Смягчающими обстоятельствами будет первая просрочка, незначительная просрочка, признание нарушения и самостоятельное устранение.

За сдачу бумажной формы СЗВ-М вместо электронной грозит штраф 1000 рублей.

Сдавайте СЗВ-М в сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис сам заполнит отчет и проверит его перед отправкой. Отчитывайтесь онлайн, ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату, обменивайтесь электронными документами с контрагентами и контролируйте финансы компании прямо в сервисе. Первые 14 дней работы — бесплатно для всех новых пользователей!

Что такое отчет СЗВ-М?

Отчет по форме СЗВ-М представляет собой ежемесячную отчетность, содержащую сведения о сотрудниках, работавших у нанимателя в течение месяца. Предоставляется данный отчет в ПФР, обязанность эта закреплена за работодателями ФЗ №27 от 01.04.1996. Сведения подаются следующие:

Следует отметить, что с 2016 г. было отменено требование об обязательном указании ИИН в данном отчете. В настоящее время данный реквизит подлежит заполнению, только если он известен работодателю. Отсутствие данных сведений не будет считаться нарушением полноты заполнения отчета СЗВ-М.

Какие способы предусмотрены для сдачи СЗВ-М?

Как же быть, если электронный способ сдачи по каким-либо причинам недоступен, и нет возможности лично явиться в ПФР? Для организаций и ИП, сдающих отчетность за 25 и более сотрудников, альтернативы нет – за нарушение способа отправки формы предусмотрен штраф 1000 руб. (ст. 17 закона № 27-ФЗ). А вот небольшие организации могут воспользоваться услугами почты.

Напрямую этот способ не указан в законе, однако тот факт, что допустима сдача отчета на бумажном носителе, логически допускает и отправку ее почтой, т.к. нет принципиальной разницы, будет ли сдан бумажный вариант формы при личном визите в ПФР или доставлен заказным письмом.

Для того, чтобы обезопасить себя от возможных сбоев в работе почты и не навлечь на организацию санкции за несвоевременную сдачу или непредставление отчета по причине его утери почтовыми работниками, нужно принять ряд мер:

составить опись вложения в письмо;
проследить, чтобы на описи была проставлена отметка с датой отправки письма.

Эти простые меры предосторожности позволят доказать свою правоту в случае разногласий с ПФР по поводу своевременности сдачи отчета. Напомним, что срок подачи формы СЗВ-М –не позднее 15-го числа следующего за отчетным месяца. Сдать форму позже можно только в случае переноса срока в связи с выходными и праздниками. Нарушение срока сдачи карается штрафом (ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Итоги

Форму СЗВ-М при необходимости можно предоставить по почте, отправив заказное письмо с описью вложения. Данный способ подачи не является нарушением, но воспользоваться им могут только работодатели с численностью сотрудников не превышающей 24 человека.

В ПФР человеку подсказали «лайфхак» — если не сдал СЗВ-М до 15-го числа, пусть на почте в описи дату поставит 15-е, тогда все проблемы по отправке можно списать на Почту РФ. Но бухгалтеры «лайфхак» восприняли с сомнением.

«Расскажу всем одну фишку, которую моему знакомому подсказали в нашем же ПФР. Сделал он вовремя СЗВ-М на себя одного ( предприятие создано 05/11/20 ), и успешно провозил его три дня в машине.

Вчера звонит он мне и спрашивает „а что, нужно было еще во вторник успеть сдать?“ Я ему — „да, ты опоздал, иди в ПФР, сдавайся, и готовься платить штраф ( благо, он там один, всего 500р :-)“

Тем, конечно же, „как с гуся вода“, а ему — без штрафов 🙂 Посмотрим, что у него из этого получится. 🙂».

В комментариях в эффективности такого лайфхака усомнились.

«Если бы так было можно, на Центральном Почтамте не стояли бы очереди до ночи (раньше были точно) в последний день срока сдачи и там не сидели бы фирмы, которые на этом зарабатывают :-). Чек смотрят и опись. На чеке дату не смухлевать :-)».

Кто-то тоже так делает, по фирме-нулевке.

«У меня есть нулевка. Сдаю сразу за несколько месяцев в одном письме. Даты на самих отчетах до 15 числа. Всё как бы в срок. Расчётного счета нет. Писала письмо в ПФР, что если будет штраф, прошу прислать по адресу. Написали ответ, прислали просто информационное письмо. Если сдаешь по ЭЦП и сроки проскачили, будет штраф, так как руками специалист ПФР ничего не вносит. А когда почтой, они не смотрят на конверты, они смотрят на отчёт и вносят руками».

«Это не поможет. У меня в ООО 1 чел, так же ген дир отправил 14-числа по почте и получил штраф 500 руб. В ПФР ответили, что отправлять по почте нужно так, чтобы форма СЗВ-М была получена до 15-го числа, а т к форма отправлена 14 и получена 24-го, то штраф 100%».

Кто-то считает, что пора на ЭЦП переходить.

«Не понимаю бизнесменов, которые жмутся на ЭЦП и потом каждый месяц бегают на почту с отчетом. Вот офигительная прям экономия и денег и времени :-(».

На это отвечают, что «не жмутся, думаю, просто привыкли по старинке работать. Так-то ЭЦП даже экономнее».

А кто-то пишет, что сейчас на почте так уже не выйдет.

«Невозможно это провернуть на почте даже по знакомству и за деньги. Такой вариант многим приходил в голову, почтовики держат крепкую оборону!»

Тут же кто-то вспоминает времена, что когда-то даже за шоколадку многое можно было сделать.

«Эх. В былые времена за шоколадку прокатывала. Один раз у меня даже в налоговой за шоколадку прокатило».

Вообще, пишут, что «эта схема 10 лет назад работала и уже давно умерла».

В общем, в ПФР либо потроллить решили, либо все ещ живут событиями 10-летней давности.

Представлять отчётность можно разными способами: при личном посещении налоговой, через посредника, в электронном формате и почтой. Сегодня мы подробнее рассмотрим последний вариант.

Как сдать отчётность по почте

При отправке письма необходимо делать опись — таким образом вы защищаете то, что находится внутри конверта и подтверждаете, что это именно декларация, а не другой документ. Опись составляется в двух экземплярах: отправитель заполняет специальный бланк, указывая все пересылаемые предметы, их количество и сумму оценки. В данном случае в графе «Объявленная ценность» нужно поставить прочерк или выставить её в 1 рубль. Бланк описи и конверт для документа выдадут сотрудники почты.

Выданную на почте квитанцию и второй экземпляр описи необходимо сохранять, так как они доказывают то, что декларация была отправлена вами вовремя. При этом дата отправки отчёта будет считаться датой его представления.

Сдача отчёта почтой сейчас не так актуальна по нескольким причинам:

Сейчас, чтобы идти в ногу со временем, организации и индивидуальные предприниматели переходят на электронную отчётность. Отправка почтой уходит в прошлое, об этом мы поговорим в следующем разделе.

Резюмируя вышесказанное, алгоритм отправки отчётности почтой будет выглядеть следующим образом:

Составляем декларацию на бумаге.
На почте приобретаем конверт для документов и заполняем данные отправителя и получателя.
Заполняем два бланка описи.
Оплачиваем отправку письма и сохраняем квитанцию.

Можно ли сдавать бухгалтерскую отчётность по почте

С 1 января 2020 года годовая бухгалтерская отчётность должна предоставляться в налоговые органы исключительно в электронном виде. Такие правила были введены Федеральным законом от 28.11.2018 N 444-ФЗ. Соответственно, не вся отчётность может быть отправлена в ИФНС по почте.

В 2021 году закончился и переходный период для организаций, включённых в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Таким образом, сдавать бухгалтерскую отчётность в электронном виде теперь должны все категории налогоплательщиков.

Удобно отправлять отчётность в контролирующие органы с помощью онлайн-сервиса «Астрал.Отчёт 5.0». Это быстро и надёжно.

Читайте также: