1с получить файлы из документооборота

Обновлено: 06.07.2024

Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 2.0.6 от версии 2.0.5.

Документы и файлы

Повышение удобства работы с документами

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

На основании проведенных юзабилити-тестов в новую версию программы внесен ряд изменений, повысивших удобство работы с документами. Перечислим эти изменения.

Выбор отправителя документа

Во входящих и исходящих документах поле Отправитель, в котором раньше через запятую выводились корреспондент и контактное лицо, разделено на два отдельных поля:

Отправитель – для корреспондента,
Подписал – для контактного лица.

Из каждого поля теперь можно открыть соответствующую карточку: корреспондента или контактного лица.

Оба поля содержат историю выбора со стандартными кнопками Показать все и Создать (для создания нового корреспондента / контактного лица).

Рис. 1. Реквизиты внутреннего документа

Если с помощью автоподбора или истории ввода не найден нужный корреспондент, то прямо из поля при помощи ссылки Показать все можно перейти к списку всех корреспондентов.

Если в поле Отправитель введен ИНН корреспондента, который не найден, его можно создать прямо из поля ввода. При нажатии кнопки Создать карточка корреспондента будет автоматически заполнена данными по уже введенному ИНН.

Для автоматического заполнения по ИНН должна быть подключена и настроена Интернет-поддержка пользователей.

Поле «Предмет переписки»

В новой версии программы незаполненное поле Предмет переписки не отображается в карточке документа.

Напомним, поле Предмет переписки автоматически заполняется в следующих случаях:

при создании исходящего документа на основании внутреннего;
при создании входящего документа на основании исходящего, если у исходящего заполнен предмет переписки;
при создании исходящего документа на основании входящего, если у входящего заполнен предмет переписки;
при добавлении связи с типом Содержит переписку по между документами вручную.

Добавление файлов

Теперь в карточке создания нового документа файлы можно прикрепить прямо на закладке Реквизиты. Для этого предусмотрена кнопка Добавить (Загрузить с диска, Сканировать – для входящих документов).

Рис. 2. Кнопка добавления файлов при создании нового внутреннего документа

Обратите внимание: кнопка добавления файла доступна только в карточке создания нового документа.

Отправка документа по почте

При выполнении новой команды, программа автоматически создаст письмо в том варианте почты, который настроен для текущего пользователя. Если настроены оба варианта, будет выбрана встроенная почта.

Возврат документа в «Журнале передачи»

Упрощена процедура передачи документов через Журнал передачи.

Теперь при передаче документ автоматически помечается как возвращенный от предыдущего держателя. Раньше данное действие выполнялось вручную.

Рис. 3. Признак возврата документа в записи журнала передачи

Закладка «Переадресация»

Закладка Переадресация во входящем документе переименована в Переадресован.

Если на предприятии не используется переадресация, теперь отображение закладки можно отключить. Для этого предусмотрена новая настройка Переадресация во входящих документах (Настройка и администрирование – Настройка программы – Делопроизводство).

Если переадресации не используется ни в одном входящем документе, при первом старте программы отображение закладки Переадресован будет отключено автоматически.

В новой версии программы по кнопке Зарегистрировать в карточке задачи проводится автоматическая регистрация всех приложенных к задаче документов, а задача отмечается как выполненная.

Раньше регистрация документов, прикрепленных к задаче, выполнялась вручную.

Права на регистрацию внутренних документов

В новой версии программы право на регистрацию внутренних документов по умолчанию дано только пользователям, входящим в группу доступа Делопроизводители.

Чтобы разрешить пользователям, не являющимся делопроизводителями, регистрировать внутренние документы, необходимо:

Создать новую группу доступа с профилем Делопроизводители.
Включить в нее всех пользователей.
Прописать следующие ограничения:
- Виды внутренние документов – все разрешены, либо список разрешенных видов.
- Виды входящих документов – все запрещены.
- Виды исходящих документов – все запрещены.

Совместная работа

Раздельное исполнение пунктов протокола мероприятий

Версии: КОРП, ДГУ.

В новой версии программы появилась возможность отправлять на исполнение отдельные пункты протокола мероприятия.

Рис. 4. Состояние исполнения по отдельным пунктам протокола мероприятия

Возможность упростит контроль и исполнение поставленных на мероприятии задач следующим образом:

избавит от создания отдельных процессов для каждого пункта протокола вручную;
позволит отследить исполнение каждого пункта протокола;
предоставит возможность указать нескольких исполнителей для одного пункта протокола;
позволит указать различных проверяющих и контролеров по отдельным пунктам протокола;
в целях информационной безопасности ограничит для рядовых исполнителей видимость результатов исполнения всех пунктов протокола.

Как настроить

Возможность настройки исполнения отдельно по каждому пункту протокола включается флажком Использовать раздельное исполнение пунктов протокола мероприятия (Настройка и администрирование – Настройка программы – Делопроизводство).

Рис. 5. Настройка раздельного исполнения пунктов протокола мероприятия

Если флажок установлен, в карточке каждого пункта протокола мероприятия появляется закладка Исполнение. На закладке можно:

настроить исполнение конкретного пункта протокола: указать срок, исполнителей, контролера, проверяющего, вариант маршрутизации процесса;
ознакомиться с состоянием исполнения.

Рис. 6. Закладка «Исполнение» в карточке пункта протокола мероприятия

Как использовать

Запустить исполнение по каждому пункту протокола можно с помощью операции Исполнить протокол на закладке Протокол карточки мероприятия.

При отправке пункта протокола на исполнение автоматически создается процесс, к которому применяются настройки, указанные в карточке пункта протокола.

В зависимости от состояния исполнения пунктов протокола, программа предложит запустить процессы по всем или только некоторым пунктам.

Рис. 7. Операция «Исполнить протокол» в карточке мероприятия

Состояние исполнения всех пунктов протокола отображаются в колонке Состояние протокола. Эта информация доступна для всех, но открыть процесс по гиперссылке сможет только автор и исполнители процесса.

При необходимости созданные процессы можно остановить, продолжить или прервать с помощью соответствующих команд группы Исполнение протокола в меню Еще закладки Протокол.

Рис. 8. Группа команд «Исполнение протокола»

Прочие изменения

После обновления с версий ниже 2.0.3

После обновления на 2.0 для начального заполнения списка Мои документы необходимо запустить обработку ЗаполнениеСпискаМоиДокументы.

Обратите внимание: при большом количестве документов обновление информационной базы на версию 2.0.6 может занять продолжительное время.

После обновления с версии 2.0.3 и выше описанных в данном разделе действий предпринимать не нужно.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Оперативные консультации по 1С без предоплаты. Не тратьте время - мы поможем решить проблему любой сложности.

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.

Файлы в 1С Документооборот

Системой предусмотрены следующие варианты хранения:

1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.

Преимущества этого варианта:

Все файлы в одном месте (в ИБ);
Безопасность данных;
Резервное копирование осуществляется стандартным способом.

Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.

2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.

Преимущества такого хранения:

Объем ИБ значительно уменьшается;
С ИБ быстрее работать;
Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.

К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.

Настройки хранения в ИБ

Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».

Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.

До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.

Тома хранения файлов в 1С Документооборот

Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.

Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.

При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».

Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».

Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.

Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.

Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».

В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.

После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.

Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.

При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.

Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.

В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.

При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.

Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот

Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».

В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.

Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.

Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.

Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».

Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.

При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.

В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.

Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».

Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.

В повседневной жизни любой организации ежедневно появляется множество документов, которые хранятся в программе 1С:Документооборот в виде файлов. В системе можно хранить информацию по четырем основным типам:

Для хранения файлов используются различные подходы в построении структуры папок, например:

- в соответствии с организационной структурой (Администрация, Бухгалтерия, Отдел персонала и т.д.)

- по тематике (Рекламные материалы, Проекты, Библиотека, Шаблоны документов и т.д.)

- по уровню доступа (Общие, Личные, Конфиденциальные и т.д.)

Существует возможность ограничить доступ к папкам с помощью «Настройки прав» (правой клавишей на папке).

На каждый файл в 1С:Документооборот заводится учетная карточка, которая содержит основную информацию и обеспечивает его поиск в системе.

Чтобы открыть карточку документа, необходимо нажать F2 или правой клавишей выбрать команду «Изменить». Если кликнуть два раза на документ, то система откроет документ тем приложением, которое ассоциировано с его расширением.

1. 1С:Документооборот: настройка, способы добавления файлов в систему

2. Технология Drag&Drop позволяет перенести один или сразу несколько выделенных файлов в 1С:Документооборот в определенную папку. Перенос в обратную сторону этой технологией не поддерживается. Невозможно добавить файл сразу в раздел «Все файлы», возможен перенос только в определенную папку раздела «Файлы» или прикрепление к карточке внутреннего, входящего или исходящего документа.

В системе доступен перенос файлов этой технологией между объектами системы, при этом файл копируется.

3. Кнопка «Создать файл» (при выборе команды «Создать по шаблону» программа дает выбрать файлы, расположенные в папке «Шаблоны файлов»).

Для папки «Шаблоны файлов» необходимо дать доступ всем пользователям на Чтение, а ответственному за НСИ, который будет поддерживать бланки организации в актуальном состоянии, дополнительно предоставить доступ на редактирование.

4. Групповая загрузка – правой клавишей в папке раздела «Файлы», в которую необходимо загрузить→ Загрузить (возможен выбор их двух вариантов: «Загрузить файлы с диска» и «Загрузить папку с диска»).

!Важно: нельзя загрузить папку с диска сразу в корневую папку. Необходимо вначале загрузить в какую-то подчиненную папку, например, «Тест», а потом уже перенести в корневую папку.

При загрузке файлов в 1С Документооборот создаются копии добавляемых файлов. Связь между файлами на диске и файлами в системе не сохраняется, поэтому если изменить файл на диске, то в системе не произойдет автоматического обновления копии этого файла.

Для сохранения папки из программы 1С:Документооборот на диск, необходимо стать на нее и правой клавишей выбрать команду «Сохранить папку на диск».

2. Программа 1С:Документооборот - редактирование файлов

Работа с файлами возможна кнопками «Посмотреть» и «Редактировать». Если файл занят пользователем для редактирования, то он подсвечивается зеленым и становится недоступным для редактирования. При этом другие пользователи у себя видят этот файл серым цветом. Если пользователь забыл закончить редактирование, то Администратор может «Отменить редактирование», выбрав правой клавишей соответствующую команду.

Для сохранения отредактированного файла в 1С:Документооборот (помимо кнопки «Сохранить» в самом файле), необходимо закончить редактирование файла в системе и указать внесенные изменения – для дальнейшего упрощения работы с документом. Только после этого файл становится доступным для редактирования другим пользователям.

Открыв карточку файла (F2) и выбрав «Версии», видим версии файла с комментариями.

Чтобы увидеть разницу между активной версией файла (выделена жирным шрифтом) и версией для сравнения, необходимо в списке выделить две версии файла и правой клавишей выбрать «Показать отличия» и «Способ сравнения версий файлов» - выделение в режиме рецензирования в документе покажет разницу между двумя файлами. Если последние изменения, внесенные в файл ошибочны, то всегда можно вернуться к любой из версий, выбрав правой клавишей команду «Сделать активной». Если пользователь менял активные версии файлов, то представление «Вида списка версий» лучше сделать Деревом, тогда неверные версии файлов будут видны, как подчиненные.

В программе 1С:Документооборот существует команда «Занять файл». Для этого необходимо встать на файл и через кнопку «Еще» выбрать команду «Занять». Это также не дает другим пользователям редактировать данный файл, а пользователь, занявший файл, может приступить к его редактированию позже. Чтобы снять пометку о занятости файла, необходимо правой клавишей выбрать команду «Отменить редактирование».

Для сохранения конфиденциальности документов необходимо поставить галочки «Удалять файлы при завершении редактирования» и «Очищать при завершении работы» («Настройка и администрирование» → Персональные настройки → Файлы → Настройка основного рабочего каталога). Тогда файлы, открытые для редактирования на локальном компьютере, будут удаляться из кэша сразу же после завершения редактирования, а файлы, открытые на просмотр, будут удаляться после завершения работы в программе.

Настройки 1С:Документооборот дают возможность пользователю подписаться на важные для него файлы (Документы и файлы → Файлы → выбираем файл → F2 → Еще → Подписаться). Уведомления возможны и по почте, и всплывающим окном.

Очень удобно использовать уведомление об освобождении файла, если, например, необходимо внести корректировки, а документ в данный момент занят.

3. Автозаполнение шаблонов файлов Документооборота

Создание файлов по шаблонам способствует стандартизации документооборота в организации и упрощает составление сотрудниками типовых документов.

Для корректной работы с автозаполнением файлов необходимо установить в системе первоначальные настройки - Настройка и администрирование → Настройка программы → Работа с файлами.

Шаблоны документов в 1С:Документооборот с автозаполнением, начиная с версии 2.1, целесообразно заполнять в самом виде документа (Нормативно-справочная информация → Виды документов). Выбираем необходимый вид документа, переходим на закладку «Шаблон документа». Если необходимо, то устанавливаем ограничение на изменение реквизитов из шаблона.

Если добавить [Подготовил] в поле «Наименование», то при создании документа в данное поле подставится ФИО сотрудника, подготовившего документ – Заявление на отпуск Иванова Е.Н.

На закладке «Файлы» добавляем файл для автозаполнения. В настройке заполнения нажимаем «Не настроено» (если настройка делается впервые) или «Открыть» (если вносим корректировки). На закладке «Реквизиты» правой клавишей выбираем «Расширенный просмотр» и отмечаем галочками реквизиты, которые будут заполняться автоматически из данных в карточке документа.

Если в шаблоне документа в Word назвать поля для автозаполнения таким же образом, как они называются в системе, то местоположение реквизита программа определит сама. Если расположение не определилось автоматически, то при корректировке шаблона переносим реквизит в ручном режиме в необходимое место документа.

После окончания настроек необходимо на любом уже введенном в систему документе данного вида.

Если на закладке «Реквизиты» в настройке заполнения файла нет возможности выбрать поле, которое необходимо заполнять автоматически данными из системы, добавляем его заполнение через Скрипт, например:

Автозаполнение в 1С:Документооборот поддерживается для файлов со следующими расширениями:

- Doc – документ Microsoft Word 2003 и более ранних версий

- DocX – документ Microsoft Word

- Dot – шаблон документа Microsoft Word 2003 и более ранних версий

- DotX – шаблон документа Microsoft Word

- Txt – текстовый документ

- Odt – документ Open Office Writer

Для поддержания шаблонов документов в 1С:Документооборот в актуальном состоянии необходимо выделить ответственного сотрудника, который будет своевременно обновлять шаблоны файлов, что значительно сэкономит время на оформление документов и приведет все документы организации к единообразию.