Интеграция техэксперт в word как сделать

Обновлено: 04.07.2024

Основная задача интеграционного решения систем «Техэксперт» и «Кодекс» – предоставить специалисту возможность работать с актуальной нормативно-правовой и нормативно-технической документацией в рамках решения своих профессиональных задач.

Визуально интеграционное решение реализовано в виде встроенной панели «Техэксперт» и «Кодекс» в комфортную среду для пользователя. Важно: вся представленная информация актуальна только для офисных и корпоративных вариантов систем.

Вид панели «Техэксперт» в интерфейсах интегрированных приложений

Вид панели «Кодекс» в интерфейсе LibreOffice

На панели представлены:

– кнопка запуска системы, открывающая Главную страницу программного комплекса;

– кнопка «Расставить ссылки». Система автоматически установит связи с нормативными документами в системе «Техэксперт»;

– кнопка «Проверить ссылки». Если в вашем тексте уже были расставлены гиперссылки, вы можете актуализировать их;

– кнопка для запуска поиска в системе «Техэксперт».

Функционально интеграция предоставляет собой возможность связать текст из собственного материала или чертежа с нужным документом в системах «Техэксперт» и «Кодекс», то есть проставить правильные гиперссылки на правильные документы.

Интеграция возможна со следующими приложениями:

С помощью реализованного функционала в каждом из приложений вы можете:

получать быстрый доступ к нужному документу или его части, не выходя из привычной рабочей среды;
получать ссылки на документы и обмениваться ими с коллегами;
редактировать и изменять гиперссылки;
автоматически расставлять ссылки и проверять их актуальность;
удалять те ссылки на документы систем «Техэксперт» и «Кодекс», которые не требуются. Например, чтобы очистить проект от гипертекстовой разметки, перед тем как сдать его в надлежащем виде на экспертизу или в контролирующий орган;
осуществлять поиск необходимого документа в системе из оболочки интегрированного приложения.

Необходимой при работе с документацией является процедура аналитической работы с уже проставленными в ней гиперссылками. Для этого мы предоставляем всем пользователям систем «Техэксперт» мощнейший механизм, позволяющий не просто актуализировать, но анализировать малейшее изменение в гиперсвязях.

Контролировать весь процесс поможет режим «Проверка ссылок».

При запуске в один клик по кнопке запускается специальное диалоговое окно, которое отобразит перечень ссылок, требующих актуализации. Вся информация представлена в наглядном виде, любое изменение в описании и статусе документа будет отмечено цветом и отображено в окне проверки ссылок:

- происходит замена документа в части, но он остается действующим;

- документ вступил в действие или стал недействующим;

- нет информации для актуализации, т.к. документ отсутствует в подключенных продуктах;

- появилась важная информация в подсказке, например, о применении;

- новая редакция документа.

Регулярная актуализация ссылочного материала – одна из важнейших задач продуктивной работы любого специалиста.

В зависимости от желания и времени вы можете поработать с каждой ссылкой отдельно или сразу актуализировать весь документ.

Поиск информации и простановка ссылок в интегрированных приложениях также может осуществляться при помощи команд контекстного меню (кроме Компас-3D*).

*Обо всех особенностях работы в каждом приложении читайте в Руководстве пользователя.

Эффект очевиден:

Постоянный доступ ко всем необходимым в работе нормативным документам
Контроль соответствия внутренней документации требованиям федеральных нормативных документов
Оперативное отслеживание изменений нормативных требований и своевременная актуализация производственной документации
Экономия времени на поиск необходимой информации

Интеграционные решения «Техэксперт» и «Кодекс»: гарантия актуальности и достоверности используемых в работе документов.

Пакет Microsoft Office не нуждается в представлении. На протяжении почти трёх десятков лет это программное решение популярно в IT-среде и известно широкому кругу пользователей от мала до велика. Специалисты всевозможных профессий, рядовые сотрудники крупных и небольших компаний, индивидуальные предприниматели, владельцы домашних компьютеров и мобильных устройств повсеместно используют этот инструмент для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, презентациями, почтой, базами данных и др. Неоценимую помощь MS Office оказывает студентам, аспирантам и научным руководителям, которые занимаются подготовкой рефератов, курсовых, дипломных и исследовательских работ, а также кандидатских и докторских диссертаций. Аудитория пользователей продукта огромна, а значит, наша подборка надстроек для Microsoft Office может пригодиться многим читателям 3DNews.

Перед тем как перейти непосредственно к обзору, позволим себе сделать небольшое отступление и сфокусировать внимание на двух важных, на наш взгляд, моментах. Во-первых, все перечисленные ниже расширения заимствованы из официального магазина приложений Office Store (он же — AppSource), поэтому в их надёжности и безопасности можно не сомневаться. Во-вторых, скачивать дополнения можно как из онлайн-маркета, так и непосредственно из входящих в состав Microsoft Office программ, используя меню «Вставка → Надстройки». Оба варианта не отнимают много времени, просты в использовании и позволяют инсталлировать расширения буквально в два клика мышью. Для быстрого доступа к установленным расширениям любое из них можно закрепить на панели инструментов офисных приложений.

Adobe Stock. Надстройка для PowerPoint, которая даёт доступ к внушительной коллекции высококачественных фотографий и иллюстраций. Она позволяет выполнять поиск изображений по ключевым словам или категориям, не покидая презентацию. Для работы с расширением необходимо зарегистрировать учётную запись на одноимённом портале Adobe Stock и оформить подходящий вариант подписки на услуги сервиса.

Imagebank. Аналог упомянутой выше надстройки, пользоваться которым можно бесплатно в течение 30 дней после регистрации аккаунта на сайте фотобанка. Отличный вариант для тех, кому требуется на скорую руку и без финансовых затрат красочно оформить документ или презентацию.

Modern Charts. Позволяет существенно расширить возможности табличного процессора Excel по визуализации данных. Содержит более 20 готовых шаблонов для создания красивой инфографики профессионального уровня, включающей гистограммы, временные шкалы, карты, диаграммы областей и многие другие графические элементы. Особенностями надстройки являются встроенный мастер диаграмм и широкие возможности по их конфигурированию.

Lucidchart. Ещё одна надстройка, упрощающая процесс рисования схем и диаграмм в табличном процессоре. Пользователю доступны образцы и примеры блоков системных схем, UML- и ER-диаграмм, моделей бизнес-процессов, организационных проектов, различных типов связей между объектами и сущностями. Предусмотрены средства конвертирования чертежей в различные графические форматы (включая векторные), а также экспортирования готовых макетов документов в профессиональный редактор диаграмм и блок-схем Microsoft Visio.

Yandex.Translate. С помощью этого инструмента легко переводить нужные слова и фразы, просто выделив их в тексте. Полученный перевод можно редактировать в отдельном окне, а затем вставлять обратно в текст. Поддерживается более 40 языков.

Translator. Ещё одна надстройка, которая может быть полезна при работе с документами на иностранных языках. Функционирует в паре с одноименным переводческим веб-сервисом компании Microsoft, предлагает несколько вариантов перевода (если доступны) и позволяет профессиональным переводчикам, которые пользуются службой Translator Hub Category Service, получать доступ к хранилищу корпоративных или отраслевых переводов.

Evernote. Расширение для интеграции Outlook с сервисом для создания и синхронизации заметок Evernote. Используя эту надстройку, можно сохранять письма в Evernote, сортировать их по блокнотам, присваивать метки, редактировать, синхронизовать с подключёнными устройствами и делиться с другими пользователями сервиса. Также доступна возможность быстрого добавления заметок из Evernote в создаваемые в Outlook письма.

RMail. Связывает Outlook с одноимённым онлайн-сервисом и добавляет в программу такие функции, как шифрование электронной корреспонденции, отслеживание почтовых отправлений, автоматическое конвертирование писем и вложенных файлов в формат PDF, а также подписание документов электронной подписью, надёжно защищающей их от подделки и несанкционированных изменений.

Wikipedia. Надстройка, название которой говорит само за себя. Позволяет «подружить» текстовый редактор Word и табличный процессор Excel с развиваемой энтузиастами со всего мира свободной онлайн-энциклопедией Wikipedia. Для работы с расширением достаточно выделить слово или словосочетание в тексте, и программа автоматически отобразит в отдельном окне подходящий справочный материал из «Википедии». Тем, кому по долгу службы часто приходится работать с документами со множеством специфических терминов, такая надстройка придётся как нельзя кстати.

CompareDocs. Добавляет в рабочее окружение Word инструмент для автоматизированного сравнения двух версий одного документа в разных форматах — стандартном вордовском (DOC, DOCX и т. п.) и PDF, извлечь текст из которого порой бывает не так-то просто. CompareDocs решает эту задачу и находит все несовпадающие фрагменты. Отличный вариант для сравнения юридически значимых документов и поиска несогласованных правок.

«Главред». Надстройка для улучшения читабельности набираемых в редакторе Word текстов. Помогает находить в тексте стоп-слова: языковой мусор, рекламные и журналистские штампы, необъективные оценки, огульные обобщения, плеоназмы, неправильно используемые заимствования, признаки плохого синтаксиса, канцелярит и прочие требующие внимания словесные конструкции. Без этих слов текст становится понятным, коротким и информативным.

LanguageTool. Надстройка, которая расширяет возможности встроенных в Word средств проверки правописания. Умеет находить орфографические и пунктуационные ошибки, опечатки, а также проблемы в стилевой грамотности набираемых текстов. Поддерживает русский, английский, украинский, испанский, французский, немецкий, польский и другие языки. Хороший выбор для тех, кто изучает иностранные языки и хочет быть уверенным в грамотности своей письменной речи.

PayPal for Outlook. Расширение для работы с одной из самых популярных электронных платёжных систем в мире. Позволяет оплачивать счета и покупки, отправлять и принимать денежные переводы непосредственно из приложения Outlook, помимо средств для работы с электронной корреспонденцией предоставляющего функции органайзера, календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов.

Email Recovery. Настройка для Outlook, о предназначении которой нетрудно догадаться по её названию. Она сканирует почтовые базы, анализирует структуру данных и позволяет восстанавливать случайно удалённую корреспонденцию. Потеря важных писем способна испортить настроение и изрядно потрепать нервы любому пользователю компьютера, поэтому списывать со счетов это расширение не стоит.

Scan&Paste. Надстройка, позволяющая максимально быстро пересылать изображения и фотографии из памяти мобильных Android- и iOS-устройств в приложения Word, PowerPoint и OneNote. Работает в тандеме с установленной на смартфоне программой Scan&Paste, бесплатно скачать которую можно в Google Play и App Store. Интересной особенностью расширения являются средства оптического распознавания текстов (OCR), обеспечивающие конвертирование изображений, фотографий, документов или PDF-файлов в редактируемые электронные форматы.

QR4Office. Расширение для преобразования URL-ссылок и небольших текстовых записей в двумерные QR-коды, выполненные в форме квадрата с замысловатыми матричными рисунками, которые можно одним движением мыши вставить в документы Word, Excel и PowerPoint. Позволяет создавать QR-метки разного дизайна и размера, с различным стилевым и цветовым оформлением. QR4Office может пригодиться при составлении объявлений либо при подготовке презентаций с большим количеством ссылок на сетевые ресурсы.

Mobile Data Collection — Scan-IT to Office. Аналог упомянутого ранее расширения Scan&Paste, только с более широкими возможностями. Включает функции сканирования и пересылки с мобильных устройств в документы Microsoft Office не только изображений, но и штрих-кодов, текстов, временных меток, геоданных GPS и прочих сведений. Поддерживает различные сценарии работы, пользовательские и стандартные формы для сбора данных, а также одновременную обработку данных из множества удалённых источников. Эффективное решение для мобильного сбора данных в режиме реального времени!

При работе с документом MS Office (MS Word и MS Excel) по Вашему желанию на панели управления может быть установлена панель поиска и расстановки гиперссылок в системе «Техэксперт» (рисунок 7.41).

На панели представлены:

кнопка запуска системы (рисунок 7.41, 7), открывающая Главную страницу;

кнопка «Авторасстановка ссылок» (рисунок 7.41, 2);

кнопка актуализации ссылок на документы «Техэксперт» (рисунок

поле поиска в системе (рисунок 7.41, 4).

Рисунок 7.41. Панель поиска и расстановки гиперссылок в MS Word

Для поиска документов в системах «Техэксперт» введите интересующий Вас запрос в поле поиска (рисунок 7.41, 4), нажмите Enter, а затем «Найти» (кнопка с изображением лупы). В результате в открывшейся системе «Техэксперт» Вы увидите страницу с результатами интеллектуального поиска по введённому запросу.

Если у Вас имеется текст, который ссылается на определённый перечень документов, воспользуйтесь опцией автоматической расстановки гиперссылок на документы. Запустите опцию при помощи кнопки «Авторасстановка ссылок» на панели «Техэксперт» (рисунок 7.41, 2). Название Ваших документов в списке приобретает вид гиперссылок.

Внимание! Для корректного поиска документов из текста помните о важности правильного и корректного написания всех атрибутов документов:

указывайте вид, дату и номер документа, например постановление Правительства РФ от 02.08.2014 N 766;

перед числовым значением номера документа ставьте символ номера (N, п или №) с пробелом;

указывайте дату в формате «от 02.08.2014»;

не используйте сокращений при выборе автоматического режима простановки гиперссылок.

В качестве образца можете воспользоваться примерами оформления названий и атрибутов документов, обратившись к ярлыку «Статус» любого размещённого в программном комплексе документа.

Для корректного осуществления авторасстановки гиперссылок также учитывайте введённые в систему шаблоны обозначения документов в списке.

1. Варианты написания названий кодексов (регистр не важен): полное название кодекса (например, Налоговый кодекс Российской Федерации);

сокращённое название или аббревиатура (например, НК РФ); полное или сокращённое название с указанием части (например, НК РФ ч.1, часть первая Налогового кодекса Российской Федерации).

2. Для нормативно-технической документации используйте такие общеупотребительные обозначения, как ГОСТ, ИСО, ТС, РСТ РСФСР, СанПиН, СТБ, ОСТ, ГСН, ПБ, ППБО, СНиП, РДС и др.

Расставленные в результате авторасстановки ссылки будут отличаться по цвету в зависимости от статуса документа:

— синий цвет для действующих документов;
— светло-серый для недействующих документов.

Если в Вашем тексте уже были проставлены ссылки на документы ИС «Техэксперт», то вы можете актуализировать их нажатием на одноимённую кнопку (рисунок 7.41, 3).

По результатам актуализации вы увидите отчёт о количестве найденных и актуализированных ссылок. Цветовая разметка ссылок позволит всегда ссылаться только на актуальные документы (рисунок 7.42).

Внимание! Работая с документом MS Excel, Вы можете воспользоваться опциями контекстного меню «Поиск в ИС "Техэксперт"» и «Установить ссылку на документ ИС "Техэксперт"» только применительно ко всей ячейке (рисунок 7.43).

Также в системе «Техэксперт» Вам доступен полуавтоматический режим простановки гиперссылок: выделите название документа, его номер или нужный Вам фрагмент, вызовите контекстное меню и выберите опцию «Установить ссылку на документ ИС "Техэксперт"». На выделенный

фрагмент текста устанавливается гиперссылка на документ, полученный в результате интеллектуального поиска.

Рисунок 7.42. Результат актуализации ссылок в MS Excel

Рисунок 7. 43. Работа с гиперссылками в MS Excel

Поиск информации из приложения Microsoft Office также может осуществляться при помощи команды контекстного меню: работая в документах MS Word и MS Excel,

Выделите нужный Вам фрагмент текста, а затем выберите команду контекстного меню «Поиск в ИС "Техэксперт"». Вы автоматически перейдёте в информационную систему с результатами интеллектуального поиска по выбранному запросу.

Обмениваться гиперссылками посредством почтовых клиентов так же легко, как и при работе в MS Word и MS Excel.

Передача гиперссылок реализована в почтовых клиентах, поддерживающих URL ссылки (например, Outlook Express 7.0, Outlook 2003, The Bat!, Mozilla Thunderhird, KMail, Opera М2).

Читайте также: